Minnesanteckningar från samverkansmöte 2015-05-21 Närvarande representanter från: HRF, Hörselskadades Distrikt i Stockholms län, Rådet för text- och tolkfrågor FHDBF, Föreningen för Hörselskadade och Döva Barn med Föräldrar DHB Östra, Riksförbundet för döva, hörselskadade barn och barn som har språkstörning SDUR, Stockholms Dövas Ungdomsråd VIS, Vuxendöva i Sverige, Stockholm SDF, FSDB och verksamhetschef Anna-Lena Christensson Österberg var inte närvarande. Kjerstin Greve-Löberg, avtalshandläggare inom Hälso- och sjukvårdsförvaltningen, Stockholms läns landsting, deltog. §1 Inledning och presentation Tolkcentralen (TC) hälsade alla välkomna till årets andra samverkansmöte. §2 Föregående minnesanteckningar Synpunkt från VIS Stockholm: Indikatorundersökningen blir missvisande eftersom svaren bara avser det senaste tolkuppdraget i den avsedda perioden. Det är också en för kort period att undersökningen bara gäller uppdrag som varit under oktober månad. Kjerstin GreveLöberg tar med sig detta. §3 Verksamhetsuppföljning, statistik En genomgång gjordes av statistik från januari till och med april 2015, med jämförande siffror från 2014. Även fördelningen av tolkbristen dag- respektive kvällstid, från januari till och med april 2015, presenterades. De aktuella siffrorna bifogas. FHDBF: Är det någon tolkbrist på beredskapsuppdrag? Det är ingen tolkbrist på beredskapsuppdrag. Däremot har det hänt att mottagningar har nekat till att boka akuttolk, som Tolkcentralen i efterhand fått information om. Tolkcentralen tar då kontakt med aktuell akutmottagning för att lämna information. §4 Aktuell information Tidigare har det krävts en motivering för att kunna önska en speciell tolk, detta är för att TC ska få kringgå den upphandlade rangordningen. Numera är det bara för teckenspråkstolkning som denna motivering behövs, det gäller fram tills det nya avtalet träder i kraft. Uppdragstyper av olika slag kan ligga till grund för att Tolkcentralen kan göra avsteg från rangordningen. Dessa avsteg ska alltid dokumenteras i bokningssystemet: Integritet Gäller vid hälso- och sjukvård eller sociala ärenden Särskild kompetens Avser vissa tolkuppdrag där en specifik kompetens och kontinuitet krävs Specifika behov Gäller tolkanvändare som har särskilda behov (t ex en funktionsnedsättning) och önskar en specifik tolk med rätt kompetens Oåterkalleliga tolkuppdrag T ex dop, bröllop och begravning Högt prioriterade och akuta tolkkuppdrag Läkarbesök eller arbetsmöte etc. av akut karaktär 1 Personer med dövblindhet kan önska tolk utan att utan att någon motivering krävs. Tolkcentralen dokumenterar på de uppdragen att avsteg från rangordningen har gjorts. Sedan november 2014, då det nya avtalet gällande tolkning för vuxendöva trädde i kraft, kan personer med vuxendövhet och hörselnedsättning önska tolk utan att behöva ange skäl till önskemålet. Dock måste tolkönskemålen alltid inkomma vid beställningstillfället. Kostnaden för sent avbokade tolkuppdrag ifjol var strax under tre miljoner. Med sena avbokningar avses avbokningar inom 24 timmar från att uppdraget skulle ha utförts. Det gäller även uppdrag som har blivit avbokade på plats. För dessa uppdrag får tolkbolagen ersättning. Det har hänt vid flera tillfällen att en mottagning som bokat tolk en viss tid har bokats av av tolkanvändaren eller mottagningen utan att mottagningen meddelat Tolkcentralen. Tolken kommer till mottagningen som säger till tolken att den döva inte dykt upp. Informationen om hur det gått till har visat sig när TC skickat ut påminnelsebrev till tolkanvändarna. Det har från representanterna i samverkansgruppen framförts önskemål om att man inte ska skicka någon påminnelse till tolkanvändarna när det inte är de själva som har bokat tolkuppdraget. TC tog till sig denna synpunkt och slutade att skicka breven. Att TC slutat att skicka ut dessa har dock resulterat