Att genomföra distriktsstämma  2015
Distriktsstämmor hålls under april månad i Fonus samtliga 41 medlemsdistrikt. Stämmorna
planeras och genomförs av distriktsrådet i samarbete med Fonus distriktschef samt lokala
kontor.
Syftet med distriktsstämman
Distriktsstämman är årets lokala avstämning och avstamp i den demokratiska organisationen.
Senast under april månad ska ombud/företrädare för medlemsorganisationerna inom varje
distrikt samlas till ordinarie distriktsstämma. Distriktsrådet svarar för genomförandet av
stämman och ska till stämman avge skriftlig rapport över sin verksamhet under det gångna året.
På stämman väljs distriktsråd, distriktsrådsordförande och
valberedning. Stämman väljer också distriktets ombud till
föreningsstämman, som hålls i maj och är högsta beslutande organ för
Fonus, ekonomisk förening.
Distriktsstämman uttalar sig också om verksamhetsberättelsen och om
inkomna motioner, vilka sedan behandlas på föreningsstämman.
Stämman är dessutom ett bra tillfälle att nå ut lokalt till medlemsföreningarna och berätta om
Fonus och Familjens jurists verksamhet.
Kallelse
Det är vd, eller den som vd utser, som utfärdar kallelse till stämman. I praktiken innebär det att
Fonus Medlemskommunikation skickar ut kallelser. Det görs i två steg. Först får varje
medlemsorganisation en kallelse till distriktsstämman där de ombeds att anmäla
ombud/deltagare. Anmälan görs på Fonus ägarsidor, som finns på www.fonus.se.
De enskilda ombuden får sedan en separat inbjudan nära inpå stämman. Då bifogas
verksamhetsberättelse och motionshäfte.
Fonus informerar distrikten (distriktsrådsordförande samt Fonus distriktschef och/eller lokal
kontorschef) vilka ombud som är anmälda till den lokala distriktsstämman.
Enligt stadgarna ska medlemmarna kallas till stämma minst fyra veckor före ordinarie stämma.
Senast två veckor före stämman ska medlemsorganisationerna anmäla vilka ombud som
kommer till stämman för att representera dem.
Vid ordinarie distriktsstämma ska ärenden enligt § 13 i Fonus stadgar förekomma.
Antal ombud på distriktsstämman
Hur många ombud en medlemsorganisation kan skicka till distriktsstämman, beror på
insatskapitalets storlek. Även om en medlemsorganisation har rätt att skicka många ombud till
en distriktsstämma är detta sällan praktiskt möjligt. Viktigast är att sträva efter att samtliga
ägarorganisationer skickar åtminstone en person till distriktsstämman.
1
Utgåva 2015-02-15
Ur § 12 i Fonus stadgar:
”Vid distriktsstämma äger varje medlem rätt att representeras av ett ombud. Därutöver äger varje medlem rätt att representeras av
ytterligare ett ombud för var tionde andel à 200 kronor.
Varje ombud äger en röst. Ingen medlem kan utöva rösträtt för mer än en femtedel av de vid stämman röstberättigade. Ombud kan
inte överlåta sin rösträtt på annat ombud.”
Antal ombud/fullmäktige på föreningsstämman
Hur många ombud distriktsstämman ska utse att representera distriktet
på föreningsstämman framgår av tabell på intranät och ägarsidor. Här
styr antalet ägarföreningar i respektive distrikt.
Kom-ihåg-lista vid genomförandet av distriktsstämman
 Var på plats i tid och testa att tekniken fungerar (internet, högtalare,
projektor etc.). Syns bilder längst bak i rummet?
 Se till att det är väl skyltat fram till möteslokalen.
 Ta emot deltagarna så att de känner sig varmt välkomna.
 Förteckning över ombuden/avprickningslista för röstlängd. Pricka av
vid entrén eller ropa upp vid mötets början.
 Gå igenom vem som ska säga vad och ungefär hur lång tid det får ta.
Vem kommer att föreslås leda mötet? Är hon/han tillfrågad och
förberedd? Planera förtäringen efter beräknad mötestid. De flesta
stämmor är klockan 18.00 då många deltagare kommer hungriga
direkt från jobbet.
