7. Uppföljning av systematiskt arbetsmiljöarbete och
Malmö stad 1 (2) Serviceförvaltningen Tjänsteskrivelse Datum 2015-01-09 Vår referens Robert Johansson Arbetsmiljöspecialist [email protected] Uppföljning av systematiskt arbetsmiljöarbete och handlingsplan 2015 SN-2014-1897 Sammanfattning Serviceförvaltningens centrala samverkansgrupp redovisar resultatet från den årliga uppföljningen av det systematiskta arbetsmiljöarbetet samt förslag på handlingsplan för 2015. Förvaltningen redovisar även svar på frågor från HR-strategiska avdelningen samt den partsammansatta gruppen på stadskontoret om system för SAM och om samverkan. Förslag till beslut Servicenämnden föreslås besluta att godkänna serviceförvaltningens handlingsplan för systematiskt arbetsmiljöarbete 2015, samt, att lägga förvaltningens resultat av den årliga uppföljningen av det systematiska arbetsmiljöarbetet 2014 till handlingarna, samt, att lägga förvaltningens svar till HR-strategiska avdelningen och den partsammansatta gruppen till handlingarna. Beslutsunderlag Sammanställning Årlig uppföljning SAM SEF 141117 Fortsatt utveckling av samverkan 2014 Redovisningsblankett årlig uppföljning av SAM 2014 Tjänsteskrivelse Serviceförvaltningen Årlig uppföljning av SAM Handlingsplan för systematiskt arbetsmiljöarbete 2015 Beslutsplanering Presidieutskottet 2015-01-23 Servicenämnden 2015-01-27 Ärendet SIGNERAD Serviceförvaltningens har följt Malmö stads arbetsmiljöprocess för årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Enligt styrdokumentet ”Servicenämndens kontroll och uppföljning av förvaltningens systematiska arbetsmiljöarbete” ska resultatet av den årliga uppföljningen samt förslag på handlingsplan rapporteras i nämnden. Beslutsunderlag innehåller en sammanställning av resultatet för den årliga uppföljningen av SAM samt den handlingsplan som Serviceförvaltningen tagit fram. 2 (2) Enligt instruktionerna för uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet från HR-strategiska avdelningen, ska förvaltningen besvara frågor i blankett ”Redovisning av årligt uppföljning av system för SAM” samt frågor om samverkan från partsammansatta gruppen stadskontoret. Svaret ska rapporteras som ett ärende i nämnden, se beslutsunderlag. Ansvariga Glenn Willman, HR-chef Carina Tempel, servicedirektör 1 (4) Områden att utveckla Övergripande mål Aktivitet/åtgärd Mätmetod Konkreta mål Arbetsmiljökultur Ett övergripande mål att skapa en arbetsmiljökultur som präglas av ansvar samt ökad delaktighet och engagemang. Ett antal aktiviteter enligt nedan där medarbetare ska vara delaktiga. Tex. tillbudsrapportering och utredningar. Riskhantering. Skyddsronder. Utveckla samverkan Antal rapporterade tillbud (med hjälp av statistik) Upplevd delaktighet i årlig uppföljning av SAM Se delmål nedan. Systematiskt arbetsmiljöarbete Verksamheten ska utveckla en kvalitetssäkrad process för planering, genomförande och uppföljning av arbetsmiljöarbetet i syfte att öka trivsel och minska olyckor och ohälsa Varje affärsområde gör en plan för hur delarna i Malmö stads "Checklista för SAM" ska gås igenom och på vilken nivå. Planering genomförd Alla kostnadsställen och plan följs upp ska använda checklistan senast vid utgången av 2016. Säkerhetskultur Verksamheten ska präglas av ett högt säkerhetsmedvetande, där rutiner följs för att säkerställa en god arbetsmiljö. Tydligt budskap att