1. No category

Side 1 af 39
Vejledning til årsafslutning 2015
Navision Stat 7.0
Formål
Vejledningen indeholder en beskrivelse af, hvordan årsafslutningsprocessen er i
Navision Stat 7.0 for år 2015. Samtidig beskriver vejledningen hvad du skal være
særlig opmærksom på under processen.
Vigtige datoer for årsafslutningen:
•
Periode 12 slutter
d. 14-01-16
•
Afslut år skal ske
d. 15-01-16
•
13.1 slutter (efterposter institutioner)
d. 29-01-16
•
13.2 Slutter (Kun efter godkendelse fra
Moderniseringsstyrelsen eller
Finansministeriet.)
Nulstilling af finansposter kan ske fra:
d. 04-02-16
•
d. 15-01-16 til 19-02-16
ØS/ØSY/TIE
Side 2 af 39
Indholdsfortegnelse
Beskrivelse .......................................................................................................................... 3
Sådan gør du .................................................................................................................. 3
1. Opret nyt år ........................................................................................................... 3
1.01 Regnskabsopsætning, ændring af ’Bogf. Tilladt til’ ..................................... 6
1.02 Anlægsopsætning ændring af ’Anlægsbogf. Tilladt til’ ............................... 7
2. Opret nye bilagsnummerserier ............................................................................... 8
3. Periodisering ............................................................................................................ 11
3.02 Periodisering af E-bilag fra INDFAK2 ...................................................... 13
3.02 kontering ved flytning mellem årene........................................................... 13
4. Afstemning af Bankkonti ...................................................................................... 14
4.01 Bogføring af udbetalinger ........................................................................ 15
5. Importer SLS poster - periode 12 ........................................................................ 15
6. Lukning af året ........................................................................................................ 15
6.01 SKS Aktivitetsperioder ................................................................................. 15
6.02 Afslut år ........................................................................................................... 16
7. Afstem periode 12 .................................................................................................. 19
8 Periode 13 – Efterposteringer ............................................................................... 19
9 Bevillingsafregning .................................................................................................. 20
9.01 Dataoverførsel mellem Navision og SB ..................................................... 21
9.02 Specielt for ØSC kunder ............................................................................... 22
9.03 Bruger med direkte adgang til Navision Stat. ............................................ 23
10. Opdatering af SLS poster i periode 13 .............................................................. 24
11. Afstem periode 13 ................................................................................................ 24
12. Datostyring ............................................................................................................ 25
12.01 Datostyring på SKS konti ........................................................................... 25
12.02 Datostyring på delregnskab ........................................................................ 25
12.03 Datostyring på Dimensionsværdier .......................................................... 26
12.04 Datostyring under Dimensionsbroen ....................................................... 27
12.05 Anden afledte opsætning og kørsel til Datostyring ................................ 28
13. Nulstil finans ......................................................................................................... 30
14. Afstemning af 2015 .............................................................................................. 32
15. Eksportdimensioner til SKS ............................................................................... 32
16. Analyse ................................................................................................................... 33
17. Datokomprimering............................................................................................... 34
18. RejsUd .................................................................................................................... 35
19. ØDUP/SKS Synkronisering............................................................................... 39
Målgruppe
Medarbejder der skal foretage opsætninger i forbindelse med opstart af nyt år og
som skal foretage en årsafslutning af gammelt år.
Side 3 af 39
Beskrivelse
Sådan gør du
1. Opret nyt år
Inden du går i gang med at oprette nyt år, skal du sikre dig, at de nye SKS
perioder for 2016 er modtaget i Navision.
Sti: Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generel Integration/ØDUP
Integration
SKS Perioder:
Side 4 af 39
Når du har fået de nye SKS perioder for 2016 kan du oprette nyt regnskabsår. Sti:
Afdelinger/Økonomistyring/Opsætning/Virksomhed og Regnskabsperioder.
Marker linjen med startdato 01-01-16 og vælg i Handlingsbåndet under Proces,
punktet ”nyt år”. Feltet ’Startdato’ vil automatisk være udfyldt med datoen d. 0101-16. Antal perioder skal du udfylde med 12, og periodelængden med 1M. Tryk
OK.
Bemærk: I forbindelse med oprettelsen at perioder kontrolleres det, at der ikke
mangler regnskabsperioder fra året før. Mangler der regnskabsperioder, afbrydes
kørslen der opretter ’Nyt år’. De manglende perioder skal oprettes og derefter
kan oprettelse af nyt år fortages igen.
Side 5 af 39
Nyt regnskabsår er oprettet.
Side 6 af 39
1.01 Regnskabsopsætning, ændring af ’Bogf. Tilladt til’
Det kan være en god ide at opsætte en begrænsning for bogføringen frem i tiden
således, at fx en købsfaktura ikke kan bogføres med forkert forfaldsdato, der
forfalder langt frem i tiden. Dette kræver at du retter datoen til fx d. 30.12.16 i
feltet ”Bogf. Tilladt til” under stien:
Afdelinger/Økonomistyring/Opsætning/Virksomhed og Regnskabsopsætning.
