1. No category

VÄLJ ATT ARBETA I FÖREGÅENDE ÅR – DATABASEN FÖR INKOMSTÅR 2015
7. Kontrolluppgifter
Skapa register för kontrolluppgifter
Utskrift av kontrolluppgifter
Skapa kontrolluppgifter och skicka till Skatteverket
Rätta kontrolluppgift
Som arbetsgivare ska du lämna kontrolluppgifter för alla anställda som har lön, arvode eller andra
ersättningar och förmåner som är skattepliktig inkomst av tjänst.
Anställda som varken fått lön eller betalat skatt kommer med i kontrolluppgiftsfilen till Skatteverket om
värden finns i rutorna 050-056. Uppgiften bearbetas dock inte av Skatteverket.
Kontrolluppgifterna ska lämnas till Skatteverket senast 1 februari 2016.
Följ stegen nedan för att skapa och få ett korrekt kontrolluppgiftsregister.
Steg 1
Om du inte genomfört rutinen Ändra/komplettera personuppgifter i punkt 5 ovan behöver du göra det.
Om du redan genomfört rutinen går du vidare till att skapa ditt kontrolluppgiftsregister i steg 2 nedan.
Steg 2
Gå till menyn Verktyg - Kontrolluppgifter för att börja arbetet med att skapa ett register för
kontrolluppgifter. Om du, vid första gången du skapar register för kontrolluppgifter 2015, får meddelandet
Register för kontrolluppgifter finns redan. Vill du ta bort detta?, svarar du Ja. Det kan vara förra årets
register som ligger kvar.
Om du måste skapa ett nytt register, ytterligare
en gång, under arbetet med 2015 års
kontrolluppgifter och svarar Ja på ovanstående
fråga, försvinner manuellt inlagda kommentarer
och ändringar, som du gjort under
Ändra/komplettera kontrolluppgifter i det nya
registret.
Du kan skriva ut listor över dina ackumulatorer och en lista som visar vilka lönearter som är knutna till
respektive ackumulator direkt från bilden där du skapar register för kontrolluppgifter genom att klicka på
de blå understrukna texterna Ackumulatorlista och Lönearter per ackumulator.
1
Kontrollera inkomståret, som anges högst upp till
vänster i bilden. Står det 2015, vet du att du
arbetar i korrekt databas. Står det 2016, befinner
du dig i innevarande års databas och måste byta
till föregående år.
De ackumulatorer som tillhör gruppen
kontrolluppgifter och som innehåller ett värde
föreslås automatiskt. Kontrollera noga att du
anger rätt ackumulator till respektive ruta.
Om dina anställda har värden i ruta 047 (+012)
eller 037 måste du i rutorna 065 eller 070
specificera vad som avses med en beskrivande
text. I denna bild har du dessutom möjlighet att
lämna ett meddelande till inkomsttagarna.
Meddelandet kan också kompletteras med
uppgift om ett visst ackumulatorvärde.
Du kan spara dina inställningar genom att trycka på knappen Spara mall. Då finns uppgifterna kvar när du
går in på de anställda för att ändra och komplettera.
Du får en kontrollfråga som upplyser dig om att kontrollera att de ackumulatorer, som finns med i
underlaget, är de korrekta. Svarar du Nej på frågan kommer du tillbaka till samma bild och kan genomföra
dina korrigeringar. Svarar du Ja, skapas registret.
Du får även följande meddelande, som vänder sig
till dig som har anställda som ska lämna KU13
eller KU14.
Ska du lämna kontrolluppgift KU13 kan du behöva ändra värdet i ruta 011 då samtliga kostnadsersättningar
ska redovisas dit, även traktamente och milersättningar.
Detta gäller dock inte anställda bosatta i ett annat EU/EES-land, vilket du kan läsa om i Skatteverkets
broschyr SKV 304 genom att klicka här »
Ska du lämna kontrolluppgift KU14 måste du även komplettera med ett alternativ i ruta 092.
Har du INTE anställda med KU13 eller KU14 kan du bortse från detta meddelande.
Om någon inkomsttagare har negativ bruttolön,
det vill säga att återbetalning har skett, kommer
personen inte med i filen till Skatteverket.
Inkomsttagaren får istället göra ett avdrag i sin
deklaration motsvarande den återbetalning som
gjorts.
Du kommer däremot kunna skriva ut en kontrolluppgift till den anställde.
2
Steg 3
Gå in under Validera/skapa fil till Skatteverket för att göra en kontroll/validering av dina kontrolluppgifter.
