2015-09-15
Lathund, skapa kurstillfällen för Ladok via UtbildningsGubas
Den här lathunden avser tillfällen som tidigare har beställts direkt från Ladokgruppen. Dessa ska
läggas in i UtbildningsGubas för att sedan automatiskt föras över till Ladok. Kurstillfällen som ska
sökas via antagning.se hanteras som tidigare och behandlas inte i denna lathund.
Du loggar in genom Medarbetarportalen > Verktyg > Gubas > UtbildningsGubas (i vänstermenyn) >
Till UtbildningsGubas. Inloggningsuppgifterna är samma som till Medarbetarportalen. Observera att
du måste ha särskild behörighet till UtbildningsGubas och om du inte kan logga in beror det troligtvis
på att du saknar behörighet till systemet. Behörighet fås genom blanketten ”Ansökan om
användarbehörighet i Gubas” i blankettarkivet på Medarbetarportalen.
1. Hitta kurs för att skapa kurstillfälle
•
•
•
•
•
Gå till Utbildningstillfälle >Välj antagningsomgång.
Välj aktuell omgång, ex LadokV16 1, och klicka Välj. (Antagningsomgångarna för kurserna
som ska direkt till Ladok ligger längst ner i denna lista.)
Gå till Utbildning i menyn och klicka sedan Sök.
Välj Institution.
Sök fram den eller de kurser du ska skapa tillfälle för genom att ange koden i Kurskod. För att
söka fram flera kurser på samma gång kan % användas för fritext i koden (ett eller flera
tecken). Bara % söker fram alla kurser för vald institution, EN13% söker fram alla kurser vars
kod börjar med EN13, medan EN%13 söker fram alla som börjar med EN och slutar med 13.
1
Kurser som går över sommaren läggs in i särskild antagningsomgång som öppnas upp samtidigt som omgången
för höstterminen.
Sektionen för studieadministrativa system
Karl Gustavsgatan 29, Box 100, 405 30 Göteborg
031 786 00 00
www.gu.se
1 (5)
2015-09-15
•
Sökresultatet kommer se ut liknande det nedan:
a. Om Nytt tillfälle går att klicka på, klicka och följ sedan instruktionerna i avsnitt
”Uppgifter för att skapa tillfälle” nedan.
b. Om knappen Nytt tillfälle är gråmarkerad, kontrollera vilket tecken som står inom
parentes (ex (*S) ).
i. Om *A, så är inte antagningsomgång vald, se andra punkten i listan ovan.
ii. Om *S, måste status på utbildningen ändras, klicka på Redigera och följ
instruktionerna i nästa avsnitt:
2. Om tillfälle inte kan skapas: Redigera utbildning
Nedanstående uppgifter krävs för att kunna spara utbildningen så att tillfälle kan skapas. Detta
behöver bara läggas in en gång per kurs. När uppgifterna är sparade kommer tillfällen gå att skapa
för alla kommande terminer.
1. Urvalsmodell - Finns normalt två alternativ. Vid osäkerhet låt förvalt alternativ ligga.
2. Meritvärderingsmodell - Sätts automatiskt utifrån vald urvalsmodell, annars sätt till
samma som urvalsmodellen.
3. Förkunskapskrav – Ange det förkunskapskrav som framgår av kursplanen. Om det krävs
grundläggande behörighet eller gymnasiala förkunskapskrav ska en områdesbehörighet
väljas ur listan (en förteckning över områdesbehörigheter finns i högermenyn på sidan för
UtbildningsGubas i medarbetarportalen). Om det krävs tidigare studier på högskolenivå
skrivs kravet istället in i fritextrutan.
4. Utbildningstyp – Ska sättas till samma som Utbildningsnivå (angivet ovanför
Urvalsmodell på skärmen).
5. Prislapp – Ange vanligtvis den fakultet som kursen är knuten till. Vid frågor kontakta
institutionens ekonom.
6. Intresseområde – Ange det intresseområde som passar bäst för kursen.
7. Ämne – Enbart ett ämne ska anges.
Sätt status Aktiv/Klar/Öppen och spara sedan. Sedan kan du trycka på knappen Nytt tillfälle för att
börja skapa tillfället.
