Utförlig checklista för Årsskiftesrutiner 2014/2015 - Hogia
Utförlig checklista för Årsskiftesrutiner 2015/2016 Det har blivit dags att sätta punkt för inkomstår 2015. Nyheter och förändringar i kontrolluppgifterna Skatteverket har infört större kontroller när det gäller kontrolluppgiftsfilen, de kräver numera mer korrekta uppgifter om de anställda i filen. Detta innebär att vi kompletterat kontrolluppgiftsrutinen i löneprogrammet med dessa kontroller. Information om dessa kontroller finns under de punkter som berörs i checklistan nedan. Har du bråttom med januarilönen? Betalar du ut lön tidigt i januari kan du påbörja löneberedningen när du genomfört punkterna 1-6 och 9-11. Checklista: Du kan med fördel skriva ut checklistan och bocka av punkt för punkt när de är gjorda. Den blå guideikonen symboliserar att det finns en guide kopplad till avsnittet. 1. Gör klart lönerna med utbetalningsdatum i december. Kom ihåg att göra eventuella justeringar för år 2015. Ta ut periodens rapporter samt månadens arbetsgivardeklaration. 2. Gör avstämningar avseende lön, förmåner och skatt. Arbetsgivardeklaration mot ackumulatorvärden Avstämningar inför årsskiftet, nr 1 Avstämningar inför årsskiftet, forts nr 1 3. Ta en säkerhetskopia på Innevarande år 2015. 4. Läs in årsversionen av ditt löneprogram. Se till att löneprogrammet är avstängt när du installerar den nya versionen. I samband med installationen uppdateras skattetabellerna för inkomstår 2016. 5. Gå igenom inställningar för anställda och företag I år har det skett förändringar i rutinen för kontrolluppgifter på grund av Skatteverkets nya regler gällande kontrolluppgifter. För att du med automatik ska få med korrekta uppgifter på de anställdas kontrolluppgifter, rätt företagsuppgifter i kontrolluppgiftsfilen samt att du ska få med korrekta inställningar på dina anställda över till det nya innevarande året, när du gör rutinen Nytt kalenderår, är det viktigt att du går igenom vissa inställningar för de anställda och för företaget. 1 Inställningar som kontrolleras under rutinen Ändra/komplettera personuppgifter under menyn Verktyg – Kontrolluppgifter är personnummer, samordningsnummer, födelsetid, namn och specifikationsnummer. Det du behöver kontrollera och justera själv i anställdaregistret är om du har anställda som saknar fullständig adress, bilkod, anställda som återanställts samt markering för att få KU via e-post samt e-postadress (om du ska skicka kontrolluppgifterna till de anställda via e-post). 6. Kör rutinen Nytt kalenderår under menyn Arkiv. När du verkställer årsskiftet nollställs även de ackumulatorer, som är markerade med Automatisk nollställning vid årsskiftet, i den nya databasen. Ta en säkerhetskopia innan du påbörjar rutinen Nytt kalenderår. Nytt kalenderår i Access Nytt kalenderår i SQL VÄLJ ATT ARBETA I FÖREGÅENDE ÅR – DATABASEN FÖR INKOMSTÅR 2015 7. Kontrolluppgifter – skapa ditt register, validera ditt register samt ändra/komplettera dina kontrolluppgifter vid behov. Skriv ut kontrolluppgifterna eller skicka via e-post och skapa KUfil till Skatteverket. Skapa register för kontrolluppgifter Utskrift av kontrolluppgifter Skapa kontrolluppgifter och skicka till Skatteverket Rätta kontrolluppgift 8. Ta ut underlaget till FORA. 9. Ta en säkerhetskopia på Föregående år (2015) för arkivering. VÄLJ ATT ARBETA I INNEVARANDE ÅR - DATABASEN FÖR INKOMSTÅR 2016 10. Läs in CSR-svaret. Har du inte skickat in någon CSR-förfrågan, måste du manuellt registrera nya tabeller och skattejämkningar. Komplettera även med uppgift om engångsskatt, under menyn Verktyg – Engångsskatt, på respektive anställd samt korrigera kolumner för pensionärer. 11. Justera registren genom att kontrollera ackumulatorer och lönearter, samt ta bort anställda som slutat under år 2014 eller tidigare. Rensa även bort gamla arbetsscheman under menyn Register - Registervård. 12. Nu är det klart för januarilönen 2016. 13. Skriv ut en semesterskuldslista till bokslutet. 14. Gör semesterberäkningen om semesteråret sammanfaller med kalenderåret. 2 Checklista punkt för punkt 1. Lönebered och avräkna december månad Börja ditt arbete med att göra klart lönerna med utbetalningsdatum i december. Kontrolluppgifterna följer kontantprincipen vilket innebär att allt som är utbetalt från 1 januari till 31 december 2015 ska med på kontrolluppgiften för samma år. Gör eventuella justeringar, så att du har med alla korrigeringar eller annat i decemberlönen, som påverkar inkomst och skatt för 2015, så att eventuell bruttolöneskuld för 2015 korrigeras redan nu. Det kan exempelvis röra sig om ersättningar som du hanterat vid sidan om under året, men som nu ska läggas in så att dessa kommer med på kontrolluppgiften. Kontrollera också att du har angivit personnummer på samtliga anställda. Har du anställda som inte har svenskt personnummer, ska du söka ett samordningsnummer hos Skatteverket. Hinner du inte få samordningsnummer måste du använda dig av födelsetid på kontrolluppgiften. Läs mer om detta under steg 5 Ändra/komplettera personuppgifter. 2. Stäm av arbetsgivardeklarationen mot ackumulatorerna Arbetsgivardeklaration mot ackumulatorvärden Avstämningar inför årsskiftet nr 1 Avstämningar inför årsskiftet forts nr 1 Påbörja avstämningen Skatteverket jämför arbetsgivardeklarationerna du har lämnat in under året med kontrolluppgifterna du skickar in vid årsskiftet. Kom ihåg att det är de inskickade arbetsgivardeklarationerna som Skatteverket har som underlag. Ta ut Arbetsgivardeklarationen för hela året under menyn Analys - Rapporter. Välj 2015 i rutan för Löneutbetalningsmånad. Gå in under menyn Analys - Ackumulatorvärden. Ta ut tre listor, en för ackumulator 101 Avdragen preliminär skatt, en för 111 Kontant bruttolön samt en för förmåner, exempelvis ackumulatorerna 113, 118 samt 141-147, håll ner Ctrl-knappen för att välja flera ackumulatorer. Klickar du på rubriken Värde när du fått fram de anställdas ackumulatorvärden enligt ovan, sorteras listan i storleksordning efter de värden de anställda har i respektive ackumulator. Du stämmer av enligt nedan: Arbetsgivardeklaration Summa avdragen skatt (ruta 82) Summa bruttolön (ruta 50) Summa förmåner (ruta 51) Ackumulator Avdragen prel. skatt 101 Kontant bruttolön 111 Ackumulatorer för förmåner (för ackumulatornummer, se steg 3) 3 Avstämning skatt Ruta 82 på arbetsgivardeklarationen, Summa avdragen skatt, ska stämmas av mot värdet i ackumulator 101 Avdragen preliminär skatt. I den här avstämningen finns det inga naturliga differenser utan värdena ska överensstämma. Avstämning bruttolön Ruta 50 på arbetsgivardeklarationen, Avgiftspliktig bruttolön utom förmåner, ska stämmas av mot det värde som finns i ackumulator 111 Kontant Bruttolön. Beloppet i ruta 50 på arbetsgivardeklarationen är de skattepliktiga ersättningar som företaget betalat arbetsgivaravgift på under året. Naturlig felkälla Har du något av följande: anställda som tjänat under 1000 kr (eller 0,5 basbelopp om det är en idrottsförening) anställda som är födda 1937 eller tidigare anställda som har en markering i rutan Socialavgiftsavtal i anställdaregistret anställda som har en markering i rutan Ej arbetsgivaravgift i anställdaregistret, som fått skattegrundande ersättningar använt en löneart som är Skattegrundande men Ej underlag för arbetsgivaravgift Då ligger summan för detta med i ackumulator 111 Kontant Bruttolön men finns inte med i ruta 50. Detta är en helt naturlig differens eftersom ersättningarna inte är underlag för sociala avgifter. På sidan 2 i Arbetsgivardeklaration för hela år 2015 får du en indikation om vad differensen beror på: summan för löntagare som har tjänat under 1000 kr eller 0,5 basbelopp om det är en idrottsförening summan för löntagare med negativ bruttolön anställningsnummer för de som är födda 1937 eller tidigare 4 Rapporten Specifikation till arbetsgivardeklaration kan du använda för att se vilka som är födda 1937 eller tidigare samt vilka som har tjänat under 1000 kr och därmed identifiera differensen. Du hittar rapporten under Rapporter - fliken Periodens & månadens. Avstämning förmåner Ruta 51 på arbetsgivardeklarationen, Avgiftspliktiga förmåner, ska motsvara summan av ackumulerade värden från: 113 Bilförmån utom drivmedel 118 Drivmedelsförmån vid bilförmån 141 Bostadsförmån småhus 142 Kostförmån 143 Bostadsförmån ej småhus 144 Ränteförmån 145 Parkeringsförmån 147 Annan förmån Naturlig felkälla Har du något av följande: anställda som tjänat under 1000 kr (eller 0,5 basbelopp om det är en idrottsförening) anställda som är födda 1937 eller tidigare anställda som har en markering i rutan Socialavgiftsavtal i anställdaregistret anställda som har en markering i rutan Ej arbetsgivaravgift i anställdaregistret, som fått skattegrundande ersättningar anställda som fått Drivmedelsförmån, lönearterna 872 och 873, där 873 har inställningen Ej underlag arbetsgivaravgift Då finns deras förmåner med i ackumulatorerna för respektive förmån men inte i ruta 51 på arbetsgivardeklarationen. Kontrollera även om det kan vara så att du har en anställd med negativ lön som orsakar en differens. På rapporten Specifikation till arbetsgivardeklaration framgår även värdet gällande förmåner. Förtydligande: I ackumulator 118 Drivmedelsförmån vid bilförmån ingår värden från både löneart 872 Drivmedelsförmån och 873 Drivmedelsförmån, ej sociala avgifter. Den sistnämnda ingår inte i ruta 51 på arbetsgivardeklarationen utan är en naturlig differens. 5 Ta ut lönehistorik för löneart 873 Drivmedelsförmån, ej sociala avgifter under Rapporter - Egna rapporter - Transaktionshistorik för utbetalningsdatum 20150101–20151231 för att se hur stor differensen är. Kom ihåg att markera rutan Skriv ut anställda som har slutat. Fortfarande differenser? Kontrollera att arbetsgivardeklarationen du tog ut för hela år 2015 verkligen stämmer med det du skickat till Skatteverket. En annan möjlig felkälla kan vara att en löneart inte varit rätt kopplad under året, och därmed summerats felaktigt. Om differensen enbart är på några kronor beror det på öresavrundning som tillämpas av Skatteverket vid beräkning av underlag till arbetsgivardeklarationen. Vill du kontrollera detta klickar du på knappen Underlag under menyn Analys - Rapporter – rapporten Arbetsgivardeklaration. Vill du fördjupa din felsökning hänvisar vi dig till vårt felsökningsschema genom att klicka här » alternativt vårt fördjupningsdokument genom att klicka här » 3. Ta en säkerhetskopia Ta en säkerhetskopia Innan du påbörjar årsskiftesarbetet bör du ta en säkerhetskopia på Innevarande år 2015. Denna säkerhetskopia behöver du om något går fel när du skapar Nytt kalenderår. Observera att du även kommer ta en säkerhetskopia i punkt 9, där säkerhetskopian blir på Föregående år (2015). Det är denna kopia du sparar för arkivering. Det är väldigt viktigt att du tar båda dessa säkerhetskopior. Ha för vana att säkerhetskopiera minst en gång per löneperiod. Spara kopian antingen på en server eller på datamedia. Säkerhetskopian är din försäkring mot oförutsedda störningar som kan skada ditt material. Vill du bränna säkerhetskopian till en CD-skiva, får du först spara ner filen någonstans på din dator där du har behörighet att skriva, exempelvis på din användarprofil. Bränn sedan ner filen till en CD-skiva med hjälp av ett cd-bränningsprogram. Du hittar rutinen för säkerhetskopiering under menyn Arkiv – Säkerhetskopiering. Arbetar du med HogiaLön Plus på SQL Server? När du genomför årsskiftet skapas det en helt ny databas för 2016. Arbetar du med löneprogrammet på en SQL Server är det viktigt att du kontrollerar med din It-tekniker att du har den behörighet som krävs för att få skapa en ny databas på servern. Om du inte har de rättigheter som krävs för att ta säkerhetskopior eller skapa nytt kalenderår är det viktigt att ni är överens om hur rutinerna ser ut hos er för att årsskiftesrutinerna ska fungera smidigt. All teknisk information om årsrutinerna i löneprogrammet hittar du på Kundtorget under rubriken PROGRAMSUPPORT - SQL-info. Här hittar du bland annat ett dokument som beskriver de behörigheter som behövs på en SQL Server. 6 Om du kör programmet i Terminal server eller Citrix-miljö eller om din IT-miljö förvaltas av ett annat företag är det viktigt att planera in när uppdateringen ska göras så att hjälp finns på plats när du ska läsa in den nya versionen. 4. Läs in årsversionen av HogiaLön Plus Du kan logga in på Kundtorget via en länk längst ner till höger i programmet eller via www.kundtorg.hogia.se. Ange de tre första tecknen i ditt företagsnamn och ditt licensnummer för att logga in. Ditt licensnummer hittar du längst ner till höger på löneprogrammets startsida. Hämta ner uppdateringen direkt på Kundtorget under rubriken NEDLADDNINGAR - Aktuell version. Läs dokumentet Versionsnytt för att se vilka förändringar som skett i löneprogrammet i den senaste versionen samt under 2015. Det är viktigt att du, eller den person som gör installationen, läser systemkraven, installationsanvisningen, Versionsnytt samt den tekniska dokumentationen (om du kör programmet i SQL), innan du påbörjar installationen. När du läst ovan nämnda dokumentation markerar du rutan Jag är medveten om att jag sätter mig i driftsättningsläge när jag påbörjar installationen och klickar därefter på knappen Hämta installation. Se till att löneprogrammet och övriga programvaror är avstängda innan du startar installationen. Klicka vidare på länken för installationsfilen. Du får en fråga om du vill Spara eller Köra filen. Väljer du Spara, sparas filen vanligtvis i mappen Hämtade filer, som finns under ditt användarnamn i mappen Användare, exempelvis C:\Användare\Användarens namn\Hämtade filer. Väljer du istället Spara som, sparas filen på den sökväg du anger. Ditt löneprogram uppdateras inte i och med detta. När hämtningen är klar, letar du upp din fil och kör installationen. Vill du inte spara ner själva installationsfilen kan du köra installationen direkt genom att välja Kör. Installationsprogrammet söker automatiskt efter tidigare installationer av programmet på din dator. Kontrollera noga att den målkatalog som föreslås stämmer. Följ anvisningarna i installationsguiden. När uppdateringen är klar får du besked om detta. Om du vill kontrollera att programversionen uppdaterats till årsversion 16.1, kan du titta längst ner till vänster i ditt program. Har du även Hogia Personal, måste du uppdatera även det programmet. Med installationen har du fått in nya skattetabeller för inkomstår 2016 och versionen behövs för att kunna göra kontrolluppgifter för 2015 års värden. Övningsföretaget uppdateras också i samband med installationen och du kan med fördel använda Övningsföretagets löneartsregister som mall när du ska lägga upp egna lönearter eller ändra inställningar på befintliga. Installationen ändrar inga uppgifter i ditt företag eller löneartsregister. Om du är en Hogia Cloud-kund innebär det att Hogia sköter driften och därmed uppdateringar av dina program. Information om årsuppdateringen hittar du i webbportalen där du logga in i Hogia Cloud. Har du frågor om årsuppdateringen kontaktar du [email protected] 7 5. Gå igenom inställningar för anställda och företag I år har det skett förändringar i rutinen för kontrolluppgifter på grund av Skatteverkets nya regler gällande kontrolluppgifter. För att du med automatik ska få med korrekta uppgifter på de anställdas kontrolluppgifter, rätt företagsuppgifter i kontrolluppgiftsfilen samt att du ska få med korrekta inställningar på dina anställda över till det nya innevarande året, när du gör rutinen Nytt kalenderår, är det viktigt att du gör de två stegen nedan innan du byter år samt skapar ditt kontrolluppgiftsregister. Gå även in under menyn Arkiv – Företagsuppgifter för att se till att företagsuppgifterna är kompletta. Kortfattad beskrivning av de steg du behöver göra: Steg 1 - Ändra/komplettera personuppgifter Inställningar som kontrolleras i rutinen Ändra/komplettera personuppgifter är: personnummer samordningsnummer födelsetid namn specifikationsnummer Steg 2 – Anställdaregistret Du behöver själv kontrollera och justera i