Snipp snapp snut – så var upphandlingen slut
Snipp snapp snut – så var upphandlingen slut Hur fungerar uppföljningen av giftfria förskolors upphandlingskrav? Linda Siggelow 2015 Miljövetenskap – Miljö och Hälsoskydd Examensarbete för magisterexamen 15 hp Lunds universitet Snipp snapp snut – så var upphandlingen slut Hur fungerar uppföljningen av giftfria förskolors upphandlingskrav? Linda Siggelow 2015 Examensarbete för magisterexamen 15 hp, Lunds universitet Intern handledare: Maria Hansson, klimatforskning, Lunds universitet Centrum Extern kontaktperson: Anna-Karin miljöstrategi, Lunds kommun Poussart, för miljö- och Avdelning för 2 Abstract Children should not be exposed to unwanted chemicals in their everyday life and several organizations in Sweden are working towards reducing the amount of chemicals that exists in toys and material intended for preschools. Many municipalities are joining the project, and are now working towards the goal “toxic free preschools”. In this struggle the municipalities have an impact in their procurement, which can control which chemicals are allowed in the purchased products. An important part of this process is that the requirements in the procurement shall be monitored, which will show if the suppliers are following the procurement contract. Municipalities are today somewhat behind in the monitoring process, they execute a type of monitoring in the beginning of the procurement but tend to forget monitoring the rest of the process. This study presents tools which can be used in municipalities monitoring of procurement requirements, but it also reveals that the municipal projects lacks cooperation and communication. There seems to be no holistic perspective of the whole process. Purchasers are working on one side and the environmental strategists on the other, creating a working process that are not as integrated as it should be. This can create barriers and misunderstandings, which can lead to inefficiencies regarding time and resources. A more intergraded process, with more knowledge exchange between the different administration levels would create a greater understanding for the division of responsibilities. Improving understanding will lead to a more efficient work process, removing uncertainty about how a task should be executed. A more efficient work process will help us reach the goal having our preschools free from unwanted chemicals much faster. Keywords: Procurement, requirements, monitoring, preschool, chemicals, toxic 3 Innehållsförteckning ABSTRACT .............................................................................................................................................................. 3 INNEHÅLLSFÖRTECKNING ................................................................................................................................ 4 1. INLEDNING ..................................................................................................................................................... 6 1.1. ETT SAMLAT GREPP .................................................................................................................................................. 6 1.2. OFFENTLIG UPPHANDLING ........................................................................................................................................ 6 1.3. MILJÖANPASSAD OFFENTLIG UPPHANDLING ............................................................................................................. 8 1.4. MILJÖKRAV .............................................................................................................................................................. 8 1.5. UPPFÖLJNING AV UPPHANDLINGSKRAV .................................................................................................................... 9 1.6. SYFTE OCH FRÅGESTÄLLNING .................................................................................................................................. 9 2. METOD ...........................................................................................................................................................10 2.1. FALLSTUDIE ........................................................................................................................................................... 10 2.1.1. Samtalsintervjuer .................................................................................................................................... 10 2.2. AVGRÄNSNINGAR ............................................................................................................................................ 10 2.3. URVAL ............................................................................................................................................................. 11 2.4. INTERVJUPERSONERS TILLHÖRIGHET ............................................................................................................... 11 2.5. INSAMLING AV EMPIRISKT MATERIAL .............................................................................................................. 11 2.6. ETIK ................................................................................................................................................................. 12 3. RESULTAT .....................................................................................................................................................13 3.1. SITUATIONEN IDAG .......................................................................................................................................... 13 3.1.1. Många goda viljor, men få resultat ........................................................................................................ 13 3.1.2. Behov av integrerat samarbete ............................................................................................................... 14 3.1.3. Arbetet går framåt, men uppföljningen haltar ........................................................................................ 15 3.2. METODER FÖR UPPFÖLJNING ............................................................................................................................ 17 3.2.1. Verifikationer.......................................................................................................................................... 17 3.2.2. Uppföljningsmöten – en dialog med leverantören .................................................................................. 17 3.2.3. Kemikalieanalyser .................................................................................................................................. 18 3.2.4. Inspektioner ............................................................................................................................................ 18 3.2.5. Externa samarbeten ................................................................................................................................ 19 4. DISKUSSION ..................................................................................................................................................21 4.1. VARFÖR BRISTER DET I UPPFÖLJNINGEN? ......................................................................................................... 21 4.2. IDENTIFIERING AV VIKTIGA FAKTORER FÖR ETT LYCKAT SAMARBETE ............................................................. 21 4.2.1. Samarbete mellan miljö och upphandling .............................................................................................. 