1. No category

Användarhandledning – ISP (Individuella studieplaner för
doktorander)
Januari 2015
1. Inledning .......................................................................................................................................... 3
1.1 Vad är ISP? ................................................................................................................................. 3
1.2 Regler kring den individuella planen och forskarutbildningen ................................................. 3
2. Behörighet och inloggning............................................................................................................... 3
2.1 Behörighet ................................................................................................................................. 3
2.2 Inloggning .................................................................................................................................. 4
2.3 Hjälp om systemet ..................................................................................................................... 4
2.4 Roller i systemet ........................................................................................................................ 4
3. Skapa-Godkänna-Fastställa studieplan ........................................................................................... 5
3.1 Normalflödet (gäller alla fakulteter förutom Sahlgrenska) ....................................................... 5
3.2 Sahlgrenskaflödet ...................................................................................................................... 6
4. Att hitta och arbeta i systemet ........................................................................................................ 8
4.1 Som huvudhandledare .............................................................................................................. 8
4.2 Som biträdande handledare .................................................................................................... 10
4.3 Som doktorand ........................................................................................................................ 11
4.4 Som doktorandexaminator och prefekt .................................................................................. 11
5. Uppgifterna i studieplanen ............................................................................................................ 12
Viktigt om hämtning av uppgifter från Ladok och Palasso! .......................................................... 13
5.1 Grunduppgifter ........................................................................................................................ 13
5.2 Allmänt om utbildningen ......................................................................................................... 14
5.3 Studietakt och finansiering ...................................................................................................... 15
5.4 Kurser och konferenser ........................................................................................................... 16
5. 5 Handledning och examination................................................................................................ 17
5.6 Avhandlingen ........................................................................................................................... 19
5.7 Uppföljningssamtal.................................................................................................................. 19
5.8 Kommentarer .......................................................................................................................... 20
1
5.9 Etiska tillstånd ......................................................................................................................... 20
5.10 Bilagor.................................................................................................................................... 20
5.11 Meddelandelogg.................................................................................................................... 20
6. Revidering av studieplan ............................................................................................................... 20
7. Arkivering av individuella studieplaner ......................................................................................... 21
8. Specialfall....................................................................................................................................... 21
2
1. Inledning
1.1 Vad är ISP?
För varje doktorand ska en individuell studieplan upprättas. Studieplanen ska fungera som ett
styrande instrument för hela utbildningen och säkerställa att utbildningen bedrivs och följs upp på
ett effektivt sätt.
Upprättande och revidering av den individuella studieplanen ska göras i samråd mellan doktorand,
handledare och doktorandexaminator. Individuell studieplan fastställs av prefekt. Prefekt ansvarar
för att den individuella studieplanen revideras och följs upp minst en gång per år. Revidering ska
även ske om så är påkallat med hänsyn till uppkomna förändringar i den enskilde doktorandens
utbildning samt på doktorandens begäran.
Flera uppgifter i formuläret hämtas under utbildningens gång från studiedokumentationssystemet
Ladok. Manuell inmatning av den här typen av uppgifter är inte möjlig varför du måste kontakta din
Ladok-administratör om en uppgift behöver redigeras.
Den individuella studieplanen är en offentlig handling och kan därför lämnas ut som allmän handling.
Ha detta i åtanke när planen fylls i.
Systemet finns idag i två olika flöden. Samtliga fakulteter förutom Sahlgrenska akademin följer
normalflödet. Sahlgrenska akademin har ett eget flöde.
1.2 Regler kring den individuella planen och forskarutbildningen
Reglerna kring den individuella studieplanen återfinns i högskoleförordningen och i Göteborgs
universitets gemensamma doktorandregler. Även de olika fakulteterna har egna regler och
anvisningar för forskarutbildningen. Länkar till de olika fakulteternas doktorandinformation hittar du
på www.doktorand.gu.se.
2. Behörighet och inloggning
2.1 Behörighet
Behörighet (roller) till ISP-systemet läggs upp av ISP-administratören på institutionen i samband med
att systemet ska användas första gången. Kontakta ISP-administratören om du ska ha behörighet till
systemet och det inte är inlagt. Administratören skapar behörigheter för både anställda vid
Göteborgs universitet och för personer som inte har en anställning vid Göteborgs universitet t.ex.
handledare som är anställda vid ett annat lärosäte.
Doktoranderna får automatiskt behörighet till ISP-systemet i samband med att x-konto skapas. Xkonto tilldelas normalt sett automatiskt då antagning till utbildning på forskarnivå dokumenteras i
Ladok. Personer som ansöker till forskarutbildning vid Sahlgrenska akademin får sin behörighet
inlagd av ISP-administratören på institutionen.
Behörighet för biträdande handledare läggs upp på samma sätt som för huvudhandledare.
Biträdande handledare kan logga in i systemet men endast se den individuella studieplanen som ett
icke-redigerbart PDF-dokument.
3
I enlighet med Sahlgrenska akademins regelverk ska en individuell studieplan upprättas inför
antagning till utbildning på forskarnivå. Ansökan om antagning sker via ISP-systemet. För blivande
doktorander vid Sahlgrenska akademin måste därför ett x-konto skapas manuellt för den blivande
doktoranden. X-konto skapas av behörighetsadministratör vid den antagande institutionen.
