9 tips för en lyckosam migrering
till nya Office 365
Office vs nya Office 365 - vad skiljer rent produktmässigt?
Office-paketet innehåller ett antal produkter beroende på vilket paket du köpt. För enkelhetens skull så
antar vi i detta exempel att du har köpt Outlook, Word, Excel och Powerpoint. Ditt Office-paket är installerat
på din dator. End of story.
Nu till Office 365. Ditt Office 365-paket är installerat på din dator precis som det gamla Office-paketet. MEN
- paketet uppgraderas så smått varje gång Microsoft släpper produktnyheter. Det fungerar ungefär som på
samma sätt som en app i din smartphone. Inget dramatiskt sker och du som användare behöver inte tänka
på det. Ett Office-paket är alltså statiskt vad gäller produktutbudet, men med Office 365 får du hela tiden
produktnyheter som installeras automatiskt - enkelt och bekvämt.
K
änner du till Delve? Sway? Word Online? Excel Online? Powerpoint Online? Power BI? Yammer?
Sharepoint Online? Exchange Online? Onedrive? Skype for Business? Office 365 Video?
Office-paketet
Gamla Office-paketet
Word
Excel
Powerpoint
Outlook
Migrering
Nya Office365 i molnet
Support
Powerpoint online
Sharepoint online
Yammer
Video
5 + 5
Excel online
Office-paketet
Utbildning
OnedriveWord
Sway
Excel
CRM
Powerpoint
online
Power BI
Outlook
Exchange Word online Nya online
online
tjänster
Delve Onenote
Utveckling
Anpassningar
Få ut mer av er investering i samarbete
med en partner
Om ni vill dra nytta av Office 365 fullt ut så bör ni
vid migreringen ta hjälp av en partner. Ni kommer
kanske inte att nyttja alla de tillgängliga tjänsterna
i Office 365, men säkert en hel del, och med hjälp
av en partner som samarbetar kring er kundnytta
och med effektiviseringen av er verksamehet som
utgångspunkt, så kan ni kan få ut så mycket mer
av er investering.
T
1
ips! Nedan följer några tips på hur man
bygger ett projekt som gör resan så smidig
och kontrollerad som möjligt:
Nulägesanalys
Börja med att analysera ert nuläge. Annars är
det svårt att veta var man startar och vad målet
slutligen är. Intervjua personalen. Vad har de för
önskemål och förväntningar? Är de realistiska?
Dokumentera och kommunicera ut vad ni har hittat.
2
Projektplan
En projektplan har som uppgift att ta fram syftet, målen och resurserna för projektet. Att helt
enkelt se till att investeringen blir enkel, är ekonomiskt försvarbart (affärsnytta) och ger de effekter
man vill ha. T.ex. snabbare rutiner, nöjdare medarbetare, färre tjänsteresor o s v.
3
Bakgrund till projektet
Varför utför vi projektet? Det är viktigt att fundera på det och få ner det skriftligt. Har vi haft utmaningar som vi måste göra något åt? Här har man
också möjlighet att från den texten kommunicera
ut i organisationen. Det ger en högre förståelse för
projektet och ger ”arbetsro”, samt att man visar för
medarbetarna att ledningen är engagerad.
Med hjälp av en partner får du större
effekt av din Office 365-investering.
4
Projektets syfte
Samma sak här som i föregående punkt. Exempelvis: ”Vi ska med detta projekt effektivisera våra
mötesbokningar och få kontroll på våra dokument”
5
Projektets mål
Vad har vi för mål? Vilka effekter vill vi se? Viktigt är att sätta mätbara mål som går att följa
upp när projektet är klart. Exempel:
-
Vår kostnad för tjänsteresor ska ha reducerats med 15%.
Våra projektadministratörer ska minska sin processtid med 0,5 timmar per dag.
Avbrotten för vår e-post ska minska från 10 timmar per år till 2 timmar per år.
