sändning av e-fakturor till fortum bolag i sverige och norge
Instruction 1 (3) 15.7.2015 SÄNDNING AV E-FAKTUROR TILL FORTUM BOLAG I SVERIGE OCH NORGE 1 VAD ÄR EN E-FAKTURA? En e-faktura innehåller samma information som en pappersfaktura, den består av fakturans informationsfält och bild. En e-faktura kan tas emot direkt av ett elektroniskt hanteringssystem för inköpsfakturor, där den kan hanteras utan några manuella arbetsmoment. Fakturans bild underlättar granskning, godkännande och övrig hantering av fakturan. E-fakturan kan arkiveras som en pappersfaktura men på ett mer kostnadseffektivt sätt. 2 E-FAKTURANS FÖRDELAR Båda parter drar nytta av e-fakturering. Hanteringskostnaderna för en e-faktura är lägre än för en pappersfaktura. Avsändaren (fakturautställaren) sparar kostnader som avser utskrift, post-service och arkivering av fakturor. Det är enkelt att följa upp efakturorna. Också utsläpp av koldioxid minskar. En e-faktura kan också innehålla mer information vilket gör attestprocessen snabbare. E-fakturautställare kan erbjuda sina kunder en bättre kundservice genom att förbättra sin fakturahanteringsprocess. Leverantörens beredskap för e-fakturering är ett viktigt kriterium för Fortum. 3 E-FAKTURA ADRESS Fakturautställaren samt fakturamottagaren identifieras av en e-faktura adress. Båda parter har sina egna unika e-faktura adresser. Vanligen avser en e-faktura adress t.ex. en OVT-kod eller IBAN. Fortum bolagen använder OVT-koder, som består av 0007 (4 första siffror är landet - Sverige, sen kommer organisationsnummer, dessutom också används 1-5 teckens lång specifikation t.ex. för identifiera organisationsnivå00071111111122222. 4 DET FINNS FEM OLIKA MÖJLIGHETER ATT SKICKA E-FAKTUROR TILL FORTUM BOLAG Fortum tar emot e-fakturor via Basware Business Transactions (BT) service. Som leverantör kan ni välja den lösning som passar er bäst av de fyra olika alternativen. 4.1 Ni skickar redan e-fakturor till era kunder via en nätoperatör eller via en bank. Om ni redan har ett avtal med en nätoperatör vänligen be nätoperatören skicka fakturor till Fortum via Baswares nätverksservice (Baswares operatörskod är BAWCFI22). Basware har avtal gällande samtrafik med olika nätverksoperatörer i Norden, Europa samt i USA. Avtal gällande samtrafiksparter finns på länken: http://www.basware.com/why-basware/b2b-cloud/open-network/e-invoicing-network FBS Financial Services Fortum Oyj Business ID 1463611-4 VAT Reg.No FI14636114 Domicile Espoo Instruction 2 (3) 15.7.2015 4.2 Baswares integrerade lösning Man kan skicka fakturor direkt till ett fakturahanteringssystem med hjälp av Baswares e-fakturahanteringslösning. E-fakturor kan skickas med samma fakturahanteringslösning till alla bolag som är tekniskt förberedda för att ta emot e-fakturor. Det behövs inga överflödiga arbetsmoment om man skickar e-fakturor direkt till ett fakturahanteringssystem. Om fakturahanteringssystemet kan producera XML– eller liknande filformat (t.ex. Svefaktura, OIOXML,TEAPPS) kan man snabbt skapa förbindelser. Med hjälp av Basware fakturahanteringslösning kan ni följa upp fakturatrafiken med hjälp av ett nätbaserat uppföljningsverktyg och bearbeta innehållet. Basware hjälper er gärna med att börja skicka e-fakturor. 4.3 E-fakturor via virtuell printer Om ni har under 500 fakturor per månad, kan ni skicka fakturorna via en virtuell printer till Basware service. Där kommer materialet att bli omvandlat till e-fakturor och skickas vidare till mottagaren. För mer information om virtuell printer: http://www.basware.com/solutions/e-invoicing/easy-invoicing-solutions/virtualprinter 4.4 Skicka e-fakturor via Baswares leverantörsportal Om ni skickar mindre än 100 fakturor om året, ger Fortum er möjligheten att skicka efakturorna via en leverantörsportal gratis. Ni kan börja med att registrera er som användare av leverantörsportalen för att skicka e-fakturor till Fortum bolag och enheter. Ni kan också skicka e-fakturor till andra bolag som har en leverantörsportal. Ni kan också bläddra bland era fakturor i leverantörsportalen samt skriva ut bilden av fakturan för er bokföring. Ni kan starta med att skicka e-fakturor direkt efter registrering på leverantörsportalen enligt följande instruktion: http://www.basware.com/solutions/e-invoicing/supplier-sending/supplier-portal 5 SKICKA FÖRSTA E-FAKTURAN TILL FORTUM Ni kan skicka den första e-fakturan som testfaktura eller produktion faktura. Om Ni först vill skicka en e-faktura som testfaktura kan ni skicka den till Fortum testbolag och använda e-faktura adress 003712345678000 (operatör id BAWCFI22). Efter verifiering av testfakturan kommer den att makuleras. När ni sänder första e-fakturan som produktionsfaktura måste ni använda korrekta fakturadata och de korrekta e-fakturaadresserna för resp. Fortumbolag. Säkerställa också att viktiga uppgifter såsom order nummer och referens person är skickat i XML data fil enligt med e-faktura standard, inte endast i separat faktura bild fil om ni sänder bild som PDF fil. FBS Financial Services Fortum Oyj Business ID 1463611-4 VAT Reg.No FI14636114 Domicile Espoo Instruction 3 (3) 15.7.2015 När ni har skapat er första faktura, vänligen skicka en separat bekräftelse via e-post till följande adress: mailto: [email protected] I denna bekräftelse ska ni ange följande uppgifter: • Datum och tid när fakturan är skickad • Fakturans totala belopp • Fakturans nummer • Avsändarens namn • Mottagarens namn • Mottagarens e-faktura adress • Namn av avsändarens nätoperatör Fortum skickar bekräftelse på första fakturan efter att man har kontrollerat att alla krävda uppgifter finns med för fakturahanteringen. Vi skickar svaret tillbaka via epost inom 2-4 dagar. 6 KONTAKTUPPGIFTER Fortums kontaktuppgifter Email: [email protected] Fortum, FBS Financial Services, Service Desk +46 8 671 8000 Fortum Växel +46 8 671 70 00 Baswares kontaktuppgifter: Yrkesmässiga ärenden Basware AB Tel. +46 8 50 57 44 00 http://www.basware.se/om-oss/kontakt Support frågor gällande e-fakturor eller leverantörsportalen: Basware AB Business hours: 8:00 – 16.00 (svensk tid) Tel. +46 8 50 57 44 44 Email: [email protected] Mer information om Fortum e-fakturor Ni kan hitta mer information om Fortums e-fakturor i Fortum’s web pages –Corporate –> Purchasing –> e-Fakturering (www.fortum.com) Följande dokument finns tillgängliga på internet: FBS Financial Services Fortum Oyj • Fortums e-fakturaadresser för Sverige och Norge • Krav på e-fakturors innehåll • Leverantörsportal – Snabbguide • FAQ om e-fakturor Business ID 1463611-4 VAT Reg.No FI14636114 Domicile Espoo
© Copyright 2024