21 4.2.2. Risker med brister i samarbete och uppföljning ..................................................................................... 22 4.2.3. Organisatoriskt engagemang ................................................................................................................. 22 4.3. UPPFÖLJNING I PRAKTIKEN .............................................................................................................................. 23 4.3.1. Verifikationer.......................................................................................................................................... 25 4.3.2. Uppföljningsmöten och leverantörsdialoger .......................................................................................... 25 4.3.3. Kemikalieanalyser .................................................................................................................................. 25 4.3.4. Inspektioner ............................................................................................................................................ 26 4.3.5. Samarbeten mellan kommuner och organisationer ................................................................................ 26 4.4. SAMMANFATTNINGSVIS ................................................................................................................................... 26 5. SLUTSATSER .................................................................................................................................................28 4 TACK .......................................................................................................................................................................29 REFERENSFÖRTECKNING .................................................................................................................................30 5 1. Inledning ”Barnen är vår framtid” är ett välkänt uttryck som de flesta människor kan skriva under på. Därav har frågan om kemikalier i barns vardag växt enormt de senaste åren. Barn påverkas av de kemiska ämnen som många produkter i deras närmiljö avger och de genomgår flera viktiga utvecklingsstadier, vilka kan påverkas negativt av kemikalier som de ofrivilligt utsätts för. Bland de kemikalier som finns i barns vardag kan flera vara cancerogena, reproduktionstoxiska, allergena eller hormonstörande. Därför har frågan om att minska kemikalierna i deras närmiljö uppmärksammats på lokala såväl som globala arenor. De barn som går i förskolan betraktas som en särskilt utsatt grupp av befolkningen, då de dels har lägre kroppsvikt än vuxna men även beteendemönster som skiljer sig då de kryper på golvet och suger på leksaker. Detta gör att de får i sig högre halter i förhållande till sin kroppsvikt än vad vuxna får. (Naturskyddsföreningen 2014) 1.1. Ett samlat grepp År 2013 påbörjades projektet ”Operation Giftfri Förskola” av Naturskyddsföreningen, ett projekt där fokus ligger på att minska små barns utsatthet av kemiska föroreningar på den plats där många spenderar en stor del av sin vardag; förskolor och skolor (Naturskyddsföreningen 2014). Samma år skrev Miljöstyrningsrådet, på uppdrag av Kemikalieinspektionen, en förstudierapport vilken ligger till grund för att utveckla miljökrav i upphandlingen till förskolor och skolor (Christiansson, Azzopardi & Lagerqvist 2013). Därefter fick Konkurrensverket i uppdrag av regeringen att sammanställa upphandlingskriterier, samt utveckla ett helhetsstöd för giftfri förskola. Uppdraget skulle utformas som ett paket bestående av olika verktyg som kan vara till hjälp för upphandlarna, bland annat relevanta kriterier som rör miljökrav i de produkter som vanligen upphandlas till skolor och förskolor. (Miljödepartementet 2014) Konkurrensverket tog därefter fram fyra kravförslag som berörde olika upphandlingsområden; leksaker och hobbymaterial, köks- och serveringsutrustning, möbler samt textilier och läder. Vissa av kraven delas även upp i olika nivåer; vilka ger möjlighet för den upphandlande enheten att själv bestämma hur hårda krav som ska ställas. (Konkurrensverket 2015) 1.2. Offentlig upphandling Offentlig upphandling är en process i vilken den offentliga sektorn köper in varor, tjänster och entreprenad. Denna process styrs av flera regelverk, framför allt genom lagen (2007:1 091) om offentlig upphandling (LOU) vilken i sin tur bygger på EU:s direktiv för offentlig upphandling. Det finns flera bestämmelser kring 6 hur en upphandling får genomföras, vilka grundar sig i att upphandlingen ska ske sakligt med objektivitet, proportionalitet och öppenhet. (Konkurrensverket 2014a) Den ska samtidigt se till att de skattemedel som finns till den offentliga sektorns förfogande används på bästa sätt (Höglund 2009). Upphandlingsprocessen kan delas upp i tre delar: 1. planering, 2. upphandling och 3. avtalsperiod. För att en upphandling ska komma till stånd krävs först att ett behov av något slag har blivit identifierad. Utifrån detta behov ska en analys av åtgärder kartläggas som sedan kan ligga till grund för upphandlingens uppbyggnad och det kommande kontraktets värde. Viktigt är att förfrågningsunderlaget på ett tydligt och begripligt sätt förklarar vad upphandlingen går ut på och vilka krav som ställs eller kommer att ställas på leverantörerna. (Konkurrensverket 2014a) Nedan följer en översiktlig bild av en upphandlingsprocess: Identifiering av behov sker – vad är det som behöver upphandlas? Förfrågningsunderlag (FFU) skapas Upphandlingen utannonseras Anbud som uppfyller kraven i FFU utvärderas Anbud och leverantörer kontrolleras utifrån ställda krav och FFU Leverantörer skickar in sina anbud Tilldelning av kontrakt Kontraktsskrivning Uppföljning Figur 1: Upphandlingsprocess Det som i slutändan avgör vilken leverantör som får kontraktet är själva utvärderingsgrunden, baserat på det bud som antingen är ekonomiskt mest fördelaktigt för myndighet eller som erbjuder lägsta pris. Om det är 7 det anbud som är ekonomiskt mest fördelaktigt för myndighet som vinner kontraktet, ska även utvärderingskriterier för detta stå med. Kriterierna omnämns i LOU, och exempel på dessa kan vara kvalitet, miljöegenskaper eller driftskostnader. Samtliga anbudförfrågningar och anbud omfattas av absolut sekretess fram till att beslut om tilldelning har blivit taget. Därefter omfattas samtliga handlingar gällande upphandlingen av reglerna om handlingars offentlighet och sekretess. (Konkurrensverket 2014a) Skulle en leverantör anse att en upphandling inte gått rätt till så har denna rätt att begära överprövning, vilket kan leda till att upphandling får göras om eller att skadestånd får betalas ut (Konkurrensverket 2014a). 