1. No category

Instruction
1 (3)
15.7.2015
SÄNDNING AV E-FAKTUROR TILL FORTUM BOLAG I SVERIGE OCH NORGE
1
VAD ÄR EN E-FAKTURA?
En e-faktura innehåller samma information som en pappersfaktura, den består av fakturans informationsfält och bild. En e-faktura kan tas emot direkt av ett elektroniskt
hanteringssystem för inköpsfakturor, där den kan hanteras utan några manuella arbetsmoment. Fakturans bild underlättar granskning, godkännande och övrig hantering
av fakturan. E-fakturan kan arkiveras som en pappersfaktura men på ett mer kostnadseffektivt sätt.
2
E-FAKTURANS FÖRDELAR
Båda parter drar nytta av e-fakturering. Hanteringskostnaderna för en e-faktura är
lägre än för en pappersfaktura. Avsändaren (fakturautställaren) sparar kostnader som
avser utskrift, post-service och arkivering av fakturor. Det är enkelt att följa upp efakturorna. Också utsläpp av koldioxid minskar.
En e-faktura kan också innehålla mer information vilket gör attestprocessen snabbare.
E-fakturautställare kan erbjuda sina kunder en bättre kundservice genom att förbättra
sin fakturahanteringsprocess. Leverantörens beredskap för e-fakturering är ett viktigt
kriterium för Fortum.
3
E-FAKTURA ADRESS
Fakturautställaren samt fakturamottagaren identifieras av en e-faktura adress. Båda
parter har sina egna unika e-faktura adresser. Vanligen avser en e-faktura adress t.ex.
en OVT-kod eller IBAN. Fortum bolagen använder OVT-koder, som består av 0007
(4 första siffror är landet - Sverige, sen kommer organisationsnummer, dessutom
också används 1-5 teckens lång specifikation t.ex. för identifiera
organisationsnivå00071111111122222.
4
DET FINNS FEM OLIKA MÖJLIGHETER ATT SKICKA E-FAKTUROR TILL
FORTUM BOLAG
Fortum tar emot e-fakturor via Basware Business Transactions (BT) service. Som leverantör kan ni välja den lösning som passar er bäst av de fyra olika alternativen.
4.1
Ni skickar redan e-fakturor till era kunder via en nätoperatör eller via en
bank.
Om ni redan har ett avtal med en nätoperatör vänligen be nätoperatören skicka fakturor till Fortum via Baswares nätverksservice (Baswares operatörskod är BAWCFI22).
Basware har avtal gällande samtrafik med olika nätverksoperatörer i Norden, Europa
samt i USA. Avtal gällande samtrafiksparter finns på länken:
http://www.basware.com/why-basware/b2b-cloud/open-network/e-invoicing-network
FBS Financial Services
Fortum Oyj
Business ID 1463611-4
VAT Reg.No FI14636114
Domicile Espoo
Instruction
2 (3)
15.7.2015
4.2
Baswares integrerade lösning
Man kan skicka fakturor direkt till ett fakturahanteringssystem med hjälp av Baswares
e-fakturahanteringslösning. E-fakturor kan skickas med samma fakturahanteringslösning till alla bolag som är tekniskt förberedda för att ta emot e-fakturor. Det behövs
inga överflödiga arbetsmoment om man skickar e-fakturor direkt till ett fakturahanteringssystem.
Om fakturahanteringssystemet kan producera XML– eller liknande filformat (t.ex.
Svefaktura, OIOXML,TEAPPS) kan man snabbt skapa förbindelser. Med hjälp av
Basware fakturahanteringslösning kan ni följa upp fakturatrafiken med hjälp av ett
nätbaserat uppföljningsverktyg och bearbeta innehållet. Basware hjälper er gärna med
att börja skicka e-fakturor.
4.3
E-fakturor via virtuell printer
Om ni har under 500 fakturor per månad, kan ni skicka fakturorna via en virtuell printer till Basware service. Där kommer materialet att bli omvandlat till e-fakturor och
skickas vidare till mottagaren.
För mer information om virtuell printer:
http://www.basware.com/solutions/e-invoicing/easy-invoicing-solutions/virtualprinter
4.4
Skicka e-fakturor via Baswares leverantörsportal
Om ni skickar mindre än 100 fakturor om året, ger Fortum er möjligheten att skicka efakturorna via en leverantörsportal gratis. Ni kan börja med att registrera er som användare av leverantörsportalen för att skicka e-fakturor till Fortum bolag och enheter.
Ni kan också skicka e-fakturor till andra bolag som har en leverantörsportal. Ni kan
också bläddra bland era fakturor i leverantörsportalen samt skriva ut bilden av fakturan för er bokföring. Ni kan starta med att skicka e-fakturor direkt efter registrering på
leverantörsportalen enligt följande instruktion:
http://www.basware.com/solutions/e-invoicing/supplier-sending/supplier-portal
5
SKICKA FÖRSTA E-FAKTURAN TILL FORTUM
Ni kan skicka den första e-fakturan som testfaktura eller produktion faktura. Om Ni
först vill skicka en e-faktura som testfaktura kan ni skicka den till Fortum testbolag
och använda e-faktura adress 003712345678000 (operatör id BAWCFI22). Efter verifiering av testfakturan kommer den att makuleras.
När ni sänder första e-fakturan som produktionsfaktura måste ni använda korrekta
fakturadata och de korrekta e-fakturaadresserna för resp. Fortumbolag. Säkerställa
också att viktiga uppgifter såsom order nummer och referens person är skickat i XML
data fil enligt med e-faktura standard, inte endast i separat faktura bild fil om ni sänder
bild som PDF fil.
FBS Financial Services
Fortum Oyj
Business ID 1463611-4
VAT Reg.No FI14636114
Domicile Espoo
Instruction
3 (3)
15.7.2015
När ni har skapat er första faktura, vänligen skicka en separat bekräftelse via e-post
till följande adress: mailto: [email protected]
I denna bekräftelse ska ni ange följande uppgifter:
•
Datum och tid när fakturan är skickad
•
Fakturans totala belopp
•
Fakturans nummer
•
Avsändarens namn
•
Mottagarens namn
•
Mottagarens e-faktura adress
•
Namn av avsändarens nätoperatör
Fortum skickar bekräftelse på första fakturan efter att man har kontrollerat att alla
krävda uppgifter finns med för fakturahanteringen. Vi skickar svaret tillbaka via epost inom 2-4 dagar.
6
KONTAKTUPPGIFTER
Fortums kontaktuppgifter
Email: [email protected]
Fortum, FBS Financial Services, Service Desk +46 8 671 8000
Fortum Växel +46 8 671 70 00
Baswares kontaktuppgifter:
Yrkesmässiga ärenden Basware AB Tel. +46 8 50 57 44 00
http://www.basware.se/om-oss/kontakt
Support frågor gällande e-fakturor eller leverantörsportalen:
Basware AB
Business hours: 8:00 – 16.00 (svensk tid) Tel. +46 8 50 57 44 44
Email: [email protected]
Mer information om Fortum e-fakturor
Ni kan hitta mer information om Fortums e-fakturor i Fortum’s web pages –Corporate
–> Purchasing –> e-Fakturering (www.fortum.com)
Följande dokument finns tillgängliga på internet:
FBS Financial Services
Fortum Oyj
•
Fortums e-fakturaadresser för Sverige och Norge
•
Krav på e-fakturors innehåll
•
Leverantörsportal – Snabbguide
•
FAQ om e-fakturor
Business ID 1463611-4
VAT Reg.No FI14636114
Domicile Espoo