säkerhet har högsta prioritet genom kommunikation från chefer. Chefer föregår med gott exempel. Avsteg från säkerhetsrutiner ska få omedelbara konsekvenser. Informationskampanj om att agera säkert och följa regler tas fram med hjälp av kommunikationsavdelningen. Använda KOMIN, affischer och personaltidningen Esset. Genomföra Arbetsmiljöverkets enkät om arbetsmiljökultur (chefer, skyddsombud). Utfall på Arbetsmiljöverkets enkät rörande säkerhetskultur. I början av året för att fastslå utgångsläget samt i slutet av 2015 för att följa eventuell förändring. Mätetal per affärsområde Uppföljning Se delmål nedan. Lokal plan Genomförd enkät. Förbättring enligt Alla tillbud och enkät arbetsskador ska vara analyserade och åtgärder gjorda. Ansvarig Påbörjas Direktör 2015-01-01 2015-12-31 2015-06-31 resp. 201512-31 Plan har Alla gjorts chefer redovisas på central samverkan. Resultaten från enkät redovisas i central samverkan Klart Tid för uppföljning 2015-01-01 2016-12-31 2015-04-24 Robert, 2015-01-01 Första 2015-04-30 Annmätning resp. 2015Caroline, 2015-0312-31 chefer 31, andra och mätning skyddsom 2015-11-30 bud. 2 (4) 3 (4) Områden att utveckla Övergripande mål Aktivitet/åtgärd Mätmetod Konkreta mål Mätetal per affärsområde Uppföljning Samverkan Strukturera arbetet i skyddskommittén, skyddskommitténs uppdrag ska vara känt av hela organisationen. Utveckla lokal samverkan och APT, innehåll, struktur och dialog. Ta fram ett förslag på agenda för skyddskommitté. Fastställ en rutin för hur samverkan ska struktureras. Säkerställ att det är känt av alla anställda. Ta fram agendor för lokal samverkan och APT. Ta fram utbildning i hur dialog på samverkan ska ske. Resultat från uppföljning av samverkan enligt enkät från HRstrategiska Rutiner och detaljerade agendor på plats. Utbildning genomförd Sjukfrånvarostati Minskad sjukfrånvaro stik ur genusperspektiv. Varje affärsområde ska analysera orsaker ur genusperspektiv och ta fram konkreta åtgärder för att minska sjukfrånvaron. Statistik sjukfrånvaro. Förbättring i %. Varje ledningsgrupp per affärsområde sätter mål. Statistik följs upp via KOLL per affärsområde och ska ses som en trend. Åtgärdplan Affärsredovisas på områdescentral chef samverkan april 2015. Åtgärder och statistik följs upp kvartalsvis Q1 2015 2015-12-31 Kvartalsvis på Central samverkan Företagshälsovår Utveckla en process för den skyddskommitténs utvärdering av företagshälsovårdens tjänster. Regelbunden avstämning med företagshälsovården Ta fram ett verktyg för kvalitetsutvärdering av företagshälsovård. Påbörja upphandling av företagshälsovård. Varje affärsområde ska ha 2 avstämningsmöte med företagshälsan per år för att diskutera läge och företagshälsovårdens förslag på åtgärder. Representant från företagshälsan ska var med på skyddskommitté i Q4 för att diskutera resultat analys och åtgärder. Genomförda möten. Kvalitetsuppfyllelse enligt utvärdering 2 möten per år och affärsområden. Metod för utvärdering på plats och utvärdering gjord 2 möten med FHV per år På Central samverkan Q2 2015 2015-12-31 2015-06-31 resp. 201512-31 På Central samverkan Ansvarig Påbörjas HR-chef 2015-01-01 2015-12-31 2015-04-30 resp. 201512-31 Affärsområdeschefer HRavdelning Klart Tid för uppföljning 4 (4) Områden att utveckla Övergripande mål Aktivitet/åtgärd Mätmetod Konkreta mål Riskhantering Alla verksamheter ska ha en fungerande process