Ärende 8 Uppföljande granskning - granskning avseende beslut och delegation Tjänsteskrivelse 2015-09-17 1 (4) KS 2015.0279 Handläggare Sandra Karlsson Svar på uppföljande granskning avseende beslut och delegation Sammanfattning November 2012 inkom en revisionsrapport avseende beslut och delegation. I samband med att denna revisionsrapport hanterades av kommunstyrelsen beslutades att kommunstyrelsens ledningskontor skulle få i uppdrag att med utgångspunkt i revisorernas rapport och rekommendationer se över och tydliggöra rutinerna för anmälan av delegationsbeslut till nämnd. En uppföljande granskning utifrån revisionsrapport avseende beslut och delegation har inkommit till kommunen för yttrande. Syftet med uppföljningen är att revisorerna ska få en uppfattning om i vilken omfattning rekommendationerna i rapporten tagits tillvara. Beslutsunderlag Uppföljande granskning – granskning avseende beslut och delegation, den 31 juli 2015 Rapport från kommunrevisorerna avseende granskning av beslut och delegation, den 19 november 2012 Bakgrund I samband med att rapporten från november 2012 avseende granskning av beslut och delegation rekommenderade revisorerna att kommunen ska: Se över och tyddliggöra rutinerna för anmälan av delegationsbeslut till nämnd. Se över presentation av delegationsbeslut i styrelse och nämnders sammanträdesprotokoll. Passa på, i arbetet med att tydliggöra rutiner, att skapa en konsistens i nämndernas och förvaltningarnas regelverk avseende; - juridiska tolkningar, - begreppsanvändning samt - dokumentations- och återrapporteringsrutiner. När enighet om de identifierade kärnprocesserna uppnåtts, undersöka hur IT-miljön och alla olika applikationer stöder eller bromsar processerna. Överväga att skapa ett kommunövergripande regelverk eller riktlinjer avseende webbpublicering. Tjänsteskrivelse 2015-09-17 2 (4) KS 2015.0279 Överväga hur kommunen kan säkerställa att tillräcklig kunskap finns avseende skillnader mellan nämndbeslut och förvaltningsbeslut genom ökad och förtydligad information, utbildning eller andra insatser. Kommunstyrelsen beslutade den 12 mars 2013 att ge kommunledningskontoret i uppdrag att med utgångspunkt från revisorernas rapport och rekommendationer se över och tydliggöra rutinerna för anmälan av delegationsbeslut till nämnd. Uppföljning av granskning avseende beslut och delegation Vid granskningen avseende delegationsbeslut noterades att nämnderna hanterade delegationsbeslut, återrapportering av delegationsbeslut samt presentation av delegationsbeslut i sammanträdesprotokoll på olika sätt. För att få en mer enhetlig hantering av delegationsbeslut rekommenderade revisionen att kommunen skulle tydliggöra rutinerna för anmälan av delegationsbeslut till nämnd. I samband med att revisionsrapporten hanterades av kommunstyrelsen beslutades att kommunstyrelsens ledningskontor skulle få i uppdrag att med utgångspunkt i revisorernas rapport och rekommendationer se över och tydliggöra rutinerna för anmälan av delegationsbeslut till nämnd. En arbetsgrupp som hade till uppgift att arbeta med delegationsordningarna sattes samman. På grund av långtidsfrånvaro på kommunkansliet har detta uppdrag har ännu inte slutförts. Det finns således ännu inga enhetliga rutiner framtagna för hur anmälan av delegationsbeslut till nämnd ska hanteras. Följande rekommendationer härrör till ett framtagande av en rutin för hanteringen av delegationsbeslut: Passa på, i arbetet med att tydliggöra rutiner, att skapa en konsistens i nämndernas och förvaltningarnas regelverk avseende - juridiska tolkningar, - begreppsanvändning samt - dokumentations- och återrapporteringsrutiner. När enighet om de identifierade kärnprocesserna uppnåtts, undersöka hur IT-miljön och alla olika applikationer stöder eller bromsar processerna. Då kommunen ännu inte har arbetat fram rutiner för hantering av delegationsbeslut har inte heller dessa rekommendationer åtgärdats. Revisionen rekommenderade också att kommunen ska överväga hur det säkerställs att tillräcklig kunskap finns avseende skillnader mellan nämndbeslut och förvaltningsbeslut. Det har inte genomförts någon kommunövergripande utbildning eller insats kring detta. Däremot inleds vissa av nämndernas delegationsordningar med motsvarande information. Kommunstyrelsen Kommunstyrelsens delegationsordning antogs av kommunstyrelsen 8 maj 2012 § 89. Kommunstyrelsens delegationsordning inleds med Tjänsteskrivelse 2015-09-17 3 (4) KS 2015.0279 information till beslutsdelegater. Bland annat innehåller inledningen information om skillnaden mellan delegering och verkställighet, vilket var en av rekommendationerna från revisorerna. Kommunstyrelsen har en upprättad lista över verkställighetsbeslut, vilket fungerar som ett komplement till delegeringsordningen. Kombinationen med inledande information