TEMA
/
Inköpen är ofta halva
ekonomin inom offentlig
sektor. Och inom exempelvis
byggbranschen svarar inköpen
för över 70 procent av hela
kostnadsmassan.
Anders Lindholm
L
arisa Pekka är en internationellt
erfaren inköpare som ansvarar för en
grupp på 17 inköpare inom Peab som
täcker regionen Borlänge – Kiruna,
när det gäller byggbranschens ofta komplexa
inköp.
Larisa beskriver utmaningarna i uppdraget
att skapa en professionell inköpsorganisation
på Peab Nord.
– Basen är att rekrytera och behålla
kompetenta medarbetare, säger Larisa. – Och
för henne är filosofin att medarbetare måste
känna lycka i jobbet.
– För lycka krävs autonomi/frihet och
befogenheter samt personlig och yrkesmässig
utveckling. En stor organisationsförändring
innebär alltid konflikter, säger Larisa
som använder ryska kvinnors metod för
konflikthantering.
Jag tror på
inköparens
autonomi
Larisa Pekka, Teknologie doktor och inköpschef,
Peab Sverige AB, region Bygg Nord, Luleå
Foto: Rolf Dahlqvist
10 Silf Supply Chain Outlook 3/2015
Larisa Pekka, uppvuxen i gamla Sovjet
och inköpschef på Peab region Bygg Nord,
berättar att hon, som ”Lenins barnbarn”
hade Lenins teser om ”partieliten som
styr de okunniga massorna i proletariatets
diktatur” som grund när hon utformade en
personalpolitik för en ny inköpsavdelning
med 17 medarbetare. Hon vände helt enkelt
Lenins teser till antiteser. Gjorde tvärtom.
Hennes avdelning har fått högsta betyg av
medarbetarna för arbetsplatsklimatet vid
Peabs årliga medarbetarenkät.
Dessutom förklarar Larisa hur hon
kopierade den ryska kvinnans syn på
konflikter.
– Det är enkelt. Man får absolut inte se
en konflikt som ett dödligt drama med en
vinnare och en förlorare, utan ett normalt
inslag i de flesta relationer, inte minst på
en arbetsplats. Det handlar om att lyssna
TEMA
och argumentera utan att kränka. Att gå
till botten med problemen och lösa upp
knutar och komma fram till en kompromiss.
En konflikt ska helst avslutas med en
kram och ge ökad ömsesidig respekt och
stärkta relationer. Så löste de starka ryska
kvinnorna sina heta konflikter även när flera
familjer tvingades dela på kök och badrum
i sovjetsystemets jättelika höghus. De hade
samma ömsesidiga beroende som finns på en
arbetsplats. På en arbetsplats bör konflikter
betraktas på samma sätt som bland de ryska
kvinnorna, säger Larisa.
– För att inköp ska lyckas med att vara
drivande i de tvärfunktionella teamen
krävs en ömsesidig förståelse för vad inköp
kan bidra med. Det gäller att samarbeta
med alla övriga funktionsspecialister som
projektutvecklare, arkitekter, konstruktörer,
kalkylatorer, entreprenadingenjörer,
projektchefer, platschefer, arbetsledare,
kvalitets- och miljöansvariga,
hantverkare, projekteringsledare och
installationssamordnare i alla delprocesser i
inköpssystemen.
– När jag tog över som inköpschef norr
om Dalälven var inköp organiserad som en
bisyssla för platschefer, entreprenadingenjörer
och arbetsledare. De är oerhört skickliga
byggare som kämpar mot pressade byggtider,
som med stor flexibilitet löser komplexa och
plötsliga problem och som samtidigt håller
tusen bollar i luften. Men det gav inte alltid
tid att upprätta inköpsplaner, göra korrekta
upphandlingar, skriva kvalificerade avtal och
utveckla leverantörer. Inköp blev ofta snabba
affärer med bristfällig dokumentation och
hög riskexponering.
– Vi organiserade om inköpsverksamheten
och skalade ner från 140 deltidsinköpare
till 17 heltidsanställda inköpare och blev en
egen funktion. Då gällde det också för oss
på inköp att visa förståelse för frustrationen
hos produktionspersonal som fråntogs
inköpsbefogenheter som de alltid haft.
