TJÄNSTESKRIVELSE
Handläggare
Datum
Ärendebeteckning
Ingela Möller
0480-450885
2015-01-15
SN 2015/0033.11.01
Socialnämnden
Intern- och egenkontrollplan 2015
Förslag till beslut
Socialnämnden beslutar att anta intern- och egenkontrollplan 2015 enligt bifogat dokument.
Bakgrund
Intern- och egenkontrollplan skall fastställas årligen av socialnämnden.
Socialnämnden har enligt Socialstyrelsens föreskrift om ledningssystem, SOSFS
2011:9, krav på att genomföra egenkontroll av verksamheten. Detta sker dels
genom uppgifterna i denna egenkontrollplan men också genom revision av
ledningssystemet och genom den årliga bedömningen av ledningssystemet.
Intern- och egenkontrollerna avser att regelbundet och systematiskt följa
upp verksamhetens genomförande, resultat och förbättringsområden. Uppföljning är en kontroll av huruvida olika insatser blir utförda eller inte.
I förslaget till 2015 har tillägg gjorts för att införa egenkontroll av klagomål och
avvikelser samt internkontroll av registrering av sjukskrivningar. Kontroll av
processmätningar har tagits bort i kontrollplanen för 2015 då dessa kommer att
inkluderas i systematisk uppföljning av nyckeltal succesivt under 2015.
Ingela Möller
Avdelningschef
Bilaga
1 Intern- och egenkontrollplan 2015
Socialförvaltningen Verksamhetschef och handläggare
Tel 0480-45 00 00 vx │ [email protected]
Cecilia Frid
Socialchef
SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOK
Fastställt av
Dokumentansvarig
Datum
Socialnämnden Dnr SN 2015/0033
Avdelningschef Ingela Möller
2015-01-13
1 (4)
Intern- och egenkontrollplan 2015
Syfte
Intern- och egenkontrollerna avser att regelbundet, systematiskt följa upp verksamhetens genomförande, resultat och förbättringsområden. Uppföljning är en
kontroll huruvida olika insatser blir utförda eller inte. Utvärdering innebär att dra kvalitativa slutsatser utifrån resultatet av kontrollerna. Genom att på ett tidigt
skede identifiera riskområden kan förvaltningen förebygga fel och brister.
Tillvägagångssätt
Vid kontroller används blankett enligt rapportering nedan. Blanketten sparas av kontrollansvarig för att kunna visas upp vid förfrågan. Brister som kan
påträffas vid kontrollerna hanteras som avvikelser och dokumenteras enligt rutin för synpunkter och avvikelser.
Kontrollområde
Chefer
Aktgranskning
Journalgranskning
Mätning - Analys - Resultat
Mätningar/redovisningar
Kontrollmoment
Kontrollansvarig
Granskning av
dokumentation vid
myndighetshandläggning
Granskning av
dokumentation i insatser
Metod
Frekvens
Rapportering
Kontrolldatum
Ansvariga enhetschefer Stickprov 2 st.
inom VO mottagning
och utredning
Månadsvis
Senast den
sista varje
månad.
Ansvariga
enhetschefer för
insatserna
Månadsvis
Blankett
“Aktgranskning
myndighetshandläggning”
Blankett
“Journalgranskning
verkställighet”
Stickprov 1 st.
Senast den sista
varje månad
2 (4)
Akt- och journalgranskning
Granskning av akt och
journal granskning
Verksamhetschefer
Stickprov 5 st.
Årsvis
Blankett för intern och
egenkontroll
Senast den sista
december
Signerad utbetalningslista
Varje arbetsdag
Utbetalningar från verk- Kontroll av utbetalningar
samhetssystemet
från Procapita.
Enhetschef
mott Komplett
FÖS, Utred vuxen 1
Varje
arbetsdag
Kompetensutvecklingsplaner
Enhetschef, avdelningschef, verksamhetschef,
förvaltningschef
Komplett
En gång per Blankett för intern och
år
egenkontroll
Senast den
sista
december
Enhetschef,
avdelningschef,
verksamhetschef,
förvaltningschef
Komplett
En gång i
månaden
Inför lönebryt
Ekonom
Komplett
En gång/år Blankett för intern- och Senast den
egenkontroll
sista december.
