MODERN PIONEERS GROUNDED ACHIEVERS PASSIONATE TRANSFORMERS SÖDERSJUKHUSET AB MINSKAR INKÖPSKOSTNADERNA MED STÖD AV QLIKVIEW Under 2012-2013 implementerade Acando en QlikView-lösning för inköpsanalys på Södersjukhuset AB. Idag, två år senare bekräftar verksamheten att man löpande realiserar mätbara förbättringar på flera plan med stöd av lösningen. BAKGRUND QlikView är sedan en tid Södersjukhusets strategiska plattform för analys och uppföljning av verksamheten. Man använder plattformen för analys av beläggning, väntetider och andra nyckeltal kopplade till vårdprocessen i syfte att hitta nya möjligheter att optimera verksamheten. Man använder också QlikView för att säkerställa att man arbetar i enlighet med SLL:s vårdgaranti. Daniel Nesz, inköpscontroller I ett direktiv från sjukhusledningen 2012 var man tydlig med att på Södersjukhuset AB verksamheten behöver hitta nya metoder och angreppssätt för att jobba kostnadseffektivare. Södersjukhuset, som har en ambitiös och pådrivande inköpsfunktion antog utmaningen utifrån sitt perspektiv och började aktivt titta på nya sätt att kostnadseffektivisera inköpen av förbrukningsvaror. - I ett första skede var det tydligt att vi behöver skapa en bra bild av den aktuella situationen. I annat fall skulle det bli svårt att utforma och sjösätta rätt förbättringsåtgärder. Frågor som ”vad är det som driver onödiga kostnader - vilka är dessa kostnader - vilka är det som ger upphov till dem och hur ser trenderna ut”, var viktiga att kunna besvara, säger Daniel Nesz, inköpscontroller på Södersjukhuset AB. - Vi förstod att vi behöver någon form av systemstöd för att dels kartlägga detta, men också för att följa upp effekterna av de förändringar vi sedan sjösätter, säger Daniel. Eftersom QlikView redan används inom andra verksamhetsområden blev det naturligt att även ta fram en QlikView-lösning för analys inom inköp. Acando, som har ett stort kunnande inom både QlikView och inköpsområdet fick till uppdrag att ta fram lösningen. LÄGRE INKÖPSKOSTNADER - Ni har nu använt den här QlikView-lösningen i två år. Har den inneburit att ni realiserat mätbara förbättringar? - Vi realiserar en besparing på ca 3-4 MSEK per år med hjälp av den här lösningen. Då enbart genom att vi identifierar oönskade köpbeteenden och förmår verksamheten att göra smartare inköp. Då har vi inte räknat på besparingar genom nya avtal eller andra förändringar, bara genom ett ökat användande av vårt inköpssystem, säger Daniel. MODERN PIONEERS GROUNDED ACHIEVERS PASSIONATE TRANSFORMERS - Hur ser processen ut - från analys till realiserad besparing? - Vi ser i lösningen vilka avdelningar som gör felaktiga eller mindre bra inköp, vad de köper och hur de kan göra samma inköp på ett mer kostnads- och tidseffektivt sätt. Fakta som vi tar med oss i dialogen med avdelningarna. Därmed får vi helt nya möjligheter att proaktivt hjälpa våra medarbetare att göra smartare inköp. Kommunikationen blir tydligare och vi har alltid rätt fakta med oss i dialogerna. Den här typen av förbättringsarbete har succesivt inneburit ökad avtalsföljsamhet och lägre inköpskostnader, säger Daniel. MER TID FÖR PATIENTEN Mer tid för patienten genom mindre administration är ett viktigt fokusområde på Södersjukhuset AB. Ett aktivt användande av lösningen har även bidragit till positiva följdeffekter i form av minskad administration. - Eftersom vi kan analysera andel vilda köp (inköp utanför vårt inköpssystem) i lösningen kan vi också beräkna tidsåtgången för administration av de onödiga fakturor som skapas genom dessa köp. Vilda köp medför fakturor som skickas runt mellan medarbetare och avdelningar som annars skulle hanterats friktionsfritt i den etablerade inköpsprocessen. Genom att vi informerar om detta, och att vi dessutom kan underbygga vår dialog med faktiska siffror gör att vi ökar medvetenheten kring problemet, vilket i förlängningen leder till förbättrad processföljsamhet, mindre administration och lägre totalkostnad, säger Daniel. ÖKAD MILJÖMEDVETENHET Den offentliga sjukvården ska bedrivas med minsta möjliga miljöpåverkan, ständigt förbättras och utvecklas genom ett aktivt miljöarbete. Om produkterna uppfyller de fastställda miljökraven blir de miljöklassificerade i Södersjukhuset AB:s inköpssystem. I QlikView innebär det att verksamhetsansvariga och miljösamordnare enkelt kan analysera andel inköp av miljöklassificerade produkter. - Lösningens användning för den här typen av analyser har ökat markant på senare tid. Det finns ett stort intresse av att analysera vårt miljöförebyggande arbete – det är ju direkt kopplat till vilka produkter vi köper in, säger Daniel. FRAMTIDEN Trots att Södersjukhuset AB:s inköpssektion kommit långt i användandet av QlikView ser man flera nya områden som man behöver skapa bättre inblick i framöver för att ytterligare optimera verksamheten. - Sambandet mellan inköpskostnader och produktionstakt i vårdprocessen är ett område vi vill titta på framöver. Analys av läkemedelskostnader är ett annat högintressant område. Sammanfattningsvis kan vi säga att vi har haft en väldigt stor nytta av QlikView i vårt förbättringsarbete, säger Daniel. MODERN PIONEERS GROUNDED ACHIEVERS PASSIONATE TRANSFORMERS OM ACANDO Acando är ett konsultbolag vars affärsidé är att tillsammans med sina uppdragsgivare skapa affärsnytta genom att förbättra och effektivisera processer, organisation och digitala lösningar. Vi utmärker oss för vår förmåga att kombinera kompetens inom strategi och affärsverksamhet med gedigen teknisk expertis och en djupgående förståelse för hur organisationer fungerar. Acando är en certifierad Qlik partner som har ett komplett kompetens- och tjänsteutbud inom både QlikView och Qlik Sense. Med vår metod, teknik och verksamhetskompetens stödjer vi kunden genom hela processen. Från behovsanalys och lösningsutveckling till applikationsförvaltning, arkitektur och strategi. Genom bredden i vår verksamhet har vi dessutom mycket god kompetens inom samtliga närliggande områden. Exempel på sådana områden är affärssystem, verksamhetsprocesser och digitala lösningar. Koncernen har cirka 1800 anställda i fyra länder i Europa samt leveranscentra i Indien och Lettland. Acando omsatte närmare 2 miljarder kronor 2014 och är noterat på Nasdaq Stockholm. OM SÖDERSJUKHUSET Södersjukhuset AB i Stockholm har en av Nordens största akutmottagningar. Till Södersjukhuset kommer ungefär 100 000 patienter varje år för att få akut hjälp med allt ifrån benbrott till hjärtinfarkter. Sachsska barn- och ungdomssjukhusets akutmottagning tar emot cirka 25 000 besök per år. På Södersjukhuset föds mer än 7 000 barn årligen och cirka 55 000 patienter läggs in varje år på någon av sjukhusets avdelningar. Omsättning: 3,5 miljarder kronor. Antal anställda: 4 271. KONTAKT Lars Christensen Affärsansvarig Qlik, Acando Region East Telefon: 08-699 74 52 e-post: [email protected]