1. No category

Ärende 8
Uppföljande granskning - granskning avseende beslut och delegation
Tjänsteskrivelse
2015-09-17
1 (4)
KS 2015.0279
Handläggare
Sandra Karlsson
Svar på uppföljande granskning avseende beslut
och delegation
Sammanfattning
November 2012 inkom en revisionsrapport avseende beslut och
delegation. I samband med att denna revisionsrapport hanterades av
kommunstyrelsen beslutades att kommunstyrelsens ledningskontor skulle
få i uppdrag att med utgångspunkt i revisorernas rapport och
rekommendationer se över och tydliggöra rutinerna för anmälan av
delegationsbeslut till nämnd.
En uppföljande granskning utifrån revisionsrapport avseende beslut och
delegation har inkommit till kommunen för yttrande. Syftet med
uppföljningen är att revisorerna ska få en uppfattning om i vilken
omfattning rekommendationerna i rapporten tagits tillvara.
Beslutsunderlag
Uppföljande granskning – granskning avseende beslut och delegation,
den 31 juli 2015
Rapport från kommunrevisorerna avseende granskning av beslut och
delegation, den 19 november 2012
Bakgrund
I samband med att rapporten från november 2012 avseende granskning
av beslut och delegation rekommenderade revisorerna att kommunen ska:
 Se över och tyddliggöra rutinerna för anmälan av
delegationsbeslut till nämnd.
 Se över presentation av delegationsbeslut i styrelse och nämnders
sammanträdesprotokoll.
 Passa på, i arbetet med att tydliggöra rutiner, att skapa en
konsistens i nämndernas och förvaltningarnas regelverk avseende;
- juridiska tolkningar,
- begreppsanvändning samt
- dokumentations- och återrapporteringsrutiner.
 När enighet om de identifierade kärnprocesserna uppnåtts,
undersöka hur IT-miljön och alla olika applikationer stöder eller
bromsar processerna.
 Överväga att skapa ett kommunövergripande regelverk eller
riktlinjer avseende webbpublicering.
Tjänsteskrivelse
2015-09-17

2 (4)
KS 2015.0279
Överväga hur kommunen kan säkerställa att tillräcklig kunskap
finns avseende skillnader mellan nämndbeslut och
förvaltningsbeslut genom ökad och förtydligad information,
utbildning eller andra insatser.
Kommunstyrelsen beslutade den 12 mars 2013 att ge
kommunledningskontoret i uppdrag att med utgångspunkt från
revisorernas rapport och rekommendationer se över och tydliggöra
rutinerna för anmälan av delegationsbeslut till nämnd.
Uppföljning av granskning avseende beslut och delegation
Vid granskningen avseende delegationsbeslut noterades att nämnderna
hanterade delegationsbeslut, återrapportering av delegationsbeslut samt
presentation av delegationsbeslut i sammanträdesprotokoll på olika sätt.
För att få en mer enhetlig hantering av delegationsbeslut
rekommenderade revisionen att kommunen skulle tydliggöra rutinerna
för anmälan av delegationsbeslut till nämnd. I samband med att
revisionsrapporten hanterades av kommunstyrelsen beslutades att
kommunstyrelsens ledningskontor skulle få i uppdrag att med
utgångspunkt i revisorernas rapport och rekommendationer se över och
tydliggöra rutinerna för anmälan av delegationsbeslut till nämnd. En
arbetsgrupp som hade till uppgift att arbeta med delegationsordningarna
sattes samman. På grund av långtidsfrånvaro på kommunkansliet har
detta uppdrag har ännu inte slutförts. Det finns således ännu inga
enhetliga rutiner framtagna för hur anmälan av delegationsbeslut till
nämnd ska hanteras.
Följande rekommendationer härrör till ett framtagande av en rutin för
hanteringen av delegationsbeslut:
 Passa på, i arbetet med att tydliggöra rutiner, att skapa en
konsistens i nämndernas och förvaltningarnas regelverk avseende
- juridiska tolkningar,
- begreppsanvändning samt
- dokumentations- och återrapporteringsrutiner.
 När enighet om de identifierade kärnprocesserna uppnåtts,
undersöka hur IT-miljön och alla olika applikationer stöder eller
bromsar processerna.
Då kommunen ännu inte har arbetat fram rutiner för hantering av
delegationsbeslut har inte heller dessa rekommendationer åtgärdats.
Revisionen rekommenderade också att kommunen ska överväga hur det
säkerställs att tillräcklig kunskap finns avseende skillnader mellan
nämndbeslut och förvaltningsbeslut. Det har inte genomförts någon
kommunövergripande utbildning eller insats kring detta. Däremot inleds
vissa av nämndernas delegationsordningar med motsvarande information.
Kommunstyrelsen
Kommunstyrelsens delegationsordning antogs av kommunstyrelsen 8
maj 2012 § 89. Kommunstyrelsens delegationsordning inleds med
Tjänsteskrivelse
2015-09-17
3 (4)
KS 2015.0279
information till beslutsdelegater. Bland annat innehåller inledningen
information om skillnaden mellan delegering och verkställighet, vilket
var en av rekommendationerna från revisorerna. Kommunstyrelsen har
en upprättad lista över verkställighetsbeslut, vilket fungerar som ett
komplement till delegeringsordningen. Kombinationen med inledande
information kring skillnader mellan delegationsbeslut och
verkställighetsbeslut i kommunstyrelsens delegationsordning samt listan
över verkställighetsbeslut, kan anses ge en grund för förståelse kring
skillnader mellan nämndbeslut och förvaltningsbeslut.
