1. No category

Tillämpningsanvisningar för
Kungälvs kommuns författningssamling
Tillämpningsanvisning
Diarienummer:
KS 2015/1363
Dokumentansvarig:
Utvecklingsledare/Enheten för utveckling, planering och uppföljning
Beredande politiskt organ: Inget
Beslutad av:
Förvaltningsledning
Datum för beslut:
2015-09-07
Giltighetstid:
2019-12-31
Handläggare:
Clara Helgesson, Catrin Hulebäck, Ing-Britt Runger
1. Innehållsförteckning
1.
Innehållsförteckning..............................................................................................................................................2
2.
Inledning .................................................................................................................................................................3
3.
Relation till andra styrdokument .........................................................................................................................3
4.
Syfte .........................................................................................................................................................................3
5.
Mål ...........................................................................................................................................................................3
6.
Beslut om upprättande av styrdokument ...........................................................................................................3
7.
Arbetsordning vid upprättande/kommunikation av nytt styrdokument ......................................................4
8.
Dokumentansvar/Dokumentansvarig ...............................................................................................................4
9.
Ett styrdokuments revidering och giltighetstid .................................................................................................5
10.
Publicering ..........................................................................................................................................................5
11.
Att upprätta och följa ett styrdokument ........................................................................................................5
12.
Frågor att fundera över inför upprättande och revidering av styrdokument ...........................................6
13.
Styrdokumentmallen .........................................................................................................................................8
14.
Levandegörande av styrdokumentet ...............................................................................................................8
15.
Uppföljning av styrdokumentet ......................................................................................................................8
2
2. Inledning
Tillämpningsanvisningar är ett hjälpmedel som förklarar hur styrdokument ska utformas och förvaltas. Ett
styrdokument är ett dokument som är beslutat av kommunfullmäktige, kommunstyrelse eller
förvaltningsledning. Styrdokument är styrande, visionära eller tillämpande för all kommunal verksamhet.
3. Relation till andra styrdokument
Dokumentet är underställt Policy för Kungälvs kommuns författningssamling, Dnr KS2015/233-1, beslutat i
Kommunfullmäktige 2015-06-17.
4. Syfte
Tillämpningsanvisningarna ger vägledning när ett nytt styrdokument skapas eller revideras.
5. Mål
Genom att följa tillämpningsanvisningarna underlättas utformningen av styrdokument så att de blir enhetliga
och skapar goda förutsättningar för styrning och uppföljning.
6. Beslut om upprättande av styrdokument
Behovet av ett nytt styrdokument kan initieras av såväl politiken som förvaltningen. Oavsett var behovet
uppstår, behöver anvisad beslutsväg följas så att dokumentet hamnar rätt i den organisatoriska
arbetsordningen.
Om behovet uppstår:
- inom politiken, så ska förvaltningen informeras i ett tidigt skede. På så sätt kan förvaltningen bistå med
kompetens, vilket skapar goda förutsättningar för båda parter.
- inom förvaltningen, ska närmsta chef vidtalas innan arbetet med att upprätta ett styrdokument påbörjas.
Dokumenttyp och beslutande instans ska identifieras och information om behovet kommuniceras inom
organisationen. Ansvaret åligger vidtalad chef. Samarbete med berörd politisk part ska initieras i ett tidigt
skede.
Samtliga nya styrdokument, oavsett var de initierats, ska behandlas i förvaltningsledningen. Beroende av
dokumentets typ varierar beslutande instans mellan kommunfullmäktige, kommunstyrelse och
förvaltningsledning.
3
7. Arbetsordning vid upprättande/kommunikation av nytt styrdokument
-
Politiker alternativt tjänsteman initierar behov av nytt styrdokument.
-
Beslut fattas enligt arbetsordning om att ett styrdokument ska upprättas.
-
Dokumenttyp fastställs i relation till innehåll och beslutande instans (kommunfullmäktige,
kommunstyrelse, förvaltningsledning).
-
Dokumentansvarig utses.
-
Dokumentansvarig ansvarar för att ett förslag till nytt styrdokument arbetas fram i enlighet med
angivet uppdrag.
-
Alla handlingar i ärendet diarieförs.
-
Dokumentet skickas på remiss till berörda.
-
Dokumentet skickas till kommunjuristen för juridisk bedömning
-
Dokumentet skickas till kommunkansliet för klarspråksgranskning.
-
Dokumentet beslutas i enlighet med arbetsordning gällande för dokumenttypen.
