PROTOKOLL LEDNINGSTRÄFF 2015-10-20 Närvarande: Berit Norén, Christina Kvarnström, Erika Hansson, Fredrik Nilsson, Inger Engström, Lena Sjölin, Peder Hansson, Sture Veräjä, Åsa Israelsson, Eva Åkerlund Information från socialkontorets ledningsgrupp • Socialkontorets ledningsgrupp har verksamhetsplaneringsdagar 9 - 10 december • EKU har skapat en mall för budgetfördelning som alla avdelningar ska använda • Nya fyrfältaren i Skelis kommer att driftsättas på enhetsnivå • Integrationsfrågan, sysselsättning, praktikplatser. Vad kan vi bidra med - vad är kommunens ansvar och vad är inte kommunens ansvar? Situationen i Skellefteå just nu är den, att här finns 1200 vuxna (+ barn) asylsökande. Migrationsverket har ansvar för dessa personer. Utöver det finns här 310 personer med permanent uppehållstillstånd, varav 200 är vuxna. För dessa har kommunen ansvar för integrationen. • MAS efterlyser en processgenomgång för medicinhantering. EKU får uppdraget. • Ramar för strategi för kommande lönerörelse är klara. • Socialkontoret behöver effektivisera rehabprocessen. • Socialkontoret anordnar en halvdag för chefer 5 november. Åsa har 15 minuter till förfogande till en programpunkt med temat "Därför är vi på jobbet - så arbetar avdelningen för att utveckla det professionella stödet". Vid SSF:s ledningsträff efterlyser Åsa förslag på innehåll och ledningsgruppen föreslår att SSF visar film om delaktighetsmodellen. • Socialkontorets ledningsgrupp såg en film om hur arbetssätten är i fokus för att nå önskade resultat • Huvudfokus i kvalitetsrådet just nu är avvikelsehantering. • Det finns ett förslag om nya riktlinjer vad gäller representation, gåvor, tjänsteresor med mera. Åsa kommer att sprida informationen inom SSF. Ledningsgruppen noterar informationen Åsa tar hjälp av utvecklingsenheten att förbereda för inslaget på chefsdagen. Information om överföringen av resursavdelningen till SSF Nuläge i arbetsgrupperna: o Information och kommunikation Arbetsplanen klar. Det mesta av det praktiska arbetet ska göras i november/december, så som annonsering, webb, affischering och utskick, men resursavdelningen ordnar underlag för utskicken redan nu. Intern kunskapsöverföring i kundtjänst från grupp 2 (skola) till grupp 1 (soc) påbörjas. Gruppen gör ingen risk- och konsekvensanalys. Det går att redan nu förbereda för de ändringar som ska ske på intern- och externwebben vid årsskiftet, genom att inventera på vilka sidor ändringarna behöver göras och förbereda ny text. Inte påbörjat än. o Personalfrågor Bemanningsprocessen skiljer sig åt mellan organisationerna. Sture Veräjä kommer att träffa resursavdelningens chefer och chefen för bemanningen under veckan. Resursavdelningen har manuella rutiner för schema, medan Stöd och service har digitala. Frågan om samma rätt till heltid för resursavdelningens personal som för SSF:s skjuts till 2016 för att kunna uppnås under 2017. o Ekonomi/ Administration Arbetsgruppen har tagit fram arbetsplan och risk- och konsekvensanalys. Man konstaterar också att många av gruppens frågor tangerar gruppen personal och gruppen personlig assistans. Det finns också frågetecken kring avgiftshanteringen. o LSS Boende samordning Gruppen har jämfört resursavdelningens och SSF:s korttidsboenden för att se var det finns skillnader och likheter. Man har tagit fram risk- och konsekvensanalys. Resursavdelningens boendechefer är från och med nu inbjudna till de inplanerade områdesträffarna för område syd. o LSS handläggning samordning Arbetet flyter på bra, det mesta i fråga om handläggning ser likadant ut i båda organisationerna. Det man ser som en stor skillnad från resursavdelningens sida är att gå från småskalighet till storskalighet. o Personlig assistans samordning Det mesta ser likadant ut i båda organisationerna, en avstämning är gjord. o Kompetensutveckling Gruppen har beskrivit vad respektive avdelning gör på utbildningssidan. Som läget ser ut nu finns inget akut behov. Resursavdelningen kan vara med på de utbildningar Stöd och service genomför under återstoden av hösten 2015. Barnperspektivet lyfts som en fråga, men SSF ser inget problem i det eftersom vi redan har många olika gruppers perspektiv att ta hänsyn till inom gruppen vuxna. Arbetsgruppen vill också veta så fort som möjligt vilka ekonomiska resurser man har till utbildning så att man kan planera för nästa år. Genomförandeplansutbildning och titulatur och yrkeskrav blir gemensam sak efter nyår. Vilken utbildning resursavdelningens personal har ska också läggas in i Winlas. o Lokaler och kontor Förslagsvis kommer beslutsenheten att flytta från stadshuset till kontorshuset Hjorten. Planerare/samordningsfunktioner föreslås bli kvar på Hjorten. Sedan är planen att resterande funktioner ska inrymmas i polishuset. Behovet där är 10 rum. Arbetsgruppen ska komma med ett nytt förslag. o IT-frågor i samband med överföringen Det finns ingen arbetsgrupp specifikt för IT-frågor, men flera arbetsgrupper har identifierat arbetsuppgifter relaterade till IT. Peder Hansson har, i egenskap av IT-ansvarig på Stöd och service, fått i uppgift att titta på punkterna. Bemanning ny organisation Tas upp på nästa samverkan. Bilanvändning inom resursavdelningen Resursavdelningen vill ha en riktlinje för hur och när man ska skjutsa personer