Regnskabsopsætning:
Side 7 af 39
1.02 Anlægsopsætning ændring af ’Anlægsbogf. Tilladt til’
I din anlægsopsætning har du ligeledes mulighed for, at begrænse den tilladte
anlægsbogføring. Det gør du under stien:
Afdelinger/Økonomistyring/Anlæg/Opsætning i feltet ’Anlægsbogf. Tilladt til’.
Anlægsopsætning:
1.03 Brugeropsætning ændring af ’Bogf. tilladt til’
Anvender du begrænsninger direkte på brugerne, skal du huske, at rette dem
under stien:
Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Brugere/Brugeropsætning
Side 8 af 39
2. Opret nye bilagsnummerserier
Et bilagsnummer skal være entydigt og må kun anvendes en gang, derfor er det en
god ide, at oprette nye nummerserier til nyt år. Du opretter de nye bilagsnumre
under stien: Afdelinger/Økonomistyring/Opsætning/Generelt vælg
Nummerserie.
Marker nummerserien, vælg i Handlingsbåndet Naviger, handlingsgruppen Serie
og punktet ”linjer”.
Side 9 af 39
Opret en ny linje, med startdato 010116 og lad startbilagsnummer starte med 2016
for finansår 2016.
Side 10 af 39
Bemærk:
•
•
•
•
Der skal ikke oprettes ny nummerserie på debitorer og kreditorer
(stamdata).
I salgsmodul må nummerserierne kun bestå af tal.
Anvender du automatisk bankkontoafstemning, skal du vente med at
oprette en ny nummerserie i den Finanskladde, der anvendes til dette.
Først når den sidste bankpostfil fra Danske Bank, der vedrører
gammelt år, er indlæst oprettes ny nummerserie. Dette skyldes, at der
sker en renummering af bilagsnumrene i kladden. Det er derfor også
vores anbefaling, at der er oprettet et specielt kladdenavn fx ’Afstem’
til Finanskladden, der kun anvendes til automatisk
bankkontoafstemning.
Hvis du ønsker en ny nummerserie i udbetalingskladden, skal du først
ændre nummerserien efter årsafslutningen. Det skyldes, at der også her
sker en renummering af bilagsnumre til den nye nummerserie.
Side 11 af 39
3. Periodisering
3.01 Periodisering generelt herunder ændring af arbejdsdato
Da du indtil periode 13 er afsluttet, har mulighed for at bogføre poster både i
2015 og 2016, er det vigtigt at få posteret bilagene i det rigtige år. De nuværende
regler for periodisering er:
• Køb udgiftsføres i det finansår hvor varen leveres.
• Anskaffelsen (anlæg) udgiftsføres i det finansår hvor den leveres.
• Afskrivning foretages når købet tages i brug.
• Løn udgiftsføres i det finansår, hvor arbejdet udføres.
Det er vigtigt i den periode, hvor der både er bilag til bogføring i 2015 og 2016
samtidig, at du tjekker det der skal bogføres inden. Du vil så vide hvilken
arbejdsdato du skal vælge inden du går i gang.
Bemærk: Datoen 31-12-15 er udelukkende til efterposteringer, det vil sige at der
først må bogføres på datoen 31-12-15 fra d. 15-01-16, når ’Afslut år’ er foretaget.
Se også punkt 6.
Arbejdsdato:
Hvis du vil indtaste bilag til nyt år før 01-01-2016 skal du skifte arbejdsdato, for at
få tilbudt et nummer fra den nye nummerserie til 2016.
Du ændrer arbejdsdatoen, under det blå punkt i venstre hjørne, ved at vælg Angiv
arbejdsdato.
Indtast den ønskede dato og tryk OK.
Side 12 af 39
Bemærk: Indsætter du ”Arbejdsdato” til en dato i nyt år, fx 04-01-16, vil du få
tilbudt et bilagsnummer fra den nye nummerserie.
Vil du til gængæld indtaste bilag vedr. 2015, når du er i år 2016, skal du ændre
arbejdsdatoen til en dato i 2015 fx 30.12.15(Periode 12), for at få tilbudt en
nummerserie i det gamle år.
Bemærk: Når året er lukket, skal du altid bruge arbejdsdatoen d. 31.12.15, som
altid anvendes i supplementperioden 13,1 og 13,2. Posterne vil så komme ind,
som efterposteringer i dit regnskab. Du skal huske at skifte arbejdsdatoen tilbage
til dags dato bagefter. Er du i tvivl om hvilke arbejdsdato du har anført i Navision,
kan du altid se det ved at kigge nederst på din værktøjslinje i Navision
Side 13 af 39
3.02 Periodisering af E-bilag fra INDFAK2
Det er vigtigt, at du tjekker bogføringsdato, bilagsdato og forfaldsdatoen på de
dokumenter der ligger klar til accept i Indgående Købsdokumenter, inden du
accepter dem. Det er vigtigt at de accepteres med den rigtige arbejdsdato. Er
dokumenterne accepteret med forkert arbejdsdato bliver udgiften bogført i forkert
finansår. Indgående Købsdokumenter finder du under stien:
Afdelinger/Køb/Ordrebehandling/E-Bilag
Bemærk: Modtagne kreditnotaer fra INDFAK2 indeholder ikke datoer der kan
bruges til at styre arbejdsdatoen. Det anbefales derfor, at du tjekker den
oprindelige faktura, hvis det er vigtigt, at kreditnotaen bogføres i samme år som
fakturaen er bogført.