anställdaregistret om du har anställda som: saknar fullständig adress har en ifylld bilkod men inte har förmånsbil längre återanställts men har kvar ett avgångsdatum ska ha markering för att få sin KU via e-post samt deras e-postadress Observera att om du har bråttom med januarilönen och väljer att hoppa över denna punkt måste du tänka på att göra eventuella justeringar gällande dessa uppgifter manuellt både i det föregående och i det innevarande året. Utförlig beskrivning av de steg du behöver göra finns på nästa sida. 8 Steg 1 – Ändra/komplettera personuppgifter Gå in under menyn Verktyg – Kontrolluppgifter – Ändra/komplettera personuppgifter för att säkerställa att alla anställda som du ska lämna kontrolluppgifter för har korrekt personnummer/samordningsnummer, födelsetid, namn och specifikationsnummer. Rutinen är inställd på att visa de anställda som har en uppgift som behöver korrigeras för att komma med i filen till Skatteverket, vilket är personer som har rödmarkerade eller gula fält och/eller saknar markering i rutan Godkänd. Kommer det inte upp några anställda i denna rutin har du ingenting att korrigera och kan gå direkt till steg 2 i denna punkt. Börja med att kontrollera kolumnerna Förnamn och Efternamn. Observera rutan Vi har förnamnet först i anställdaregistret längst upp till vänster i bilden ovan. Om de anställda har förnamnet först i anställdaregistret ska du markera denna ruta innan du trycker på knappen Spara. När du trycker på knappen Spara görs ytterligare kontroller, vilket kan göra att listan över anställda att korrigera minskar. Fortsätt sedan att kontrollera resten av uppgifterna. För- och efternamn För- och efternamn redovisas separat i kontrolluppgiftsfilen för anställda som har samordningsnummer eller födelsetid. Om programmet inte med säkerhet kan placera förnamn i kolumnen Förnamn och efternamn i kolumnen Efternamn blir namnfälten gulmarkerade. Dela upp namnet i rätt kolumn och tryck på knappen Spara. Om något av namnfälten fortfarande är gult efter att du sparat och personen blivit godkänd (att namnet inte längre är rödmarkerat och rutan Godkänd är markerad) kan du gå till nästa person som behöver kompletteras. Personnummer/Samordningsnummer För att kunna rapportera kontrolluppgifter till Skatteverket krävs att de anställda har ett fullständigt personnummer eller samordningsnummer ifyllt i anställdaregistret. Personer som saknar eller har ofullständigt person-/samordningsnummer måste ha en födelsetid. En anställd med samordningsnummer ska kompletteras i anställdaregistret med namn, gatuadress, postnummer samt postort på fliken Allmänt i anställdaregistret. 9 När du registrerar rätt personnummer/samordningsnummer under Ändra/komplettera personuppgifter och trycker på knappen Spara uppdateras samtidigt fältet Personnummer på fliken Allmänt i anställdaregistret. Födelsetid Om en anställd saknar personnummer eller att bara de 8 första siffrorna i personnumret finns, får du ett meddelande och en fråga om du vill ange en födelsetid. Vilka regler som gäller för registrering av födelsetid ser du i meddelandet. Har en anställd ett ofullständigt personnummer, exempelvis 19760326-0000, ska födelsetid vara 19760326xxx där xxx är ett löpnummer mellan 001-999. Födelsetid ska vara 11 tecken långt och får endast innehålla siffror, inte bokstäver eller andra tecken. En anställd med angiven födelsetid ska kompletteras med namn, gatuadress, postnummer samt postort på fliken Allmänt. När du registrerar födelsetid under Ändra/komplettera personuppgifter och trycker på knappen Spara uppdateras samtidigt fältet Födelsetid på fliken Statistik mm i anställdaregistret. Specifikationsnummer Alla kontrolluppgifter måste ha ett Specifikationsnummer. I samband med att du skapar dina kontrolluppgifter genereras specifikationsnummer 1 på samtliga anställda som saknar specifikationsnummer, vilket är helt korrekt. Kontrollera att de anställda, som har dubbla anställningar, har olika specifikationsnummer på respektive anställning i anställdaregistret. Om du sedan tidigare registrerat specifikationsnummer på personer med flera anställningar är dessa sparade i anställdaregistret och används som tidigare. Steg 2 – Anställdaregistret Gå in under menyn Register - Anställda för att säkerställa att resterande uppgifter på de anställda är korrekta. Fliken Allmänt Adress De anställda som har ett samordningsnummer eller som inte har ett fullständigt svenskt personnummer, alltså har en födelsetid ifylld, måste ha en korrekt adress. Komplettera med namn, gatuadress, postnummer samt postort. Avgångsdatum Kontrollera att anställda som återanställts under året inte har ett datum ifyllt i rutan Avgångsdatum. Fliken PA KU Via E-post Kontrollera att de anställda som ska få sin kontrolluppgift via e-post har en markering i rutan KU Via E-post på fliken PA i anställdaregistret. Om den anställde ska få sin kontrolluppgift på papper behövs ingen markering. Kontrollera även att dessa anställda har en korrekt e-postadress på fliken Allmänt, även de som slutat och har ett avgångsdatum under året som ska få sin kontrolluppgift via e-post. Fliken Statistik mm Kontrolluppgift Ska du lämna KU13 eller KU14 för några av dina anställda måste du komplettera med utländskt 10 skatteregistreringsnummer, så kallat TIN-nummer samt landskoder för bland annat medborgarskap. För KU14 ska du även fylla i landskod för arbetsland. Företagsledare/Delägare Om en person är företagsledare, närstående till företagsledare eller delägare i fåmansbolag ska du markera detta med ett kryss i rutan Delägare. Vad som avses med Delägare kan du läsa på Skatteverkets hemsida, genom att klicka här » Fliken Bilförmån Bilkod Om de anställda har en bilkod ifylld under fliken Bilförmån men inte haft förmånsbil under år 2015 alternativt att de har haft förmånsbil under året men saknar en bilkod i anställdaregistret, kommer dessa anställda att behöva korrigeras. Ett lätt sätt att kontrollera detta är att gå till menyn Analys - Rapporter - fliken Egna rapporter och ta ut rapporten Personuppgifter. Till höger i beställningsbilden markerar du Anställningsnummer, Bilkod och Ackumulator 1. För att få ackumulator 113 Bilförmån utskriven skriver du en text samt nummer 113 i rutorna under Ackumulator 1. På rapporten ser du om någon anställd saknar antingen bilkod eller värde i ackumulator 113 och du får korrigera därefter: Om den anställde haft förmånsbil under året: - Värde finns men ingen bilkod – skriv in bilkoden i anställdaregistret. Om den anställde inte haft förmånsbil under året: - Bilkod finns men inget värde – ta bort bilkoden. Om du hanterar stora volymer av förmånsbilar kan du ta hjälp av kontrollen som finns under menyn Register – Kontrolluppgifter – punkten Validera/skapa fil till Skatteverket. En logglista skapas över de uppgifter som inte har korrekt format och som måste korrigeras. Rutinen Validera/skapa fil till Skatteverket beskrivs i punkt 7 Kontrolluppgifter. Har den anställde haft flera bilar under året, kan du välja den senaste bilens bilkod. Fliken Utbetalning/försäkring Fora 11 Gå igenom ditt anställdaregister och genomför eventuella korrigeringar och kompletteringar av AFArapporten till Fora försäkringscentral. Gå till fliken Utbetalning/försäkring, eller ta hjälp av rapporten Personuppgifter under Egna rapporter, och kontrollera att inställningarna för AFA-försäkringarna stämmer för dina anställda. Så här ser inställningarna för AFA ut i anställdaregistret. Om du istället vill skriva ut en Egen rapport över dessa inställningar går du till menyn Analys - Rapporter fliken Egna rapporter och väljer Personuppgifter. Under Urval av fält markerar du den information du vill ha ut på rapporten, exempelvis anställningsnummer, namn och de fält som har med AFA att göra. Rapporten kan då se ut så här: Arbetare Löneuppgifter ska redovisas för samtliga arbetare som varit anställda i företaget under hela eller delar av året. Personer med markering AFA Arbetare kommer med i filen och på rapporten till och med månaden före den anställde fyller 65 år. Vid eventuell förlängning av anställning och försäkringsavtal anger du ett datum i fältet Förlängt avtal t om (datum) för att personen även fortsättningsvis ska komma med i rapporteringen till Fora. På AFA-rapportens sida 2 kan man se hur många arbetare som fyllt 65 under året och hur många av dem som fått förlängt avtal. 