DITT DISTRIKT Rotary Foundation- kommittén
LED DITT DISTRIKT Rotary Foundationkommittén 2015-18 300-SV—(215) Detta är 2014 års utgåva av Led ditt distrikt: Rotary Foundation-kommittén (300), tidigare kallad Handbok för distriktskommittén för Rotary Foundation. Den här handboken är till för de rotarianer som ansvarar för Rotary Foundation på distriktsnivå under Rotaryåren 2015-16, 201617 och 2017-18. Informationen i denna publikation baseras på Rotary Internationals grundlag och stadgar, Rotary Foundations stadgar samt Rotary Foundations policysamling. Ändringar i dessa dokument, efter beslut som fattas av lagrådet var tredje år, har företräde framför den policy som anges i den här handboken. I ett försök att rationalisera har den här handboken kortats ned betydligt och innehåller nu bara det du verkligen behöver som ordförande i distriktets Rotary Foundation-kommitté. Rotary Foundation Reference Guide (219) är din viktigaste resurs för grundläggande information om Rotary Foundation och Handbok för hantering av bidrag (1000) är din källa för all information som gäller bidrag. Information om bidrag finns dessutom på www.rotary.org/grants. Dela den här resursen med medlemmarna i din kommitté och hänvisa dem till ovan nämnda resurser om de behöver mer information. Observera att de publikationer som finns översatta till svenska finns på http://dokument.rotary.se. INNEHÅLL 1 DISTRIKTETS KOMMITTÉSTRUKTUR Ordföranden för distriktskommittén för Rotary Foundation Distriktets underkommittéer för Rotary Foundation Underkommittén för bidrag Underkommittén för förvaltning Underkommittén för PolioPlus Underkommittén för penninginsamling Andra underkommittéer 1.1 1.2 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 2 ADMINISTRATION Stödja klubbarnas Rotary Foundation kommittéer2.1 Sätta upp mål 2.2 Utbildning 2.2 3 FOUNDATIONS FINANSIERING DDF-planering Finansiering för globala bidrag 4 ROTARY FOUNDATIONS BIDRAG OCH PROGRAM Rotary Foundations distriktsbidrag Rotary Foundations globala bidrag Rotarys fredsstipendier Rotary Foundation-alumner 5 PENNINGINSAMLING Årliga fonden Gåvofonden PolioPlus-fonden Mål för penninginsamlingar Initiativ till penninginsamlingar Olika möjligheter att donera pengar Insamlingstips för större gåvor och testamentariska gåvor 3.2 3.3 4.1 4.4 4.6 4.8 5.2 5.3 5.3 5.3 5.5 5.5 5.11 6 GENOMFÖRANDE AV SAMFÖRSTÅNDSAVTALET FÖR DISTRIKTET Samförståndsavtalet – avsnitt 1: Kvalificering av distrikt Samförståndsavtalet – avsnitt 2: Distriktsfunktionärernas uppgifter Samförståndsavtalet – avsnitt 3: Kvalificering av klubbar Samförståndsavtalet – avsnitt 4: Plan för ekonomisk förvaltning Samförståndsavtalet – avsnitt 5: Årlig ekonomisk bedömning Samförståndsavtalet – avsnitt 6: Krav gällande bankkonton Samförståndsavtalet – avsnitt 7: Rapportering om användning av bidragspengar Samförståndsavtalet – avsnitt 8: Bevarande av dokument Samförståndsavtalet – avsnitt 9: Metod för rapportering om och hantering av missbruk av bidragsmedel 6.2 6.3 6.5 6.8 6.10 6.14 6.17 6.18 6.20 1 Distriktets kommittéstruktur 1 DISTRIKTETS KOMMITTÉSTRUKTUR Din kommitté består av en grupp erfarna och engagerade rotarianer som arbetar tillsammans för att hjälpa distriktsguvernören att lära, motivera och inspirera rotarianer att vara aktiva i vår Foundation. Din kommitté fungerar som en förbindelselänk mellan Rotary Foundation och klubbarnas medlemmar. Guvernören har rösträtt. ORDFÖRANDEN FÖR DISTRIKTSKOMMITTÉN FÖR ROTARY FOUNDATION Du kommer att leda och ge kontinuitet åt distriktets Rotary Foundationkommitté under din treåriga tjänstgöringsperiod. Genom att arbeta med varje års tillträdande guvernör och tjänstgörande guvernör ser du till att kommittén fungerar väl under åren som kommer. Under distriktsguvernörens ledning kommer du att samarbeta med kommittén för att planera, samordna och utvärdera distriktets Foundation-verksamhet. UPPGIFTER »» Arbeta med distriktets utbildningskommitté så att ni kan anpassa och erbjuda studiepass om Foundation under utbildningsseminariet för tillträdande presidenter och distriktsutbildningsseminariet varje år. »» Uppmuntra klubbarna att erbjuda minst två program om året om Rotary Foundation, varav ett under månaden för Rotary Foundation i november. »» Samordna och göra PR för deltagande i alla distriktets insamlingar och program. Uppmuntra årliga bidrag och större gåvor till vår Foundation. »» Bestämma i samråd med guvernören och den tillträdande guvernören hur DDF-medlen ska fördelas och godkänna användning av pengar för bidrag. »» Hjälpa den tillträdande guvernören att samla in åsikter från rotarianer på klubbnivå för att fastställa mål för gåvor till Foundation för kommande år. »» Se till att rapporter om distriktssponsrade program och verksamhet skickas till Rotary Foundation i tid. »» Tjänstgöra som medlem i alla underkommittéer och hålla kontakt med dessa för att hålla dig informerad om hur det går för dem och stödja dem direkt vid behov. Led ditt distrikt: Rotary Foundation-kommittén 1.1 1 Distriktets kommittéstruktur »» »» Hjälpa till att välja ut kvalificerade mottagare av Foundation-utmärkelser. »» Se till att alla klubbar kan kvalificera sig för bidrag från Rotary Foundation och delta i seminarier om hantering av bidrag. »» »» Bekräfta att de klubbar som ansöker om globala bidrag har kvalificerats. Kvalificera distriktet och dess klubbar så att de kan använda bidrag från Rotary Foundation. Uppmuntra klubbarna att leta reda på aktuell information om Foundation på www.rotary.org. Rotary Foundation arbetar direkt med ordföranden i distriktskommittén för Rotary Foundation och ordförandena för de fyra huvudsakliga underkommittéerna. DISTRIKTETS UNDERKOMMITTÉER FÖR ROTARY FOUNDATION Distriktets underkommittéer för Rotary Foundation återspeglar den verksamhet som har med användningen av Rotarybidragen att göra. Andra underkommittéer kan läggas till efter behov, beroende på distriktets intressen. Underkommittéernas ordförande och medlemmar, som tillsätts av guvernören, blir medlemmar i distriktets Rotary Foundation-kommitté. De här utnämningarna bör baseras på programdeltagande och ekonomiska bidrag till Rotary Foundation. När namnen på ordförandena i de här underkommittéerna har rapporterats online kommer Rotary att skicka mer information till dem om deras respektive ämnen. Rekommenderad kommittéstruktur Ordföranden för distriktskommittén för Rotary Foundation Underkommittén för bidrag Underkommittén för förvaltning Underkommittén för PolioPlus Underkommittén för penninginsamling UNDERKOMMITTÉN FÖR BIDRAG Din underkommitté för bidrag hanterar och gör PR för användning av Rotary Foundations bidrag och deltagande i programmet för Rotarys fredscenter. Den här underkommittén hjälper klubbarna att delta i bidragsfinansierad verksamhet av humanitär art eller med utbildnings- eller yrkesinriktning. Led ditt distrikt: Rotary Foundation-kommittén 1.2 1 Distriktets kommittéstruktur UPPGIFTER »» Fungera som expert och resurs för distriktet när det gäller alla Rotary Foundation-bidrag. »» Följa och se till att villkoren för utbetalningar av distrikts- och globala bidrag uppfylls, vidarebefordra information om villkoren till klubbarna och se till att de förstår dessa. »» Skapa en distriktspolicy som anger riktlinjer för fördelning av bidragspengar för klubbarna och distriktet och se till att denna följs. »» Arbeta med ordföranden i distriktets Rotary Foundation-kommitté för att fördela bidragspengar och se till att all bidragsverksamhet bokförs ordentligt i rapporteringssyfte. »» Arbeta med underkommittén för förvaltning för att se till att sund ekonomisk förvaltning, inklusive rapportering, tillämpas vid hantering av alla klubb- och distriktssponsrade bidrag. »» »» Skapa och upprätthålla lämpliga bokföringssystem för bidragshantering. »» Anordna informationsprogram (gemensamma för flera distrikt om möjligt) för alla Rotarys fredsstipendiater, andra stipendiemottagare och yrkesutbildningsteam innan deras avresa eller vid ankomst till deras studieort. »» »» Samordna distriktsomfattande verksamhet för Rotary Foundation-alumner. Dela ut ansökningar till potentiella Rotary fredsstipendiater och välja ut behöriga ansökande. Ge råd när det gäller fördelningen av DDF-medel. Underkommittén för bidrag kan organiseras på flera olika sätt. Du kanske exempelvis vill utse ytterligare underkommittéer för distriktsbidrag, globala bidrag, Rotarys fredsstipendiater och alumner. Observera att endast den som utsetts till ordförande för underkommittén för bidrag kommer att ha åtkomst till uppgifterna i onlineverktyget för ansökning om bidrag. Information om Rotarys fredscenter framförs genom ordföranden för underkommittén för bidrag. RESURSER »» »» »» »» www.rotary.org/grants Handbok för hantering av bidrag Reconnections nyhetsbrev för nyheter om Rotaryalumner De regionala samordnarna för Rotary Foundation (RRFC) UNDERKOMMITTÉN FÖR FÖRVALTNING Underkommittén för förvaltning ansvarar för att se till att bidragspengarna från Rotary Foundation hanteras varsamt, samt att lära rotarianerna om lämplig och effektiv bidragshantering. Led ditt distrikt: Rotary Foundation-kommittén 1.3 1 Distriktets kommittéstruktur Det här är en viktig roll som hjälper distrikten att ha en aktiv kontroll över bidragen. Det gör det möjligt för dig att vidta aktiva åtgärder för att se till att större bidrag används för det som de är avsedda för. UPPGIFTER »» Hjälpa till med att genomföra samförståndsavtalet för distriktet, inklusive att ta fram en plan för ekonomisk förvaltning. »» Hjälpa till med kvalificeringen av klubbar och med seminarierna om hantering av bidrag. »» Arbeta med underkommittén för bidrag för att införa ansvarsfulla rutiner, inklusive rapportering, för förvaltning och bidragshantering, för alla klubboch distriktssponsrade bidrag. »» Övervaka och utvärdera rutiner för förvaltning och bidragshantering, för alla klubb- och distriktssponsrade bidrag. »» Se till att alla som är involverade i ett bidragsprojekt undviker reella eller uppfattade intressekonflikter. »» Skapa en rutin för att lösa problem med missbruk eller oegentligheter som gäller bidragsrelaterad verksamhet, rapportera till Rotary Foundation om missbruk eller oegentligheter som gäller bidragsrelaterad verksamhet och göra lokala undersökningar om missbruksrapporter. »» Se till att den årliga ekonomiska bedömningen av planen för ekonomisk förvaltning och genomförandet av denna utförs på lämpligt sätt. Underkommittén för förvaltning kan organiseras på flera olika sätt. Du kanske exempelvis vill utse ytterligare underkommittéer för rapportering, undersökningar om missbruk av bidragsmedel, krav genom lokala lagar och årliga ekonomiska bedömningar. RESURSER »» »» »» Handbok för hantering av bidrag Samförståndsavtal för distriktet Samförståndsavtal för klubben UNDERKOMMITTÉN FÖR POLIOPLUS Underkommittén för PolioPlus informerar rotarianerna och samhället om Foundations arbete för polioutrotning och anordnar penninginsamlingar för ändamålet. UPPGIFTER »» Uppmuntra donationer till PolioPlus från rotarianer, klubbar och distrikt och genom DDF-medel. »» Anordna minst en distriktsinsamling för PolioPlus per år. Led ditt distrikt: Rotary Foundation-kommittén 1.4 1 Distriktets kommittéstruktur »» Arbeta med ordföranden i distriktets Rotary Foundation-kommitté, distriktets PR-kommitté och med guvernören för att uppmärksamma exemplarisk poliorelaterad verksamhet på klubb- eller distriktsnivå. »» Hjälpa guvernören och distriktsinstruktören med presentationer om PolioPlus under Rotary Foundation-utbildning vid distriktsmöten. »» Samordna polioutrotningsverksamhet med nationella och/eller regionala PolioPlus-kommittéer och statliga organ. »» Ge råd när det gäller fördelningen av DDF-medel. Underkommittéerna för PolioPlus organiseras beroende på distriktets situation när det gäller sjukdomen. Du kanske vill utse ytterligare underkommittéer som fokuserar på att göra PR för Rotarys polioutrotningsarbete eller penninginsamlingar. Underkommittéer i polioendemiska länder kan ha ett närmare samarbete med de nationella PolioPlus-kommittéerna. Du bör uppmuntra klubbpresidenterna att utse PolioPlus-kommittéer i klubbarna. RESURSER »» »» »» Webbplatsen End Polio Now Broschyren End Polio Now – Make History Today Broschyren PolioPlus Advocacy UNDERKOMMITTÉN FÖR PENNINGINSAMLING Underkommittén för penninginsamling hanterar och övervakar Foundations insamlings- och utmärkelseaktiviteter i distriktet. UPPGIFTER »» Hjälpa och råda klubbarna när det gäller uppsättning av mål för insamlingar av pengar och strategier för att kunna uppnå dessa mål. »» »» Organisera insamlingsverksamhet i klubbarna och distriktet. »» »» Samordna distriktets evenemang för uppmärksammande av bidragsgivare. Motivera, göra PR och ge råd till klubbarna när det gäller alla initiativ till penninginsamlingar för Rotary Foundation. Ge råd när det gäller fördelningen av DDF-medel. Underkommittén för penninginsamling kan organiseras efter distriktets behov. Du kanske vill utse ytterligare underkommittéer för årliga gåvor och Gåvofonden eller inkludera ansvar för mer specifika uppgifter, som till exempel en Foundation-middag. Fundera över ditt distrikts mål och vilka områden som distriktet skulle vilja bli starkare på när du bestämmer hur många underkommittémedlemmar som ska utses. Led ditt distrikt: Rotary Foundation-kommittén 1.5 1 Distriktets kommittéstruktur RESURSER »» »» The Rotary Foundation Reference Guide www.rotary.org ANDRA UNDERKOMMITTÉER Ditt distrikt kan utse ytterligare underkommittéer. Följande underkommittéer kan rapporteras online av distriktsguvernören. De är dock inte obligatoriska. De här underkommittéernas potentiella uppgifter anges nedan. De fyra ständiga underkommittéerna befrias från de eventuella uppgifter som frivilliga underkommittéer tar på sig. Du kan anpassa uppgifterna för varje kommitté så att de passar distriktets behov. Det är också upp till ditt distrikt att avgöra hur alla underkommittéer ska samordna sitt arbete och arbeta tillsammans. UNDERKOMMITTÉN FÖR ALUMNER »» Upprätthålla en lista över deltagare i Foundations program som sponsras av eller är bosatta i distriktet och meddela Foundation om eventuella ändringar. »» Leta reda på alumner som är duktiga talare. De kanske kan tala vid distriktsevenemang. »» Skaffa nomineringar och godkänna kandidater för utmärkelserna Global Alumni Service to Humanity Award och Alumni Association of the Year Award. »» Uppmuntra alumner att fortsätta engagera sig i Rotary genom att bli rotarianer, hitta framtida programdeltagare, ge bidrag till Rotary Foundation och delta i hjälpprojekt. »» »» Driva en förening för alumner i distriktet. Informera alumner om distriktets verksamhet och bjuda in dem till klubbarnas och distriktets evenemang och projekt. UNDERKOMMITTÉN FÖR ÅRLIGA FONDEN »» Hjälpa klubbarna att sätta upp mål för Årliga fonden genom Rotary Club Central. »» Publicera hur långt klubbarna och distriktet har nått när det gäller sina mål varje månad. »» »» »» Uppmuntra bidrag för att stödja klubbens och distriktets mål. Uppmuntra deltagande i insamlingsevenemang. Uppmärksamma klubbmedlemmar och Rotaryvänner som ger generöst stöd till vår Foundation. Led ditt distrikt: Rotary Foundation-kommittén 1.6 1 Distriktets kommittéstruktur »» Göra PR för speciella möjligheter att ge bidrag som Paul Harris Society, gåvor