P o litik i p ra k tik e n - Studieförbundet Vuxenskolan
Politik i praktiken Ett studiematerial från Folkpartiet liberalerna framtaget i samarbete med Studieförbundet Vuxenskolan Politik i praktiken Ett studiematerial från Folkpartiet liberalerna framtaget i samarbete med Studieförbundet Vuxenskolan 1 © Folkpartiet liberalerna, nytyck och omarbetning 2015 Texter: Ulf Schyldt, Johan Liljeqvist, Christina Örnebjär, Richard Bengtsson och Fia Björklund Redaktör: Anna Lundberg Grafisk form och omslag: Fia Björklund Tryck: Fridholm & Partners, Hindås Stort tack till Studieförbundet Vuxenskolan Folkpartiet liberalerna Box 2253 103 16 Stockholm Tel: 08-410 242 00 E-post: [email protected] Innehåll Förord........................................................................................................ 5 Studieplan ............................................................................................... 6 Så fungerar Folkpartiet i praktiken .................................................... 9 Mötesteknik vid formella möten.........................................................23 Arbetet i fullmäktigegrupp och nämnder.........................................43 Liberala värderingar i kommunpolitiken...........................................73 Stärk lokalföreningen...........................................................................87 Politisk plattform................................................................................ 103 Möta media ........................................................................................ 125 Appendix I: Den demokratiska organisationen i Sverige..........141 Appendix II: Krishantering – när något inträffar..........................151 Appendix III: Tips för bra möten..................................................... 153 Studieförbundet Vuxenskolan......................................................... 162 4 Förord Grattis. Och tack. Du som läser det här har tagit ett viktigt beslut. Du har bestämt dig för att vara med och arbeta för att göra Sverige till ett friare, öppnare och liberalare samhälle. Därför har du engagerat dig i Folkpartiet Liberalerna. Det är till dig denna skrift riktar sig. Jag vill både gratulera dig till och tacka dig för det steg du tagit. Tillsammans med andra liberaler kan du vara med och åstadkomma mycket för ditt lokalsamhälle, din kommun, ditt landsting eller samhället i stort. Att arbeta politiskt, och kanske ha förtroendeuppdrag i partiet eller det offentliga, ger dig både möjligheter och ansvar. Du kommer att få sätta dig in i svåra frågor och du kommer att behöva väga intressen mot varandra. Använd dina liberala värderingar som kompassnål. Och kom ihåg att diskutera mycket med dina partivänner och andra politiskt intresserade – det gör politiken både roligare och bättre. Politik är att prata! Politik är också ett hantverk. Ju mer du känner till om hur besluts gångarna ser ut i föreningen, kommunen eller landstinget, desto större chans har du att påverka på riktigt. Därför handlar den här boken i hög grad om hur den politiska vardagen ser ut. Jag hoppas att denna skrift ska ge dig både fakta och inspiration. Du kan använda den som studiematerial och läsa den från början till slut, men den fungerar lika bra som uppslagsbok att gå tillbaka till då och då. Vi liberaler har en stolt historia, men vår framtid är ännu stoltare. Det finns så mycket kvar att göra för att göra samhället friare och för att ge varje människa de bästa möjligheterna att forma sitt liv efter sina egna drömmar och förhoppningar. Därför är ditt engagemang så viktigt. Välkommen med i arbetet! Liberala hälsningar, Maria Arnholm Partisekreterare 5 Studieplan Detta studiematerial är framtaget i samarbete mellan Folkpartiet och Studieförbundet Vuxenskolan. Materialet är gjort för att kunna användas i studiecirekleform, för självstudier, som underlag för en utbildning eller på andra sätt där folkpartister vill lära sig mer enskilt eller tillsammans med andra. I slutet av nästan varje kapitel finns en ”mindmap” som samman fattar kapitlets viktigaste innehåll. Den kan användas för att ge en snabb repetition eller för att ge en överblick av kapitlet. Vid varje kapitel finns också förslag med diskussionsfrågor och tips på vidareläsning. Hur går en studiecirkel till? Är ni intresserade av att starta en studiecirkel kring Politik i praktiken ska ni alltid börja med att ta kontakt med Studieförbundet Vuxenskolan som är Folkpartiets utbildningsorganisation. De hjälper er med material och att förklara hur en studiecirkel går till i praktiken och vad ni behöver göra för att registrera och få stöd i ert arbete. Studiecirkelformen innebär kort att ni är en grupp av personer som träffas regelbundet för att diskutera kring ett gemensamt ämne. Formellt ska ni ses minst tre gånger och totalt minst nio studietimmar (en studi etimme = 45 minuter), men ni har stor frihet i utförandet och