Information från Svenska Cheerleadingförbundet Inför licensperioden 2015-2016 har SCF inlett ett samarbete med Pensum. Detta samarbete innebär att alla licenser, alltså våra försäkringar kommer att skötas av Pensum. Försäkringen kommer fortfarande ligga hos Folksam och det är där man anmäler skada mm. Vad kommer det att innebära för er föreningar då? Den största skillnaden blir att vi lämnar My club och går in på Pensums administrationsverktyg för att registrera alla våra försäkringar. Pensum administrationsverktyg är, till skillnad från My Club som enbart är ett medlemsverktyg, ett försäkringsverktyg och system vilket kommer att underlätta alla licenshantering för er som förening men även för SCF. Den andra stora skillnaden är att ni nu själva ansvarar för alla betalningar av era licenser. När ni registrerar era licenser hos Pensum genereras en faktura direkt i administrations verktyget som ni själva kan skriva ut och ha som betalningsunderlag. Ni ansvara alltså själva för att den betalas innan sista förfallodatum. Inga betalningar eller fakturor kommer att skickas ut av SCF och inga betalningar skall i fortsättningen göras till SCF. När det gäller registreringen i Pensum så är det ett lätt verktyg att arbeta i. Det har var ett av våra mål och ambition med denna process, att hitta ett administrationsverktyg som är lättare att jobba med än My Club. Nedan ser ni en bild hur miljön kommer att se ut hos Pensum. Mest för att ni skall få en liten smygtitt. Inloggning kommer att ske från SCFs hemsida. SCF gör detta i ett steg för att underlätta för er föreningar och ge er kontroll över era licenser. Ni kommer lätta att kunna se vem som är registrerade och vem som har betald licens. Ni kan snabbt uppdatera och betala omgående för alla ändringar ni göra. Inför uppstart hos Pensum har ni två val för att få in era medlemmar i systemet. Ni startar alla med en ”tom” förening. Ni kommer inte att ha några medlemmar registrerade på er förening. Här kan ni välja hur ni vill göra. Alternativ ett är att ni knappar ni in era medlemmar för hand. Alternativ två är att ni från My Club eller tex Sportadmin tar ut en Excell fil med era medlemmar. Det viktiga är att det finns med namn, personnummer, adress samt vilken licenstyp de skall ha. Filen skickas sen till Pensum som hjälper er att läsa in filen så slipper ni knappa in era medlemmar. Tänkt dock på att om ni skall göra detta måste ni ha rätt medlemmar mm i det program som ni plockar ut Excell filen i. De medlemmar och licenstyper som registreras är sedan de ni får betala för. SCF göra detta i ett steg för att underlätta för er föreningar och ge er kontrollen över era licenser. Vi hoppas att ni blir lättare för er att hantera och betala för era licenser framöver. Licenskontroll vid tävling kommer som vanligt att ske från SCF och TK. Gällande övergångar kommer systemet att reagera om ni vill registrera någon som tidigare registrerats i annan förening. SCF kommer få ett meddelande om att ni vill registrera och flytta en redan registrerad medlem. Inför denna övergångs period har SCF släppt på övergångsavtalskravet fram till den 10 sep-tember. Därefter skall övergångsavtal och eventuellt utlåning skrivas på av båda föreningar och skickas in till SCF som tidigare. När SCF mottagit påskrivna övergången kommer medlemmen att flyttas över. Så här administreras föreningens försäkringssida – logga in Logga in på www.cheerleading.se/forsakringsanmalan All administration av föreningens olycksfallsförsäkringar sker via Cheerleadingförbundets hemsida. Föreningen kan själv på ett enkelt sätt anmäla nya utövare eller ta bort de som slutat. Förbundet tar hjälp av Pensum för detta. Skriv www.cheerleading.se/forsakringsanmalan eller gå via hemsidan www.cheerleading.se – klicka på ”För medlemmar” och sedan på ”Försäkringar”. Där kan du även finna information om Cheerleading-förbundets försäkring. För att logga in på er försäkringssida hos oss krävs användarnamn och lösenord. Användarnamn = föreningens organisationsnummer Användarnamnet är det samma som föreningens organisationsnummer. Lösenord Grundinställningen är att vi gett lösenordet ”cheer” till alla medlemsföreningar. Vi rekommenderar alla föreningar att byta lösenord genom att klicka på ”inställningar” i inloggat läge.Detta för att undvika att obehöriga går in och använder föreningens administrationssida. Kom bara ihåg att delge det nya lösenordet till föreningens behöriga administratörer. I fall du glömt föreningens lösenord kontaktar du oss – se nedan. Nu kan du logga in och administrera föreningens olycksfallsförsäkringar. 1. Lägg till nya medlemmar och/eller ta bort ej aktuella. 2. Gå ned till ”Betalningar. Acceptera skulden. 3. Skriv ut betalningsavin. Användarmanual Lägg till medlem För att lägga till en medlem klickar du på knapparna ”Lägg till medlem” längst ner till höger i medlemsrutan. Fyll i fälten i dialogrutan och klicka sedan ”Lägg till”. Om du vill att utövaren själv ska betala sin försäkring klickar du i ”Utövaren betalar själv”. Då kommer det skapas en egen betalningsavi för medlemmen när du väljer att acceptera kostanden för förändringar genom att klicka på ikonen med en bock till höger om kostnaden. Detta kan du sedan skicka till medlemmen som ett betalningsunderlag. Ta bort medlem Vill du ta bort en medlem som inte längre ska finnas med så klickar du på det röda krysset till höger om medlemmen. Har denna en betalt försäkring så kommer den döljas inför nästkommande år. Du kan visa den genom att välja ”visa borttagna” i sök raden och klicka på att uppdatera. Tar du bort medlemmen inom 30 dagar från att ett betalningsunderlag skapats och den ej betalts, försvinner medlemmen helt. Medlems status En medlems bakgrundsfärg beskriver dess status. Blå=Dags att förnya Gul = Ny medlem/Oförsäkrad Ljus grön = Försäkrad Mörk grön = Betald försäkring Röd = Obetald försäkring Grå = Borttagen men med aktiv försäkring Göra urval i lista Du kan söka på namn, personnummer och försäkringstyp genom att fylla i det du vill söka på i sök rutan och sedan klicka på ”att uppdatera”- ikonen längre bort till höger på samma rad. Vill du även visa borttagna medlemmar som fortfarande har en aktiv försäkring så klickar du i alternativet ”Visa borttagna”. Vill du lättare stämma av medlemslista mot en egen lista kan du skriva ut ditt aktiva sökresultat genom att klicka på skrivar ikonen längst till höger om sök rutan. Totalt antal medlemmar i den aktiva sökningen samt antal försäkrade summeras längst ner i listan. Acceptera kostnad för förändringar Har du gjort förändringar så kommer raden ”Kostnad för förändringar” visa kostnaden. Genom att klicka på ikonen med en bock längst till höger på listan accepterar du förändringarna du gjort och en betalningsavi skapas. Genom att klicka på ikonen till höger om betalningsavin så öppnas betalningsavin som du sedan kan skriva ut och använda som ett underlag vid betalning. Du måste ha ett program för att kunna läsa PDF filer t.ex. Adobe Acrobat för att se betalningsavin. Upplysningar Cheerleadingförbundet: My Jernekrok: [email protected] Kia Wulff: 0707 56 88 22 (endast kvällstid) Pensum: Stina Bellander: 0708 85 00 11