1.3. Miljöanpassad offentlig upphandling Miljöanpassad offentlig upphandling kan ses som ett frivilligt styrmedel, vilket kan användas för att skapa incitament till mer miljöanpassade produkter och tjänster samt bidra till hållbar utveckling (Naturvårdsverket 2010). Det är några faktorer som bör finnas i en organisation för att ha en fungerande upphandling med miljöhänsyn och relevanta miljökrav; politiskt stöd, kunskap och omvärldsbevakning inom organisationen samt eldsjälar (Länsstyrelsen Gävleborg 2014). År 2014 kom ett nytt EU-direktiv efter att de tidigare direktiven, 2004/17/EG och 2004/18/EG, reviderats. Revideringen ska underlätta för upphandlande myndigheter att ta hållbar upphandling mer i beaktande. (Konkurrensverket 2014c) 1.4. Miljökrav Det finns ingen skyldighet att miljökrav ska användas vid offentlig upphandling, då det i LOU uttrycks att mer speciella krav så som sociala krav eller miljökrav kan ställas om upphandlingens art motiverar detta (SFS 2007:1 091). Dock finns det i lag reglerat hur miljökrav kan ställas i en upphandling. Som bas för miljökraven ligger, som tidigare nämnt, de fem principerna som grundlägger samtlig offentlig upphandling samt de lagar som reglerar upphandlingsprocessen. (Konkurrensverket 2014b) En upphandling är uppdelad i olika faser. I dessa faser kan miljökrav ställas antingen som obligatoriska krav, som utvärderingskriterier eller som kontraktsvillkor. Ett obligatoriskt krav är en form av skall-krav, vilket innebär att det är ett krav som ska uppfyllas för att leverantören ska kunna delta i upphandlingen. (Naturvårdsverket 2010) I utvärderingskriterierna finns också möjlighet att påverka varans eller tjänstens miljöegenskaper, så vida utvärderingskriteriet ”det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet” används. Då ska upphandlande myndighet ange de utvärderingskriterier som kommer att tas hänsyn till när anbuden utvärderas. (Naturvårdsverket 2010) Även i kontraktsvillkoren kan den upphandlande myndigheten ta hänsyn till miljön, då kontraktsvillkor avser krav på hur kontrakt ska fullföljas. Villkoret eller villkoren ska även vara kontrollerbara och kunna följas upp av den upphandlande myndigheten. Ett kontraktsvillkor ger leverantörerna längre tid på sig att möta kravet, då kravet inte behöver uppfyllas förrän kontraktet ska utföras. (Naturvårdsverket 2010) 8 1.5. Uppföljning av upphandlingskrav En upphandlande myndighet har både en rättighet och en skyldighet att kontrollera de varor eller tjänster som upphandlas, för att på så sätt få en överblick av att det som beställts stämmer överens med vad som levererats. Att ställa krav i en upphandling som inte går att kontrollera hindrar ett öppet och opartiskt upphandlingsförfarande, då det ska finnas en möjlighet att få inblick i förfarandet samt möjlighet att granska att anbuden prövats objektivt och enhetligt. (Konkurrensverket 2008) Om en uppföljning visar någon form av avvikelse, vilken innebär att leverantör inte följer de krav som ställts, bör åtgärder tas till så som dialog, prisavdrag, vite eller hävning av kontrakt. Detta för att säkerställa att leverantörer är införstådda med kontraktets seriositet samt för att påvisa att avvikelser från ställda krav kan leda till någon form av reprimand. (Konkurrensverket 2011) 1.6. Syfte och frågeställning Syftet med uppsatsen är att undersöka vilka metoder som används för att följa upp de miljökrav som ställts i upphandlingen till giftfria förskolor. De frågeställningar som kompletterar uppsatsens syfte definierar ämnet något: - Hur ser arbetsprocessen ut idag gällande uppföljningen av upphandlingarnas miljökrav? - Vilka metoder kan användas för uppföljning av miljökrav i upphandlingen? - Kan jag, i denna studie, finna förslag till förbättring av arbetsprocessen? Förhoppningen är att denna uppsats ska vara till hjälp för kommuner och upphandlande enheter att ta ett steg framåt i arbetet gällande giftfria förskolors upphandling. Detta dels genom en presentation av hur en uppföljning kan gå till, men även i form av en ökad insikt kring varför det är av vikt att följa upp en upphandling och vilka faktorer som krävs för att detta arbete ska bli lyckat. 9 2. Metod 2.1. Fallstudie En fallstudie kan ses som en speciell forskningsstrategi, vilken på ett eller annat vis undersöker ett fenomen eller en företeelse i sin realistiska kontext (Backman 1998). Att använda metoden till denna uppsats anses lämpligt då intervjuobjekten, vilka ligger till grund för det empiriska materialet, är speciellt utvalda med avseende av deras arbete med giftfria förskolor. Det är det insamlade materialet, vilket inhämtas genom samtalsintervjuer, som ligger till grund för det kommande resultatet. Med hjälp av det material som samtalsintervjuerna ger upphov till kan en allmän beskrivning av upphandlande myndigheters uppföljningsarbete göras. 2.1.1. Samtalsintervjuer Då denna uppsats syfte är att undersöka vilka metoder som används för att följa upp upphandlingskrav till giftfria förskolor, anses samtalsintervjuer vara lämpliga då dessa öppnar upp för diskussion och ger möjligheter att fånga in svar som inte är självklara från början. Undersökningen kan huvudsakligen ses som en informantundersökning i vilken svarspersonerna, utifrån frågeställningen, får redogöra för hur verkligheten ser ut i deras organisation. Dock är undersökningen öppen för att även mynna ut i någon form av respondentundersökning, vilket innebär att svarspersonernas egna tankar om ämnet får lov att komma fram under samtalsintervjuerna. (Esaiasson, Gilljam, Oscarsson & Wängnerud 2007) När samtalsintervjuer används som metod för materialinsamling, kan olika användningsområden urskiljas. Denna studie kan ses som en hybrid av flera olika användningsområden. Dels är det en uppsats som tar sig an ett relativt outforskat område, då projektet giftfri förskola är tämligen nyetablerat. Det finns också stora brister i kunskap om hur en uppföljning, av den sort som denna uppsats undersöker, ska gå till. Samtidigt kan uppsatsen ses som ett komplement till den forskning som finns om miljöanpassad upphandling och uppföljningsarbetet. (Esaiasson et al 2007) 2.2. Avgränsningar Uppsatsens avgränsning är relativt tydlig, då det primärt är metoder för uppföljning av miljökrav i upphandling till giftfri förskola som studerats. Visst fokus har ändå legat på upphandlingen i sig, då det är av vikt att förstå hur en upphandling fungerar och är uppbyggt för att i sin tur förstå vad det är som ska följas upp och varför. Valet att fokusera på upphandlingen till giftfri förskola baseras dels på 10 frågans aktualitet, men även på det faktum att små barn drabbas hårdare än vuxna om de utsätts för kemikalier. Därför är det väsentligt, ur både ett miljö- och hälsoskyddsperspektiv, att de miljökrav som ställts på produkter i dessa upphandlingar faktiskt följs. 2.3. Urval Uppsatsens syfte är att undersöka vilka metoder som används, alternativt kan användas, för att följa upp miljökrav i upphandlingen till giftfria förskolor. Därför var det av vikt att finna personer som var av relevans för satsningen. För att få fram vilka personer som kunde tillfrågas för intervju har en variant av snöbollsurval används vilket innebär att kontaktade personer, verksamma inom områdena miljöstrategi, upphandling och giftfria förskolor, har gett information om personer som kan vara av relevans att kontakta för att få svar på uppsatsens syfte och frågeställningar (Esaiasson et al 2007). Dessa personer har sedan kontaktats, och då har antingen intervju bokats alternativ hänvisning skett till annan person som hen ansåg var mer relevant i sammanhanget. Studien baseras på en fallstudie av kommuners upphandlings- och uppföljningsprocess gällande giftfria förskolor. Dock har det uppstått vissa problem att finna personer som känt sig manade att ställa upp på intervjuer. Därför har två organisationer som båda arbetar med upphandling också kontaktats, då förhoppningen var att dessa kunde hjälpa till att redogöra för metoder som kan användas för uppföljning av miljökrav. Samtalen med dessa organisationer kommer därför inte att jämföras med kommunernas, utan kommer att utgöra en extra dimension av de resultat som framkommer. 2.4. Intervjupersoners tillhörighet Kommun 1 ligger i Sydsverige, har cirka 116 000 invånare. Kommun 2 är belägen sydväst med cirka 540 000 invånare i kommunen. Kommun 3 är belägen sydväst med cirka 100 000 invånare. Organisation 1 är en verksamhet, i en koncern, som främst inriktar sig på offentlig upphandling. Organisation 2 är en statlig myndighet som bland annat hanterar upphandlingar. 