Policy Sofiaflickorna Uppdaterad och antagen av styrelsen 2015-‐02-‐11 Tävlingar Ledare för respektive grupp ansvarar för att planera (halvårsvis) de tävlingar man önskar medverka i och stämmer av dessa med blockansvariga. Vid urval vilka tävlingar man önskar deltaga i ska följande punkter beaktas: •
•
•
Medverkan i tävlingar som ett sätt att både utveckla och uppmuntra gruppen och enskilda gymnasters framsteg Säkerhet: Truppen behöver ha tävlingsklara varv innan sista anmälningsdag. Att placering i vissa tävlingar lägger grund för tillgång till halltider kommande säsong Resor Färdmedel Alla resor inom Sverige ska ske med tåg eller abonnerad buss där chaufför ingår. Om flera grupper från Sofiaflickorna ska till samma tävling sker transporten gemensamt. Samåkning med andra föreningar för att sänka kostnader bör med fördel tillämpas. Kost och logi Om flera grupper deltar vid samma tävling ska boendet vara gemensamt för alla grupper från Sofiaflickorna och det totalt sett billigaste alternativet ska beställas. Avsteg från detta kan göras, genom att de olika alternativen presenteras och samtliga föräldrar (eller myndiga gymnaster i äldre trupper) godkänner att de accepterar en högre kostnad. Beslut om avsteg fattas alltid av styrelsen innan anmälan till tävlingen får ske. Gruppkassor Gruppkassor är ett sätt att genom gemensamma aktiviteter samla in pengar för att finansiera delar eller hela gymnastens individuella kostnad för gemensamma resor, aktiviteter eller tävlingar. Gruppkassan tillhör Sofiaflickornas förening. Sofiaflickorna -‐ policy.docx 2015-‐02-‐11 1 Varje grupp har, genom att insamlade pengar öronmärks, möjlighet att samla in och för gruppens räkning använda gruppens insamlade pengar till resor, aktiviteter eller tävlingar. Beslut om när gruppkassan ska användas till resor, aktiviteter eller tävlingar fattas av huvudledare i samråd med utsedda gruppföräldrar i gruppen. Om det inte finns utsedda gruppföräldrar är det huvudledaren i varje grupp som avgör när och till vad gruppens insamlade pengar ska användas. Om pengar från gruppkassan används till läger/tävlings-‐ eller researrangemang ska det framgå av budgeten och beslutas av blockansvarig i samråd med ekonomiansvarig i styrelsen. Gruppkassan är inte individuell på så sätt att varje barn, på grund av att denna deltagit vid insamlingsaktiviteter, har rätt till en viss procent eller viss summa av gruppkassan. Den gymnast som väljer eller inte har möjlighet att delta på aktiviteten/resan har inte rätt att utfå medel ut gruppkassan eller på andra sätt kompenseras ekonomiskt. För att gruppkassan ska kunna betala en gymnasts kostnader krävs följande •
•
•
•
Gymnasten har anmält sig till resan/aktiviteten innan sista anmälningsdag Gymnasten åker tillsammans med Sofiaflickorna Gymnasten åker med samma färdmedel och bor på samma sätt som övriga gymnaster Gymnasten har erlagt sina fakturerade avgifter till Sofiaflickorna. Om ovanstående villkor är uppfyllda har gymnasten rätt till det avdrag som blir vid en jämn fördelning mellan gymnasterna av pengarna som tas ur gruppkassan. Om en gymnast börjat efter sista anmälningsdag får gymnasten stå kostnaden för resan/aktiviteten själv. Gymnasten har då inte rätt att få del av den gruppkassa som har samlats in fram till det att resan bokats. Om fortsatta insamlingar sker efter det att gymnasten har blivit en del av gruppen får gymnasten del av de pengar som då samlas in. Om gymnasten slutar i gruppen eller i Sofiaflickorna, alternativt byter grupp, har gymnasten inte rätt till ekonomisk kompensation eller annan utbetalning från gruppkassan. Pengarna som gymnasten kan ha varit med och samlat in stannar i gruppkassan och tillhör föreningen. Sofiaflickorna -‐ policy.docx 2015-‐02-‐11 2 Insamling av pengar Försäljning Varje grupp kan själv kontakta företag och organisationer i syfte att sälja varor eller tjänster. Innan försäljning sker ska gruppen dock kontrollera med styrelsen att försäljningen och företaget man avser att samarbeta med är godkända av styrelsen. Ingen grupp ska samarbeta med företag eller organisationer som genom marknadsföring eller uppträdande har visat att de inte stödjer människors lika värde, mänskliga rättigheter eller på andra sätt inte verkar i samma anda som Sofiaflickorna. Strävan vid samarbete med företag och organisationer i sälj-‐ eller sponsringssyfte ska vara att profilera Sofiaflickorna bland företag och organisationer som har samma värden som Sofiaflickorna. Sponsring Varje grupp kan själva kontakta företag och organisationer i syfte att få sponsring avseende pengar, varor eller gymnastikkläder. Innan sponsring sker ska gruppen kontrollera med styrelsen att företaget eller organisationen som vill sponsra är godkänd av styrelsen. Sponsring under 2000 kr och där exponering av företagsnamn inte förekommer behöver inte godkännas av styrelsen i förväg. Ingen grupp ska samarbeta med företag eller organisationer som genom marknadsföring eller uppträdande har visat att de inte stödjer människors lika värde, mänskliga rättigheter eller på andra sätt inte verkar i samma anda som Sofiaflickorna. Strävan vid samarbete med företag och organisationer i sälj-‐ eller sponsringssyfte ska vara att profilera Sofiaflickorna bland företag och organisationer som har samma värden som Sofiaflickorna. Gruppen får inte utan styrelsens godkännande ge företag och organisationer tillstånd att marknadsföra ett samarbete med Sofiaflickorna. Gruppen får inte utan styrelsens godkännande ge företag och organisationer rätt att placera logga eller namn på gymnastikkläder eller dräkter som används vid träning eller tävling. Styrelsen kan, efter förfrågan och godkännande, skicka ”fakturor” till företag eller organisation som har för avsikt att sponsra Sofiaflickorna som helhet eller en specifik grupp. Sofiaflickorna -‐ policy.docx 2015-‐02-‐11 3 Redovisning Vid försäljning av varor eller tjänster ska en redovisning av försäljningen skickas till kansliet. Av redovisningen ska framgå •
•
•
•
Vad försäljningen avser Vilken summa som är hänföra till vilken försäljning Vilken grupp som har ansvarat för försäljningen Om flera grupper har samarbetat ska redovisas hur mycket pengar som är att hänföra till varje grupp. Inköp ska styrkas med kvitto och redovisas till kansliet. Överföringen/insättning av pengarna som intjänats ska snarast föras över till Sofiaflickornas bankkonto. Vid insättning ska tydligt anges vad pengarna avser och en redovisning i enlighet med ovan ska skickas per mail till kansliet. Sofiaflickorna -‐ policy.docx 2015-‐02-‐11 4