3.02 kontering ved flytning mellem årene.
Har du ved en fejl accepteret et dokument i det forkert år, kan du anvende en
mellemregningskonto fx 6111/9511, i stedet for udgiftskontoen, når du bogføre
din faktura. Efterfølgende skal du så lave en ompostering i det rigtige år, hvor du
flytter udgiften fra konto 6111/9511 til den konto der oprindelig skulle have været
konteret på.
Side 14 af 39
Her vises et eksempel, på en kontering mellem årene. Fakturaen udgiftsføres i 2015,
men udgiften skal kontering i 2016:
2015:
9511xx
Kreditor
Bogføring
af faktura
x
x
2016:
9511xx
2280xx
Ompostering
af udgiften
x
x
Udbetalingskladde
Kreditor
x
Bank
x
Her vises et eksempel, hvor en Faktura udgiftsføres i 2015, men betalingen forfalder i
2016:
Har du en faktura der skal udgiftsføres i 2015, men forfaldsdatoen er i 2016, skal du bogføre
din faktura med en arbejdsdato i gammelt år.
Dit udbetalingsforslag skal du lave med en arbejdsdato i 2015. Betalingen skal altid følge
dagsdato, da en betaling ikke må overføres med en forfaldsdato der er overskredet.
2015:
Udgiftskonto
Bogføring
af faktura
x
Kreditor
x
2016:
Udbetalingskladde
Kreditor
x
Bank
x
4. Afstemning af Bankkonti
Du skal være opmærksom på at dine SKB konti i Navision stemmer pr. 31-12-15
med kontoudtogene. Det er ikke tilladt at bogføre på SKB-Konti efter periode 12
Side 15 af 39
er lukket. Dvs. hvis du anvender automatisk bankkontoafstemning, skal den sidste
fil vedrørende gammelt år, være indlæst senest d. 14-01-16.
4.01 Bogføring af udbetalinger
Efter 01-01-16 må bogføringsdatoen i udbetalingskladden ikke ændres til en dato i
gammelt år, da det vil give difference på SKB udbetalingskontoen. Samtidig skal
betalinger altid følge d.d.
5. Importer SLS poster - periode 12
SLS poster for periode 12 skal opdateres og bogføres inden du lukker året, senest
d. 14-01-16. Du indlæser posterne under stien:
Afdelinger/Økonomistyring/Periodiske aktiviteter/SLS Indlæs lønposteringer.
De SLS poster, der skal indlæses indeholder både bagudløn og efterreg.
vedrørende gammelt år, og forudløn vedrørende nyt år. Derfor skal posterne
indlæses over to gange, med to forskellige arbejdsdatoer. Start med at sætte
arbejdsdatoen til d. 30-12-15. Derefter kontroller og indlæser du løngenerationen
(lønposterne) på normal vis. Åben nu kladden, hvor posterne er overført til. Slet
de linjer der vedrører nyt år, og bogfør resten.
Inden du indlæser forudlønnen skal du igen ændre arbejdsdatoen. Sæt
arbejdsdatoen til d.d. og kontroller og indlæs løngenerationen igen. Åben kladden,
hvor posterne er overført til og bogfør forudlønnen.
Bemærk: Det er vigtigt at SLSposter vedrørende periode 12, ikke bogføres med
arbejdsdato d. 31-12-15. Bliver posterne bogført på datoen d. 31-12-15 vil de i
SKS være konverteret til periode 13 regnskabet.
6. Lukning af året
6.01 SKS Aktivitetsperioder
Inden du afslutter regnskabsåret skal du undersøge, om regnskabet har modtaget
den nye SKS Aktivitetsperiode. Du kan kun afslutte året, hvis du har en SKS
Aktivitetsperiode for 01.01.15 til 31.12.15.
Sti: Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generel Integration/ØDUP
Integration og SKS Aktivitetsperioder.
Side 16 af 39
6.02 Afslut år
Det er MEGET vigtigt, at du afslutter år d. 15-01-16. Du kan ikke efterpostere i
periode 13 før året er afsluttet. Hvis du alligevel forsøger, at bogføre med datoen
d. 31-12-15, vil du få en fejl om at du ikke kan efterpostere, når der er åbne
perioder i 2015.
Afslut år foretages samme sted som du opretter år, vælg derfor stien:
Afdelinger/Økonomistyring/Periodiske aktiviteter/Regnskabsår. Du afslutter året
ved at stå i startdatoen 01-01-15 og vælg punktet ”Afslut år”.i Handlingsbåndet.
