Stadgar för Lerum Aspen Rotaryklubb
Stadgar för Lerum Aspen Rotaryklubb Stadgar för Lerum Aspen Rotaryklubb Rev.01-090504, Rev.02-120124 Antagna 2012-xx-xx § 1. VAL AV STYRELSE OCH ÄMBETSMÄN 1. Val av styrelse samt en revisor för kommande verksamhetsår sker vid ordinarie årsmöte i oktober månad. Styrelsen skall bestå av president, inkommande president, sekreterare, vice sekreterare, skattmästare, inkommande skattmästare (endast året innan byte av skattmästare) klubbmästare, past president och en suppleant. Tillträdande styrelsen bereds av en valkommitté bestående av past president (sammankallande), past past president, samt past past past president. Valberedningen presenterar sitt förslag för styrelsen fyra veckor innan årsmötet. Om mer än en ledamot föreslagits till styrelseplats, skall omröstning ske med slutna röstsedlar och den som där vid erhållit flest röster förklaras vald. 2. Vakans i styrelsen eller på befattning fylls enligt beslut av återstående styrelseledamöter 3. Vakans på posten som tillträdande ämbetsman eller tillträdande styrelseledamot fylls enligt beslut av återstående ledamöter i den tillträdande styrelsen § 2. ÄMBETSMÄNNENS ÅLIGGANDEN. 1 Presidenten åligger att a. Utse kommittéer och före president årets början tillkännage sammansättningen av dessa. b. Leda förhandlingarna vid klubbens och styrelsens sammanträden. c. I klubbstyrelsen väcka de initiativ han/hon finner lämpliga och förenliga med kravet att klubben ständigt skall utvecklas i positiv anda i enlighet med Rotarys grundlag uttalade målsättningar. d. Kontinuerligt hålla klubbmedlemmarna informerade om av klubbstyrelsen fattade beslut. e. övervaka att styrelsens fattade beslut och av RI, andra centrala organ samt av distriktsguvernören fattade beslut och anvisningar beaktas. f. i övrigt fullgöra i tillämpliga delar det som närmare framgår av Rotarys procedurhandbok och klubbpresidentens handbok. Presidenten har närvaro- och yttranderätt vid alla sammanträden med kommittéer som tillsatts av honom/henne men ej rätt att deltaga vid besluten. 2 Inkommande President åligger att vid förfall för presidenten överta dennes åligganden enligt p. 1 ovan. 3 Sekreteraren ansvarar för att a. Meddelanden och kallelser till sammanträden utsänds till behöriga, samt att aktuell lista för närvaroregistrering finns tillgänglig för medlemskommittén. b. Sammanträdesprotokoll förs och i enlighet med styrelsens utfärdade anvisningar förvaras dessa på betryggande sätt i klubbens arkiv. 4 Vice sekreteraren åligger att vid förfall för sekreteraren övertaga dennes åligganden. 5 Skattmästaren åligger att a. Förvalta klubbens medel enligt styrelsen direktiv. b. Uppsamla och till RI överföra abonnemangsavgifterna för Rotarys officiella tidskrifter. c. Infordra medlemmars avgifter. d. Under juli och januari månader inbetala förskrivna halvårsavgifter till RI och distrikt. e. Föra klubbens räkenskaper och vid räkenskapsårets slut upprätta resultat- och balansräkningar, räkenskaperna skall vid anmodan vara tillgängliga för styrelse och revisorer. f. Förvara handlingar och verifikationer mm på betryggande sätt i enlighet med styrelsens utfärdade anvisningar. Lerum Aspen Rotaryklubb Sida 2 Stadgar för Lerum Aspen Rotaryklubb Rev.01-090504, Rev.02-120124 6 Klubbmästaren ansvarar för att a. Tillgång till lokal för veckosammanträdena samt förtäring vid dessa säkerställas genom löpande avtal som förelagts styrelsen för godkännande. b. Förbereda andra sammankomster genom att tillse att lokal finns disponibel för ändamålet och att – om förtäring skall ingå – ordna sådan. 