2.2 Inloggning
För antagna doktorander och för anställda vid Göteborgs universitet sker inloggning i systemet via
Medarbetarportalen. Efter inloggning i Medarbetarportalen når du Individuella studieplaner under
Verktyg. När du har fått behörighet till ISP-systemet krävs sedan endast att du klickar på länken
”Öppna ISP”.
För användare som inte är anställda vid Göteborgs universitet sker inloggning via länk på sidan
http://www.doktorand.gu.se/isp. Detta gäller även medarbetare vid Göteborgs universitet som har
x-konto, men som har sin anställning på annat ställe (t.ex. vid Chalmers eller Sahlgrenska
universitetssjukhus).
I enlighet med Sahlgrenska akademins regelverk ska en individuell studieplan upprättas inför
antagning till utbildning på forskarnivå. Personer som ansöker om plats på forskarutbildningen vid
Sahlgrenska akademin loggar in via länk på sidan http://www.doktorand.gu.se/isp.
2.3 Hjälp om systemet
Användarhandledningen till ISP-systemet hittar du på ISP:s sida i Medarbetarportalen (under
inloggningsrutan). Du når även manualen i menyn Hjälp inne i systemet. När du fyller i uppgifterna i
själva studieplanen har du hjälp av informationstexterna som du hittar vid de flesta fält.
2.3.1 Engelsk version av systemet /English version
För att få engelsk version av ISP väljer du språk längst upp till höger i efter att du har loggat in.
2.4 Roller i systemet
Användarna i ISP-systemet har olika roller. Beroende på vilken roll man har kan man se och göra olika
saker. De roller som finns är:





Doktorand – kan redigera i skapad plan
Handledare – huvudhandledare skapar planen och redigerar tillsammans med doktorand.
Biträdande handledare når endast PDF-versionen av planen
Doktorandexaminator – kan godkänna /icke godkänna studieplanen (skicka tillbaka)
Fakultetsadministratör (gäller endast Sahlgrenska akademin) – kan godkänna/icke godkänna
studieplanen (skicka tillbaka)
Prefekt – kan fastställa/icke fastställa studieplanen (skicka tillbaka)
Doktorandexaminator, fakultetsadministratör (gäller endast Sahlgrenska akademin) och prefekt kan
inte ändra i några fält, utan endast godkänna/icke godkänna och skriva i meddelandeloggen.
Därutöver finns rollen Institutionsadministratör (ISP-administratör) som har till uppgift att tilldela
övriga användare sina roller.
4
När det gäller rollen doktorandexaminator väljer man i studieplanen examinator som då blir knuten
till just den ISP:n. Behöver en examinator bytas ut görs detta vid en revidering. Rollen prefekt är
knuten till institutionen och kan inte ändras i studieplanen.
3. Skapa-Godkänna-Fastställa studieplan
Arbetsgången med att skapa en ISP sker i olika steg och involverar användare med olika behörigheter
och roller. Innan en ISP är fastställd har den passerat ett antal instanser.
3.1 Normalflödet (gäller alla fakulteter förutom Sahlgrenska)
Innan studieplanen skapas ska doktoranden vara antagen till utbildning på forskarnivå och
antagningen ska ha dokumenterats i Ladok. ISP-administratören kontrollerar om huvudhandledaren
har behörighet till ISP-systemet, dvs har blivit tilldelad rollen handledare. När rolltilldelning är klar
skickar institutionsadministratören meddelande till huvudhandledare om att planen kan skapas.
3.1.1 Huvudhandledare skapar studieplan för doktorand
Huvudhandledaren loggar in i ISP-systemet och går in under Studieplaner i menyn. Här klickar man
på knappen Ny studieplan och väljer doktorand från listan (här kommer alla doktorander på
institutionen upp). När doktorand har valts öppnas själva formuläret för studieplanen. Längst ner
i formuläret syns rutorna Skapa och Skapa stäng. Direkt när handledaren här har tryckt på Skapa kan
doktoranden se planen under Studieplaner i menyn. Doktoranden får inget meddelande om att
studieplanen har skapats, utan här måste kommunikationen äga rum utanför ISP-systemet. Om
handledaren väljer Skapa (och inte Skapa stäng) kan handledaren jobba vidare med planen och fylla
på med uppgifter. Längst ner syns nu knapparna Spara och Spara stäng. Vid Spara sparas planen och
uppdateras även hos doktoranden.
5
3.1.2 Doktorand och huvudhandledare kompletterar planen och godkänner
Doktorand fyller i uppgifter i planen och kan välja att spara och stänga planen för att jobba vidare vid
senare tillfälle. När doktoranden är färdig med planen väljer den Godkänn och skicka vidare. Planen
blir här låst för doktoranden. Ett meddelande skickas till handledaren om att det finns en studieplan
att uppdatera/godkänna. Handledaren kan komplettera uppgifterna som doktoranden har lagt in.
Om handledaren gör ändringar i planen går den tillbaka till doktoranden för godkännande. Först när
handledaren har godkänt planen utan ändringar skickas planen vidare till doktorandexaminator.
3.1.3 Doktorandexaminator godkänner studieplanen
När doktorand och handledare har godkänt studieplanen skickas den till den person som är vald som
doktorandexaminator i planen. Examinatorn får ett epostmeddelande om att det finns en individuell
studieplan att godkänna samt ser en notifiering överst på startsidan efter inloggning i ISP-systemet.
Doktorandexaminatorn kan granska samtliga flikar i formuläret, men kan inte ändra själva fälten.