12 Tjänsteman Markera här för dina tjänstemän. Deras löneuppgifter kommer inte med i filen men summeras på slutliga uppgifter på sidan 3. För tjänstemän redovisas all utbetald lön till och med månaden innan de fyller 65 år. Ej AFA Om personen inte ska ingå i AFA-rapporten anger du koden ej AFA. VD Den person som är VD för företaget ska ha en extra markering i kryssrutan VD. Markeringen innebär att årslönen för denna person utesluts ur det belopp som ligger till grund för inbetalningen till Trygghetsrådet. Från och med 2012 särredovisas VD-lönen på en separat rad på sidan 3. Definition av VD beskrivs på Foras hemsida. Arbetare blev tjänsteman (datum) Om den anställde har bytt anställning från arbetare till tjänsteman under året, ska endast lön för tiden som arbetare vara med i filen och lönen för tiden som tjänsteman ska vara med i summeringen på sidan 3. Det finns en speciell funktion som hanterar detta genom att du i anställdaregistret anger datum då anställningsformen ändrades. Tjänsteman blev arbetare (datum) Om den anställde har bytt anställning från tjänsteman till arbetare under året fyller du i datum för förändringen. Programmet summerar bruttolön från och med det datum som tjänstemannen blivit arbetare och redovisar lönen för arbetaren i filen och lönen för tiden som tjänsteman i summeringen på sidan 3. Tänk även på att flytta markeringen från Tjänsteman till Arbetare i anställdaregistret. Förlängt AFA avtal t om (datum) Om det finns ett avtal mellan arbetstagare och arbetsgivare om en förlängd försäkringsperiod, att den anställde fortsätter att arbeta efter fyllda 65 år, ska du ange ett t om datum i detta fält. Ackumulator 172 Lön AFA Löneuppgifterna avser bruttolön och ska anges efter eventuella bruttolöneavdrag. För att AFA-rapporten ska generera korrekta uppgifter måste du, på alla lönearter som utgör underlag för AFA, ha angivit ett kryss i rutan AFA-lön (belopp). För att det ska bli lätt att kontrollera detta kan du ta ut en Förkortad löneartslista under menyn Analys Rapporter - fliken Register. Du får en lista över alla dina lönearter och ser vilka lönearter som är kopplade eller inte kopplade till ackumulator 172 Lön AFA: Om denna markering saknats under året så har ackumuleringen inte skett korrekt. Du kan i efterhand återskapa värdet i ackumulator 172 Lön AFA genom att gå in och kryssmarkera rutan AFA-lön på lönearten och därefter välja att räkna om ackumulatorvärden. Funktionen hittar du under menyn Register - Registervård - Räkna om ackumulatorvärden. En förutsättning för att det ska bli rätt är att du har transaktioner inlagda för hela året. Om du ska Räkna om ett ackumulatorvärde ska du vara noggrann med att ta en säkerhetskopia innan. 13 6. Nytt kalenderår Ta en säkerhetskopia innan du påbörjar rutinen Nytt kalenderår. Säkerhetskopian tas alltså på Innevarande år 2015. Om du har inställning för att ta automatiska säkerhetskopior under menyn Arkiv Inställningar - knappen Avancerade inställningar - fliken Säkerhetskopiering tas det en säkerhetskopia med automatik. Nytt kalenderår i Access Nytt kalenderår i SQL Om du har programvaran Hogia Personal och matchar frånvaro, ska du tänka på att göra det innan du skapar ett nytt år. Välj rutinen Nytt kalenderår under menyn Arkiv. Du är tvungen att köra den här rutinen innan du börjar göra löner för inkomstår 2016. Om ni är flera som arbetar med löneprogrammet, kontrollera då innan du gör rutinen Nytt kalenderår så att det inte redan är gjort. Står det fortfarande Innevarande år 2015 längst ner i programmet ska du utföra rutinen Nytt kalenderår. När du väljer att Verkställa årsskiftet kommer programmet att döpa om din databas till Företagsnamnet(2015). I den här databasen finns nu föregående års uppgifter. Det skapas samtidigt ett nytt år, innevarande år 2016. Innevarande år är alltid databasen utan uppgift om inkomstår inom parantes. I samband med att du gör ett nytt kalenderår kommer de ackumulatorer, markerade för automatisk nollställning vid årsskifte, att nollställas. Vissa frivilliga ackumulatorer ska inte nollställas vid kalenderårsskiftet, som ackumulatorn för komptidssaldo, därför saknar den markering för nollställning och behåller sitt värde även i det nya årets databas. Löneprogrammet uppdaterar automatiskt inställningarna för arbetsgivaravgift, aktuellt prisbasbelopp samt inkomstbasbelopp för inkomståret 2016. Arbetar du med löneprogrammet på SQL Server är det viktigt att du kontrollerar med din It-tekniker att du har den behörighet som krävs för att skapa en ny databas på servern. Se till att din tekniker tar del av all teknisk information om årsrutinerna i löneprogrammet, under rubriken PROGRAMSUPPORT - SQL-info på vårt Kundtorg, www.kundtorg.hogia.se, samt under rubriken Årsskifte. Om du har modulen Licenshanteraren och inte ser databaserna för de olika åren korrekt efter att du gjort rutinen Nytt kalenderår, börjar du med att kontrollera att rutan Visa endast innevarande inte är markerad i företagslistan. Ser du fortfarande inte alla dina år behöver du gå till modulen HogiaLön Plus Licens, markera det aktuella bolaget och gå in under menyn Verktyg – Uppdatera företagsuppgifter. 14 VÄLJ ATT ARBETA I FÖREGÅENDE ÅR – DATABASEN FÖR INKOMSTÅR 2015 7. Kontrolluppgifter Skapa register för kontrolluppgifter Utskrift av kontrolluppgifter Skapa kontrolluppgifter och skicka till Skatteverket Rätta kontrolluppgift Som arbetsgivare ska du lämna kontrolluppgifter för alla anställda som har lön, arvode eller andra ersättningar och förmåner som är skattepliktig inkomst av tjänst. Anställda som varken fått lön eller betalat skatt kommer med i kontrolluppgiftsfilen till Skatteverket om värden finns i rutorna 050-056. Uppgiften bearbetas dock inte av Skatteverket. Kontrolluppgifterna ska lämnas till Skatteverket senast 1 februari 2016. Följ stegen nedan för att skapa och få ett korrekt kontrolluppgiftsregister. Steg 1 Om du inte genomfört rutinen Ändra/komplettera personuppgifter i punkt 5 ovan behöver du göra det. Om du redan genomfört rutinen går du vidare till att skapa ditt kontrolluppgiftsregister i steg 2 nedan. Steg 2 Gå till menyn Verktyg - Kontrolluppgifter för att börja arbetet med att skapa ett register för kontrolluppgifter. Om du, vid första gången du skapar register för kontrolluppgifter 2015, får meddelandet Register för kontrolluppgifter finns redan. Vill du ta bort detta?, svarar du Ja. Det kan vara förra årets register som ligger kvar. Om du måste skapa ett nytt register, ytterligare en gång, under arbetet med 2015 års kontrolluppgifter och svarar Ja på ovanstående fråga, försvinner manuellt inlagda kommentarer och ändringar, som du gjort under Ändra/komplettera kontrolluppgifter i det nya registret. Du kan skriva ut listor över dina ackumulatorer och en lista som visar vilka lönearter som är knutna till respektive ackumulator direkt från bilden där du skapar register för kontrolluppgifter genom att klicka på de blå understrukna texterna Ackumulatorlista och Lönearter per ackumulator. 