1. No category

hypernet® Direkt
Användarmanual för Personal
Version 1.0
Innehållsförteckning
Inloggning för Personal ........................................................................................................................ 3
Status .................................................................................................................................. 3
Här och Nu ......................................................................................................................... 4
Hitta Barn ............................................................................................................................ 4
Vem är Var .......................................................................................................................... 4
Information om Barn .......................................................................................................... 4
Avtal ................................................................................................................................ 5
Kommunikation ................................................................................................................... 5
Diverse ................................................................................................................................ 6
Listor ................................................................................................................................... 7
Infotavla .............................................................................................................................................. 10
Inloggning för Personal via App ......................................................................................................... 12
Logga In i App ................................................................................................................... 12
Status via App ................................................................................................................... 12
Här och Nu via App .......................................................................................................... 13
Vem är Var via App ........................................................................................................... 13
Nyheter via App ................................................................................................................ 13
Mer via App ...................................................................................................................... 14
www.ist.com
Inloggning för Personal
Syftet med hypernet® Direkt är att personalen ska få mer tid över till barnen. Detta genom
att ha ett verktyg som underlättar administrationen och ger bättre överblick över var barnen
är och visa aktuell information om barnen. Personalen har, likt administratörer, tillgång till
hypernet® Direkt via tre olika inloggningar:
• Infotavlan
• Personalinloggning
• Personalapp
Vid uppsättning av hypernet® Direkt anger en administratör vilken personal som ska få
tillgång till systemet. Som personal har man tillgång till följande flikar i menyn:
• Status
• Här och Nu
• Hitta barn
• Vem är var
• Kommunikation
• Diverse
Status
Under fliken Status kan personalen, precis som på infotavlan, anmäla barnens status via sin
personalinloggning. Via ikoner och tydliga färgmarkeringar kan personalen få en överblick över
var barnen är och vilka avtal som måste följas upp inom den närmaste tiden. Det är möjligt att
hantera ett barn i taget eller flera barn samtidigt, exempelvis via knappen Genomför för hela
gruppen.
Personalen kan välja om alla grupper ska visas tillsammans eller om det ska visas uppdelat per
grupp/avdelning. Detta görs genom att klicka på länkarna till grupperna. När vald avdelning
visas blir det också en tydlig överblick över vart barnen är, vilka som har kommit, vilka som
inte har kommit, när barnen ska gå hem etcetera.
Under fliken Status återfinns vallistan Kommit där personalen väljer vad som ska registreras
på det valda barnet eller barnen, om flera stycken har markerats. Barnen kan registreras med
status Kommit, Gått hem, Frånvaro, Lov/Ledighet. Om registreringen sker från ett fritidshem
finns även valet Skola, för att till exempelvis kunna visa att barn från morgonfritids har gått
till skolan.
www.ist.com
3
De olika avtal som kan registreras på ett barn styr om en viss status ska anges på barnet dagen
för avtalet. Under fliken Status kan personalen nå ikonen Skapa ett avtal och redigera och
registrera ett nytt avtal för önskat barn.
Här och Nu
Under fliken Här och nu får personalen en överblick över vilka barn som är på plats vid det
aktuella tilfället och vilka avtal som gäller för dessa barn. Ett barn kan ha flera avtal på en dag.
Exempel på avtal som kan vara registrerade på ett barn är:
• Barnet ska iväg på en gitarrkurs och därefter komma tillbaka.
• Barnet behöver ta någon form av medicin.
• Barnet ska gå hem.
Via ikoner och färgmarkeringar får personalen en snabb överblick av barnens kommande och
pågående avtal. Till exempel markeras barn med röd färg i displayen om de har avtal inom
den närmaste halvtimmen.
Det är möjligt att göra urval på tider, där färgmarkeringar visar vilka rader som snabbt behöver
följas upp, exempelvis vilka avtal som gäller närmaste halvtimmen, vilka avtal som gäller
närmaste timmen, vilka avtal som gäller resten av dagen etcetera. Det som presenteras i fliken
Här och nu går att avgränsa till att visas per avdelning eller per enhet.
