Skicka elektronisk faktura till Halmstads kommun För att effektivisera och minska kostnaden för fakturahanteringen arbetar Halmstads kommun aktivt för att öka antalet fakturor som skickas som e-faktura. E-faktura innebär fördelar även för dig som leverantör då det är billigare att skicka än en pappersfaktura samt innebär kortare handledningstid och därmed snabbare betalning. Innehåll Fakturainnehållet ska uppfylla de krav som skatteverket ställer på en faktura. Läs mer på www.skatteverket.se. Alla fakturor skall innehålla hänvisning till förvaltning/bolag, namn och referensnummer på avroparen och totalsumman på fakturan. Fakturans artikelrader ska vara spårbara till avtalets varor eller tjänster. När det gäller varornas eller tjänsternas omfattning och art skall följande vara specificerat. Varor Artikelnummer/Artikelnamn Artikelbeskrivning Antal A’pris Eventuell rabatt Artikelradens totalsumma Tjänster Generell beskrivning, vad har utförts Plats/var tjänsten utfördes Vem har utfört uppdraget ex. konsultens namn När tjänsten utfördes (datum) ej ”till och med” Antal timmar A´pris per timme Eventuellt objektsnummer Eventuell materialkostnad STADSKONTORET | HALMSTADS KOMMUN Mer detaljerad information avseende uppdraget kan lämnas i bilaga till svefaktura. Exempelvis specifikationer av tidsrapporter, material samt materialkostnader. Identifiering av fakturamottagare (förvaltning/bolag) - GLN För att e-fakturan ska komma till rätt förvaltning eller bolag inom Halmstads kommunkoncern krävs det att fakturamottagare anges. För att identifiera fakturamottagare används GS1s Global Location Number (GLN). Varje förvaltning och bolag har en egen GLN-kod som framgår i Bilaga 1. För ytterligare specificering hur fakturamottagare ska anges i de olika formaten se avsnitt Fakturaformat. Identifiering av beställare - Referenskod För att e-fakturan ska komma fram och behandlas av rätt beställare krävs det att referenskod anges. Internt kan referenskod även kallas för ansvarskod. Observera att namn ej är en giltig referenskod, utan består oftast av siffror (ex 80450) eller en bokstavskombination (ex HPEK). För ytterligare specificering hur referenskod ska anges i de olika formaten se avsnitt Fakturaformat. Observera! I de fall parterna har kommit överens om e-handel skall Halmstads kommuns inköpsordernummer anges på fakturan som vårt ordernummer. Routing/kommunikation För att säkerställa kommunikation avseende elektronisk fakturering ska all kommunikation med kommunen ske via kommunens VAN-operatör (för närvarande Tieto). Detta innebär att leverantören måste säkerställa att kommunikation kan ske med kommunens VAN-operatör. Ingen ersättning utgår till leverantören för kostnader avseende elektronisk fakturering. Fakturaformat Som leverantör kan ni skicka fakturor elektroniskt till Halmstads kommun i formaten Svefaktura eller Fulltextfaktura (edifact). Kan inte elektronisk faktura på fil skickas kan fakturaportalen användas för att manuellt registrera och skicka elektroniska fakturor. Observera! PDF-faktura är inte ett giltigt format för elektronisk fakturering till Halmstads kommun. Svefaktura Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) och Ekonomistyrningsverket har inom ramen för Single Face To Industry (SFTI) tagit fram standarden Svefaktura 1.0. Svefaktura är ett väletablerat XMLbaserat format som är brett implementerat inom många branscher. För routing/kommunikation används GLN 7340019800004. Sätts upp i SBDH-headern i svefakturan. STADSKONTORET | HALMSTADS KOMMUN För identifiering av fakturamottagare ska GLN anges i Svefakturans PartyIdentification. Se Bilaga 1 för samtliga GLN-koder. Exempel från svefaktura som ska skickas till Barn- och ungdomsförvaltningen: <cac:PartyIdentification> <cac:ID identificationSchemeAgencyID="9">7340019805009</cac:ID> </cac:PartyIdentification> För