för riskhantering. Medarbetarna ska vara delaktiga i riskbedömningsarbetet. Alla affärsområden ska ha en plan för införande av övergripande riskbedömning Implementera och utbilda i hur riskbedömningen ska gå till och hur verktyget används. Varje affärsområde tar fram sin egen plan för införande av övergripande riskbedömning innehållande tidsplan och omfattning. Arbetsmiljöspecialist hjälper till. Urval av frågor i checklistan SAM. Antal avdelningar med riskbedömning på plats matchas mot fastställd plan. Alla avdelningar enheter sektioner ska ha gjort övergripande riskbedömning. Tillbud och arbetsskador Alla tillbud, olyckor och fall av arbetsrelaterad ohälsa ska anmälas, rapporteras och utredas. Medarbetare ska vara engagerade i att rapportera tillbud och arbetsskador. Utreda möjligheten till IT-stöd genom att följa arbetet i Malmö stad och delta i eventuellt pilotförsök. Utbildning i tillbuds- och arbetsskaderapporteringsproces sen och implementering både för ledningsgruppen och anställda. Varje avdelning ska rapportera ett minsta antal enligt fördelningsnyckel, se konkreta mål. Kunskap Chefen ska ha tillräcklig kompetens för att kunna utföra de arbetsmiljöuppgifter som tilldelats. Alla förvaltningens övergripande arbetsmiljörutiner ska vara kända av alla chefer löpande. Även skyddsombud och arbetsförmän ska utbildas. HR ska i samråd med ledningsgruppen för varje affärsområde ta fram en övergripande utbildningsplan baserat på dokumentet för fördelning av arbetsmiljöuppgifter. Antalet rapporter 930 rapporterade per avdelning enligt tillbud för hela fördelningsnyckel. förvaltningen 2015 Urval av frågor i årlig Centrala funktioner. uppföljning SAM. 12 Kommunteknik 600 Kommuntjänster 108 Stadsfastigheter 30 Skolrestauranger 180 Antal chefer som har Plan och utbildning fått utbildning enligt enligt plan fastställd plan. genomförd för varje Utvärdering av affärsområde. utbildning. Uppföljning grad av upplevd kompetens (via enkät eller medarbetarsamtal) Mätetal per affärsområde Uppföljning Ansvarig Påbörjas Klart Tid för uppföljning 2015-12-31 Fortlöpande på Central samverkan Framtagen plan och riskbedömning enligt plan. Redovisas på central samverkan Robert AnnCaroline Alla Chefer Q2 2015 Antal rapporterade tillbud enligt fördelningsnyckel. Redovisas fortlöpande på centralsamverkan Robert AnnCarolin Alla Chefer 2015-01-01 2015-12-31 Fortlöpnade på Central samverkan Lokal plan Utbildning enligt plan. Affärsområdeschefer Utbildnings Utbildnings Fortlöpnade -plan -plan klar på Central 2015-012015-03samverkan 01 31 HRavdelning Reslutat årlig uppföljning av SAM Serviceförvaltningen 2014-11-27 Bedömning skala 1-5, 2014 2013 Kommentarer ( Kommuntekniks kommentarer finns i handlingsplaner och redivisas ej här) Frågor 4§ SAMVERKAN SR 2,2 KT KTJ SF 3,0 3,6 3,0 Medel Medel Skolrestauranger SEF SEF 3,0 2,3 Det fattas skyddsombud. Svårt att komma loss. Man känner att man lämnar kollegorna i sticket. Åtgärd: information om skyddsombudets uppdrag. HSO går ut och informerar på APT tilsammans med chefer. 