Tidshåndtering i AU
Brugertest
AU
AARHUS
UNIVERSITET
METTE VIGEN
SYSTEMADMINISTRATOR
10. NOVEMBER 2015
DAGSORDEN

1. Hvor er vi nu?

2. Demo af ProMark

3. Hvad forventer vi af testningen? – Tilbagemeldinger

4. Hvor kan få hjælp? – Hjemmeside med Vejledninger. Mail-postkasse
.
AU
AARHUS
UNIVERSITET
METTE VIGEN
SYSTEMADMINISTRATOR
10. NOVEMBER 2015
FREMTIDEN – DEN NÆRE OG DEN FJERNERE




Fase 1 der går i luften den 1/1 2016
er en afløsning af ARS og vil omfatte medarbejderne hvor man tidligere har brugt ARS
(Roskilde, Foulum, ENG og dele af MBG)
Fase 2 {planlagt, endnu ikke besluttet}
er rettet mod medarbejdere i administrationen. I stedet for at bruge løse regnearks-flexregnskaber bruges ProMark.
Fase 3 {planlagt, endnu ikke besluttet}
er rettet mod det klassiske AU hvor medarbejderne tilbydes mulighed for selv at registrere
fravær
Den store bagvedliggende tanke:
at få alt vedrørende [økonomisk] tid ind i ét, sammenhængende system
AU
AARHUS
UNIVERSITET
METTE VIGEN
SYSTEMADMINISTRATOR
10. NOVEMBER 2015
FORVENTNINGER – FORVENTNINGER - FORVENTNI

Vi får ikke en Rolls Royce

Vi får ikke alt som vi vil ha det – vi har købt et standardsystem

På nogle punkter er det klart bedre end hvad vi har i dag med ARS
- ProMark hænger systemmæssigt sammen med Navision – opdateres natligt
- dvs budgetændringer kan ses den næste dag
- dvs et oprettet projekt kan ses den næste dag
- Kæmpelettelse for systemadministratorer – sammenhængen skal ikke håndholdes mere

På enkelte punkter er det ikke bedre end ARS
AU
AARHUS
UNIVERSITET
Man skal indsætte den ½ times frokost
METTE VIGEN
SYSTEMADMINISTRATOR
10. NOVEMBER 2015
ALT [NÆSTEN] SOM FØR 1.
Samme overordnede procedurer og forløb:
2.
- tidsregistrering dagligt
3.
- lukning ugentligt (sign-off)
4.
- månedslukning (sign-off)
5.
- Q-tjek af fravær (ved sekr/PØ) og tjek af projekttimer for åbenlyse fejl (PØ)
6.
Bogføring som nu ca. den 8’ i hver måned
7.
Dvs stort set uændret for den almindelige registrant, dvs ”forskeren”
8.
Medarbejdere med særlige funktioner: sekretærer/chefer/PØ’er vil opleve ændringer
AU
AARHUS
UNIVERSITET
METTE VIGEN
SYSTEMADMINISTRATOR
10. NOVEMBER 2015
MEDARBEJDERE M/ SÆRLIGE FUNKTIONER

Sekretærer/Projektøkonomer
opgaver som før
men løses på anden måde med ProMark


Tjek af lukning af perioder: ved notifikationer

Tjek af fejl i fraværsreg.: ved ”systembillede” i Promark

Tjek af ”nonsensfejl” i tidsreg: ved kommende rapporter

Overførsel af fravær til AUHRA: bortfalder – sker automatisk

Det særlige problem ifm nye medarbejdere: man skal ha modtaget sin første månedsløn før
man eksisterer i Navision og dermed i Promark, er stadig ikke løst. Moderniseringstyrelse!
AU

AARHUS
UNIVERSITET
METTE VIGEN
SYSTEMADMINISTRATOR
10. NOVEMBER 2015
SITUATIONEN HER VED BRUGERTESTEN

Vi – og dermed I – arbejder på en testversion.
Det betyder:

Data cirka ½ år gamle
 der vil mangle de senest oprettede projekter
 der vil mangle de senest ansatte
 der vil mangle de seneste budgetopdateringer

Der vil være enkelte uforståelige fejl, fordi samspil ml Promark og Navision ikke er fixet helt

DER ER INGEN RAPPORTER (endnu)
AU
AARHUS
UNIVERSITET
METTE VIGEN
SYSTEMADMINISTRATOR
10. NOVEMBER 2015
DEMO BRUGERTEST

(Roller, faner, web parts)
AU
AARHUS
UNIVERSITET
METTE VIGEN
SYSTEMADMINISTRATOR
10. NOVEMBER 2015
TILBAGEMELDINGER BRUGERTEST

Brugertesten finder sted i uge 47 (= mandag den 16’ – fredag den 20’)

Login-mail udsendes mandag formiddag i uge 47.

Tilbagemelding bedes ske vhja det særlige skema (vedhæftet login-mailen) – et A4-ark
hvor meget blot kan krydses af.
Skemaet sendes til den ny postkasse.

Har man brug for at komme af med yderligere meninger er man velkommen til at stoppe
mig på gangen/komme ned på mig kontor/ringe til mig 8715 1341 eller 2062 6080

Tilbagemelding bedes senest ske i løbet af uge 48 (= mandag den 23’ – fredag den 27’)
AU
AARHUS
UNIVERSITET
METTE VIGEN
SYSTEMADMINISTRATOR
10. NOVEMBER 2015
HJÆLPEN ER NÆR

Hjemmesiden er

under opbygning.

Der er ligeledes
oprettet (endnu)
en postkasse:
[email protected]
AU
AARHUS
UNIVERSITET
METTE VIGEN
SYSTEMADMINISTRATOR
10. NOVEMBER 2015
AU
AARHUS
UNIVERSITET