2.5. Insamling av empiriskt material Intervjupersoner kontaktades via telefon, alternativt mail, och blev då tillfrågade om de ville ställa upp på samtalsintervju. Om intervjuperson accepterade, bestämdes dag och tid. En intervju utfördes på plats, de övriga via telefon. Intervjuerna med de tre kommunerna spelades in för senare transkribering, samtalen med de två organisationerna antecknades ner under samtalens gång och sammanfattades. 11 Under studiens uppsats har tidigare forskning, relevant för denna uppsats syfte, eftersökts utan större resultat och en anledning till detta kan bland annat vara att arbetet med giftfria förskolor är förhållandevis nytt. 2.6. Etik Intervjupersonerna som denna uppsats resultatdel baseras på har samtliga relevanta positioner i förhållande till denna uppsats syfte och frågeställning. Dock kommer namn och arbetsplats inte att publiceras då fokus i uppsats inte handlar om att kartlägga hur just dessa kommuner arbetar, utan mer hur kommuner hanterar frågorna i dagsläget. Dock har ungefärlig geografisk placering och storlek, alternativt karaktär, på intervjupersonernas arbetsplats tydliggjorts under rubriken ”Intervjupersoner”. Detta för att särskilja de olika intervjupersonerna åt, samtidigt som deras arbetsfält blir något förtydligat. 12 3. Resultat Studiens relevans är märkbar, då samtliga personer som ingick i undersökningen anser att uppföljning bör göras men inte görs idag – i alla fall inte i den utsträckning som krävs. Varför det tenderar att vara så lyfts i början av detta kapitel, tillsammans med information om hur kommuner arbetar idag. 3.1. Situationen idag Hur arbetet överlag ser ut idag, och vad som eventuellt skulle kunna förbättras, när det gäller uppföljning av miljökrav i upphandlingen till giftfria förskolor, presenteras mer nedan. 3.1.1. Många goda viljor, men få resultat De personer som kontaktas i denna studie har samtliga visat intresse för studiens resultat, vilket indikerar att frågan ses som mycket relevant. Dock har jag ofta blivit vidarehänvisad till någon annan, antingen kollega eller annan kommun/organisation. Under studiens gång har femton personer kontaktats. Samtliga innehar relevanta positioner för studiens syfte i någon form – antingen genom att ha en central roll i projektet om giftfria förskolor, eller att de har kunskaper om hur upphandlingsprocessen till giftfria förskolor fungerar. Totalt sett har jag varit i kontakt med sex kommuner och fyra organisationer. Av dessa sex kommuner har jag fått intervjuer från tre. Två organisationer har deltagit i telefonsamtal, som sedan sammanfattats. - I kommun 1 har en miljöstrateg kontaktats, som sedan vidare har hänvisat till relevanta organisationer och kollegor. En av kollegorna, en upphandlare med insyn i giftfria förskolor, har intervjuats och samtliga frågor besvarades på ett eller annat sätt. - I kommun 2 intervjuades en miljöutredare, vilken kunde ge svar på frågor om kommunens arbete med att minska kemikalier samt om giftfria förskolor. Dock hänvisades frågorna om upphandling vidare till kollega på upphandlingsenheten. Denna hänvisade i sin tur vidare till deras kundtjänst, vilka slutligen avböjde att svara på frågor med anledning av att de hade hög arbetsbelastning samt att den upphandling som var mest aktuell för frågorna just nu är sekretessbelagd. - I kommun 3 kontaktades en miljöstrateg som hade insyn i både miljö- och upphandlingsfrågor. Denna person kunde besvara och diskutera samtliga frågor som ställdes. 13 - Organisation 1 kontaktades efter ett tips från en kommun som direkt vidarehänvisade till dem, detta med anledning av att organisation 1 skötte deras upphandling. På organisationen fick jag tala med hållbarhetschefen. Denne menade att jag inte skulle finna svar på mina frågor om uppföljning av upphandlingskrav bland kommunerna, utan i stället skulle försöka få kontakt med andra sektorer så som försörjningssektorn. Hållbarhetschefen hade dock många intressanta tankar och därför valde jag att sammanfatta samtalet. Sammanfattningen mailades sedan över och personen i fråga fick godkänna att det som stod i sammanfattningen var det som sagts. - Organisation 2 är en statlig organisation som arbetar med upphandling, och dessa kontaktades då jag kände att jag svaren på mina frågor om hur uppföljning kan hanteras möjligtvis fanns på andra ställen än i kommunerna. På organisationen blev jag hänvisad till en person som arbetar med samordning av miljökrav. Denne hänvisade även till en kollega som arbetade med uppföljning och revision av upphandlingsavtal. Båda deltog sedan i ett telefonsamtal, som sammanfattades. Bland de övriga kommuner och organisationer som jag kontaktat har resultatet varit följande: - I en kommun, som anses vara framstående i just projektet med giftfria förskolor, har samordnaren varit svår att få tag på. Därför kontaktades växeln, vilka hänvisade mig till två upphandlare och sedan till upphandlingschefen. Upphandlingschefen skickade i sin tur vidare frågan till en kollega, som slutligen skickade frågan till samordnaren. Dock har samordnaren inte återkommit med svar. - I en kommun valde projektledaren att vidarehänvisa till upphandlare, vilken inte svarade i telefon. - Flera kontaktpersoner hänvisade till två personer i en större kommun; en chef och en upphandlare. Upphandlaren söktes via telefon i flera dagar utan svar. Chefen var behjälplig med att tipsa om en kunnig person, vilket resulterade i kontakten med kommun 3. - En organisation som tipsades av organisation 1 var problematiska att få tag på. Flera gånger försökte deras växel att koppla fram mig, utan resultat. 3.1.2. Behov av integrerat samarbete Som situationen ser ut idag arbetar många med sina egna arbetsområden, och känner inte att de kan yttra sig om hur processen ser ut i stort varpå vidarehänvisning sker. Att det finns ett glapp som kräver samarbete mellan miljö och upphandling styrks, direkt eller indirekt, av samtliga intervjuade. Två kommuner, kommun 1 och 2, hanterar sin miljöanpassade upphandling just genom att samarbeta mellan förvaltningarna när behov för detta finns. 14 - Kommun 1 menar att upphandlarna förstår vikten av att använda miljökrav. Samtidigt kan de inte alltid hantera dem på egen hand, vilket innebär att ett samarbete är nödvändigt. De använder sig då av de kravförslag som Konkurrensverket erbjuder, och samarbetar sedan med miljöförvaltningen när det kommer till verifikationer och uppföljning. Att det finns en brist i förståelse kan ibland tydliggöras när miljöförvaltningen eller politikerna vill ha miljökrav som är tunga och oproportionerliga, speciellt med tanke på vad som ska köpas in, hur marknaden ser ut och rådande lagstiftning. - Kommun 2 berättar att deras upphandling sköts av deras upphandlingsbolag, vilka tar till den expertis som finns i kommunen vid behov, så även när det gäller miljöanpassade upphandlingar. Det bekräftas att man nu tillsätter en arbetsgrupp som ska kunna arbeta mer övergripande med kemikalier – så även när det gäller upphandlingar och uppföljningar av dessa. Dock är de i början av att hitta ett bra arbetssätt och personen som intervjuas väljer därmed att hänvisar de mer specifika upphandlingsfrågorna vidare till upphandlingsenhet. - Kommun 3 skiljer sig från de övriga två kommunerna på det sätt att det i denna kommun sitter en person centralt i frågorna som är kunnig inom både miljö och upphandling och är därför behjälplig med båda sidor. Denna person menar att det är viktigt att förstå varandras områden för att få ett bra samarbete, och det enda sättet att göra detta på är att samarbeta tätt och mycket, något som tar tid. Att samverkan och förståelse är viktiga i miljöanpassad upphandling tydliggörs av de båda organisationerna: - Organisation 2 poängterar att miljökrav och uppföljning av dessa ska vävas in på rätt sätt från början för att kraven ska kunna ställas i proportion och rimlighet – något som kräver samarbete mellan miljöexperterna och upphandlarna. - Organisation 1 menar att ett stort problem idag är att upphandlare ska upphandla inom för många olika områden, vilket gör att det varken finns tillräckliga resurser eller rätt kompetens för att förstå och följa upp miljökrav. Därför behöver de hjälp och stöttning av miljöförvaltningarna. Samtidigt kan inte miljöförvaltningarna begära vilka miljökrav som helst i en upphandling, rimlighet måste finnas i upphandlingskraven. 