Doktorandexaminator kan dock lämna ett meddelande i meddelandeloggen (se avsnitt 5.11). Om
doktorandexaminatorn inte godkänner studieplanen skickas planen tillbaka till huvudhandledaren.
Det går då ett e-postmeddelande till huvudhandledaren. När examinatorn har godkänt planen
skickas den vidare till prefekt.
3.1.4 Prefekt fastställer studieplanen
Efter att doktorandexaminatorn har granskat och godkänt studieplanen skickas ett meddelande till
prefekten om att det finns en studieplan att fastställa. Prefekt ser även en notifiering på startsidan i
ISP-systemet. Prefekten kan granska samtliga flikar i formuläret men kan inte redigera uppgifterna.
Om prefekten har synpunkter på innehållet skickas planen tillbaka till doktorandexaminatorn.
3.2 Sahlgrenskaflödet
Vid Sahlgrenska akademin är doktoranden ännu inte antagen till utbildning på forskarnivå när plan
ska skapas. För blivande doktorander med annan arbetsgivare initieras behörighet till ISP-systemet
när det finns ett inrättat doktorandprojekt. För blivande doktorander som söker i konkurrens med
andra initieras behörighet efter urval av handledaren. Innan den individuella studieplanen initieras
ska allmän och särskild behörighet granskas av utbildningshandläggare vid Sahlgrenska akademins
kansli och roller för samtliga handledare och doktoranden skapas av institutionsadministratör.
6
3.2.1 Huvudhandledare skapar studieplan för doktorand
Huvudhandledaren loggar in i ISP-systemet och går in under Studieplaner i menyn. Här klickar man
på knappen Ny studieplan och väljer doktorand från listan (här kommer alla doktorander på
institutionen upp). När doktorand har valts öppnas själva formuläret för studieplanen. Längst ner
i formuläret syns rutorna Skapa och Skapa stäng. Direkt när handledaren här har tryckt på Skapa kan
doktoranden se planen under Studieplaner i menyn. Doktoranden får inget meddelande om att
studieplanen har skapats, utan här måste kommunikationen äga rum utanför ISP-systemet. Om
handledaren väljer Skapa (och inte Skapa stäng) kan handledaren jobba vidare med planen och fylla
på med uppgifter. Längst ner syns nu knapparna Spara och Spara stäng. Vid Spara sparas planen
och uppdateras även hos doktoranden.
Vid Sahlgrenska akademin måste doktorandens grunduppgifter fyllas i manuellt då doktoranden
ännu inte är antagen. Uppgifterna kan fyllas i av huvudhandledare eller doktorand.
3.2.2 Doktorand och huvudhandledare kompletterar planen och godkänner
Doktorand fyller i uppgifter i planen och kan välja att spara och stänga planen för att jobba vidare vid
senare tillfälle. När doktoranden är färdig med planen väljer den Godkänn och skicka vidare. Planen
blir här låst för doktoranden. Ett meddelande skickas till handledaren om att det finns en studieplan
att uppdatera/godkänna. Handledaren kan komplettera uppgifterna som doktoranden har lagt in.
Om handledaren gör ändringar i planen går den tillbaka till doktoranden för godkännande. Först när
handledaren har godkänt planen utan ändringar skickas planen vidare till doktorandexaminator.
3.2.3 Doktorandexaminator godkänner studieplanen
När doktorand och handledare har godkänt studieplanen skickas den till den person som är vald som
doktorandexaminator i planen. Examinatorn får ett epostmeddelande om att det finns en individuell
studieplan att godkänna samt ser en notifiering överst på startsidan efter inloggning i ISP-systemet.
Doktorandexaminatorn kan granska samtliga flikar i formuläret, men kan inte editera själva fälten.
Doktorandexaminator kan dock lämna ett meddelande i meddelandeloggen. Om
doktorandexaminatorn inte godkänner studieplanen skickas planen tillbaka till huvudhandledaren.
7
Det går då ett e-postmeddelande till huvudhandledaren. När examinatorn har godkänt planen
skickas den vidare till prefekt.
3.2.4 Fakultetsadministratör granskar studieplanen (gäller endast Sahlgrenska akademin)
Vid Sahlgrenska akademin skickas den individuella studieplanen vidare från doktorandexaminator till
fakultetsadministratör som granskar och godkänner (skickar vidare) till prefekt eller skickar tillbaka
studieplanen till doktorandexaminatorn. Fakultetsadministratören kan även lämna en kommentar i
meddelandeloggen (följer med i hela flödet). Doktorandexaminatorn kan i sin tur skicka tillbaka
studieplanen till doktorand och huvudhandledare för eventuella kompletteringar/ändringar.
Studieplanen skickas därefter åter till doktorandexaminator, fakultetsadministratör och slutligen till
prefekt för fastställande.
3.2.5 Prefekt fastställer studieplanen
Efter att doktorandexaminatorn och fakultetsadministratören (gäller endast Sahlgrenska akademin)
har granskat och godkänt studieplanen skickas ett meddelande till prefekten om att det finns en
studieplan att fastställa. Prefekt ser även en notifiering på startsidan i ISP-systemet. Prefekten kan
granska samtliga flikar i formuläret men kan inte redigera uppgifterna. Om prefekten har synpunkter
på innehållet skickas planen tillbaka till doktorandexaminatorn. För Sahlgrenska akademin skickas
studieplanen tillbaka till fakultetsadministratör.
