1. No category

Hogia Smart – Manual
Fakturering
Bokforing
Kassa
Bilaga: Smart fakturering Husabete
Din första blick på Hogia Smart .......................................................................... 7
”Toolbaren” ......................................................................................................................................... 7
Sidan ”Mitt företag” ............................................................................................................................ 8
Hjälpen ................................................................................................................................................ 8
Hogia Smart forum .......................................................................................................................... 8
Genvägar .......................................................................................................................... 8
Verktyg ................................................................................................................................................ 8
Inställningar ......................................................................................................................................... 8
Organisation .................................................................................................................................... 9
Företagsinställningar ................................................................................................................... 9
Starta om företag ........................................................................................................................ 9
Skapa ny organisation ..................................................................................................................... 9
Konton ............................................................................................................................................. 9
Betalning...................................................................................................................................... 9
Kassa ............................................................................................................................................ 9
Moms......................................................................................................................................... 10
Kontoplan .................................................................................................................................. 10
Resultatenhet ................................................................................................................................ 10
Bokföring ....................................................................................................................................... 10
Räkenskapsår ............................................................................................................................. 10
Ingående balans ........................................................................................................................ 10
Makulera verifikat ..................................................................................................................... 11
Kassa .............................................................................................................................................. 11
Mina Tjänster................................................................................................................................. 11
Fakturering .................................................................................................................................... 12
Godkänd för F-skatt ................................................................................................................... 13
Redovisar moms enligt bokslutsmetoden ................................................................................. 13
Påminnelseavgift ....................................................................................................................... 13
Förseningsränta ......................................................................................................................... 13
Avrundning ................................................................................................................................ 13
Vår referens ............................................................................................................................... 14
Fakturakommentar.................................................................................................................... 14
2
Integration bokföring ................................................................................................................ 14
Logotyp ...................................................................................................................................... 14
Artikelregister ............................................................................................................................ 15
Användare ..................................................................................................................................... 15
Meddelanden .................................................................................................................................... 16
Meddelande om förfallen tjänst ................................................................................................... 16
Kundregister ...................................................................................................................................... 16
Registrera ny kund......................................................................................................................... 16
Redigera en befintlig kund ............................................................................................................ 17
Importera ett befintligt kundregister ............................................................................................ 17
Artikelregister .................................................................................................................................... 18
Importera ett befintligt artikelregister .......................................................................................... 18
Registrera ny artikel ...................................................................................................................... 18
Hantera artikelgrupper .............................................................................................................. 18
Priser.......................................................................................................................................... 19
Redigera en befintlig artikel .......................................................................................................... 19
Artikelgrupp ................................................................................................................................... 19
Artikelimport ..................................................................................................................................... 20
Rapporter .......................................................................................................................................... 20
Import & Export................................................................................................................................. 20
Fakturering ....................................................................................................... 21
Fakturaöversikt .................................................................................................................................. 21
Status på fakturor .......................................................................................................................... 21
Registrera ny faktura ......................................................................................................................... 21
Lägga till kund på fakturan (om du inte valt en direkt eller vill byta) ........................................... 21
Fakturahuvudet och fakturafoten ................................................................................................. 21
Leveransadress .............................................................................................................................. 21
Vår referens/Er referens ............................................................................................................... 22
Fakturakommentar........................................................................................................................ 22
Fakturadatum ................................................................................................................................ 22
Betalningsvillkor ............................................................................................................................ 22
Förfallodatum ................................................................................................................................ 22
Lägga till fakturarader ................................................................................................................... 22
3
Fakturarad Artikel ...................................................................................................................... 22
Fakturarad Fritext ...................................................................................................................... 22
Fakturarad Tillfällig artikel ......................................................................................................... 23
Ta bort en fakturarad .................................................................................................................... 23
Totalrabatt ..................................................................................................................................... 23
Spara fakturaunderlag ....................................................................................................................... 23
Slutföra en faktura............................................................................................................................. 24
Skapa en kreditfaktura ...................................................................................................................... 24
Påminnelse ........................................................................................................................................ 24
Betalningshantering .......................................................................................................................... 25
Betalning av försenad och ev. påmind faktura ................................................................................. 25
Efterhantering av faktura .................................................................................................................. 25
Visning av faktura som PDF ........................................................................................................... 25
Att kopiera en befintlig faktura ..................................................................................................... 25
Att kreditera en befintlig faktura .................................................................................................. 25
Bokföring.......................................................................................................... 27
Bokföring - Grundboken .................................................................................................................... 27
Favoriter ............................................................................................................................................ 27
Ändra eller ta bort favorit ............................................................................................................. 28
Använda Favorit............................................................................................................................. 28
Manuella konteringar ........................................................................................................................ 28
Kassa ................................................................................................................ 29
Kassörer ............................................................................................................................................. 29
Kassaansökningar. ......................................................................................................................... 30
Kassaplatser ............................................................................................................................... 31
Betalsätt .................................................................................................................................... 32
Integrationer.............................................................................................................................. 32
Webshop .......................................................................................................... 33
Integration med Starweb .................................................................................................................. 33
Integration med Sharespine .............................................................................................................. 34
Ordrar från Webshop till Smart......................................................................................................... 34
Visa ordrar ......................................................................................................................................... 35
Behandla dina ordrar......................................................................................................................... 35
4
Visa Order ...................................................................................................................................... 36
Skicka till Smart Bokföring ............................................................................................................. 36
Skicka till Smart Fakturering .......................................................................................................... 36
Sätt status till borttagen ................................................................................................................ 36
Import/Export.................................................................................................................................... 37
Rapporter .......................................................................................................................................... 37
Ordrar från Webshop .................................................................................................................... 37
Försäljning per artikelgrupp ...................................................................................................... 37
Försäljning per artikel ................................................................................................................ 37
Rapporter ......................................................................................................... 38
Fakturarapporter ............................................................................................................................... 38
Bokföringsunderlag ....................................................................................................................... 38
Bokföringsunderlag - Fakturajournal (används inte om du har integration med bokföringen) 38
Bokföringsunderlag – Betaljournal (används inte om du har integration mot bokföringen) ... 38
Uttag av SIE-fil ........................................................................................................................... 38
Kopia av journal ......................................................................................................................... 38
Kundreskontra ............................................................................................................................... 38
Husarbete fordran skatteverket .................................................................................................... 38
Fakturalista .................................................................................................................................... 38
Artiklar ............................................................................................................................................... 39
Försäljning per artikelgrupp .......................................................................................................... 39
Artikelsaldo .................................................................................................................................... 39
Försäljning per artikel .................................................................................................................... 39
Bokföring ........................................................................................................................................... 39
Balansrapport ................................................................................................................................ 39
Kontoutdrag................................................................................................................................... 39
Resultatrapport ............................................................................................................................. 40
Verifikationslista ............................................................................................................................ 40
Huvudbok ...................................................................................................................................... 40
Momsrapport ................................................................................................................................ 40
Behandlingshistorik ....................................................................................................................... 40
Import &Export ................................................................................................ 42
Import ................................................................................................................................................ 42
5
SIE-4-Import................................................................................................................................... 42
Kundimport.................................................................................................................................... 42
Artikelimport ................................................................................................................................. 42
Exporter ............................................................................................................................................. 43
SIE-4 export ................................................................................................................................... 43
Export Kunder ................................................................................................................................ 43
Export Artiklar ............................................................................................................................... 43
Export ROT/RUT-avdrag till Skatteverket ...................................................................................... 43
Slutord ............................................................................................................................................... 44
Bilaga 1: Husarbete .......................................................................................... 45
Konto för Husarbete .......................................................................................................................... 45
Kunder för Husarbete ........................................................................................................................ 45
Uppgifter om ansökande personer ............................................................................................... 45
Uppgifter om bostaden ................................................................................................................. 45
Vid ROT-arbete .......................................................................................................................... 45
Vid RUT-arbete .......................................................................................................................... 45
Artiklar för Husarbete........................................................................................................................ 46
Skapa en Husarbetsfaktura ............................................................................................................... 46
Artiklar från artikelregistret........................................................................................................... 46
Tillfälliga artiklar ............................................................................................................................ 46
Välja RUT- eller ROT-arbete samt fördelning ................................................................................ 46
Fördelning mellan ansökande personer .................................................................................... 46
Uppgifter om arbete samt övrig kostnad .................................................................................. 47
Vanlig faktura på kund för husarbete............................................................................................ 47
Fakturalistan ...................................................................................................................................... 48
Betalhantering av kundinbetalning ................................................................................................... 48
Ansöka om avdrag för Husarbete hos Skatteverket.......................................................................... 48
Export av XML-fil för uppläsning till Skatteverket ......................................................................... 48
Rapport Underlag Husarbete avdrag ............................................................................................ 49
Registrera ersättning från Skatteverket ............................................................................................ 49
Hantering av avslag på RUT-/ROT-avdrag ..................................................................................... 50
Hantering av försenad kundbetalning. .......................................................................................... 50
Rapporter .......................................................................................................................................... 50
6
Din första blick på Hogia Smart
”Toolbaren”
Längst upp i Smart hittar du en verktygslist. Den delar vi med andra webbaserade Hogiaprogram så
befintliga kunder kan känna igen sig.
Fliken ”Mitt företag” finns alltid med, det är basen i Smart. De övriga, ”Fakturering”, ”Bokföring” och
”Kassa” visas beroende på vilka tjänster du abonnerar på.
De övriga knapparna visar vilken användare du är inloggad på och det företag du är inne på. Det
första är ditt företag, det andra din användare och därmed ditt HogiaID. Trycker du på knappen får
du fram hanteringen av dina uppgifter. Du kan ändra lösenord, byta mailadress (och därmed HogiaID)
och logga ut.
7
Sidan ”Mitt företag”
Första sidan du möts av i Hogia Smart ”Mitt företag” innehåller instruktioner om hur du når hjälpen.
Här hittar du också små informationsrutor, ”widgetar” som är kopplade till dina tjänster.