Det är i rutan Skapa fil till Skatteverket, längst
ner till vänster, som du ställer in om du endast vill
validera din kontrolluppgiftsfil eller om du även
vill skapa en fil.
Om du inte har en markering i rutan Skapa fil till
Skatteverket sker endast en validering av
kontrolluppgifterna och det skrivs en logglista på
bildskärmen, som du kan skriva ut. Samtidigt
skapas en loggfil, KU_Validering.log, som sparas
på angiven sökväg.
Om du istället har en markering i rutan Skapa fil
till Skatteverket innebär det att det skapas en
kontrolluppgiftsfil som samtidigt valideras. En
logglista visas även här på bildskärmen och en
loggfil skapas på angiven sökväg.
Det är viktigt att valideringen stämmer för att kontrolluppgiftsfilen inte ska fastna när du försöker skicka
den till Skatteverket.
Fyll i företagsuppgifterna för att kunna genomföra valideringen.
Teknisk kontaktperson
Skriv namnet på den person som Skatteverket kan vända sig till om det är något fel på filen av teknisk
karaktär, exempelvis läsfel.
Utdelningsadress, Postadress
Företagets utdelningsadress, postnummer och ort.
Telefonnummer
Företagets telefonnummer där Skatteverket kan nå den tekniske kontaktpersonen.
Sekel + organisationsnummer
Ange företagets organisationsnummer inklusive sekelsiffra.
E-postadress
Den tekniske kontaktpersonens e-postadress.
Uppgiftslämnare samma som teknisk kontaktperson
Om du markerar rutan Uppgiftslämnare samma som teknisk kontaktperson kopieras namn, telefonnummer
och e-postadress från teknisk kontaktperson.
Uppgiftslämnare kontaktperson
Ange kontaktperson som Skatteverket kan vända sig till vid mer allmänna frågor om kontrolluppgiftsfilen.
3
Telefonnummer, E-postadress
Ange företagets telefonnummer där det går att nå kontaktpersonen samt personens e-postadress.
Rättelsedatum
Om anställda har rättelsedatum i registret ser du datumet i listan, välj ett datum att skicka till Skatteverket.
Sortering
Välj om du vill att de anställda ska sorteras i anställningsnummer- eller namnordning i filen.
Kontrolluppgifter/loggfil till Skatteverket sparas till
Välj var loggfilen ska sparas. Loggfilen heter KU_Validering.log.
Om du inte valt en sökväg men har valt en plats under menyn Arkiv – Inställningar där loggfiler sparas så är
det där filen KU_Validering.log sparas.
Borttag av samtliga kontrolluppgifter för företaget som tidigare har skickats in till Skatteverket
Det finns möjlighet att nolla tidigare inskickade kontrolluppgifter genom att markera denna ruta, skapa
kontrolluppgiftsfilen och föra över den till Skatteverket via e-tjänsten.
När samtliga uppgifter är ifyllda klickar du på knappen OK.
Vid vissa tillfällen varnar valideringen även för det som inte ska åtgärdas, exempelvis om en anställd har en
negativ bruttolön.
Om en inkomsttagare har negativ bruttolön, det vill säga att en återbetalning har skett, kommer
valideringen att varna men detta ska inte åtgärdas så att personen kommer med i kontrolluppgiftsfilen.
Inkomsttagaren får istället göra ett avdrag i sin deklaration motsvarande den återbetalning som gjorts.
Du kommer däremot kunna skriva ut en kontrolluppgift till den anställde.
Steg 4
Gå in under Ändra/komplettera
kontrolluppgifter om du behöver justera värden
på enskilda anställda eller komplettera med
uppgifter som saknas. Då visas kontrolluppgiften
för varje anställd och du kan själv ändra i de rutor
och fält som finns där.
En anställd som har negativt värde i ackumulator
111 Kontant Bruttolön visas under
Ändra/komplettera kontrolluppgifter men
kommer inte med i filen till Skatteverket. Den
anställde får en kontrolluppgift med den negativa
bruttolönen.
Har du inte lagt upp någon ackumulator för ruta 015, Antal månader med bilförmån och lämnar
ackumulatorrutan tom vid skapandet av registret, lägger programmet automatiskt 12 månader som förslag
i ruta 015 på samtliga anställda som haft bilförmån under året. Skulle någon anställd inte haft bilförmån
under hela året, ändrar du detta manuellt via funktionen Ändra/komplettera kontrolluppgifter.
4
Steg 5
För att skapa din kontrolluppgiftsfil går du in under Validera/skapa fil till Skatteverket och markerar rutan
Skapa fil till Skatteverket.