– Men det har gått bättre än förväntat.
Man inser idag på produktionssidan att inköp
handlar om modernt kunnande inom bland
annat ekonomi, juridik, förhandlingsteknik,
logistik, produktkunskap, byggproduktion
och arbetsmiljö. Vi fick i regionens
inköpsteam en bra mix av internt rekryterade
erfarna byggare och externt rekryterade
civilingenjörer, civilekonomer och andra
högskoleutbildade. De nya förde med sig
erfarenheter från helt andra branscher
samt kunskap att nyttja de IT-baserade
planeringsverktyg och databaser vi har.
Men de nya hade också mycket att lära av
sina kollegor som kom från produktionen.
Jag upplever att vi idag har en hög grad av
spontant och naturligt kompetensutbyte
mellan de olika inköparna och en ödmjukhet
inför svåra uppgifter.
– Byggbranschen har länge levt på
oerhört skickliga mångsysslare. Jag är
full av beundran över alla platschefer och
deras medarbetare som lyckas hålla alla
bollar i luften och där en del bollar absolut
inte får ramla ner. Exempelvis när det
gäller olycksfall. Men den starkt ökade
komplexiteten inom byggteknik och de allt
högre kraven från beställare och myndigheter
ställer allt högre krav på specialister och
funktionella organisationer.
– För att kunna behålla de rätta
kompetenserna behöver vi få personalen
att känna samhörighet, att skapa trygghet i
tvärfunktionella chefsroller och att inköparen
känner sig kompetent och delaktig i helheten
för att kunna göra självständiga val. Och
att skapa förutsättningar för att både ge och
få feedback på vad man levererar. Jag vill få
mina medarbetare att känna passion för det
man gör i arbetet, säger Larisa.
– Det viktiga för alla är fokus på att totalkostnaden ligger på rätt nivå och inte bara på
de enskilda delarna i byggprocessen. Plus naturligtvis att via bra ”inköpshantverk” hjälpa
produktionsfolket att minska materialspillet
i projekten och att få hög effekt av nedlagda
arbetstimmar. Inköp svarar dessutom för att
driva leverantörssamarbeten, att lyssna på
leverantörernas och produktionsfolkets synpunkter och att återföra deras feedback efter
byggprojektens avslut in i de tvärfunktionella
teamens uppföljning. Inköpsrelaterade produktionskostnader ökar idag i projekten och
de står för i snitt mellan 70-80 procent av hela
produktionskostnaden.
Inköp arbetar också med olika modeller
för byggnationer där man måste behärska
alla delmoment med tids- och resursplaner.
Sammantaget menar Larisa att utmaningen
framöver är att alltid ha beredskap för att
säkra upp leverantörsbasen i stort för en stabil
risk-management profil, särskilt viktigt för
strategiska produkter och tjänster. Framöver
planerar Peab också en certifieringsutbildning
i tre huvudsteg för att öka kompetenserna
inom inköp kopplade till företagets
övergripande affärsstrategier, avslutar Larisa.
Fakta PEABs verksamhet i stort
Genom Peabs lokala kännedom och med koncernens fyra samverkande affärsområden
genomförs såväl små som stora och mer komplexa projekt.
Affärsområde Bygg – Med en lokal förankring nära kunderna utförs entreprenader
åt både externa och interna beställare i Norden. Bostäder, kontor, hotell, sjukhus,
indusribyggnader m.m.
Affärsområde Anläggning – Verksamhet i Sverige, Norge och Finland som bygger och
underhåller vägar, järnvägar, broar, vindparker, dammar och annan infrastruktur.
Affärsområde Industri – Allt från grundläggning, grus, sand, betong, asfaltering,
tillfällig el till prefabricerade betongelement samt uthyrning. Ordnar kranar och
transporter och tar hand om produktionsavfall.
Affärsområde Projektutveckling – Ansvarar för koncernens förvärv, utveckling och
avyttring av bostäder och kommersiella fastigheter. Bygg anlitas för byggnation av
bostäder, kontor etc.
Silf Supply Chain Outlook 3/2015 11
/