möten kan även ske digitalt om det är mer lämpligt för er. En traditionell studiecirkel innebär att varje deltagare förbereder sig inför träffarna genom att läsa det eller de kapitel som ska behandlas och funderar över de uppgifter som eventuellt delats ut på tidigare träffar. Själva träffen kan läggas upp på olika sätt. Ni kan t.ex. bjuda in en gäst att prata utifrån kapitlets innehåll, ha en gemensam genomgång eller diskutera innehållet/frågorna mellan deltagarna. Det viktiga är att alla kommer till tals, får ställa sina frågor och att ni gemensamt lär er mer. Behöver ni inspiration i utformningen av träffarna finns såväl Studie förbundet Vuxenskolan som Folkpartiet tillgängliga för tips och råd. 6 Studieplan Exempel på Studieplan för sju träffar Första träffen Genomgång av upplägget för studiecirkeln Så fungerar Folkpartiet i praktiken Andra träffen Mötesteknik vid formella möten Tredje träffen Arbetet i fullmäktigegrupp och nämnder Fjärde träffen Liberala värderingar i kommunpolitiken Femte träffen Stärk lokalföreningen Sjätte träffen Politisk plattform Sjunde träffen Möta media Sammanfattning och avslut Till den femte träffen finns inspirationsmaterial kring medlems rekrytering och medlemsvård att ladda ned på Folkpartiets intranät och till träff sex och sju finns även arbetsmaterial kring Politisk plattform och Medieplan på samma ställe. Exempel på studieplan för 45 minuter före varje möte Ett annat sätt att använda boken som studiecirkel är att lägga in 45 minuter före varje ordinarie möte. Det kan ibland vara enklare att ses lite längre när ni ändå skulle ses. Använd t.ex. kapitlets mindmap för att gemensamt planera nästa träff. Avsluta träffen med en runda där alla kort får säga vad i nästa veckas kapitel som de är mest intresserade av. Studieplanen innehåller fler frågor och förslag på arbetsuppgifter än vad som normalt hinns med under tio korta träffar om ungefär Studieplan 7 45 minuter vardera. Materialet ska därför ses och användas som ett smörgåsbord, där ni i gruppen gemensamt väljer vad ni vill läsa, diskutera och göra. Bokens appendix Som ett komplement till bokens innehåll finns appendix. Appendix I Den demokratiska organisationen i Sverige – en genom gång hur den svenska demokratin fungerar, de olika nivåerna och hur beslut fattas och verställs. Appendix II Krishantering – när något inträffar är framför allt ett referensmaterial. Appendix III Tips för bra möten – här kommer användbara tips och råd om hur man skapar bra, roliga, varierade och kreativa möten. Koda i Gustav Till Studieförbundet Vuxenskolans administration: När ni använder detta studiematerial, ska det kodas i Gustav centralt studiematerial ”Politik i praktiken” samt samverkanspart ”Folkpartiet”. 8 Studieplan Appendix I Den demokratiska organisationen i Sverige All offentlig makt utgår från folket. Det svenska folkstyret genomförs genom ett representativt och parlamentariskt statsskick och genom det kommunala självstyret. Idag har Sverige 290 kommuner, landsting samt regioner. I dessa kommuner, landsting och regioner finns det över 46 000 förtroendevalda som tillsammans innehar nästan 74 000 politiska uppdrag. Du kanske är eller funderar på att bli en av dessa. De olika nivåerna och det kommunala självstyret Kommun och landsting är likställda i lagen. Den kommunala verksamheten verkar inom de ramar som sätts av riksdag och regering i form av lagar och regler. Staten är representerad på länsnivå genom länsstyrelserna, som arbetar för att de nationella målen på olika områden ska få genomslag i länet. I den svenska förvaltningsmodellen är ambitionen att ansvar och beslutsfattande ska ske så nära de berörda medborgarna som möjligt. Denna decentralisering gör det möjligt att anpassa verksamheterna efter de lokala förhållandena, vilket inte minst leder till att befintliga resurser utnyttjas effektivt. Rösträtt till kommun och landsting har svenska medborgare som fyllt 18 år s enast valdagen och som är folkbokförda i respektive kommun eller landsting. Också unionsmedborgare och medborgare i Island och Norge Appendix I: Den demokratiska organisationen i Sverige 141 Sveriges kommuner och landsting Sveriges kommuner, landsting och regioner är organiserade i en gemensam intresse- och arbetsgivarorganisation, Sveriges kommuner och landsting (SKL). Förbundet styrs av en politiskt vald s tyrelse. Vid sidan av att bevaka medlemmarnas intressen och vara opinons bildare erbjuder SKL även sina medlemmar stöd och service. Förbundets uppdrag inne fattar att ge kommuner och landsting bättre förut sättningar för lokalt och regionalt självstyre. har rösträtt under samma förutsättnngar, om de har varit folkbokförda i Sverige tre år i följd före valdagen. Den som har rösträtt är även valbar. Kommunal självstyrelse innebär att det finns en självständig och inom vissa ramar fri bestämmanderätt för kommuner och landsting. Sedan 1974 är detta självstyre inskrivet i