Hitta Barn
Via menyvalet Hitta barn kan personalen leta fram barn via en specifik grupp/avdelning. Det
finns även översikter av barnen per tidsblock.
Vem är Var
Via menyvalet Vem är var, kan personalen få en överblick över var barnen på en avdelning/
enhet befinner sig, om de är registrerade som Kommit eller Gått hem. Är tjänsten för
platsregistrering aktiverad och personalen har registrerat aktiva platser kan även dessa platser
användas för att ge en mer detaljerad överblick om var barnen befinner sig. Till exempel
om barnen är i Läxcafét, Idrottshallen eller Skogen. Tillsammans med namnet på de olika
platserna visas även en summering av hur många barn som befinner sig på respektive plats.
Information om Barn
Via flikarna Här och nu, Hitta barn eller Vem är var kan personalen nå barnets avtal genom
att klicka på ikonen för avtal på barnets rad. Då visas en dialog med avtalet och personalen
kan välja att redigare ett befintligt avtal eller skapa ett nytt avtal. Väljer personalen att klicka
www.ist.com
4
på namnet på barnet visas information kopplat till barnet uppdelat på flera olika flikar, till
exempel Uppgifter, Avtal, Kontaktpersoner. Informationen under dessa flikar är till viss del
motsvarande uppgifter som vårdnadshavaren kan hantera när de är inloggade i systemet som
vårdnadshavare. Genom att personalen kan nå dessa flikar kan de hjälpa vårdnadshavare att
registrera uppgifter om barnet om de av någon anledning själva inte har möjlighet till detta.
Avtal
Ett barn kan ha ett eller flera avtal. Registrering av avtal sker vanligen av vårdnadshavarna
till ett barn men även personal kan skapa en registrering om det behövs. Exempelvis om
vårdnadshavarna ringer in och ber om registrering av ett avtal.
Avtalen kan vara av formen Engångsavtal. Ett engångsavtal försvinner när den registrerade
tiden för det har passerats. Ett engångsavtal kan även vara en påminnelse, exempelvis; Glöm
inte skicka med regnkläderna med mormor och morfar.
För att andra kontaktpersoner till barnet ska få samma avtalsmöjligheter som vårdnadshavarna
kan vårdnadshavarna ange de rättigheterna själva när de loggat in i systemet.
Kommunikation
Via menyvalet Kommunikation kan administratörer och personal enkelt skapa en
kommunikation till vårdnadshavarna. Kommunikationen kan ske via följande medier:
meddelande, SMS, galleriet eller via anslagstavlan.
• Meddelande
Meddelanden kan skapas till vårdnadshavare inom enheten eller avdelningen. Meddelandet
är synligt via inloggning i systemet för vårdnadshavaren. Precis som vid vanlig e-post anges
mottagare, ämne och meddelande. Det är även möjligt att bifoga filer. Allra först efter
inloggning visas en lista på senaste inkomna meddelanden.
• Gå-hem-meddelande
Vid hämtning av barn kan särskilda Gå-hem-meddelanden skapas till vårdnadshavare. Detta
för att personalen vid hämtning ska kunna förmedla viss information till vårdnadshavare,
eller annan kontaktperson som hämtar barnet. Meddelanden kan exempelvis vara
påminnelser som gäller för det specifika barnet, likt Glöm ej att ta med blöjor i morgon. Det
kan även vara information som är riktad till flera barns vårdnadshavare, likt Glöm ej att ta
med fika till utflykten i morgon.
• SMS
Via SMS kan administratörer och personal skicka SMS till en eller flera vårdnadshavare. Om
en person är rödmarkerad i listan innebär det att den saknar mobilnummer, vilket innebär
att personen inte kommer att få något meddelande. Priset som visas är totalkostnaden för
utskick av det aktuella SMS:et.
www.ist.com
5
• Information
Här visas den information som just nu visas eller har visats via anslagstavlan som
nyheter eller post-it-lappar. Det går även att se gamla nyheter, som inte längre är kvar på
anslagstavlan. Från denna vy kan administratörer och personal lägga till nya nyheter eller
notiser som kommer att visas på anslagstavlan.