3.1.3. Arbetet går framåt, men uppföljningen haltar Fyra kommuner och två organisationer poängterar att giftfria förskolor som projekt är så pass nytt att uppsatsens frågeställning kan vara svår att svara på, då många kommuner knappt har hunnit påbörja nya upphandlingar till giftfria förskolor än. De intervjuade kommunerna är några av de kommuner som anses ha kommit en bit med sitt arbete, och har därmed fått berätta hur deras arbete ser ut idag när det gäller giftfria förskolors upphandling och uppföljning. 15 - Kommun 1 har länge använt sig av miljökrav i sina upphandlingar, och upphandlar idag med Konkurrensverkets kravförslag som grund. De har även nu upphandlat med en ny leksaksleverantör, och för även dialoger med förskolorna. När det gäller uppföljning så utförs främst verifikationer i upphandlingsprocessen samt leverantörsdialoger, vilka båda fungerar tillfredställande. Man tycker att det görs mycket utifrån de förutsättningar de har, men menar att man alltid kan bli bättre. - Kommun 2 menar att de länge har arbetat för att minska kemikalierna i deras kommun, och att det nu har skapats en kemikalieplan där fokus på giftfria förskolor finns. Man har även tagit fram åtgärder för hur man ska kunna jobba i förskolorna. Diskussioner om hur just uppföljningen ska genomföras har inletts, och kommunen ser möjlighet i att frågan eventuellt kan lösas genom externt samarbete. - Kommun 3 arbetar mycket med att följa upp leverantörerna i form av verifikat eller frågeformulär för att på så sätt åskådliggöra leverantörernas eget arbete. Den intervjuade personen ser också potential i att frågan om uppföljning kan lösas genom externt samarbete med andra kommuner. Just när det gäller giftfria förskolor bedrivs nu ett projekt, vilket fokuserar på att minska kemikalier i förskolor och skolor och där en pilotförskola och en pilotskola ingår. En parentes som personen i kommun 3 informerar om är att arbetet med uppföljning av miljökraven är på gång i flera kommuner, och att det blir vanligare att miljöansvariga kopplas in i upphandlingsenheterna. Denne menar att detta kommer att lösa många knutar med miljöanpassad upphandling och uppföljningsarbetet. Tabell 1 Sammanfattning av hur arbetet med giftfria förskolor, och upphandlingen av dessa, fungerar i de tre kommunerna idag. Kommun 1 Kommun 2 Kommun 3 Hur ser arbetet med giftfria förskolor ut idag? Det finns politiska beslut om att man ska arbeta med giftfria förskolor, och kommunen har kommit långt i att ställa miljökrav. Det genomförs även en del kommunicering med förskolorna om hur upphandlingsprocessen går till. Kemikalieplan är framtagen, med fokus på bland annat giftfria förskolor. Det har tagits fram åtgärder till detta, som nu testas i pilotprojekt. Man har länge arbetat med projekt som riktar sig mot att minska kemikalier. Bedriver ett projekt vilket handlar om att minska mängden kemikalier i förskolor och skolor”. Har valt ut pilotförskola och pilotskola och inventerat dessa, samt utbildad personal. Finns planer att i höst bjuda in till större seminarium för att tala mer om dessa frågor. Hur ser integreringen mellan upphandling och miljö ut – hur arbetar man med Upphandlingsenheten tar hjälp av miljöförvaltningen vid behov, exempelvis när Upphandlingsenheten tar hjälp av de sakkunniga som finns inom kommunen när behov Det finns person med miljöutbildning som är insatt i upphandlingsfrågor, som 16 upphandling till giftfria verifikat ska granskas. Miljökraven som förskolor? används är Konkurrensverkets kravförslag. finns. Dock börjar man titta på hur man ska kunna samarbeta mer, och en intern arbetsgrupp ska tillsättas för att mer övergripligt kunna bearbeta diverse frågor gällande kemikalier – så även giftfria förskolor och upphandling. är centralt placerad i inköpsprocessen och som kan se upphandlingsprocesser från båda håll. 3.2. Metoder för uppföljning Nedan följer de uppföljningsmetoder som informerats om och diskuterats av de intervjuade personerna. Alla metoderna används inte i lika stor utsträckning, men skulle kunna användas både enskilt och i kombination med de andra metoderna. 3.2.1. Verifikationer En metod som används idag för att kontrollera att leverantörer uppfyller ställda miljökrav är verifikationer. Två kommuner har informerat om att de arbetar med just denna metod. - Kommun 1 använder sig mycket av verifikationer i utvärderingsskedet, genom att använda sig av stickprov. Då begärs någon form av dokument in på en eller några utvalda produkter i inköpssortimentet. Leverantören ska på detta sätt kunna visa att produkterna uppfyller de miljökrav som ställts i förfrågningsunderlaget. Om leverantören inte kan uppvisa någon form av verifikation kan hen förlora kontraktet. - Kommun 3 arbetar, precis som kommun A, med att begära in dokument som kan styrka att miljökrav uppfylls. Ytterligare en typ av verifikation som kan göras är att kontrollera leverantörernas eget miljöarbete, något som finns med som förslag i Konkurrensverkets kravförslag. - Organisation 2 bekräftar att leverantörers miljöledningssystem går att kontrollera, genom att kontrollera hur deras rutiner införlivas i verkligheten. De poängterar dock att det kan vara svårt att bedöma när sådant arbete anses uppfylla ställda miljökrav, och därför bör beslut om detta tas redan vid framtagandet av förfrågningsunderlaget. 3.2.2. Uppföljningsmöten – en dialog med leverantören 17 Uppföljningsmöten och leverantörsdialoger är en metod som nämns av de intervjuade kommunerna då denna metod finns med i praktik eller tanke hos samtliga kommuner. - Kommun 1 arbetar en del med uppföljningsmöten med leverantörerna. De skickar även ut frågor i upphandlingsskedet som leverantörerna ska besvara, exempelvis hur de arbetar med egna kontroller av produkter. - Kommun 2 informerar att just dialoger med leverantörer kan bli aktuella efter hand, när förnyade upphandlingar och avtal gjorts. Då kan diskussioner kring hur leverantörerna jobbar med sina produkter komma upp. - Kommun 3 skickar också, precis som kommun 1, ut frågor som leverantören ska besvara, vilka bland annat berör produkters kemikalieinnehåll. 