Side 17 af 39
Året er nu lukket.
Bemærk: Mangler der, at blive opsat årsafslutningskonto på nogle konti i
kontoplanen, når du lukker året, kommer der en fejlmeddelelse
Side 18 af 39
For opsættelse af årsafslutningskonto skal du vælge stien:
Afdelinger/Økonomistyring/Finans og Kontoplan
Vælg ’Rediger liste’ i Handlingsbåndet under Start. Eller åben Finanskortet og sæt
Årsafslutningskonto på.
Side 19 af 39
7. Afstem periode 12
Du kan bogføre i periode 12 til og med d. 14-01-16. I periode 12 skal du bruge en
arbejdsdato fra d. 01-12-15 til 30-12-15. Arbejdsdatoen den 31-12-15 må kun
bruges til efterposter, når periode 12 er lukket.
Når du vil afstemme periode 12, så gør du det på normal vis ved at trække
rapporten ”SKS afstemning”. Rapporten finder du under Stien:
Afdelinger/Økonomistyring/Finans/Rapporter/Regnskabsopgørelse
Vedrører kun SKS
Hvis du ønsker at trække en SKS rapport der kan vise resultatopgørelse, balance
og bevillingsregnskab skal du gå ind i mappen ”Hjælperapporter til officielle
regnskaber”. Du skal vælge:
• Balance, ver. 2 – bygger på aktuel periode
• Bevillingsregnskab, ver. 2 – bygger på aktuel periode
• Resultatopgørelse, ver. 2 – bygger på aktuel periode
8 Periode 13 – Efterposteringer
Periode 13 er opdelt i to underperioder, hvor henholdsvis Institutionen,
Departementet og Moderniseringsstyrelsen kan lave efterposteringer.
•
Periode 13.1, er perioden hvor alle institutioner kan foretage
omposteringer(efterposteringer) i Navision. Perioden er åben fra 15-0116 til 29-01-16.
•
Periode 13.2, er perioden hvor Moderniseringsstyrelsen foretager de
endelige afstemninger. Er der yderligere rettelser vedrørende gammelt
år, kontakter Statsregnskabsteamet i Moderniseringsstyrelsen
Departementerne. Dvs. der må kun foretages posteringer i denne
periode med tilladelse fra Moderniseringsstyrelsen eller
Finansministeriet. Perioden er åben fra 30-01-16 – 04-02-16.
Alle bogføringer i periode 13 skal have datoen 31-12-15. Når der bogføres,
kommer der et hak i feltet ”Efterpost”. Dette kan du bruge til, at skelne mellem
efterposteringer og almindelige posteringer. Du kan bla. bruge følgende rapporter:
Kontoudtog med 8 dimensioner, Finanspost med dimensioner og SKS Balance.
I kontoplanen under knappen ”Konto” og punktet ”Poster” kan du se om
posteringen er en efterpostering. Er der markeret i feltet ”Efterpost” er posten
bogført i periode 13.
Side 20 af 39
Når du skal afstemme periode 13.1mellem SKS og Navision, sker dette i Navision
under stien: Afdelinger/Økonomistyring/Finans/Rapporter/Regnskabsopgørelse
og SKS Afstemning Bemærk: Rapporten skal trækkes d. 30.01.16, inden der
foretages nye posteringer.
Det samme rapport skal anvendes når du skal afstemme periode 13.2 mellem SKS
og Navision, som er den endelige afslutning af periode 13.
Vedrører kun SKS
Bemærk: Der dannes ikke regnskaber i pdf-format i SKS efter periode 13.1.
Det sker først efter 13.2, hvor supplementsperiode 13 er endeligt afsluttet.
Ønsker du en rapport der viser resultatopgørelse, balancen og bevillingsregnskab i
SKS skal du gå ind i mappen ”Hjælperapporter til officielle regnskaber”. Du skal
vælge:
•
•
•
Balance, ver. 2 – bygger på aktuel periode
Bevillingsregnskab, ver. 2 – bygger på aktuel periode
Resultatopgørelse, ver. 2 – bygger på aktuel periode
9 Bevillingsafregning
Bevillingsafregningen skal udelukkende bogføres i Navision (både for de
udgiftsbaserede og omkostningsbaserede bevillingsområder), hvorefter den
automatisk vil blive overført til Statens Budgetsystem.
Inden periode 13.1 afsluttes skal bevillingsafregningen være bogført.
Bevillingsafregningen kan imidlertid først bogføres, når al anden bogføring er
afsluttet. Bogføring af fejlrettelser, periodiseringsoversigter mv. skal derfor være
foretaget, inden den endelige bogføring af bevillingsafregningen kan foretages.
Det er op til de enkelte departementer at tilrettelægge de konkrete tidsterminer for
registreringer af bevillingsafregningen i periode 13.1, og for ØSC kunder
udmeldes tillige terminer for, hvornår bilag vedr. bevillingsafregningen skal være
modtaget.