regeringsformen. Kommuner och landsting har rätt att ta ut skatt för skötsel av sina uppgifter. Även denna rätt är inskriven i grundlagen och är en del av det kommunala självstyret. Riksdag och regering sätter upp nationella mål för verksamheten i kommuner och landsting. På så sätt bestäms villkoren och uppgiftsför delningen mellan stat, landsting och kommuner. I regeringsformen görs ingen precisering av denna uppgiftsfördelning och samhällsutvecklingen gör att den varierar över tid. Folkpartiet vill att det inrättas en kompetenskatalog som skiljer på statens och kommuneras uppgifter. Vissa viktiga samhällsfunktioner är obligatoriska – dessa måste kommunerna och landstingen genomföra. Till exempel ansvarar kommunerna för social omsorg, för för-, grund- och gymnasieskola samt för biblioteksverksamhet. Lands tingen sköter hälso- och sjukvården samt tandvården för barn och ungdomar. En gemensam obligatorisk uppgift är regional och lokal kollektivtrafik. Andra uppgifter är frivilliga – för en kommun kan det handla om fritid och kultur, energiförsörjning eller underhåll av gator, för ett landsting kultur eller turism. Många av kommunernas och landstingens uppgifter regleras i speciallagstiftning – det gäller till exempel socialtjänsten, hälso- och sjukvården och miljö- och hälsoskyddet. Flera av speciallagarna är ramlagar som regeringen eller statliga myndigheter kan komplettera med förordningar eller föreskrifter. Kommunerna och landstingen har även viss rätt att meddela egna lokala föreskrifter, som lokala trafikföreskrifter eller ordningsstadga. Kommunallagen och den kommunal organisationen Den nu gällande kommunallagen, som trädde i kraft 1 januari 1992, är gemensam för kommuner och landsting. I lagen regleras till exempel indelning i kommuner och landsting och villkoren för arbetet i fullmäktige och nämnderna. Lagen säger att kommuner och landsting själva får ta hand om angelägenheter som har anknytning till området eller dess invånare. Detta innebär också att en kommun normalt inte kan åta sig uppgifter som staten, annan kommun eller landstinget ansvarar för. Kommun- och landstingsfullmäktige är folkvalda församlingar som utövar den grundläggande beslutanderätten. Här fattas alla viktiga beslut och här fastställs budget och skattesats. Fullmäktige är det enda kommunala organ som väljs direkt av medborgarna. Fullmäktige ska sammanträda offentligt. I vissa kommuner håller man även öppna nämnd sammanträden, något som Folkpartiet lokalt kämpar hårt för. I kommunallagen finns riktlinjer för hur många fullmäktigeledamöter en kommun ska ha. Antalet röstberättigade i kommunen eller landstinget avgör. Små kommuner måste ha minst 31 ledamöter medan Stockholm måste ha minst 101. Exakt antal avgörs av fullmäktige. Kommunallagen ger även vissa riktlinjer för vilka nämnder och styrelser som måste finnas. Alla kommuner och landsting måste ha en styrelse och en krisledningsnämnd (styrelsen är en nämnd i lagens mening). Utöver detta måste alla kommuner även ha en valnämnd och en överförmyndarnämnd eller en överförmyndare. Fullmäktige beslutar vilka nämnder som ska finnas utöver de obligatoriska och variationerna är stora. Exempel på vanligt förekommande nämnder är utbildningsnämnd, kultur- och fritidsnämnd och socialnämnd. Appendix I: Den demokratiska organisationen i Sverige 143 144 Appendix I: Den demokratiska organisationen i Sverige På vissa håll i landet, bland annat i Kalmar, finns även så kallade kommundelsnämnder. Stockholm och Göteborg har motsvarande, men under benämningen stadsdelsnämnder. Det finns även andra namnvarianter. Kommundelsnämnder infördes för att i stora kommuner förstärka den lokala anknytningen för politiken i närområdet. Folkpartiet är generellt för kommundelsnämnder. I partiprogrammet ”Frihet att växa” menar partiet att de utvecklar den lokala demokratin och är en viktig del i en politik för lokal utveckling. Kommun- eller landstingsstyrelsen leder och samordnar förvaltningen och håller uppsikt över de andra nämndernas verksamhet. Man kan jämföra styrelsen med en kommunal regering. Styrelsen ansvarar även för den ekonomiska förvaltningen och tar därmed fram förslag till budget. Genom åtagandet att bereda ärenden kan styrelsen avgöra den tidsmässiga prioriteringen av ett ärende. Den får även bestämma i vilken ordning fullmäktiges beslut ska genomföras. Nämnderna ansvarar för förvaltning och verkställande av de beslut som fattats i fullmäktige. De ansvarar även för den löpande verksamheten. De förtroendevalda har alltid det yttersta ansvaret även om tjänstemännen i praktiken sköter genomförandet. Nämnderna sköter beredningen av ärenden innan de kommer upp till beslut i kommunfullmäktige. Beredningen sker i den eller de nämnder som har ansvar för det aktuella området. Landstingen och regionerna Landstingens beslutsorganisation ser ut på samma sätt som kommunernas och regleras också, som tidigare nämnts, i kommunallagen. Sedan 