Hjälpen
Hogia Smart forum
Var som helst i Hogia Smart kan du, om du inte hittar svaret på din fråga eller om det är
något du vill lyfta till oss, gå in på Hogia Smart forum. I forumet kan du söka på frågor
och svar, läsa andras inlägg, önska eller fråga om funktioner och även ”gilla” andras
förslag som du själv vill stödja. Lättast gör du detta genom att gå in på fliken ”Hjälp”
som alltid är synlig till höger på skärmen eller i Verktygslådan nere till vänster.
Klicka på länken så kommer du till forumet. Vill du komma åt forumet utifrån, går det
via denna länk: http://kundo.se/org/hogia-smart/
Behöver du ytterligare hjälp kan du även skicka e-post till oss: [email protected]
Genvägar
Det finns 5 genvägar. 3 av dem är alltid synliga i Smart då de ingår i
grundtjänsten och heter Skapa kund, Skapa artikel och Köp Smart. De
två övriga, Skapa Faktura och Skapa verifikat syns om du har respektive
tjänst Fakturering och Bokföring aktiverad.
Verktyg
Från ”Verktyg” kan du nå alla basfunktioner i Hogia Smart:
”Inställningar”, ”Kunder”, ”Artiklar”, ”Rapporter”, ”Import & Export”
och ”Hjälp”. Dessa är alltid synliga till vänster på skärmen.
Se vidare avsnitt i denna manual för mer information om hur du skapar
ny kund, artikel eller rapporter.
Inställningar
Det första du behöver göra är att registrera dina företagsuppgifter, detta gör du genom att klicka på
ikonen ”Inställningar”.
8
Organisation
Företagsinställningar
Klicka på kategorin för företagsinställningar, kallad ”Organisation”. De uppgifter du uppgav när du
registrerade dig i Smart finns förifyllt. Det går givetvis att redigera dem i efterhand (dock ej ditt
organisationsnummer). Komplettera de fält som inte är ifyllda om du så önskar. Dessa kommer med i
dina fakturors sidhuvud och sidfot och går enbart att redigera här.
Starta om företag
Här kan du stata om din organisation. All information utom dina abonnemangsuppgifter nollställs så
detta skall enbart användas om något gått helt fel i starten. Har du kassan kan du inte starta om då
kassans kvittohistorik inte får försvinna.
Skapa ny organisation
Varje Smartabonnemang ger rätt till ETT företag. Vill du koppla flera organisationer till samma
HogiaID kan du skaffa ytterligare abonnemang, med tillhörande kostnader, via denna tjänst.
Genomför du denna rutin startas registreringen av ett nytt abonnemang och ett nytt bolag så om du
startar detta måste den slutföras annars kommer startupguiden att öppnas varje gång du går in i din
Smartapplikation.
Konton
Här kan du konfigurera de konton som du använder i Smarts olika tjänster
Betalning
Under kategorin Betalning och Moms ställer du in de konton du vill använda för din fakturering och
kassa. De konton som ligger i Smart är baserade på BAS2010 men du bör kontrollera hur din
redovisningsansvarige vill ha det.
Kassa
Kontona som ställs in här hanterar transaktioner i kassan. Observationskonto: används för att
hantera differenser som sker t ex när du gör en kassajustering i kassaprogrammets administrativa
meny.
Observationskonto kassauttag: lägger de pengar som tas ur kassan på ett särskilt konto.
Kontantuttaget finns även det i kassaprogrammets administrativa meny.
9
Öresavrundning: kontot används för att justera de öresavrundningar som bl. a. sker när kunden
betalar kontant och summan avrundas till jämn krona.
Moms
Standardkonton för dina momskonteringar. Du kan ändra dessa efter behov men konsultera din
redovisningsansvarige så det blir rätt med dina momsrapporter.
Kontoplan
Smart levereras med en förinställd kontoplan enligt BAS 2010. Gå in på knappen Kontoplan för att se
en komplett lista över alla konton. Här kan du se hela BAS-kontoplanen och även lägga till och
redigera konton. De konton som är markerade som aktiva är de som går att välja i programmet. Vill
du enbart se de konton som är aktiva kryssar du i rutan ”Visa enbart aktiva konton”.
Skapa konto
För att lägga upp ett nytt konto trycker du på ”+” ikonen. Här kan du lägga upp och namnge ett nytt
konto samt ange om det skall vara aktivt eller inte. Momskoden bestämmer om moms skall debiteras
på kontot i bokföringen och var på momsrapporten beloppen hamnar.
Redigera ett befintligt konto
Vill du redigera ett befintligt konto, klicka på ”Ändra” ikonen på det aktuella kontots rad i listan.
Endast kontonamn samt om det skall vara aktivt eller inaktivt går att redigera. Gör de ändringar som
önskas och klicka på ”Spara” så sparas kontot. Vill du inte spara, klicka på ”Avbryt” så sparas inga
ändringar. Försöker du stänga ned sidan utan att ha sparat ev. ändringar får du en fråga om du vill
spara.
Momskod
Momskoden har två användningsområden i Smart och i din bokföring, dels definierar den vilken
moms som skall användas på belopp som läggs på kontot och dels bestämmer den var ev belopp som
läggs på kontot hamnar på din momsrapport.
Resultatenhet
Resultatenheter används i Smart som ett statistiskt söksätt på artiklar. Du kan koppla den till en eller
flera artiklar för att kunna särskilja dem.
Du kan lägga upp nya med ”+” eller editera befintliga med ”Ändra”.
Bokföring
Räkenskapsår
Här lägger du upp dina räkenskapsår och din momsperiod. Räkenskapsårets datum låser sig och kan
inte ändras om du har börjat registrera verifikat i perioden. Momsperiod kan du alltid ändra.
Ingående balans
Här lägger du in eventuella ingående balanser när du startar organisationen och räkenskapsåret.
Enbart balanskontona visas och det måste vara balans mellan kolumnerna. Om det inte är balans
justeras detta genom att Smart föreslår att ett saldo läggs på observationskonto 2999.
10
Makulera verifikat
OBS! Makulerade verifikat går inte att ta tillbaka så det är mycket viktigt att du tänker efter en
gång extra innan du makulerar.
Om du gjort fel i bokföringen så kan du makulera verifikat ”från och med”, dvs du kan ta bort ett
verifikat och alla efterföljande i en serie. Smart föreslår det första tomma verifikatet i serien så att du
inte skall kunna ta bort ett verifikat av misstag. Du anger serie och det verifikat du vill ta bort från och
med. Alla efterföljande verifikat makuleras.
Det makulerade verifikatet försvinner ur rapporter och verifikatsnumret blir tillgängligt att göra ett
nytt verifikat på men det makulerade sparas i historiken och du kan även se makulerade verifikat i
verifikatslistan om du väljer ”visa makulerade”.
Kassa
Här kan du ställa in allt för din kassa. Mer info hittar du här.
Mina Tjänster
Under kategorin Mina tjänster som du hittar via Inställningar/Mina Tjänster eller under Köp Smart
kan du köpa/förlänga tjänster och tilläggstjänster i Hogia Smart samt ändra dina kontaktuppgifter för
debitering.
För att ändra dina kontaktuppgifter för debitering av Hogia Smart klicka på knappen ”Ändra” under
”Debiteringsuppgifter”.
Här anger du de uppgifter som vi kommer att
använda för att debitera dig för Hogia Smart.
Betalningsunderlagen skickas enbart ut via epost så se till att denna är korrekt ifylld.
11
Under ”Mina Tjänster” som du hittar under Inställningar/Mina Tjänster eller under Köp Smart kan du
se vilka tjänster och tilläggstjänster som du har tillgång till i Hogia Smart och när dessa förfaller. Här
kan du även köpa eller förlänga dina tjänster. Klicka på kundvagnen för den tjänst du vill förlänga
eller köpa.
Klicka sen på ”Köp” för att komma till Small Office webbshop. I webbshopen kan du sen slutföra ditt
köp genom att betala med kort, faktura eller direktbetalning mot din bank.
Efter slutfört köp får du direkt tillgång till den nya tjänsten. Vi rekommenderar att du loggar ut och
loggar in igen för att få tillgång till ev. nya funktioner. Du kan i efterhand se kvittot på ditt köp under
”Betalningshistorik” och länken ”Visa kvitto”.
Fakturering
Gå in på ”Inställningar” och klicka på kategorin för kundfaktureringsinställningar, kallad ”Faktura”.
Här anger du startinställningarna för faktureringen. Det finns separata nummerserier för Debetrespektive kreditfakturor. Startnummer anger att numret efter detta kommer på din första faktura,
som standard är satt 0 så att första fakturanumret blir ”1”. Notera att du inte får ”backa” i
nummerserien, d.v.s. sätta ett lägre nummer än senaste befintliga fakturan. Att sätta ett högre
nummer går bra men kan sedan ej backas när en faktura är uttagen i den serien.
OM du inte har ett bank/plusgiro kan du istället ange din bank och ditt bankkonto på fakturan.
OBS! Dessa fält delar plats så om du lägger in uppgifter på Bank/Bankkonto visas inte
Bankgiro/Plusgiro på fakturan.
Om du handlar med utländska kunder förenklar du betalningen av fakturan genom att ange ditt IBAN
och BIC/SWIFT-nummer. Dessa får du från din bank.
12
Godkänd för F-skatt
Kryssrutan ”Godkänd för F-skatt” ger motsvarande text på fakturan.
Redovisar moms enligt bokslutsmetoden
De metoder som används inom bokföring är antingen Fakturametoden eller Bokslutsmetoden. I
Fakturametoden redovisas en händelse när den görs. D.v.s. gör du en faktura konteras den direkt
under kundreskontran. När betalning sedan sker konteras detta också. I Bokslutsmetoden, som
enbart får användas om du har ett företag med omsättning under 3 miljoner per år, konteras
fakturan först när betalning skett.
OBS ändra inte detta om du inte är säker då detta förändrar din bokföring.
Påminnelseavgift
Här kan du ange en summa som debiteras kunden om betalning inte skett på överenskommen tid.