Følgende SKS regnskabskonti skal anvendes i forbindelse med
bevillingsafregningen:
•
For det omkostningsbaserede område
o 7311 Bortfald af årets resultat
o 7314 Afregning vedr. resultatdisponeringen
Side 21 af 39
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
•
7315 Mellemværende vedr. resultatdisponeringen
7350 Udbytte
7403 Modkonto til resultatdisponering
7406 Reguleret overført overskud
7407 Overført overskud. Gebyr virksomhed
7412 Kontoændringer; egenkapitalen
7413 Bortfald af overført overskud; egenkapitalen
7414 Afregning vedr. egenkapitalen
7415 Mellemværende vedr. egenkapitalen
7511 Reserveret bevilling
7512 Kontoændringer; reserveret bevilling
7513 Bortfald af reserveret bevilling
7514 Afregning vedr. reserveret bevilling
7515 Mellemværende vedr. reserveret bevilling
For de udgiftsbaserede område:
o 74.90 Akkumuleret overskud til videreførelse, udgiftsbaserede
område
o 74.91 Afvigelse mellem bevilling og regnskab, udgiftsbaserede
område
o 74.92 Kontoændringer, udgiftsbaserede område
o 74.93 Bortfald, udgiftsbaserede område
o 74.94 Bevillingstekniske omflytninger, udgiftsbaserede område
•
For de udgiftsbaserede driftbevillinger:
o 74.70 Akkumuleret videreført overskud, udgiftsbaseret
driftsbevillinger
o 74.71 Neutralisering af akkumuleret overskud, udgiftsbaseret
driftsbevillinger
De nærmere retningslinjer for håndteringen af bevillingsafregningen er nærmere
beskrevet i Moderniseringsstyrelsens vejledning om bevillingsafregningen 2015.
Du finder materialet under nedenstående sti:
http://www.modst.dk/OEAV/Vejledninger/~/media/Files/Regnskab/Statsreg
nskab%202015/Microsoft%20Word%20%20Vejledning%20om%20bevillingsafre
gning%202015docx.pdf
9.01 Dataoverførsel mellem Navision og SB
Eksport mellem NS og SB foretages hyppigere i hele periode 13, af hensyn til
bevillingsafregningen.
Side 22 af 39
Tidspunkterne for dataoverførsler ses i tabellen nedenunder:
Senest bogføring i Navision Stat
Senest afvikling via ØDUP invoker
Overførelse til SB
Postering synlig i SB
9.00
9.30
10.00
10.30
12.30
13.00
13.30
14.00
22.00
22.30
23.30
00.00 (næste dag)
Bemærk: Dataoverførelsen vil alene berøre de tabeller i Statens Budgetsystem, der
anvendes til bevillingsafregning. Overførslen vil derfor ikke slå igennem til SKS.
Her beskrives kort hvad der skal ske i Navision Stat for at opfylde overstående.
9.02 Specielt for ØSC kunder
Ved anvendelse af DDI, skal kunden indtaste en posteringsbestilling. Det er
vigtigt, at det aftales med kunderne, hvad de bør skrive i bestillingsbeskrivelsen
for at tydelig gøre, at bestillingen vedrører bevillingsafregning.
Det viste konteringseksempel viser, hvordan en bestilling kan indtastes ved ’Tidligere
års reservation’.
Posteringsbestilling indrapporteres af kunden, som tydeligt angiver i
bestillingsbeskrivelsen, at accept og bogføring skal ske straks.
Det er vigtigt, at kunden huske, at bogføringen skal ske i periode 13.1 og på datoen d.
31.12.15.
ØSC skal være opmærksom på når disse bestillinger kommer, da de skal acceptere
og bogføre bestillingerne STRAKS. Har kunden tydeligt angivet, at det vedrører
Side 23 af 39
Bevillingsafregning er det nemt for ØSC medarbejderen, at holde øje med feltet
’Bestillingsbeskrivelse’ på bestillingen i bestillingsoversigten.
Bemærk: Kunderne bliver anmodet om at sende en mail, når der er oprette en
DDI bestilling, til Bevillingsafregning.
Ønsker kunden, at se de bogførte poster kan en finansjournal udskrives
umiddelbart efter og gemmes som PDF, eller lign.
9.03 Bruger med direkte adgang til Navision Stat.
Har du fuld adgang til Navision Stat, skal bevillingsafregning tastes direkte i en
finanskladde.
Det er vigtigt, at du anvender datoen d. 31.12.15 og periode 13.1 til
bevillingafregningsposter. Bevillingsafregningsposter skal indtastes, som de sidste
poster til periode 13.1
Side 24 af 39
10. Opdatering af SLS poster i periode 13
Opdatering af SLS poster for første lønkørsel kan tidligst foretages efter året er
lukket d. 15.01.16 og anden lønkørsel kan foretages d. 22.01.16.
SLS poster vedrørende gammelt år skal være indlæst og bogført d. 29.01.16.