7 Revisorn åligger att a. senast den 15 september till styrelsen inge revisionsberättelse avseende styrelsens och skattmästarens verksamhet. § 3. SAMMANTRÄDEN 1. Årsmöte med klubben avhålls vid ett ordinarie veckosammanträdet i oktober månad. Kallelse jämte styrelsens verksamhetsberättelse, skattmästarens redovisning, valkommitténs förslag till styrelse och revisor skall tillställas klubbens medlemmar senast 4 veckor före årsmötet. Medlem som önskar ta upp ärende på årsmötet skall inlämna detta skriftligt till styrelsen senast 5 veckor före årsmötet. Vid årsmötet skall följande ärenden upptas till behandling. a. Fråga huruvida klubben är beslutsmässig (minst 1/3 av klubbens medlemmar närvarande) b. Val av ordförande och sekreterare. c. Val av två justeringsmän att jämte ordföranden justera protokollet. d. Fråga om mötet blivit behörigen sammankallat. e. Föredragning av styrelsens verksamhetsberättelse med skattmästarens redovisning. f. Föredragning av revisorernas berättelse varvid även ingår granskning av att föreskrifterna enligt arkivstadgan har följts. g. Fastställa resultat- och balansräkning samt disposition av överskott/underskott. h. Fråga om ansvarsfrihet för styrelse och skattmästaren. i. Val av styrelseledamöter j. Val av revisorer k. Valkommitté enligt stadgarna l. Övriga ärenden från medlemmar och styrelsen förutsatt att dessa angivits i kallelsen och är behandlade av styrelsen. 2. Ordinarie veckosammanträde. 00 Hålls huvudsakligen i klubblokalen helgfria fredagar med början klockan 08 . 00 Om ej annorlunda beslutats avslutas sammanträdet kl 09 . För veckosammanträde gäller i tillämpliga delar följande dagordning: a. Sammanträdet öppnas. b. Besökarna hälsas välkomna. c. Redovisning av besöksstatistik. d. Ev. nya medlemmar hälsas välkomna. e. Ev. klubbärende föredras och behandlas f. Föredrag eller annan programpunkt. g. Sammanträdet avslutas. Styrelsen kan bestämma att klubbsammanträde tillfälligtvis hålls på annan plats eller tid. Meddelande härom skall lämnas till klubbens samtliga medlemmar i god tid i förväg. Klubbmedlem får inbjuda gäster till ordinarie veckosammanträde. Om vid mötet skall upptas interna angelägenheter som lämpligen bör dryftas enskilt av klubbens medlemmar, får presidenten föreskriva att endast medlemmar närvarar vid del av mötet då sådana angelägenheter behandlas. Klubben är beslutför när minst 1/3 av dess medlemmar är närvarande. Som klubbens beslut gäller den mening om vilken minst hälften av närvarande klubbmedlemmarna är ense. Lerum Aspen Rotaryklubb Sida 3 Stadgar för Lerum Aspen Rotaryklubb Rev.01-090504, Rev.02-120124 Klubben får inte ta upp till behandling beslut eller yrkande som i något avseende förpliktar klubben till ståndpunktstagande, innan ärendet övervägts av styrelsen. Sådant beslut eller yrkande som väcks vid klubbmöte skall utan diskussion överlämnas till styrelsen. 3. Styrelsesammanträde Skall hållas så ofta anledning förekommer, dock minst fyra gånger per halvår. Presidenten får kalla till styrelsesammanträde då han finner så önskvärt eller om det påkallats av minst två medlemmar i styrelsen. Kallelse skall i god tid och senast 14 dagar i förväg utsändas till samtliga styrelseledamöter och eventuella kommittérepresentanter som önskas närvarande, med angivande av vilket eller vilka ärenden som avses upptags till behandling. Som styrelsens beslut gäller den mening om vilken minst hälften av närvarande