från Rotary Foundation Sustaining Members, Varje rotarian, varje år, utmaningsbidrag, gåvor från företag med matchande belopp samt gåvor till Foundation från företag och samhället. »» Informera om olika sätt att ge till Foundation, inklusive möjligheter att ge periodiska gåvor och att ge bidrag online. »» Samordna insatser med ordförandena i underkommittéerna för Gåvofonden och för bidrag. UNDERKOMMITTÉN FÖR GÅVOFONDEN »» Sätta upp mål för distriktet för Benefactors, Bequest Society och stora gåvor genom Rotary Club Central. »» Informera rotarianerna om möjligheter att ge planerade gåvor genom att använda resurser som broschyren Your Rotary Legacy. »» Samarbeta med klubbarnas presidenter för att uppmärksamma befintliga Benefactors och Bequest Society-medlemmar. »» »» Samordna insatser med ordföranden för underkommittén för Årliga fonden. »» Tacka och fortsätta att vårda relationerna med Benefactors, Bequest Societymedlemmar och major donors. »» Lära sig hur strukturen för frivilliga ser ut och vilka resurser som finns till förfogande för frivilliga, som tryckt material, webbplatser, personal, rådgivare för gåvofonder/större gåvor samt experter på gåvo- och arvsplanering. Samordna arbetet med att finna, upprätthålla kontakten med och övertyga tänkbara donatorer som kan stödja Gåvofonden. Involvera distriktets ledare, rådgivare för gåvofonder/större gåvor, regionala samordnare för Rotary Foundation, styrelsemedlemmar, alumner och major donors i det här arbetet när så är lämpligt. UNDERKOMMITTÉN FÖR ROTARYS FREDSSTIPENDIER »» »» »» »» »» »» Dela ut ansökningsmaterial till klubbarna. Bilda en uttagningskommitté. Välja ut kvalificerade kandidater. Anordna informationsprogram för stipendiemottagare. Utbilda och ge vägledning till sponsorer och värddistriktens rådgivare. Se till att stipendiater får kontakt med ordföranden i distriktskommittén för alumner. Led ditt distrikt: Rotary Foundation-kommittén 1.7 1 Distriktets kommittéstruktur UNDERKOMMITTÉN FÖR STIPENDIER »» »» Samordna informationsprogram för stipendiemottagare. »» Informera rotarianerna i värddistriktet om att en stipendiemottagare kommer att studera där. »» »» Hålla kontakten med stipendiemottagarna under deras studieperioder. Bekräfta deltagande med värddistriktet och avgöra om rådgivaren i värddistriktet behöver utbildning eller vägledning. Fungera som resurs för potentiella inresande ansökande om stipendier som finansieras genom globala bidrag som skulle vilja studera vid skolor i distriktet. Det finns ett antal resurser för stipendier: »» »» »» »» »» »» »» »» www.rotary.org/grants Handbok för hantering av bidrag De regionala samordnarna för Rotary Foundation (RRFC) District Grants Scholarships: Best Practices Global Grant Scholarships Supplement Facts About Rotary Foundation Scholarships Become a Rotary Scholar Global Grants Scholar and Vocational Training Team Member Predeparture Orientation UNDERKOMMITTÉN FÖR YRKESUTBILDNINGSTEAM »» Intervjua kandidater och välja en ledare, medlemmar och ersättare till varje yrkesutbildningsteam. »» »» »» »» Leta reda på partnerdistrikt. Se till att alla programkrav följs. Göra upp lokala resplaner. Samordna informationsprogram och språkundervisning för teamen. Resurser för yrkesutbildningsteam inkluderar: »» »» Facts About Vocational Training Teams www.rotary.org/grants för information om bidragsverksamhet Led ditt distrikt: Rotary Foundation-kommittén 1.8 2 Administration 2 ADMINISTRATION Rotary Foundation-kommittén har en mängd olika administrativa uppgifter som har med distriktet och dess klubbar att göra. STÖDJA KLUBBARNAS ROTARY FOUNDATION-KOMMITTÉER Som ordförande för distriktets Rotary Foundation-kommitté uppmuntrar du alla klubbar att ha en Rotary Foundation-kommitté, utbildar klubbarna om Foundation-frågor och uppmuntrar klubbarna att få medlemmarna mer intresserade av Foundation. För att få klubbarna att lära sig mer om Foundation kan du föreslå att de: »» ägnar tid till Foundation vid klubbmöten, speciellt i november som är månaden för Rotary Foundation »» använder klubbens webbplats till att informera medlemmarna om Foundation-verksamhet och hur långt klubben och distriktet kommit på väg mot sina mål »» uppmuntrar medlemmarna att registrera sig på My Rotary för att hantera e-postinställningar, söka i Official Directory och visa sin bidragshistorik »» arbetar med klubbens eller distriktets PR-kommitté för att informera lokala medier om Foundation-verksamhet med nyhetsvärde »» »» bjuder in Foundation-alumner att delta i klubbens evenemang och projekt »» uppmärksammar rotarianer eller andra som har gjort beaktansvärda insatser eller som har gett stora ekonomiska bidrag till Rotary Foundation »» uppmuntrar rotarianerna att leta efter kandidater för Rotary fredsstipendier. planerar ett samhällsevenemang för att samla in pengar och göra PR för Foundation Led ditt distrikt: Rotary Foundation-kommittén 2.1 2 Administration SÄTTA UPP MÅL Du kan gå igenom en sammanfattning av din klubbs mål för Foundation i Rotary Club Central. Klubbarna sätter upp mål för deltagande och bidrag för året baserat på sina medlemmars förmåga att nå de här målen. Underkommittén för penninginsamling kan ge klubbarna råd om aktiviteter som kommer att hjälpa dem att nå sina mål. Underkommittén för penninginsamling arbetar också med klubbarna för att justera deras mål under årets lopp. Distriktskommittén för Rotary Foundation bör ha ett nära samarbete med den tillträdande distriktsguvernören för att hjälpa klubbarna att sätta upp mål för deltagande och bidrag för Foundation och ta fram planer för att uppnå dessa mål. Klubbens insamlingsmål slås samman till ett mål för hela världen som kungörs vid årliga Rotary International Convention. Du bör regelbundet hålla koll på Rotary Club Central för under året för att se hur långt ditt distrikt kommit på väg mot sina mål. När ni sätter upp insamlingsmål för distriktet bör ni fundera över vilka aktiviteter klubbarna i distriktet kommer att vilja genomföra om tre år. Om era klubbar exempelvis skulle vilja sponsra en stipendiat, genomföra ett storskaligt humanitärt projekt och bidra till PolioPlus-fonden, bör distriktets mål inkludera insamling av de pengar som behövs för att genomföra dessa aktiviteter om tre år. Använd Planeringsvägledning för distriktet för att hjälpa distriktet att sätta upp mål för året. Gå till ämnet Goal Setting (uppsättning av mål) i Learning Center för att få kursinformation och Rotary Club Central-resurser. UTBILDNING Medlemmarna i Rotary Foundation-kommittén bör delta i distriktets utbildningsmöten som genomförs av en regional samordnare för Rotary Foundation. Be deltagarna att ta kurser i avsnittet Rotary Grants (Rotarybidrag) i Learning Center på learn.rotary.org innan de deltar i utbildningen. Ordföranden i distriktets Rotary Foundation-kommitté har en ledande roll vad gäller planeringen av seminarier, tillsammans med distriktets utbildningskommitté, och kan också fungera som talare eller samtalsledare. För att man ska nå ut till så många klubbar som möjligt kan seminarierna hållas antingen vid flera tillfällen eller kombineras, beroende på distriktets geografi och språkbehov. DISTRIKTSSEMINARIET OM ROTARY FOUNDATION Minst ett distriktsseminarium om Rotary Foundation hålls för klubbarnas ledare varje år mellan juli och november. Involvera medlemmarna i distriktskommittén för Rotary Foundation i planeringen av seminariet och överlägg med den regionala samordnaren för Rotary Foundation. Seminarieledarna kan använda District Rotary Foundation Seminar Manual för att få vägledningar för studiepass och bilder. Led ditt distrikt: Rotary Foundation-kommittén 2.2 2 Administration SEMINARIET OM HANTERING AV BIDRAG Distrikten måste anordna ett seminarium för hantering av Rotary Foundationbidrag för alla klubbar som vill kvalificera sig för att kunna ansöka om globala bidrag. Att genomföra det här seminariet är också en del av kraven för distriktets kvalificering. Seminariet säkerställer att klubbarna förstår vad samförståndsavtalet för klubben innebär och att de känner till hur Foundations bidragspengar bör förvaltas. Försök att genomföra seminariet om hantering av bidrag direkt efter PETS, distriktsutbildningssamrådet, distriktskonferensen eller distriktsseminariet om Rotary Foundation för att så många som möjligt ska delta. Ordföranden för distriktskommittén för Rotary Foundation måste kontrollera närvaro vid det här seminariet som en del av varje klubbs kvalificeringsprocess. Hänvisa till Handbok för seminariet om hantering av bidrag för vägledningar för studiepass och bilder och be klubbrepresentanterna att gå igenom Handbok för hantering av bidrag innan seminariet. UTBILDNINGSSEMINARIET FÖR TILLTRÄDANDE KLUBBPRESIDENTER (PETS) I studiepassen om Foundation under PETS bör de tillträdande klubbpresidenterna lära sig att de förväntas: »» »» sätta upp mål och rapportera dem till Foundation senast i början av maj »» »» ta fram en plan för att uppnå mål för Foundation senast den 1 juli utnämna en ordförande för klubbens Rotary Foundation-kommitté innan distriktsutbildningssamrådet motivera rotarianerna att stödja Foundation. Hänvisa till PETS: Seminarium för tillträdande klubbpresidenter – Ledarhandbok för vägledningar för studiepass och bilder. DISTRIKTSUTBILDNINGSSAMRÅDET Du kommer att hjälpa distriktsinstruktören att anpassa studiepassen om Foundation under distriktsutbildningssamrådet så att de passar klubbarna i ert distrikt. Ledarhandboken för samrådet inkluderar vägledningar för studiepass och bilder som ni kan anpassa så att de passar er inriktning. RESURSER Det finns många resurser som kan hjälpa dig i din roll som distriktsledare. Bekanta dig med dessa så att du kan hjälpa klubbledare som behöver mer information om Foundation. Led ditt distrikt: Rotary Foundation-kommittén 2.3 2 Administration Rotarianer Rotarianer som tjänstgör på zonnivå eller regional nivå står till distriktets förfogande. »» Samordnaren för End Polio Now fungerar som ledare för arbetet för en poliofri värld och främjar uppmärksamhet, påverkansarbete och ekonomiskt stöd på distrikts- och klubbnivå. »» Den regionala samordnaren för Rotary Foundation (RRFC) i ditt distrikt kan hjälpa din kommitté att planera, göra PR för och genomföra distriktsseminariet om Rotary Foundation, sätta upp mål för distriktet för programdeltagande och ekonomiskt stöd samt leta reda på resurser och samarbetspartner för att dessa mål ska kunna nås. Din kommitté uppmuntras starkt att ha ett nära samarbete med den regionala samordnaren för Rotary Foundation och lämna in rapporter på begäran. Biträdande regionala samordnare för Rotary Foundation är RRFC:s team, och arbetar med att hjälpa klubbarna och distrikten i sina områden med penninginsamling och deltagande i bidragsprojekt och program. »» Samordnare för Rotary Foundation-alumner kan hjälpa till att få alumner att vara fortsatt aktiva i Rotary. De ger Foundations alumner större uppmärksamhet bland rotarianerna och stimulerar intresse för att använda dem som resurser för klubbarnas och distriktets hjälpprojekt och verksamhet. De har ett nära samarbete med distriktets medlemskommitté när det gäller alumnverksamhet. Rotary Foundation-alumner kan vara perfekta talare under klubb- och distriktsevenemang. Hör efter med din samordnare för alumner om han/hon har förslag på talare. Samordnarna för Rotary Foundation-alumner anordnar tillsammans med de regionala samordnarna för Rotary Foundation, alumnevenemang och informationsseminarier för stipendiater, och bildar alumnföreningar. Led ditt distrikt: Rotary Foundation-kommittén 2.4 2 Administration Rotary.org Rotarys webbplats, www.rotary.org, är den resurs som har den mest aktuella Rotaryinformationen. Det är på webbplatsen man kan hitta nyheter, publikationer och meddelanden om policyändringar. Man kan också hantera distriktsinformation på webbplatsen. My Rotary ger dig anpassad åtkomst till en mängd olika onlinetjänster som Rotary erbjuder. Där kan du: »» »» »» »» »» ansöka om distriktsbidrag och globala bidrag visa månadsrapporter om bidrag, SHARE och PolioPlus visa hur det går för klubbarna och distriktet på väg mot deras mål komma åt reseformulär och information om bidrag bidra till Rotary Foundation. Led ditt distrikt: Rotary Foundation-kommittén 2.5 2 Administration Observera att den tillträdande guvernören eller guvernören måste rapportera distriktsledarna till Rotary för att de ska få åtkomstbehörighet till viss information som bara de kan se. Distriktsledarna kan kvalificera sina distrikt, ansöka om bidrag, hålla koll på hur det går med bidragsprojekt, skicka in bidragsrapporter och visa hur långt klubbarna har kommit på väg mot sina mål. På motsvarande sätt bör klubbpresidenter eller sekreterare rapportera ordförande i klubbarnas Rotary Foundation-kommittéer och skattmästare. All rotarianer bör registrera sig på www.rotary.org/myrotary för att uppdatera sina personliga kontaktuppgifter och komma åt sin historik för bidrag och utmärkelser. Ri-publikationer och videofilmer Rotary Foundations dvd:er och publikationer kan beställas av distrikt för att dela ut vid Foundation-evenemang som penninginsamlingar och utbildningsseminarier. De flesta resurser kan beställas online på shop.rotary.org. Rotary International and The Rotary Foundation Annual Report (187) utkommer i december. Rotarys supportcenter Rotarianer i USA och Kanada kan ställa sina frågor om Rotary Foundation till Rotarys supportcenter. Ring eller skicka e-post till centret för att kontrollera donationer eller utmärkelsepoäng eller för att få annan information. Rotarianer utanför Nordamerika bör kontakta sina internationella kontor. Tel: 1-866-9ROTARY (1-866-976 82 79) (inom Nordamerika) E-post: [email protected] Led ditt distrikt: Rotary Foundation-kommittén 2.6 3 Foundations finansiering 3 FOUNDATIONS FINANSIERING Sedan 1947 har generösa rotarianer och Rotaryvänner gett mer än 3 miljarder USD i bidrag till program som haft en varaktig inverkan på människor i hela världen. De här bidragen har gått till områden som Årliga fonden, Gåvofonden, PolioPlus-fonden och specifika globala bidrag. Rotary Foundations SHARE-system förvandlar dessa donationer till bidrag och program. Dess treåriga finansieringscykel ger distrikten tid att planera och välja ut projekt och gör det möjligt för Foundation att använda avkastningen på investeringar till att betala för rörelsekostnader, inklusive insamlingar och administrativt arbete. Så här fungerar den: I slutet av Rotaryåret går ditt distrikts bidrag till Årliga fonden-SHARE till två underfonder – 50 procent till DDF-fonden och 50 procent till Världsfonden – för användning tre år efter att de investerats. SHARE SYSTEM Effective 1 July 2015 $1,000 District Designated Funds (DDF) $500 $250 Up to for District Grants • • • contribution World Fund $500 World Earmarked Fund • 1:1 match of World Fund to DDF for Global Grants • DDF and World Fund can also support PolioPlus or Rotary Peace Centers Note this does not include DDF generated by Endowment Fund‐SHARE spendable earnings. Unused DDF will roll forward. 