5§ 2,0 Arbetsmiljöpoli cy 2,1 2,9 3,0 2,5 2,8 5 § Rutiner 4,1 3,0 4,0 2,8 3,5 2,5 6§ Uppgiftsfördel ning 3,1 4,0 3,5 3,9 3,6 3,2 6§ Uppgiftsfördel ning och kunskaper 1,6 1,9 4,0 3,2 2,7 1,9 7§ 3,0 Arbetstagarnas kunskaper 7§ 2,7 Arbetstagarnas kunskaper introduktion och kännedom 2,9 2,4 3,9 3,1 2,0 2,1 2,6 4,1 2,9 1,5 Kommuntjänster Stadsfastigheter Vi behöver fler skyddsombud. Vi kan bli bättre. Fysiskt fungerar Delaktigheten bland br. Psykosocialt kan vi bli bättre. arbetstagarna är mer utvecklad än för skyddsombud. Policy ska diskuteras på APT. Vad innebär Det finns men vi har valt att den för oss. Göra årlig uppföljning på APT. tolka frågan som om den är Testa på en avdelning. Svårt att uppskatta. känd. Svår att hitta. Heter Personalpolicy. I rutinen för lokal samverkan bör det styras Checklistan SAM är bra. upp att man undersöker orsaker till sjukfrånvaro och olyckor på enhetsnivå. Malin kollar om man kan få ut statistik. Personalpolicyn är kommunicerad när den kom ut. Men vi saknar systematiken. Vi behöver mer tid till dialog och handlingsplaner. Stressigt på APT. Åtgärd: Diskussion kring APT pågår, när var hur. Tydligare prioritering. Mer utbildning i regler förhållanden risker. Kopplat till verksamheten. Utbildning under loven, specifik riktad mot personalen. Planera utbildning till Sprorlovet och påsklov. Bra kunskaper om ergonomi. Det framgår av fördelningen. Checklistor finns och följs, kopplat till verksamheten. Men koppling till SAM kan förbättras.Uppdatera lokal checklista Medarbetarens ansvar inte alltid klart. Skylldig att agera och inte skylla på någon annan. Saknar verktyg. Alla är inte bekanta med rutinerna. Utbildning behövs oftare. Bra att utbilda hela ledningsgrupper. Mer anpassad utbildning. Alla riskanalyser inte gjorda. allt är inte dokumenterat. Nyanställda finns process och rutiner. Men vi glömmer de som varit borta länge. stor skillnad mellan chefer och Byggprocess färdig. Ska medarbetare. chefer bra, implementeras. Tillgängligheten medarbetare sämre. Skillnad ett problem. Spårbarhet. Arbete mellan verksamheter, på väg med struktur. Bedömning skala 1-5, 2014 Frågor SR 2,0 7§ Arbetstagarnas kunskaper instruktioner 8§ 1,8 Undersökning och riskbedömning KT KTJ SF 2,0 2,0 3,3 2,0 2,6 4,4 2013 Kommentarer ( Kommuntekniks kommentarer finns i handlingsplaner och redivisas ej här) Medel Medel Skolrestauranger SEF SEF 2,3 2,1 Instruktioner finns för varje maskin. Det finns mycket kvar att riskbedömma, även maskiner. Arbetet påbörjat men går sakta. Hjälp behövs. 2,7 2,1 Se även föregående punkt. Skyddsronder fungerar inte som det är tänkt. Blir ofta en underhållsrapport. Åtgärd: Utbilda chefer, skyddsombud och arbetstagare i hur skyddsronder ska göras. Lägs i handlingsplan till våren. 3,0 2,0 Stort mörkertal fortfarande.Åtgärd: Viktigt att även återrapportera åtgärder efter tillbudsrapporter på APT. Påminna på APT 9 § Utreda ohälsa, olycksfall och tillbud 2,2 3,9 2,6 3,2 10 § Åtgärder och handlingsplan 2,9 3,0 2,6 3,8 3,1 1,7 Viktigt att lärdommar överförs mellan olika enheter. Åtgärd: påminnelse in i processen. 10 § Uppföljning av åtgärder 11 § Uppföljning av SAM-arbetet 1,9 1,9 3,4 3,0 2,6 1,4 Inte alltid. Kan bli bättre. 4,4 4,1 3,5 3,7 3,9 4,3 Varje enhet ska göra Årlig uppföjning av SAM. 2 timmar ska avsättas. 12 § Extern sakkunning hjälp Medel 3,9 4,1 4,3 4,1 4,1 4,4 Vi har varit duktiga på att anlita experter. Ta hjälp av Manpower ör att utreda sjukfrånvaro på gruppnivå. 