styrelseledamöter är ense. Vid lika röstetal gäller presidentens mening. Vid röstning i invalsärende gäller vad som stadgas i § IX. Styrelsen är beslutför då minst hälften av dess medlemmar är närvarande. Budget för verksamhetsåret fastställs av styrelsen vid styrelsemöte i september månad. Senast den 1 september skall verksamhetsberättelse, resultat- och balansräkning ställas till förfogande för revision. § 4. NÄRVARO 1 För alla medlemmar, utom hedersmedlemmar (eller medlemmar med närvarobefrielse enligt Rotarysgrundlag) gäller en närvaroplikt på 50% . Som närvaro räknas deltagande vid klubbens ordinarie veckomöten, kommittémöten samt besök på andra klubbar. 2 Närvarodispens. På skriftlig ansökan till styrelse kan denna, om tillräckliga skäl anförts, befria medlem från skyldighet att närvara vid klubbens möten under högst tolv månader. §5. MEDLEMSAVGIFTER 1. Inträdesavgiften är 500 kronor och erläggs i samband med att han/hon tillträder som medlem. 2. Årsavgiften som fastställs i samband med styrelsens handläggning av årets budget, skall erläggas halvårsvis senast 1 juli och 1 januari med hälften vid varje tillfälle. Medlem som vunnit inträde under mellanliggande tid betalar 1/12 av årsavgiften varje månad fram till närmast liggande uppbördsmånad enligt ovan. § 6. KOMMITTÉER Klubbkommittéernas uppgift är att förverkliga klubbens årliga och långsiktiga strategiska mål. Tillträdande president, President och omedelbart förutvarande presidenten skall tillsammans säkerställa kontinuitet i ledaskap och överlämnade. Tillträdande presidenten är ansvarig för att utnämna kommittéledamöter. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Internationella kommittén Medlemskommittén Programkommittén Pr & Informationskommittén Stödkommittén Eventkommittén Ungdomsutbyteskommittén . Presidenten kan med styrelsens godkännande även utse andra kommittéer som han/hon anser erforderliga för handhavande av särskilda angelägenheter. För deras verksamheter gäller i samband med tillsättandet särskilt utfärdade instruktioner. Ingen bör ha samma kommittéuppdrag mer än två år i sträck, såvida ej särskilda skäl föreligger. Ledamöterna bör väljas med ett år sinsemellan förskjuten mandatperiod för säkerställande av kontinuitet i kommittéarbetet. Lämpligt är att kommittéordföranden utses inför sitt andra år i sin kommitté. Lerum Aspen Rotaryklubb Sida 4 Stadgar för Lerum Aspen Rotaryklubb Rev.01-090504, Rev.02-120124 § 7. KOMMITTÉERNAS ÅLIGGANDE Allmänt För kommittéarbetet gäller främst vad som nedan föreskrivs samt därutöver vad presidenten eller klubbstyrelsen beslutat överlämna till kommitté att behandla. För sådana mera betydelsefulla åtgärder av verkställighetsnatur, som av kommitté bedöms ej kunna falla inom ramen för vad ovan sagts, skall presidentens eller styrelsens godkännande inhämtas. Vid verksamhetsårets början skall ordföranden utforma en verksamhetsplan för sin kommitté. Det åligger också varje ordförande samt arkivarien att noggrant och i tid sätta sin efterträdare in i pågående och planerad verksamhet och vid överlämnandet av uppdraget till denna mot kvitto överlämna samtliga handlingar och ev. tillhandahållet material som berör ämbetet i fråga. 1. Internationella kommittén Ansvara för klubbens internationella verksamheter som är uppdelade enligt nedan Vänort Kommunikation: GSE, RYLA, Vänskapsutbyten mm 2. Medlemskommittén. Välkomna medlemmar och gäster vid veckomöten. Föra närvarolist och gästlist. Medlemsintagning och klassificering Medlemskort och infobrev till nya medlemmar Hålla kontakt med medlemmarna vid längre frånvaro. 