3.2.3. Kemikalieanalyser Några metoder som inte används i stor skala är kemikalieanalyser på de produkter som beställs in. Tanken har dock bollats av två kommuner och de båda organisationerna. - Kommun 1 informerar att det är fullt möjligt för dem att ta stickprov och skicka på kemikalieanalys. Dock anser de att verifikationsmetoden, som de använder idag, fungerar tillfredställande då leverantörerna själva får hålla koll på att produkterna följer ställda krav. - Kommun 3 skulle gärna vilja arbeta mer med just kemikalieanalyser, och hoppas på att detta kanske kan bli verklighet längre fram. Dock är det främst en ekonomisk fråga, då det kostar väldigt mycket att analysera produkter. De båda organisationerna påpekar att just kemikalieanalys som uppföljningsmetod är en bra metod att komplettera med annan uppföljningsmetod, exempelvis verifikationer. Inspektioner 3.2.4. Inspektioner är en metod som lyfts av kommun 3. Denna metod har inte diskuterats med övriga intervjupersoner, då kommun 3 var sist att bli intervjuad. Inspektionsmetoden skulle kunna fungera väl om den strukturerades på rätt sätt. - Kommun 3 resonerade kring att lämplig person så som upphandlare, miljöstrateg eller miljöinspektör hade kontaktat inköpsansvariga på förskolorna och meddelat intresse att få komma till förskolan när leverans av produkter skett. Då kunde uppackning ske tillsammans med förskolepersonal, vilket hade gett chans att studera förpackningar och förpackningsinnehåll för att se om produkter följde de krav som ställts i upphandling. Inspektion kan också göras direkt i verksamhet, mer i form av inventering. Problemet 18 med detta kan dock vara att förpackningarna, varpå den mest väsentliga information står, inte finns kvar. 3.2.5. Externa samarbeten Samarbeten mellan kommuner och organisationer är något som görs till viss del. Det samarbetas inte bara inom upphandlings- och uppföljningsfrågor, utan även i kemikaliefrågor i stort. Fyra kommuner som kontaktades informerade om att samarbeten ägde rum i form av nätverk. Två av de intervjuade kommunerna informerar att just uppföljningsproblematiken utreds genom att bland annat ta in aspekten att kommuner kan hjälpas åt i denna fråga. - Kommun 2 menar att tanken är att få till ett mer systematiskt arbete, och att då ta hjälp i det nätverk som flera kommuner deltar i. Kommunerna har många gånger gemensamma leverantörer, och det är inte resurseffektivt att varje kommun sitter och försöker lösa uppföljningen på egen hand, utan att det då är bättre att fokusera på ett mer övergripande stöd. - Kommun 3 bekräftar ovanstående och poängterar att arbetet inte har kommit så långt än, men att tankarna finns. Kommun C förklarar även hur att ett mer strategiskt upplägg av det hela är att kommunerna kan följa upp varsin leverantör, eller att någon kommun följer upp en leverantör och att en annan kommun skickar produkter på kemikalieanalys. Att samarbeten över gränserna kan falla väl ut bekräftas även av en av organisationerna. - Organisation 2 påpekar att externa samarbeten är viktiga, inte bara inom uppföljning utan även inom upphandling i stort. Detta då större samarbeten skapar mer värdefulla upphandlingar, vilket i sin tur kommer ge effekt på marknadens utbud. Tabell 2 Sammanfattning av metoder för uppföljning som de tre kommunerna använder eller planerar att använda Kommun 1 Kommun 2 Kommun 3 Görs uppföljning – i så fall hur? Främst i form av verifikationer och olika typer av leverantörsdialoger. Bortfall av svar, på grund av att upphandlingsenhet avböjde intervju. Främst i form av verifikationer och olika typer av leverantörsdialoger. Planeras annan uppföljning? Verifikat och leverantörsdialoger fungerar bra just nu. Leverantörsdialoger planeras när nya upphandlingar blir aktuella. Uppföljningsfrågan diskuteras i externa nätverk. Möjlighet finns att samarbete kring I förlängningen finns önskemål om att använda kemikalieanalyser mer, dock inget som är bestämt idag. Uppföljningsfrågan diskuteras även i externa 19 frågan kan komma till stånd. 20 nätverk. Möjlighet finns att samarbete kring frågan kan komma till stånd. 4. Diskussion Uppsatsens syfte var att undersöka hur några svenska kommuner arbetar med projektet giftfria förskolor, och framför allt se hur miljökrav som ställts i upphandlingen följs upp. Frågan om kemikalier i barns vardag har fått stort fokus de senaste åren och de minsta barnen är en av de grupper som blir mest utsatta för de hälsorisker som dessa kemikalier kan medföra (Naturskyddsföreningen 2014). Att kunna reglera antalet kemikalier i barns vardag är väsentligt, och då flertalet barn spenderar mycket tid på förskolor är det av vikt att inköpen av material och leksaker är noga kontrollerade. Undersökningen har mynnat ut i två resultat; dels en överblick av hur kommuner arbetar med denna fråga, samt en redogörelse för hur en uppföljning kan genomföras och vilka faktorer som krävs för att denna process ska bli lyckad. 4.1. Varför brister det i uppföljningen? Samtliga personer som kontaktats under denna process har indikerat att det finns brister i uppföljningsarbetet, då det inte utförs i den grad som det borde. Anledningen till varför det brister kan vara flera så som brist på resurser, tid, kompetens och samverkan (Kammarkollegiet 2011). Detta bekräftas delvis av att vidarehänvisning till annan person eller organisation varit ständigt återkommande hos dem som kontaktas, vilket har gett känslan av att det finns få personer som har en övergripande inblick i denna fråga. Därför har insikten om att kommunicering, kunskapsutbyte och koordinering möjligen skulle behövas i lika stor grad som rena uppföljningsmetoder. Detta har även konstaterats av samtliga intervjupersoner i någon form, antingen genom deras sätt att arbeta eller genom deras åsikter. 4.2. Identifiering av viktiga faktorer för ett lyckat samarbete Varför behövs det någon eller några som har övergripande insikt och kunskap om processen? Varför kan inte upphandlare bara göra upphandling, och miljökunniga syssla med miljöfrågor? 4.2.1. Samarbete mellan miljö och upphandling För att kunna använda sig av korrekt ställda miljökrav och uppföljning av dessa, vilka ska följa lag med ändå ha styrka i målsättningen, behövs lämplig kunskap inom både upphandling och miljö (Europeiska Kommissionen 2005). Kommun 3 menar att det idag i Sverige inte är självklart att finna personer som har god kunskap inom båda dessa områden, varpå samarbete och kommunikation mellan förvaltningarna nästintill är ett måste. Organisation 2 menar att upphandling är ett starkt verktyg som 21 kräver både tid och resurser där miljökrav som ska ingå i upphandlingen bör vävas in redan från början och ställas i proportion och rimlighet till vad som ska upphandlas, vad marknaden kan erbjuda och grundläggande upphandlingsregler. Utöver detta ska även uppföljning av kraven planeras in. Sammantaget innebär detta att den personal som hanterar inköpsfrågorna ska ha tillgång till all den kunskap som krävs för att besluta var miljöhänsyn kan tas i upphandlingar, hur kraven ska utformas, att gällande lagstiftning följs samt att uppföljningen genomförs (Europeiska Kommissionen 2005). Detta är något som idag inte är rimligt att begära i de flesta kommuner. Organisation 1 menar att upphandlare idag hanterar upphandlingar inom många olika områden och att det varken finns tid eller kompetens för att ensidigt hantera dessa frågor, varpå samarbete och kommunikation över gränserna nästintill är ett måste för att skapa förståelse för varandras områden och arbetsprocesser. Detta kan i sin tur leda till bra upphandlingsprocesser och effektivisering av resurshanteringen. Ytterligare en vinst som kan ses med ökat samarbete och kommunikation är att den kan leda till en kompetenshöjning såväl personligt som organisatoriskt (Wolvén 2007). 