Detta anges på fakturan som en text. Observera att även kunden behöver ha inställningen för
påminnelseavgift för att du ska kunna debitera det.
Förseningsränta
Här anges en procentsats som läggs på försäljningssumman om betalning inte skett på
överenskommen tid. Räntesatsen skall anges baserad på årsränta men beräknas per dag. Observera
att även kunden behöver ha inställningen för räntefakturering för att du ska kunna debitera det.
Avrundning
Här kan du ange om du vill arbeta med kronavrundning på det totala fakturabeloppet.
13
Skriver du 0,00 sker ingen avrundning och utpriset presenteras ned till ett öre. Väljer du 1,00
avrundas slutsumman till närmaste hel krona.
Vår referens
Här kan du skriva in ett namn som kommer på fakturan under Vår referens.
Fakturakommentar
Notera att Fakturakommentaren får vara max 42 tecken lång och max på tre rader. Även denna text
kommer med på fakturan. Har du fakturaintegration kan du skicka en fritext från kassan vid
faktureringstillfället som skriver över ev här angiven fakturakommentar.
Integration bokföring
Logotyp
Här kan du ladda upp en bild som sedan visas längst upp på fakturan. Om du inte laddar upp en bild
så visas ditt företagsnamn på fakturan istället. Bildfilen måste vara i .png, .jpg eller .jpeg format och
får inte vara större än 100kB. Vill du ändra logotypen ersätter du lätt den befintliga genom att ladda
upp en ny. Väljer du att ta bort den genom att klicka på ”Radera logo” återställs fakturahuvudet till
att visa ditt företagsnamn.
OBS! Kontrollera att inga felmeddelanden eller röda ramar syns, om ett fel upptäcks så sparas inte
uppgifterna.
14
Artikelregister
Under inställningarna för artikelregister (Inställningar/Artikelregister) hittar du två inställningar, dels
om du vill aktivera eller inaktivera artikelsaldo och dels om du vill ha en validering av dina EAN-koder.
Aktiverar du artikelsaldo får du på artiklarna ett saldo som går att editera och som räknas ned
respektive upp vid försäljning eller returer i Kassan eller Faktureringen.
Kontroll av EAN-koder behöver du enbart ha om du lägger in sina EAN-koder manuellt och vill ha en
extra kontroll. ”Ingen kontroll” är standard, om det är väldigt viktigt att ett EAN-nummer är rätt skall
du ställa in ”Kontrollera och godkänn bara om kontrollsiffran stämmer” för då kan du bara spara
artiklar med korrekt EAN. En kontroll utan att sparandet hindras får du om du väljer ”Kontrollera och
varna om kontrollsiffran inte stämmer” som varnar men du får fortfarande spara om du vill.
Användare
Här kan du se de användare (HogiaID) som har rätt att logga in på din organisation och har tillgång till
alla funktioner på denna organisation i Smart.
Du kan även "bjuda in" nya användare till denna organisation, t.ex. din revisor, genom att klicka på
”+” och ange användarens e-postadress. Användaren får då ett mail som förklarar att hen nu är
användare i din organisation.
Denna e-postadress blir till ett HogiaID som den nya användaren använder för att logga in i Smart.
15
Du kan givetvis även ta bort en användares tillgång till denna organisation. Detta gör du genom att
klicka på soptunnan bredvid användaren i listan nedan. Den användare/HogiaID som står som
”Ägare” går inte att ta bort och är den ende som får bjuda in och ta bort användare.
Meddelanden
Under ”Meddelande” har du koll på meddelanden som skickats till dig från Smart Teamet. Det kan
gälla information om t.ex. en uppdatering eller nya funktioner. Från första sidan kan du alltid se
rubriken på dina fem senaste meddelanden. Klicka på meddelandet för att öppna och läsa hela
texten. Eller klicka på ”Öppna inkorgen”.
Meddelande om förfallen tjänst
Om du får detta meddelande när du loggar in så beror det på att en eller flera av dina abonnemang
håller på att gå ut. Meddelandet dyker upp varje gång du loggar in och påminner när det är 10 dagar
eller mindre kvar på ett abonnemang. Enklast är att svara ”Ja” och gå in på ”Mina Tjänster” under
Inställningar eller ”Köp Smart” och betala ditt abonnemang direkt. Abonnemanget förlängs baserat
på det datum som det befintliga har som slutdatum så det påverkar inte om du betalar direkt eller på
sista dagen för abonnemanget. Passeras datumet förlängs abonnemanget naturligtvis från det datum
som du förnyar tjänsten.
När din tjänst har förfallit får du inte längre detta meddelande. Om du då vill in och förlänga/köpa
tjänster går du till ”Inställningar-Mina tjänster” eller använder genvägen ”Köp Smart”.
Kundregister
Klicka på ikonen för ”Kunder” under ”Verktyg”. Här ser du ditt kundregister. Du kan bestämma om du
vill se enbart kunder som söker avdrag för ROT/RUT (även kallat husarbete), enbart aktiva kunder,
och kan även söka i kundregistret.
Vid behov kan du sortera kolumnerna Namn, Org.nr/Personnr eller E-post i stigande eller fallande
ordning genom att klicka på respektive rubrik. Du kan inte sortera på kundnummer då den är
alfanumerisk.
Registrera ny kund
För att registrera en ny kund - gå in i ditt kundregister och klicka på ikonen eller använd genvägen
”Skapa kund”. Det enda obligatoriska du måste ange för att kunna spara en kund är Kundnummer
och Kundnamn. Du kan dock inte fakturera med enbart dessa uppgifter utan får i faktureringen
varningar om du försöker slutföra en faktura utan uppgifter som t.ex. adress.
16
Börja med att lägga upp ett nytt kundnummer, antingen ett eget (siffror och bokstäver godkänns)
eller det kundnummer som Smart föreslår.
När du angett ”Fakturaadress” kan du kopiera över dessa uppgifter till ”Leveransadress” genom att
klicka på knappen ”Kopiera fakturaadress”. Det går givetvis att redigera både fakturaadressen och
leveransadressen efteråt och återigen kopiera över fakturaadressen till leveransadressen.
Kontaktpersonen som anges på kunden dyker upp som ”Er referens” på fakturan.
Om du har kunder som har Omvänd betalningsskyldighet, dvs att de redovisar momsen, kan du slå på
eller av funktionen på kunden här. Har du tilläggstjänsten ”Husarbete” kan du även här aktivera det
på kunden, mer om detta i den extra bilagan ”Husarbete”. Observera att en kund inte kan ha både
”Omvänd betalningsskyldighet” och ”Husarbete” aktiverad.
De fält som är obligatoriska rödmarkeras om du missar att fylla i dessa. Är du osäker på vad som är
fel kan du få hjälp genom att klicka på rutan.
Andra fält, såsom Organisations-/personnummer och E-post måste anges enligt korrekt format.
Klicka på ”Spara” och kunden läggs upp i ditt Kundregister. Vill du inte spara, klicka på ”Avbryt” så
sparas inga ändringar. Försöker du stänga ned sidan utan att ha sparat ev. ändringar får du en fråga
om du vill spara.
Redigera en befintlig kund
Vill du redigera en befintlig kund, klicka på ”Ändra” ikonen på den aktuella kundens rad i listan. Allt
förutom kundnummer går att redigera. Gör de ändringar som önskas och klicka på ”Spara” så sparas
ändringarna.
Importera ett befintligt kundregister
OBS! Funktionen går inte att använda på mobil enhet p g a begränsad hantering av filformat i
webbläsaren.
Har du en befintlig kundlista på fil och vill ha med dig den till Smart kan du importera den i
funktionen Import & Export – Import – Import Kunder.
Importen sker genom en kommaseparerad CSV-fil och är begränsad till max 5000 kunder åt gången.
Enklast är att ladda ned den mall vi har på sidan Import & Exporter – Import – Import Kunder och
klippa in dina uppgifter.
17
Du får först läsa in din fil för kontroll. Smart ger information om hur många rader som är ok och hur
många som inte är det samt hur många rader som kommer att läsas in. Vill du kan du läsa in de som
är ok och plocka ned de som inte är ok i en egen fil för att se vad som är felet, åtgärda det och läsa in
igen.
Artikelregister
Klicka på ikonen för ”Artiklar” under ”Verktyg”. Här ser du ditt artikelregister och, om du
har artikelsaldo aktiverad, ditt saldo på respektive artikel. Högst upp på höger sida ser du
en ikon som går till hanteringen av artikelgrupper. Klickar du på
ikonen så
kommer du till artikelimporten.
Du kan välja om ni enbart vill se aktiva artiklar, och söka efter en artikel. Ni kan sortera kolumnerna i
stigande eller fallande ordning i alla kolumner som har blå rubriker genom att klicka på dem.
Importera ett befintligt artikelregister
Funktionen beskrivs här:
Registrera ny artikel
För att registrera en ny artikel - gå in i ditt artikelregister och klicka på ikonen eller använd
genvägen ”Skapa artikel”. Börja med att lägga upp ett nytt artikelnummer, antingen ett eget (siffror
och bokstäver godkänns) eller det artikelnummer som Smart föreslår.
Hantera artikelgrupper
Klicka på ikonen för ”Artiklar” under ”Verktyg”. Här ser du ditt artikelregister. Högst upp på höger
sida ser du en
ikon som går till hanteringen av artikelgrupper. Har du Smart kassa
påverkar
ordningen hur
artiklarna visas på skärmen. Artiklar och
artikelgrupper utan ovanförliggande
artikelgrupp läggs på högsta nivån
(startsidan i kassaprogrammet) och sedan
organiseras det likt en upp-och-nedvänd
trädstruktur där varje artikel eller
artikelgrupp läggs under ev ovanförliggande
artikelgrupp. Ikonen visar att det finns
underliggande artikelgrupper, klickar du på
den visas dessa.