Kontrollera så att alla företagsuppgifter är ifyllda
och är allt ifyllt klickar du på knappen OK för att
skapa kontrolluppgiftsfilen.
Får du upp följande ruta finns det redan en fil med samma namn sparad på den sökväg du valt att spara
filen på.
Välj Skriv över fil för att ersätta den befintliga
filen med denna nya.
Välj Lägg till företag om du vill fylla på filen med
aktuellt företags uppgifter.
Välj Ersätt företag om företaget redan finns i filen
men att du vill ersätta företaget du står i med nya
uppgifter.
Välj Ta bort företag för att ta bort det företag du
står i ur filen.
Endast en kontrolluppgiftsfil skapas, den heter KU.xml och är sparad på den sökväg du angav. Det är endast
denna fil som ska skickas in till Skatteverket.
När du skapar filen till Skatteverket skapas kontrolluppgifter för KU10, KU13, KU14, KU20, KU25 och KU31
för de anställda som berörs.
En anställd som har negativt värde i ackumulator 111 Kontant Bruttolön kommer inte
med i filen till Skatteverket. Däremot kommer den anställde att få en kontrolluppgift med
negativt värde. På sidan 2, i rapporten Arbetsgivardeklaration för hela år 2015, visas
summan för löntagare med negativ bruttolön.
En logglista kommer upp på bildskärmen, om valideringen, som görs samtidigt som filen skapas, hittar
någonting att anmärka på. Samtidigt sparas loggfilen, KU_Validering.log, på samma sökväg som
kontrolluppgiftsfilen.
Ta ställning till om det logglistan anmärker på ska korrigeras eller inte.
5
Det är viktigt att dina uppgifter stämmer för att kontrolluppgiftsfilen inte ska fastna när du försöker skicka
den till Skatteverket.
Om du inte får upp en logglista när du klickar på
knappen OK har du ingenting att korrigera. Du får
då istället följande meddelande.
Var och hur ska kontrolluppgifterna lämnas?
I år har Skatteverket förändrat hanteringen av kontrolluppgifter. Numera gäller följande:





Endast en fil i XML-format ska skickas in via Skatteverkets e-tjänst. I programmet skapas filen KU.xml.
Du kan lämna alla sorters kontrolluppgifter via Skatteverkets e-tjänst.
Inlämning via mobilt media (USB, CD mm) upphör.
Du kan lämna kontrolluppgifter på papper.
Du kan lämna kontrolluppgifter genom att du själv fylleri uppgifterna direkt i Skatteverkets e-tjänst.
För att skicka kontrolluppgifterna på fil via internet behöver du en e-legitimation.
Hur du skaffar en e-legitimation kan du läsa mer genom att klicka här »
För över dina kontrolluppgifter genom att klicka här »
Om du behöver lämna kontrolluppgifter på papper, ska du bifoga blanketten Sammandrag,
Kontrolluppgifter SKV 2304, för inkomståret 2015, vilken du hittar genom att klicka här »
Kontrolluppgifter på papper ska skickas till den adress som står på blanketten. Om det inte står någon
adress ska du skicka till uppgiftslämnarens skattekontor. Adressen hittar du på www.skatteverket.se.
När Skatteverket läst in uppgifterna får du en kvittens.
Meddelanden till Skatteverket kan inte lämnas på kontrolluppgiften. Upplysningar och frågor
måste du skicka separat till ditt skattekontor.
Steg 6
Nu är det dags att skriva ut kontrolluppgifterna till de anställda, gå in under Utskrift av kontrolluppgifter.
Skriv ut på vanligt A4-papper eller använd blankettypen i laserpostformat.
I fältet Blankettyp kan du välja mellan A4 standard, A4 Grafisk, Datapost direkt till port,
Laserpost/Monomail, E-post, Postens eBrev, samt Payslip.
Vill du skicka kontrolluppgiften via e-post väljer du Blankettyp E-post och klickar på knappen Bildskärm.
Programmet skickar då kontrolluppgiften via e-post till de anställda som har en markering i rutan KU Via Epost på fliken PA i registret Anställda. De anställda måste då ha en korrekt e-postadress ifylld på fliken
Allmänt.
Skulle du vilja skriva ut en kontrolluppgift på papper, för en anställd som har en markering i rutan KU Via Epost i anställdaregistret, behöver du markera rutan Skriv ut anställda markerade för E-post under menyn
Verktyg - Kontrolluppgifter - Utskrift av kontrolluppgifter.