4. Att hitta och arbeta i systemet
ISP-systemet ser olika ut beroende på vilken roll du loggar in som. Menyerna och funktionerna
varierar. Om du har flera roller t.ex. som huvudhandledare och doktorandexaminator blir du
automatiskt inloggad som den ”högre” behörigheten. Om du är både doktorandexaminator och
handledare blir du alltså inloggad som doktorandexaminator. I menyn får du upp rubriken Byt
behörighet. Här kan du gå in och ändra din roll beroende på vilken studieplan du ska arbeta med.
4.1 Som huvudhandledare
Efter du har loggat in i ISP-systemet kommer du till följande meny:
Under Studieplaner skapar du den individuella studieplanen för doktoranden. Här hittar du också
samtliga individuella studieplaner som du är delaktig i som huvudhandledare och biträdande
handledare.
För att skapa en studieplan klickar du på knappen till höger Ny studieplan. Du får då upp en lista med
samtliga doktorander vid institutionen och för Sahlgrenska akademin finns även de blivande
doktorander som inför antagning lagts upp i ISP-systemet. Du kan även skriva namnet på
doktoranden för att söka fram en viss person. Du trycker sedan på Välj.
8
I sökfiltret kan du söka fram skapade studieplaner som du varit delaktig i som handledare. Skriv
doktorandens hela namn (förnamn, efternamn) eller sök på del av namn och %. Du får då fram alla
doktorander vars namn matchar det du skrivit in. Du kan också söka på forskarämnet. Väljer du
aktuella studieplaner hittar du skapade studieplaner som ännu inte blivit fastställda och senaste
versionen av de fastställda studieplanerna. Under arkiverade studieplaner hittar du de studieplaner
där det skapats en senare version.
9
Under Data hittar du uppgifter som rör doktorandernas studietid. Under Utnyttjad anställningstid
visas hur stor andel av en fyraårig doktorandtjänst som är utnyttjad (uträkningen baseras på en
anställningstid om 48 månader). Uträkningen utgår från heltidsstudier. Under Utnyttjad tid (dagar)
visas hur många heltidsdagar som doktoranden har förbrukat. Under Utnyttjad studietid (%) visas hur
stor andel av studietiden som är utnyttjad. Studietiden räknas ner i samband med att uppgifter om
forskarutbildningsaktivitet registreras i Ladok. Uträkningen baseras på total
forskarutbildningsaktivitet om 800% (dvs. 4 års helstidsstudier).
4.2 Som biträdande handledare
När du har loggat in i ISP-systemet kommer du till följande meny:
Under Studieplaner hittar du samtliga individuella studieplaner som du är delaktig i som
huvudhandledare eller biträdande handledare. För utsökning av studieplaner, se 4.1.
10
Observera! Som biträdande handledare kan du endast se pdf-versionen av den skapade planen. Du
kan inte göra några redigeringar.
4.3 Som doktorand
På startsidan i systemet hittar du två cirkeldiagram. Diagrammet Utnyttjad anställningstid visar hur
stor andel av den totala anställningstiden om fyra år som är förbrukad. Under diagrammet anges
även hur många heltidsdagar som är utnyttjade.
Diagrammet LADOK visar hur stor andel av studietiden som är utnyttjad. Studietiden räknas ner i
samband med att uppgifter om din forskarutbildningsaktivitet registreras i Ladok. Diagrammet utgår
från en total forskarutbildningsaktivitet om 800% (dvs. 4 års helstidsstudier) När nya uppgifter
hämtas från Ladok kommer de 800% att räknas ner. Efter ett års doktorandstudier på heltid kommer
alltså en fjärdedel av diagrammet ha räknats bort.
Under menyn Studieplaner hittar du din aktuella studieplan samt tidigare versioner av studieplanen.
4.4 Som doktorandexaminator och prefekt
11
Under studieplaner hittar du de studieplaner som du är delaktig i. I sökfiltret kan du söka fram
skapade studieplaner. Skriv i antingen doktorandens hela namn (förnamn efternamn) eller sök på del
av namn och %. Du får då fram alla doktorander vars namn matchar det du skrivit in. Du kan också
söka på forskarämnet. Väljer du aktuella studieplaner hittar du skapade studieplaner som ännu inte
blivit fastställda och senaste versionen av de fastställda studieplanerna. Under arkiverade
studieplaner hittar du de studieplaner där det finns en senare version.
Under Data hittar du uppgifter som rör doktorandernas studietid. Under Utnyttjad anställningstid
visas hur stor andel av en fyraårig doktorandtjänst som är utnyttjad (uträkningen baseras på en
anställningstid om 48 månader). Uträkningen utgår från heltidsstudier. Under Utnyttjad tid (dagar)
visas hur många heltidsdagar som doktoranden har förbrukat. Under Utnyttjad studietid (%) visas hur
stor andel av studietiden som är utnyttjad. Studietiden räknas ner i samband med att uppgifter om
forskarutbildningsaktivitet registreras i Ladok. Uträkningen baseras på total
forskarutbildningsaktivitet om 800% (dvs. 4 års helstidsstudier).
5. Uppgifterna i studieplanen
Flera av fälten hämtas från andra system, främst Ladok, men även Palasso. Dessa fält är inte
redigerbara och har förifylld text i grått.