-
Gäller det juridiskt bindande dokument ska beslutet kungöras på kommunens anslagstavla.
-
Dokumentet publiceras på kommunens interna och externa webbplats.
-
Bevakning läggs in i ärendehanteringssystemet så att dokumentansvarig och registrator får en signal
när det är dags att revidera dokumentet.
-
Det ska tydligt framgå vilken relation dokumentet har i förhållande till andra styrdokument.
8. Dokumentansvar/Dokumentansvarig
Ett övergripande dokumentansvar finns hos Enheten för kommunkansli och juridik men ett styrdokument
ska ha en dokumentansvarig som har det yttersta ansvaret för dokumentet. Ansvaret kopplas till en
tjänst/funktion i organisationen där dokumentet används.
Dokumentansvarig ansvarar för att:
-
styrdokumentet hålls aktuellt genom att löpande tillse uppföljning eller revidering enligt anvisningen i
dokumentet eller om behov uppstår. Samtliga revideringar ska beslutas i respektive beslutande instans
vilka även bör inkluderas i arbetet
-
styrdokumentet kommuniceras enligt beslutad ordning
-
styrdokumentet finns tillgängligt på kommunens interna och externa webbplats
-
styrdokumentet förs in i diariet och att det tas bort från kommunens interna och externa webbplats
när det upphör att gälla
4
9. Ett styrdokuments revidering och giltighetstid
Samtliga styrdokument ska om inget annat är beslutat, revideras vart fjärde år. Arbetet med revidering ska ske
under en ny mandatperiods första år. Det möjliggör beslut i samband med nästkommande årsskifte, vilket
skapar goda förutsättningar för den styrande politiken att påverka styrdokumentets inriktning.
De dokument som inte framtagits till beslut i samband med beslutat datum, slutar därmed att gälla och tas
bort från kommunens författningssamling. Enheten för kommunkansli och juridik ansvarar för att
dokumentstrukturen och dess innehåll är aktuell på kommunens interna och externa webbplats. Ansvaret
innefattar befogenhet att lägga till och ta bort dokument. Ett nytt styrdokument, som upprättas under
mandatperioden, får giltighetstid till och med sista dagen i nästkommande mandatperiods första år.
10. Publicering
Alla styrdokument som beslutats av kommunfullmäktige, kommunstyrelsen eller förvaltningsledning ska
enligt kommunallagen, i sin helhet finnas tillgängliga på kommunens interna och externa webbplats.
Publicering ska ske av kommunikationsenheten i enlighet med kommunens gällande grafiska profil.
Innehållet i författningssamlingen ska framgå av ett register där dokument som är juridiskt bindande ska
kunna särskiljas. Läs gärna mer i Sveriges Kommuner och Landsting, Cirkulärnummer 13:26.
11. Att upprätta och följa ett styrdokument
Styrdokument ska utformas i enlighet med anvisad struktur.
Vid allt arbete med styrdokument ska kommunkansliet inkluderas för klarspråksgranskning i ett tidigt skede.
Enheten kan även ge stöd i arbetet med att säkerställa att dokumentet formellt uppfyller krav och
överensstämmer med Policy för Kungälvs kommuns Författningssamling.
-
Styrdokument ska vara styrande i sin utformning och beslutat av kommunfullmäktige,
kommunstyrelsen eller förvaltningsledning. Alla styrdokument ska finnas enhetligt samlade i
kommunens författningssamling.
-
Varje styrdokument ska klassificeras som endera av de typer som beskrivs i policyn.
-
Utgå från befintlig mall för skapande av styrdokument.
-
Rubriken på dokumentet är väsentlig med tanke på innehåll och sökbarhet. Det ska vara enkelt utifrån
namnet att hitta rätt dokument. Exempel på namn kan vara Funktionshinderpolitiskt program eller
Riktlinjer för konkurrensutsättning.
-
Styrdokument ska utformas på ett enhetligt, tydligt och enkelt sätt så att det klart framgår vad
respektive dokument innefattar.
-
Versionshantering ska finnas.
5
-
Vid arbetet med ett nytt styrdokument bör övervägas vilka lagar som styr området, liksom vilka
styrdokument som redan finns beslutade i författningssamlingen. Det bör övervägas och motiveras
varför ett nytt styrdokument behövs samt granskas hur det samspelar med redan gällande
styrdokument på angränsande områden.
-
Ett styrdokuments innehåll ska vara förenligt med eventuella överordnade dokument.