1997 har allt fler landsting tagit över olika ansvarsområden, bland annat regionala utvecklingsfrågor, från länsstyrelserna. Skåne och Västra Götaland blev först ut, men i dag (2015) har nästan alla landsting regionalt utvecklingsansvar eller är på väg att få det. Denna förstärkning av den regionala nivå gör att de flesta landsting numera kallar sig för regioner (t.ex. Region Skåne). Den formella beteckningen på det folkvalda organet är dock fortfarande landstingsfullmäktige. Det är alltså detta som står på valsedlarna. Landstingens och regionernas verksamheter finansieras till största del genom skatt. Den gemensamma finansieringen garanterar att alla SverAppendix I: Den demokratiska organisationen i Sverige 145 iges invånare får samma tillgång till vård av hög kvalitet. Varje landsting och region beslutar självt hur stor skatten ska vara och hur man fördelar sina resurser. Det är därför avgifter kan variera över landet. Så fattas besluten Kommunfullmäktige är kommunens högsta beslutande organ. Som ledamot i en fullmäktigeförsamling finns det flera sätt att driva frågor. Det är viktigt att föra debatter i fullmäktige, i synnerhet på områden där Folkpartiet saknar nämndrepresentation. Fullmäktiges sammanträden är öppna för allmänheten. De formella mötena i kommuner och landsting styrs av kommunallagen. Gången när ett beslut fattas är en procedur med många detaljer. Mötet leds av en ordförande som markerar varje led med ett klubbslag. När fullmäktige beslutat om ramar och övergripande mål för ett ärende skickas det tillbaka till ansvarig nämnd för verkställighet. Nämnden fastställer uppdraget till tjänstemännen som sedan verkställer beslutet. Mer om hur man arbetar i fullmäktige och nämnder kan du läsa i kapitlet ”Arbetet i fullmäktige och nämnder”. Besluten verkställs Den största delen av den kommunala verksamheten bedriver kommunerna s jälva i förvaltningsform. Folkpartiet är ett av de partier som förespråkar att kommunerna även ”köper upp” verksamhet från andra utförare. Tanken är att kommuner inte ska konkurrera med sådant som andra utförare kan tillhandahålla. Kommuner och landsting kan överlåta skötseln av en kommunal verksamhet åt ett aktiebolag, en ideell förening eller en stiftelse. Det blir allt vanligare att kommuner och landsting arbetar med en beställar-/utförarmodell. Beställartjänstemän på kommunen utreder vilka behov kommunens invånare har vad gäller till exempel hälso- och sjukvård. Politikerna tar del av beslutsunderlaget och ger utförare, det vill säga producenter, i uppdrag att ge invånarna hälso- och sjukvård. Politikerna kan då renodla sin roll som befolkningsföreträdare. De har inget produktionsansvar och heller inget arbetsgivaransvar för de anställda. Tidigare 146 Appendix I: Den demokratiska organisationen i Sverige Så fattas besluten Vägen från förslag till beslut kan delas in i två faser: Först beredning till beslut, det vill säga från att ett förslag utreds till dess beslut fattas; därefter verkställighet då det beslut som fattats ska genomföras. En motion läggs Kommunfullmäktige skickar motionen vidare till kommun styrelsen för beredning Nämnderna fastställer förslag till fullmäktige Tjänstemännen gör ett första förslag Fullmäktige beslutar Beredning till beslut Verkställighet Tjänstemännen verkställer beslutet Fullmäktige beslutar om ramar och över gripande mål Nämnderna fastställer uppdragen till tjänstemännen Appendix I: Den demokratiska organisationen i Sverige 147 Vem har ansvaret? Tjänstemännen innehar stor sakkunskap och är väl insatta i sakförhållandena. Vänd dig gärna direkt till dem om du har frågor kring ett ärende, men kom ihåg att de valda representanterna ansvarar för de beslut som fattas. Politikerna faställer visioner, lägger fast policy och riktlinjer, beslutar om övergripande mål och sist men inte minst följer upp och utvärderar genomförda beslut. Tjänstemännen verkställer enligt ramar och riktlinjer och löser detaljfrågor. Det yttersta ansvaret ligger alltid hos politikerna. var politiker mer splittrade i sina olika roller som befolkningsföreträdare, ägare av verksamheter och arbetsgivare. Det blir också allt vanligare att kommuner eller landsting går samman kring gemensamma verksamheter. Kommunal förbund är en modell för samverkan kring kommunala angelägenheter. Beslutanderätten i de aktuella frågorna lämnas över till ett särskilt förbundsf ullmäktige. Antalet kommunalförbund har de senaste åren ökat kraftigt. De finns inom de flesta verksamhetsområden, med tyngdpunkt på räddningstjänsten. Idag finns det drygt 90 förbund. En annan form för samverkan är en gemensam nämnd mellan flera kommuner eller landsting. Till exempel kan två när liggande kommuner ha en gemensam nämnd för gymnasiefrågor. Det effektiviserar hanteringen på områden där sam arbete över kommun- eller landstingsgränserna lönar sig. Den gemensamma nämndens ledamöterna utses av respektive fullmäktige. Det