12
De flesta uppgifter i planen är inte obligatoriska men de uppgifter som måste fyllas i för att
studieplanen ska kunna skickas vidare i fastställande flödet är uppgifterna om doktorandexaminator,
titel på avhandling och avhandlingsbeskrivning. För Sahlgrenska akademin måste även
forskarutbildningsämne och SCB-kod anges.
Tänk på att spara då och då när du arbetar med att fylla i uppgifterna i studieplanen.
Viktigt om hämtning av uppgifter från Ladok och Palasso!
”Hämta in data från Ladok och Palasso”-knappen överst i planen används för att hämta in ny data
från Ladok och Palasso. Om man inte aktivt klickar på knappen används kommer inte aktuella
uppgifter med från Ladok och Palasso! Ta därför för vana att klicka på knappen vid varje ny
inloggning i planen. Nya Ladok- och Palassouppgifter kan hämtas in fram till att handledaren
godkänner planen. Om de inhämtade uppgifterna inte verkar stämma, kontrollera först med
källsystemen Ladok och Palasso, vänd dig därefter till ISP-systemförvaltning.
5.1 Grunduppgifter
Namn
Uppgift hämtas från Ladok/Palasso (finns doktoranden i Palasso hämtas uppgifterna främst därifrån).
Blivande doktorander vid Sahlgrenska akademin ska ange tilltalsnamn och efternamn (gäller endast
vid skapandet av ISP version 1 innan antagning i Ladok).
Personnummer
Uppgift hämtas från Ladok/Palasso (finns doktoranden i Palasso hämtas uppgifterna främst därifrån).
Blivande doktorander vid Sahlgrenska akademin ska ange personnummer (gäller endast vid
skapandet av ISP version 1 innan antagning i Ladok).
Behörighetsgivande utbildning
Vid behov (gäller Sahlgrenska akademin) anges doktorandens behörighetsgivande utbildning för
antagning till aktuell forskarutbildning, t.ex. grundläggande och särskild behörighet. Ange examen,
antal högskolepoäng och engelska B/TOEFL samt aktuellt lärosäte.
Bostadsadress
Här kan doktorandens bostadsadress anges. Blivande doktorander vid Sahlgrenska akademin ska
ange bostadsadress (gäller endast vid skapandet av ISP version 1 innan antagning i Ladok).
Telefonnummer
Här kan doktorandens telefonnummer anges. Blivande doktorander vid Sahlgrenska akademin ska
ange telefonnummer (gäller endast vid skapandet av ISP version 1 innan antagning i Ladok).
E-postadress
E-postadressen hämtas från Palasso, men kan redigeras.
13
Ämne
Uppgift hämtas från Ladok. Blivande doktorander vid Sahlgrenska akademin ska välja
forskarutbildningsämne (inrättat av fakulteten) och nationellt forskarutbildningsämne (SCB-kod) från
lista (gäller endast vid skapandet av ISP version 1 innan antagning i Ladok).
Byte av ämne i en pågående ISP stöds inte. När man skapar en ISP väljs ett ämne och detta ämne kan
inte ändras. I det fallet måste en helt ny ISP skapas (observera inte revideras).
Fakultet
Uppgiften hämtas från Ladok/Palasso.
Institution
Uppgiften hämtas från Ladok/Palasso. Sahlgrenska akademin: Ange institution.
Avdelning eller motsvarande
Här anges om doktoranden tillhör en specifik avdelning, enhet, sektion eller motsvarande.
Medverkande institutioner och/eller avdelningar
Här anges vilka medverkande institutioner och/eller avdelningar där del av utbildningen kommer att
bedrivas. Detta gäller endast om doktorandens forskningsprojekt är ett samordningsprojekt.
Andra medverkande lärosäten och organisationer
Här anges andra medverkande lärosäten och organisationer. Gäller framför allt för
samverkansdoktorander och doktorander med joint degree, double degree, multiple degree-avtal.
5.2 Allmänt om utbildningen
Antagningsdatum
Datum för beslut om antagning. Uppgift hämtas från Ladok.
Datum för studiestart
Datum när doktoranden påbörjar sina forskarstudier. Uppgift hämtas från Ladok. Blivande
doktorander vid Sahlgrenska akademin ska ange när studierna tidigast kan påbörjas.
Antagen till
Uppgift om avsedd examen hämtas från Ladok (licentiatexamen, doktorsexamen eller
doktorsexamen senare del). Blivande doktorander vid Sahlgrenska akademin ska ange vilken examen
som ansökan avser.
Forskarskola
Här anges om doktoranden är antagen till forskarskola och i så fall vilken.
Information om den allmänna studieplanen
Ange var den allmänna studieplanen återfinns (bifoga bilaga eller diarienummer). Beviljas
doktoranden under pågående forskarutbildning att följa en nyare version av den allmänna
studieplanen ska detta anges här. De allmänna studieplanerna för de olika ämnena hittar man på
14
fakulteternas hemsidor. Länkar till fakulteternas sidor om doktorandinformation hittar man på
www.doktorand.gu.se.
Planerar avlägga licentiatexamen
Här anges om doktoranden avser att avlägga licentiatexamen och i så fall vilken termin.
Planerar avlägga doktorsexamina
Här anges planerad termin för disputation.
Permanent avbrott i forskarutbildningen
Uppgift om avbrott hämtas från Ladok. Ett avbrott innebär att studieplatsen lämnas och inte kan
återtas.