i att TC inte längre får reda på sådant som att mottagningarna missat att avboka och skyller på tolkanvändarna. När TC började skicka ut påminnelser i november 2013, medförde det att de sena avbokningarna minskade drastiskt. Sedan TC slutat att skicka ut påminnelsebreven så har de sena avbokningarna ökat med hela 14,5%. TC har därför nu gjort en omformulering av påminnelsebrevet, så att påminnelserna ska kunna användas igen. Mötesdeltagarna fick titta på påminnelsebrevet och ge feedback. En synpunkt inkom, denna ska åtgärdas. Därefter kommer de nya påminnelsebreven att användas. Det finns tolkcentraler i landet som använder sig av sms-påminnelser som ett komplement till tolkbekräftelser. Dessa skickas till den som bokat tolk eller till tolkanvändaren. TC ser över om det kan vara möjligt att börja använda sig av sms-påminnelser. Det finns en kö för olika förändringar som ska göras i TCs bokningsprogram. Eftersom TC har en budget att följa så behöver man göra en prioritering mellan förändringarna. Det kan bli möjligt först nästa år att utveckla funktionen med sms-påminnelser. DHB Östra har tidigare pratat med TC om att det är problematiskt när DHB bokar tolk till aktiviteter där det sedan visat sig att ingen som behöver tolk dyker upp. Det kan vara svårt som förälder att avgöra i förväg om barnet kommer att behöva tolk eller inte. I många fall kan det visa sig först på plats att det är en så pass lugn miljö att barnet hör och klarar sig bra utan tolk. DHB Östra försöker numera att vara ännu tydligare i sina kallelser med att man måste meddela om man önskar tolk. De kontaktar också föräldrarna och beskriver miljön, så att föräldrarna kan bedöma om de tror att tolkning kommer att behövas. TC har uppmärksammats på att det under en period har varit svårt att komma fram när man ringer till TCs texttelefon. Den senaste tiden har TC haft personalbrist p g a sjukdom. Det kan hända att alla som arbetar med att ta emot beställningar sitter upptagna i telefonen när det ringer, så att ingen har möjlighet att svara. §5 Intresseorganisationernas frågor Inga frågor hade inkommit i förväg. VIS Stockholm: I kallelsen till samverkansmötet står det att intresseorganisationernas frågor ska mailas senast 14 dagar före samverkansmötet. Går det att inkomma senare med frågorna? Det är bäst om man har möjlighet att maila frågorna i tid eftersom TC då med säkerhet hinner 2 titta på dem. Om man emellertid kommer på någon fråga senare så ska man skicka den, då gör TC vad som går för att hinna ta med den frågan. SDUR: Är det en stor risk att tolkanvändaren inte får någon tolk om man bokar tolk med kort varsel och uppdraget ska vara en bit utanför centrum? Är det sannolikt att tolkbolagen tackar ja till det uppdraget, eller förlorar de på ett sådant uppdrag? Att beställningen kommer med kort varsel är en risk för att inte få tolk. Tolkbolagen får restidsersättning som är baserad på SL:s zonindelning, därmed ska man inte förlora på att utföra ett kort tolkuppdrag som kräver en längre resa. Bristerna behöver analyseras för att man ska kunna se om det finns något mönster i att det är svårt att ordna tolk till sådana uppdrag. Det behöver då även tas i beräkning om tolkbeställningarna har inkommit i god tid eller med kort framförhållning. §6 Övrigt I år är det bara tre samverkansmöten. Det har tidigare varit fyra möten per år, men det har beslutats i samråd med samverkansmötets representanter att denna nya modell ska testas. Därmed blir det bara ett möte under hösten. TC tackade alla som deltagit i samverkansmötet och passade på att önska en riktigt skön sommar. Alla hälsades välkomna till nästa möte, som blir den 15 oktober kl 13.30–15.30. Vid protokollet: Linda Lehrmark Bilagor: Statistik för perioden januari-april 2015, med jämförande siffror från 2014 Tolkbrist dag- respektive kvällstid för perioden januari-april 2015 3