• Galleri
I Galleriet visas bilder från enheten. Det viktigt att informera vårdnadshavarna om
hantering av bilderna i denna funktion. Bilderna är begränsade till en storlek på 5MB per
bild.
1.
Välj Skapa nytt galleri
2.
Ange Rubrik
3.
Välj bilder och sök upp de bilder som ska publiceras
4.
Välj Öppna för att ladda upp valda bilder.
5.
Välj Spara
• Anslagstavlan
Vyn Anslagstavlan är tillgänglig för så väl personal som för vårdnadshavare. På anslagstavlan
visas de senaste nyheterna eller notiserna via post-it. De nyaste bilderna rullar i ett bildspel i
Galleriet.
Diverse
Via fliken Diverse kan personalen registrera aktiviteter och lägga upp platser.
Platser
Registrering av olika platser som enheten/avdelningen kan befinna sig på, ger både personal
och vårdnadshavare en lättåtkomlig överblick av var barnen befinner sig. Exempelvis om
barnen är i Läxcafét, Idrottshallen eller Skogen. Det är även möjligt att definiera tider för
när dessa platser är öppna samt att det är möjligt att ange vilken personal som är med på just
denna plats.
Används denna tjänst kan vårdnadshavare se informationen om vart barnet befinner sig i både
systemet och appen. Befinner sig barnet på utflykt kan vårdnadshavaren därför hämta barnet
direkt från utflyktsplatsen.
Aktiviteter
I menyvalet Aktiviteter administreras de aktiviteter som finns registrerade eller ska registreras
på enheten.
1.
Välj Aktiviteter
2.
Välj Skapa ny aktivitet
www.ist.com
6
3.
Välj Registrera – Stängt om man önskar att vänta med göra aktiviteten publik eller om
man själv ska välja vilka barn som ska få delta.
4.
Välj Spara och välj sedan deltagare.
5.
Lägg till barn, om personalen ska styra vilka barn som ska få tillgång till aktiviteten.
• Välj grön bock för att registrera ett barn.
• Välj rött kryss om beslutet är att barnet inte behöver registrera sig.
• Välj vilka barn från vilka avdelningar och grupper som kan registrera sig
6.
Välj Spara
Elevöverblick och registrering
• Aktiviteterna visas i kalendern på anslagstavlan samt på infotavlan och är synliga för både
vårdnadshavare och personal.
• När barnens vårdnadshavare är inloggade kan de se aktiviteterna och i kalendern se vilka
som är registrerade. Vårdnadshavaren kan även registrera barnet på en aktivitet, förutsatt att
barnet är upplagd till att kunna bli registrerad på aktiviteten.
• I menyvalet Aktiviteter visas alla aktiviteter samlade, både registrerade och oregistrerade.
Stängda aktiviteter kan endast registreras via kontakt med personalen.
• Det är endast personalen som kan avregistrera en aktivitet.
Listor
Ikonen Lista är tillgänglig för både inloggad personal och administratörer. I vyn finns ett antal
listor/rapporter som är viktiga för verksamheten. För att kunna ta fram listorna krävs att
Adobe Acrobat Reader är installerat.
Adresslistor
• Adresslistor
Klassisk adresslista med adresser, telefonnummer samt e-postadresser.
• Bildlistor
Lista på de bilder som finns av barnen på en avdelning. Detta är samma bilder som visas
under fliken Uppgifter samt Anslagstavla.
• Adressetiketter
Etiketter med barnets adresser. Urval per avdelning.
• Namnetiketter
Etiketter med barnets namn, till exempel till att hänga på klädkrokar. Urval per avdelning.
www.ist.com
7
• Barnets uppgifter
Adressuppgifter och kontaktuppgifter som finns registrerat på varje barn. Urval per
avdelning.
