1. No category

T~
:OMMUNSida 1 (4)
KL-F" (ve. ningen
Ankb9.!.&i ::Q.~..:,,'.~
I
o
Dokumenttitel:
[Document: :Title]
TRANAS KOMMUN
Dnr..~1g·t·J···~·······
Utfärdat av:
[Role: :Författare]
Beslutat av:
[Role::Godkännare]
Dokumenttyp:
[Document::DocumentType]
Förvaltning:
[Metadata::Förvaltning]
Ansvarig:
[Metadata::Nämnd]
Beslutsdatum:
[Document: :PublishDate]
Version:
[Document: :Version]
Dokument-ID:
[Document::Number]
Revideras:
[Document: :AlarmDate]
Riktlinjer för styrdokument
Alla styrdokument i Tranås kommun skall klassificeras och utformas som något av de åtta dokumenttyper som
beskrivs nedan.
Strategi
Strategin är det mest överordnade och mest abstrakta typen av dokument och beslutas politiskt av
kommunfullmäktige. Strategin är ett tolkningsbart dokument som pekar ut riktningar och långsiktiga mål (VAD),
utan att gå in på hur man ska göra för att nå dit. Strategier kan det endast finnas några få av då de handlar om
de stora sammanhangen, vad som är viktigas och vad som ska prioriteras i verksamheten.
Strategin bör inte säga något om vilka medel eller metoder som ska användas, för detta finns program och
planer.
Policy
En policy är politiskt beslutad av kommunfullmäktige och anger vårt förhållningssätt och våra principer (VAD).
Denna skall hållas kort, ibland bara till en enda mening. Den kan t.ex. klargöra vår syn på sponsring eller
personalförmåner.
Program
Programmet kan ha samma roll som en strategi, men för det mindre sammanhanget och beslutas i en nämnd
eller av kommunstyrelsen. Den skall tala om VAD vi vill uppnå och vilka metoder vi vill använda oss av.
Programmet kan även vara en förstudie som senare följs aven mer detaljerad plan i samma ämne. Programmet
ska göra det möjligt att skriva en plan för den aktuella verksamheten men tar inte ställning till metoder eller
utförande, dock kan programmet ange altemativ att ta ställning till i plandokument eller i verkställighet.
Programmet anger inte några detaljerade tidsplaner men skall ange ansvarig och grova tidsramar.
Riktlinje
Kommunens riktlinjer beslutas i kommunstyrelsen eller nämnd och utformas för en specifik verksamhet och ger
ett konkret stöd för vårt handlande. Den anger VAD som skall utföras och inom vilka ramar vi skall hålla oss, men
är till viss del tolkningsbart.
Plan
Planen ska beskriva HUR något skall göras, utan att fokusera på resultatet. Det skall vara tydligt vem som är
ansvarig, tidsplan och om eventuell uppföljning skall göras. Åtgärderna ska beskrivas så detaljerat att utförandet
kvalitetssäkras oavsett vem som gör det. En plan beslutas och godkänns av förvaltningschef eller bolagschef.
Regler
Regler beslutas av förvaltningschef eller bolagschef och sätter exakta gränser för vårt handlande och beteende
(HUR). Typiska ord och uttryck i sådana dokument är "ska", "måste" och "får inte". Reglerna får inte innehålla
otydliga formuleringar och får inte heller vara tolkningsbara.
Sida 2 (4)
o
TRANAS KOMMUN
Dokument/itel:
[Document::Title]
Version:
[Document::Version]
Dokument-ID.
[Document: :Number]
Process, handbok, rutiner och checklistor
Processer visar på ett arbetsfiöde (HUR) i syfte att skapa värde för externa eller interna kunder.
Handbok är en samling av rutiner och checklistor för ett visst arbetsområde (HUR). T.ex. i ekonornihandbok
samlas rutiner och checklistor för att kvalitetssäkra och underlätta arbetet för arbetsområdet ekonomi.
Rutiner är i förväg bestämda arbetssätt (HUR). I rutinen anges vad som ingår i en arbetsuppgift, när och hur ofta
den ska göras och vem eller vilka som ska göra den. Rutiner är tänkta att underlätta och kvalitetssäkra arbetet
och kan med fördel innehålla bilder som visar arbetesmomenten.
Checklista är ett verktyg som används för att standardisera, kvalitetssäkra och säkerställa att viktiga moment
genomförs (HUR). Förslagsvis bockas aktiviteterna av med signatur och datum för genomförande.
Dessa dokument godkänns och beslutas av närmaste chef.