5% of the contribution is earmarked to cover operating expenses if investment earnings are insufficient. Led ditt distrikt: Rotary Foundation-kommittén 3.1 3 Foundations finansiering Efter tre år använder distriktet DDF-medlen till att kunna ta del av bidrag och program och till att ge bidrag (till exempel till PolioPlus eller Rotarys fredscenter). Foundation använder den del som tillfaller Världsfonden till att stödja bidrag och program som är tillgängliga för alla distrikt. Från och med den 1 juli 2015 kommer 5 procent av bidragen till Årliga fonden att öronmärkas för rörelsekostnader eller uppbyggnad av Foundations driftsreserv. De här pengarna kommer endast att används när nettoavkastningen på investeringar inte är tillräcklig för att täcka rörelsekostnaderna. DDF kommer inte att påverkas. Läs mer om denna finansieringsmodell. DDF-PLANERING Varje år får ditt distrikt ett SHARE-paket som innehåller en rapport som kallas SHARE system report, en lista över alternativ för användning av DDF-medel som har godkänts av styrelsen samt donationsformulär. Rapporten visar det belopp som står ditt distrikt till förfogande under kommande Rotaryår. Ditt distrikts Rotary Foundation-kommitté har ansvaret för att avgöra vilka bidrag och program som är mest intressanta för medlemmarna i distriktets klubbar. För att ta reda på det kan ni fråga klubbarna direkt eller be dem yttra sig genom distriktets nyhetsbrev eller andra metoder. Med hjälp av den här informationen bestämmer kommittén, tillsammans med distriktsguvernören, den tillträdande guvernören och den nominerade guvernören (om man känner till vem denna är) hur den ska använda sina DDF-medel. Ordföranden i distriktets Rotary Foundation-kommitté har ansvaret för att bokföra hur medlen används. Både ordföranden och distriktsguvernören måste godkänna användningen av DDF-medel enligt kommitténs beslut. Foundation drar pengar från distriktets DDF-konto när ansökningar godkänns eller om donationer görs. Mer information finns i arbetsbladet för policy för fördelning av DDF-medel i slutet av detta kapitel. ALTERNATIV FÖR ANVÄNDNING AV SHARE OCH DDF FÖR 2013-14 OCH 2014-15 Distrikten kan använda DDF-medlen till: »» »» »» distriktsbidrag globala bidrag donationer –– PolioPlus –– Världsfonden –– Gåvofonden –– Rotarys fredscenter –– andra distrikt. Led ditt distrikt: Rotary Foundation-kommittén 3.2 3 Foundations finansiering Tänk på följande: »» Eventuella oanvända DDF-medel från föregående programår kommer automatiskt att inkluderas i den totala summa DDF-medel som står till förfogande för globala bidrag och donationer. »» DDF-saldot från föregående år räknas inte in i det belopp som är tillgängligt för distriktsbidrag. »» Distrikten kan be om uppdaterade rapporter med sina DDF-saldon när som helst under programåret. Endast godkända bidrag visas i rapporten. »» Återstående DDF-medel överförs till nästa år. FINANSIERING FÖR GLOBALA BIDRAG För globala bidrag matchar Världsfonden DDF-bidrag med 1 USD per 1 USD och kontantbidrag med 0,50 USD per 1 USD. Förutom de bidrag från Årliga fondenSHARE som är tillgängliga från tre år tidigare, kan globala bidrag finansieras med: »» »» »» »» »» Årliga fonden – fonder för fokusområdena Årliga fonden – Världsfonden kontanter för specifika globala bidrag* intäkter genom gåvofonder som är avsedda för specifika användningsområden tidsbestämda gåvor. Underkommittén för bidrag ansvarar för att administrera distriktets policy om fördelning av DDF-medel för klubbarna och distriktet. Mejla frågor om era DDF-medel till SHARE-samordnaren på [email protected]. Använd arbetsbladen på följande sidor för att planera med din kommitté. *Från och med den 1 juli 2015 krävs ytterligare 5 procent för att täcka kostnader i samband med behandling av kontanta bidrag. Läs mer om denna ändring. Led ditt distrikt: Rotary Foundation-kommittén 3.3 3 Foundations finansiering ARBETSBLAD FÖR RUTINER FÖR DISTRIKTSBIDRAG Använd följande frågor för att fastställa rutiner för distriktsbidrag för ditt distrikt. Idéer från flera olika distrikt listas som exempel. Fråga Hur kommer ni att uppmuntra deltagarna? Hur mycket av distriktets pengar kommer ni att reservera till distriktsverksamhet respektive klubbverksamhet? Bästa praxis »» »» »» Vilka typer av aktiviteter kommer att finansieras (stipendier, yrkesutbildning eller humanitära projekt)? Hur mycket DDF-medel kommer ni att avsätta till distriktsbidrag? Kommer ni att be klubbarna att bidra till projektet? Kommer ni till exempel att avsätta pengar till ett distriktsstipendium som varje klubb kan nominera en kandidat till eller kommer ni att låta klubbarna ansöka om finansiering för stipendiater? »» »» »» »» Kommer ditt distrikt att lägga till ytterligare krav för distriktsbidrag? »» »» Vårt distrikts rutiner Anordna bidragsmöten eller gör en enkät bland klubbarna för att identifiera projekt och fastställa hur klubbarnas ekonomiska behov ska uppfyllas. Ett distrikt ber klubbarna att ansöka om DDF-medel, och kommittén bestämmer sedan hur mycket som är tillgängligt för distriktsverksamhet. Anordna ett projekt som alla klubbar kan delta i på olika nivåer. Ge det här projektet prioritet vad gäller finansiering. Sätt upp kriterier för bidragsfinansiering (till exempel preferens för internationella projekt i utvecklingsländer) och ge dessa till klubbarna i förväg. Beroende på om projektet är lokalt eller internationellt, kräver ett distrikt en matchning från klubben. Ett annat distrikt fastställer ett minimalt och ett maximalt anslag av DDF-medel för varje klubb och en minimal projektstorlek. Flera olika klubbar kan arbeta på samma projekt. Ett distrikt ber klubben att bidra med 20 procent av projektkostnaden. Ett annat ber klubben att matcha DDF-delen. Ett distrikt kräver att klubben utser en ordförande för klubbens Rotary Foundation-kommitté och att de är à jour med bidragsrapportering. Ett annat kräver att klubbarna kvalificeras och betalar in alla avgifter i tid. Led ditt distrikt: Rotary Foundation-kommittén 3.4 3 Foundations finansiering Fråga Vilka kriterier kommer ni att kräva att klubbarna uppfyller för att kunna få distriktsbidrag? Bästa praxis »» »» Vilka kriterier kommer ni att använda för stipendier? »» »» »» »» »» »» Vilka kriterier kommer ni att använda för yrkesutbildningsaktiviteter? »» »» »» »» »» »» Vilka deadlines har ditt distrikt för klubbarnas ansökningar om distriktsbidragspengar? »» »» Vårt distrikts rutiner Ett distrikt får in fler förslag än det kan stödja och begränsar därför finansieringen till ett förslag per klubb. Ett annat distrikt väljer ut projekt efter hur stor inverkan de har på samhället, deras kvalitet, hur de relaterar till ett fokusområde och i vilken ordning de tas emot. Betala ut engångsbidrag. Bidragsbeloppet täcker undervisning och resor. Stipendieansökningar accepteras från alla studieområden. Kandidater kan ansöka för valfri studienivå. Stödjer endast lokala stipendier. Skapa en stipendieansökan. Betala ut engångsbidrag eller flexibla bidragsbelopp. Bestäm vad bidraget ska täcka (språkutbildning, resor, logi etc.). Bestäm om yrkesutbildningsteam ska accepteras för kulturella utbyten eller specificera ett fokusområde. Stöd både lokala och internationella yrkesutbildningsteam. Skapa en ansökan för yrkesutbildningsteam. Distrikten bestämmer hur ofta och i vilket format yrkesutbildningsteam bör rapportera till distriktet och bör tydligt upplysa om kravet att teamen måste spara kvitton för utgifter på 75 USD eller mer. Ett distrikt slutför ansökningsförfarandet två månader innan Rotaryårets början så att pengarna kan fördelas i juli. Ett annat distrikt väntar tills klubbledarna har tillträtt innan man påbörjar ansökningsförfarandet. Led ditt distrikt: Rotary Foundation-kommittén 3.5 3 Foundations finansiering Fråga Hur kommer ni att informera klubbarna om distriktets rutiner för bidrag? Bästa praxis »» »» »» »» Hur kommer ni att meddela klubbar som inte kommer att få pengar för sina förslag? »» Vårt distrikts rutiner Artiklar i nyhetsbrev. På distriktets webbplats. Vid PETS och distriktsutbildningssamråd. Lära klubbarna om distriktets rutiner för bidrag vid seminariet om hantering av bidrag. Ett distrikt låter ordföranden i underkommittén för bidrag skicka ett meddelande till varje klubbpresident, som förklarar varför de inte fått bidraget och vad de kan göra i framtiden för att förbättra sina chanser att få ett bidrag. Led ditt distrikt: Rotary Foundation-kommittén 3.6 3 Foundations finansiering ARBETSBLAD FÖR POLICY FÖR FÖRDELNING AV DDF-MEDEL Distriktet avgör hur de tillgängliga DDF-medlen ska användas – till distriktsbidrag och globala bidrag eller donationer till PolioPlus, Rotarys fredscenter eller andra distrikt. Be klubbarna om deras åsikter för att få dem intresserade av att ta del av Rotary Foundations bidrag. Underkommittén för bidrag bör se till att distriktets policy når ut till klubbarna. Kommunicera från ett tidigt skede så att klubbarna kan klara av att möta distriktets deadlines. När en policy tas fram bör följande övervägas: »» Hur mycket DDF-medel finns tillgängliga? »» Vilka är ert distrikts mål? »» Vilka är ert distrikts prioriteringar när det gäller finansiering? »» Vilka är distriktets prioriteringar för året? »» Vad är klubbarnas medlemmar intresserade av? »» Hur kan ni fördela DDF-medel för att maximera det belopp som Världsfonden kommer att matcha? »» Vilka är distriktets deadlines för ansökningar om distriktsbidrag och globala bidrag? »» Vad har distriktet för policy för distriktsbidrag jämfört med globala bidrag? »» Måste era klubbar kvalificeras för att kunna få distriktsbidragspengar? Led ditt distrikt: Rotary Foundation-kommittén 3.7 3 Foundations finansiering ARBETSBLAD FÖR PLAN FÖR EKONOMISK FÖRVALTNING Använd det här arbetsbladet för att utvärdera ditt distrikts rutiner för ekonomisk förvaltning och för att avgöra om man behöver byta ut eller lägga till nya rutiner. Den här planen bör inkludera alla pengar för distriktsbidrag och globala bidrag. Rutin för plan för ekonomisk förvaltning Exempel på hur rutinen kan införas 1. Ha en sedvanlig uppsättning bankkonton, inklusive en fullständig förteckning över alla kvitton och utbetalningar av bidragspengar. Använd ett arbetsblad för att registrera de bidragspengar man får från Foundation och andra källor, samt alla kostnader, på separata rader som betecknas med transaktionsnummer. Markera originalfakturor och kvitton med det transaktionsnummer som listas på arbetsbladet och spara i distriktets dokumentarkiv för bidraget. Skicka kopior av arbetsbladet tillsammans med stöddokument till projektets samarbetspartner. 2. Fördela bidragspengarna på lämpligt sätt. Distriktsbidragspengar betalas ut med check två veckor efter att distriktet får dem insatta på sitt bankkonto. Pengar för globala bidrag betalas ut två veckor efter att en faktura från en leverantör har tagits emot. Kontanter används endast för betalningar när ingen annan spårbar metod kan användas. 3. Hålla isär uppgifter vad gäller hantering av pengar. En person godkänner de planerade bidragsutbetalningarna. Två andra personer skriver och undertecknar checkar. Hur ser vårt distrikts nuvarande rutin ut? Hur kan vi förbättra vår rutin? Led ditt distrikt: Rotary Foundation-kommittén 3.8 3 Foundations finansiering Rutin för plan för ekonomisk förvaltning Exempel på hur rutinen kan införas 4. Inrätta ett inventeringssystem för att kontrollera utrustning och andra tillgångar som inhandlats med bidragsmedel och ha en förteckning över artiklar som köpts, producerats eller delats ut genom bidragsverksamhet. Registrera varje artikel tillsammans med pris och nuvarande ägare på ett arbetsblad. Spara originalfakturor och kvitton i distriktets dokumentarkiv för bidraget. Skicka en kopia till projektets samarbetspartner. 5. Säkerställa att all bidragsverksamhet, inklusive valutaomvandling, uppfyller lokala lagar. Utse en person som ser till att all bidragsverksamhet sker i enlighet med lokala lagar. Hur ser vårt distrikts nuvarande rutin ut? Hur kan vi förbättra vår rutin? Led ditt distrikt: Rotary Foundation-kommittén 3.9 3 Foundations finansiering EXEMPEL PÅ ARKIVLISTA FÖR BEVARANDE AV DOKUMENT Följande lista kan hjälpa ditt distrikt att ta fram ett system för bevarande av dokument, uppdelat i delar med exempel på namn på mappar och undermappar. Systemet för dokumentförvaring kommer att variera beroende på vilka typer av bidrag ditt distrikt hanterar och därför kan man ibland behöva lägga till eller ta bort mappar. Dokument som behövs för globala bidrag och distriktsbidrag ☐☐All bidragskorrespondens, inklusive e-postmeddelanden ☐☐Dokument om projektmottagare, inklusive: ❍❍ utvärderingar av samhället ❍❍ avtal ☐☐Leverantörsdokument, inklusive: ❍❍ prisofferter ❍❍ avtal ☐☐Stipendiatdokument, inklusive: ❍❍ kvitton och fakturor ❍❍ avtal ☐☐Yrkesutbildningsdokument, inklusive: ❍❍ kvitton och fakturor ❍❍ avtal ☐☐Bidragsrelaterade dokument, inklusive: ❍❍ ekonomiska dokument ❍❍ kontoutdrag ❍❍ prisofferter ❍❍ kvitton och fakturor ❍❍ inventarielista ❍❍ foton ☐☐Information som man fått in från klubbarna för Dokument som behövs för kvalificering av distriktet ☐☐Plan för ekonomisk förvaltning och rutiner som relaterar till dessa ☐☐Bankuppgifter inklusive: ❍❍ kontouppgifter ❍❍ kontoutdrag ❍❍ lista över kontotecknare ❍❍ bankens rutiner för utbyte av kontotecknare ☐☐Juridiska dokument ☐☐Allmän huvudbok och kontoutdrag ☐☐System för bevarande av dokument ☐☐Planer för efterträdare ☐☐Korrespondens om kvalificering ☐☐Resultat av årliga ekonomiska bedömningar ☐☐Rapporter om användning av DDF-medel ☐☐Rapporter om missbruk av bidragspengar ☐☐Övrig dokumentation Dokument som behövs för kvalificering av klubbar ☐☐Ytterligare krav för kvalificering av klubbar ☐☐Undertecknade samförståndsavtal för klubbarna ☐☐Seminariet om hantering av bidrag distriktsbidrag inklusive: ❍❍ material ❍❍ ansökningar om bidrag ❍❍ närvarorapporter ❍❍ prisofferter ❍❍ kvitton och fakturor ❍❍ rapporter ☐☐Korrespondens om kvalificering av klubbar ☐☐Lista över kvalificerade klubbar ☐☐Övrig dokumentation ❍❍ övrig information som krävs av distriktet ☐☐Övrig dokumentation Led ditt distrikt: Rotary Foundation-kommittén 3.10 4 Rotary Foundations bidrag och program 4 ROTARY FOUNDATIONS BIDRAG OCH PROGRAM Rotary Foundation erbjuder bidrag som stöder en mängd olika projekt, stipendier och utbildning som rotarianerna genomför i hela världen. Det finns två typer av bidrag: distriktsbidrag och globala bidrag. Ditt distrikt måste kvalificeras för att kunna ta del av dessa bidrag och måste dessutom kvalificera alla klubbar som vill ansöka om globala bidrag. ROTARY FOUNDATIONS DISTRIKTSBIDRAG Distriktsbidragen finansierar småskaliga och kortsiktiga aktiviteter som inriktar sig på behov på hemorten och i utlandet. Ditt distrikt väljer vilka aktiviteter ni vill finansiera med de här bidragen. Ni kan använda distriktsbidragen till att finansiera en mängd olika projekt och aktiviteter i distriktet och i klubbarna, inklusive: »» humanitära projekt, inklusive resor i samband med hjälpverksamhet samt katastrofhjälpinsatser »» »» stipendier för valfri nivå, längd, plats och studieområde yrkesutbildningsteam, som är grupper av yrkesarbetande som reser utomlands antingen för att undervisa lokala yrkesarbetande inom ett visst område eller för att själva lära sig mer om sitt eget område. BIDRAGSPLANERING Distrikten kan använda upp till 50 procent av sina DDF-medel till att få ett distriktsbidrag per år. Denna procentsats beräknas baserat på det DDF-belopp som genererats genom distriktets gåvor till Årliga fonden tre år tidigare, inklusive avkastning genom