PROTOKOLL LEDNINGSTRÄFF 2015-02-04 Närvarande: Berit Norén, Charlotta Carlstedt, Christina Kvarnström, Christina Lundström, Erika Hansson, Fredrik Nilsson, Inger Engström, Peder Hansson, Sture Veräjä, Åsa Israelsson, Eva Åkerlund, sekreterare Information från socialkontorets ledningsgrupp Åsa rapporterar från senaste mötet med socialkontorets ledningsgrupp där följande ärenden behandlades:  Ny upphandling med Telia – information från Support och lokaler  Utvecklardag 2014  WinLas webb – information om nytt system för registrering bl.a. av personalens kompetens  Revision av första linjens chefers arbetssituation - rapport  Plan för verksamhetsutveckling med stöd av IT  Tjänsteskrivelser - förbättringsområde  Socialkontorets ledningsgrupps planeringsdagar  Introduktion för chefer – presentation av ett praktikantarbete från personalvetarprogrammet vid Umeå  Snabbanalys av KKIK (Kommunens kvalitet i korthet), rapport från Sveriges kommuner och landsting (SKL) Ledningsgruppen noterar informationen. Information från Åsa  E-hälsa Åsa och Charlotta har varit på mässan Mötesplats välfärdsteknologi och e-hälsa tillsammans med representanter för ÄO och EKU. Mässan visar på olika sätt att använda teknik i vård och omsorg, t.ex. att den som får stöd kan välja en teknisk lösning och färre mänskliga besök, eller hus med inbyggda sensorer som vakar över t.ex. rörelser hos en dement person. Utvecklingen handlar inte om att ställa teknik mot mänskliga resurser men är en förutsättning för att klara framtidens behov av stöd, att ha händerna på rätt plats och tekniken som komplement.En arbetsgrupp är startad på förvaltningen. Den nya tekniken har inte riktigt slagit igenom än, eftersom många system fortfarande är i testfasen. EKU udersöker just nu om det finns kommuner som använder den nya tekniken som kan berätta om sina resultat. För vår del kan vi tänka in tekniska lösningar i t.ex. nattöversynen som pågår. Även vid byggnation av nya boenden är det viktigt att tänka in ny teknik. Socialkontoret vill att tekniken ska ge kvalitet för medborgaren och samtidigt spara pengar. EKU arbetar också med en plan för e-hälsa 2020.  Resursavdelningen - sammanhållen LSS-verksamhet Åsa meddelar att man gjort ett tillägg i förslaget, att om resursavdelningen flyttas organisatoriskt från SKK till SSF, kan personalen inte garanteras heltid. Däremot kommer de att omfattas av samma princip som gäller SSF:s personal, att vi strävar efter att kunna erbjuda önskad sysselsättningsgrad.  Socialnämnden februari Ärenden där Stöd och service är ansvarig är - Uppföljning av funktionshinderspolitiska planen - Riktlinjer SoL-insatser Ledningsgruppen noterar informationen. Personalläget/rekryteringar Metodutvecklare Maria Wikström kommer att vara tjänstledig 50 % i sex månader för att arbeta i ett projekt som leds av Familjegården/IFO. Projektets syfte är att stärka barns rätt till sina föräldrar. Maria är sedan tidigare tjänstledig 50 % för studier Ingen vikarie kommer att tillsättas, men allt inplanerat arbete kommer att genomföras av andra befintliga personalresurser. Den 50%-tjänst som Nils Knekta innehar, dras in från och med 1 mars. Agneta Pohjanen kommer fortsättningsvis att bekosta timtid för Nils ur fritidsanslaget för Tisdagsklubben. Under året kommer Agneta också att involvera daglig verksamhet, fritidskontoret, studieförbund, funktionshinderföreningar och Svenska kyrkan för en utveckling av fritidsverksamheten där andra aktörer får en mer central roll. Det finns ett behov av att hitta en lösning för den Facebookgrupp som finns för Tisdagsklubben, och som Nils administrerat. Agneta arbetar vidare med lösningen. Berit Norén meddelar att från Vård- och omsorgscollege kommer signaler om framtida behov av lärlingsplatser. Regeringen är angelägen om att lärlingsplatser ska införas inom fler yrkesområden än idag. Ledningsgruppen noterar informationen. Ekonomi – resultat SSF bokslut 2014 Ledningsgruppen tar del av förslag till bokslut för Stöd och service 