Du kan välja att enbart visa aktiva artikelgrupper eller att
visa alla. Knappen ”Minimera alla” gör att enbart
artikelgrupper på högsta nivån (längst till vänster) visas och
väljer du ”Expandera alla” visas alla artikelgrupper i alla
nivåer. Du kan lägga upp nya artikelgrupper med namn och nivå. Klicka på ikonen för att skapa en
ny artikelgrupp. Ange ett namn, välj en nivå och spara. OM rutan ”Aktiv” är ikryssad syns
artikelgruppen i Smart, annars syns den bara om du kryssat i rutan ”Visa enbart aktiva
18
artikelgrupper” i denna vy. När du sparat hamnar den nya artikelgruppen under den angivna
artikelgruppen eller direkt på startsidan om du väljer kategorilös. För att sedan lägga till en artikel går
du in på artikellistan, söker upp den aktuella artikeln och väljer vilken artikelgrupp den ska tillhöra
och sparar.
Du kan inaktivera en artikelgrupp och underliggande artiklar och artikelgrupper. Det görs genom att
du klickar på berörd artikelgrupp och kryssar i/ur rutan ”Aktiv”. Om du inaktiverar en artikelgrupp
inaktiveras även alla artiklar och artikelgrupper under den så var försiktig innan detta görs. Inget
försvinner ur Smart men det kan bli tidskrävande att aktivera alla artiklar och artikelgrupper som
inaktiverats.
Priser
När du anger ett Utpris så anpassas priserna för inklusive moms och exklusive moms efter
momssatsen du angett. Ett Utpris exkl. moms på 100:- ger med moms 25% ett utpris på 125:-.
Momssatsen du sätter påverkar även Försäljningskontot. Sätter du moms 25% ändras
försäljningskontot till det i Inställningar angivna försäljningskontot för 25%.
”Spärrad” betyder att artikeln inte visas eller går att sälja i fakturafönstret eller i kassaprogrammet.
”Arbetskostnad” används i extratjänsten ”Husarbete” för att specificera kostnader som skall ligga till
grund för RUT/ROT-avdrag. I kassan motsvarar det ”Tjänst”.
”Öppen artikel” används enbart i kassan, för att bestämma om du i kassaprogrammet skall kunna
ändra utpris eller inte. Du kan fortfarande ge rabatter i kassan.
Klicka på ”Spara” och artikeln läggs upp i ditt Artikelregister. Vill du inte spara, klicka på ”Avbryt” så
sparas inga ändringar. Försöker du stänga ned sidan utan att ha sparat ev. ändringar får du en fråga
om du vill spara.
Redigera en befintlig artikel
Vill du redigera en befintlig artikel, klicka på ”Ändra” ikonen på den aktuella artikelns rad i listan. Allt
förutom artikelnummer går att redigera. Gör de ändringar som önskas och klicka på ”Spara” så sparas
artikeln.
Artikelgrupp
Om du går in på Artikellistningen ser du kolumnen ”artikelgrupp”. Du anger vilken artikelgrupp som
artikeln skall ligga under på varje artikel.
19
Artikelimport
OBS! Funktionen går inte att använda på mobil enhet p g a begränsad hantering av filformat i
webbläsaren.
Har du redan ett artikelregister och vill använda det? I Smart kan du importera dina artiklar som en
kommaseparerad .CSV-fil. Denna skapas och editeras enkelt i t ex Excel. För att importera dina
artiklar går du in på knappen ”Artikelimport”. Data som kan läsas in är:














Artikelkategori
Artikelnummer
Artikelbenämning
Pris (inkl. moms)
Moms (0, 6, 12, 25)
Enhet (ex. st, kg)
Kontonummer Försäljningskonto
Typ (Tjänst / Vara) Tjänst betyder att artikelnumret märks som arbetskostnad vid RUT/ROT
Öppen artikel (Ja / Nej) Denna används i huvudsak för kassor
EAN
Borttagen (Ja / Nej) Om ”Ja” syns den inte i kassaprogrammet och kan inte väljas i fakturavyn
Inköpspris exkl. moms
Resultatenhet
Resultatenhetens namn
Är du osäker på hur filen skall se ut finns det en mall att ladda ned.
Läs in filen, Smart kontrollerar att all relevant data finns med. Glöm inte att ställa in i importen om de
utpriser som finns med i filen är med eller utan moms, så Smart läser in rätt data på rätt ställe.
När filen valts, kontrolleras den. Här visar Smart om någon rad verkar konstig eller om de är OK. Har
du några ogiltiga eller oläsbara rader visas dessa och kan laddas ned separat för kontroll. Trycker du
på ”Importera” läses alla Giltiga rader in.
När importen är klar, får du ett meddelande i Meddelanderutan att importen gått igenom.
Rapporter
För att ta ut kundreskontrajournal, bokföringsunderlag etc. klicka på ikonen för ”Rapporter” under
”Verktyg”. Mer information under detta kapitel:
Import & Export
OBS! Funktionen går inte att använda på mobil enhet p g a begränsad hantering av filformat i
webbläsaren.
Se separat kapitel för detta. Följ denna länk:
20
Fakturering
Fakturaöversikt
Går du in på fliken ”Faktura” kommer du till översikten över gjorda fakturor.
När du får fakturor i denna lista kan du filtrera ditt resultat i listan på tre olika sätt: status på fakturor;
datumintervall på ”Fakturadatum” eller ”Förfallodatum” eller fritextsökning på fakturanummer,
kundnamn eller kunds organisationsnummer.
Status på fakturor
- Påbörjad. För fakturor som är ofullständiga, t.ex. sparade fakturaunderlag. Har du integration
mot kassan kommer de försäljningar du gjort i den mot betalsätt faktura att få status påbörjad.
- Slutförd. Fakturan har slutförts och fått ett fakturanummer. Det är först när fakturan är
slutförd som den är redo att skickas till kund.
- Betald. Betyder att fakturan är fullbetald.
- Förfallen. Fakturan anses vara förfallen om dagens datum är senare än förfallodatumet samt
att fakturan ej är fullbetald.
Registrera ny faktura
En faktura skapar du genom att gå in på fliken ”Faktura” och klicka på ikonen för att Skapa faktura
eller genom att klicka på genvägen ”Skapa Faktura”. Först öppnas sidan ”Välj kund”. Dubbelklicka på
vald kund eller markera den och klicka på ”Välj”. Här kan du även söka bland dina kunder genom att
skriva in kundnummer, organisationsnummer eller kundnamn i sökfältet och klicka på ”Sök”. När du
valt kund kommer du till sidan ”Ny faktura”.
Fakturafönstret är gjort exakt så som din faktura kommer att se ut. Har du laddat upp en bild så
ligger den längst upp till vänster på fakturan. Om inte så står ditt företagsnamn där istället. Dina
företagsuppgifter samt de uppgifter du registrerat på kunden är automatiskt ifyllda.
Lägga till kund på fakturan (om du inte valt en direkt eller vill byta)
Klicka på sökikonen (ett förstoringsglas)
så öppnas ett sökfönster. Välj en kund och kundens
uppgifter fylls i på fakturan. Det går fortfarande att redigera namn och adressuppgifter för kunden.
Dessa sparas då enbart på denna faktura. Vill du ändra kunduppgifterna permanent gör du detta
direkt på kunden.
Fakturahuvudet och fakturafoten
Fakturafoten är baserad på de uppgifter du angivit vid registreringen och under ”Inställningar” och
kan inte justeras här. Uppgifterna i fakturahuvudet däremot kan läggas till och redigeras.
Leveransadress
Här läggs kundens leveransadress. Den kan redigeras men sparas inte annat än på den aktuella
fakturan. Vill du ändra kunduppgifterna permanent gör du det direkt på kunden.
21
Vår referens/Er referens
”Vår referens” är tom och kan redigeras. Referensen sparas enbart på den aktuella fakturan. ”Er
referens” hämtas från kundens kontaktperson och kan redigeras men sparas enbart på den aktuella
fakturan. Vill du ändra kunduppgifterna permanent gör du det direkt på kunden.
Fakturakommentar
Hämtas från dina inställningar. Kan redigeras med 3 rader och 42 tecken per rad, sparas enbart på
den aktuella fakturan. Vill du ändra uppgifterna permanent gör du det i dina
faktureringsinställningar.
Fakturadatum
När du väljer att skapa en ny faktura väljs dagens datum som fakturadatum. Det går att redigera
detta genom att klicka på den lilla kalendern på sidan och välja ett annat datum.
Betalningsvillkor
När du väljer en kund på din faktura kommer betalvillkoret för kunden med till fakturan. Vill du ändra
betalvillkoret på fakturan så går det bra, inget ändras då permanent på kunden. Du kan även lägga
upp nya och ta bort betalvillkor som du inte använder. Vill du lägga upp ett nytt betalvillkor skriver
du antal dagar i den tomma rutan och klickar på den gröna ”+”-ikonen så sparas det. Vill du ta bort
ett betalvillkor så klickar du på det röda ”x”-et till höger om det.
OBS! används betalvillkoret på en annan kund går det inte att ta bort det. Ligger det på en befintlig
faktura så kan det dyka upp igen när den fakturan öppnas i faktureringen.
Förfallodatum
Smart räknar ut förfallodatum baserat på valt fakturadatum samt betalvillkor. Du kan givetvis ändra
detta. Ändrar du betalvillkor och/eller fakturadatum, ändras också förfallodatum. Vill du ändra
förfallodatum kan du enbart senarelägga då Smart räknar ut datum beroende på betalvillkor. Vill du
ha kortare betaltid måste du därför först ändra betalvillkoret till ett kortare intervall och sedan
senarelägga förfallodatumet.
Lägga till fakturarader
När det är dags att lägga till artiklar och rader på fakturan finns det tre radtyper: ”Artikel”, ”Fritext”
samt ”Tillfällig artikel”. Klicka på den gröna + ikonen i fakturakroppen för att skapa en ny fakturarad
och välja mellan de tre radtyperna.