5.3 Studietakt och finansiering
Tidsplan
Här anges studietakt för hela studietiden. Om doktoranden inte håller planerad studietakt, ange i
kommentarsfältet av vilken anledning.
Utnyttjad studietid (%) – Ladok
Uppgiften hämtas från Ladok. Det som visas är den totala aktivitetsprocenten som hittills har
rapporterats in dividerat med den totala doktorandtiden om 800%. Uppgift om aktivitet rapporteras
av doktoranden och läggs in i Ladok av en administratör i slutet av en halvårsperiod.
Om doktoranden har sammanlagd aktivitet om 600 % blir den utnyttjade studietiden 75%. Om det
uppstår frågor kring forskarutbildningsaktiviteten bör uppgifterna i Ladok kontrolleras.
Samverkansdoktorander kan använda kommentarsfälten för redovisning av utnyttjad tid.
Utnyttjad anställningstid (%) – Palasso
Uppgift om utnyttjad anställningstid hämtas från Palasso. Uppgiften visar hur stor andel av den totala
anställningstiden om fyra år (48 månader) som är förbrukad och utgår från heltidsstudier. En korrekt
uppgift förutsätter en anställning vid Göteborgs universitet och att information om ledigheter har
lagts in i Egenrapporteringen. Doktoranden bör vara uppmärksam på om rapporterad uppgift
avspeglar verkligheten. Att notera: En doktorand kan under en period hamna under avslutade
doktorander då det händer att löneenheten inte hinner få in en förlängning innan det tidigare
förordnandet gått ut.
Finansiering
Uppgift om hittillsvarande finansiering hämtas från Ladok. Uppgiften rapporteras av doktoranden på
särskild blankett och läggs in i Ladok av administratör i slutet av en halvårsperiod.
Under Planerad studiefinansiering anges planerad finansering för varje termin av utbildningen. Vid
olika försörjningstyper samma termin används olika rader. Genom att utlämna terminsangivelse
anges helårsfinansiering. I kommentarsfältet kan exempelvis avtal med extern finansiär
(stipendiegivare, arbetsgivare, finansieringskälla etc.) samt tidsperiod för finansiering anges.
15
Institutionstjänstgöring: hittillsvarande och planerad (%)
Här anges omfattning för hittillsvarande och planerad institutionstjänstgöring.
Institutionstjänstgöringen får maximalt uppgå till 20 % av heltid fördelat över studietiden.
Institutionstjänstgöring ska ge motsvarande förlängning av doktorandanställningen.
Arbetsuppgifter/uppdrag inom institution
Här anges innehåll för hittillsvarande och planerad institutionstjänstgöring.
Hittillsvarande och planerad förlängningsgrundande ledighet/uppdrag
Ange hittillsvarande och planerade orsaker till förlängning samt när förlängningen planeras tas
ut/togs ut.
Förlängning av anställning som doktorand och tid för utbildningsbidrag ges enligt
högskoleförordningen vid särskilda skäl, såsom vid föräldraledighet eller ledighet på grund av
sjukdom, tjänstgöring inom totalförsvaret eller förtroendeuppdrag inom fackliga organisationer och
studentorganisationer.
Tillgängliga rörliga resurser
Här anges hur stor del av de rörliga resurserna som har använts och hur mycket som återstår. Rörliga
resurser utgörs av de ekonomiska medel som är knutna till doktoranden utanför dennes försörjning,
och som används till att täcka kostnader för konferenser, datorprogram, litteratur, utrustning med
mera.
Tillgängliga fasta resurser
Här anges doktorandens tillgång till arbetsplats och dator. Ange även villkoren för och tillgången till
telefon, fax, e-post, kopieringsmaskin etc.
5.4 Kurser och konferenser
Planerade kurser
Här anges uppgifter om planerade kurser. Ange i kommentarfältet om kursen saknar exakt
benämning såsom angivet i den allmänna studieplanen och vilken kurs den i så fall är jämförbar med.
Avklarade kurser
Uppgift hämtas från Ladok.
Tillgodoräknade kurser
Uppgift hämtas från Ladok. Ett kryss i rutan innebär att tillgodoräknade kurser för aktuell antagning
finns. För information om vilka kurser som är tillgodoräknade hänvisas du till registerutskrift från
Ladok (UT90) som du kan få från din Ladok-administratör på institutionen.
Alla kurser klara
Uppgift hämtas från Ladok. Ett kryss i någon av rutorna innebär att alla kurser är genomförda för
aktuell antagning.
16
Godkänd avhandling
Uppgift hämtas från Ladok. Ett kryss i någon av rutorna innebär att en godkänd avhandling för aktuell
antagning finns.
Examen på forskarnivå
Uppgift hämtas från Ladok. Ett kryss i rutan innebär att utfärdad examen på forskarnivå finns (Licexamen).
Planerat och avklarat konferensdeltagande
Här anges avklarade och planerade konferenser.
Typ och/eller titel på eventuellt bidrag
Här anges titel på eventuellt bidrag samt vilken typ av bidrag det rör sig om (t.ex. deltagande med
poster eller muntlig presentation).
Planerade och avklarade aktiviteter inklusive internationellt deltagande
Här anges avklarade såväl som planerade aktiviteter genom att specificera typ av aktivitet, t.ex.
workshops, projektarbeten, samverkan med omgivande samhället, externa uppdrag,
forskningsvistelse etc.