Dokumentens hierarki
Det är inget kravatt en plan alltid föregås av strategi och program, eller att en policy alltid bryts ned i riktlinjer och
regler. Varje dokument lever sitt eget liv och matrisen är en hjälp att utforma ett dokument så att det uppfattas
och används på rätt sätt.
Utformning av dokument
När du skapar ett dokument använd ett enkelt och tydligt språk för att göra dokumentet så lätt som möjligt att
kommunicera och förstå. Ett dokuments innehåll måste vara förenligt med eventuella överordnade dokument.
Vid framtagandet av ett nytt styrdokument bör man överväga vilka lagar som finns på området, vilka
styrdokument som redan finns och varför det krävs ett nytt dokument.
En del styrdokument ger direkta uppdrag till någon organisatorisk enhet, till exempel att göra en uppföljning.
Sådana uppdrag ska vara tydliga genom att de sammanfattas i ett särskilt rubriksatt stycke. Här ska det framgå
vad som ska göras, vem som ska göra det och när det ska göras. Beskrivningen ska vara specifik och undvika
formuleringar som "Tranås kommun ska ..." eller "berörda nämnder ska ... ".
•
•
•
Dokument skall aktualiseras inom högst fyra år.
Alla dokument ska följa den grafiska profil som finns upprättad för Tranås kommun
I alla dokument ska finnas uppgifter om
vem som har fastställt beslutet
när dokumentet har fastställts
vem som har ansvar för revidering
vem som ansvarar för eventuell uppföljning och tidplan för denna
vem dokumentet gäller för
hur länge dokumentet gäller
Sida 3 (4)
o
TRANAS KOMMUN
Version:
[Document::Version]
Dokumenttite/:
[Document::Title]
Dokument-lO:
[Document::Number]
Övers;ktsbild över kommunens styrdokument
Politiska dokument
Styrdokument
Strategi
Definition
Strategin anger vilka inriktningar (VAD) som
är de viktigaste för Tranås Kommun och
pekar ut de långsiktiga målen.
Revideras minst
Aret efter val
Antas av
Kommunfullmäktige
Policy
En policy anger kommunens förhållningssätt
till något (VAD)
Aret efter val.
Kommunfullmäktige
Program
Ett program ska ange övergripande
prioriteringar (VAD) som kommunen ska
uppnå inom ett visst område samt vilka
metoder som ska användas.
Aret efter val.
Nämnd eller
Kommunstyrelse
Riktlinjer
Riktlinjer avser främst frågor som rör ren
verkställighet (VAD). Detaljgraden är högre
än i en policy. Riktlinjer lämnar visst utrymme
för individuell tolkning.
Aret efter val.
Nämnd eller
Kommunstyrelse
Definition
En plan ska ange vad som ska uppnås inom
ett visst område på en detaljerad nivå
(HUR). Planen ska beskriva önskade
åtgärder och ange vem som ansvarar för att
åtgärderna genomför, när de ska vara
genomförda samt vilka prioriteringar som ska
göras.
Regler anger HUR en viss fråga ska
hanteras och dess roll är att sätta gränser
och förbjuda vissa beteenden.
Revideras minst
Aret efter val.
Antas av
Förvaltningschef
Arligen.
Förvaltningschef
Visar ett arbetsflöde i syfte att skapa värde
för externa eller interna kunder (HUR)
En samling av rutiner och checklistor för ett
visst arbetsområde (HUR).
Ett i förväg bestämt arbetssätt (HUR).
Arligen
Chef
Arligen
Chef
Arligen
Chef
Arligen
Chef
F··orvaItnmgs
·
dokument
Styrdokument
Plan
Regler
Process
Handbok
Rutin
Checklista
Ett verktyg som används för att
standardisera, kvalitetssäkra och säkerställa
att viktiga moment genomförs (HUR).
Sida 4 (4)
o
TRANAS KOMMUN
Dokumenttitel:
[Document: :Title]
Version:
[Document::Version]
Dokument-ID:
[Document::Number]
~
[!J
A
~~
--
~
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL
TRANAs KOMMUN
KOMMUNSTRYRELSENS AU
§
87
Sammanträdesdatum
2015-04-07
Sida 15 (29)
Dnr 40/13
Riktlinjer för styrdokument
Enligt Tranås kommuns ledningsmodell antagen 2013-08-19 § 167 har kommunen ett antal
styrdokument: Strategi, Policy, Program, Riktlinjer, Plan, Regler, Process, Handbok, Rutin
och Checklista.
Riktlinjer för vad, hur, vem och uppföljning har nu utformats. Efter att politiken har beslutat
om riktlinjer kommer dessa dokument att läggas upp i ledningssystemet Canea.
Kommunstyrelsen föreslås besluta
att anta Riktlinjer för styrdokumenl.
Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen besluta
att anta Riktlinjer för styrdokument.
Expedieras till
Kommunstyrelsen
lUtdragsbestyrkande
TRANAS KOMMUN
o
TRANAS KOMMUN
KL-Förva,lt~i1ben
Ank.. t .: Q.
Dnr.lfijfi~~,
......
2015-03-25
Rosie-Marie Fors
Riktlinjer - Styrdokument
Enligt ledningsmodellen har kommunen ett antal styrdokument Strategi, Policy, Program, Riktlinjer, Plan,
Regler, Process, Handbok, Rutin och Checklista.
Riktlinjer för vad, hur, vem och uppföljning har nu utformats. Efter att politiken har beslutat om denna
riktlinjer kommer dessa dokument att läggas upp i ledningssystemet Canea.
Förslag till beslut:
att anta Riktlinjer för styrdokument
Tranås Kommun
/
r'J~,v!
Il I vDLlGllL r RESP KT KREATIVITET
Sida 1 (4)
TRANÅS KOMMUN
Utfärdat av: [Role::Författare]
Beslutad av: [Role::Godkännare]
Dokumenttyp: [Document: :DocumentType]
Förvaltning: [Metadata::Förvaltning]
Ansvarig: [Metadata::Nämnd]
Beslutsdatum: [Document::PublishDate]
Version: [Document::Version)
Dokument-ID: [Document::Number]
Revideras: [Document::AlarmDate]
Dokumenttitel: [Document: :Title]
Riktlinjer för styrdokument
Alla styrdokument i Tranås kommun skall klassificeras och utformas som något av de åtta dokumenttyper som
beskrivs nedan.
STRATEGI
Strategin är det mest överordnade och mest abstrakta typen av dokument och beslutas politiskt av
kommunfullmäktige. Strategin är ett tolkningsbart dokument som pekar ut riktningar och långsiktiga mål (VAD),
utan att gå in på hur man ska göra för att nå dit. Strategier kan det endast finnas några få av då de handlar om
de stora sammanhangen, vad som är viktigas och vad som ska prioriteras i verksamheten.
Strategin bör inte säga något om vilka medel eller metoder som ska användas, för detta finns program och
planer.
POLICY
En policy är politiskt beslutad av kommunfullmäktige och anger vårt förhållningssätt och våra principer (VAD).
Denna skall hållas kort, ibland bara till en enda mening. Den kan t.ex. klargöra vår syn på sponsring eller
personalförmåner.
PROGRAM
Programmet kan ha samma roll som en strategi, men för det mindre sammanhanget och beslutas i en nämnd
eller av kommunstyrelsen. Den skall tala om VAD vi vill uppnå och vilka metoder vi vill använda oss av.
Programmet kan även vara en förstudie som senare följs aven mer detaljerad plan i samma ämne. Programmet
ska göra det möjligt att skriva en plan för den aktuella verksamheten men tar inte ställning till metoder eller
utförande, dock kan programmet ange alternativ att ta ställning till i plandokument eller i verkställighet.
Programmet anger inte några detaljerade tidsplaner men skall ange ansvarig och grova tidsramar.
RIKTLINJER
Kommunens riktlinjer beslutas i kommunstyrelsen eller nämnd och utfonmas för en specifik verksamhet och ger
ett konkret stöd för vårt handlande. Den anger VAD som skall utföras och inom vilka ramar vi skall hålla oss, men
är till viss del tolkningsbart.
PLAN
Planen ska beskriva HUR något skall göras, utan att fokusera på resultatet. Det skall vara tydligt vem som är
ansvarig, tidsplan och om eventuell uppföljning skall göras. Åtgärderna ska beskrivas så detaljerat att utförandet
kvalitetssäkras oavsett vem som gör det. En plan beslutas och godkänns av förvaltningschef eller bolagschef.
REGLER
Regler beslutas av förvaltningschef eller bolagschef och sätter exakta gränser för vårt handlande och beteende
(HUR). Typiska ord och uttryck i sådana dokument är "ska", "måste" och "får inte". Reglerna får inte innehålla
otydliga fonmuleringar och får inte heller vara tolkningsbara.
AN~---VAR
TVOLlGHET RESPEKT KREATIV TET
Sida 2 (4)
o
TRANAS KOMMUN
Dokumenttitel: [Document: :Title]
PROCESS, HANDBOK, RUTINER OCH CHECKLISTOR
Processer visar på ett arbetsftöde (HUR) i syfte att skapa värde för externa eller interna kunder.
Handbok är en samling av rutiner och checklistor för ett visst arbetsområde (HUR). T.ex. i ekonomihandbok
samlas rutiner och checklistor för att kvalitetssäkra och underlätta arbetet för arbetsområdet ekonomi.