Gåvofonden. Distrikten måste inte ansöka om hela det belopp som finns tillgängligt. Om distriktet ansöker om ett mindre belopp än detta kan det använda de pengar som blir över till globala bidrag, PolioPlus, Rotarys fredscenter eller till gåvor till andra distrikt. Pengar som överförs till följande år kan inte användas till distriktsbidrag. Distriktet förvaltar distriktsbidragen. Klubbarna kan skicka in ansökningar om finansiering för projekt och aktiviteter som relaterar till Foundations uppgift, inklusive följande: Led ditt distrikt: Rotary Foundation-kommittén 4.1 4 Rotary Foundations bidrag och program »» Hjälpprojekt. Distriktets bidragspengar kan stödja lokala eller internationella projekt, resor för volontärer eller katastrofhjälp. Se terms and conditions (villkor och bestämmelser) för att se vilka typer av projekt som kan komma ifråga för bidrag. »» Stipendier. Distriktsbidragspengar ger stor flexibilitet när det gäller stipendier, eftersom varje distrikt tar fram sina egna kriterier för de typer av stipendier de kommer att finansiera. Det finns inga begränsningar vad gäller nivå (högstadium, gymnasium, högskola/universitet eller forskarstudier), längd eller studieområde. Stipendier kan betalas ut i valfritt belopp och kan stödja elever som studerar på ett lokalt universitet eller på en skola i ett annat land. Rotary Foundations personal kommer att hjälpa distrikten med ansökningarna om distriktsbidrag, men arbetar emellertid inte direkt med stipendiaterna. Eftersom distriktsbidragen inte kräver något internationellt partnerskap förväntas inte rotarianerna i värdområdet vara delaktigt i stipendiet. Om stipendiaten ska studera utomlands bör sponsordistriktet kommunicera med det distrikt där studierna kommer att genomföras för att se vilken typ av hjälp som de eventuellt kommer att erbjuda stipendiaten. Ta reda på om värddistriktet kommer att hjälpa till med bostadsarrangemang, hjälpa till att ta fram en budget eller hämta stipendiaten på flygplatsen. Distrikten bestämmer hur ofta och hur de kommer att kräva att stipendiaterna rapporterar till distriktet och bör tydligt upplysa om kravet att stipendiaten sparar på kvitton på 75 USD eller mer. Ytterligare information om stipendier finns i Handbok för hantering av bidrag. »» Yrkesutbildning. Distriktsbidragspengarna kan användas för att stödja lokala yrkesutbildningsbehov eller för att finansiera yrkesutbildningsteam som reser utomlands för att antingen undervisa eller få utbildning. Distriktet fastställer med stöd av underkommittén för bidrag kvalificeringskraven för deltagarna. Det finns inga krav på att ha en samarbetspartner eller några internationella krav för yrkesutbildningen och inga begränsningar när det gäller teamets storlek, utbildningens längd eller deltagarnas ålder. Distriktsbidragspengarna kan också användas för att stödja aktiviteter som påminner om studiegruppsutbytet, ett tidigare Rotaryprogram. Distrikten börjar planera för distriktsbidragen genom att bilda en bidragskommitté som består av tre personer, fastställa vilka som är distriktets prioriteringar och skapa dess administrativa rutiner, inklusive ett ansökningsförfarande. Bidragskommittén inkluderar distriktsguvernören under det år projektet genomförs, ordföranden i distriktskommittén för Rotary Foundation och ordföranden i distriktets underkommitté för bidrag. När kommittén har bildats ber distriktet sina klubbar om förslag och bestämmer vilka som ska få distriktsbidragspengar. Se till att klubbarna meddelas om detta förfarande snarast möjligt. Med hjälp av de ansökningar som man fått in från klubbarna avgör kommittén hur mycket pengar som behövs för att stödja de individuella ansökningar från klubbarna som godkänts av distriktet. (Ni kan avsätta upp till 20 procent av distriktsbidraget till oförutsedda projektbehov och 3 procent till administrativa kostnader.) Den här informationen används sedan till att fylla i utbetalningsplanen för distriktsbidraget. Led ditt distrikt: Rotary Foundation-kommittén 4.2 4 Rotary Foundations bidrag och program Fördelar med distriktsbidrag »» »» »» »» »» Det blir lättare för klubbarna att ta del av DDF-medel och de har dessutom har mer att säga till om när det gäller fördelningen av dessa pengar Distrikten har större flexibilitet Distriktsbidragspengarna kan användas för lokala och internationella projekt Klubbarna kan samarbeta med andra klubbar om större projekt Distrikten kommer snabbare åt pengarna och kan lättare ansöka om bidrag från Foundation och rapportera om bidragen AFFÄRSCYKEL Som ordförande i Rotary Foundation-kommittén kommer du att arbeta med distriktsguvernören och ordföranden i underkommittén för bidrag för att ta fram utbetalningsplanen för distriktsbidraget, baserat på ansökningarna från klubbarna i distriktet. Utbetalningsplanen skickas in som en del av onlineansökan. Tillsammans kommer ni tre att skicka in och godkänna ansökan genom verktyget för ansökning om bidrag i My Rotary. Er ansökan kan skickas in när som helst under året. Om ni ansöker innan Rotaryårets början kommer betalningen dock att göras efter det nya Rotaryårets början. Under idealiska förhållanden sträcker sig processen för distriktsbidrag över två år: första året är till för planering och andra året är till för utbetalning och bidragsverksamhet. Pengarna betalas ut när utbetalningsplanen har godkänts och alla krav för betalning har uppfyllts (som inskickande av försenade rapporter, avslutande av tidigare distriktsbidrag, etc.). Distrikten kan inte ansöka om distriktsbidrag för 2014-15 efter den 15 maj 2015. BETALNING Ditt distrikt får det godkända distriktsbidragsbeloppet utbetalat i en klumpsumma. Utbetalningarna av distriktsbidrag görs endast mellan den 1 juli och den 15 maj. Alla tidigare distriktsbidrag måste avslutas innan en ny utbetalning kan göras och ditt distrikt måste ha gjort all rapportering till dags dato för alla distriktssponsrade bidrag från Foundation. RAPPORTERING Ditt distrikt måste skicka in en slutrapport till Foundation inom 12 månader efter att bidraget har betalats ut. Denna rapport inkluderar en slutgiltig lista över de aktiviteter som har finansierats och skickas in i samma format som distriktets utbetalningsplan. Led ditt distrikt: Rotary Foundation-kommittén 4.3 4 Rotary Foundations bidrag och program Detaljerna för projektfinansieringen kan ändra sig från det att den ursprungliga utbetalningsplanen görs upp och fram till att distriktet skickar in sin slutrapport. Notera eventuella ändringar på rapporten. Skicka in slutrapporten när ni har betalat ut samtliga distriktsbidragspengar till individuella projekt. De här projekten måste inte slutföras innan ett distrikt skickar in sin rapport till Foundation. När en klubb har spenderat sina bidragspengar skickar den in en rapport till distriktet. Det är distriktets ansvar att se till att de får in och sparar alla rapporter och kvitton från klubbarna som krävs enligt distriktens krav. Distrikten måste rapportera en gång om året till sina klubbar om hur DDFmedlen använts. För att uppmuntra transparens och tillsyn bör alla medlemmar i distriktet granska denna rapport för att säkerställa att pengarna spenderats i enlighet med de riktlinjer som är specifika för distriktet. Mer information finns på www.rotary.org och i Handbok för hantering av bidrag. ROTARY FOUNDATIONS GLOBALA BIDRAG Globala bidrag ger stöd åt stora, internationella aktiviteter med hållbara, mätbara resultat inom Rotarys fokusområden. Ditt distrikt eller de klubbar som sponsrar ett bidrag kan bilda internationella partnerskap som svarar på verkliga behov i samhället. Globala bidrag finansierar storskaliga projekt och aktiviteter som: »» är hållbara och inkluderar planer för hur de ska fungera på lång sikt efter att pengarna från det globala bidraget har spenderats »» »» »» »» »» inkluderar mätbara mål svarar på verkliga behov i samhället aktivt engagerar rotarianer och samhällsmedlemmar uppfyller behörighetskraven i villkoren för bidrag tillhör något av Rotarys fokusområden. Rotarys fokusområden är: »» »» »» »» »» »» fred och förebyggande/lösning av konflikter förebyggande och behandling av sjukdomar vatten och sanitet mödra- och barnavård grundläggande utbildning och läs- och skrivkunnighet ekonomisk utveckling och samhällsutveckling. Led ditt distrikt: Rotary Foundation-kommittén 4.4 4 Rotary Foundations bidrag och program Globala bidrag erbjuder minimibidrag på 15 000 USD från Världsfonden för projektbudgetar på minst 30 000 USD. Bidraget från Världsfonden baseras på en matchning med 100 procent av DDF-medel eller en matchning med 50 procent för kontantbidrag. Globala bidrag måste ha två huvudsponsorer, som kan vara klubbar eller distrikt: en lokal värdpartner i det land där aktiviteten kommer att äga rum och en internationell partner från ett annat land. Bägge måste vara kvalificerade för att kunna få Rotarybidrag. För att uppnå minimibudgeten för projekt samarbetar huvudsponsorerna ofta med andra klubbar och/eller distrikt som ytterligare samarbetspartner. Dessa behöver inte vara kvalificerade. Globala bidrag kan stödja en mängd olika aktiviteter. De måste dock följa behörighetskraven i villkor för Rotary Foundations bidrag. »» Humanitära projekt. Globala bidrag måste stödja projekt som ger hållbara, mätbara resultat i mottagarlandet. Sponsorerna bör genomföra en behovsundersökning i samhället i början av planeringsstadiet för att avgöra vilka tillgångar som finns i mottagarsamhället och vilka som är de mest angelägna behoven och utveckla ett projekt som inriktar sig på dessa behov. Ett projekt är hållbart om det garanterar framgångsrika projektresultat som samhället kan behålla på lång sikt för att fortsätta uppfylla sina fortlöpande behov när bidragspengarna har tagit slut. »» Stipendiater. Globala bidrag kan stödja stipendiater på forskarnivå under förutsättning att stipendiatens studieområde och yrkesmässiga mål främjar något av de sex fokusområdena. Globala bidrag kan finansiera en stipendiat under en period på ett till fyra år och täcka kostnader för undervisning, kost och logi och övriga utgifter under hela stipendietiden. Mer information om stipendier finns i Handbok för hantering av bidrag. »» Yrkesutbildning. Globala bidrag kan användas för att finansiera lokal yrkesutbildning för att bygga upp kunskaper i ett samhälle. Denna utbildning gör kanske allra mest nytta i samband med ett humanitärt projekt för att garantera långsiktiga resultat. Globala bidrag kan också stödja yrkesutbildningsteam, grupper av yrkesarbetande som reser utomlands antingen för att lära sig mer om sitt yrke eller för att undervisa lokala yrkesarbetande inom ett visst område. Ett yrkesutbildningsteam kan inkludera flera olika yrken. Det måste dock ha ett gemensamt syfte som stödjer ett fokusområde. Yrkesutbildningsteam som finansieras genom globala bidrag svarar på ett humanitärt behov. Varje team måste bestå av minst en rotarian som är teamledare och tre icke-rotarianer som teammedlemmar. I övrigt finns det inga begränsningar för hur många deltagare teamet får ha, hur gamla de måste vara eller hur länge teamet bör vistas i utlandet. Led ditt distrikt: Rotary Foundation-kommittén 4.5 4 Rotary Foundations bidrag och program MÄTBARHET OCH UTVÄRDERING Att kunna mäta hur framgångsrikt ert projekt är gör det möjligt för klubbarna och distrikten att utvärdera genomslagskraften av sina insatser och förbättra resultaten för framtida projekt. Bidragssponsorer bör fastställa hur de vill mäta projektets framgång under planeringsstadiet och tillhandahålla en detaljerad plan i ansökan. Projektets mål bör kunna bedömas både kvantitativt (med siffror) och kvalitativt (med ord). Mer information om hur man sätter upp hållbara mål finns i Handbok för hantering av bidrag. AFFÄRSCYKEL Alla ansökningar om globala bidrag godkänns enligt ett rullande system under hela året. Ett ansökningsförfarande i två steg görs online med hjälp av verktyget för ansökning om bidrag. 1. Första steget för globala bidrag Rotarianerna förbereder sig för att ansöka om globala bidrag genom att gå igenom en lista med frågor som ställs i ansökan. Om det finns frågor som de inte kan besvara finns ytterligare information tillgänglig. När alla frågor har besvarats kan rotarianerna gå vidare till själva ansökan. 2. Ansökan Sponsorerna ger detaljerade svar på frågor om krav som gäller globala bidrag. 3. Betalning När Foundation har godkänt ansökan, bägge sponsorerna har godkänt avtalet och alla relaterade kontantbidrag har tagits emot, betalar Foundation ut pengarna. 4. Rapportering Lägesrapporter måste lämnas in till Foundation var 12:e månad från och med den första utbetalningen. En slutrapport måste skickas in inom två månader efter att projektet slutförts. Både lägesrapporterna och slutrapporterna skickas in online. Observera: Foundation kan inte godkänna nya bidragsansökningar om någon av bidragssponsorerna ligger efter med rapporter. Mer information finns på www.rotary.org och i Handbok för hantering av bidrag. ROTARYS FREDSSTIPENDIER Programmet för Rotarys fredscenter delar ut Rotarys fredsstipendier till studerande som antingen studerar till en magisterexamen i internationella relationer, fred, konfliktlösning eller relaterade ämnen eller till ett yrkesutvecklingscertifikat i freds- och konfliktstudier. Led ditt distrikt: Rotary Foundation-kommittén 4.6 4 Rotary Foundations bidrag och program NOMINERING AV KANDIDATER Alla distrikt uppmuntras att nominera kvalificerade kandidater till ett av Rotarys upp till 100 fredsstipendier som delas ut i internationell konkurrens varje år. Stipendieansökningarna måste skickas in till Foundation senast den 1 juli. Distrikt som inkluderar konfliktområden uppmanas välja starka kandidater som kan ta itu med konflikter och hantera läget efter en konfliktsituation i sina områden och i världen i övrigt. Den underkommitté som har ansvaret för Rotarys fredsstipendier bör ta fram en marknadsföringsstrategi som riktar sig till potentiella stipendieansökande. Distrikten bör börja rekrytera och intervjua kvalificerade kandidater den 1 mars. En separat uttagningskommitté måste utses som går igenom ansökningarna om Rotarys fredsstipendier. Det är rekommendabelt att denna kommitté inkluderar den nuvarande distriktsguvernören, den omedelbart förutvarande guvernören, den tillträdande guvernören, ordföranden för distriktskommittén för Rotary Foundation, ordföranden i underkommittén för bidrag och tre rotarianer eller icke-rotarianer som har erfarenhet av fred och konfliktlösning, utbildning och/eller ledarskap i offentlig tjänst eller i företag. FINANSIERING AV FREDSSTIPENDIATER Finansieringen av Rotarys fredsstipendiater är en global insats. Alla distrikt uppmuntras bidra med sina DDF-medel för att stödja Rotarys fredscenterprogram. Dessa donationer är inte kopplade till någon specifik stipendiat som valts ut av distriktet. Den här finansieringsmodellen säkerställer en väl avvägd och helt konkurrensinriktad urvalsprocess för de allra bästa kandidaterna i världen, oberoende av om deras distrikt har råd att finansiera dem. Ett distrikt som åtar sig att donera DDF-medel motsvarande 25 000 USD varje år eller 50 000 USD vartannat år för att stödja programmet utnämns till ”Peacebuilder District”. För att säkerställa fortsatt finansiering och donationer på permanent basis till programmet, söker Rotary Foundation