Planerade och avklarade seminarier
Här anges planerade och avklarade seminarier/motsvarande. T.ex. halvtidsseminarium,
slutseminarium.
5. 5 Handledning och examination
För varje doktorand ska det utses minst två handledare. En av dem ska utses till huvudhandledare.
Doktoranden har rätt till handledning under utbildningen så länge inte rektor med stöd av HF 6:30
beslutar något annat (HF 6:28). Prov som ingår i utbildning på forskarnivå ska bedömas enligt det
betygssystem som högskolan föreskriver. Betyget ska bestämmas av en av högskolans särskilt utsedd
lärare (examinator). (HF 6:32)
Huvudhandledare
Ange ev. ytterligare uppgifter om huvudhandledaren. Det bör framgå hur mycket tid och under vilka
former (t.ex. handledarmöten, telefon och/eller e-post) handledningen förväntas ske.
En fungerande utbildning på forskarnivå förutsätter en kontinuerlig handledning oavsett studietakt.
Handledarna ska vara knutna till universitetet endera via anställning eller uppdragsavtal. När
handledare utses ska det alltid ske i samråd med doktoranden. Handledare ska utses i samband med
att den individuella studieplanen fastställs, dock senast under första terminen.
Byte av huvudhandledare i en pågående ISP stöds inte. Den handledare som skapar ISP:n blir
automatiskt huvudhandledare och kan inte ändras. I det fallet måste en helt ny ISP skapas (observera
inte revideras).
17
Huvudhandledarens framtidsplaner
Redogör för huvudhandledarens framtidsplaner rörande t.ex. planerade åtaganden,
forskningsprojekt, resor och tjänstledighet som på olika sätt kan påverka handledarens tillgänglighet.
Biträdande handledare
Den biträdande handledaren läggs in genom att klicka på fältet Namn. Sedan väljs biträdande
handledare från lista. Om inte handledaren finns med i listan ska ISP-administratören på institutionen
kontaktas, så att den kan lägga upp handledaren i systemet. Det bör framgå hur mycket tid och under
vilka former (t.ex. handledarmöten, telefon och/eller e-post) handledningen förväntas ske.
Den biträdande handledaren ska även läggas in i Ladok. Kontakta din Ladok-administratör för att
kontrollera att uppgifterna överensstämmer mellan ISP och Ladok.
Alla doktorander, oavsett studietakt, ska ha en biträdande handledare. Den biträdande handledaren
kompletterar huvudhandledaren genom specifik ämneskunskap. Det finns inget som hindrar att flera
biträdande handledare engageras under utbildningens gång.
Former för handledning
Här anges hur mycket tid och under vilka former (t.ex. handledarmöten, telefon och/eller e-post)
handledningen förväntas ske. En plan över handledningstillfällena och vad dessa ska innehålla bör
anges.
Den biträdande handledarens framtidsplaner
Redogör för den biträdande handledarens framtidsplaner rörande t.ex. planerade åtaganden,
forskningsprojekt, resor och tjänstledighet som på olika sätt kan påverka handledarens tillgänglighet.
Doktorandexaminator för utbildning på forskarnivå (obligatoriskt fält!)
Klicka på fältet Namn och välj examinator från lista. Om inte examinatorn finns med i listan ska ISPadministratören på institutionen kontaktas, så att den kan lägga upp examinatorn i systemet. Med
examinator för utbildning på forskarnivå avses den person som har det övergripande ansvaret för att
kontrollera att en enskild doktorands utbildning uppfyller de krav som ställs i den allmänna
studieplanen. Examinator ska tillstyrka den individuella studieplanen innan den fastställs av prefekt.
Detta regleras i Doktorandreglerna för Göteborgs universitet i kapitel 7.
Behöver examinator bytas ut görs detta vid en revidering av studieplanen.
Övriga personer
Här anges övriga inblandade i handledning/motsvarande såsom mentor, extern expert etc. En
mentors funktion är primärt av en mer social natur. Samtliga doktorander har mycket att vinna på att
få en personlig mentor som samtalspartner och stöd och som ett komplement till handledaren.
Under delar av utbildningen bör externa experter kunna anlitas för specifik ämneskompetens.
Fördelning av handledarinsats
Här anges i timmar, genomförda och planerade, hur stor handledarinsats som respektive handledare
bidragit/bidrar med.
18
Varje handledare anges på en egen rad, vilket innebär att terminen anges flera gånger. I följande
exempel är Olle Pettersson huvudhandledare och Magnus Ljungström biträdande handledare.
Genom att utlämna terminsangivelse anges helårsfördelning.
Hur många timmar handledning som doktoranden har rätt till totalt för utbildningen beslutas av
fakultetsstyrelsen för respektive fakultet.
5.6 Avhandlingen
Avhandlingens titel/titel på doktorandprojekt (obligatoriskt fält!)
Här anges avhandlingens/doktorandprojektets titel.
Avhandlingsbeskrivning/beskrivning av doktorandprojekt (obligatoriskt fält!)
Här ska en sammanfattning av avhandlingen/projektet, metod och frågeställning presenteras. Den
individuella studieplanen kan åtföljas av ett mer specificerat dokument där avklarade och planerade
delar av avhandlingen beskrivs. Om en mer omfattande forskningsplan föreligger kan denna bifogas.
Planerad avhandlingsform
Här anges om avhandlingen är en monografi eller sammanläggningsavhandling.