2014. Underskottet stannar på 5,2 miljoner kronor, vilket är ett något bättre resultat än prognosen i månadsrapporten för november. Bokslutet fastställs av socialnämnden i februari, och kommer därefter att publiceras på Insidan. Ledningsgruppen noterar informationen. Arbetsmiljö Läget upplevs positivt för de som flyttat ut från stadshuset plan 3. Måndag den 9 februari kommer Åsa och Kicki att få en återkoppling av de mätningar som genmförts på plan 3 av support och lokaler. Ledningsgruppen noterar informationen. Lex Sarah och avvikelser 2014 EKU har tagit fram Lex Sarah-statistik för socialnämndens verksamhetsberättelse 2014. SSF har plockat ut den statistik som rör Stöd och service och också kompletterat med avvikelserapportering.          Brister i utförande av insats, omsorg - 6 rapporteringar enligt Lex Sarah Brister i bemötande - 4 rapporteringar enligt Lex Sarah och 2 klagomål inkomna via kundtjänst Brister i rättsäkerhet - 3 rapporteringar enligt Lex Sarah Psykiska övergrepp - 2 rapporteringar enligt Lex Sarah Brister i fysisk miljö, utrustning och teknik – 3 rapporteringar enligt Lex Sarah Läkemedelsavvikelser- 328 avvikelser Fall -228 avvikelser Händelser i samband med insats – 117 avvikelser Brister i information – ett klagomål inkommet via kundtjänst. Charlotta kommenterar att brister i utförande kan handla om att vi brister i rutiner eller annat som den enskilda medarbetaren inte kunnat styra över, men att vi 2014 (och 2013) hade fyra ärenden om ”brister i bemötande” är bekymmersamt. Det handlar om att vi haft personal som skrikit och burit sig fysiskt och psykiskt illa åt gentemot brukare. Här borde vi såklart ha nolltolerans. Troligtvis finns också ett mörkertal kring just bemötanderapporteringar, i praktiken handlar det nog om fler ärenden om de inrapporterade fyra. Det antagandet baseras på att den vanligaste farhågan vid utbildningar och liknande är att ”man kan ju inte skvallra på kollegorna, sätta dit varandra”. ”Sånt tar vi inte upp”. Ledningsgruppen måste påminna om att syftet med Lex Sarah är att hitta systemfel, och också påminna om kommunikation och dialog mellan chef och medarbetare när det inte fungerar kring arbetssätt, eller insats till specifik brukare. I diskussionen som följer påpekar Åsa att Lex Sarah inte är ett medel för att hitta syndabockar, utan för att uppmärksamma och åtgärda brister i verksamheten. Det är viktigt att vi rapporterar när vi ser händelser, just för att de inte ska upprepas. Det är också viktigt att chef, personal och brukare gemensamt tar tag i, och åtgärdar brister. Det kan handla om problemskapande beteende hos klient, bristande kompetens hos personal eller annat som är grundorsaken. Det kan också handla om enstaka eller återkommande händelser, vilket gör att det finns olika "grader" av Lex Sarah. En annan fråga är hur vi får Lex Sarah att inte bli ett sidospår som inte leder till någon förbättring. Charlotta berättar att tre månader efter en anmälan enligt Lex Sarah, får ansvarig chef svara på vad som gjorts för att åtgärda problemet. Beträffande avvikelserna tycker ledningsgruppen att det är alldeles för många, speciellt vad gäller läkemedel och fall, men att det är svårt att värdera siffrorna eftersom det saknas bakgrund/orsak till avvikelserna i statistiken. Ledningsgruppen beslutar att uppdra till Lotta att undersöka om det går att ta fram personernas ålder och ev. andra fakta kring rapporten om läkemedelsavvikelser och fall, samt att verksamhetscheferna informerar första linjens chefer om statistiken. Ärenden till samverkan Ledningsgruppen beslutar att informera samverkansgruppen om att metodutvecklaren ska vara tjänstledig, och statistiken för Lex Sarah och avvikelser, samt att Åsa och verksamhetscheferna lämnar löpande information om verksamheten till samverkansgruppen Löner I denna punkt deltar Åsa Israelsson, Inger Engström, Christina Kvarnström, Peder Hansson och Sture Veräjä, och diskuterar läget i lönerörelsen. Vid protokollet Eva Åkerlund