även tidsbestämda gåvor, gåvofonder och gåvolöften med målet att nå 125 miljoner USD senast år 2015. Dessa gåvor är helt separata från andra pengar som kommer från Världsfonden eller DDF-medel. Sök efter Rotary Peace Centers Major Gifts Initiative på Rotarys webbplats för mer information. Mer information om fredscenterprogrammet finns i Rotary Peace Centers Program Guide for Rotarians. Led ditt distrikt: Rotary Foundation-kommittén 4.7 4 Rotary Foundations bidrag och program ROTARY FOUNDATION-ALUMNER Över 122 000 personer har fått pengar genom Rotary Foundations program sedan 1947. Dessa före detta programdeltagare är effektiva förespråkare för Foundation och även potentiella bidragsgivare och det är därför viktigt att hålla kontakten med dessa. Alumnerna kan hjälpa ert distrikt genom att »» »» förena Rotarydistrikt från olika länder för hjälpprojekt och gemenskap »» »» »» »» göra PR för programmen bland likasinnade informera klubbens medlemmar och media om hur deras erfarenheter av Rotary Foundation har förändrat deras liv hjälpa till att välja ut, informera och ta emot programdeltagare gå med i eller skapa en alumnförening för att stödja distriktets Rotaryarbete bli medlemmar eller bidragsgivare. Enligt Rotarys bidrag räknas före detta Rotarystipendiater och deltagare i yrkesutbildningsteam som finansierats genom globala eller paketerade bidrag som Rotary Foundation-alumner. Rotarianer som finansierat stipendier eller yrkesutbildningsteam med ett distriktsbidrag ombes uppge information om bidragsmottagarna till Foundation så att dessa kan identifieras som Rotary Foundation-alumner. Medlemmarna i underkommittén för bidrag uppmuntras arbeta med distriktets medlemskommitté för att säkerställa att kommittén känner till vilka som är nya alumner. Aktuella kontaktuppgifter för alumner i ert område bör skickas per e-post till personalen på Foundations avdelning Alumni Relations på alumni@ rotary.org. RESURSER Learning Center – Utnyttja kurserna på learn.rotary.org. Håll utkik efter kurserna om fokusområdena (areas of focus), utveckling av globala bidrag (developing global grants), med flera, inom ämnet Rotarybidrag i Learning Center. District Rotary Foundation Seminar Leaders’ Guide – Handboken inkluderar vägledningar för studiepass och PowerPoint-presentationer för distriktets Rotary Foundation-seminarier eller annan utbildning för rotarianer där grundläggande information om bidrag behövs. Presentationerna bör anpassas efter deltagarnas behov. Handbok för hantering av bidrag – Det här är huvudresursen för seminarier om hantering av bidrag för klubbar och distrikt som vill ansöka om bidrag. Handbok för seminariet om hantering av bidrag – Används av distriktsledare för att kvalificera klubbar under seminarierna om hantering av bidrag. Webbseminarier – tidigare och kommande webbseminarier finns på www.rotary. org/webinars. Målgruppen för dessa webbseminarier är rotarianer på klubbnivå. Led ditt distrikt: Rotary Foundation-kommittén 4.8 5 Penninginsamling 5 PENNINGINSAMLING Rotary Foundations verksamhet skulle inte gå att genomföra utan ekonomiskt stöd från rotarianer och Rotaryvänner. Att ge ett bidrag till Rotary Foundation är nu enklare än någonsin. Donationssystemet på www.rotary.org har uppdaterats och förenklats och accepterar nu både engångsbidrag och periodiska gåvor i flera olika valutor. Att ge bidrag online är effektivare, säkrare och mer kostnadseffektivt. Underkommittén för penninginsamling övervakar distriktets strategi för penninginsamling och hjälper klubbarna att sätta upp och nå sina mål för bidrag för Årliga fonden, Gåvofonden och PolioPlus-fonden. Led ditt distrikt: Rotary Foundation-kommittén 5.1 5 Penninginsamling ÅRLIGA FONDEN Som medlemmar i Rotary Foundation-kommittén uppmanas ni att föregå med gott exempel och uppmuntra personliga bidrag från alla medlemmar. Initiativet Varje rotarian, varje år uppmuntrar alla rotarianer att delta i ett Foundationprojekt och personligen ge ett ekonomiskt bidrag till Årliga fonden varje år. Årliga fonden är den främsta finansieringskällan för Foundations bidrag och program. Kommittén medverkar genom att uppmuntra alla rotarianer att ge bidrag varje år till att »» »» göra PR för Foundations många framgångar »» »» »» hjälpa till att sätta upp rimliga men samtidigt utmanande mål ge stöd till lokala och internationella hjälpprojekt som utvecklats av rotarianer informera alla rotarianer om hur Foundation fungerar motivera rotarianer att delta i Foundation-aktiviteter. Gåvor till Årliga fonden kan ges till SHARE, Världsfonden eller en fond för ett fokusområde. Samtliga alternativ kan väljas för såväl engångsbidrag som periodiska gåvor. Bidrag till SHARE delas upp mellan Foundations Världsfonden och DDF-fonden. Det här alternativet är också det enda typen av bidragen till Årliga fonden som genererar pengar till DDF-fonden. Rotarydistrikten använder DDF-medel till att betala för de Foundation-aktiviteter som de och deras klubbar väljer att delta i. Bidrag till Världsfonden står för Foundations del av finansieringen för godkända bidrag och annat programstöd. RF-styrelsen förvaltar dessa pengar och ställer dem till förfogande till alla distrikt för matchning av globala bidrag. Bidrag till fokusområdena står för Foundations del av finansieringen för aktiviteter som inriktar sig på humanitära problem och behov. Bidrag till Årliga fonden som ges till något av de sex fokusområdena tillgodoräknas för en klubbs årliga mål för gåvor samt per capita-beräkningar. De kvalificeras också för samtliga av Årliga fondens möjligheter till utmärkelser (Varje Rotarian, varje år, Rotary Foundation Sustaining Member, Paul Harris Fellow, Paul Harris Society, Major Donor samt Arch Klumph Society) och tillgodoräknas för samtliga möjligheter till utmärkelser för klubbar. Bidrag som är avsedda för fokusområdena inkluderas inte i ett distrikts SHAREberäkning och genererar inte några DDF-medel. Registrera dig för att få e-nyhetsbrevet Rotary Giving and Grants för att få nyhetsartiklar och uppdateringar om initiativet Varje rotarian, varje år. Led ditt distrikt: Rotary Foundation-kommittén 5.2 5 Penninginsamling GÅVOFONDEN Bidrag till Gåvofonden investeras för att själva grundkapitalet ska bevaras och växa. En viss procent av det totala värdet används varje år till att stödja Foundations bidrag och program. Foundation har satt upp ett mål på 1 miljard USD i tillgångar i Gåvofonden år 2017 för att säkerställa att Foundation har möjlighet att uppfylla framtida humanitära och utbildningsinriktade behov. Bidrag till Gåvofonden är ofta direkta gåvor, som stora direkta gåvor i olika former eller donationer av till exempel livförsäkringar. Eftersom gåvorna till Gåvofonden ibland kan vara komplicerade bör medlemmarna i underkommittén ha ett nära samarbete med den regionala samordnaren för Rotary Foundation, rådgivaren för gåvofonder/större gåvor samt Foundations personal. POLIOPLUS-FONDEN Pengar som kommer in till PolioPlus-fonden används uteslutande till att uppnå målet att utrota polio i hela världen och pengar kommer att fortsätta behövas tills detta mål har uppnåtts. Rotarianerna ombes fortsätta ge bidrag till PolioPlusfonden tills världen har förklarats fri från polio. MÅL FÖR PENNINGINSAMLINGAR Ditt distrikts insamlingsmål för året är totalsumman av de mål som klubbarna skickat in till Rotary Foundation. Klubbarna ombes sätta upp mål för Årliga fonden, PolioPlus och Gåvofonden. Den tillträdande guvernören och distriktskommittén för Rotary Foundation bör hjälpa klubbarna att sätta upp utmanande men uppnåeliga mål. Ange dina insamlingsmål för 2014-15 i Rotary Club Central. Börja med att fråga klubbarna vad de vill använda DDF-medlen till om tre år. Använd dessa mål för att avgöra hur mycket distriktet måste höja sina gåvor. Håll koll på hur långt man kommit på väg mot insamlingsmålen under året. Överväg att använda de referenspunkter som rekommenderas nedan, som baseras på Rotaryåret, 1 juli till och med 30 juni: Datum Hur långt man kommit på väg mot målet i procent 30 september 25% 31 december 50% 31 mars 75% 30 juni 100% Led ditt distrikt: Rotary Foundation-kommittén 5.3 5 Penninginsamling Distriktet bör hjälpa klubbarna med att sätta upp följande mål: »» Uppnå bidrag på 100 USD per capita. Om distriktet redan samlar in 100 USD per capita bör ni överväga en ökning med ett visst antal procent. Om distriktet samlar in under 100 USD per capita bör ni fundera över hur ni ska kunna nå nivån 100 USD. »» Öka antalet Rotary Foundation Sustaining Members, Paul Harris Fellows, Paul Harris Society Members, Benefactors eller Bequest Society-medlemmar. »» Planera minst en penninginsamling för allmänheten till stöd för Rotarys polioutrotningsarbete eller något av fokusområdena. »» Identifiera, bearbeta och kontakta regelbundet ett specifikt antal potentiella bidragsgivare som har möjlighet att ge större gåvor på 10 000 USD eller mer. Klubbarna kommer att ange sina mål i Rotary Club Central som pengasummor eller deltagande, som till exempel: »» »» »» »» »» 100 % klubbdeltagande bilda en Paul Harris Society antal nya stora gåvor antal nya Benefactors antal nya Bequest Society-medlemmar. Månadsrapporter om bidrag, Every Rotarian, Every Year-rapporter samt analyser av klubbarnas insamlingar, som finns på www.rotary.org, visar både gåvohistorik och aktuell information om gåvor. För att hjälpa dig att köra och förstå de här rapporterna finns det handledningsdokument och frivilliga, som regionala samordnare för Rotary Foundation, biträdande regionala samordnare för Rotary Foundation samt Rotarypersonal, på Rotarys kontor runtom i världen. Led ditt distrikt: Rotary Foundation-kommittén 5.4 5 Penninginsamling INITIATIV TILL PENNINGINSAMLINGAR Rotary Foundation har tre stora insamlingskampanjer. Varje kampanj är unik och bör inrikta sig på olika bidragsgivare beroende på intressen och ekonomiska resurser. Initiativ till penninginsamlingar Fond eller program Syfte Mål Datum för slutförande Varje rotarian, varje år Årliga fonden Ger fortlöpande stöd Fastställs varje år i juni under föregående Rotaryår 30 juni varje år Initiativet för Gåvofonden Gåvofonden Hjälper till att garantera att Rotary kan uppfylla morgondagens akuta behov 1 miljard USD 2017 Rotarys fredscenters initiativ för större gåvor Rotarys fredscenter Ger långsiktigt ekonomiskt stöd till Rotarys fredscenter 125 miljoner USD 2015 Rotary Foundation inser att insamlingsverksamhet måste anpassas till seder och bruk. Anpassa följande föreslagna typer av gåvor och gåvolöften efter behov. Att samla in pengar till Rotary Foundation lyckas bäst om det görs direkt från person till person. Foundation tillhör alla rotarianer och alla rotarianer bör ha möjlighet att stödja dess bidrag och program. OLIKA MÖJLIGHETER ATT DONERA PENGAR Bidragsgivare kan välja mellan en mängd olika bidragsalternativ. Varje bidragsgivare är unik och därför bör man ägna tid åt att hjälpa potentiella bidragsgivare att avgöra vilket gåvoalternativ som är bäst för dem. PERIODISKA GÅVOR: ROTARY DIRECT Gör det enkelt att ge bidrag till Foundation genom att anmäla dig till Rotary Direct, Rotarys program för periodiska gåvor. En bidragsgivare kan välj ett belopp, frekvens (en gång per månad, kvartal eller år) och vilken bidragsmetod som passar bäst. Anmälan är integrerad i Rotarys säkra plattform för onlinegåvor på www.rotary.org/give. Led ditt distrikt: Rotary Foundation-kommittén 5.5 5 Penninginsamling MÖJLIGHETER TILL NAMNGIVNING TIDSBESTÄMDA GÅVOR En tidsbestämd gåva är en större gåva som är avsedd för ett specifikt fokusområde och används i sin helhet inom en kort tidsperiod. En tidsbestämd gåva kan ges av en enskild person, ett företag eller en stiftelse och kan ges i givarens namn eller i någon annan persons namn som givaren vill hedra. Tidsbestämda gåvor kvalificeras inte för matchningar från Världsfonden men kan användas direkt. GÅVOFONDER Med gåvor på 25 000 USD eller mer till Gåvofonden kan bidragsgivare inrätta gåvofonder som redovisas separat och som bär antingen deras namn eller någon annans namn. Utbetalbara intäkter genom gåvofonder på 25 000 USD eller mer kan användas till SHARE, Världsfonden, Rotary Foundations globala bidrag eller Rotarys fredscenter. Bidrag av vilken storlek som helst till Gåvofonden kan också göras till flera olika gemensamma fonder, som stödjer fokusområdena eller fredscentren eller hedrar före detta Rotaryledare. Att skapa en gåvofond för ett globalt bidrag ger givaren möjlighet att stödja något av fokusområdena, ett distrikt eller en region. Med 250 000 USD kan exempelvis Joe and Jane Smiths gåvofond för förebyggande och behandling av sjukdomar upprättas i distrikt 0001. Led ditt distrikt: Rotary Foundation-kommittén 5.6 5 Penninginsamling Gåvofonder och tidsbestämda gåvor för Rotary Foundations globala bidrag Alla gåvofonder i tabellen upprättas inom Gåvofonden. Gåvorna kan spåras individuellt och namnges efter givaren eller enligt dennes önskemål. »» Gåvofonder »» »» »» »» 25 000 USD eller mer kan ge utbetalbara intäkter antingen till SHARE eller till Världsfonden 100 000 USD kan stödja ett fokusområde 1 000 000 USD kan specificera vilket land som ska genomföra projekt i ett visst fokusområde, eller namnge ett distrikt som ska ta del av ett globalt bidrag Tidsbestämda gåvor 250 000 USD kan stödja ett fokusområde och specificera ett distrikt som pengarna ska användas i 500 000 USD kan stödja ett fokusområde och specificera var intäkterna ska användas och av vilket distrikt »» »» 15 000 USD kan stödja ett fokusområde 30 000 USD kan stödja ett specifikt distrikts projekt inom ett fokusområde Tidsbestämda gåvor och gåvofonder för Rotarys fredscenter »» Gåvofonder »» »» »» »» 25 000 USD bär givarens namn och ger allmänt stöd till programmet 100 000 USD finansierar ett årligt seminarium vid ett Rotary fredscenter 250 000 USD finansierar ett certifikatprogram för en stipendiat ungefär en gång per år 500 000 USD finansierar en stipendiat vart tredje till vart fjärde år eller när det finns tillräckligt med utbetalbara intäkter »» »» 750 000 USD finansierar en stipendiat vartannat år eller när det finns tillräckligt med utbetalbara intäkter 1 000 000 USD finansierar en besökande föreläsare som ger kurser och fungerar som mentor för stipendiater 1 500 000 USD finansierar en stipendiat varje år Tidsbestämda gåvor »» 75 000 USD betalar för ett tvåårigt stipendium För mer information om hur man upprättar en gåvofond kan du kontakta din regionala samordnare för Rotary Foundation eller en Planned Gifts eller Major Gifts officer hos Rotary Foundation. MINNESGÅVOR Minnesgåvor kan ges till Årliga fonden, PolioPlus-fonden eller till Gåvofonden. Ett bidrag till Rotary Foundation är ett meningsfullt sätt att hedra minnet av någon som står en kär. Minnesgåvor är ett perfekt sätt att uppmärksamma en födelsedag, ett bröllop, en helgdag eller något annat speciellt tillfälle. Led ditt distrikt: Rotary Foundation-kommittén 5.7 5 Penninginsamling GÅVOR FRÅN FÖRETAG OCH STIFTELSER Gåvor från en lokal organisation kan ges till Årliga fonden, PolioPlus-fonden eller till Gåvofonden. Gåvor från företag eller stiftelser kan hjälpa er att uppnå distriktets mål för Årliga fonden. Ett sätt är att be om sådana gåvor är genom så kallade utmaningsbidrag (”challenge grants”), som används av många stiftelser. Ett sådant bidrag är ett löfte