15 Kontrollera inkomståret, som anges högst upp till vänster i bilden. Står det 2015, vet du att du arbetar i korrekt databas. Står det 2016, befinner du dig i innevarande års databas och måste byta till föregående år. De ackumulatorer som tillhör gruppen kontrolluppgifter och som innehåller ett värde föreslås automatiskt. Kontrollera noga att du anger rätt ackumulator till respektive ruta. Om dina anställda har värden i ruta 047 (+012) eller 037 måste du i rutorna 065 eller 070 specificera vad som avses med en beskrivande text. I denna bild har du dessutom möjlighet att lämna ett meddelande till inkomsttagarna. Meddelandet kan också kompletteras med uppgift om ett visst ackumulatorvärde. Du kan spara dina inställningar genom att trycka på knappen Spara mall. Då finns uppgifterna kvar när du går in på de anställda för att ändra och komplettera. Du får en kontrollfråga som upplyser dig om att kontrollera att de ackumulatorer, som finns med i underlaget, är de korrekta. Svarar du Nej på frågan kommer du tillbaka till samma bild och kan genomföra dina korrigeringar. Svarar du Ja, skapas registret. Du får även följande meddelande, som vänder sig till dig som har anställda som ska lämna KU13 eller KU14. Ska du lämna kontrolluppgift KU13 kan du behöva ändra värdet i ruta 011 då samtliga kostnadsersättningar ska redovisas dit, även traktamente och milersättningar. Detta gäller dock inte anställda bosatta i ett annat EU/EES-land, vilket du kan läsa om i Skatteverkets broschyr SKV 304 genom att klicka här » Ska du lämna kontrolluppgift KU14 måste du även komplettera med ett alternativ i ruta 092. Har du INTE anställda med KU13 eller KU14 kan du bortse från detta meddelande. Om någon inkomsttagare har negativ bruttolön, det vill säga att återbetalning har skett, kommer personen inte med i filen till Skatteverket. Inkomsttagaren får istället göra ett avdrag i sin deklaration motsvarande den återbetalning som gjorts. Du kommer däremot kunna skriva ut en kontrolluppgift till den anställde. 16 Steg 3 Gå in under Validera/skapa fil till Skatteverket för att göra en kontroll/validering av dina kontrolluppgifter. Det är i rutan Skapa fil till Skatteverket, längst ner till vänster, som du ställer in om du endast vill validera din kontrolluppgiftsfil eller om du även vill skapa en fil. Om du inte har en markering i rutan Skapa fil till Skatteverket sker endast en validering av kontrolluppgifterna och det skrivs en logglista på bildskärmen, som du kan skriva ut. Samtidigt skapas en loggfil, KU_Validering.log, som sparas på angiven sökväg. Om du istället har en markering i rutan Skapa fil till Skatteverket innebär det att det skapas en kontrolluppgiftsfil som samtidigt valideras. En logglista visas även här på bildskärmen och en loggfil skapas på angiven sökväg. Det är viktigt att valideringen stämmer för att kontrolluppgiftsfilen inte ska fastna när du försöker skicka den till Skatteverket. Fyll i företagsuppgifterna för att kunna genomföra valideringen. Teknisk kontaktperson Skriv namnet på den person som Skatteverket kan vända sig till om det är något fel på filen av teknisk karaktär, exempelvis läsfel. Utdelningsadress, Postadress Företagets utdelningsadress, postnummer och ort. Telefonnummer Företagets telefonnummer där Skatteverket kan nå den tekniske kontaktpersonen. Sekel + organisationsnummer Ange företagets organisationsnummer inklusive sekelsiffra. E-postadress Den tekniske kontaktpersonens e-postadress. Uppgiftslämnare samma som teknisk kontaktperson Om du markerar rutan Uppgiftslämnare samma som teknisk kontaktperson kopieras namn, telefonnummer och e-postadress från teknisk kontaktperson. Uppgiftslämnare kontaktperson Ange kontaktperson som Skatteverket kan vända sig till vid mer allmänna frågor om kontrolluppgiftsfilen. 17 Telefonnummer, E-postadress Ange företagets telefonnummer där det går att nå kontaktpersonen samt personens e-postadress. Rättelsedatum Om anställda har rättelsedatum i registret ser du datumet i listan, välj ett datum att skicka till Skatteverket. Sortering Välj om du vill att de anställda ska sorteras i anställningsnummer- eller namnordning i filen. Kontrolluppgifter/loggfil till Skatteverket sparas till Välj var loggfilen ska sparas. Loggfilen heter KU_Validering.log. Om du inte valt en sökväg men har valt en plats under menyn Arkiv – Inställningar där loggfiler sparas så är det där filen KU_Validering.log sparas. Borttag av samtliga kontrolluppgifter för företaget som tidigare har skickats in till Skatteverket Det finns möjlighet att nolla tidigare inskickade kontrolluppgifter genom att markera denna ruta, skapa kontrolluppgiftsfilen och föra över den till Skatteverket via e-tjänsten. När samtliga uppgifter är ifyllda klickar du på knappen OK. Vid vissa tillfällen varnar valideringen även för det som inte ska åtgärdas, exempelvis om en anställd har en negativ bruttolön. Om en inkomsttagare har negativ bruttolön, det vill säga att en återbetalning har skett, kommer valideringen att varna men detta ska inte åtgärdas så att personen kommer med i kontrolluppgiftsfilen. Inkomsttagaren får istället göra ett avdrag i sin deklaration motsvarande den återbetalning som gjorts. Du kommer däremot kunna skriva ut en kontrolluppgift till den anställde. Steg 4 Gå in under Ändra/komplettera kontrolluppgifter om du behöver justera värden på enskilda anställda eller komplettera med uppgifter som saknas. Då visas kontrolluppgiften för varje anställd och du kan själv ändra i de rutor och fält som finns där. En anställd som har negativt värde i ackumulator 111 Kontant Bruttolön visas under Ändra/komplettera kontrolluppgifter men kommer inte med i filen till Skatteverket. Den anställde får en kontrolluppgift med den negativa bruttolönen. Har du inte lagt upp någon ackumulator för ruta 015, Antal månader med bilförmån och lämnar ackumulatorrutan tom vid skapandet av registret, lägger programmet automatiskt 12 månader som förslag i ruta 015 på samtliga anställda som haft bilförmån under året. Skulle någon anställd inte haft bilförmån under hela året, ändrar du detta manuellt via funktionen Ändra/komplettera kontrolluppgifter. 18 Steg 5 För att skapa din kontrolluppgiftsfil går du in under Validera/skapa fil till Skatteverket och markerar rutan Skapa fil till Skatteverket. Kontrollera så att alla företagsuppgifter är ifyllda och är allt ifyllt klickar du på knappen OK för att skapa kontrolluppgiftsfilen. Får du upp följande ruta finns det redan en fil med samma namn sparad på den sökväg du valt att spara filen på. Välj Skriv över fil för att ersätta den befintliga filen med denna nya. Välj Lägg till företag om du vill fylla på filen med aktuellt företags uppgifter. Välj Ersätt företag om företaget redan finns i filen men att du vill ersätta företaget du står i med nya uppgifter. Välj Ta bort företag för att ta bort det företag du står i ur filen. Endast en kontrolluppgiftsfil skapas, den heter KU.xml och är sparad på den sökväg du angav. Det är endast denna fil som ska skickas in till Skatteverket. När du skapar filen till Skatteverket skapas kontrolluppgifter för KU10, KU13, KU14, KU20, KU25 och KU31 för de anställda som berörs. En anställd som har negativt värde i ackumulator 111 Kontant Bruttolön kommer inte med i filen till Skatteverket. Däremot kommer den anställde att få en kontrolluppgift med negativt värde. På sidan 2, i rapporten Arbetsgivardeklaration för hela år 2015, visas summan för löntagare med negativ bruttolön. En logglista kommer upp på bildskärmen, om valideringen, som görs samtidigt som filen skapas, hittar någonting att anmärka på. Samtidigt sparas loggfilen, KU_Validering.log, på samma sökväg som kontrolluppgiftsfilen. Ta ställning till om det logglistan anmärker på ska korrigeras eller inte. 19 Det är viktigt att dina uppgifter stämmer för att kontrolluppgiftsfilen inte ska fastna när du försöker skicka den till Skatteverket. Om du inte får upp en logglista när du klickar på knappen OK har du ingenting att korrigera. Du får då istället följande meddelande. Var och hur ska kontrolluppgifterna lämnas? I år har Skatteverket förändrat hanteringen av kontrolluppgifter. Numera gäller följande: Endast en fil i XML-format ska skickas in via Skatteverkets e-tjänst. I programmet skapas filen KU.xml. Du kan lämna alla sorters kontrolluppgifter via Skatteverkets e-tjänst. Inlämning via mobilt media (USB, CD mm) upphör. Du kan lämna kontrolluppgifter på papper. Du kan lämna kontrolluppgifter genom att du själv fylleri uppgifterna direkt i Skatteverkets e-tjänst. För att skicka kontrolluppgifterna på fil via internet behöver du en e-legitimation. Hur du skaffar en e-legitimation kan du läsa mer genom att klicka här » För över dina kontrolluppgifter genom att klicka här » Om du behöver lämna kontrolluppgifter