4.2.2. Risker med brister i samarbete och uppföljning Det finns främst två risker med att inte utföra en kontraktsuppföljning; dels att de varor eller tjänster som upphandlats är av sämre kvalitet än vad som är avtalat, samt att leverantörer inte känner att de behöver respektera de krav som ställts i kontraktet då de är medvetna om att det ändå inte kommer att ske någon uppföljning (Kammarkollegiet 2011). Detta kan leda till att det blir orättvisa upphandlingar, då företag som är mindre seriösa i sitt miljöarbete inte räknar med resurser som krävs för att säkerställa miljökraven och uppföljning av dessa, vilket i sin tur leder till att deras anbud kan bli lägre än övriga anbudsgivare (Goodpoint 2012). Bristande uppföljning inom projektet med giftfria förskolor skulle kunna leda till ovan nämnda risker. Det hade även kunna innebära att målet med projektet aldrig nås, då de giftfria förskolorna kan få in produkter och material som inte uppfyller ställda krav. Detta hade i sin tur kunnat innebära att syftet som projektet bygger på går förlorat och att projektet tappar trovärdighet. 4.2.3. Organisatoriskt engagemang För att ett projekt som giftfria förskolor ska fungera krävs det inte bara samarbete i det interna projektet, utan även ett övergripande stöd och engagemang i organisationen. Detta stöd baseras på främst tre faktorer: politisk vilja, kunskap och engagemang. Dessa tre delar kan ses som en cirkel, då ett bortfall av en faktor kommer leda till en bruten cirkel och därmed ett ofullständigt arbete. Den politiska viljan föds genom att personer i och omkring organisationen lyfter och debatterar för frågor de är engagerade i. Den politiska viljan ger sedan incitament till en utveckling och fördjupning av aktuell fråga, vilket kommer att skapa kunskap i form av exempelvis informationshämtning och/eller rekrytering. (Länsstyrelsen Gävleborg 2014) Ovanstående är något som både kommun 1 och 2 har lyft - att det är politiska beslut som ligger till grund för vilka fokusfrågor och målsättningar som ska arbetas med. Den kunskapen som sedan 22 skapas genom dessa satsningar kommer i sin tur att skapa ett ökat engagemang vilket förhoppningsvis kommer att sprida sig vidare i organisationen med hjälp av en god kommunikation (Flaa, Hofoss, HolmerHoven, Medhus & Rönning 2009). Kommunikation Politiskt stöd Engage mang Kunskap Figur 2: Viktiga faktorer för att åstadkomma ett bra organisatoriskt samarbete 4.3. Uppföljning i praktiken För att en uppföljning av miljökrav ska lyckas behövs, som tidigare nämnt, goda samarbeten. Vad som även behövs för det mer praktiska arbetet är konkreta metoder att använda. Nedan redogörs uppföljningsmetoder som idag används, eller skulle kunna användas, i kommuners och organisationers arbeten. Inledningsvis finner ni tabell 1, vilken är baserad på insamlat empiriskt material, som kortfattat redogör för hur metoder kan utföras, under vilken del av processen de kan användas och vad som är bra, respektive mindre bra, med metoderna. Tabell 3 Översikt av metoder som kan användas för uppföljning av miljökrav i upphandlingar Hur fungerar denna metod? Verifikationer Leverantör redovisar på begäran av upphandl. enhet dokument som När fungerar denna metod? När som helst i upphandling eller avtalsperiod. Bra med metod/Ev. problem med metod? + Fungerar både när det gäller produkt och leverantörs egna miljöarbeten – Kräver att den som 23 Dialoger/ uppföljningsmöte Kemikalieanalys (stickprov på produkt) Inspektion styrker att miljökrav uppfylls på produkter som finns med i inköpslistor eller i internt miljöarbete. Upphandlingse nhet och leverantör träffas för dialog, alternativt får leverantör svara på frågor som tillsänds denna. Stickprov av produkter skickas på kem - analys. Stickprov kan ex baseras på storvolymspro dukt, riskprodukt eller slumpmässigt utvald produkt. Person besöker förskolor och antingen inspekterar de produkter och material som finns i förskolorna eller granskar förpackningar vid uppackning av inköpta produkter. granskar dokument har kunskap i miljö När som helst i upphandling eller avtalsperiod. När som helst i upphandling eller avtalsperiod. + Dialoger öppnar upp för diskussion, där förståelse skapas genom att upphandlingsenhet kan få fram vad marknaden kan erbjuda, och där leverantör i sin tur lättare kan förstå vad den upphandlingsenheten kräver av dem. – Kräver kompetens från både miljö och upphandling för att få ut mesta möjliga av dialog eller frågeformulär. +Visar om produkten innehåller någon av de kemikalier som analyserats, vilket påvisar om leverantör håller sig till ställda miljökrav – Dyr Under avtalsperiod, exempelvis vid inköpstillfäll en. +Kan kombineras i samband med miljöoch hälsoskyddsinspektion, vilket kan vara resurseffektivt. Ger en bild av verkligheten – Kan vara svårt att hitta originalförpackningar till produkter och material som redan är uppackat och intaget i verksamheten. Väsentlig information 24 står oftast på förpackningarna, vilka inte alltid sparas av personal på förskolorna. 4.3.1. Verifikationer Den form av uppföljning som flest intervjupersoner har talat om är verifikationer i olika former. Dock ses denna inte alltid som en form av uppföljning. Detta intygas av kommun 3 som menar att de inte har sett just verifikationer som en typ av uppföljning. Intervjupersonen betonar dock att metoden faktiskt kan ses som en form av första uppföljning. Just att denna uppföljningsmetod inte ses som uppföljningar i sig, ger känslan av att kommuner och organisationer inte tror att det görs så mycket som det faktiskt görs. Dock är det en uppföljning som är lika viktig att genomföra som den uppföljning som ska äga rum längre fram under avtalstiden. Denna första uppföljning kan ses som en förebyggande uppföljningen, vilken arbetar för att kraven ska uppfyllas redan från start och att inga kemikalier som inte är önskvärda ska komma in i förskolorna. Den andra uppföljningen, alltså den som ska ske under avtalstiden, kan mer ses som en eftersökande uppföljning för att se till att inga oönskade kemikalier har kommit in i förskolorna. 4.3.2. Uppföljningsmöten och leverantörsdialoger Att ha uppföljningsmöten och leverantörsdialoger är metoder som också används, och planeras för, idag. Intervjuerna har gett upphov till två varianter av denna metod, vilka används av kommun 1 och 3. Den första varianten är uppföljningsmöten, där upphandlande enhet och leverantör träffas för att diskutera arbetet och/eller eventuella oklarheter. Den andra varianten är att leverantören erhåller frågor som hen ska besvara, exempelvis gällande produktinnehåll. Aktiva dialoger med leverantörer kan ge den upphandlande enheten en inblick i vad marknaden och leverantörerna har att erbjuda, vilket kan ge en indikation om hur miljökrav kan utformas i upphandlingen (Länsstyrelsen Gävleborg 2014). Samtidigt får leverantörerna chans att öka sin förståelse kring de miljökrav som ställs i upphandlingarna, och vad leverantör kan göra för att dessa ska tillgodoses. 4.3.3. Kemikalieanalyser Kemikalieanalyser lyfts av kommun 3 metod som eventuellt kan användas i framtiden. Även organisation 1 ser denna metod som användbar då den på ett precist sätt redogör för de kemikalier en produkt innehåller. Skulle oönskade kemikalier finnas med i produkten visar detta att leverantören inte hållit sig till åtagna miljökrav, vilket kan skada trovärdigheten och avtalet. Dock lyfter både kommun 3 och organisation 1 att denna metod är kostsam för kommunen, och ju fler kemikalier som ska 25 analyseras desto dyrare blir det. Därför är det en metod som inte används i så stor utsträckning idag, även om viljan finns. 4.3.4. Inspektioner En metod som kommun 3 resonerar kring är att använda sig av inspektioner. Förslagsvis kan person från exempelvis miljöförvaltningen, eller annan person med insyn i miljö- och kemikaliefrågor, kontakta inköpsansvariga i förskolorna och be om att få delta i uppackning av inköpta produkter. Då ges chans att inspektera förpackningar på de produkter som inhandlats, vilket kan ge information om innehållet i produkten. Inspektion kan även ske genom att inspektera de produkter som tagits in i verksamheten, dock finns risk att personal kastat förpackningarna med information på. Kommun 3 tipsar om att inspektioner kan vara resurseffektivt på så sätt att de exempelvis kan utföras av inspektörerna i kommunerna, vilka då kan kombinera dem med en planerad miljö- och hälsoskyddsinspektion. 