om att överträffa eller matcha en viss summa som samlats in av en klubb eller ett distrikt inom en viss tidsperiod. För att be om små eller matchande gåvor kan Rotary Foundation ge klubbarna och distrikten förslag till brev som de kan skräddarsy efter organisationens intressen. För större bidrag kan Foundations personal på avdelningen ”Fund Development” arbeta tillsammans med lokala rotarianer för att utforma förslag som passar bidragsgivarens intressen. Innan ett företag eller en stiftelse kontaktas bör man kontakta Rotary Foundation för att undvika dubbelt arbete. GÅVOPLANERING Bidragsgivare kanske vill planera sina gåvor till Rotary Foundation för att få bästa möjliga skatteavdrag, ekonomisk trygghet nu och i framtiden samt en fördelaktig användning av resurser. Genom gåvoplanering upprättas ett avtal eller liknande under bidragsgivarens livstid som kommer Foundation till nytta i framtiden, vanligen när bidragsgivaren och/eller de(n) person(er) som är förmånstagare, avlider. Testamentariska gåvor. Testamentariska gåvor är den mest kända typen av planerade gåvor. Kontanter, värdepapper, fast egendom eller egendom av annat slag kan skänkas till Rotary Foundation genom en persons testamente eller genom ett avtal om överlåtelse av fastighet. Donatorn behåller full kontroll och kan nyttja gåvan under sin livstid. När testamentet tillstyrkts kan gåvan till Foundation ge rätt till skattelindring då egendomens skatt ska fastställas. Livförsäkringar. Detta är ett populärt alternativ i USA. Bidragsgivaren ger ett bidrag men behåller en viss andel i tillgångarna (till exempel årliga ränteinkomster) och överlåter återstoden till Foundation som slutlig förmånstagare). Bidragsgivaren kan dessutom få en betydande skattelindring på inkomst, kapitalvinster och fast egendom. Livförsäkringar gagnar Gåvofonden. Kontakta personalen på avdelningen Fund Development på planned.giving@ rotary.org om du har specifika frågor som berör detta ämne. Nedan följer en kort översikt över de vanligaste livförsäkringarna: 1. Välgörenhetsgåvor med livränta. Mot en oåterkallelig inbetalning av 10 000 USD eller mer garanterar Rotary Foundation årliga utbetalningar till en eller två personer som namnges av bidragsgivaren. Man kan erhålla ett kvitto för omedelbar skattelindring för välgörenhetsgåvor och en del av den årliga ränteinkomsten kan bli befriad från inkomstskatt. Led ditt distrikt: Rotary Foundation-kommittén 5.8 5 Penninginsamling En variant är välgörenhetsgåvor med framskjuten livränta. Det innebär att det datum då utbetalningarna börjar göras ligger minst ett år framför avtalets datum. Detta gör det möjlighet för en yngre bidragsgivare att dra fördel av möjlig skattelindring vid pensionsplanering. Förmånstagaren måste vara minst 50 år gammal. 2. Gemensam inkomstfond. Gåvor av kontanter, värdepapper eller bägge delarna till en minsta värde av 5 000 USD slås ihop i Rotary Foundations gemensamma inkomstfond (Pooled Income Fund) och investeras tillsammans med gåvor från många andra personer, som i en andelsfond. Bidragsgivaren (eller den person som är förmånstagare) erhåller en proportionerlig del av vinsten under sin livstid, ett kvitto för skattelindring för välgörenhet och kan också få minskad skatt på kapitalvinster och egendomsskatt i vissa fall. Förmånstagaren måste vara minst 50 år gammal. 3. ”Charitable remainder trusts”. Bidragsgivaren överför ett belopp på minst 100 000 USD i kontanter, egendom eller bägge delarna till en trust som Rotary Foundation blir förvaltare för och Foundation investerar sedan tillgångarna i en separat fond. Bidragsgivaren får antingen en varierande inkomst (unitrust) eller en fast summa pengar (annuity trust eller fond med fast årlig utdelning). Denna typ av gåva kan sänka skatten på kapitalvinst på donerade tillgångar och i USA kan man få ett kvitto för omedelbar sänkning av inkomstskatten. Förmånstagaren måste vara minst 50 år gammal. Livförsäkring. En bidragsgivare kan namnge Rotary Foundation som förmånstagare för vilken livförsäkring som helst. En bidragsgivare kan överföra äganderätten av ett nytt eller befintligt livförsäkringsbrev till Rotary Foundation. Eftersom det finns många olika typer av livförsäkringar bör bidragsgivare som önskar lämna en sådan gåva först kontakta Foundations personal på avdelningen ”Gift Administration” för att få detaljerade riktlinjer om vilka livförsäkringar som accepteras. När äganderätten har överförts korrekt enligt Rotary Foundations policy för accepterande av gåvor kan bidragsgivaren få sin inkomstskatt sänkt med värdet av försäkringsbrevet vid tiden för gåvan och för kommande premieinbetalningar. ”Retained life estate in a residence or farm” (testamentariska gåvor i form av bostäder eller gårdar). Ägaren till en bostad eller en gård kan skänka sin egendom till Rotary Foundation, få skattereduktion för välgörenhet i USA och fortsätta att själv (eller låta någon annan) nyttja huset eller gården. En del av bostadens eller gårdens värde kan på det sättet befrias från arvsskatt. ”Lead trust”. Bidragsgivaren upprättar och finansierar en trust som gäller för ett visst antal år och är till för att ge Rotary Foundation en fast inkomstprocent tills trustens tidsperiod löpt ut. När trusten upplöses återgår kapitalet till bidragsgivaren, bidragsgivarens förmånstagare eller bidragsgivarens dödsbo med betydande skatteförmåner. Om trusten återgår till vissa arvingar kan omsättningsskatten komma att elimineras helt och hållet. Led ditt distrikt: Rotary Foundation-kommittén 5.9 5 Penninginsamling FOUNDATIONS UTMÄRKELSEPOÄNG Utmärkelsepoäng delas ut till bidragsgivare som bidrar till Rotary Foundation genom Årliga fonden, PolioPlus-fonden eller som sponsor för ett Foundationbidrag. Bidragsgivarna får ett utmärkelsepoäng för varje dollar (USD) som de bidrar med till ovan nämnda fonder. Foundations utmärkelsepoäng kan överföras av bidragsgivaren till andra för att hjälpa dem att bli eller utnämna dem till Paul Harris Fellow eller Multiple Paul Harris Fellow. Gåvor till Gåvofonden ger inga utmärkelsepoäng men kan däremot kvalificeras för medlemskap i Arch Klumph Society eller Major Donor-, Benefactor- eller Bequest Society-utmärkelser. SPECIELLA INSAMLINGSEVENEMANG Distrikten och klubbarna passar på att samla in pengar till Rotary Foundation under speciella evenemang, som distriktskonferenser, Foundation-seminarier eller andra evenemang som uppmärksammar enskilda personer och par som har gett viktiga bidrag eller utfört enastående insatser för Rotary. Speciella evenemang kan vara inriktade på rotarianer och deras livskamrater, medan andra kan ha skapats för att involvera personer utanför Rotary och göra PR för Foundation. Överväg de här idéerna och andra lämpliga sätt att tacka bidragsgivare: »» Be om tillåtelse att publicera bidragsgivares namn i klubbens eller distriktets meddelanden till sina medlemmar. »» Anordna ett speciellt program för att officiellt tacka bidragsgivare (till exempel ett överlämnande av en utmärkelse eller en middag för en Paul Harris eller en Benefactor). »» »» Ring upp bidragsgivare personligen för att tacka för gåvor. Ge bidragsgivare uppdateringar om distriktets Foundation-verksamhet. En del Rotaryklubbar använder sig också av Paul Harris Fellow-utmärkelsen för att hedra ledare på lokal, nationell eller internationell nivå, som visat engagemang för Rotary Foundations mål och syften. Dessa utmärkelser fyller tre funktioner: De hedrar en enskild person, ger värdefullt stöd till Rotary Foundations program och ger Rotary positiv uppmärksamhet hos allmänheten. Ibland lämnar klubbarna bidrag som tack för en medlems insatser eller framgång med ett visst projekt. Det finns också Foundation-utmärkelser för hjälpinsatser som särskilt tagits fram för detta ändamål. Rotary Foundation respekterar om en bidragsgivare vill förbli anonym, eller inte vill omnämnas offentligt, men uppskattar om möjligheten ges att få tacka dem offentligt för deras generösa bidrag när de går med på detta. Sådana offentliga uppmärksammanden inspirerar ofta andra att överväga liknande gåvor. Den rotarian som är ansvarig för att samordna överlämnandet av utmärkelsen bör beställa utmärkelsen från Foundation. Förslag till tacktal skickas från Foundation tillsammans med utmärkelserna eller på begäran. Led ditt distrikt: Rotary Foundation-kommittén 5.10 5 Penninginsamling INSAMLINGSTIPS FÖR STÖRRE GÅVOR OCH TESTAMENTARISKA GÅVOR »» Information är oerhört viktigt. Människor ger pengar till Rotary när de känner till exakt vad det är vi gör runtom i världen. Basunera ut ditt distrikts framgångar skriftligen, personligen och på webben för att få nya donatorer intresserade. »» Alla har olika motiv till att vilja ge gåvor. Ta dig tid att ta reda på så mycket som möjligt om en enskild persons erfarenheter och önskemål. Att använda samma metod för alla är mindre effektivt och kan leda till att viktiga bidragsgivare missas. »» Du kan aldrig tacka för många gånger. Håll kontakten efter att du tackar en bidragsgivare för första gången – vad du eller ditt distrikt säger eller gör nästa månad och nästa år påverkar om ytterligare gåvor ges till Foundation. »» Det finns hjälp att få. Använd de av distriktets och Foundations resurser som beskrivs i det här dokumentet samt Rotary Foundation Reference Guide. Bygg upp och stöd ditt distriktsteam genom att arbeta med Foundations team för årliga gåvor, större gåvor och planerade gåvor som har hand om din zon. För att hedra de rotarianer som hjälpt till att göra Rotary Foundation till vad den är idag, har Foundation-styrelsen skapat flera olika utmärkelser och andra uppmärksammanden för olika hjälpinsatser. De här utmärkelserna kan motivera enskilda rotarianer och klubbar att ge bidrag. I Rotary Foundation Reference Guide och på www.rotary.org finns mer information om uppmärksammanden och utmärkelser. Led ditt distrikt: Rotary Foundation-kommittén 5.11 6 Genomförande av samförståndsavtalet för distriktet 6 GENOMFÖRANDE AV SAMFÖRSTÅNDSAVTALET FÖR DISTRIKTET Distrikten har en direkt roll när det gäller hanteringen av bidragspengar från Rotary Foundation och måste kvalificeras för att kunna ta del av distriktsbidrag och globala bidrag. För att förbereda sig för det här ansvaret genomför distrikten först onlinekvalificeringen genom www.rotary.org och samtycker till att genomföra samförståndsavtalet för distriktet (MOU). Förutom att hjälpa till att se till att samförståndsavtalet genomförs ordentligt är ordföranden för distriktets Rotary Foundation-kommitté också »» »» huvudsaklig kontaktperson för distriktsbidrag »» »» den som håller reda på ansökningar om DDF-medel den som godkänner ansökningar om globala bidrag innan Foundation går igenom dem den som bekräftar för Foundation att de klubbar som ansöker om globala bidrag är kvalificerade. Ditt distrikts guvernör, tillträdande guvernör och ordförande i Rotary Foundation-kommittén måste genomföra kvalificeringen av distriktet online. Tillträdande funktionärer kommer att ha åtkomst två månader innan det nya Rotaryårets start. Ett distrikt som redan har kvalificerats behåller sin status så länge de tillträdande funktionärerna genomför onlinekvalificeringen senast den 1 juli. Det här kapitlet går igenom varje avsnitt i samförståndsavtalet i detalj och innehåller bästa praxis samt frågor att fundera över för att man ska klara av genomförandet av avtalet. Om du har frågor som gäller samförståndsavtalet eller skulle vilja informera oss om ditt distrikts praxis vad gäller bidragshantering, ber vi dig kontakta [email protected]. Observera: Distrikten i Indien har andra rutiner för klubbarnas och distriktens samförståndsavtal. Efter att varje distrikt har genomfört onlinekvalificeringen måste en kopia av distriktskvalificeringen skrivas ut, undertecknas och skickas till Rotarys Sydasienkontor. När den undertecknade kopian har tagits emot kommer Rotary Foundation att bekräfta godkännandet och kvalificera distriktet. Led ditt distrikt: Rotary Foundation-kommittén 6.1 6 Genomförande av samförståndsavtalet för distriktet SAMFÖRSTÅNDSAVTALET – AVSNITT 1: KVALIFICERING AV DISTRIKT För att kunna ta del av distriktsbidrag, globala bidrag och paketerade bidrag* måste distrikten genomföra en kvalificeringsprocess online där de samtycker till att implementera de krav som gäller ekonomi och förvaltning som anges i detta samförståndsavtal. Ett distrikt kvalificeras genom att införa dessa krav och blir således behörigt att ta del av Rotarys (RF:s) bidrag. A. Ett distrikt är ansvarigt för användningen av pengar för distriktssponsrade bidrag, oavsett vem som har kontrollen över pengarna. B. Ett distrikt är ansvarigt för ett klubbsponsrat bidrag om den sponsrande klubbens medlemskap har avslutats eller om klubben på annat sätt är oförmögen att ta ansvar för bidraget. C. Ett distrikt måste för att kunna behålla sin kvalificerade status uppfylla det här samförståndsavtalet liksom alla gällande RF-policyer. D. Kvalificeringen kan hävas eller dras tillbaka av följande orsaker: 1. Oriktig användning eller missbruk av bidragsmedlen, underlåtenhet att på lämpligt sätt ta itu med anklagelser som inkluderar, men inte begränsas till, bedrägeri, förfalskningsbrott, förfalskning av medlemskap, grov oaktsamhet, utsättande för fara för hälsa, välfärd eller säkerhet för projektmottagare, ej kvalificerade bidrag, användning av bidragsmedel för egen vinning, ej redovisade intressekonflikter, enskilda personers monopolisering av bidragspengar, förfalskning av rapporter, uttagande av överpriser, accepterande av betalningar från projektmottagare, olagliga aktiviteter, användning av bidragspengar för sådant som ej kvalificerats. 