finns runt 50 sådana nämnder i Sverige. Kontrollen Genom statliga myndigheter som Skol verket och länsstyrelserna utövar staten en både granskande och stödjande tillsyn av kommuner och landsting. Myndig heterna kan i vissa fall få till stånd en domstolsprövning eller vitesförelägga en kommun eller ett landsting. Varje kommun och landsting ska ha 148 minst tre förtroendevalda revisorer, utsedda av fullmäktige. Till sin hjälp har de sakkunniga som är utbildade revisorer. R evisorerna granskar den kommunala verksamheten och ger underlag till den årliga ansvars prövningen. En enskild kommuninvånare har möjlighet att överklaga kommunala beslut i domstol. Domstolen kan helt eller delvis upphäva beslutet, men inte ersätta det med ett nytt. Beslut av myndighetskaraktär, som t.ex. bygglov, kan den som berörs överklaga. Det kallas förvaltningsbesvär och domstolen kan då ersätta det överk lagade beslutet med ett nytt beslut. Medborgarinflytande Det kommunala självstyret hör samman med medborgarnas möjligheter att påverka beslut eller utkräva ansvar av sina lokala politiker. I det svenska demokratiska systemet finns även vissa inslag av direktdemokrati som rådgivande folkomröstningar och medborgarförslag. Sedan 2002 kan de kommuner som önskar öppna för så kallade medborgarförslag. Detta innebär att alla som är folkbokförda i kommunen har rätt att väcka ärenden. Initiativrätten gäller alla – även barn, ungdomar och utländska medborgare. Medborgarna i en kommun eller ett landsting kan begära en folkomröstning. Det krävs att minst fem procent av de röstberättigade invånarna skriver under. Fullmäktige måste då behandla ärendet, men liksom i andra fall behöver inte det innebära att fullmäktige säger ja till den begärda folkomröstningen. För Folkpartiet är öppenhet i den offentliga maktutövningen en grundprincip som måste utvecklas. Viktiga diskussioner måste föras öppet och inte förbehållas slutna sällskap. Öppenheten är också nödvändig för effektiv granskning och k ontroll av makthavare. Offentlighets principen är en del i detta. Folkpartiet förespråkar också öppna nämnd sammanträden, offentliga utfrågningar och stärkt kommunal revision för att öka medborgarnas insyn och inflytande. Appendix I: Den demokratiska organisationen i Sverige 149 Vill du veta mer? Litteratur Kommunal handbok 2007, red: John Görnebrand (Bok-Marknaden/Grafika förlag) Kommunal vardagsjuridik – för förtroendevalda i fullmäktige, styrelser och nämnder, Lars Munters och Håkan Torngren (Kommentus Förlag) Ny i politiken. Handbok för kommunpolitiker, Ulf G Eriksson (Bokförlaget Kommunlitteratur) Hemsidor www.skl.se – Sveriges kommuner och landstings hemsida. Här hittar du fakta om kommuner, landsting och regioner, beskrivning av hur de arbetar med mera 150 Appendix I: Den demokratiska organisationen i Sverige Appendix II Krishantering – när något inträffar Vad är en kris? Olika former av allvarliga händelser som leder till kris kan drabba Folkpartiet, våra förtroendevalda och vår personal. En kris kan ta sig många olika skepnader. Det kan röra sig om konkreta händelser som hot eller annat brott mot person, olyckor eller dödsfall, men även om annat som inträffar. Förtroendekriser och utslagning av lokaler, telefon- eller dataförbindelser är ett par exempel. Större olyckor, terrordåd eller naturkatastrofer inom eller utom landet är också att betrakta som kris om det finns risk för att företrädare eller personal kan ha drabbats, även om ovisshet råder. Krisen kan inträffa på arbetstid, men också under helger eller mitt under en stor konferens. Gemensamt för alla kriser är att de kommer oväntat och att de måste hanteras snabbt och professionellt. Gör en krisplan Det är viktigt att ha en krisplan. I varje valrörelse och när som helst under mandatperioden kan något inträffa som gör att den behövs. Då är det för sent att börja fundera över hur den uppkomna situationen bäst ska hanteras. Krisplanen bör revideras minst en gång per år. Har en kris inträffat ska krisplanen och agerandet under krisen utvärderas snarast. Alla kandidater och förtroendevalda, eventuell personal och andra som kan vara berörda, bör känna till krisplanen eller åtminstone att den finns. Appendix II: Krishantering 151 Tydlig, snabb och korrekt information En av de viktigaste punkterna i krisplanen är riktlinjer för hur information ska spridas. Kommer media att uppmärksamma det inträffade och vem kommer de då att vända sig till för kommentarer? Vilken information ska ges? Information bör alltid spridas internt först. Ingen folkpartist ska behöva svara media i ”underläge”. Informera också riksorganisationen. Centralt finns kunskap och stöd ni kan ha nytta av. Ta alltid kontakt med Folkpartiets pressjour vid en kris. De hjälper dig att snabbt komma i kontakt med rätt person i Folkpartiet och de kan ge råd och stöd i en krissituation. FP:s parti och riksdagskansli 0708-54 90 25 FP:s pressjour 0708-54 90 20 