2,7 2,9 3,1 3,5 3,1 2,4 Kommuntjänster Stadsfastigheter Vi bör bli bättre på att anmäla tillbud. Vi bör prata med våra medarbetare om vad tillbud är. Alla avdelningarna inte börjat med grovriskanalys. Skyddsronder görs. Bättre på att sätta tider på åtgärder efter skyddsronder. Det finns ett mörkertal. allt Behövs mer systematik. Vi kan bli rapporteras inte. Vi är dåliga bättre. Återrapporterar på APT. på att anmäla. Vi är duktiga på allvarliga händelser, men inte tillbud. "oj". Tillbud och olyckor följs inte Årshjulet behövs. upp. Medarbetarundersökning och skyddsronder följs upp. Dåliga på att följa upp ergonomiska undersökningar och förbättringar. Handlingsplan kommer tas fram. Utkast precenterad första samverkan 2015 Malmö stad Stadskontoret Fortsatt utveckling av samverkan Partsammansatta gruppen har uppdraget att följa upp och utvärdera samverkan, ge råd och stöd för att underlätta samverkansarbetet samt planera information och utbildning kring avtalet. I syfte att stödja fortsatt utveckling av samverkan har parterna kommit överens om att inhämta förvaltningarnas erfarenheter av och synpunkter på implementeringen av det nya samverkansavtalet och hur samverkan fungerar. Partsammansatta gruppen ber därför förvaltningarnas respektive skyddskommitté att reflektera och föra dialog kring nedanstående frågor i samband med den årliga systemuppföljningen av SAM. Resultatet av dialogen i respektive fråga dokumenteras och redovisas gemensamt med den årliga systemuppföljningen. (Serviceförvaltningens svar finns på sida 2.) 1. Varje förvaltning ska ha tydliggjort i en partsgemensam skriftlig överenskommelse representation och samverkanssystem i förvaltningen. Samverkansgrupp ska knytas till beslutsnivåerna i verksamheten och ansluta till linjeorganisation och delegationsordning. a) Finns det samstämmighet mellan beslutsnivåer och samverkanssystem? b) Om inte, vilka hinder har ni identifierat och hur hanterar ni dessa? 2. Bilden mindre av/mer av visar den förflyttning som Malmö stad vill åstadkomma när det gäller samverkan. a) Hur långt har ni kommit i denna förflyttning? b) Vilka möjligheter och utmaningar ser ni i detta arbete? c) Hur ser ni på förutsättningarna för fackliga förtroendevalda att aktivt delta i samverkan? 3. Samråd i den förvaltningsövergripande samverkansgruppen utgör behandling i skyddskommitté enligt AML 6 kap 9 §. a) Hur arbetar ni med skyddskommitténs uppdrag? b) Bedömer ni att uppdraget är känt i organisationen? 4. Samverkanssystemet måste ständigt omprövas, förbättras och anpassas till den praktiska verkligheten. a) Vilket stöd behöver ni för att fortsätta utveckla samverkan? Partsammansatta gruppen 2014-09-30 2 (2) Serviceförvaltningens svar vid central samverkan 2014-11-27 Punkt 1. Det finns en samstämmighet mellan beslutsnivåer och detta finns nedtecknat i en skriftlig överenskommelse. Punkt 2. Mötet konstaterade att samverkansgrupperna fungerar bra men att APT kan förbättras. Kommunikationen mellan samverkan och APT utvecklas och det behöver ske ytterligare satsningar för att förbättra APT, både vad det gäller formalia så som kallelse och minnesanteckningar men också dialogen på träffarna. Ett steg i att förbättra APT blir utbildningssatsningar för förvaltningens chefer i kommunikativt ledarskap. Det behöver också tas fram verktyg för att utveckla dialogen. I dagsläget finns det vissa verktyg i form av förvaltningens samverkansspel som togs fram under 2013. Punkt 3. a) Samtliga deltagare i skyddskommittén har fått separata utbildningar i vilket ansvar som åligger dem. Utöver de ordinarie centrala samverkansmötena har skyddskommittén två