Filerne indeholder både lønposter til nyt år og efterregulering vedrørende
gammelt år. Derfor skal lønposterne indlæses over to gange (se hvordan under
punkt 5) Indlæs lønnen under stien: Afdelinger/Økonomistyring/Periodiske
aktiviteter/SLS
11. Afstem periode 13
Periode 13 afstemmes over to gange. Der er ikke lukket for bogføring mellem
periode 13.1 og 13.2 i Navision og SKS. Det betyder, at institutionen skal være
særlig opmærksom på, at trække SKS afstemningsrapporten i Navision efter sidste
bogføring i periode 13.1, og på datoen 30.01.15, så der ikke opstår afstemnings
problemer.
Når periode 13.2 er slut, lukkes regnskabet i SKS, og du skal igen trækker SKS
afstemningsrapporten.
SKS afstemningsrapporten tilgås under stien:
Afdelinger/Økonomistyring/Finans/Rapporter/Regnskabsopgørelse
Der er derfor vigtigt at:
Periode 13.1
• Rapporten ’SKS Afstemning’ trækkes d. 30.01.16, inden der foretages nye
posteringer.
Og
Periode 13.2
•
Side 25 af 39
Rapporten ’SKS Afstemning’ trækkes igen d. 05.02.16 for at afstemme
den fulde Periode 13.
12. Datostyring
Her beskrives, hvordan datostyring virker i forbindelse med opstart og afslutning
af året.
12.01 Datostyring på SKS konti
Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generel Integration/ØDUP
Integration og SKS kontoplan
Opretter SKS en ny SKS konto, bliver kontoen automatisk oprettet i SKS
kontoplanen i NS. SKS sender sammen med kontoen en åbne/luk periode, som
oversættes og opdateres i felterne Startdato og Slutdato. Dvs. oprettes en ny
konto med datoen 010116 kan der først bogføres på kontoen fra den dato. Sender
SKS en lukkeperiode på en konto fx 311215, kan der ikke bogføres på kontoen på
datoen 010116.
12.02 Datostyring på delregnskab
Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generel Integration/ØDUP
Integration SKS Delregnskaber
Når der oprettes nye delregnskaber i SKS bliver de stemplet med en åben/luk
periode, som sendes med fra SKS til NS. Ved modtagelse i NS opdateres felterne
Side 26 af 39
Startdato og Slutdato automatisk. Er startdatoen 010116 kan der først bogføres på
delregnskabet fra den dato. Dette sikre, at der ikke bliver uoverensstemmelse
mellem NS og SKS på delregnskabsniveau.
12.03 Datostyring på Dimensionsværdier
Sti: Afdelinger/Økonomistyring/Opsætning/Dimensioner
I forbindelse med opstart af nyt år, skal alle oprette en ny dimension til Fl-formål.
Vælg Ny i handlingsbåndet. Opret nu Dimensionen, som skal hedde Flformål(Stort F lille l, resten små bogstaver).
Der skal som minimum oprettes formål 0, som i NS skal oversættes til 9 i første
ciffer.
Bemærk: det er også her muligt at sætte en start og slutdato op, som vi anbefaler,
at du gør i dette tilfælde. Det sker ikke automatisk, så det er noget du selv skal
gøre.
For at oprette nye værdier vælger du Ny i handlingsbåndet. Indtaster kode og
Udfyld feltet Startdato med 010116 og Slutdato med 31.12.2999.
Bemærk: Ønsker du, at viden mere om Fl-formål kan du læse det i dokumentet
Styringsrelevant registreringsramme. http://www.modst.dk/Godokonomistyring/Stat/Sammenhaengende-styring/Nyt-om-implementeringen
Side 27 af 39
12.04 Datostyring under Dimensionsbroen
Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generel Integration/ØDUP
Integration og Dimensionsbro
Det er muligt via Startdatoen i Dimensionsbroen, at opsætte en ny mapning
mellem et segment og en dimension.
Er segment 2 sat op til, at mappe til formål, men skal fra nyt år mappes til Flformål, skal der oprettes en ny mapning.
Du skal derfor vælge Ny i handlingsbåndet. Derefter indsætter du Segment 2, og i
feltet Startsdato sætter du datoen 01012016, derefter vælger du Dimensionen Flformål.
Når løngenerationen der indeholder poster både til nyt og gammelt år vil posterne
vedrørende gammelt år blive oprettet i kladden med værdier fra
formålsdimensionen værdier, og poster vedrørende nyt år blive oprettet med
værdier fra Fl-formålsdimensionen.
Side 28 af 39
12.05 Anden afledte opsætning og kørsel til Datostyring
Regnskabsopsætning
Sti: Afdelinger/Økonomistyring/Opsætning/Virksomhed
For at brug de nye oprettede Dimensioner, er det en god ide, at opsætte dem i
Regnskabsopsætningen. Er de ikke opsat her kan dimensionerne ikke hentes ind i
kladde og lign.