Statistik
• Barnhistorik
Uppdelat per avdelning eller per barn. Urval görs för en period.
• Närvarohistorik
Urval görs för avdelning, period, och tid. Resultatet visar barn och antal dagar per avdelning.
• Beläggningsgrad
• Beläggningsgrad för lov
• Överträdelse av tidsbegränsade tidsblock
Urval görs på period för hela enheten, Resultatet visas per avdelning och barn, Datum,
registrerad tid och faktiskt tid.
Brandlista
En brandlista visar vilka barn som är närvarande just nu.
Avtal
• Här och nu
Urval kan göras på den närmsta 0,5 h, närmaste 1 h, närmaste 1,5 h eller resten av dagen.
• Dagens avtal Kronologiskt
• Dagens avtal, Gruppvis
• Ej närvarande
Visar vilka avtal som inte är uppfyllda, det vill säga vilka barn som inte har kommit vid
planerad tid.
Aktiviteter
Listan Välj aktiviteter visar vilka barn som är anmälda till en aktivitet. Urval görs via de
aktiviteter som är registrerade i systemet.
Tidsblock
Listan Välj tidsblock - Visa tidsblock från urval, till exempel vilka som är registrerade på
tidsblocket för morgonen.
Lov
• Registrerade barn för lov
Urval görs på registrerade lovdagar.
www.ist.com
8
• Övergripande återkoppling
Listan visar hur många barn per avdelning som har anmält lovdagar och hur många som ej
anmält några lovdagar. Visas i listan med uppdelning på ja/nej.
• Beläggning
Urval görs på registrerade lovdagar. Resultatet visar tider för alla barn för vald lovdag/
lovdagar.
• Individuell återkoppling
Urval görs på registrerade lovdagar.
• Saknar återkopplingar
Urval görs på registrerade lovdagar.
Medgivande
I listan Välj medgivande görs urvalet på registrerade medgivande. Resultatet visas för hela
enheten, uppdelat på avdelning och barn.
www.ist.com
9
Infotavla
Infotavlan är en skärm som är uppsatt som tjänst i till exempelvis hallen där barnen själva,
vårdnadshavare eller personal primärt kan registrera barnen och se deras status. Det finns även
möjlighet att se enhetens/avdelningens anslagstavla som innehåller nyheter och notiser som
riktar sig till vårdnadshavarna.
Klasser/Grupper
På infotavlans ena flik visas en översikt över de avdelningar som finns på enheten.
1.
Välj avdelning
2.
Välj barn (det går även att ange flera)
3.
Ange Var är jag
• Kommit
• Hem
• Hem till
• Till aktivitet
• Ange lämning (endast barnomsorg)
• Se sovtider (endast barnomsorg)
• Dagens avtal
När detta är klart visas en snabb summering om vilket val som är gjort. Denna information
försvinner automatiskt. När vald avdelning visas blir det också en tydlig överblick över var
barnen är, vilka som har kommit, vilka som inte har kommit, när barnen ska gå hem etcetera.
Anslagstavla
På infotavlans andra flik finns det en anslagstavla med information från enheten/avdelningen.
Samma information från anslagstavlan kan vårdnadshavarna se via sin inloggning som
vårdnadshavare.
På anslagstavlan visas:
• Nyheter
• Notiser
• Födelsedagar (ej i Sverige)
• Galleri
Bilderna hämtas från ett galleri som vårdnadshavarna även når när de är inloggade på sina
sidor
www.ist.com
10
• Kalender
Byt avdelning
Ikonen Byt avdelning är alltid tillgänglig. Därför är det möjligt att välja om tavlan ska visas per
avdelning eller för hela enheten.
www.ist.com
11
Inloggning för Personal via App
Som ett komplement till Inloggning för personal, har personalen även tillgång till en app.
Appen är till för att underlätta för personalen om de till exempel befinner sig utanför
enheten/avdelningen och de på ett enkelt sätt vill komma åt den viktigaste informationen.