kring skillnader mellan delegationsbeslut och verkställighetsbeslut i kommunstyrelsens delegationsordning samt listan över verkställighetsbeslut, kan anses ge en grund för förståelse kring skillnader mellan nämndbeslut och förvaltningsbeslut. Utifrån den genomförda granskningen har kommunstyrelsen sett över presentationen av delegationsbeslut i sammanträdesprotokollet. I kommunstyrelsens sammanträdesprotokoll presenteras nu med vilket stöd i delegationsordningen beslutet är fattat, diarienummer samt en rubrik vad beslutet avser. I sammanträdesprotokollet presenteras inte vem beslutsdelegaten är, vilket dock framgår av den lista som de förtroendevalda får inför varje sammanträde. Myndighetsnämnden Myndighetsnämnden har utifrån genomförd granskning gjort förtydligande i protokollstexten enligt kursiv text: Myndighetsnämnden har överlåtit sin beslutanderätt till ordförande och tjänstemän enligt gällande delegeringsordning. Dessa beslut redovisas månatligen för nämnden. Redovisningen innebär inte att myndighetsnämnden får ompröva eller fastställa delegeringsbesluten. Däremot står det myndighetsnämnden fritt att återkalla lämnad delegation. Delegationsbeslut för april anmäls dnr MYN 2015.0002 Delegationslista för Myndighetsnämnden april 2015, teknik och fastighetsavdelningen Delegationsbeslut miljökontoret alkohol april 2015 Delegationslista miljökontoret april 2015 Delegationslista pbl april 2015 Ordförande delegation 2015-05-07 revidering mål och styrmått Ordförande delegation 2015-05-07 yttrande till revisionen ekonomistyrning Gymnasienämnden I det svar som gymnasienämnden lämnade tillstyrktes att gemensamma riktlinjer för hur delegationsbeslut presenteras i protokoll skulle tas fram. Vidare fastslogs att gymnasienämnden skulle fortsätta arbeta efter de rutiner som fanns vid granskningen 2012. Då det ännu inte finns enhetliga rutiner för hantering av delegationsbeslut har gymnasienämnden fortsatt arbeta utifrån samma rutiner som fanns vid granskningen 2012. Tjänsteskrivelse 2015-09-17 4 (4) KS 2015.0279 Socialnämnden Då Socialnämnden bedömdes vara den nämnd som presenterade delegationsbeslut på mest tillfredställande sätt har Socialnämnden inte valt att göra några ändringar utifrån revisionsrapporten. Kommunstyrelsens ledningskontors förslag till beslut Kommunstyrelsen godkänner kommunstyrelsens ledningskontors tjänsteskrivelse daterad den 17 september 2015 som svar till revisionen gällande uppföljande granskning avseende beslut och delegation. Sandra Karlsson Kanslisekreterare Expedieras till Kommunrevisionen Myndighetsnämnden Gymnasienämnden Socialnämnden 2015-07-31 Deloitte Deloitte AB Box 488 651 ',l Karlstad KARLSKOGA KOMMUN Kommunstyrelsen Karlskoga kommun Kommunstyre Isen Myndighetsnämnden Gymnasienämnden Socialnämnden Te: 075·2463840 Fax 054188256 2015· -08- 1 1 www.celoiIte.se Diarie.nr ~6U;,6d ~c.:::.':'::';;:!...LL_~~~.( t Uppföljande granskning granskning avseende beslut och de ega mo. n fo1f Ib.S(:, l ' j in}c. h~ (Id i. L 'S tvi 'Y d ja n-u n, 6 N c:::i,'e) (fl{ VV) o L\...l d ,- Ot Yl L.t Kommunrevisorerna gör regelmässigt uppföljande granskningar av tidigare lämnade rapporter. Syftet är att få en uppfattning om i vilken omfattning rekommendationerna i rapporterna tagits tillvara av de granskade nämnderna. Med detta syfte som bakgrund önskar vi ta del av vilka åtgärder som vidtagits och vilka dokument som framtagits med anledning av rubricerad granskning. I vår rapport, daterad 15 november 2012, rekommenderades kommunen att: • Se över och tydliggöra rutinerna för anmälan av delegationsbeslut till nämnd. • Se över presentation av delegationsbeslut i styrelse och nämnders sammanträdesprotokoll. • Passa på, i arbetet med att tydliggöra rutiner, att skapa en konsistens i nämndernas och förvaltningarnas regelverk avseende; - juridiska tolkningar, - begreppsanvändning samt - dokumentations- och återrapporteringsrutiner. • När enighet om de identifierade kärnprocesserna uppnåtts, undersöka hur TT-miljön och alla olika applikationer stöder eller bromsar processerna. • Överväga att skapa ett kommunövergripande regelverk eller riktlinjer avseende webbpublicering. • Överväga hur kommunen kan säkerställa att tillräcklig kunskap finns avseende skillnader mellan nämndbeslut och förvaltningsbeslut genom ökad och förtydligad information, utbildning eller andra insatser. Svar från kommunen önskas senas 2015-09-01. Med svaret bör revisionsbevis (policy, riktlinjer likn.) bifogas som verifierar vidtagna åtgärder. Med vänlig hälsning Klara Fröjdh k froj dh:(i!deloitte.sc 070-080 38 50 DelOItte AB, säte Stockholrn, Org er 556271 ,5309 DeloItte refers to one ar rnare of Deioitte Touche Tohrnatsu network o~ rnember f!rms, each of VVhlCh j:: a for a detaiied descrio:ion of the lega: s:ruclure ,,1-,
© Copyright 2024