 Material att ta med till stämman
o Verksamhetsberättelse och motionshäfte till dem som glömt
sina
o
o
o
o
o
(en rejäl bunt skickas ut till distriktscheferna innan vecka 15)
Distriktsrådets rapport (kan kopieras hos Fonus)
Stadgar, ett mindre antal (finns att skriva ut från ägarsidor och intranät)
Protokoll från föregående års distriktsstämma
Valberedningens förslag (kan kopieras hos Fonus)
Pennor och block
 På podiet: pennor, anteckningsblock, verksamhetsberättelsen med dagordning,
valberedningens förslag, ev. ordförandeklubba, vatten, sekreteraren bör ha egen laptop
 Duk/skärm, projektor, ev. skarvsladd
 Högtalaranläggning, ev. hörselslinga
 Vad får deltagarna med sig därifrån? Broschyrer från Fonus och Familjens jurist?
Vita arkivet? Annat material som distribueras av Fonus marknadsavdelning.
 Blommor till avgående distriktsrådsledamöter
 Något att äta före, under eller efter mötet. Vatten och frukt/godis under mötet?
2
Utgåva 2015-02-15
Aktiviteter före och under distriktsstämmans genomförande
Distriktsrådens rapport
Distriktsråden ska upprätta en rapport med de aktiviteter som genomförts under året. Mallar för
rapportens förstasida och innehåll finns på ägarsidorna. Rapporten ska omfatta de aktiviteter
som rådet har tagit initiativ till och genomfört under året. Den får gärna innehålla engagerande
beskrivningar och bilder.
Lokal Fonus-kontakt kompletterar rapporten med den ekonomiska redovisningen för distriktet.
Verksamhetsberättelse
Medlemskommunikation i samarbete med marknadsavdelningen och ekonomiavdelningen tar
fram verksamhetsberättelse för Fonus, ekonomisk förening. Medlemskommunikation ser till att
den skickas till samtliga medlemsorganisationer, förtroendevalda och ombud/stämmodeltagare.
Motionsbehandling
På distriktsstämmans dagordning finns en punkt där stämman kan yttra sig om de motioner som
inkommit till höstmötena och sedan kommenterats av Fonus styrelse. Styrelsen ger förslag till
beslut om motionerna, som slutligen behandlas på föreningsstämman.
Parentation
Parentation (tyst minut) hålls för distriktsrådsledamöter som avlidit under året.
Sekreterare
Eftersom protokoll från distriktsstämmorna ska skickas in till Fonus Medlem inom en vecka, är
det en fördel om protokollet skrivs av någon med vana. Enklast är om protokollet kan skrivas
direkt på dator under sittande möte. Protokollsmall finns på ägarsidorna och intranätet.
Äta och dricka
Kostnaderna för förtäring vid stämman ryms inom den centrala budgeten och belastar inte
distriktsrådets aktivitetsbudget. En idé kan vara att anlita någon som Fonus har samarbete med
för förtäringen vid begravningar, så blir det samtidigt information om sortimentet. Enklare buffé
rekommenderas. Då kan alla hitta något de tycker om.
Efter distriktsstämman
Konstituerande sammanträde
Enligt stadgarna ska valda distriktsråd omedelbart efter distriktsstämman genomföra
konstituerande sammanträde. Protokollsmall finns på ägarsidorna och intranätet.
Protokoll och distriktsrådets verksamhetsrapport
Skickas till Fonus Medlemskommunikation inom en vecka efter distriktsstämman.
Valda ombud till föreningsstämman
Uppgifter om valda ombud till föreningsstämman ska direkt efter distriktsstämman anmälas till
Fonus Medlem. Detta är viktigt, eftersom ombuden ska erhålla kallelse i god tid till
föreningsstämman.
Namn- och adressförteckning över samtliga förtroendevalda i distriktsrådet
Aktuell namn- och adressförteckning (nyvalda, omvalda och de som har mandattid kvar) ska
snarast, dock senast en vecka efter distriktsstämman insändas till Medlemskommunikation.
Listan skickas även till distriktsråden och lokala Fonus-kontaktpersoner.
3
Utgåva 2015-02-15
Adressändringar som sker under året för förtroendevalda ska rapporteras till
Medlemskommunikation.
Material på ägarsidorna och intranätet
På ägarsidorna och intranätet finns nu uppdaterade mallar och underlag för protokoll,
rapporter, nomineringar etc som rör distriktsstämman.
Ägarsidorna nås via Fonus webbplats, www.fonus.se. Använd knappen ”Om Fonus” uppe till
höger på sidan och sedan vidare till ”Medlemmar och ägare” .
4
Utgåva 2015-02-15