152 Appendix II: Krishantering Appendix III Tips för bra möten Hur vi utformar våra möten är avgörande för att lyckas behålla våra medlemmar men är ändå viktigare när en ny medlem kommer till ett allra första möte. Vi har bara en chans att göra ett bra första intryck. Tipsen nedan är användbara till alla mindre möten, men är extra viktiga när ni har bjudit in nya medlemmar. Innan mötet Tänk igenom mötets syfte och mål. Vad är det som ska beslutas eller uppnås? Var ska tyngdpunkten på mötet ligga? Ungefär hur mycket tid ska ägnas åt varje punkt? Tänk igenom vilka punkter som är informations-, diskussions- och beslutspunkter. Gör en tydlig kallelse med start- och sluttider. Skriv kallelsen så att även nya medlemmar förstår vad som gäller. Under mötet Tänk på att alltid hälsa på alla du inte har träffat förut. Här har ordförande och eventuella medlemsansvariga ett särskilt ansvar. Starta i tid, det är viktigt för att kunna följa schemat och av respekt för dem som är där. Välkomna alla. Håll en kort presentation av syftet med dagens möte. Genomför någon form av presentation och/eller lägesrunda. För nya medlemmar är det viktigt att få reda på vilka som sitter i styrelsen i den förening man funderar på att gå med i eller precis har gått med i. Stäm gärna kort av vilka förväntningar som deltagarna har på mötet. Se till att rapportera om vad förra mötets beslut eller aktivitet resulterade i. Det visar att era möten är meningsfulla. Håll en bra struktur på mötet. Tänk på att inte använda ett för internt språk med förkortningar, Appendix III: Tips för bra möten 153 hänvisningar till personer som inte alla känner vid deras förnamn/ smeknamn etc. Förklara förkortningar och interna begrepp. Utgå inte från att alla t.ex. vet vad ett landsmöte är. Skapa gärna en ordlista med förklaringar över begrepp/förkortningar som vi ofta använder och dela ut till dem som behöver den. Variera mötesmetoden efter mötets syfte och efter behov. Använd t.ex. bikupor, rundor m.m. vid behov för att få alla involverade. Bryt för kaffe eller ta en micropaus om mötesdeltagarna ser ut att behöva det. Fortsätt inte mötet som om ingenting har hänt om flera verkar vara på väg att somna! Kanske behöver ni bara öppna ett fönster och få in mer syre? Avsluta mötet på utsatt tid. Be om återkoppling från deltagarna/utvärdera era möten. Ordförandes roll Som ordförande ser du till att mötet genomförs på ett trevligt och strukturerat sätt. Som mötesordförande är det olämpligt att prata väldigt mycket själv men du kan givetvis vara föredragande på några punkter. Försök att få alla involverade i mötet. Oftast är det viktigaste för att få många involverade att se till att några få inte tar all plats. Som mötes ordförande måste du våga bryta dem som pratar allt för länge eller avviker för mycket från ämnet. Prova t.ex. metoden med dubbla talarlistor som en hjälp. De olika mötesmetoder såsom bikupor, rundor, micropaus och dubbla talarlistor som nämns i detta dokument hittar du i dokumentet ”Tips på mötesmetoder” under Föreningsportalen på Mitt Folkparti. 154 Appendix III: Tips för bra möten Spelregler för bra möten Ett bra verktyg för bra möten är att diskutera igenom spelreglerna för era möten – dvs. vilka förväntningar ni har på varandra. Vilka förväntningar finns på ordförande? På deltagarna? I första hand avser punkterna nedan gruppmöten och styrelsemöten. Deltagarna • Vara närvarande, komma i tid. • Vara förberedda – särskilt på ”sin egen punkt” om man är föredragande. • Anmäler viktiga frågor på förhand. • Att man säger vad man tycker på mötet (inte efteråt), och är lojal mot beslut som fattats (om man inte reserverat sig/uttalat sig mot). • Ansvar att säga sin mening. De som förbereder mötet • • • • • • Ha en klar bild av vad som ska ske på mötet. Uttala mötets syfte/ändamål i inbjudan/dagordning. Göra ett upplägg och välja metoder utifrån mötets syfte. Bra, relevant underlag skickas ut i god tid. Underlätta för deltagarna att bidra och engagera sig. Tydlighet om vem som tillhandahåller dokument (finns de utskrivna eller gör man det själv). Ordförande/mötesledning • • • • • Vara närvarande. Vara förberedda på sin uppgift. Verka för ett tillåtande och uppmuntrande klimat. Involvera alla, särskilt i frågor som är kontroversiella. Hålla disciplin, sätta stopp för långa dragningar och när mötet flyter från dagordningen. • Summera diskussionen (successivt). • Formulera (förslag till) beslut och slutsatser. Appendix III: Tips för bra möten 155 Tips på mötesmetoder För mer informella möten följer här tips på olika mötesmetoder/verktyg man kan använda för att slapa bra möten där alla får komma till tals och delta aktivi i mötet. Bikupa Bikupemetoden fungerar bra för att få fram nya idéer och för att låta ”de tystas” åsikter lyftas fram. Dela in deltagarna två och två genom att låta dem samtala med dem som sitter bredvid, framför eller bakom. Det går även att vara fler i