möten per år som är helt dedikerade till arbetsmiljöfrågor. För att utveckla uppdraget och kunna arbeta mer förebyggande upplever skyddskommittén att det behövs ett it-stöd för att kunna registrera, dokumentera och följa upp det systematiska arbetsmiljöarbetet. b) Uppdraget bedöms som relativt okänt i organisationen. Åtgärder för att motverka detta tas upp i handlingsplanen för 2015 års arbetsmiljöarbete. Punkt 4. Se svar under punkt 3b. Åtgärder relaterade till brister i samverkan dokumenteras ner i handlingsplanen för 2015 års arbetsmiljöarbete. Malmö stad HR strategiska avdelningen Redovisning av årlig uppföljning av system för SAM Nämnd: Serviceförvaltningen Tid för genomförande: 2014-12-19 Årlig uppföljning av system för SAM har genomförts och resultater bedöms vara: Obs. kryss sätts antingen i ruta för Helt tillfredsställande, Tillfredsställande eller Inte tillfredsställande. Vid kryss i alternativen Tillfredsställande eller Inte tillfredsställande ska även kryss sättas för de områden där det finns behov av mindre justeringar eller åtgärder. ☐Helt tillfredsställande Uppföljningen har inte visat på behov av åtgärder. ☒Tillfredsställande Endast behov av mindre justeringar inom nedan ikryssade områden. ☐ ☒ ☒ ☒ ☒ ☒ ☒ ☐ ☐ Samverkan Policy och rutiner Uppgiftsfördelning och kunskaper Kunskaper (medarbetare) och instruktioner Undersökning och riskbedömning Utreda ohälsa, olycksfall och tillbud Åtgärder, handlingsplan och kontroll Uppföljning av SAM-arbetet Extern sakkunnig hjälp ☐Inte tillfredsställande Uppföljningen har visat på behov av åtgärder inom nedan ikryssade områden. ☐ ☐ ☐ ☐ ☐ ☐ ☐ ☐ ☐ Samverkan Policy och rutiner Uppgiftsfördelning och kunskaper Kunskaper (medarbetare) och instruktioner Undersökning och riskbedömning Utreda ohälsa, olycksfall och tillbud Åtgärder, handlingsplan och kontroll Uppföljning av SAM-arbetet Extern sakkunnig hjälp De åtgärder/förbättringsbehov som identifierats ovan och gäller lokala hanteringen av det systematiska arbetsmiljöarbetet dokumenteras i handlingsplan samt redovisas för nämnden i enlighet med anvisningar för Årlig uppföljning av system för systematiskt arbetsmiljöarbete. Om ni identifierat åtgärder/förbättringsbehov som avser den kommungemensamma arbetsmiljöprocessen ska dessa specificeras på sidan 2 i detta dokument. Forts nästa sida -> STADSKONTORET August Palms plats 1 205 80 Malmö Tel. 040-34 10 12 Org.nr. 212000-1124 www.malmo.se 2 (2) Ifyllt dokument skickas via mail till [email protected] på stadskontorets HR strategiska avdelning i enlighet med tidplanen för den årliga uppföljningen. Frågor om genomförande av uppföljning samt redovisning av resultat besvaras av Anette Stachowicz Jönsson på HR strategiska avdelningen, tfn 34 10 12. Identifierade förbättringsbehov som avser den kommungemensamma arbetsmiljöprocessen: Samverkan Klicka här för att ange text. Policy och rutiner Klicka här för att ange text. Uppgiftsfördelning och kunskaper Klicka här för att ange text. Kunskaper (medarbetare) och instruktioner Vi behöver ett centralt IT-stöd Undersökning och riskbedömning Vi behöver ett centralt IT-stöd Utreda ohälsa, olycksfall och tillbud Vi behöver ett centralt IT-stöd Åtgärder, handlingsplan och kontroll Vi behöver ett centralt IT-stöd Uppföljning av SAM-arbetet Vi behöver ett centralt IT-stöd Extern sakkunnig hjälp Klicka här för att ange text.
© Copyright 2024