på papper, ska du bifoga blanketten Sammandrag, Kontrolluppgifter SKV 2304, för inkomståret 2015, vilken du hittar genom att klicka här » Kontrolluppgifter på papper ska skickas till den adress som står på blanketten. Om det inte står någon adress ska du skicka till uppgiftslämnarens skattekontor. Adressen hittar du på www.skatteverket.se. När Skatteverket läst in uppgifterna får du en kvittens. Meddelanden till Skatteverket kan inte lämnas på kontrolluppgiften. Upplysningar och frågor måste du skicka separat till ditt skattekontor. Steg 6 Nu är det dags att skriva ut kontrolluppgifterna till de anställda, gå in under Utskrift av kontrolluppgifter. Skriv ut på vanligt A4-papper eller använd blankettypen i laserpostformat. I fältet Blankettyp kan du välja mellan A4 standard, A4 Grafisk, Datapost direkt till port, Laserpost/Monomail, E-post, Postens eBrev, samt Payslip. Vill du skicka kontrolluppgiften via e-post väljer du Blankettyp E-post och klickar på knappen Bildskärm. Programmet skickar då kontrolluppgiften via e-post till de anställda som har en markering i rutan KU Via Epost på fliken PA i registret Anställda. De anställda måste då ha en korrekt e-postadress ifylld på fliken Allmänt. Skulle du vilja skriva ut en kontrolluppgift på papper, för en anställd som har en markering i rutan KU Via Epost i anställdaregistret, behöver du markera rutan Skriv ut anställda markerade för E-post under menyn Verktyg - Kontrolluppgifter - Utskrift av kontrolluppgifter. 20 Har du anställda som saknar eller har en felaktig e-postadress kommer deras anställningsnummer att redovisas på en fellista, som du kan skriva ut. Stäng sedan ner bilden. Efter det kan du kontrollera kontrolluppgifterna på din bildskärm för att sedan klicka på knappen E-posthantering. Uppgift om Avsändare samt Servernamn hämtas från Företagsuppgifter under menyn Arkiv. Klicka på knappen OK för att sända. Kontrolluppgiften kommer att sändas som en pdf-bilaga i mailet till mottagaren. Listan du skrev ut för de anställda som saknade eller hade felaktig e-postadress, kan du ha som underlag till att skriva ut kontrolluppgifterna på papper. Du som har Hogia PBM (Portal) och licens för Hogia PBM Payslip kan skapa kontrolluppgifter som de anställda kan läsa på webben. Vid utskrift av kontrolluppgift väljer du Blankettyp Payslip. Skriv ut på Bildskärm. Klicka på knappen Generera webbrapporter. Kontrolluppgifterna sparas i PDF-format. Till varje PDF-fil skapas en kvittofil. Kvittofilen innehåller uppgifter om vilken person som har behörighet att läsa kontrolluppgiften i PBM (Portal). Det går att sortera bort de anställda som tjänat under 100 kr vid pappersutskrift. Dessa anställda sorteras automatiskt bort vid skapande av KU-filen. Du kan även skicka kontrolluppgiften via Posten e-brev (välj under Blankettyp). Detta kräver att du har ett befintligt avtal med Posten. Kontrolluppgiftslistor och underlag Utskrift av summeringsunderlag Du kan välja att skriva ut summeringsunderlaget i samband med kontrolluppgifterna genom att markera rutan Inklusive summeringsunderlag när du markerat Utskrift av kontrolluppgifter eller att skriva ut enbart summeringsunderlaget genom att istället markera alternativet Utskrift av summeringsunderlag därunder. Du får en sammanställning av de värden som redovisas i ruta 001 till och med ruta 039 på kontrolluppgiften. Vid utskrift av summeringsunderlag genom en markering för Utskrift av kontrolluppgifter på papper med en bock i rutan Inklusive summeringsunderlag, har du möjlighet att markera rutan Skriv ut anställda markerade för E-post. Du får då ett summeringsunderlag som motsvarar ditt urval av anställda. 21 Skriver du enbart ut summeringsunderlaget genom en markering i Utskrift av summeringsunderlag inaktiveras rutan Skriv ut anställda markerade för E-post och kan inte markeras. Summeringsunderlaget motsvarar kontrolluppgifterna enligt urvalet av anställda. Kontrollista – fil till Skatteverket När du väl sparat KU-filen kan du ta ut en kontrollista under steget Kontrollista – fil till Skatteverket för att enkelt kontrollera innehållet i filen. På listan skrivs alla anställdas personnummer ut som ingår i den skapade filen samt skatt, bruttolön, förmåner och belopp i ruta 031. Sist redovisas antal KU10, KU13, KU14, KU20, KU25 och KU31. Statusrapport Rapporten ger dig en snabb överblick av innehållet i ditt kontrolluppgiftsregister. Rättelse av en tidigare inlämnad kontrolluppgift Rättelsedatum – om du ändrar på tidigare inlämnade uppgifter Om du behöver göra ändringar i en redan inskickad kontrolluppgift måste du komplettera med uppgift om rättelsedatum på berörda anställda. Det gör du under Ändra/komplettera kontrolluppgifter. Rättelsedatum talar om för Skatteverket att den nya kontrolluppgiften ersätter en tidigare inskickad uppgift. Du kan nolla en tidigare inskickad kontrolluppgift för en anställd genom att markera rutan Borttag KU, som tänds upp när du fyller i ett rättelsedatum. När du skapar en ny fil kommer personen med i filen med nollvärden i alla rutor. När du lagt till ett rättelsedatum på en anställd ska du skicka in en ny fil till Skatteverket. Den tidigare inlämnade uppgiften ersätts i sin helhet med den nya. Rättelsefilen ska endast innehålla anställda med rättelser. När du skapar filen gör du urval på dessa genom att välja aktuellt rättelsedatum. 22 Samtidigt som du lägger in ett rättelsedatum tänds tre alternativ upp som kan hjälpa dig att nollställa värden i rutorna till KU20, KU25 eller KU31 om det skulle behövas. FÖR DIG SOM REDOVISAR KU20 Om exempelvis en delägare lånat ut pengar till företaget och du vill redovisa inkomstränta och skatt via löneprogrammet kan du lägga upp egna lönearter och ackumulatorer för detta. Utförlig information om reglerna för KU20 hittar du på Skatteverkets hemsida genom att klicka här » Börja med att lägga upp en ackumulator för inkomsträntan. Ge den nummer 503 och kalla den Ränteinkomst, ej konto. Den ska vara markerad för automatisk nollställning vid årsskifte och ligga i gruppen Kontrolluppgifter. Lägg även upp en ackumulator för skatt på inkomsträntan. Ge den nummer 501 och namnet Skatt 30 % ränteinkomst. Den ska vara markerad för automatisk nollställning vid årsskifte och ligga i gruppen Kontrolluppgifter. Dessa ackumulatorer finns i Övningsföretaget. Lägg därefter upp en löneart för inkomsträntan. Och även en löneart för skatten. När du sedan skapar kontrolluppgiftsregistret kommer ackumulatorerna för skatt och ränta med i registret. 23 FÖR DIG SOM REDOVISAR KU25 Har företaget lånat ut pengar till de anställda och du vill redovisa detta via programmet, gör du på följande sätt. Utförlig information om reglerna för KU25 hittar du på Skatteverkets hemsida genom att klicka här » Lägg upp en ackumulator för betald och för året avdragsgill ränta. Ackumulator för skuldräntan kan heta 540. Den ska vara markerad för automatisk nollställning vid årsskifte och ligga i gruppen Kontrolluppgifter. Lägg upp en löneart som du använder vid löneberedning och knyt ackumulatorn 540 till denna löneart. När kontrolluppgiftregister skapas kommer ackumulatorns nummer 540 med på raden för Betald och avdragsgill ränta. Ruta 541, Total inbetald ränta, ska endast anges om förskottsränta erlagts som inte är avdragsgill för året. Om inte så är fallet lämnas denna ruta tom. Dessa ackumulatorer finns i Övningsföretaget. 