3. Programkommittén Förbereda och ordna program för klubbens sammankomster Rapportera till IT-ansvarig så rätt information läggs på hemsidan. Informera tidningen om kommande föredragshållare. Informera Klubbmästaren vid ändringar av mötestider. 4. Pr & Informationskommittén Skriva veckoreferat med ev. bilder Månadsbrev och Hemsida Hålla kontakt med media Informera om Rotary, dess historia, syfte och mål 5. Stödkommittén Anordna aktiviteter i syfte att tillföra medel till klubben Ansvara för Rotary Foundation inkl. Future Vision Plan Söka bidrag och samarbete till klubbens projekt 6. Eventkommittén Planera och genomföra aktiviteter för att främja kamratskap och trivsel i klubben. Årliga LARK-festen, Bowling, Golf mm Vänklubbsutflykter, teaterbesök, resor 7. Ungdomsutbyteskommittén Utbytesstudenter Kommittén skall stimulera ungdom till deltagande i internationella och nationellt arrangerad studieoch lägerverksamhet. Lerum Aspen Rotaryklubb Sida 5 Stadgar för Lerum Aspen Rotaryklubb Rev.01-090504, Rev.02-120124 § 8. VERKSAMHETS- OCH RÄKENSKAPSÅR 1. Klubbens verksamhets- och räkenskapsår omfattar tiden från och med 1 juli till och med 30 juni påföljande år. § 9. INVAL AV MEDLEMMAR 1. Namnet på tilltänkt medlem, föreslagen av en aktiv medlem i klubben skall framläggas skriftligen till Medlemskommittén. Förslaget skall behandlas konfidentiellt, med undantag för vad som anges här nedan. 2. Medlemskommittén skall förvissa sig om att förslaget uppfyller klassifikations- och medlemskrav enl. i Enhetlig grundlag för Rotaryklubbar. Medlemskommittén skall godta eller förkasta förslaget inom 30 dagar. Godkänns förslaget av kommittén överlämnas det för slutligt godkännande av Styrelsen. 3. Om styrelsen är positiv till förslaget skall medlemskommittén skicka ut förfrågan till övriga medlemmar i klubben med den tilltänktes namn och föreslagen klassifikation samt förslagställaren. 4. Om ingen skriftlig invändning mot inval med angivna skäl för invändningen inkommit till Medlemskommittén/Styrelsen från någon annan medlem i klubben inom tio (10) dagar efter offentliggörandet av den föreslagna medlemmen skall hon/han anses invald i klubben 5. Om invändning mot förslaget inlämnas skall styrelsen ta ställning till denna på ordinarie eller extra styrelsesammanträde och företa en sluten omröstning angående inval av den föreslagna medlemmen. Om antalet negativa röster inte överstiger en (1) skall den föreslagna anses invald i klubben. 6. Medlemmen skall formellt introduceras som ny medlem vid ett ordinarie veckosammanträde. § 10. STADGEÄNDRINGAR Dessa stadgar kan ändras vid ordinarie sammanträde under förutsättning att minst en tredjedel av klubbens medlemmar är närvarande och minst två tredjedelar av dessa biträder beslutet. Underrättelse om föreslagen ändring skall ha tillställts klubbmedlemmarna minst fyra veckor före sådant sammanträde. Beslut får ej fattas beträffande ändringar i eller tillägg till stadgar som icke står i samklang med klubbens grundlag och med RI:s grundlag och stadgar. § 11. TECKNINGSRÄTT Klubben tecknas av styrelsen och skattmästaren har fullmakt upp till 50.000 Sek. § 12. KONFERENSER Vid RI Convention betalar klubben anmälningsavgift + ett seminarium för en person. Resekostad betalas av var och en. Vid distriktskonferenser betalar klubben för fem (5) personer. Efterföljande fest/middag betalas av var och en Lerum Aspen Rotaryklubb Sida 6
© Copyright 2024