1. No category

SOCIAL- OCH
ÄLDREOMSORGSFÖRVALTNINGEN
HANDLÄGGARE
TJÄNSTEUTLÅTANDE
DATUM
DIARIENR
SIDA
2015-08-05
AN-2015/283.119
1 (3)
Äldreomsorgsnämnden
Erika Svärdh
08-535 312 05
[email protected]
Bättre hantering av politiska handlingar - svar på
motion väckt av Birgitta Ljung (MP) och Marica Lindblad
(MP)
Förslag till beslut
Äldreomsorgsnämnden godkänner förvaltningens tjänsteutlåtande Bättre
hantering av politiska handlingar – svar på motion väckt av Birgitta Ljung
(MP) och Marica Lindblad (MP) som sitt yttrande i ärendet.
Sammanfattning
I en motion ställd till kommunfullmäktige föreslår Birgitta Ljung (MP) och
Marica Lindblad (MP) att Huddinge kommun ska ansluta sig till en annan
webbtjänst för bättre hantering av politiska handlingar.
De funktioner som idag finns på huddinge.se, och som motsvarar de tjänster
som motionärerna efterfrågar, kan utvecklas och bli bättre. Frågan om i vilken
utsträckning och på vilket sätt de ska utvecklas bör ingå i det projekt som
kommunstyrelsens förvaltning startar i höst för att förbättra huddinge.se, samt
i det utvecklingsarbete som pågår av kommunens dokument- och
ärendehanteringssystem, W3D3.
Beskrivning av ärendet
I en motion ställd till kommunfullmäktige den 13 april 2015 föreslår Birgitta
Ljung (MP) och Marica Lindblad (MP) att Huddinge kommun ska ansluta sig
till en annan webbtjänst för bättre hantering av politiska handlingar, till
exempel Insyn Sverige.
Motionärerna lyfter fram att det är svårt att hitta handlingar på huddinge.se,
och att det inte går att hitta handlingar som är äldre än tre år. I motionen
hänvisar man till tjänsten Insyn Sverige som omkring 15 kommuner i landet
har anslutit sig till. Insyn Sverige är en av många tjänster på marknaden för
webbpublicering av handlingar och digitala forum för dialog mellan invånare,
politiker och tjänstemän.
Samtliga nämnder i Huddinge kommun är remissinstanser för denna motion.
POSTADRESS
BESÖKSADRESS
TELEFON (VX) OCH FAX
E-POST OCH WEBB
Social- och
äldreomsorgsförvaltningen
141 85 Huddinge
Gymnasietorget 1
08-535 300 00
[email protected]
www.huddinge.se
SOCIAL- OCH ÄLDREOMSORGSFÖRVALTNINGEN
TJÄNSTEUTLÅTANDE
DATUM
DIARIENR
SIDA
2015-08-05
AN-2015/283.119
2 (3)
Förvaltningens synpunkter
Hantering av handlingar
Samtliga nämnders handlingar publiceras idag under Kommun och politik på
huddinge.se. Där finns sammanträdena för de senaste tre åren, uppdelade efter
datum:
www.huddinge.se/Kommun-och-politik/moten-kallelser-och-protokoll/
Om man vill söka fram ett enskilt ärende, utan att veta på vilket datum
sammanträdet hölls eller vilken nämnd det hör till, kan man söka efter
handlingarna i sökfunktionen som finns längst upp till höger på huddinge.se.
Sökfunktionen finns på alla sidor på huddinge.se, och omfattar alla dokument
och sidor som finns på huddinge.se.
Ytterligare en funktion för att hitta handlingar på huddinge.se är Sök i
kommunens diarier:
www.huddinge.se/Kommun-och-politik/sok-i-kommunens-diarier/
Här man kan söka fram handlingar ur diariet, till exempel nämndhandlingar,
från år 2004 och framåt. Man får uppgifter om ärendet, till exempel
diarienummer, datum och handläggare samt en ärendemening som innehåller
information om vad ärendet handlar om. Däremot kan man inte öppna
dokumenten via denna funktion, i stället får man vända sig till registrator. Till
funktionen finns en hjälpsida med tydliga instruktioner om hur man använder
Sök i kommunens diarier:
www.huddinge.se/Kommun-och-politik/sok-i-kommunens-diarier/sa-harsoker-du/
Det pågår ett arbete med att vidareutveckla Huddinge kommuns dokumentoch ärendehanteringssystem, W3D3. När arbetet är klart kommer servicen på
huddinge.se att likna den man får i Insyn Sverige. Under hösten 2015
kommer Huddinge kommun dessutom att genomföra ett projekt för att
förbättra innehållet och funktionaliteten på huddinge.se. Social- och
äldreomsorgsförvaltningen kommer att delta i projektets styrgrupp och
arbetsgrupp.
Invånarnas möjlighet till dialog med förtroendevalda och tjänstemän
Det finns redan idag bra dialogmöjligheter på huddinge.se via Servicecenters
frågeforum och Fråga din politiker. Besökaren når båda dessa forum från
startsidan på huddinge.se:
www.huddinge.se/Kommun-och-politik/kontakta-oss/fragor-felanmalanklagomal/dialogen/fraga-din-politiker/
kontakt.huddinge.se/org/huddingekommun/
SOCIAL- OCH ÄLDREOMSORGSFÖRVALTNINGEN
TJÄNSTEUTLÅTANDE
DATUM
DIARIENR
SIDA
2015-08-05
AN-2015/283.119
3 (3)
Genom att erbjuda invånarna olika typer av forum för dialog med de
förtroendevalda bidrar vi till att stärka den demokratiska processen. Men det
ställer också krav på såväl politiker som tjänstemän vad gäller svarstider,
diarieföring och förmågan att enkelt sortera ut de frågor som rör de
förtroendevalda respektive tjänstemännen i kommunen.
Några av de kommuner som är med i Insyn Sverige, till exempel Knivsta och
Mora, uppger att de har som ambition att svara på frågor inom en vecka.
Frågor som kommer in till kommunen ska besvaras skyndsamt, vilket normalt
sett innebär att man svarar inom en till två dagar. Om Huddinge ska ansluta
sig till Insyn Sverige, eller en liknande tjänst, är det viktigt att det finns en
tydlig ansvarsfördelning och regler för till exempel för svarstider och
diarieföring.
Bra funktioner som kan vidareutvecklas
Öppenhet, insyn, delaktighet och dialog är grundläggande förutsättningar för
demokrati. Invånarna har rätt att på ett enkelt sätt ta del av kommunens
handlingar och bör ges så bra förutsättningar som möjligt att föra en dialog
med de förtroendevalda.
Det finns redan idag funktioner på huddinge.se som motsvarar de tjänster som
motionärerna efterfrågar. Däremot kan de befintliga funktionerna
vidareutvecklas och bli bättre, och här pågår det redan ett arbete inom
kommunen. Frågan om i vilken utsträckning och på vilket sätt de ska
utvecklas bör ingå i det projekt som kommunstyrelsens förvaltning startar i
höst för att förbättra huddinge.se och i det förbättringsarbete som pågår av
dokument- och ärendehanteringssystemet W3D3.
Britt-Marie Karlén
Social- och äldreomsorgsdirektör
Erika Svärdh
Kommunikationschef
Bilagor
Motionen – Bättre hantering av politiska handlingar
Beslutet delges
Kommunstyrelsens förvaltning