Utifrån den genomförda granskningen har kommunstyrelsen sett över
presentationen av delegationsbeslut i sammanträdesprotokollet. I
kommunstyrelsens sammanträdesprotokoll presenteras nu med vilket
stöd i delegationsordningen beslutet är fattat, diarienummer samt en
rubrik vad beslutet avser. I sammanträdesprotokollet presenteras inte vem
beslutsdelegaten är, vilket dock framgår av den lista som de
förtroendevalda får inför varje sammanträde.
Myndighetsnämnden
Myndighetsnämnden har utifrån genomförd granskning gjort
förtydligande i protokollstexten enligt kursiv text:
Myndighetsnämnden har överlåtit sin beslutanderätt till ordförande och
tjänstemän enligt gällande delegeringsordning. Dessa beslut redovisas
månatligen för nämnden. Redovisningen innebär inte att
myndighetsnämnden får ompröva eller fastställa delegeringsbesluten.
Däremot står det myndighetsnämnden fritt att återkalla lämnad
delegation.
Delegationsbeslut för april anmäls dnr MYN 2015.0002
Delegationslista för Myndighetsnämnden april 2015, teknik och
fastighetsavdelningen
Delegationsbeslut miljökontoret alkohol april 2015
Delegationslista miljökontoret april 2015
Delegationslista pbl april 2015
Ordförande delegation 2015-05-07 revidering mål och styrmått
Ordförande delegation 2015-05-07 yttrande till revisionen
ekonomistyrning
Gymnasienämnden
I det svar som gymnasienämnden lämnade tillstyrktes att gemensamma
riktlinjer för hur delegationsbeslut presenteras i protokoll skulle tas fram.
Vidare fastslogs att gymnasienämnden skulle fortsätta arbeta efter de
rutiner som fanns vid granskningen 2012.
Då det ännu inte finns enhetliga rutiner för hantering av delegationsbeslut
har gymnasienämnden fortsatt arbeta utifrån samma rutiner som fanns
vid granskningen 2012.
Tjänsteskrivelse
2015-09-17
4 (4)
KS 2015.0279
Socialnämnden
Då Socialnämnden bedömdes vara den nämnd som presenterade
delegationsbeslut på mest tillfredställande sätt har Socialnämnden inte
valt att göra några ändringar utifrån revisionsrapporten.
Kommunstyrelsens ledningskontors förslag till beslut
Kommunstyrelsen godkänner kommunstyrelsens ledningskontors
tjänsteskrivelse daterad den 17 september 2015 som svar till revisionen
gällande uppföljande granskning avseende beslut och delegation.
Sandra Karlsson
Kanslisekreterare
Expedieras till
Kommunrevisionen
Myndighetsnämnden
Gymnasienämnden
Socialnämnden
2015-07-31 Deloitte
Deloitte AB Box 488 651 ',l Karlstad KARLSKOGA KOMMUN
Kommunstyrelsen
Karlskoga kommun Kommunstyre Isen Myndighetsnämnden Gymnasienämnden Socialnämnden
Te: 075·2463840 Fax 054188256 2015· -08- 1 1
www.celoiIte.se
Diarie.nr
~6U;,6d
~c.:::.':'::';;:!...LL_~~~.( t
Uppföljande granskning
granskning avseende beslut och de ega
mo. n
fo1f Ib.S(:, l ' j
in}c. h~ (Id i. L 'S
tvi 'Y d ja n-u
n,
6 N c:::i,'e) (fl{ VV)
o L\...l
d ,- Ot Yl L.t
Kommunrevisorerna gör regelmässigt uppföljande granskningar av tidigare lämnade rapporter.
Syftet är att få en uppfattning om i vilken omfattning rekommendationerna i rapporterna tagits tillvara av de granskade nämnderna. Med detta syfte som bakgrund önskar vi ta del av vilka åtgärder som vidtagits och vilka dokument som framtagits med anledning av rubricerad granskning. I vår rapport, daterad 15 november 2012, rekommenderades kommunen att:
• Se över och tydliggöra rutinerna för anmälan av delegationsbeslut till nämnd.
• Se över presentation av delegationsbeslut i styrelse och nämnders sammanträdesprotokoll. • Passa på, i arbetet med att tydliggöra rutiner, att skapa en konsistens i nämndernas och
förvaltningarnas regelverk avseende; - juridiska tolkningar, - begreppsanvändning samt - dokumentations- och återrapporteringsrutiner. • När enighet om de identifierade kärnprocesserna uppnåtts, undersöka hur TT-miljön och
alla olika applikationer stöder eller bromsar processerna.
• Överväga att skapa ett kommunövergripande regelverk eller riktlinjer avseende webbpublicering. • Överväga hur kommunen kan säkerställa att tillräcklig kunskap finns avseende skillnader mellan nämndbeslut och förvaltningsbeslut genom ökad och förtydligad information, utbildning eller andra insatser. Svar från kommunen önskas senas 2015-09-01. Med svaret bör revisionsbevis (policy, riktlinjer
likn.) bifogas som verifierar vidtagna åtgärder.
Med vänlig hälsning
Klara Fröjdh k froj dh:(i!deloitte.sc 070-080 38 50 DelOItte AB, säte Stockholrn, Org er 556271 ,5309
DeloItte refers to one ar rnare of Deioitte Touche Tohrnatsu
network o~ rnember f!rms, each of VVhlCh j:: a
for a detaiied descrio:ion of the lega: s:ruclure
,,1-,