bikupan. Ställ en konkret fråga som deltagarna ska diskutera och ge dem en mycket begränsad tid att göra Många gillar det. Många gillar inte att prata i storgrupp, inte att prata i men får här ändå möjlighet att delge sina storgrupp, men får åsikter. Bikupesurret blir också ett stöd för här ändå möjlighet dem när de sedan ska prata i stor grupp eftersom de testat sina åsikter på minst en att delge sina person redan. Som samtalsledare behöver åsikter. du inte låta deltagarna redovisa vad de talat om alla gånger utan bikupor kan vara ett sätt låta dem prata av sig och utbyta erfarenheter. Din uppgift som samtalsledare är att avbryta efter några minuter. Eventuellt kan du försöka fånga upp vad som sagts i några av bikuporna. Tips: Bikupan kan även med fördel utföras stående och blir då också ett sätt att höja energin. Tänk på: Att surret i bakgrunden från alla andras bikupor är ett problem för dem som har nedsatt hörsel. Brainstorming Brainstorming sker i syfte att få fram så många idéer som möjligt. Brainstorming ska gå snabbt. Det räcker med cirka fem minuter. Här gäller kvantitet, inte kvalitet. Låt deltagarna skriva sina idéer på post-it-lappar (en ide på varje lapp) eller använd ett stort blädderblockspapper alternativt White boarden där du skriver ner alla idéer. Uppmana deltagarna att kasta ur sig alla tänkbara förslag, det finns inget som är fel eller dumt. 156 Appendix III: Tips för bra möten Alla ska bidra och om du antecknar på blädderblocket kan du se till att hålla tempot högt. Diskutera inte de olika förslag som kommer fram och låt inte deltagarna kommentera eller diskutera varandras förslag. Syftet med övningen är att starta igång deltagarnas tankeprocess. Dubbla talarlistor Ett tips för att lyfta fram dem som inte pratar lika ofta på mötet är metoden med dubbla talarlistor. Istället för att sätta alla på samma lista i tur och ordning, så används två listor. De som vill säga något för första gången hamnar på listan som vanligt, men när det är dags för andre eller tredje inlägget sätts personen upp på den andra talarlistan. När så den första talarlistan är tom betas namnen på den andra listan av. Så fort någon sätter upp sig på första listan går den personen före dem på lista nummer två. Duttning Metoden med att ”dutta” är effektiv när man gör omröstningar eller för att känna av hur läget är i rummet. I vanliga fall har vi oftast omröstningar när vi inte är överens om en fråga. Ett snabbare och effektivare sätt när alla förslag har kommit upp på bordet kan var att ”dutta”. Skriv förslagen tydligt på blädderblock. Kolla om alla är överens om förslagen. Ett snabbare och Ge varje person fem ”streck” eller små effektivare sätt när klisterlappar, ”duttar”, att fördela på de olika förslagen som finns. Det är alla förslag har kommit möjligt att dutta alla fem strecken på upp på bordet kan var samma förslag eller att fördela dem att ”dutta”. till exempel två plus tre eller ”duttar” spridda över alla alternativen. Ni kan också bestämma max två duttar på ett förslag, från samma person. Det eller de förslag som sammanlagt fått flest ”duttar” prioriteras i rummet av deltagarna just nu. Här blir det väldigt tydligt och möjligheten finns att spara bilderna till nästa möte om du gör dem på blädderblock. Om ni är många eller om ni inte har så många förslag räcker det med tre duttar per Appendix III: Tips för bra möten 157 158 Appendix III: Tips för bra möten person. Metoden är mest till sin fördel om arbetet med ”duttning” sker under tystnad och samtidigt, det vill säga att alla sätter upp sina ”duttar” samtidigt. Fika och mingla Att bryta mötet för att fika eller att ta en paus kan vara ett sätt att skapa lättare stämning och ett kreativt mötesklimat. Att samtala över en kopp kaffe eller te är en möjlighet att på ett mer informellt sätt diskutera frågor som varit jobbiga. En stunds fikapaus ger också möjlighet för deltagarna att finna nya lösningar och kompromisser eller skapa allianser. En samtalsledare ska inte glömma bort värdet av metoden att bryta mötet då och då för kortare pauser. Fyra hörn Fyra hörn är ett roligt och dynamiskt sätt att diskutera politik. Samtals ledaren ställer ett antal frågor och ger deltagarna fyra valmöjligheter till svar på varje fråga. Varje hörn i rummet motsvarar en valmöjlighet, dvs. ett ställningstagande. Det är viktigt är att det alltid ska finnas ett öppet hörn, dit deltagarna kan gå om inget av de andra tre Det är viktigt givna svarsalternativen stämmer är att det alltid ska överens med deras egen åsikt. När deltagarna valt hörn får de finnas ett öppet hörn, stående samtala några minuter dit deltagarna kan gå om med övriga personer i samma inget av de andra tre givna hörn om varför de valt att ställa svarsalternativen stämmer sig just där. Om någon person är ensam i ett hörn bör samtalsledaröverens med deras en samtala med denna person. egen åsikt. Efter några minuters diskussion i de olika