Fakturarad Artikel
Om du väljer ”Artikel” öppnas ett sökfönster där du kan välja en artikel ur ditt artikelregister. Här
syns inte artiklar som du markerat med ”spärrad”. Dubbelklicka på vald artikel eller markera och
klicka på ”Välj”. Här kan du även söka bland dina artiklar genom att skriva in artikelnummer eller del
av benämning i sökfältet och klicka på ”Sök”.
Den valda artikeln läggs till som en fakturarad med antal 1,00. Á pris hämtas från artikeln men kan
ändras. Ändrat pris sparas enbart på fakturan.
Fakturarad Fritext
Väljer du ”Fritext” får du en rad att fylla i en text på. Inga antal, inga summor. Används för att lägga
till eller utöka en artikeltext.
22
Fakturarad Tillfällig artikel
Det sista alternativet är ”Tillfällig artikel”. Den används för att sälja en artikel som inte finns upplagd i
ditt artikelregister eller en specifik tjänst. Du måste/har möjlighet att själv ange artikeltext, antal,
enhet, inpris (exkl moms), Utpris ”ex. moms”, moms samt utpris ”inkl. moms”. De olika utpriserna
uppdateras mot varandra baserat på momssatsen. Så utpris ex. moms 100:- och moms 25% ger
utpris inkl. moms 125:-. Sist kan du ange om artikeln skall vara en ”Arbetskostnad”, dvs i Kassan
reFakturaraderna ackumuleras och momssatserna beräknas. Momssammanfattning, totalsumma
exkl. moms, total moms samt totalsumma inkl. moms hittar du längst ned på fakturan och
totalsumma inkl. moms även i fakturahuvudet.
Ta bort en fakturarad
Vill du ta bort en fakturarad, är det bara att klicka på det röda krysset till höger om raden så tas den
raden bort.
Totalrabatt
Du kan på en faktura göra ett avdrag för totaltrabatt. När du skapar en faktura kan du när som helst
klicka på % ikonen högst upp på sidan. En ruta för totalrabattberäkning kommer upp. Du kan här
ange rabatten på tre sätt:
Rabatt i procent - Ange procentuell rabatt som dras på alla fakturarader.
Rabatt i kronor - Rabatten delas upp på alla fakturarader.
Netto efter rabatt: Differensen mellan ”Netto” och ”Netto efter rabatt” dras av och delas på alla
fakturarader.
Oavsett vilket sätt du använder för att ange totalrabatten så fördelas rabatten ut på varje fakturarad.
Vill du justera en rad går det att gå in på den och ändra rabatten på just den fakturaraden.
Det går givetvis att sedan gå tillbaka och justera rabatterna på radnivå. Kom bara ihåg att
”Totalrabatt” skriver över befintlig radrabatt så befintliga rabatter som lagt in tas bort om du går in
och lägger en totalrabatt. Klicka på pilen till vänster om fakturaraden för att visa eller dölja
rabattinformationen på raden.
Rabatten summeras längst ner på fakturan vid momssammanfattningen.
Spara fakturaunderlag
Det är möjligt att spara en ofullständig faktura genom att klicka på ikonen för ”Spara påbörjad
faktura” . En påbörjad faktura är inte redo att skickas till kund och Hogia Smart kontrollerar därför
inte om fakturan är fullständig. Du kan därför spara en faktura utan varken kund eller fakturarader
om du så önskar. I fakturalistan får underlaget status ”P” för Påbörjad. Notera att en påbörjad
faktura inte har något fakturanummer. Fakturanummer tilldelas först när du slutför fakturan. Det går
23
när som helst att hämta upp fakturaunderlaget igen genom att markera den i listan och klicka på
”Öppna”. Vill du se, maila eller skriva ut underlaget kan du välja ”Visa underlag”. Då öppnas
underlaget som en pdf. Ett underlag innehåller samma information som din faktura men istället med
rubriken ”Underlag” och utan fakturanummer. Du kan givetvis även ta bort ditt underlag genom att
välja ”Radera”.
Slutföra en faktura
När du är klar med fakturan och det är dags att skicka den till kund för betalning öppnar du fakturan
och klickar på ”Slutför faktura”.
När fakturan slutförs, tilldelas den ett fakturanummer och låses för vidare editering. Fakturan skapas
som ett PDF dokument som du antingen kan spara, skicka via e-post/fax eller skriva ut. Beroende på
webbläsare kan detta hanteras olika.
Fakturan får status ”S” för ”Slutförd” i fakturalistan och väntar på betalning.
Skapa en kreditfaktura
Vill du göra en kreditfaktura gör du på samma sätt som vid en vanlig faktura men sätter ett negativt
antal (t.ex. -1) vilket medför att beloppen på fakturan blir negativa. OBS! Du kan inte göra en
försäljning där antalet är positivt och beloppet negativt! Om en faktura har ett totalt belopp som är
mindre än noll ändras rubriken till ”Kreditfaktura” och rubriken ”att betala” till ”att få tillbaka”.
Kreditfakturor går efter ett eget nummerintervall, som du ställer in under inställningar-faktura”.
Även kreditfakturor behöver betalas av på samma sätt som en vanlig faktura. Är den baserad på en
faktura rekommenderar vi att du betalar av dem samtidigt så att sambandet kan ses men det är
naturligtvis inga problem att ”lösa ut” en kreditfaktura mot en annan faktura eller enbart en vanlig
utbetalning.
Påminnelse
Om en fakturas förfallodatum har passerats, ändras dess status till ”F” för Förfallen. Ytterligare en
knapp dyker då upp i fakturalistan. Knappen ”Påminnelse” vars funktion är kopplad till vad du har
angett på kunden i fråga om påminnelsehantering. Klicka på ”Påminnelse” för att skapa en
påminnelse och ev. lägga på en påminnelseavgift på fakturabeloppet. Påminnelsen skapas som ett
PDF dokument som du kan skicka till kunden. Ev. påminnelseavgift läggs på fakturabeloppet.
När en påminnelseavgift har pålagts fakturabeloppet får fakturan ett gult ”P” efter summan i
fakturaöversikten för att visa att en påminnelseavgift tagits ut. Ställer du muspekaren över denna
markering så visas beloppet på den pålagda påminnelseavgiften.
24
Betalningshantering
För att betala en faktura går du in på ”Faktura” fliken och plockar fram den faktura som skall betalas.
Klicka på knappen ”Betalningar”.
Som betaldatum föreslås dagens datum, men det går att ändra. Har du integration mot bokföringen
går det inte att sätta ett datum före den senaste registrerade betalningen. Välj betalsätt och summa.
Är betalningen uppdelad på flera betalsätt markerar du den gröna knappen med + för att få
ytterligare rader. Totalsumman räknas av från första radens inbetalning och resterande summa
hamnar på den nya raden.
Du kan lägga till betalningar så länge det finns en resterande totalsumma att fördela. Överbetalar du
ett betalsätt går det att korrigera även med negativa summor. Det går inte att avsluta
inbetalningsrutan utan att ha konterat alla belopp.
Om du har debiterat kund en påminnelseavgift skall även inbetalningen för den summan registreras
här. Om du av någon anledning bestämt att inte ta ut den debiterade summan rekommenderar vi att
du väljer betalsätt OBS-konto och senare konterar om beloppet därifrån till ett passande konto. Du
kan sedan gå in på fakturan igen och se hur betalning har skett alternativt slutföra en betalning.
När fakturan är fullbetald får den status ”B” för ”Betald” i fakturalistan.
Betalning av försenad och ev. påmind faktura
Om du har skickat en påminnelse med avgift till kund, har påminnelseavgiften lagts på
fakturabeloppet. Vill du inte ta ut denna får du kontera bort den i betalningsläget. Förfallen faktura
med ränta som betalas skall debiteras en förseningsränta via en separat faktura. Smart frågar därför
vid betalningstillfället om detta skall ske. Vill du skapa en räntefaktura, svara ”Ja” så öppnas ett
fönster där du kan skriva en kommentar till räntefakturan. Det finns även möjlighet att avbryta
räntefakturan i detta läge om du skulle önska. Avbryts räntefaktureringen så går det inte att göra
denna rutin i efterhand.
Klicka ”OK” och räntefakturan skapas. Räntefakturan får samma betalvillkor som originalfakturan.
Efterhantering av faktura
Visning av faktura som PDF
Det går att öppna en redan slutförd eller betald faktura, markera den i fakturalistan och klicka på
”Visa faktura”.
Att kopiera en befintlig faktura
Du kan skapa en ny faktura baserad på en befintlig genom att markera den i fakturalistan och klicka
på ”Kopiera”. ”Ny faktura” fönstret öppnas och informationen från den befintliga fakturan har
kopierats in. Alla fält är sedan redigerbara och ett nytt fakturanummer tilldelas när du slutför
fakturan.
Att kreditera en befintlig faktura
Vill du kreditera en befintlig faktura, kan du markera den i fakturalistan och klicka på ”Kreditera”. Alla
uppgifter som är sparade på fakturan hämtas upp och alla summor vänds. Allt går att redigera om
25
inte allt skall krediteras, om något ytterligare skall läggas på krediteringen eller om något annat
skiljer sig från fakturan. Högst upp av fakturaraderna läggs en referens ”Kredit baseras på faktura
nummer:” för spårbarhet.
När du trycker på ”Slutför” tilldelas kreditfakturan ett eget nummer, baserat på nummerserien för
kreditfakturor som angetts i Kundfaktureringsinställningar. Kreditfakturor särskiljs även med ett ”K”
innan fakturanummer i fakturaöversikten.
26
Bokföring
Det första du ser när du går in på bokföringsfliken är översikten av de verifikat du gjort. Du kan
expandera raderna för att se konteringarna.
Bokföring - Grundboken
När du kommer in i bokföringen har du två vägar att komma in för att skapa ett verifikat, antingen via
”Skapa verifikat” i snabbvalsmenyn eller så går du via det lilla plusstecknet längst upp till höger, som
betyder ”skapa nytt” och i detta fallet skapar ett nytt verifikat.
