13. Intern- och egenkontrollplan 2015
TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Ingela Möller 0480-450885 2015-01-15 SN 2015/0033.11.01 Socialnämnden Intern- och egenkontrollplan 2015 Förslag till beslut Socialnämnden beslutar att anta intern- och egenkontrollplan 2015 enligt bifogat dokument. Bakgrund Intern- och egenkontrollplan skall fastställas årligen av socialnämnden. Socialnämnden har enligt Socialstyrelsens föreskrift om ledningssystem, SOSFS 2011:9, krav på att genomföra egenkontroll av verksamheten. Detta sker dels genom uppgifterna i denna egenkontrollplan men också genom revision av ledningssystemet och genom den årliga bedömningen av ledningssystemet. Intern- och egenkontrollerna avser att regelbundet och systematiskt följa upp verksamhetens genomförande, resultat och förbättringsområden. Uppföljning är en kontroll av huruvida olika insatser blir utförda eller inte. I förslaget till 2015 har tillägg gjorts för att införa egenkontroll av klagomål och avvikelser samt internkontroll av registrering av sjukskrivningar. Kontroll av processmätningar har tagits bort i kontrollplanen för 2015 då dessa kommer att inkluderas i systematisk uppföljning av nyckeltal succesivt under 2015. Ingela Möller Avdelningschef Bilaga 1 Intern- och egenkontrollplan 2015 Socialförvaltningen Verksamhetschef och handläggare Tel 0480-45 00 00 vx │ [email protected] Cecilia Frid Socialchef SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig Datum Socialnämnden Dnr SN 2015/0033 Avdelningschef Ingela Möller 2015-01-13 1 (4) Intern- och egenkontrollplan 2015 Syfte Intern- och egenkontrollerna avser att regelbundet, systematiskt följa upp verksamhetens genomförande, resultat och förbättringsområden. Uppföljning är en kontroll huruvida olika insatser blir utförda eller inte. Utvärdering innebär att dra kvalitativa slutsatser utifrån resultatet av kontrollerna. Genom att på ett tidigt skede identifiera riskområden kan förvaltningen förebygga fel och brister. Tillvägagångssätt Vid kontroller används blankett enligt rapportering nedan. Blanketten sparas av kontrollansvarig för att kunna visas upp vid förfrågan. Brister som kan påträffas vid kontrollerna hanteras som avvikelser och dokumenteras enligt rutin för synpunkter och avvikelser. Kontrollområde Chefer Aktgranskning Journalgranskning Mätning - Analys - Resultat Mätningar/redovisningar Kontrollmoment Kontrollansvarig Granskning av dokumentation vid myndighetshandläggning Granskning av dokumentation i insatser Metod Frekvens Rapportering Kontrolldatum Ansvariga enhetschefer Stickprov 2 st. inom VO mottagning och utredning Månadsvis Senast den sista varje månad. Ansvariga enhetschefer för insatserna Månadsvis Blankett “Aktgranskning myndighetshandläggning” Blankett “Journalgranskning verkställighet” Stickprov 1 st. Senast den sista varje månad 2 (4) Akt- och journalgranskning Granskning av akt och journal granskning Verksamhetschefer Stickprov 5 st. Årsvis Blankett för intern och egenkontroll Senast den sista december Signerad utbetalningslista Varje arbetsdag Utbetalningar från verk- Kontroll av utbetalningar samhetssystemet från Procapita. Enhetschef mott Komplett FÖS, Utred vuxen 1 Varje arbetsdag Kompetensutvecklingsplaner Enhetschef, avdelningschef, verksamhetschef, förvaltningschef Komplett En gång per Blankett för intern och år egenkontroll Senast den sista december Enhetschef, avdelningschef, verksamhetschef, förvaltningschef Komplett En gång i månaden Inför lönebryt Ekonom Komplett En gång/år Blankett för intern- och Senast den egenkontroll sista december. Stickprov 10 st. Tre ggr/år Stickprov 5 handkassor En gång/år Sjukfrånvaro Kontroll av att samtliga månadsavlönade som varit anställda minst ett år har en skriftlig kompetensutvecklingsplan Avstämning av rapporterad sjukfrånvaro i självservice mot anmäld sjukfrånvaro. Ekonomiavdelningen Attestrutiner Kontroll av att befintlig attestförteckning är aktuell. Utbetalningar från verk- Kontroll av att utbetalningar Ekonom samhetssystemet från Procapita skett redovisningsmässigt korrekt. Handkassor Handkassor . Kassakontroll av handEkonom/Ekonomikassor samt kontroll av för- administratör varing av handkassan Kontroll att utkvitterade kassor är aktuella. Om inte ska de återredovisas. Ekonomiadministratör Avvikelserapporting En gång/år Blankett för intern och egenkontroll Blankett för intern- och Senast den egenkontroll sista april, augusti, december. Blankett för intern- och egenkontroll Senast den sista december. Blankett för intern- och Senast den sista egenkontroll december. Inköpskort Kontroll av att koden och kort förvaras inlåsta och åtskilda. Inköpskort Kontroll av att rutinen kring Ekonom/Ekonomiinköpskort följts. administratör Stickprov två enheter En gång/år 3 (4) Senast den Blankett för intern- sista december. och egenkontroll Stickprov 20 fakturor Två ggr/år Blankett för intern- och egenkontroll Senast den sista maj och den sista december december. Blankett för inSenast den tern- och egenkontroll sista maj och december. Ekonom/Ekonomiadministratör Stickprov 20 fakturor Två ggr/år Kontroll av kassaböcker, Ekonom/Ekonomikvittounderlag, förvaring administratör av tillgångar Behörigheter i Procapita Kontroll av att användaren IT-ansvarig har rätt behörighet och skall finnas i behörighetsregistret Stickprov 5 omsorgs- En gång/år tagare Blankett för internoch egenkontroll Senast den sista december. Stickprov 20 st. Fyra ggr/år Blankett för internoch egenkontroll Senast den sista mars, juni, september och december. Personalavdelningen Långvarig sjukfrånvaro/ Kontroll av ärendehantering Personalutvecklare rehabilitering i Adato. Stickprov antal 10 st. Fyra gånger per år Blankett för internoch egenkontroll Lön Komplett Direkt rapport till ansvarig chef för respektive enhet Senast den sista mars, juni, september och december. I samband med lönebryt Inköpskort Kontroll av att inköp med inköpskorten ej görs hos leverantörer som det finns ramavtal med. Ekonom/Ekonomiadministratör Boendes tillgångar Kontroll av utbetald lön mot korrekt lön. Löneadministratör Månadsvis Rekrytering Arbetsmiljö Genomförd lagstadgad re- Personalutvecklare gisterkontroll vid rekrytering till barnverksamhet. Uppföljning av att tillbuds- Personalutvecklare och arbetsskadeanmälningar hanteras i lokal samverkan. Stickprov antal 5 st./gång Två gånger per år Blankett för internoch egenkontroll Stickprov antal 10 st Årsvis Blankett för internoch kontroll 4 (4) Senast den sista februari och sista september. Senast den sista januari. Avdelningen för verksamhetsutveckling Kontroll av Uppföljning av att åtgärdsplaner Lex Sarah åtgärdsplaner slutförts enligt tidplan Verksamhetsutvecklare Komplett Årsvis Blankett för internoch egenkontroll Senast den sista januari Kontroll av klagomål/avvikelser Verksamhetsutvecklare Komplett Månadsvis Blankett för internoch egenkontroll. Senast den sista i varje månad Uppföljning av att klagomål/avvikelser hanterats enligt rutin
© Copyright 2024