Appen för personalen laddas ner via App Store eller Goggle Play beroende på vilken typ av
smartphone som används.
Logga In i App
För att logga in på appen skriv in användarnamn och lösenord. Klicka på Logga in.
Det allra första som personalen ser efter inloggningen är vyn Status, som visar information från
Infotavlan. Personalen kan från förstasidan efter inloggningen hantera följande funktioner:
• Status
• Här och Nu
• Vem är var
• Byta avdelning
• Nyheter
Status via App
I appen nås först vyn Status. I denna vy finns en översikt över vilka barn som tillhör enheten/
avdelningen och vart de befinner sig, samma bild som ges på Infotavlan.
Genom att klicka på ett specifikt barn i displayen kommer man direkt till vyn Barnets
översikt. Först visas barnets status, exempelvis Kommit. Från Barnets översikt kan personalen
sedan välja att utföra följande aktiviteter:
• Anmäla närvaro
• Anmäla frånvaro
• Anmäla som ledig
• Skicka hem
• Sända till plats
• Visa Barnets uppgifter
www.ist.com
12
Här och Nu via App
I vyn Här och nu får personalen en överblick över vilka barn som är på plats vid det aktuella
tilfället och vilka avtal som gäller för dessa barn. Ett barn kan ha flera avtal på en dag.
Exempel på avtal som kan vara registrerade på ett barn är att barnet ska iväg på en gitarrkurs
och därefter komma tillbaka, att barnet behöver ta någon form av medicin, eller att barnet ska
gå hem. Via fliken Här och nu ser personalen vilka avtal som styr dagen och vad som ska ske
med de barn som är "här och nu".
Via färgmarkeringar får personalen en snabb överblick av barnens kommande och pågående
avtal. Till exempel markeras barn med röd färg i displayen om de har avtal inom den närmaste
halvtimmen.
För att komma till ett specifikt avtal för ett barn klickar man på raden för det barn avtalet
berör. I från denna vy går det även att registrera nya avtal samt att ta sig till vyn Uppgifter där
information om barnet finns.
Via vyn Uppgifter kan personalen hantera följande:
• Kontaktuppgifter
Se barnets adress och via ikonen ta sig till Google maps och se adressen på kartan.
• Skicka E-post
Via denna ikon kan personalen skapa och skicka iväg e-postmeddelanden till barnets
vårdnadshavare.
• Ringa
Via ikonen för telefon kan personalen direkt ringa upp vårdnadshavaren.
Vem är Var via App
Via vyn Vem är var, kan personalen få en överblick över var barnen på enheten/avdelningen
befinner sig. Till exempel se vilka som är på utflykt och vilka som är i idrottshallen.
Tillsammans med den angivna platsen visas en röd cirkel med en sammanfattning om hur
många barn som befinner sig på respektive plats.
Nyheter via App
Från appen kan personalen lägga upp nyheter.
1.
Ange Rubrik
2.
Ange texten som utgör nyheten
3.
Välj Bifoga bild
4.
Välj om nyheten ska visas per avdelning eller för hela enheten
www.ist.com
13
5.
Ange Datum
Datum för nyheten ska vara från det datum den gäller samt vilket datum den gäller till,
det vill säga from datum – tom datum
6.
Välj Skapa
Nyheten kommer att publiceras på anslagstavlan det datum som är angivet som from
datum och tas bort vid angivet tom datum.
Mer via App
Inställningar
Via Inställningar kan man logga ut från appen. Om personalen väljer att logga ut innebär
det att man loggar ut från appen helt och hållet. Om man endast trycker på hemknappen på
mobil/platta fortsätter man att vara inloggad på appen och man kommer direkt in på den
igen, nästa gång den öppnas, utan att behöva logga in.
Avdelningar
I vyn Avdelningar väljer personalen om endast en avdelning ska visas i appen eller om hela
enheten ska visa.
www.ist.com
14