För att visa makulerade verifikat kryssar du i rutan ”Visa makulerade verifikat”. Då visas enbart
makulerade verifikat. Kryssar du ur rutan igen visas dina skarpa verifikat igen.
Du kommer in i ”Grundboken” där dina ”Favoriter” ligger till vänster. Vill du bokföra utan att använda
Favoriter använder du enbart högersidan och menyn för Favoriter går att minimera genom att klicka
på den lilla pilen på vänster sida.
Favoriter
När favoritmenyn är minimerad syns enbart ramen ”Favoriter” och du kan närsomhelst få tillbaka
den genom att klicka på pilen igen.
Favoriterna levereras som standard med Smart Bokföring men det går att lägga upp nya, ändra
befintliga och ta bort de du inte behöver. Du lägger till Favoriter genom att klicka på den lilla gröna
plussymbolen. Du kan ange ett namn för din Favorit, ett eller flera konton som skall tas med samt ett
motkonto. Du arbetar direkt mot kontoplanen och får förslag på konton som passar vartefter du slår
in siffrorna.
Börjar du slå in ”1” får du förslag på alla aktiva konton som börjar på ”1” och det fortsätter när du
slår t ex ”19” så får du förslag på dessa. Du kan antingen bläddra ned och välja konto eller fortsätta
slå kontonumret tills rätt konto visas.
Två konton måste väljas, dels ”huvudkontot” som är det konto du vill börja med, t ex ett
kostnadskonto som skall belastas. Det andra är motkontot, t ex var beloppet för kostnaden skall dras
från. Du kan välja om kostnaderna skall beräknas inklusive eller exklusive moms genom att klicka i
eller ur rutan för ”Favorit skall anges inkl. moms”. Skillnaden mellan de olika valen är att om rutan är
ikryssad dras ev moms FRÅN den summa du anger, om rutan inte är ikryssad läggs ev moms PÅ
summan. Detta kräver att du har rätt momskod på de konton du använder, läs mer om
momskoderna under punkten ändra konto. Klicka på det lilla krysset för att ange ett huvudkonto.
På samma sätt selekteras kontona vartefter du anger dem. Anger du ett konto som inte är aktivt men
ligger i den befintliga kontoplanen får du frågan om du vill aktivera det. Svarar du ”Ja” aktiveras
kontot och du kan arbeta vidare. Anger du ett konto som inte finns i kontoplanen får du en varning
om att kontot inte finns upplagt och du behöver gå till kontoplanen för att lägga upp den. Du får ange
om ditt huvudkonto skall vara ett debet eller kreditdebiterat konto och då sätts motkontot till
motsatsen. Tryck på ”Spara”och din ”Favorit” finns nu i menyn.
27
Ändra eller ta bort favorit
Vill du ändra eller ta bort en ”Favorit”? Det gör du lättast genom att gå in på berörd favorit och klicka
på ”Ändra favorit” så visas inställningarna.
Du kan lägga till och ta bort konton, ändra beteckningar och debet/kredit. Vill du spara klickar du på
”OK”, annars klickar du på ”Avbryt” så sparas inget. Vill du ta bort en Favorit, klickar du bara på
ikonen som ser ut som en soptunna och svarar ”Ja” på om du vill ta bort favoriten.
Använda Favorit
När du nu skall börja använda din ”Favorit” klickar du på den och får ange den summa som skall
bokföras. Det går bra att gå in och lägga till fler konteringar med den gröna plusknappen eller ta bort
en kontering med den lilla ”papperskorg”-ikonen till höger om raden. Du kan även ta bort alla
konteringar på verifikatet genom att trycka på knappen ”Rensa”.
Trycker du på ”Spara”, sparas verifikatet med de data som angetts.
Manuella konteringar
Manuella konteringar utan att använda favoriter går givetvis också bra att göra, det är bara att gå in
på första konteringsraden och slå in det konto du vill använda. Ange en beskrivande text och en
summa i debet eller kreditsidan. Smart lägger automatiskt till en rad med den konterade summan för
att skapa balans. Ange vilket konto du vill använda och godkänn så konteras detta.
Vill du lägga till fler transaktioner går det bra. Skriv konto, ev beskrivande text och summa i debet
eller kredit. Smart räknar ut mellanskillnaden och lägger den i rätt kolumn.
28
Kassa
Inställningar som tillkommer med Kassan hittar du under rubriken ”Kassa”.
Du når alla funktioner som rör Smart Kassa på två sätt, antingen på denna sida eller via verktygsrutan
på vänster sida, där alla
inställningarna finns under
”Inställningar/Kassa” och
rapporter under ”Rapporter”.
Kassörer
Den första listningen visar befintliga kassörer. Som ny användare har man enbart Smart Kassör som
start men det går snabbt att lägga till nya.
Du lägger till nya kassörer via ”+” knappen, eller editerar befintlig genom att klicka på ”Ändra”. Du
lägger upp kassörer med Förnamn och Efternamn. Har du en NETS-terminal som är kopplad till
kassan och tillåter registrering på flera företag kan du här ange ID för varje kassör som har ett eget ID
i NETS-terminalen.
”Logga ut efter varje avslutat köp” används i Smart Kassa om ni är flera användare på samma kassa.
Om rutan är ikryssad loggas kassören ut efter varje transaktion, är rutan inte ikryssad är samma
kassör inloggad tills en kassör väljer att logga ut.
29
Kassaansökningar.
I funktionen Kassansökningar hanterar du ansökningar till andra användares kassor eller ansökningar
från andra kassörer som vill jobba i din kassa.
Ansök om Kassatillhörighet
För att ansöka om att ha en kassör i en annan kassa anger du den ansökta kassans KassaID (Börjar
med H och ett antal siffror) samt vilken kassör du vill ansöka med. Den som står för licensen på Smart
Kassa ser programmets Kassa-ID under ”Inställningar-Kassa-Kassaplatser” eller i programmet.
Du kan ansöka med flera kassörer och till olika kassor men bara en åt gången.
Mina ansökningar
Under Mina ansökningar kan du se vilka kassor du sökt till och hur det går. När du har skickat iväg en
ansökan står den som ”Väntar” tills den mottagande kassan antingen godkänner eller nekar ansökan
varvid ansökan får status ”Godkänd” eller ”Nekad”. Det går att avbyta en ansökan när som helst
under processen.
Ansökande kassörer
Söker en kassör från en annan organisation tillgång till din kassa, sker detta på samma sätt. Du får ett
meddelande i Smartinkorgen att en kassör ansöker till din kassa och uppmanas ta ställning till detta.
30
Du får upp Kassörens namn, vilket Kassa-ID kassören ansöker till och kan antingen godkänna eller
neka kassören tillgång. Du kan närsomhelst avbryta tillgången till kassan för kassören.
Kassaplatser
Under kassaplatser kan du se de kassor som är kopplade till din organisation och editera
informationen på dem. Har du en kassör som skall söka till din kassa ser du ditt KassaID här (här
H100008). Ditt KassaID kan du också se i kassaprogrammet.
Informationen du anger på din Kassaplats är den informationen som syns på dina kvitton. Längst ned
kan du även aktivera eller inaktivera kassörer på den kassaplatsen. Du kan inaktivera/dölja kassörer i
denna sida men inte ta bort dem. I nedanstående exempel finns en kassör, ”Smart Kassör”, på denna
kassaplats, och i och med att rutan vid sidan av namnet är ikryssad, syns kassören i
kassörsinloggningen i kassan.
31
Betalsätt
Betalsätten är de som visas i kassan. Du kan lägga upp nya, ändra befintliga och ställa in om du vill
dölja eller visa dem i kassaprogrammets betalvy. Du skapar nya genom att klicka på ”+” knappen.
Ange namn, betalkonto, om betalsättet skall vara dolt eller visas i kassan och om beloppen skall
avrundas. Avrundningen görs mot närmsta krona (vanligtvis kontant) eller ören (kontokort).
OBS! Om du har fakturaintegration på så styrs avrundningen på fakturan av inställningen i Smart
faktura. Du hittar den under Inställningar-Fakturering.
När inställningen sparas synkas den direkt mot kassaprogrammet förutsatt att du har
internetanslutning.
Det är viktigt att påpeka att vi rekommenderar att du använder samma försäljningskonto för
presentkort som du har som betalkonto för artikeln presentkort. Det gör att du kan hålla koll på
saldot på utlämnade presentkort då ett presentkort inte i bokföringen ”säljs” utan är ett skuldebrev
mot kunden. Först när kunden löser in sitt presentkort sker ”försäljningen”.
Integrationer
Du kan, om du har både tjänsten Smart kassa och Smart bokföring eller Smart fakturering koppla
ihop dessa. Har du integration mellan Smart Kassa och Smart Fakturering så skapas det ett
fakturaunderlag i Smart Fakturering om du väljer betalsätt ”Faktura” i kassan. Fakturaunderlaget
slutförs sedan i Smart Fakturering.
Bokföringsintegrationen fungerar så att om den är påslagen så skickar Kassan upp dagsavslutet som
ett salderat verifikat.
OBS! Kom ihåg att om du inte har berörda tjänster så kan du inte använda dessa integrationer.
32
Webshop
Har du en webshop kopplad till Smart ser du en extra ikon för webshop under ”Verktyg”. Klickar du
på den får du upp inställningarna för din webshop.
Ser du inte ikonen för webshop, kontakta supporten på [email protected].
Integration med Starweb
Kopiera in inställningarna du fått från Starweb i rutorna för ”API Endpoint”, ”Användarnamn” och
”Lösenord”. Vid ”Serie” anger du vilken bokföringsserie verifikaten hamnar i när du väljer att skicka
en order till bokföringen. Vi har Serie E som standard men du kan givetvis ändra om du vill.
Efter detta väljer du ”Hämta artiklar från Starweb”. Då förs Starwebs artiklar över till Smart. Glöm
inte att klicka på ”Spara”
33
Integration med Sharespine
Kopiera identifieringskoden nedan och skicka till Sharespine. Denna kod används för att koppla ihop
din webshop med din organisation i Hogia Smart. Det är Sharespine som i sin tur integrerar med din
Webshop.