identifiering av beställare ska referenskod anges i Svefakturans RequisitionistDocumentReference. Exempel från svefaktura: <RequisitionistDocumentReference> <cac:ID>80450</cac:ID> </RequisitionistDocumentReference> Fulltextfaktura (edifact) SFTI Fulltextfaktura är en e-faktura med strukturerad information som bygger på grundstandarden edifact och eancom. Fulltextfakturan är ursprungligen avsedd att användas som faktura vid tillämpning av e-handel enligt SFTIs scenario 6. Den används dock även i stor omfattning som en fristående e-faktura. För identifiering av fakturamottagare ska GLN anges i segmentet NAD (Köpare – BY, Fakturamottagare – ITO). UNB till Halmstads kommun är 7340019800004. Se Bilaga 1 för samtliga GLN-koder. Exempel från fulltextfaktura som ska skickas till Barn- och ungdomsförvaltningen: NAD+BY+7340019805009::9' För identifiering av beställare ska referenskod anges i segmentet RFF (Köparens referens – CR), exempelvis: RFF+CR:80450’ Fakturaportalen Om leverantör inte har möjlighet att skicka svefaktura eller edifaktura kan www.fakturaportalen.se användas för att skicka e-faktura till Halmstads kommun. Fakturaportalen är en internetbaserad tjänst som gör det möjligt för kunder att få sina leverantörsfakturor elektroniskt. Leverantörerna kan registrera upp till 25 fakturor per månad i ett webbformulär utan extra kostnader. Skickas fler än 25 fakturor per månad tillkommer en kostnad. Då fakturor från Fakturaportalen är elektroniska kan kontroller göras på innehållet. Leverantören kan känna sig säker på att fakturan är riktig och har nått kunden. Fakturaportalen hanterar kvittenser av skickade fakturor. STADSKONTORET | HALMSTADS KOMMUN Bilaga 1, GLN-nummer Routing/kommunikation För routing/kommunikation används GLN 7340019800004. Sätts upp som UNB eller anges i SBDH-headern i svefakturan. UNB HALMSTADS KOMMUN GLN (EAN) 7340019800004 Fakturamottagare För att fakturan ska läsas in på rätt förvaltning/bolag ska följande GLN koder anges för fakturamottagare: Förvaltning/bolag Halmstads Kommun, Barn & Ungdomsförvaltningen Halmstads Kommun, Fastighetskontoret** Halmstads Kommun, Hemvårdsförvaltningen Halmstads Kommun, IT-service Halmstads Kommun, Kommuntransport Halmstads Kommun, Kulturförvaltningen Halmstads Kommun, Räddningstjänsten Halmstads Kommun, Servicekontoret/Komac Halmstads Kommun, Socialförvaltningen Halmstads Kommun, Stadskontoret*** Halmstads Kommun, Städ- & Måltidsservice Halmstads Kommun, Teknik och fritidsförvaltningen Halmstads Kommun, Utbildning & arbetsmarknadsförvaltningen Halmstads Kommun, Laholmsbuktens VA AB Industristaden AB Nissastaden Destination Halmstad AB Halmstad Fastighets AB Halmstad Flygplats AB Halmstads Näringslivs AB Halmstads Energi- & Miljö AB Halmstads Energi- & Miljö Nät AB Halmstads Stadsnät AB GLN (EAN) 7340019805009 7340019808000 7340019801001 7340019809007 7340019810003 7340019804002 7340019811000 7340019812007 7340019802008 7340019800004 7340019800103 7340019813004 7340019803005 7340019814001 7340019816005 7340019817002 7340019818009 7340019815008 7340019819006 7340019820002 7340019821009 7340019822006 7340019822105 * Visas för ev matchning postbox vs ean-kod ** Fakturor till Samhällsbyggnadskontoret skickas till adress för Fastighetskontoret *** Fakturor till Byggnadskontoret, samt Miljö- & Hälsoskyddskontoret skickas till adress för Stadskontoret STADSKONTORET | HALMSTADS KOMMUN Org nr 2120001215 2120001215 2120001215 2120001215 2120001215 2120001215 2120001215 2120001215 2120001215 2120001215 2120001215 2120001215 2120001215 2120001215 5561279471 5561425710 5566505227 5560411786 5566501846 5565097663 5565283248 5563303980 5565326187 Postbox * A92 A89 A82 A84 A93 A95 A87 A90 A88 A81 A98 A83 A94 A85 A97 A91 A102 A101 A100 A96 A103 A104 A105
© Copyright 2024