hörnen låter samtalsledaren de olika hörnen berätta om sitt val. Anpassa hur många som får komma till tals beroende på tiden och på hur bra diskussionerna blir. Det är naturligt att olika frågor får olika mycket tid. Inled eventuellt med en testfråga för att deltagarna ska få prova på metoden. Under testfrågan behövs ingen längre diskussion. Appendix III: Tips för bra möten 159 Gruppsamtal Ett Gruppsamtal är lite längre än en Bikupa och fungerar bra i grupper med tre till tio deltagare. Gruppsamtalen hålls med fördel i en stor lokal med flera grupper parallellt. Den bästa möbleringen är öar, med så stort avstånd att grupperna inte stör varandra. Viktigast av allt är att uppgiften eller frågan är tydligt formulerad och det är bra om det finns en fördjupningsuppgift för grupper som arbetar snabbt. Om uppgiften är komplicerad kan det vara bra att göra en skriftlig instruktion till grupperna. Det går även bra att skriva ner frågorna på White boarden eller visa via dataprojektor. Viktigast är att Som samtalsledare är det bra om du går uppgiften är tydligt runt i rummet och hjälper de grupper som har svårt att komma igång. Tala om för formulerad och det grupperna när de har några få minuter är bra om det finns en kvar av gruppdiskussionen så att de hinfördjupningsuppgift för ner avrunda innan du bryter samtalen. grupper som a rbetar Det finns flera olika sätt att låta grupsnabbt. perna redovisa på. Ett bra sätt att även se till att grupperna sammanfattar sina diskussioner är att låta dem besvara frågorna på t.ex. ett blädderblockspapper. Istället för att låta varje grupp redovisa för varandra muntligt, vilket tar ganska mycket tid så kan du låta grupperna skriva, rita eller göra bilder på blädderblock som sätts upp på väggarna runt om i rummet. Låt deltagarna mingla runt i rummet och titta på redovisningarna. Det är bra om grupperna har en person som står vid sin redovisning om det är något man vill fråga om. Imorgon, om ett år, om tre år, om fem år En metod att använda när ni vill formulera gemensamma visioner och sedan konkretisera dem. Låt oss leka med tanken att vi vill arbeta med frågan ”Hur värvar vi fler medlemmar?”. Dela in gruppen i mindre grupper; ge dem blädderblockspapper och breda tuschpennor. Ge en grupp i uppgift att beskriva hur en organisation där fler medlemmar har engagerats skulle kunna se ut i morgon, en annan grupp om ett år, en tredje grupp om tre år och en fjärde grupp hur det kan se ut om fem år. 160 Appendix III: Tips för bra möten Utifrån visionerna kan ni sedan diskutera konkreta saker som bör göras för att uppnå det ni vill. Micropaus En micropaus är precis som det låter en mycket kort paus. Mötesdeltagarna uppmanas att ställa sig upp (om de kan), sträcka på sig lite och gärna röra lite på armar och ben. Samtalsledaren kan gärna föregå med gott exempel och sträcka upp armarna, rulla med axlarna m.fl. övningar som får in energi i kroppen. En micropaus ska ske på stället, deltagarna ska inte springa iväg från sina platser vilket tar massor med tid och inte är en micropaus. Däremot kan ni gärna öppna ett fönster eller en dörr om det verkar som att syret håller på att ta slut. Runda Del För att alla ska komma till tals kan man antagarna upp vända sig av s.k. rundor. Du kan antingen manas att ställa sig gå varvet runt i den ordning som deltagarna sitter eller låta den som vill tala upp, sträcka på sig oavsett placering i rummet så att samtaoch gärna röra lite let hoppar lite kors och tvärs i rummet. på armar och Ingen får avbryta den som talar. ben. En runda är ett bra sätt att börja möten på för att bryta isen och för att alla ska komma till tals i ett tidigt skede. Också lämpligt att avsluta möten på för att samla upp frågor, intryck och tankar från gruppen. Kan vara särskilt användbart i kontroversiella frågor då det är viktigt för gruppen att veta vad var och en tycker. Uppmuntra alla att säga något – men tvinga ingen. Det är viktigt att det känns helt okej att avstå. Se till att rundan respekteras och inte bryts av diskussioner eller frågor. Tips: I grupper som är väldigt pratiga kan det ibland vara svårt för deltagarna att respektera talarrundan. Då kan det vara bra att använda sig av en talarpinne. Endast den personen som har talarpinnen får tala. Samtalsledaren fördelar talarpinnen mellan deltagarna. Appendix III: Tips för bra möten 161 Att bedriva liberal politik Politik i praktiken är ett studiematerial från Folkpartiet liberalerna och Studieförbundet Vuxenskolan som handlar om att bedriva liberal politik. Boken tar upp frågor som hur liberala värderingar uttrycks i den lokala politiken, hur en väljare kan känna igen Folkpartiet lokalt genom samordning av vilka frågor som drivs och hur de drivs, demokratins organisation och arbetssätt. Målgruppen för materialet är framför allt nyvalda förtroendevalda men det kan också användas för kandidatutbildningar och kurser för nya medlemmar.
© Copyright 2024