Ordrar från Webshop till Smart
Använder du Starweb som webshop förs ordrarna automatiskt över till Smart. I Sharespine får man in
ordrarna i Smart genom att importera dem. Det gör du genom att klicka på ”Importera ordrar”.
34
Visa ordrar
Det finns olika statusar för en webshopsorder i Smart. Notera: Dessa statusar visar hur ordern har
hanterats i Smart och är inte samma status som i din webshop. Klicka på ”Inställningar”, välj
”Webshop” så kommer du till översikten över dina ordrar. Ordrarna kan filtreras på olika sätt.
- Ny. När ordern kommit in eller är helt obehandlad.
- Skickad till fakturering. Ordern är skickad till Smart Fakturering som påbörjad faktura.
- Skickad till bokföring. När orden har skickats till Smart Bokföring och blivit ett verifikat.
- Borttagen. Döljer de ordrar du inte vill se i ordervyn.
- Behandlad. Om du inte har Smart Bokföring och Smart Fakturering finns Behandlad som status
för att du ska kunna markera ordern som färdigbehandlad.

Behandla dina ordrar
Klickar du på pilen längst till vänster vid ordern får du upp fyra olika val.
35
Visa Order
Du kan enkelt skicka en order till Smart Bokföring, Smart Fakturering eller sätta den som Borttagen.
Skicka till Smart Bokföring
Förhandsgranskning av verifikatet visas med belopp och verifikatnummer. Här kan du även ändra
texten till din verifikation. Klicka på ”Spara” och verifikatet sparas i Smart Bokföring.
Skicka till Smart Fakturering
När du väljer ”Skicka till fakturering” skapas en påbörjad faktura av ordern.
Sätt status till borttagen
Döljer din order från ordervyn.
36
Import/Export
Under ”Verktyg”, ”Import/Export” och ”Export” hittar du filen ”Artikelexport saldo”. Här kan du
generera en Excel CSV-fil med alla dina artiklar och dess saldo. Denna fil kan du sedan uppdatera och
importera in till Smart igen. Markera i rätt kolumn om artikeln ska synas i din Webshop eller inte.
OBS! Eftersom Starweb är styrande system över dina artiklar är rapporten ”Artikelexport saldo”
endast tillgänglig om du använder dig av Sharespine.
Rapporter
Ordrar från Webshop
Under ”Verktyg”, ”Rapporter” och ”Webshop” visas alla ordrar som tagits emot från din Webshop.
Du kan även här filtrera ditt urval på de olika statusarna.
Försäljning per artikelgrupp
Rapporten ”Försäljning per artikelgrupp” visar din totala försäljning i webshopen. Försäljning i Kassa
på betalsätt Faktura samt webshopsorder som skickats till Fakturering redovisas först när fakturan
slutförts. Bocka i ”inkludera transaktioner från Webshop” för att inkludera webshopsföräljningen i
rapporten.
Försäljning per artikel
Rapporten ”Försäljning per artikel” visar din totala försäljning i webshop, Smart Kassa och Smart
Fakturering.. Bocka i ”inkludera transaktioner från Webshop” för att inkludera
webshopsförsäljningen på rapporten.
37
Rapporter
För att ta ut kundreskontrajournal, bokföringsunderlag etc. klicka på ikonen för ”Rapporter” under
”Verktyg”.
Fakturarapporter
Det finns för tillfället tre typer av rapporter för fakturering: ”Bokföringsunderlag”, ”Kundreskontra”
samt ”Fakturalista”. Har du dessutom tillgång till tilläggstjänsten ”Husarbete” har du även rapporten
”Husarbete fordran Skatteverket”. För mer info om denna rapport se bilaga Husarbete.
Bokföringsunderlag
Klicka på ”Bokföringsunderlag” för att gå vidare och skapa bokföringsunderlag eller se redan uttagna
journaler. Notera att om du har integrationen mot bokföringen aktiverad blir ev. bokföringsunderlag
tomma. Bokföringsunderlag finns av typen ”Fakturajournal” och ”Betaljournal”. Klicka på respektive
knapp för att skapa ett pdf dokument med bokföringsunderlag.
Bokföringsunderlag - Fakturajournal (används inte om du har integration med bokföringen)
En fakturajournal består av två delar. Första delen innehåller bokföringsunderlag uppdelad per
faktura. Andra delen innehåller bokföringsunderlaget summerat på konto.
Bokföringsunderlag – Betaljournal (används inte om du har integration mot bokföringen)
En betaljournal består av två delar. Första delen innehåller bokföringsunderlag uppdelad per faktura.
Andra delen innehåller bokföringsunderlaget summerat på konto.
Uttag av SIE-fil
Du kan när som helst ta ut en SIE4 fil. SIE-filer är standardiserade så dessa möjliggör
bokföringsöverföringar mellan program av olika fabrikat. Välj Journalen i listan och klicka på knappen
”SIE4-fil” eller ”Salderad SIE4 fil”.
SIE4 är en transaktionsbaserad fil, Salderad betyder att alla konteringar på berörd journal har lagts
ihop efter kontonummer. Spara filen på ett ställe som du kommer ihåg.
Kopia av journal
Knappen ”Journal” möjliggör att skriva ut en journal igen. Journalen är då märkt med texten ”Kopia”.
Kundreskontra
Klicka på ”Kundreskontra” för att skapa en kundreskontrajournal som ett pdf dokument.
Kundreskontrajournalen visar vilka utestående fodringar du har mot dina kunder för tillfället,
uppdelat per kund och faktura.
Husarbete fordran skatteverket
För info om denna rapport se bilaga Husarbete sist i detta dokument.
Fakturalista
För att få ut en lista på samma sätt som visningen i fliken ”Fakturering” klickar du på knappen
”Fakturalista”. Du kan filtrera rapporten på ”Fakturadatum from – tom” (benämns här startdatum
och slutdatum) samt fakturanummer från och till. Om det står från 0 till 0 visas alla underlag i den
tidsperiod du angivit. Du kan filtrera/välja de underlag du vill visa genom att kryssa i eller ur rutorna
för de olika typerna av underlag – ”Påbörjad”, ”Slutförd”, ”Betald” eller ”Förfallen”. Du kan även
38
välja om du vill visa alla fakturor eller om du vill särskilja de som kommer via Smart Kassa. Då dessa
kommer via Fakturaintegrationen kan det vara ett bra sätt att kontrollera att integrationen fört över
alla fakturaunderlag och att alla dessa slutförs. Listan kan sedan skrivas ut.
Artiklar
Försäljning per artikelgrupp
Du kan välja att visa vinst i kronor, procent eller inte alls. Som standard tar rapporten enbart ut en
dag men du kan ställa om datumen att passa det intervall du vill. Priserna visas exklusive moms.
Har du fakturaintegrationen så visas inte de fakturaförsäljningar du gör i Kassan förrän de slutförts
och en faktura skapats.
Artikelsaldo
Vill du ha ut en lista på dina artikelsaldon kan du här ta ut det i PDF eller som Excelformat.
Du kan bestämma om du vill ha ut artiklar med positiva antal, enbart noll eller enbart negativa antal.
Det går även att markera flera val om du vill ha ut t ex alla som har noll eller positiva eller enbart
positiva och negativa saldon men inte de med noll. Väljer du en ruta föreslår Smart det högsta
värdet, positivt eller negativt, som finns i artikellistan men det går givetvis att redigera sökningen
men ett annat urval.
Du kan bestämma om inpriserna skall visas på rapporten och om du vill visa inaktiva/spärrade
artiklar.
Försäljning per artikel
Du kan ta ut rapporten som antingen PDF eller i ”Excelformat”, dvs som en kommaseparerad textfil.
Att ta ut rapporten som ”Excel” gör att du själv kan editera och sortera informationen enligt egna
önskemål.
Bokföring
Balansrapport
Balansrapporten ger dig en översikt över Tillgångar, Skulder och Eget kapital. Ett nyckelverktyg för att
hålla koll på organisationen och ekonomin. Du kan välja att visa alla konton i räkenskapsåret eller
enbart de som har transaktioner/saldon.
Kontoutdrag
Vill du se vilka konton du har använt och hur saldona ser ut på dessa? Då kan du ta ut ett
kontoutdrag. Smart föreslår samma datumintervall som ditt räkenskapsår men det går att välja en
egen period inom räkenskapsåret om du vill. Du har 4 urval av data på rapporten:



Visa alla konton i given period visar alla aktiva konton du har i räkenskapsåret antingen det är
saldon eller inte på dem.
Visa alla konton med transaktioner i given period visar enbart de konton som har
transaktioner/saldon på sig.
Välj konton ger dig möjlighet att välja de konton du vill se.
39

Välj konton, avancerad ger dig möjlighet att välja konton med både intervall och enstaka
kontoangivelser.
Resultatrapport
Resultatrapporten används för att få en överblick över intäkter och utgifter. Du kan välja att få ut
rapporten baserat på alla aktiva konton eller enbart de du har använt. Även här kan du välja ett
intervall men mest beskrivande är att ta ut ditt räkenskapsår så det är det Smart ger som standard.
Verifikationslista
Markerar du ”Ta med makulerade verifikat” så visas även de verifikat inom serien som är
makulerade. Makulerade verifikat visas som överstrukna. Kom ihåg att Total, antal verifikat och
Antal transaktioner även visar antal och belopp från makulerade om du har valt detta.
Huvudbok
Huvudboken innehåller alla dina konteringar i datumordning. Du kan välja det intervall du vill se med
datumboxarna. Smart föreslår hela räkenskapsåret.
Momsrapport
Baserat på din momsredovisningsperiod behöver du ta ut och kontera för ev. riktiga eller preliminära
momsomföringar. Momsperioden får du från skatteverket och den måste följas. Är du osäker eller vill
ha en koll är det inga problem att ta ut en momsrapport varje månad, och även göra omföringen så
att du när det är dags för momsinbetalningen inte råkar ut för en otrevlig överraskning.