4.3.5. Samarbeten mellan kommuner och organisationer Att hantera uppföljning genom externa samarbeten är egentligen inte en metod i sig, men något som lyfts av både kommun 2 och 3, då idéer om att försöka samordna uppföljning finns. Kommun 2 påpekar att det inte känns resurseffektivt att varje kommun själv funderar kring uppföljning, och menar att ett gemensamt samarbete spar tid och samlar kompetens och resurser. Att koordinera uppföljningsfrågan på detta sätt känns som en god lösning, då många kommuner har gemensamma leverantörer och därför kunde uppföljningen delas upp. Dock är detta något som än så länge inte är förankrat i några kommuner, utan mer lösa tankar. 4.4. Sammanfattningsvis I denna uppsats resultatdel har några metoder för uppföljning blivit föreslagna. Säkerligen finns det fler men det viktiga är att den valda uppföljningsmetoden fungerar med upphandlingen och projektet i övrigt (Kammarkollegiet 2011). Bland de metoder som getts som förslag kan vi se flera som kan anpassas, vilket är bra då sådana uppföljningsmetoder kan vara lättare att genomföra på grund av att de mer anpassats till projektet och deltagarnas kompetens. Uppföljning är viktigt för att säkerställa att kommuner och organisationer får vad de betalar för. Det är också viktigt för de giftfria förskolorna att kraven följs, så att små barn får leva och leka i en vardag som är så lite infekterad som möjligt. Det är viktigt för projektet i sig att leverantörerna tar kraven på allvar, för att projektets syfte överhuvudtaget ska överleva. Och det är viktigt för leverantörerna att veta att uppföljning kommer göras, så att de i sin tur gör allt de kan för att se till att de har fullföljt sina åtaganden och därmed också får fortsatt förtroende i upphandlingar. 26 27 5.Slutsatser Projektet med giftfria förskolor är viktigt, då små barn är en av de mest utsatta grupperna i vårt samhälle när det gäller oönskad kemikalieexponering. Flera av de kemikalier de får i sig dagligen kan ge negativa hälsoeffekter så som cancer, reproduktionsproblematik och allergier. Många kommuner deltar i detta projekt, i vilken upphandling är ett kraftfullt verktyg som kan styra vilka kemikalier som ska in i verksamheterna, och som även kan påverka marknaden och leverantörerna att satsa på mer miljöanpassade produkter. För att upphandlingsprocessen ska bli komplett krävs uppföljning. Uppföljningen ska säkerställa att de krav som ställts i upphandlingen följs av leverantörerna, men hur en uppföljning ska fungera i praktiken har varit ett frågetecken i många kommuner och organisationer. Idag arbetar kommunerna mest med verifikationer, leverantörsdialoger och uppföljningsmöten – vilka kan ses som förebyggande uppföljning. Uppsatsen presenterar även två andra metoder, kemikalieanalyser och inspektioner, vilka inte används så mycket idag men som kan komma att användas längre fram. Att förstå vilka olika metoder som kan användas vid uppföljning av upphandlingskrav är viktigt för det praktiska arbetet, men att även förstå och ha en överblick över processen i stort är minst lika viktigt. Ett ökat samarbete och kommunikation mellan miljö och upphandling kommer att leda till ömsesidigt kunskapsutbyte, vilket i sin tur leder till ökad förståelse för varandras arbetsuppgifter. Detta kommer att ge ett mer okomplicerat flöde i projektets arbetsgång, vilket i sin tur kommer att spara både tid och resurser. 28 Tack Jag har under denna process fått ovärderlig hjälp från flera håll, och vill därmed tacka samtliga deltagare som bidragit med tid, kunskap och goda råd – ingen nämnd ingen glömd. Ett särskilt tack vill jag rikta till de personer som ställt upp på intervjuer till denna uppsats, samt till min externa kontaktperson Anna-Karin Poussart på Lunds Kommun och min handledare Maria Hansson på Lunds Universitet för den hjälp och peppning som ni har bistått mig. 29 Referensförteckning Backman, J. (1998). Rapporter och uppsatser. Lund: Studentlitteratur. Christiansson, A. Azzopardi, M. Lagerqvist, A. (2013). Giftfri förskola – leka, äta, sova. (PDF) Miljöstyrningsrådet rapport 2013:2. http://www.kkv.se/globalassets/publikationer/msr/giftfri-forskola---lekaata-sova.pdf Esaiasson, P. Gilljam, M. Oscarsson, H. Wängnerud, L. (2007). Metodpraktikan – konsten att studera samhälle, individ och marknad. Tredje upplagan. Vällingby: Nordstedts Juridik AB. Europeiska Kommissionen (2005). Att köpa grönt! Handbok om miljöanpassad offentlig upphandling. ISBN 92-894-8997-9. Luxemburg: Byrån för Europeiska gemenskapernas officiella publikationer. Flaa, P. Hofoss, D. Holmer-Hoven, F. Medhus, T. Rönning, R. (2009). Introduktion till organisationsteori. Upplaga 1:12. Lund: Studentlitteratur AB. Goodpoint (2012). Att ställa miljö- och sociala krav i upphandlingen. (PDF) http://upphandling24.idg.se/polopoly_fs/1.459777.1344522890!miljokrav_i_upphandling.pdf Höglund, I. (2009). Hållbar utveckling genom miljöbaserad offentlig upphandling? – Miljökriterier i utvärdering av det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. Kandidatexamen, Juridiska Institutionen, Handelshögskolan vid Göteborgs Universitet. Göteborg: Göteborgs Universitet. Kammarkollegiet (2011). Kontraktsuppföljning – säkerställ goda affärer genom att följa upp. Rapport 2011:8. (PDF) http://www.su.se/polopoly_fs/1.62322.1322827155!/menu/standard/file/Kontraktsuppfoljning_upphandlin gsstodet.pdf Konkurrensverket (2008). Miljökrav i offentlig upphandling. (PDF) http://www.su.se/polopoly_fs/1.3150.1320939301!/miljokrav_upphandling.pdf Konkurrensverket (2014a). Upphandlingsreglerna – en introduktion. ISBN: 978-91-88566-25-6 (PDF). Stockholm: Konkurrensverket. 30 Konkurrensverket (2014b). Sammanfattning av Konkurrensverkets riktlinjer för användning av hållbarhetskriterier vid offentlig upphandling. (PDF) http://www.kkv.se/globalassets/upphandling/hallbarhet/sammanfattning_riktlinjer_hallbarhetskriterier.pdf Konkurrensverket (2014c). Nya regler om upphandling (Ds 2014:25 respektive SOU 2014:51). (PDF) Dnr 510/2014 (yttrande). http://www.kkv.se/globalassets/aktuellt/nyheter/las-yttrande-dnr-5102014.pdf Konkurrensverket (2015). Giftfri förskola – Leksaker. Slutgiltigt kravförslag. Färdiga kriterier kommer att finnas på Konkurrensverkets hemsida från och med den 4 maj 2015. Stockholm: Konkurrensverket Länsstyrelsen Gävleborg (2014). Omvärldsanalys av miljökrav i offentlig upphandling. Rapport 2014:8. ISSN: 0284-5954. Gävle: Länsstyrelsen Gävleborg. Miljödepartementet (2014). Uppdrag om upphandlingskriterier för en giftfri förskola. Regeringsbeslut 1:20. http://www.kkv.se/globalassets/om-oss/regeringsuppdrag_giftfri_forskola.pdf Naturskyddsföreningen (2014). Rapport Operation Giftfri Förskola – Åtgärdsförslag till kommuner. (PDF) http://www.naturskyddsforeningen.se/sites/default/files/dokumentmedia/rapporter/Rapport_Giftfri_forskola_ Kommuner.pdf Naturvårdsverket (2010). Miljöanpassad offentlig upphandling. En fråga om att kunna, vilja och förstå. Rapport 6326. ISBN 978-91-620-6326-9 (PDF). Stockholm: Naturvårdsverket. SFS 2007:1 091. Lag om offentlig upphandling. Stockholm: Finansdepartementet. Wolvén, L-E. (2007). Att utveckla mänskliga resurser i organisationer. ISBN: 978-91-44-01228-5. Polen: Pozkal. 31 Miljövetenskaplig utbildning Centrum för klimat- och miljöforskning Ekologihuset 22362 Lund 32
© Copyright 2024