Avklarade avhandlingsdelar/delarbeten
Här redogörs för avklarade avhandlingsdelar. T.ex. avhandlingskapitel, artiklar, datainsamling.
Avklarade avhandlingsdelar, publicerade artiklar etc. kan bifogas under fliken Bilagor.
Pågående avhandlingsdelar/delarbeten
Här redogörs för pågående avhandlingsdelar. T.ex. avhandlingskapitel, artiklar, datainsamling.
Planerade avhandlingsdelar/delarbeten
Här redogörs för planerade avhandlingsdelar. T.ex. avhandlingskapitel, artiklar, datainsamling.
Eventuella avvikelser från tidigare studieplan
Här anges eventuella avvikelser från tidigare studieplan.
5.7 Uppföljningssamtal
Här anges genomförda och planerade uppföljningssamtal. Med uppföljningssamtal avses det samtal
mellan doktorand och handledare där den individuella studieplanen specifikt diskuteras och följs
upp. Uppföljning av studieplanen ska i enlighet med högskoleförordningen hållas minst en gång per
19
år oavsett studietakt. De olika fakulteterna kan ha olika rutiner kring detta, se därför även
anvisningarna för forskarutbildningen på respektive fakultetssida (länkar till fakulteternas
doktorandinformation på www.doktorand.gu.se ). Vid avvikelser från den fastställda individuella
studieplanen revideras studieplanen, kommentarer om detta kan lämnas, se 5.8.
Yrkesförberedande planering
Här anges om handledare och doktorand har diskuterat framtida karriärväg samt datum för samtalet.
Såväl genomförda som planerade samtal ska fyllas i.
5.8 Kommentarer
Doktorand och huvudhandledare kan här lämna kommentarer till uppgifter i den individuella
studieplanen. Kommentarerna sparas och följer med vid revidering av studieplanen.
5.9 Etiska tillstånd
Här anges vilka försök som kan komma att ingå i avhandlingsarbetet samt om det gjorts någon etisk
prövning eller ej. Etiska riktlinjer måste följas under alla delar av utbildningen. Etisk prövning kan
bifogas. Det är även möjligt att under 9.1 ange etiskt tillståndsnummer.
För mer information om etiska riktlinjer för ditt område se anvisningar på respektive fakultets
hemsida. (Se länkar på www.doktorand.gu.se).
5.10 Bilagor
Här kommer dina bifogade filer att visas. Exempel på dokument som kan behöva bifogas är intyg om
etiskt tillstånd, omfattande avhandlingsbeskrivning, intyg om att arbetsgivaren godkänner forskning
på arbetstid (gäller för samverkansdoktorander). För att ladda upp fil: Klicka på Lägg till, välj fil, klicka
på Ladda upp. Efter uppladdning finns möjlighet att byta namn på filen genom att klicka på Redigeraknappen, du kan då även lägga till en beskrivning som sedan visas när muspekaren förs över
filnamnet. För doktorand vid Sahlgrenska akademin ska bifogas det inrättade projektet, intyg om
allmän och särskild behörighet.
5.11 Meddelandelogg
På varje flik i studieplanen finns meddelandeloggen. Här kan meddelanden skrivas under processen.
Meddelandena sparas i planen, men försvinner när planen fastställs. När studieplanen går in i
godkännande-fasen, dvs när doktoranden godkänner planen, så kommer samtliga meddelanden i
loggen att skickas med i de e-postmeddelanden som skickas från systemet. Dvs det som handledare
och doktorand skriver i loggen skickas med i samtliga meddelanden från systemet fram till
fastställandet av prefekt.
6. Revidering av studieplan
Vid avvikelser från den fastställda individuella studieplanen ska huvudhandledaren initiera en
revidering av studieplanen.
Efter att handledaren har klickat på knappen Revidering kommer en ny plan, version 2, att skapas.
Den tidigare fastställda planen med versionsnummer 1 återfinns då under arkiverade planer. För
version 2 av planen gäller samma arbetsgång som för version 1. Dvs huvudhandledaren får efter
20
skapandet meddela doktoranden om att det finns en plan att redigera. Sedan följer samma process
som är beskrivet under kapitel 3.
En påminnelse i form av en e-postnotifiering skickas till doktorand och handledare 11 månader efter
att senaste ISP:en fastställts. Intervallet är 7 dagar och fortsätter tills 13 månader har gått eller en ny
ISP har skapats. Om inget har hänt efter 13 månader skickas notifiering till prefekten istället med ett
intervall på 7 dagar och i all oändlighet om inte en ny ISP skapas.
7. Arkivering av individuella studieplaner
En ISP arkiveras så snart det skapats en ny version (revidera->Spara).
Arkivering av studieplaner sker elektroniskt direkt i systemet. Detta innebär att pappersoriginal inte
behöver skrivas ut och arkiveras. Godkännandet av planen inne i systemet motsvarar signering på
papper.
8. Specialfall



Vid byte av forskarämne kommer uppgift om avbrott att hämtas in från Ladok för det gamla
ämnet. En ny studieplan ska sedan skapas för det nya ämnet.
Vid Antagning till senare del ska en ny plan skapas för den nya antagningen, då ISP-systemet
inte hanterar flera antagningar i samma plan.
Tvångsgodkännande. Om en doktorand vägrar att godkänna/skriva under, kan en prefekt
tvingas ”godkänna” för att komma vidare. Kontakta systemförvaltningen på adressen
[email protected] för mer information om detta.
21