Bemærk: Skal Dimensionen først bruges d. 010116, skal du vente med at opsætte
den her, eller er der ledige felter kan den nye Dimension midlertidig sættes på til
sidst. Når alle poster vedrørende gammelt år er bogført, kan du flytte rundt på
dimensionerne.
Bemærk: Det er dog altid muligt i kladder og lign., at sætte Dimensionsværdier på
i Handlingsbåndet under Naviger og punktet Dimensioner.
Spærring af dimensionsværdier
Sti: Afdelinger/Økonomistyring/Periodiske aktiviteter/Finans og ’Spær
dimensionsværdier’
Modtages denne meddelelse, når regnskabet åbnes, er der opsat en slutdato på en
Dimensionsværdi, som er overskredet. Vi anbefaler når denne meddelelse
kommer, at du kører kørslen ’Spær dimensionsværdier’. Køres kørslen vil spærret
Side 29 af 39
blive påført værdierne og vil blive udlæst til RejsUd og INDFAK2. Dette sikre at
der ikke modtages data i NS, som fejler ved bogføring.
Under Dimensionskode kan du vælge Dimensionen ind, eller du kan lade feltet
være blankt og alle dimensioner gennemløbes.
Svar Ja.
Svar OK. Dimensionsværdierne er nu opdaterede.
Side 30 af 39
13. Nulstil finans
Det anbefales, at Nulstil finans først køres efter d. 30.01.16 af hensyn til
Bevillingsafregningen, som skal indrapporteres i periode i 13.1, som det sidste.
Nulstil finans kan dog foretages i perioden 15-01-16 til 19-02-16. Kørslen køres
når den sidste post vedrørende gammel år er bogført. Du kan også se datoerne i
SKS aktivitetsperioden under stien:
Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generel Integration/ØDUP
Integration
Når du kører Nulstil Finans dannes der poster med samme
dimensionskombination. Dvs. samme kontonr. og samme dimensioner, pr. post
nulstilles til den angivne årsafslutningskonto. Resultatkonti nulstilles til
egenkapitalen, og balancekonti afsluttes til sig selv, eller en anden balance konto.
Vær opmærksom på, at du skal selv markere de dimensioner der skal nulstilles.
Det er derfor muligt, at undlade at nulstille en dimension. Hvis fx jeres projekter
køres over flere år, kan du undlade at markere dimensionen, så projektet ikke
bliver årsafsluttet og nulstillet.
Side 31 af 39
Du foretager nulstilling af finans under stien:
Afdelinger/Økonomistyring/Periodiske aktiviteter/Regnskabsår
Udfyld billedet med en slutdato (31-12-15), og vælge en kladde og et kladdenavn.
Næste ledige bilagsnr. hentes automatisk. Under feltet ”Dimensioner” skal du
trykke på knappen (…), sæt et hak i kolonnen ”Markeret” ud for de dimensioner
der skal nulstilles, tryk OK.
Side 32 af 39
Der dannes et kladdeforslag med bogføringsdato U31-12-15, som du skal
bogføre.
Bemærk:
Kørslen kan tage lang tid, afhængig af posteringsmængden.
Der dannes ikke kladde linjer, hvis de poster der nulstilles total set giver nul.
Hvis du foretager flere konteringer i 2015 efter du har kørt nulstilling, skal kørslen
Nulstil finans køres igen, hvor kun de nye poster dannes i kladden og nulstilles
ved bogføring.
14. Afstemning af 2015
Du kan kontrollere at årsafslutningen er gået godt ved at trække rapporten
”Balance” i Navision med datofilter U31-12-15. Du kan sammenholde
”Balancen” med en tilsvarende rapport i SKS for finansåret 2015.
Kreditor samlekontoen kan du afstemme ved at udskrive rapporten ”Balance”.
Udfyld med dato intervallet 010115.. 311215. I finanskonto vælger du 9515xx og i
posteringstype vælger du Begge. Sammenhold rapporten ”Balance” med
rapporten ”Kreditor – Afstemning saldo til dato’’ pr. 31-12-15.
Du kan også vælge, at sammenholde rapporten ”afstem deb. – og kred. Konti”
med beholdningskontoen.
Bemærk: Du kan kun sammenholde rapporterne hvis du ikke har bogført direkte
på kreditorsamlekontoen.
15. Eksportdimensioner til SKS
I forbindelse med rapportering til SKS, har du adgang til detaljerede oplysninger
om de regnskabstal, der er overført fra Navision til SKS.
Rapporteringen medtager alle dimensioner, som er oprettet i regnskabet som ikke
er spærret. Der vil derfor altid være de samme dimensioner og værdier i både NS
og SKS. Oprettes en ny dimension overføres den automatik næste gang der
eksporteres til SKS.
Side 33 af 39
16. Analyse
Det er en god ide at oprette en ny analyse til brug for år 2016, det gør du under
stien: Afdelinger/Økonomistyring/Finans/Analyse & rapportering. Når analysen
vælges på rapporterne vil bevægelse og saldi vedrøre indeværende år blive vist.
Vær særlig opmærksom på startdatoen i analysen, idet analysen opdateres fra
denne dato.