Stickprov 10 st.
Tre ggr/år
Stickprov 5 handkassor
En gång/år
Sjukfrånvaro
Kontroll av att samtliga
månadsavlönade som varit
anställda minst ett år har en
skriftlig kompetensutvecklingsplan
Avstämning av rapporterad
sjukfrånvaro i självservice
mot anmäld sjukfrånvaro.
Ekonomiavdelningen
Attestrutiner
Kontroll av att befintlig
attestförteckning är aktuell.
Utbetalningar från verk- Kontroll av att utbetalningar Ekonom
samhetssystemet
från Procapita skett redovisningsmässigt korrekt.
Handkassor
Handkassor
.
Kassakontroll av handEkonom/Ekonomikassor samt kontroll av för- administratör
varing av handkassan
Kontroll att utkvitterade
kassor är aktuella. Om inte
ska de återredovisas.
Ekonomiadministratör Avvikelserapporting
En gång/år
Blankett för intern och
egenkontroll
Blankett för intern- och Senast den
egenkontroll
sista april,
augusti,
december.
Blankett för intern- och
egenkontroll
Senast den
sista december.
Blankett för intern- och Senast den sista
egenkontroll
december.
Inköpskort
Kontroll av att koden och
kort förvaras inlåsta och
åtskilda.
Inköpskort
Kontroll av att rutinen kring Ekonom/Ekonomiinköpskort följts.
administratör
Stickprov två enheter En gång/år
3 (4)
Senast den
Blankett för intern- sista december.
och egenkontroll
Stickprov 20 fakturor Två ggr/år Blankett för intern- och
egenkontroll
Senast den sista
maj och den
sista december
december.
Blankett för inSenast den
tern- och egenkontroll sista maj och
december.
Ekonom/Ekonomiadministratör
Stickprov 20 fakturor Två ggr/år
Kontroll av kassaböcker,
Ekonom/Ekonomikvittounderlag, förvaring
administratör
av tillgångar
Behörigheter i Procapita Kontroll av att användaren IT-ansvarig
har rätt behörighet och skall
finnas i behörighetsregistret
Stickprov 5 omsorgs- En gång/år
tagare
Blankett för internoch egenkontroll
Senast den
sista december.
Stickprov 20 st.
Fyra ggr/år
Blankett för internoch egenkontroll
Senast den
sista mars, juni,
september och
december.
Personalavdelningen
Långvarig sjukfrånvaro/ Kontroll av ärendehantering Personalutvecklare
rehabilitering
i Adato.
Stickprov antal 10 st. Fyra gånger
per år
Blankett för internoch
egenkontroll
Lön
Komplett
Direkt rapport till
ansvarig chef för respektive enhet
Senast den
sista mars, juni,
september och
december.
I samband med
lönebryt
Inköpskort
Kontroll av att inköp
med inköpskorten ej görs
hos leverantörer som det
finns ramavtal med.
Ekonom/Ekonomiadministratör
Boendes tillgångar
Kontroll av utbetald lön
mot korrekt lön.
Löneadministratör
Månadsvis
Rekrytering
Arbetsmiljö
Genomförd lagstadgad re- Personalutvecklare
gisterkontroll vid
rekrytering till
barnverksamhet.
Uppföljning av att tillbuds- Personalutvecklare
och
arbetsskadeanmälningar
hanteras i lokal samverkan.
Stickprov antal 5
st./gång
Två gånger
per år
Blankett för internoch
egenkontroll
Stickprov antal 10 st
Årsvis
Blankett för internoch kontroll
4 (4)
Senast den
sista februari
och sista september.
Senast den
sista januari.
Avdelningen för verksamhetsutveckling
Kontroll av
Uppföljning av att
åtgärdsplaner Lex Sarah åtgärdsplaner slutförts
enligt tidplan
Verksamhetsutvecklare
Komplett
Årsvis
Blankett för internoch egenkontroll
Senast den
sista januari
Kontroll av
klagomål/avvikelser
Verksamhetsutvecklare
Komplett
Månadsvis
Blankett för internoch egenkontroll.
Senast den
sista i varje
månad
Uppföljning av att
klagomål/avvikelser
hanterats enligt rutin