Rutiner är i förväg bestämda arbetssätt (HUR). I rutinen anges vad som ingår i en arbetsuppgift, när och hur ofta
den ska göras och vem eller vilka som ska göra den. Rutiner är tänkta att underlätta och kvalitetssäkra arbetet
och kan med fördel innehålla bilder som visar arbetesmomenten.
Checklista är ett verktyg som används för att standardisera, kvalitetssäkra och säkerställa att viktiga moment
genomförs (HUR). Förslagsvis bockas aktiviteterna av med signatur och datum för genomförande.
Dessa dokument godkänns och beslutas av närmaste chef.
Dokumentens hierarki
Det är inget kravatt en plan alltid föregås av strategi och program, eller att en policy alltid bryts ned i riktlinjer och
regler. Varje dokument lever sitt eget liv och matrisen är en hjälp att utforma ett dokument så att det uppfattas
och används på rätt sätt. Författare och beslutsfattare av dokument skall vara olika personer. Beslutsfattare ska
vara närmaste chef.
Utformning av dokument
När du skapar ett dokument använd ett enkelt och tydligt språk för att göra dokumentet så lätt som möjligt att
kommunicera och förstå. Ett dokuments innehåll måste vara förenligt med eventuella överordnade dokument.
Vid framtagandet av ett nytt styrdokument bör man överväga vilka lagar som finns på området, vilka
styrdokument som redan finns och varför det krävs ett nytt dokument.
En del styrdokument ger direkta uppdrag till någon organisatorisk enhet, till exempel att göra en uppföljning.
Sådana uppdrag ska vara tydliga genom att de sammanfattas i ett särskilt rubriksatt stycke. Här ska det framgå
vad som ska göras, vem som ska göra det och när det ska göras. Beskrivningen ska vara specifik och undvika
formuleringar som "Tranås kommun ska ... " eller "berörda nämnder ska ... ".
•
•
•
Dokument är giltigt i högst fyra år, om inga särskilda skäl för undantag föreligger. Sedan krävs en
revidering och ett nytt beslut om att dokumentet ska gälla.
Alla dokument ska följa den grafiska profil som finns upprättad för Tranås kommun
I alla dokument ska finnas uppgifter om
vem som har fastställt beslutet
när dokumentet har fastställts
vem som har ansvar för revidering
vem som ansvarar för eventuell uppföljning och tid plan för denna
vem dokumentet gäller för
hur länge dokumentet gäller
Sida 3 (4)
o
TRANAS KOMMUN
Dokumenttitel: [Document::Title)
Översiktsbild över kommunens styrdokument
Politiska dokument
Styrdokument
Strategi
Definition
Strategin anger vilka inriktningar (VAD) som
är de viktigaste för Tranås Kommun och
pekar ut de långsiktiga målen.
Revideras
Aret efter val
Antas av
Kommunfullmäktige
Policy
En policy anger kommunens förhållningssätt
till något (VAD)
Aret efter val.
Kommunfullmäktige
Program
Ett program ska ange övergripande
prioriteringar (VAD) som kommunen ska
uppnå inom ett visst område samt vilka
metoder som ska användas.
Aret efter val.
Nämnd eller
Kommunstyrelse
Riktlinjer
Riktlinjer avser främst frågor som rör ren
verkställighet (VAD). Detaljgraden är högre
än i en policy. Riktlinjer lämnar visst utrymme
för individuell tolkning.
Aret efter val.
Nämnd eller
Kommunstyrelse
Definition
En plan ska ange vad som ska uppnås inom
ett visst område på en detaljerad nivå
(HUR). Planen ska beskriva önskade
åtgärder och ange vem som ansvarar för att
åtgärderna genomför, när de ska vara
genomförda samt vilka prioriteringar som ska
göras.
Regler anger HUR en viss fråga ska
hanteras och dess roll är att sätta gränser
och förbjuda vissa beteenden.
Revideras
Aret efter nyval.
Antas av
Förvaltningschef
Arligen.
Förvaltningschef
Visar ett arbetsflöde i syfte att skapa värde
för externa eller interna kunder (HUR)
En samling av rutiner och checklistor för ett
visst arbetsområde (HUR).
Ett i förväg bestämt arbetssätt (HUR).
Arligen
Chef
Arligen
Chef
Arligen
Chef
Arligen
Chef
Förvaltnings dokument
Styrdokument
Plan
Regler
Process
Handbok
Rutin
Checklista
Ett verktyg som används för att
standardisera, kvalitetssäkra och säkerställa
att viktiQa moment Qenomförs (HUR).
ANSVAP TYDI IGHfT RESPEKT KR ATIVITET