-
Vid upprättande eller revidering av styrdokument ska det eftersträvas att helt undvika eller minimera
antalet bilagor. Det ska även eftersträvas att styrdokument inte ska behöva brytas ned till ytterligare
dokument på nämndnivå eller verksamhetsområde.
-
Vid en revidering ska övervägas om dokumentet i fråga kan slås ihop med något annat eller kanske
upphävas.
-
Det är lämpligt att redan under utformningen planera för hur styrdokumentet ska kommuniceras och
förankras i organisationen.
-
Svepande och abstrakta formuleringar ska undvikas. Tydliga styrdokument är en viktig förutsättning
både för funktionen som styrinstrument men även för uppföljning då styrdokumenten kontinuerligt
ska vara föremål för utvärdering och uppföljning.
-
Generellt gäller enkelt och tydligt språk för att göra styrdokument så lätt som möjligt att förstå och
kommunicera. Det underlättar både för den som ska använda styrdokumentet och för den som ska
upprätta det. Enheten för kansli och juridik ger stöd med klarspråksgranskning.
-
Inga styrdokument ska belastas med formuleringar som framgår av lagtext eller andra typer av statliga
direktiv.
-
Det ska framgå vilken den huvudsakliga målgruppen är; medborgare, politik och eller medarbetare.
-
Styrdokument ska följa beslutad grafisk profil för Kungälvs kommun.
12. Frågor att fundera över inför upprättande och revidering av styrdokument
Behövs ytterligare styrning utöver befintlig?
När behov av styrning av ett område finns kan nödvändiga beslut redan vara fattade i ett annat sammanhang,
men av olika skäl inte uppnått önskat resultat. Området kan redan vara reglerat i överordnad författningstext
eller i andra beslut. Styrningen kan då inriktas på att implementera befintliga författningar och beslut istället
för att upprätta upprepande dokumentation.
Är ett nytt styrdokument den bästa styrformen?
För en väl fungerande styrning krävs att en mängd faktorer samverkar. Det kan handla om alltifrån ledarskap,
ansvarsfördelning, attityder och värderingar till arbetssätt, modeller och information. Utformningen av
6
styrningen behöver anpassas till externa och interna förutsättningar. Även utbildning, information,
rekrytering, ekonomiska incitament, samtal och möten kan ses som olika former av styrning. Om
styrdokument anses vara den lämpligaste styrformen bör man därefter överväga vilket slag av styrdokument
som är det mest lämpliga i relation till vilken instans det ska beslutas i.
Hur kan det nya styrdokumentet samordnas med befintliga styrdokument och andra befintliga styrformer?
För att uppnå helhetssyn är det viktigt att nya styrdokument samordnas med befintliga styrformer redan
under beredningsfasen. Om det rör sig om ett nytt styrdokument av samma typ som ett befintligt ska det
tidigare upphävas och relevanta delar inarbetas i det nya. Överordnade dokument och regelverk, liksom
eventuella konflikter med andra styrformer ska beaktas innan beslut.
Vilka förutsättningar finns för effektiv implementering och tillämpning?
För att implementering och tillämpning av ett styrdokument ska vara effektiv krävs att mottagaren är tydligt
angiven. Ansvarig bör ha möjlighet att påverka den verksamhet som styrningen avser, samt att
styrinformationen når ut till mottagaren på ett effektivt sätt. En genomtänkt plan och struktur bör finnas
redan i beredningsfasen.
Vilken styrning ska prioriteras?
Både antalet styrdokument och uppdrag påverkar styrningen av organisationen. Det finns begränsningar för
hur detaljerade regelverk och stor mängd uppdrag en enhet kan realisera i sin verksamhet. Krav och
ambitionsnivåer behöver anvisas på en nivå som är möjlig för verksamheten att uppfylla för att styrningen ska
uppnå önskat resultat.
7
13. Styrdokumentmallen
Det finns en mall som styrdokument ska skrivas i. Mallen finns på intranätet.
14. Levandegörande av styrdokumentet
Det är viktigt att styrdokumenten hålls aktuella, dokumenten kommuniceras med jämna mellanrum och är väl
känt i berörd verksamhet samt efterföljas.
15. Uppföljning av styrdokumentet
Uppföljning är en central del av styrningen och ger information till beslutsfattaren om målet med styrningen
uppnås. Dokumentansvarig har i sin roll att tillse så att en redogörelse presenteras för beslutsfattarna
beroende på dokumenttyp.
8