-
-
6
Produkter och tjänster
Definiera vad är det för produkter och tjänster
som ingår i projektet. Kan vara saker som Office 365, backup i molnet (t. ex. via leverantörens
datorhall eller Azure), utbildning, hårdvara som
ska uppdateras (vissa PC kanske inte räcker till
längre).
7
Tidsplan
Sätt en realistisk tidsplan. Många projekt misslyckas tyvärr just av den anledningen att man inte
redan från början tillsatt rätt resurser och tillräckligt med tid för att dessa resurser ska kunna göra
ett bra arbete.
8
Projektorganisation.
Vem gör vad? Självklart är det viktigt att
definiera vem som skall leverera tjänsterna och
produkterna i projektet, dock är det lika viktigt att
ta fram de resurser som finns inom er organisation. Organisationen ska vara delaktig och vissa
medarbetare ska ha ett ansvar, ett ansvar som är
överenskommet.
9
Projektets avslut
Sätt upp kriterier för när projektet är avslutat.
Det här är en viktig del. Det är väldigt lätt att projektet fortgår för att man lägger in saker under
projektets gång som anses vara ”viktiga” (och
kanske också är det), men där leverantören ser
det som en extrabeställning och mottagaren (kunden) anser (tror) att det ingår.
Hanteringen av licenser
Det är därför viktigt att särbeställningar ligger
utanför projektet och att man är överens INNAN
man sätter igång med extrabeställningar. Bra för
både leverantör och kund.
Ekonomi
Effektivare
IT-miljö
Varför skall
jag välja
Office IT-Partner?
Minskade
kostnader
Större
konkurrenskraft
Nöjdare
medarbetare
Licensen
För den enskilde licensen skiljer det sig markant.
Licensen på Office är en licens för en maskin (en
dator). För Office 365 är det en användarlicens,
där användaren kan köra sitt Office-paket på fem
datorer och/eller Windows-plattor och på fem
plattor/smartphones.
En användare kan alltså ha sitt Office på upp
till 10 enheter! Det är ju inte ovanligt att en användare har en PC eller Mac, en surfplatta och
en smartphone. Användaren kan köra sin licens
på alla tre enheter i Office 365. Den möjligheten
finns inte i Office. Dessutom fungerar Office 365
i Mac, vilket man i Office måste köpa en extra
licens för.
Enkelhet och kontroll! Här prenumererar du per
månad och användare. När en medarbetare
slutar, så tar du bort licensen. Kommer det till nya
medarbetare, så prenumererar du till dessa medarbetare per månad. Har du haft svårt att veta
vad du har köpt tidigare? I Office 365 ligger alltid
en sammanställning. Enkelt och med full kontroll.
Om du skulle jämföra; säg att en användare
behöver Office på två datorer. T. ex. en Windows-PC och en Windows-platta. Då behöver du
köpa två licenser. I Office 365 endast en. Du blir
heller aldrig överlicensierad. Detta eftersom det
ingår en portal där du ser alla individer och vilka
licenser de har, vilket gör att du enkelt kan ta bort
en licens när medarbetare slutar.
D
u har en helt annan kontroll på dina licenser. Du vet exakt vad det kommer att kosta
per användare och månad.
Har du användare som inte behöver hela fulla
Office-paketet i Office 365? De behöver kanske
vid enstaka tlllfällen läsa bara vissa Word-dokument? Inga problem. Till en låg kostnad så finns
varianter i Office 365 där användare enbart kan
läsa Office-dokument.
Ni kanske vill skicka ut lönespecifikationerna till
medarbetarna på ett kostnadseffektivt sätt? Det
är kanske billigare med en enkel Office 365-variant än att skicka per brev?
Vill du veta mer om Office IT-Partner, Office 365
eller annat som kan hjälpa dig få nöjdare medarbetare, ökad produktivitet och lönsamhet i din
verksamhet så tveka inte att kontakta oss för ett
möte - redan idag.
Office IT-Partner Sverige AB
www.officeitpartner.se
[email protected]