24 FÖR DIG SOM REDOVISAR KU31 Denna kontrolluppgift används för att redovisa uppgifter om utdelning m.m. på delägarrätter (aktier) samt avdragen preliminär skatt eller innehållen kupongskatt. Utförlig information om reglerna för KU31 hittar du på Skatteverkets hemsida genom att klicka här » Utförlig information om reglerna för att redovisa kupongskatt hittar du på Skatteverkets hemsida genom att klicka här » Vi har lagt upp ackumulatorer för detta i Övningsföretaget, en för Avdragen skatt - utdelning (KU31) med nummer 401 och en för Utbetald utdelning mm (KU31) med nummer 574. Antingen lägger du in värdet i ackumulatorerna via menyn Register - Registervård eller skriver in värdet i respektive ruta under Ändra/komplettera kontrolluppgifter. Skriver du in värdet direkt i rutorna på kontrolluppgiften, bör du ha i minnet att värden i och med detta inte är sparade i databasen. Behöver du skapa om kontrolluppgiftsregister raderas innehållet i fälten. Lägger du däremot in värden i ackumulatorerna via registervården, under menyn Register - Registervård - Ändra ackumulatorvärden, är uppgiften sparad i databasen och visas automatiskt på kontrolluppgiften. För kupongskatt gäller följande: I ruta 003 redovisas Avdragen svensk kupongskatt, i ruta 581 redovisas Annan kupongskattepliktig ersättning än utdelning. Landskod redovisas i ruta 079. 8. Ta ut underlag för rapport till Fora Arbeta i föregående års databas. Det är enbart arbetarnas löneuppgifter som sparas i filen. Har du enbart tjänstemän skapas det ingen fil, då rapporterar du istället bara in Slutliga uppgifter via Foras sida. Ta ut underlaget till FORA Från och med den 7 januari 2016 är det möjligt att rapportera de anställdas lön till Fora. Det gör du genom att logga in på Mina sidor på www.fora.se med ditt lösenord och kundnummer/användarnamn (dina uppgifter hos Fora). Du kommer då till den rapportering som hör till just ditt företag. Senast den 31 januari 2016 ska slutliga uppgifter och löneuppgifter för arbetare laddas upp via Foras hemsida. Det går inte längre att maila eller sända filen via datamedia. 25 Gå in under menyn Analys - Rapporter - fliken Statistik när du ska ta fram rapporten AFA-rapport till Fora. Fyll i avtalsnummer, inkomstår och att transaktioner läses för utbetalningsdatum 20150101–20151231. Programmet hämtar bruttolön från ackumulator 172 Lön AFA när du redovisar helt år och från transaktioner när du redovisar del av år. Du kan göra urval på Urvalskategori om du har delat in de anställda i olika urvalskategorier i Anställdaregistret. Livsarbetstidspremie: Om du har arbetstidskonto för dina arbetare och vissa av de anställda har valt att placera den årliga avsättningen i pensionspremie, anger du vilken löneart som du använt för detta. Följer du grundregistret i HogiaLön Plus heter lönearten 401 Pensionspremie arbtidskto. Rutan Alla ska räknas som tjänstemän gäller bara vissa specifika avtal. Markera Skriv till fil och ange var du vill spara filen. Jämförelse prisbasbelopp eller inkomstbasbelopp Beroende på om du ska anmäla intjänande av avtalspension till SAF-LO eller om du har en annan pensionsförsäkring (exempelvis TFA, TGL, AGB, OMST) skiljer det sig om du ska använda Prisbasbelopp eller Inkomstbasbelopp vid rapportuttaget. Vet du inte vilket av dessa två alternativ du ska välja får du ta kontakt med Fora. Prisbasbelopp (PBB) används till beräkning för försäkringar. Inkomstbasbelopp (IBB) används för intjänande till pension SAF-LO. Klicka OK och knappen Bildskärm för att skapa filen och skriv ut de tre sidorna du får upp på skärmen. • Slutliga uppgifter för år 2015 Slutliga uppgifter ska innehålla årslönesummorna (lön före skatt) för samtliga anställda. Årslönesummorna redovisas fördelade på vd, tjänstemän och arbetare och skrivs ut på sidan 3. Fyll i dessa uppgifter på Mina sidor på Foras hemsida. • Löneuppgifter för arbetare Löneuppgifter ska redovisas för samtliga arbetare som varit anställda i företaget under hela eller delar av året, till och med månaden innan de fyller 65 år, om du inte lagt in ett förlängt AFA-avtal i anställdaregistret. Dessa skrivs i filen som du kan ladda upp på Foras hemsida. För ytterligare generell information om hela denna rapportering hänvisar vi till Foras hemsida. Ett tips är att du kan testa din fil på Foras hemsida: https://www.fora.se/Foretag/Rapportering1/Information-till-loneprogramstillverkare/Testprogram-forlonefiler/ Det är enbart arbetarnas löneuppgifter som sparas i filen. Har du enbart tjänstemän skapas det ingen fil. Du rapporterar istället bara in Slutliga uppgifter via Foras sida. 26 9. Ta säkerhetskopia för arkivering Ta en säkerhetskopia på inkomstår 2015 för arkivering Ta en säkerhetskopia för arkivering nu när 2015 är Föregående år(2015). Spara säkerhetskopian på en server eller på datamedia. Nu bör du ha skapat två säkerhetskopior: Den första - före årsskifteskörningen där 2015 fortfarande är innevarande år (punkt 3). Den andra - när du är i 2015 efter årsskifteskörningen, alltså när 2015 har blivit föregående år (2015). Det är den här säkerhetskopian som ska arkiveras. VÄLJ ATT ARBETA I INNEVARANDE ÅR - DATABASEN FÖR INKOMSTÅR 2016 10. Läs in svarsfilen från CSR Läs in CSR-svaret Om du skickat in en CSR-förfrågan läser du in svarsmaterialet i det nya året INNAN du gör den första löneberedningen. Har du inte skickat in någon frågefil till CSR kan du göra det nu, det går att skicka in hela året, men givetvis kan du även registrera uppgifterna om tabelltillhörighet och jämkning manuellt. Registrerar du uppgifterna manuellt, glöm inte att sätta ett minustecken framför jämkningsbeloppet om jämkningsbeslutet innebär ett lägre skatteuttag. Komplettera även med uppgift om kolumn samt engångsskatt på respektive anställd. Engångsskatten uppdaterar du smidigast genom att köra rutinen under menyn Verktyg - Engångsskatt. För att läsa in svarsfilen behöver du först gå till Skatteverkets hemsida och hämta din svarsfil genom att spara ner den på din dator. Gå sedan in i löneprogrammet under menyn Verktyg - CSR-rutin och välj Läs svarsfil från CSR. Funktionen uppdaterar Anställdaregistret med uppgift om tabelltillhörighet samt jämkning. Har du skapat en frågefil för flera företag, genom att gå in i respektive företag och fylla på filen, ska du, när du läser tillbaka svarsfilen, gå in i alla företag och läsa tillbaka svarsmaterialet (om du inte har Flerföretagslicens). Har du Flerföretagslicens och skapat en frågefil för flera företag, markerar du valet Läs in samtliga företag i svarsfilen när du läser in svarsmaterialet. Markerar du Endast rapport, ej registeruppdatering innebär det att du får en rapport på skrivaren med de uppgifter som finns i svarsfilen. Anställdaregistret uppdateras inte med informationen. Du får också meddelande om vilka personer som har en anställning men som inte har kommit med på filen, exempelvis personer som har börjat efter det att du skickade in CSR-förfrågan. Anställda med sidoinkomst? Har du anställda med sidoinkomst måste du ta ställning till om dessa ska ligga kvar med nuvarande sidoinkomst i anställdaregistret eller om du vill uppdatera dessa personer med informationen i svarsfilen från CSR. Vill du behålla nuvarande sidoinkomst markerar du Behåll nuvarande sidoinkomst. Det sista alternativet Stanna och fråga för varje person med sidoinkomst i samband med inläsningen innebär att programmet stannar vid varje person som har sidoinkomst i anställdaregistret och frågar om personen ska uppdateras med uppgifterna från CSR eller inte. 27 Har du många anställda med sidoinkomst kan denna inläsning ta lång tid. Om du har valt att jämkning ska sparas i personalhistoriken kommer programmet att visa varje ändring av de anställdas värden. För att undvika detta kan du avmarkera att jämkning ska sparas under menyn Arkiv - Inställningar – fliken Personalhistorik när du läser tillbaka CSR-filen. När du är klar med detta, sätter du tillbaka markeringen. Svarsfilen läser du in före första lönen med utbetalning under januari. I samband med inläsningen får du samtidigt en utskrift som talar som vilka uppgifter som lästs in samt vilka uppgifter du måste komplettera med. Tänk på att svarsfilen från CSR inte innehåller några uppgifter om engångsskatt. Dessa procentsatser lägger du enklast in på de anställda genom att välja alternativet Engångsskatt under menyn Verktyg. Vidare innehåller inte svarsfilen från CSR uppgifter om kolumntillhörighet, detta får du korrigera manuellt. 