2. Vägran att kvalificera medlemsklubbarna utan tillräcklig orsak. E. Ett distrikt måste samarbeta med eventuella revisioner vad gäller ekonomi, bidrag och verksamhet. SAMMANDRAG Rotarydistrikten har avsevärd självbestämmanderätt och ansvar för distriktets administration av bidrag. Därför måste distrikten fastställa metoder som säkerställer att man uppfyller Foundations policyer, undviker oriktig användning och missbruk av bidragsmedlen och ser till att klubbarna i distriktet har den utbildning och de resurser de behöver. Dessa metoder säkerställer att sund ekonomisk förvaltning tillämpas och gör det möjligt för distrikten att behålla sin kvalificerade status. Distrikt som inte uppfyller dessa kriterier riskerar att förlora möjligheten att delta i Foundations bidragsprogram. * Inga nya paketerade bidrag kommer att beviljas efter att de nuvarande avtalen med Foundations strategiska samarbetspartner har gått ut. Eventuella hänvisningar till paketerade bidrag gäller bidrag som ännu inte har avslutats. Led ditt distrikt: Rotary Foundation-kommittén 6.2 6 Genomförande av samförståndsavtalet för distriktet KVALIFICERING AV DISTRIKT: FRÅGOR ATT FUNDERA ÖVER Hur ser er tidsplan ut för att genomföra distriktskvalificeringen online? Hur ser er tidsplan ut för att införa kraven i samförståndsavtalet? SAMFÖRSTÅNDSAVTALET – AVSNITT 2: DISTRIKTSFUNKTIONÄRERNAS UPPGIFTER Distriktsguvernören, den tillträdande distriktsguvernören och ordföranden i distriktets Rotary Foundation-kommitté har huvudansvaret för kvalificeringen av klubbarna och distriktet samt för att kontrollera att RF-bidragen används på lämpligt sätt. Distriktsfunktionärernas uppgifter inkluderar: 1. Implementering, hantering och bibehållande av distriktens och klubbarnas kvalificering 2. Att se till att alla RF-bidrag följer metoder för ekonomisk förvaltning och lämpliga metoder för hantering av bidrag 3. Att rätta sig efter, följa, driva igenom och informera rotarianerna om villkoren för distriktsbidrag, globala bidrag och paketerade bidrag 4. Att se till att alla enskilda personer som är involverade i ett bidrag genomför sina aktiviteter på ett sätt som undviker reella eller uppfattade intressekonflikter Led ditt distrikt: Rotary Foundation-kommittén 6.3 6 Genomförande av samförståndsavtalet för distriktet ÖVERSIKT/SAMMANDRAG Även om distriktsfunktionärerna kan välja att dela ut uppgifter till andra i distriktet så är det guvernören, den tillträdande guvernören och ordföranden i distriktskommittén för Rotary Foundation som är ansvariga för att uppfylla de krav som anges i samförståndsavtalet. Dessa uppgifter inkluderar att implementera policyer och rutiner för kvalificering och bidragshantering i distriktet samt att skapa ett organiserat och rationellt system för att förenkla deltagandet både för distriktet och för klubbarna. Distriktsfunktionärerna är också ansvariga för att begränsa och redovisa eventuella intressekonflikter. En intressekonflikt som inte redovisas hindrar transparens och gör Foundation och rotarianerna sårbara för potentiellt missbruk. BÄSTA PRAXIS »» »» Ange tydligt roller och uppgifter som har med kvalificeringen av distriktet att göra och dela ut uppgifter till underkommittéer efter behov. Utse tidigare distriktsguvernörer till att utföra slumpmässiga granskningar av Foundation-bidrag för att säkerställa att lämpliga metoder för ekonomisk förvaltning och hantering av bidrag tillämpas. INTRESSEKONFLIKTER Missbruk av bidragspengar inträffar ofta om en intressekonflikt föreligger. En intressekonflikt föreligger om en rotarian eller en rotarians närstående kommer att kunna dra en ekonomisk eller personlig fördel av bidragspengarna eller aktiviteterna. Ekonomiska fördelar kan bland andra vara att få bidragspengar för att man fungerar som projektledare eller som leverantör för projektet. Personliga fördelar kan bland andra vara att få befordringar, affärsreferenser eller en förbättrad social ställning. Fördelen kan vara direkt och gynna en rotarian som är involverad i bidraget. Den kan också vara indirekt och gynna någon som står rotarianen nära. Närstående personer kan vara familjemedlemmar, vänner, andra rotarianer, personliga bekanta, kollegor och affärspartners. När en intressekonflikt föreligger kan projektaktiviteterna bli lidande och framtida finansiering eller donationer kan äventyras. Undvik intressekonflikter för att skydda alla involverade. Uppfattade intressekonflikter innebär inte någon verklig fördel för någon men kan ändå påverka framtida finansiering eller donationer. Uppfattade intressekonflikter måste identifieras och redovisas för att säkerställa transparens när det gäller rotarianens involvering. En reell eller uppfattad intressekonflikt måste inte nödvändigtvis diskvalificera en rotarian från deltagande i Foundations bidragsprogram. Huruvida en rotarian är lämplig eller inte för deltagande avgörs från fall till fall när en intressekonflikt redovisas. Led ditt distrikt: Rotary Foundation-kommittén 6.4 6 Genomförande av samförståndsavtalet för distriktet DISTRIKTSFUNKTIONÄRERNAS UPPGIFTER Vilka Rotary Foundation-ledare ansvarar för distriktets kvalificering, hur kommer man att uppmuntra klubbarna att kvalificera sig och vem bör kontaktas om mer information behövs? Vem/vilka kommer att ansvara för att genomföra vart och ett av avsnitten i samförståndsavtalet? Hur kommer distriktet att säkerställa att intressekonflikter redovisas? SAMFÖRSTÅNDSAVTALET – AVSNITT 3: KVALIFICERING AV KLUBBAR Distrikten är ansvariga för att kvalificera sina klubbar. För att kvalificeras skall klubben samtycka till att införa kraven i klubbens samförståndsavtal och skicka minst en klubbmedlem till distriktets seminarium för hantering av Rotary Foundation-bidrag. A. En klubb måste kvalificeras för att kunna få RF:s globala bidrag och paketerade bidrag. Klubbkvalificering krävs däremot inte för att en klubb ska kunna få distriktsbidragspengar. B. Ett distrikt kan införa ytterligare krav för kvalificering av klubbar för att ta hänsyn till relevanta lokala lagar eller omständigheter som är specifika för distriktet. Sådana krav måste kunna uppfyllas av samtliga klubbar i distriktet. C. Ett distrikt kan tilldela distriktsbidragspengar till icke-kvalificerade klubbar i sitt distrikt eller i andra distrikt. Distriktet har emellertid ansvaret för användningen av dessa bidragspengar. Klubbar som inte kvalificerats och inte följer alla gällande RF-policyer, inklusive villkor och bestämmelser för RF:s distriktsbidrag, kan äventyra distriktets kvalificerade status. Led ditt distrikt: Rotary Foundation-kommittén 6.5 6 Genomförande av samförståndsavtalet för distriktet SAMMANDRAG Distrikten utvecklar och hanterar förfarandet med kvalificeringen av klubbarna genom att använda de resurser som tillhandahålls av Foundation, inklusive material för seminariet för hantering av bidrag. Klubbarna måste kvalificeras varje år för att kunna ansöka om Rotary Foundations globala bidrag. Distrikten bestämmer själva om deras klubbar måste kvalificeras för att kunna få distriktsbidrag. För att kunna kvalificeras måste en klubb: »» »» skicka minst en medlem till distriktets seminarium om hantering av bidrag samtycka till samförståndsavtalet för klubben genom att klubbens president och tillträdande president undertecknar detta. Distrikten kan införa ytterligare kvalificeringskrav för klubbarna. Dessa måste dock vara rimliga, uppnåeliga och rättvisa för alla klubbar. Ett distrikt kan exempelvis kräva att en klubb måste betala in alla avgifter till Rotary och distriktet i tid. Ett distrikt kan riskera att förlora sin kvalificerade status om ytterligare krav som införs avsiktligt utesluter en klubb från att kunna kvalificeras. Ytterligare krav bör inkluderas i ett tillägg till samförståndsavtalet. Distrikten har arkiv där man sparar alla dokument från klubbarnas kvalificering, inklusive närvarorapporter från seminariet om hantering av bidrag och undertecknade samförståndsavtal. Distrikten meddelar Foundation om en klubbs kvalificerade status endast om klubben ansöker om ett globalt bidrag eller om en revision görs i distriktet. Genom att godkänna en ansökan om ett globalt bidrag bekräftar ordföranden i distriktskommittén för Rotary Foundation att en klubb är kvalificerad. Handbok för seminariet om hantering av bidrag bör användas för att planera seminarierna för hantering av bidrag. Distrikten bör också främja användning av Handbok för hantering av bidrag som en resurs för klubbarna för att förbereda sig för att planera och genomföra projekt med globala bidrag. BÄSTA PRAXIS »» »» Låt distriktets Rotary Foundation-kommitté ge underkommittén för förvaltning (som även hjälper till med seminariet om hantering av bidrag) till uppgift att övervaka kvalificeringen av klubbarna. Skapa en rutin för att meddela ordföranden i distriktets Rotary Foundationkommitté när klubbarna har kvalificerats. Led ditt distrikt: Rotary Foundation-kommittén 6.6 6 Genomförande av samförståndsavtalet för distriktet KVALIFICERING AV KLUBBAR Kommer ditt distrikt att införa ytterligare kvalificeringskrav för sina klubbar? Om så är fallet, vilka krav kommer i så fall att införas? Kommer ditt distrikt att kräva att klubbarna kvalificeras för att kunna ta del av distriktsbidrag? Vilka datum föreslås av ditt distrikt för seminariet/seminarier om hantering av bidrag? Var kommer dessa att hållas? Vem kommer att hålla i dem? Vad har man för plan för att göra PR för seminarierna om hantering av bidrag bland klubbarna? Vad har ditt distrikt för plan om en klubb vill kvalificeras men inte kan delta i ett seminarium om hantering av bidrag? Led ditt distrikt: Rotary Foundation-kommittén 6.7 6 Genomförande av samförståndsavtalet för distriktet SAMFÖRSTÅNDSAVTALET – AVSNITT 4: PLAN FÖR EKONOMISK FÖRVALTNING Distrikten bör ha en skriftlig plan för ekonomisk förvaltning för konsekvent förvaltning av bidragsmedel. Denna plan för ekonomisk förvaltning måste inkludera rutiner för hur man 1. har en standarduppsättning bankkonton, inklusive ett fullständigt register över alla kvitton och utbetalningar av bidragspengar 2. fördelar bidragspengarna på lämpligt sätt 3. håller isär uppgifter vad gäller hantering av pengar 4. skapar ett inventeringssystem för utrustning och andra tillgångar som inhandlats med bidragsmedel och upprätthåller ett register över artiklar som köpts, producerats eller delats ut genom bidragsverksamheten 5. säkerställer att all bidragsverksamhet, inklusive valutaomvandling, uppfyller lokala lagar. ÖVERSIKT/SAMMANDRAG Tillsynskraven för Foundations bidragspengar sträcker sig längre än de krav som gäller de flesta privata tillgångar och företagstillgångar. Att ta fram och genomföra en plan för ekonomisk förvaltning är nödvändigt för att man ska vara säker på att bidragspengarna hanteras med tillräcklig tillsyn och förvaltas på ett lämpligt och konsekvent sätt. Planen för ekonomisk förvaltning bör inkludera detaljerade, distriktsspecifika rutiner som granskas regelbundet. BÄSTA PRAXIS »» »» »» Involvera rotarianer i distriktet som har en bakgrund inom bokföring eller revision när planen för ekonomisk förvaltning ska tas fram. Gör upp en detaljerad och lättförståelig plan för ekonomisk förvaltning så att även rotarianer utan ekonomisk bakgrund förstår hur alla rutiner fungerar. Jämför er plan för ekonomisk förvaltning med andra distrikts planer för att lära er och få tips av varandra om bästa praxis. Led ditt distrikt: Rotary Foundation-kommittén 6.8 6 Genomförande av samförståndsavtalet för distriktet SAKER ATT TÄNKA PÅ NÄR DET GÄLLER EKONOMISK FÖRVALTNING Hur kommer man att hålla reda på distriktets rutiner för godkännande och fördelning av distriktsbidragspengar och kostnader för distriktssponsrade globala bidrag? Vilket rapporteringssystem kommer ni att använda för distriktsbidragspengar som delas ut till klubbarna och distriktet? Vilken typ av system kommer distriktet att använda för att registrera intäkter och fördelning av bidragspengar? Vem är ansvarig för att registrera den här informationen? Vem kommer att övervaka den här personens arbete? Hur ofta kommer det att granskas? Led ditt distrikt: Rotary Foundation-kommittén 6.9 6 Genomförande av samförståndsavtalet för distriktet SAMFÖRSTÅNDSAVTALET – AVSNITT 5: ÅRLIG EKONOMISK BEDÖMNING Planen för ekonomisk förvaltning och implementeringen av denna skall bedömas årligen. En ekonomisk bedömning är en utvärdering av ekonomirutiner. Distriktet skall utse antingen en oberoende firma eller revisionskommittén för Rotary Foundation i distriktet att genomföra den årliga ekonomiska bedömningen. A. En ekonomisk bedömning är väsentligt mindre i omfattningen än en revision eller granskning, och inkluderar följande: 1. En bekräftelse att distriktet följt sin plan för ekonomisk förvaltning. 2. En granskning av utgifterna för distriktsbidrag och distriktssponsrade globala bidrag, samt distriktssponsrade paketerade bidrag som inkluderar: a. avstämning av ett urval utbetalningar mot stöddokument b. en granskning av den fullständiga listan över utgifter för att säkerställa att pengarna använts på ett sätt som stämmer överens med villkoren och bestämmelserna för beviljandet av bidraget c. en bekräftelse på att man begärt in flera olika offerter för alla större utgifter d. en granskning av hur fördelning av bidragspengarna går till för att säkerställa att den gått rätt till 3. Ett fastställande att man som allra minst har genomfört alla ekonomiska transaktioner och projektaktiviteter som har med bidraget att göra enligt normala affärsmetoder: a. en bekräftelse på att man uppfyllt RF:s krav på bevarande av dokument b. andra åtgärder som distriktets revisionskommitté för Rotary Foundation eller den oberoende firman anser vara nödvändiga 4. En rapport av slutsatserna av den årliga ekonomiska bedömningen, som måste ges till klubbarna i distriktet inom tre månader efter slutet av varje Rotaryår. B. Om det är distriktets revisionskommitté för Rotary Foundation som har hand om bedömningen i distriktet får kommittén inte inkludera personer som är direkt involverade i RF:s bidrag och kommittén måste uppfylla kraven i RI:s stadgar, inklusive: 1. Ha minst tre medlemmar. 2. Ha minst en medlem som är före detta guvernör eller en person med erfarenhet av revisionsarbete. Led ditt distrikt: Rotary Foundation-kommittén 6.10 6 Genomförande av samförståndsavtalet för distriktet SAMMANDRAG Distrikten måste genomföra en årlig bedömning av planen för ekonomisk förvaltning och se till att denna implementeras för att säkerställa att hanteringen av Foundations bidragspengar går rätt till. I den här bedömningen måste man granska ekonomiska transaktioner för distriktsbidrag och distriktssponsrade globala bidrag. Denna bedömning bör utföras till minsta möjliga kostnad och behöver inte vara en formell revision av distriktets bidrag. Resultatet av bedömningen måste framföras till distriktets klubbar. Distrikten kan välja att använda antingen en oberoende firma eller en granskningskommitté som består av tre medlemmar från distriktet att utföra bedömningen. Distrikt som har en etablerad revisionskommitté för sin årliga redovisning och rapport över distriktets finanser (paragraf 15.060.4 i RI:s stadgar), kan använda samma kommitté för denna årliga bedömning under förutsättning att inga intressekonflikter föreligger. BÄSTA PRAXIS »» »» »» Utse rotarianer från andra distrikt till att genomföra er ekonomiska bedömning för att spara in på den kostnad som det medför att anlita en oberoende revisionsfirma. Utbyt tjänster för den ekonomiska bedömningen med ett annat distrikt. Låt underkommittén för förvaltning ta del av och godkänna den årliga ekonomiska bedömningen och se till att den skickas ut till klubbarna. Led ditt distrikt: Rotary Foundation-kommittén 6.11 6 Genomförande av samförståndsavtalet för distriktet CHECKLISTA FÖR ÅRLIGA EKONOMISKA BEDÖMNINGAR När kommer ert distrikt att genomföra sin årliga ekonomiska bedömning? Vem kommer att genomföra bedömningen? Vem kommer att godkänna de rutiner för den årliga ekonomiska bedömningen som föreslås av den oberoende revisionsfirman eller revisionskommittén? Hur kommer resultaten av bedömningen att presenteras för klubbarna? Led ditt distrikt: Rotary Foundation-kommittén 6.12 6 Genomförande av samförståndsavtalet för distriktet CHECKLISTA FÖR UTNÄMNING AV REVISIONSKOMMITTÉ Använd utrymmet nedan för att föreslå kommittémedlemmar om ert distrikt bestämmer sig för att använda en distriktskommitté för revision. Gå sedan igenom följande frågor som hjälper er att välja ut minst tre medlemmar. Uppfyller revisionskommittén följande krav? ☐☐Medlemmarna är aktiva rotarianer i god ställning ☐☐En medlem är antingen före detta distriktsguvernör eller har erfarenhet av revisionsarbete Namn: Föreligger några intressekonflikter när det gäller de föreslagna kommittémedlemmarna? Följande rotarianer kan inte tjänstgöra i revisionskommittén eftersom det skulle innebära en intressekonflikt: ☐☐Distriktsguvernören ☐☐Ordföranden för distriktskommittén för Rotary Foundation ☐☐Distriktets skattmästare ☐☐Medlemmar