6
Har du anställda som saknar eller har en felaktig e-postadress kommer deras anställningsnummer att
redovisas på en fellista, som du kan skriva ut. Stäng sedan ner bilden. Efter det kan du kontrollera
kontrolluppgifterna på din bildskärm för att sedan klicka på knappen E-posthantering.
Uppgift om Avsändare samt Servernamn hämtas
från Företagsuppgifter under menyn Arkiv. Klicka
på knappen OK för att sända. Kontrolluppgiften
kommer att sändas som en pdf-bilaga i mailet till
mottagaren. Listan du skrev ut för de anställda
som saknade eller hade felaktig e-postadress, kan
du ha som underlag till att skriva ut
kontrolluppgifterna på papper.
Du som har Hogia PBM (Portal) och licens för Hogia PBM Payslip kan skapa kontrolluppgifter som de
anställda kan läsa på webben. Vid utskrift av kontrolluppgift väljer du Blankettyp Payslip. Skriv ut på
Bildskärm.
Klicka på knappen Generera webbrapporter.
Kontrolluppgifterna sparas i PDF-format. Till varje PDF-fil skapas en kvittofil.
Kvittofilen innehåller uppgifter om vilken person som har behörighet att läsa kontrolluppgiften i PBM
(Portal).
Det går att sortera bort de anställda som tjänat under 100 kr vid pappersutskrift. Dessa anställda sorteras
automatiskt bort vid skapande av KU-filen.
Du kan även skicka kontrolluppgiften via Posten e-brev (välj under Blankettyp). Detta kräver att du har ett
befintligt avtal med Posten.
Kontrolluppgiftslistor och underlag
Utskrift av summeringsunderlag
Du kan välja att skriva ut summeringsunderlaget i samband med kontrolluppgifterna genom att markera
rutan Inklusive summeringsunderlag när du markerat Utskrift av kontrolluppgifter eller att skriva ut
enbart summeringsunderlaget genom att istället markera alternativet Utskrift av summeringsunderlag
därunder.
Du får en sammanställning av de värden som redovisas i ruta 001 till och med ruta 039 på
kontrolluppgiften.
Vid utskrift av summeringsunderlag genom en markering för Utskrift av kontrolluppgifter på papper med
en bock i rutan Inklusive summeringsunderlag, har du möjlighet att markera rutan Skriv ut anställda
markerade för E-post. Du får då ett summeringsunderlag som motsvarar ditt urval av anställda.
Skriver du enbart ut summeringsunderlaget genom en markering i Utskrift av summeringsunderlag
inaktiveras rutan Skriv ut anställda markerade för E-post och kan inte markeras. Summeringsunderlaget
motsvarar kontrolluppgifterna enligt urvalet av anställda.
7
Kontrollista – fil till Skatteverket
När du väl sparat KU-filen kan du ta ut en kontrollista under steget Kontrollista – fil till Skatteverket för att
enkelt kontrollera innehållet i filen.
På listan skrivs alla anställdas personnummer ut som ingår i den skapade filen samt skatt, bruttolön,
förmåner och belopp i ruta 031. Sist redovisas antal KU10, KU13, KU14, KU20, KU25 och KU31.
Statusrapport
Rapporten ger dig en snabb överblick av innehållet i ditt kontrolluppgiftsregister.
Rättelse av en tidigare inlämnad kontrolluppgift
Rättelsedatum – om du ändrar på tidigare inlämnade uppgifter
Om du behöver göra ändringar i en redan inskickad kontrolluppgift måste du komplettera med uppgift om
rättelsedatum på berörda anställda. Det gör du under Ändra/komplettera kontrolluppgifter.
Rättelsedatum talar om för Skatteverket att den nya kontrolluppgiften ersätter en tidigare inskickad
uppgift.
Du kan nolla en tidigare inskickad kontrolluppgift för en anställd genom att markera rutan Borttag KU, som
tänds upp när du fyller i ett rättelsedatum. När du skapar en ny fil kommer personen med i filen med
nollvärden i alla rutor.
När du lagt till ett rättelsedatum på en anställd
ska du skicka in en ny fil till Skatteverket. Den
tidigare inlämnade uppgiften ersätts i sin helhet
med den nya.
Rättelsefilen ska endast innehålla anställda med
rättelser. När du skapar filen gör du urval på
dessa genom att välja aktuellt rättelsedatum.
Samtidigt som du lägger in ett rättelsedatum
tänds tre alternativ upp som kan hjälpa dig att
nollställa värden i rutorna till KU20, KU25 eller
KU31 om det skulle behövas.
8