11. Justera registren för 2016 Löneartsregistret Passa på att ändra prisformler och andra inställningar för det nya året för exempelvis schablonbelopp gällande resor, traktamenten och kostavdrag med mera om nya belopp satts av Skatteverket. Registrerar du bilersättning och traktamente i efterhand ska du tänka på att först lönebereda in och avräkna allt som tillhör föregående år innan du ändrar formeln på lönearterna. Har du ett försystem till löneprogrammet ska du komma ihåg att vid behov även kontrollera/ändra i detta när du ändrat förutsättningarna för genereringen av lönearterna i löneprogrammets register. Gå in på lönearten för utbetalning av överskriden sparad semester och komplettera formeln så att den tar med semesterlön/dag för sparade semesterdagar (SD) som blivit för gamla och ska betalas ut. Formel = ((P2-P6)*0.054*SS)+SD Om du har lönearter som inte använts sedan 2014 och du inte kommer använda dessa framöver, kan du nu passa på att ta bort dessa ur löneartsregistret. Observera att årsskiftesversionen inte uppdaterar ditt företags löneartsregister, det behöver du ändra manuellt. Du kan däremot importera nya lönearter från Övningsföretaget. Anställdaregistret Kontrollera att skatteuppgifter, löner, semesterrätt, semesterkategori etc. stämmer i anställdaregistret. Du som har anställda med en procent i rutan Nedsättning ska tänka på att ändra till rätt procent för 2016. Vilka värden som gäller hittar du på Skatteverkets hemsida genom att klicka här » Passa även på att ta bort anställda som slutat under år 2014 eller tidigare. Bilförmån Det är viktigt att du uppdaterar alla anställda med nya bilförmånsvärden innan du börjar med lönekörningen i januari. Detta gör du under menyn Verktyg - Uppdatera bilregistret. Glöm inte att räkna om raden för bilförmån som ligger i löneberedningen, om den är återkommande, så att den får det nya värdet. Arbetsschema Arbetsscheman som har ett slutdatum 20151231 har förlängts per automatik till 20161231. Komplettera ditt avvikande schema med helgdagar för 2016. Detta gör du i schemat för avvikande dagar under menyn Register - Arbetsschema. För att få en ny rad, ställ markören på sista raden och tryck Enter. 28 Rensa arbetsscheman Du kan också passa på att rensa gamla arbetsscheman i programmet. Funktionen ligger under menyn Register - Registervård. Programmet rensar scheman som har ett tidigare till och med datum än det angivna. Funktionen rensar både i registret över arbetsscheman och tar bort scheman från anställdaregistret på de anställda som är knutna till schemat. 12. Klart för löner i januari 2016 Nu kan du lönebereda utbetalningen i januari med avvikelser från december. Om ditt semesterår är lika med kalenderår, gör du en preliminär och definitiv avräkning för januarilönen och utför därefter semesterberäkningen, som beskrivs i punkt 14, och skriv sedan ut lönespecifikationerna. Nu kan de anställda se sina nya semesterdagar på januari månads lönespecifikation. De flesta företag registrerar avvikelser månaden efter att de inträffat. Sjukfrånvaro som hör till december avräknas alltså i januari. 13. Skriv ut en semesterskuldslista till bokslutet Om du i samband med årsskiftet upprättar bokslut kommer du att behöva en semesterskuldslista. Du hittar den under menyn Verktyg - Semesterrutiner - Semesterskuld. Programmet tar hänsyn till anställningstid samt inlagd uppgift om semesterrätt. För att rapporten ska fungera, krävs att du registrerat vilken semesterkategori respektive anställd tillhör. Innestående komptid kan tas med vid beräkningen och listan kan sorteras på anställningsnummer och resultatenhet per anställningsnummer. Börja med principen för intjänandeår som företaget följer. Intjänandeår är lika med föregående år Detta innebär att de anställda har ett krav på intjänande av semesterdagar innan de blir tillgängliga för uttag. Om du följer semesterlagens period, som innebär att ett semesterår sträcker sig från 1 april till 31 mars, ska semesterskulden i detta fall beräknas från 20150401 – 20151231. Intjänandeår är lika med innevarande år Detta innebär att de anställda tjänar in betalda semesterdagar under samma år som de tar ut dem, dvs. de får nya dagar vid semesterårets början och har resten av året på sig att tjäna in dem. Semesterskulden kan användas som underlag för att kontrollera om alla tjänat in det antal dagar som de tagit ut under året. Om man har innevarande år som intjänandeprincip, är det vanligt att semesterår och kalenderår sammanfaller, vilket innebär att semesterskulden i detta fall ska beräknas från 20150101 - 20151231. För korrekt semesterskuld till bokslutet ska du stå i innevarande år 2016. Om du har släpande avvikelser, tänk på att uttagna semesterdagar för december regleras på januarilönen. Dessa dagar påverkar semesterskulden först efter definitiv avräkning i januari. Semesterskuldslistan tar du ut före en eventuell semesterberäkning. Information om datumangivelser för semesterskuld hittar du på Kundtorget under menyn PROGRAMSUPPORT - Årsskifte. 29 14. Semesterberäkna om semesteråret sammanfaller med kalenderåret Gör semesterberäkningen om semesteråret sammanfaller med kalenderåret Om ditt semesterår sammanfaller med kalenderåret gör du nu din semesterberäkning. Rutinen hittar du under menyn Verktyg - Semesterrutiner - Semesterberäkning och innebär att: • Betalda semesterdagar räknas fram • Ej uttagna betalda semesterdagar förs över till sparade För att beräkningen av semesterlön/dag ska ske korrekt, krävs att du har löneberett hela år 2015 i ditt löneprogram. Använd dig av våra lathundar till respektive semesteravtal som finns på vårt Kundtorg under menyn PROGRAMSUPPORT - Semester, www.kundtorg.hogia.se. Semesterberäkning innevarande år Om ditt semesterår sammanfaller med kalenderåret så gör du din semesterberäkning efter att du löneberett lönen i januari. Semester uttagen under december 2015 ska belasta det årets semesterdagar. Följ nedan instruktion för att göra allt i rätt ordning: Gå in på löneart för utbetalning av överskriden sparad semester och komplettera formeln så att den tar med semesterlön/dag för sparade semesterdagar (SD) som blivit för gamla och ska betalas ut. Arbetsgång: 1. Löneart för utbetalning av överskriden sparad semester. Formel ((P2-P6)*0.054*SS)+SD 2. Lönebered januari månads lön med semesteruttag avseende december. 3. Definitivavräkna januari månads lön. 4. Uppdatera semesterdagar/timmar 20150101 - 20151231. 5. Ta ut semesterskuld 20150101 - 20151231. 6. Genomför semesterberäkningen 20160101 - 20161231. 7. Skriv ut eller publicera lönespecifikationerna för januari. Det är väldigt viktigt att du genomför stegen i rätt ordning och att du uppdaterar semesterdagar för 2015 innan du genomför semesterberäkningen. Observera att funktionen Uppdatera semesterdagar/timmar inte bör användas om du inte har alla transaktioner i löneprogrammet under 2015 alternativt manuellt korrigerat semesterdagar i anställdaregistret. Har du fått hjälp att konvertera din databas/ditt företag under året bör du kontakta supporten innan funktionen Uppdatera semesterdagar/timmar används. 30 Faktaruta 2016 Arbetsgivaravgift födda 1951-1990 Arbetsgivaravgift födda 1991Arbetsgivaravgift födda 1938-1950 Särskild löneskatt födda -1937 Prisbasbelopp Inkomstbasbelopp Statslåneränta 31,42 % 25,46 % 16,36 % 6,15 % 44 300 kr 59 300 kr 0,65 % Skattefri bilersättning enligt schablon Resa med egen bil 18,50 kr/mil Resa med tjänstebil, övrigt drivmed 9,50 kr/mil Resa med tjänstebil, diesel 6,50 kr/mil Kostförmån/dag Helt fri kost Fri lunch eller middag Frukost 220 kr 88 kr 44 kr Traktamentsersättning schablon Helt belopp Halvt belopp Natt 220 kr 110 kr 110 kr Om arbetsgivaren utöver traktamente även betalar kost ska måltidsavdrag göras (gäller även vid representation och hotellfrukost, men inte för kost som obligatoriskt ingår i resebiljett): Måltidsavdrag Sverige Helt fri kost Lunch och middag Lunch eller middag Frukost Helt Halvt Måltidsavdrag utlandet Helt fri kost Lunch och middag Lunch eller middag Frukost Normalbelopp 198 kr 154 kr 77 kr 44 kr 99 kr 77 kr 39 kr 22 kr 85 % 70 % 35 % 15 % Representationsbelopp Vid lunch, middag eller supé gäller 90 kr/person vid extern och intern representation. Vi reserverar oss för eventuella förändringar av siffrorna efter tryck. 31
© Copyright 2024