i distriktets underkommitté för Rotary Foundation-bidrag ☐☐Medlemmar i distriktets underkommitté för förvaltning ☐☐Medlemmar i distriktets finanskommitté ☐☐Kontotecknare för distriktets bankkonto ☐☐Medlemmar i en bidragsprojektkommitté ☐☐Mottagare av ett Rotary Foundation-bidrag Led ditt distrikt: Rotary Foundation-kommittén 6.13 6 Genomförande av samförståndsavtalet för distriktet SAMFÖRSTÅNDSAVTALET – AVSNITT 6: KRAV GÄLLANDE BANKKONTON För att kunna få bidragspengar kommer distriktet att ha ett bankkonto som kontrolleras av distriktet och som används endast för att ta emot och betala ut bidragspengar från RF. A. Distriktets bankkonto måste 1. ha minst två rotarianer som kontotecknare från distriktet för utbetalningar 2. vara ett konto med låg ränta eller vara icke räntebärande. B. Eventuell ränta måste dokumenteras och användas till lämpliga, godkända bidragsaktiviteter eller betalas tillbaka till RF. C. Ett separat konto måste öppnas för varje distriktssponsrat bidrag och namnet på kontot ska tydligt upplysa om att det används för bidragspengar. D. Bidragspengarna får inte sättas in på investeringskonton, inklusive, men inte begränsat till, aktiefonder, bankcertifikat, obligationer och aktier. E. Kontoutdrag måste sparas som bevis på mottagande och användning av RF:s bidragsmedel. F. Distriktet måste ha en skriftlig plan för överföring av uppsikten över bankkonton om ledare skulle bytas ut. SAMMANDRAG Distrikten måste ha ett bankkonto med låg ränta eller ett icke räntebärande konto som kontrolleras av distriktet för att kunna ta emot bidragspengar från Foundation. Ett separat konto bör finnas för varje påbörjat distriktssponsrat bidrag, som används enbart för att ta emot och dela ut bidragspengar. Genom att öppna ett separat konto för bidragspengar är det lättare för distriktet att hålla reda på och bokföra allt som har med bidragspengar att göra. Dessutom måste distrikten ha en plan för efterträdare för kontotecknare för att se till att information och dokument överförs så smidigt som möjligt när dessa byts ut. Led ditt distrikt: Rotary Foundation-kommittén 6.14 6 Genomförande av samförståndsavtalet för distriktet BÄSTA PRAXIS »» »» »» »» »» Om betalningar görs elektroniskt av en person måste en papperskopia på betalningen sparas som visar att betalningen har godkänts av bägge kontotecknarna. Om distriktet måste använda ett befintligt konto på grund av att lokala lagar förbjuder att ett separat bidragskonto öppnas måste man se till att man håller ordentlig koll på bidragspengarna. Man bör endast ansöka om bidragspengar från Foundation när ett projekt är klart för genomförande så att pengarna inte blir sittande på ett bankkonto utan att användas. Använd ett checkkonto som registrerar vart utbetalningar går och dokumenterar transaktioner på kontoutdrag. Betalningar bör göras direkt till leverantören och man måste alltid be om kvitton och spara dessa. Led ditt distrikt: Rotary Foundation-kommittén 6.15 6 Genomförande av samförståndsavtalet för distriktet CHECKLISTA FÖR KRAV GÄLLANDE BANKKONTON Vilka kommer att vara kontotecknare för bankkontot? Tillåter er bank att distriktet öppnar flera konton? Tillåter ert lands lagar att ett separat konto öppnas för varje bidrag? Vad kommer ditt distrikt att göra för att se till att bidragspengarna inte blandas ihop? Vem kommer att ansvara för att föra bok och exempelvis hålla reda på kontoutdrag och annullerade checkar? Vad har ditt distrikt för policy när det gäller att välja ut kontotecknare? Vilka är kontotecknare för närvarande? Vem är huvudsaklig kontotecknare? Är kontotecknarnas uppdrag tidsbegränsat? Om så är fallet, hur bestämmer ni hur länge de ska ha det här uppdraget? Hur gör ditt distrikt för närvarande när kontotecknare ska bytas ut? Hur gör banken för att byta ut eller ta bort kontotecknare? Kommer ditt distrikt eller din klubb att behöva ta fram en rutin – eller ändra den man har för närvarande – för överföring av uppsikten över bankkonton? Om så är fallet, vad kommer ni att ändra på? Led ditt distrikt: Rotary Foundation-kommittén 6.16 6 Genomförande av samförståndsavtalet för distriktet SAMFÖRSTÅNDSAVTALET – AVSNITT 7: RAPPORTERING OM ANVÄNDNING AV BIDRAGSPENGAR Bidragsrapportering är en viktig aspekt när det gäller hantering och förvaltning av bidrag. Distrikten skall införa ett system för bidragsrapportering. A. Distrikten måste rapportera till sina medlemsklubbar om användningen av alla DDF-medel genom att 1. Årligen tillhandahålla en rapport vid ett distriktsmöte som samtliga klubbar är inbjudna till eller har rätt att delta i. Denna rapport ska inkludera en specifikation av utgifter för varje projekt som har fått bidragspengar samt namn på de distrikt, klubbar och enskilda personer som fått bidragspengar. 2. inkludera ekonomisk information om sådana bidrag i guvernörens sista månadsmeddelande. B. distrikten måste uppfylla samtliga av RF:s krav som gäller bidragsrapportering. ÖVERSIKT/SAMMANDRAG Distrikten måste rapportera till sina klubbar hur deras DDF-medel används varje år. Detta inkluderar DDF-medel som används för distriktsbidrag och globala bidrag, PolioPlus och Rotarys fredscenter. Rapporteringen om användningen av DDF-medel leder till större transparens och ansvar mellan distriktet och dess klubbar. Det här uppmanar också till att hela distriktet får information om bidragsverksamhet och gör det möjligt för Foundation att minska sina rapporteringskrav för distriktsbidrag. Distrikten måste också uppfylla Foundations rapporteringskrav för distriktsbidrag och distriktssponsrade globala bidrag. Distrikten måste skicka in lägesrapporter var 12:e månad från och med att ett bidrag betalas ut tills att slutrapporten har godkänts. De måste också skicka in en slutrapport inom två månader från och med att ett bidragsprojekt har avslutats. Om rapporteringen om bidragen uteblir kan det leda till att ett distrikt och dess klubbar inte längre kan ta del av Rotary Foundations bidrag. Observera: Ditt distrikt måste inte genomföra den årliga ekonomiska bedömningen innan det rapporterar till klubbarna hur DDF-medlen fördelats och använts. BÄSTA PRAXIS »» »» »» Se till att få in detaljerade rapporter från klubbarna om användningen av distriktsbidragspengar. Använd ett arbetsblad för att hålla koll på fördelningen av DDF-medel under hela året. Låt underkommittén för ekonomisk förvaltning regelbundet kontrollera status för påbörjade bidrag för att hålla koll på deadlines för rapportering. Led ditt distrikt: Rotary Foundation-kommittén 6.17 6 Genomförande av samförståndsavtalet för distriktet RAPPORTERING OM ANVÄNDNING AV BIDRAGSPENGAR: FRÅGOR ATT FUNDERA ÖVER Vem i distriktet kommer att hålla reda på användningen av DDF-medel under hela året? Hur kommer distriktet att uppmuntra klubbarna att skicka in rapporter i tid? SAMFÖRSTÅNDSAVTALET – AVSNITT 8: BEVARANDE AV DOKUMENT Distrikten skall skapa och upprätthålla lämpliga system för bokföring för att bevara viktiga dokument som har med kvalificering och RF-bidrag att göra. Att bevara dessa dokument stödjer transparens vad gäller bidragshantering och underlättar vid förberedelser för revisioner eller ekonomiska bedömningar. A. Dokument som måste sparas inkluderar, men är inte begränsade till följande: 1. Bankinformation, inklusive kopior på gamla kontoutdrag. 2. Dokument för kvalificering av klubbar, inklusive: a. undertecknade samförståndsavtal för klubbarna b. närvarosiffror för klubbarna för seminariet för bidragshantering. 3. Information som berör distriktsbidrag, distriktssponsrade globala bidrag samt distriktssponsrade paketerade bidrag, inklusive: a. information som samlats in från klubbar och enheter som får distriktsbidragspengar b. kvitton och fakturor för alla inköp som gjorts med bidragspengar. 4. Dokument som berör planer och rutiner, inklusive: a. plan för ekonomisk förvaltning b. system för bevarande av dokument och arkiv c. plan för vem som ska ta över uppdraget som kontotecknare och ansvaret för bevarande av information och dokument vid behov d. system för att hålla reda på rapporter om oriktig användning eller missbruk av bidragsmedlen. 5. En årlig rapport från den ekonomiska bedömningen och användning av bidragspengar. B. Ett distrikts handlingar måste vara tillgängliga för alla rotarianer i distriktet. C. Alla dokument måste sparas i minst fem år eller längre om så krävs av lokala lagar. Led ditt distrikt: Rotary Foundation-kommittén 6.18 6 Genomförande av samförståndsavtalet för distriktet SAMMANDRAG Distrikten måste skapa ett system för bevarande av dokument för alla dokument som har med kvalificeringen och Rotary Foundations bidrag att göra. Systemet kan vara en kombination av elektroniska och fysiska filer, beroende på vad som passar distriktet bäst. Dokument som måste bevaras inkluderar kontoutdrag, kvitton, material som berör kvalificering av klubbar samt rutiner som har med samförståndsavtalet att göra. Att bevara dokument gör det enklare för distrikten att följa lokala lagar, säkerställa transparens och vara bättre förberedda för bidragsrapportering, revisioner och ekonomiska bedömningar. Genom att spara dessa dokument kan distriktet snabbt svara på förfrågningar från Foundation eller rotarianer i distriktet. Vissa dokument bör sparas i original, som till exempel kontrakt, juridiska avtal och dokument som undertecknats. Sådana dokument som är i elektroniskt format från början kan sparas elektroniskt. Om du är osäker på om du bör spara ett dokument eller inte är det alltid bättre att spara det. Distrikten har flera alternativ för att inrätta ett system för bevarande av dokument. Ett enkelt fysiskt arkiv skulle exempelvis kunna inkludera tre pärmar: en för kvalificering, en för distriktssponsrade globala bidrag och en för distriktsbidrag. Om ditt distrikt har flera bidrag kanske ni vill förvara filerna i ett arkivskåp eller på en dator med elektroniska filer. I varje filmapp kan distriktet skapa undermappar för varje enskilt bidragsnummer, klubbkvalificering eller kvalificeringsår. Bidragsrelaterade dokument som sparas i systemet för onlineansökan, som bidragsansökningar och rapporter, behöver inte sparas i distriktets system för bevarande av dokument. BÄSTA PRAXIS »» »» »» »» »» Förvara alla fysiska filer på en och samma plats. Skapa elektroniska kopior så att man enkelt kan skicka dessa som e-post eller göra dem åtkomliga genom ett delat nätverk. Säkerhetskopiera elektroniska filer regelbundet på en CD, ett USB-minne eller en säker webbplats. Spara extra kopior och original på olika platser. Använd ett företag som erbjuder gratistjänster för onlineförvaring så att dokument kan överföras och kommas åt från andra platser så att flera personer kan redigera dem. Systemet för bevarande av dokument måste inte vara komplicerat. Använd det system som fungerar bäst för ditt distrikt. Anpassa arkivlistexemplen för bevarande av dokument och låt dina klubbar ta del av dina versioner för att göra det enklare för dem att genomföra kraven för bevarande av dokument. Led ditt distrikt: Rotary Foundation-kommittén 6.19 6 Genomförande av samförståndsavtalet för distriktet Använd arkivlistexemplet för bevarande av dokument i kapitel 3 för hjälp med att skapa ett system för bevarande av dokument för ditt distrikt. Systemet för dokumentförvaring kommer att variera beroende på vilka typer av bidrag ditt distrikt hanterar och därför kan man behöva lägga till eller ta bort mappar efter behov. SAKER ATT TÄNKA PÅ NÄR DET GÄLLER SYSTEM FÖR BEVARANDE AV DOKUMENT Vilken typ av system kommer ni att ha – ett fysiskt, elektroniskt eller kombinerat system? Vilka kommer att ha tillgång till systemet för bevarande av dokument? Hur kommer ni att katalogisera vad som finns i systemet för bevarande av dokument? SAMFÖRSTÅNDSAVTALET – AVSNITT 9: METOD FÖR RAPPORTERING OM OCH HANTERING AV MISSBRUK AV BIDRAGSMEDEL Kvalificeringsprocessen kräver att distrikten håller reda på, undersöker och löser rapporterade problem med oriktig användning eller missbruk av bidragsmedel. Genom att se till att man har en plan innan eventuella anklagelser om oriktig användning görs, kan distriktet vara konsekventa med sina rutiner och skapa en miljö som inte tolererar oriktig användning av bidragspengar. A. Distrikten måste skapa ett system för att underlätta och hålla reda på rapporter om oriktig användning och/eller missbruk av bidragsmedel. B. Distrikten måste omedelbart undersöka rapporter om oriktig användning eller missbruk av bidragspengar. C. Distrikten måste rapportera eventuell potentiell eller bevisad oriktig användning eller missbruk av bidragspengar till RF. Led ditt distrikt: Rotary Foundation-kommittén 6.20 6 Genomförande av samförståndsavtalet för distriktet SAMMANDRAG Distrikten måste aktivt arbeta för att förebygga oriktig användning och missbruk av bidragsmedlen och undersöka eventuella anklagelser. Ett system för att hålla reda på rapporter om oriktig användning eller missbruk av bidragsmedlen hjälper distrikten att svara snabbt och rättvist på dessa. Detta system kan vara något så enkelt som att ha en e-postadress som används för att ta emot rapporter om missbruk av bidragsmedel och ett elektroniskt arbetsblad att använda när man undersöker dessa rapporter. Distrikten bör skapa riktlinjer för att undersökningarna ska gå konsekvent och rättvist till. Eftersom varje situation är unik kan man emellertid behöva justera rutiner allt eftersom en undersökning pågår. Alla rapporter om oriktig användning eller missbruk av bidragsmedel, vare sig det är ett potentiellt eller bevisat fall, måste rapporteras till Rotary Foundation. Foundation kommer att arbeta med distriktet för att se till att problemet löses på lämpligt sätt. Granska regelbundet bidragsprojekten i distriktet för att förebygga missbruksfall. Dokumentera bästa praxis som kan delas med andra projektsponsorer och ge feedback till de som utsätts för revision. Registrera alla undersökningar i detalj för att säkerställa transparens och se till att undersökningens resultat backas upp av bevis. Dessutom hjälper den information som distriktet samlat in Foundation att genomföra en undersökning och lösa eventuella problem. BÄSTA PRAXIS Utse en person som rotarianerna kan diskutera problem med missbruk av bidragspengar med. Registrera följande information när det gäller eventuella anklagelser: »» »» »» »» »» »» Bidragsnummer och information Projektbeskrivning Föremål för undersökningen och distrikt/klubb som denna person tillhör En sammanfattning av missbruksrapporten Åtgärder som vidtagits med relevanta datum Steg som följer i undersökningen Om missbruk rapporteras ska utbetalningar stoppas tills rapporten har undersöks. Godkänn inte nya bidragsansökningar för någon som är inblandad i det rapporterade missbruket förrän situationen har lösts. Led ditt distrikt: Rotary Foundation-kommittén 6.21 6 Genomförande av samförståndsavtalet för distriktet METOD FÖR RAPPORTERING OM OCH HANTERING AV MISSBRUK AV BIDRAGSMEDEL Vem i distriktet bör ta emot rapporterna om missbruk av bidragsmedel? Hur kommer man att hålla reda på rapporterna? Vilka åtgärder kommer distriktet att vidta för att avgöra om missbruksrapporten är befogad? Vem kommer att vara ansvarig för att undersöka missbruksrapporter? Vilka rutiner kommer distriktet att använda för att genomföra undersökningen? Led ditt distrikt: Rotary Foundation-kommittén 6.22
© Copyright 2025