Bemærk: I Navision Stat er analysen begrænset til kun at indeholde 4 dimensioner.
Der kan til gengæld oprettes flere analyser med forskellige kombinationer af
dimensioner.
For at opdatere analysen skal du vælge punktet Opdater i Handlingsbåndet.
Bemærk: Som noget nyt skal analyser aktiveres, hvis de automatisk skal opdateres
ved bogføring.
Side 34 af 39
17. Datokomprimering
Er data over fem år gamle, kan de datokomprimeres. Når du datokomprimer
samles flere gamle poster i én ny post, ud fra nogle valgte kriterier. Dette er ikke
noget der skal gøres, men noget I kan overveje, når årsafslutningen er slut.
Specielt i regnskaber hvor der er mange poster, kan det være en ide at foretage en
komprimering.
Under stien: Afdelinger/Opsætning/It-administration/Sletning af data
Side 35 af 39
Vælg den posttype du vil datokomprimere.
Du skal angive en start- og slutdato for den periode, der skal datokomprimeres
poster for. Du skal også angives en periodelængde, det kan være år, kvartal,
måned etc. De felter for, hvilke der skal bevares poster for skal markeres. Vær
opmærksom på, at delregnskabsdimensionen SKAL bevares.
Bemærk: i tilfælde af, at der er anvendt dimensioner i analyserne, som ikke ønskes
bevaret, så kræves det, at disse dimensioner fjernes fra dimensionsanalyserne før
der kan datokomprimeres.
Debitorer og kreditorer som har henstået uden bevægelser i 5 år kan slettes. Dette
gøres ved at vælge debitor eller kreditor og trykke på F4 for slet.
18. RejsUd
Hvad skal ØSC Kunden vide
Alle afregninger, der godkendes i RejsUd til og med den 11/1 2016, skal vedrøre
2015 og vil blive bogført af ØSC i 2015-regnskabet. Alt fra den 12/1 2016 bliver
bogført i 2016. Hvis kunden derudover har behov for at noget bogføres i 2015, så
vil kunden kunne ompostere via DDI (mellemregningskonti mellem finansårene).
Side 36 af 39
Der kan dog indgås specielle aftaler med et ØSC regnskabsteam og kunden, hvis
alle rejseafregninger vedrørende gammelt år ikke kan nås til den aftalte tid.
For at sikre, at gammelt og nyt år er adskilt, anbefales det, inden juleferien, at der
er indtastes en tilfældigt linje (med et kontonummer) i købskladden til RejsUd, så
alt lander i integrationsbatchen med status behandlingsfejl. Det er så muligt efter
juleferie, at vælge arbejdsdato inden de relevante batches manuelt behandles.
Sti: Afdelinger/Økonomistyring/Gæld
Købskladde skal se sådan ud, når der er indtastet en tilfældig linje.
Vælg den blå knap og punktet ’Angiv Arbejdsdato’
Indtast den ønskede dato, og tryk OK.
Side 37 af 39
Check af bilagsdato i batchmodulet
Sti: Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generel Integration/Generisk
Integration og GIS Importdatastrømme
Er du i tvivl om den modtagne fil vedrører gammelt år, kan bilagsdatoen ses i
rapporten Modtagne Batch. Ses under stien:
Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generel Integration/Generisk
Integration/Rapporter.
Eller du kan se datoen på den modtagne batch under GIS Importdatastrømme.
vælg i Handlingsbåndet Batch og punktet transaktioner. Vælg punktet Linjer..
Side 38 af 39
Godkendelse af batch
Sti: Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generel Integration/Generisk
Integration
Du godkender en batch ved at vælge GIS importdatastrømme, og derefter vælge
rediger. Vælg Handlingsbåndet under Naviger punktet Batch. Marker den
relevante batch og vælg punktet Behandl batch.
Når batch er behandlet, er der dannet en købskladde.
Side 39 af 39
19. ØDUP/SKS Synkronisering
Modtager du nedenstående meddelelse når du åbner regnskabet er der fejl i
synkronisering med de centrale systemer. Du skal i det tilfælde kontakte
Supporten. Af henvendelsen skal fremgå, hvilke database det drejer sig om.
Ved periodeafslutningerne d. 30-01-16 og d. 04-02-16,
er det vigtigt, at henvendelsen sker straks.
Har du yderligere spørgsmål er du velkommen til at kontakte
Moderniseringsstyrelsens support enten ved at benytte Moderniseringsstyrelsens
kontaktformular på følgende link: http://www.modst.dk/Systemer/Service-ogSupport/Support/Saadan-henvender-du-dig
Eller ved at sende mail til: [email protected]
Du finder denne vejledning via vores generelle Navision Stat site
på Moderniseringsstyrelsens hjemmeside, hvorfra du kan
navigerer frem til den ønskede version og manual eller kvikguide.
http://www.modst.dk/Systemer/Navision-Stat
Du kan scanne koden med en smartphone eller en iPad, hvor der er installeret en
QR-kodescanner.