2 (5)
2015-09-15
3. Uppgifter för att skapa tillfälle
Följande uppgifter måste anges för kurstillfället:
1. Kursomgång – 1 är förifyllt. Om flera kurstillfällen under en termin ska skapas för en kurs
där takt, tid, undervisningsform, ort och finansieringsform är desamma (men exempelvis
studieveckor skiljer sig) måste olika omgångar (1, 2, 3 etc.) anges för respektive tillfälle.
2. Takt – Kurstakten beräknas genom formeln: kursens hp/ antal veckor (totala antalet för alla
ingående terminer)/1,5. Närmaste takt väljs sedan ur listan.
3. Tid – Ange den tid när tillfället till största del läses.
4. Undervisningsform – Normal är förifylld. Om annan form gäller anges detta istället.
5. Ort – Göteborg är förifyllt. Om studierna sker vid annan ort anges denna istället.
Ortsoberoende kurs märks med FLEX. Observera att endast en ort ska anges.
6. Finansieringsform – Ange aktuell finansieringsform, exempelvis ORD eller U.
7. Startdatum – Anges i formen åååå-mm-dd.
8. Stoppdatum – Anges i formen åååå-mm-dd.
9. Poängfördelning per termin – Ange hur många av kursens hp som läses respektive termin.
Om kursen går över flera terminer kan även start- och stoppveckor för respektive termin
behöva justeras (ordinarie veckor fylls i av systemet).
Gå längst ner och sätt status till Aktiv/Klar/Öppen och spara sedan.
4. Kontrollera vilka tillfällen som finns skapade
Om behovet finns att stämma av så att alla tillfällen som är aktuella nu finns skapade i
UtbildningsGubas finns en rapport för detta. Gå till Rapporter > Rapport utbildningstillfällen
3 (5)
2015-09-15
Följande parametrar ska väljas:
Antagningsomgång
Institution
Status – Välj alla utom Stängd/Nedlagd (Stängd/Nedlagd används bara om antagningsomgången är
nedlagd).
Kurskod – Anges på motsvarande sätt som vid utsökningen av kurser ovan. (Se vidare i avsnitt 1.)
Rapporttyp – En eller flera av dessa parametrar kan väljas, men ingen av dem är obligatorisk:
Datum – Start- och stoppdatum för tillfället, samt vilken period tillfället ges).
Språk – Om kursen ges på svenska eller engelska samt om informationen ska visas på
engelska webbsidor. (Bara aktuellt för kurser som går via antagning.se).
Tillfällesparametrar – Diverse information som är angivet för det skapade tillfället,
som Takt, Tid etc.
Planerings- och antagningstal – Bara aktuellt för kurser som går via antagning.se.
Modeller – Här visas behörighetskrav och urvalsmodell som är angivet för kursen.
Kataloguppgifter – Används ej.
Utb-Nivå – Visar om kursen är på grund eller avancerad nivå.
Prislapp – Visar angiven prislapp för kursen.
Institution – Visar vilken institution som är angiven för kursen i Ladok.
Status – Visar status på kursen och kurstillfället.
Klicka på Sök för att få resultatet i webbläsaren, alternativt kryssa för Resultat i excelfil och klicka
sedan Sök för att få resultatet i Excel.
Finns en viss kurs inte med i detta resultat är inte tillfället för kursen skapat. Gå tillbaka och skapa
tillfället.
5. Om ett utbildningstillfälle behöver redigeras eller tas bort
Om ett tillfälle råkat få fel uppgifter och behöver justeras, eller inte skulle ha skapats alls kan det
redigeras eller tas bort så länge det inte har status Publicerat. För att redigera eller ta bort ett tillfälle
gå Utbildningstillfälle -> Sök.
Ange antagningsomgång längst till vänster och sedan aktuell kurskod och klicka på Sök.
4 (5)
2015-09-15
För att redigera: Klicka på Redigera, gör den ändring som behövs och spara sedan.
För att ta bort tillfället: Klicka på Ta bort och bekräfta sedan borttagningen i den ruta som kommer
upp.
OBS: Om ett tillfälle råkat hamna i en annan antagningsomgång än LadokV16 (eller motsvarande) så
får det inte tas bort av användare utan [email protected] måste kontaktas.
Om tillfället redan är publicerat och ska redigeras måste detta göras av Gubas systemförvaltning och
Ladok. Meddela [email protected] vilket tillfälle det gäller (ange kurskod, anmälningskod och termin)
samt vad ändringen ska vara. Om tillfället är publicerat och inte längre behövs så ska inget göras då
inaktuella tillfällen i Ladok inte tas bort.
5 (5)