Ökad effektivitet och bättre användarstöd med BPM
18 ANNONS HELA DENNA TEMATIDNING ÄR EN ANNONS FRÅN MEDIAPLANET ANNONS BPM Datakvalitet allt viktigare för företag Felaktiga data kan förstöra vilket BI-system som helst. Utgå från att allt som kan gå fel kommer att göra det. Ett väl fungerande beslutsstöd kan hjälpa ett företag att bli än mer effektivt och mer lönsamt. Men för att få ut absolut bästa effekt måste de data som används vara av högsta kvalitet. För att få kvalitet på data krävs att hela verksamheten pratar samma språk. Det räcker att en användare får se ett felaktigt resultat en gång för att systemets trovärdighet ska försvinna. Ett företag med rätt information av högsta kvalitet har stora möjligheter att lyckas och bli bäst inom sin bransch. Med hjälp av Business Process Management, BPM, är det möjligt att mäta, effektivisera och optimera företagets olika processer samtidigt som handläggarna får ett bättre stöd och överblick över de uppgifter som ska utföras. TEXT: BERTIL HÅKANSSON Iphone, affärsmannens nya ögonsten? "JÚRN%RIK7ILLOCHMANAGEMENTKONSULTPÍ#ORDIAL"USINESS!DVISERS Apples mobiltelefon har ännu inte gått om Nokia och Sony Ericsson på de svenska företagen. Men många leverantörer av affärssystem, säkerhetsprodukter och e-postsystem har börjat anpassa sina produkter för Apples plattform. Danska Excitor håller på att utveckla en e-postklient till Iphone. Microstrategy använder telefonen för beslutsstöd och Check Point gör den säker. Nu vill alla hjälpa till att övertyga företagens beslutsfattare om att satsa på heta Iphone som förutom att ha snygg design också är väldigt lätthanterlig och användarvänlig. Excitor, företaget bakom DME som många svenska företag använder för hantering av mobil e-post, vill bredda vägen för Apples intåg på marknaden. Eftersom Iphone precis kommit till Sverige är det lite för tidigt att se hur stora företagssatsningar blir på den. Men inom en snar framtid kanske vi ser Iphone kliva om de redan inbitna affärstelefonerna från bland annat Blackberry, Sony Ericsson och Nokia. Källa: Computer Sweden Ökad effektivitet och bättre användarstöd med BPM E xempel på verksamheter som lämpar sig för BPM är processer som inkluderar interaktioner mellan människor, till exempel beställningar, arbete med flera tillämpningar samtidigt eller hantering av processregler och dynamiska förändringar där man har uppgifter som ger flera alternativ och olika resultat. För att åskådliggöra processerna är det viktigt att flödena tydliggörs genom bland annat modellering, som utgör ett viktigt verktyg på vägen mot användning av BPM. Vid modellering får man en beskrivning av delprocesserna som ingår i den verksamhet som bedrivs och vad som skall uppnås. Göra på annat sätt? '050"-&9"/%&3)"'&."//*450$,1)050 – När man jobbar på detta sätt blir det också möjligt att ställa frågor om varför man gör som man gör och om uppgifterna kanske kan utföras på ett bättre sätt, säger Björn-Erik Willoch som är managementkonsult på Cordial Business Advisers. Modellering av processerna är alltså första steget. Därefter övergår man till att analysera och testa systemet för att hitta fel och kanske också göra förbättringar. – I detta avseende skiljer sig BPM från traditionella, monolitiska affärssystem, där det är svårt att både testa och ändra på processnivå. Istället arbetar man med att bygga upp ett system som är lätt att manövrera och ändra när detta blir nödvändigt med hänsyn till verksamhetens utveckling, säger BjörnErik Willoch. Efter testning och justering av BPM-modellen ska denna integreras med företagets övriga affärsoch datasystem samt tillämpningar. Detta för att användarna ska få tillgång till all information som behövs för att utföra sina uppgifter. Bättre förståelse På Försäkringskassan har man sedan ett antal år tillbaka arbetat med att åskådliggöra och ena sina processer för att nå upp till de mål man satt upp, bland annat: s ENKELHET n KONTAKTVËGAR SOM passar medborgarna, effektiv telefonkundtjänst, bra Internettjänster, besked direkt, språk som alla förstår. s SNABBHETnKORTAHANDLËGGNINGStider, snabb service, snabba besked och utbetalningar. s KORREKTHET n KORREKTA BESLUT I hela landet, professionellt bemötande, hög trovärdighet. För att klara detta är det viktigt att alla ärenden handläggs på samma sätt. – Genom att alla processerna är kartlagda skapar vi större förståelse för hur vi kan öka vår gemensamma produktivitet samtidigt som vi skapar stor kundnytta. Delaktigheten i att bli bättre ökar då handläggarna kan vara med och förbättra processerna, säger Peter Sahlin på Försäkringskassan och fortsätter: – Användning av BPM ger enhetlig och effektiv hantering av alla olika ärenden, vilket gör det smidigare för medborgarna. Alla får en enkel, snabb och rätt service. Samtidigt blir det möjligt att också ge personlig handläggning när så är nödvändigt. Stora transaktionsvolymer Pelle Sandö, affärsområdeschef på konsultföretaget Kerfi, anser att BPM är särskilt lämpligt för företag som hanterar stora transaktionsvolymer eller har behov av infor- “ Modellering av processerna är alltså första steget. Därefter övergår man till att analysera och testa systemet för att hitta fel och kanske också göra förbättringar. mation från flera system eller avdelningar. Oftast är det i medelstora eller stora företag som effektiviseringarna blir störst. Vid införandet av BPM definierar man processerna och vem som är ansvarig för vad och vilken information som behövs. Sen kan man styra hårt eller mjukt, men för medarbetarna innebär det en bättre överblick av arbetet. Man måste dock se till att processerna verkligen stöder företagets mål och strategi. Ibland glömmer man bort det. – BPM ger förutsättningar för styrning, kontroll och spårbarhet av de olika processerna. Man får koll på vem som har gjort vad, när och hur. Det ger mindre fel i den värdeskapande kedjan och snabbar upp arbetet, säger Pelle Sandö som från sin verksamhet har exempel på stora besparingar. Ett av Kerfis kundföretag hanterar årligen ca 180 000 kundärenden. Innan man införde BPM tog det 17 dagar att hantera ett ärende. Idag tar det 3 dagar. – Hela investeringen inklusive verktyg och arbetsinsats var betald under ett år, säger Pelle Sandö och beskriver hur det gick till: – Man tittade på vilka processer som gav mest affärsnytta och därefter bestämde man hur processerna borde se ut. Skillnaden analyserades och utifrån detta har sju kärnprocesser automatiserats. – Tillämpning av BPM förutsätter att man beskriver sina affärsprocesser. Det ger förutsättningar för mätning, ständiga förbättringar och högre effektivitet. Samtidigt blir det enklare att möta nya krav från kunder, leverantörer, partner och myndigheter. Marknaden för BPM i Sverige uppskattas idag vara värd ca 250 miljoner SEK. Under de närmaste fem åren räknar man med en fyrdubbling av marknaden.
© Copyright 2024