till aktiviteter. Här är synen på barn och vuxna helt olika. Vuxna förväntas lösa transporter med kollektivtrafik, egen bil eller taxi/färdtjänst. Kommunen har inte laglig rätt att gynna enskilda medborgare genom att erbjuda bilskjuts. Barn, däremot, beviljas inte färdtjänst eftersom att föräldrarna förväntas skjutsa. Inom resursavdelningen ger idag förälder godkännande att barnet åker bil med personalen. Bil leasas oftast, men det förekommer även resor i personalens privatbil när det av olika skäl inte går att lösa med leasing. Det som talar mot det sättet är försäkringsfrågan om något händer. Ledningsgruppen noterar informationen. Kompetens Ledningsgruppen behöver ta ställning till fortsatt arbete och implementering av nedanstående punkter. En del av implementeringen/informationen sker genom att bjuda in till frukostmöte med chefer i december. Förslag: • Delaktighetsslingan, ett prioriterat område. Under våren erbjuds kunskapsbärare att utbildas till vägledare. Målet är att hösten 2016 genomföra 5 slingor. Verksamhetscheferna behöver informera om vikten av att frigöra vägledare. • Implementering av Våld i nära relationer Utbildningsmaterialet är klart och första steget är att under frukostmötet presenteras utbildningen samt valda delar visas. Andra steget är att alla chefer har genomfört utbildningen i sina arbetsgrupper senast 30 april. Verksamhetscheferna behöver informera sina chefer. • Stöd och service har ett uppdrag att ha regional dialog med diskussionsfrågor om kompetens och uppdraget för stödpedagog, samt YH- utbildningens innehåll. Första steget, Berit och verksamhetscheferna utser en arbetsgrupp med 4-5 chefer som vid ett tillfälle som genomför dialogen utifrån frågeställningarna, klart innan mitten av december. Andra steget, information på frukostmötet om det kommande projektet om titulaturer och yrkeskrav, samt dialogen om YH kursinnehåll för stödpedagog. Ledningsgruppen beslutar att följa förslaget. Personalläget/rekryteringar Boende LSS har tillsvidareanställt en chef. Första uppdraget blir som vikarie för en kommande föräldraledighet, sedan ersätter den nyanställda chefen en pensionsavgång. Socialpsykiatrin kommer att inleda rekrytering av ny chef inom kort. Ledningsgruppen noterar informationen. Delegationer 2016 och uppföljning av internkontrollplanen 2015 Socialnämnden fastställer årligen delegationsordningen för avdelningarna, d.v.s. vem som får fatta beslut om vad. Innan dess går avdelningarna igenom gällande delegationer för att se om något behöver ändras. För Stöd och service del kan det komma att bli en liten ändring på handläggningssidan. De delegationer som gäller resursavdelningen finns idag i barn- och grundskolenämndens delegationsordning och ska nu överföras till socialnämnden. Internkontroll är ett system som bl. a. syftar till att säkerställa att lagar följs och att minimera risker. Internkontroll påverkar alla delar av organinsationen och är inte enbart ett sätt att följa upp ekonomi, utan kan till exempel omfatta riskbedömningar för organisationens verksamhet, uppföljning av mål, utarbetandet av lämpliga arbetsrutiner och hjälpmedel samt kontroll i efterhand av att rutiner följs. Internkontrollplanen följs upp en gång varje år. Vid dagens sammanträde går ledningsgruppen igenom delegationsordning för 2016 och uppföljning av internkontrollplan 2015. Ledningsgruppen beslutar att färdigställa dokumenten och lämna in dem till socialnämnden. Aktiviteter i styrkortet Ledningsgruppen har en tid arbetat med att ta fram aktiviteter till Stöd och service styrkort för 2016. Vid dagens sammanträde presenteras förslag till aktiviteter. Efter diskussion beslutar ledningsgruppen att göra vissa korrigeringar i förslaget innan det lämnas till socialnämnden för beslut. När aktiviteterna är fastställda kommer de att publiceras på Stöd och service organisationsyta. Ekonomi Arbetet med förslag till fördelning av internbudget för 2016 pågår. Vid dagens sammanträde presenterar avdelningens ekonomer sammanställning av hittills kända siffror och behov. Ekonomerna får i uppdrag att fortsätta arbetet. Ärendet tas upp igen nästa ledningsträff. Serviceförklaringar Utvecklings- och ekonomienheten har i uppdrag att se över och ge förslag på hur Stöd och service kan gå vidare med serviceförklaringar. Förslaget presenteras idag. Åsa meddelar att kommunens revisorer lämnat synpunkten att serviceförklaringarna inte följs upp och revideras tillräckligt ofta. I diskussionen som följer menar ledningsgruppen att serviceförklaringarna och informationsmaterialet om insatserna togs fram före det att Stöd och service lanserade visionen för framtiden. Serviceförklaringarna i sig stämmer fortfarande ganska bra, medan det allmänna informationsmaterialet behöver omarbetas till att gå i linje med visionen. Informationen visar inte på bredden av LSS-insatser och att beviljade insatser kan förändras över tid. Åsa undersöker med förvaltningschefen vad revideringen ska innefatta. Ärenden till samverkan På nästa samverkan, 26 oktober, ska följande information lämnas till facken: Information om överföring av resursavdelningen Bemanning ny organisation (del av ärende 1 överföring av resursavdelningen) Information om styrkortsmål och förslag till aktiviteter Vid protokollet Eva Åkerlund