Du får fram ett underlag för din momsrapport. OBS!! Detta dokument är endast ett underlag och
ska INTE skickas in till Skatteverket. Du måste själv lägga in summorna på din riktiga momsrapport
och skicka in den.
När du visat momsrapporten får du frågan om du vill automatskapa ett verifikat för
momsavstämningen. Detta verifikat läggs in på det sista datum du har i perioden. Du kan välja att ta
ut det senare men har du tagit ut det och skapat verifikationen är konteringen gjord och enbart
eventuella ändringar kommer med på ev. nytt verifikat.
OBS!! Upptäcker du att du gjort ett fel i en inskickad momsrapport får du inte göra rättningen i
kommande rapporter utan måste skicka in en uppdaterad/rättad rapport för den period det avser.
Du kan beställa en ny rapport eller göra en elektronisk rättning av din momsdeklaration
Skatteverkets sida:
http://www.skatteverket.se/foretagorganisationer/moms/redovisabetalamoms/rattamomsdeklarati
on.4.3684199413c956649b552c4.html.
Behandlingshistorik
Behandlingshistoriken är det lagkrav på. Alla ändringar i bokföringsinformationen måste registreras,
det som registrerats i ditt program kan du se här.
Förenklat årsbokslut K1
Blanketten är till för Enskilda näringsidkare som inte behöver lämna in en årsredovisning. De konton
som läggs in i varje ruta är fasta och bestämda enligt BFN (Bokföringsnämndens) rekommendationer.
40
För mer information gå till dokumentet för blanketten eller till Skatteverkets sida för Förenklat
årsbokslut.
41
Import &Export
OBS! Funktionen går inte att använda på mobil enhet p g a begränsad hantering av filformat i
webbläsaren.
Under Import & Export hittar du funktioner för att importera och exportera uppgifter.
Import
SIE-4-Import
Har du tidigare transaktioner och räkenskapsår som skall in, kan du läsa in dem via SIE-import. Du
kan bara importera bokföringsinformation på räkenskapsår som finns upplagda i Smart. Du måste
först kontrollera din fil. Välj vilken typ av import du vill göra. Antingen ”fullständig import” på första
rutan eller enbart delar på de andra. Se beskrivning nedan.
"Fullständig import" läser in alla data, Ingående balanser, Kontoplan, Verifikationer,
Organisationsnamn, Organisationsnummer osv.
"Ingående Balanser för året" läser enbart in konton och saldon
"Kontoplan" läser in den kontoplan du har på filen
"Verifikationer" läser bara in de bokföringsverifikationer du har på filen
Klicka på ”Ladda upp” för att välja var filen är som du vill importera
Välj filen och klicka på ”öppna”
Smart testar filen och visar en sammanställning. Är det något fel kommer Smart att varna.
Kundimport
Befintliga kundregister kan du importera som kommaseparerad .CSV-fil. Denna skapas och editeras
enkelt i t ex i Excel.
Är du osäker på hur filen skall se ut finns det en mall att ladda ned.
Läs in filen, Smart kontrollerar att all relevanta data finns med och att filen är anpassad efter mallen
och Smarts kundregister. Har du några ogiltiga eller oläsbara rader visas dessa och kan laddas ned
separat för kontroll. Trycker du på ”Importera” läses alla Giltiga rader in. När importen är klar, får du
ett meddelande i meddelanderutan.
Artikelimport
Har du redan ett artikelregister och vill använda det i Smart kan du importera dina artiklar som
kommaseparerad .CSV-fil. Denna skapas och editeras enkelt i t ex i Excel.
För att importera dina artiklar går du in på ” Import & Export”-knappen. Data som kan läsas in är:



Artikelkategori
Artikelnummer
Artikelbenämning
42











Pris (inkl. moms)
Moms (0, 6, 12, 25)
Enhet (ex. st, kg)
Kontonummer Försäljningskonto
Typ (Tjänst / Vara) Tjänst betyder att artikelnumret märks som arbetskostnad vid RUT/Rot
Öppen artikel (Ja / Nej) Denna används i huvudsak för kassor
EAN
Borttagen (Ja / Nej) Om ”Ja” syns den inte i artikellistning och kan ej säljas
Inköpspris exkl. moms
Resultatenhet
Resultatenhetens namn
Är du osäker på hur filen skall se ut finns det en mall att ladda ned.
Läs in filen, Smart kontrollerar att all relevant data finns med. Glöm inte att ställa in i importen om de
utpriser som finns med i filen är med eller utan moms, så Smart läser in rätt data på rätt ställe. När
filen valts, kontrolleras den. Här visar Smart om någon rad verkar konstig eller om de är OK. Eftersom
första raden är rubriker räknas den som en ”oläsbar rad”. Har du några ogiltiga eller oläsbara rader
visas dessa och kan laddas ned separat för kontroll. Trycker du på ”Importera” läses alla giltiga rader
in. När importen är klar, får du ett meddelande i meddelanderutan.
Exporter
SIE-4 export
Om du t ex vill exportera dina verifikat i Smart till ett annat system, t ex ett bokslutsprogram eller din
revisors system, gör du det lätt via SIE-4 exporten. Välj knappen ”SIE-4 Export”. Välj intervall för
exporten.
I t ex Internet Explorer får du upp en liten gul ruta för att bestämma var du vill spara ned filen. Lägg
filen på ett bra ställe, där du själv sedan hittar den. Filen kan sedan importeras i andra program eller
skickas via e-post.
Export Kunder
Ta ut dina kunduppgifter som en .CSV-fil som kan öppnas och editeras i en texthanterings- eller
kalkylprogram.
Export Artiklar
Ta ut dina kunduppgifter som en .CSV-fil som kan öppnas och editeras i ett texthanterings- eller
kalkylprogram.
Export ROT/RUT-avdrag till Skatteverket
Om du utför och fakturerar ROT/-RUT-arbete kan du här skapa en XML-fil med dina RUT/ROTansökningar som sedan kan läsas in på Skatteverkets sida. Det kräver även att du har en elegitimation och är anmäld till tjänsten hos Skatteverket.
43
Slutord
Antingen du läser manualen ”från pärm till pärm” eller har den som uppslagsverk vid frågor så
hoppas vi att du är nöjd med den. En manual idag är inte längre den enda informationsvägen utan vi
har i Smarts anda kompletterat med dels ”direkthjälpen” som du hittar i Smart som, där du undrar,
informerar dig om hur du kan jobba på varje sida.
För att ytterligare stötta dig i ditt arbete har vi tagit fram Hogia Smart Forum,
http://kundo.se/org/hogia-smart/ som inte bara är till för att du skall kunna söka, fråga och lösa
problem i och utanför Smart utan även är öppen för dig att skriva in förslag och önskemål. Har du
något du undrar över och vill ha svar på när det gäller Hogia Smart, ditt abonnemang eller något
annat som involverar hur du jobbar med Hogia Smart så är du välkommen att titta in på forumet!
Kanske någon annan redan har frågat samma sak som du undrar, kanske andra kan ha nytta av dina
frågor och svar? Gå in på http://kundo.se/org/hogia-smart/ och kolla!
…och du kan givetvis nå oss genom att skicka ett mail till [email protected]
Mvh
Team Smart
44
Bilaga 1: Husarbete
Konto för Husarbete
I Smart finns ett rekommenderat konto förinställt för hanteringen av dina husarbetsfakturor. Detta
kan du ändra om du vill. Gå till ”Inställningar-Konton-Betalning” vid rubriken ”Husarbete”. Är du
osäker så ta kontakt med din redovisningsansvarige.
Kunder för Husarbete
När du lägger upp en kund ska du direkt lägga in
grunduppgifterna som behövs för att söka avdrag för
husarbete. Kryssa i ”Använd husarbete” så får du möjighet att
fylla i uppgifter om ansökande personer samt uppgifter om
bostaden.
Uppgifter om ansökande personer
Det måste finnas minst en ansökande person på en kund för att kunna göra en husarbetsfaktura.
Både namn och korrekt personnummer (enligt formen ååååMMdd-xxx) måste anges för varje person.
Fördelningen mellan de ansökande personerna gör du vid faktureringstillfället.
Uppgifter om bostaden
Vid ROT-arbete
Gäller arbetet en villa måste Fastighetsbeteckning
anges.
Gäller arbetet en bostadsrätt så måste
organisationsnummer för bostadsrättsförening samt
lägenhetsnummer anges.
Vid RUT-arbete
Fullständiga adressuppgifter måste anges för bostaden
där arbetets utförts.
45
Artiklar för Husarbete
När du lägger upp en artikel kan du ange om det är ”Arbetskostnad”, dvs
om de skall vara grund för fördelningen av arbetskostnad till ROT/RUTavdrag.
Vid faktureringen kommer Smart automatiskt räkna ihop artiklar som är märkta som arbetskostnad
som grund för din faktura och ansökan till Skatteverket.
Skapa en Husarbetsfaktura
När du skapar en faktura mot en kund som har inställningen ”Använd husarbete” så händer två
saker: beloppen på fakturaraderna visas alltid inkl. moms samt en knapp för ”Husarbete” visas längst
upp på sidan bland de andra knapparna.
Artiklar från artikelregistret
Du hämtar artiklar från artikelregistret på vanligt sätt. I början, tills fördelning för Husarbete gjorts, är
det ingen skillnad mellan en vanlig och en husarbetsfaktura.
Tillfälliga artiklar
När du använder tillfälliga artiklar som du vill ha med i RUT/ROT-avdrag så måste du kryssa i
”Arbetskostnad”.
Välja RUT- eller ROT-arbete samt fördelning
När du har lagt till alla dina artiklar och ev. rabatt på fakturan så är det dags att göra fakturan till en
husarbetsfaktura. Klicka på knappen för ”Husarbete”.
Först måste du välja om fakturan avser RUT- eller ROT-arbete. ROT för renoverings- och
hantverksarbete eller RUT för hushållsnära tjänster.
Fördelning mellan ansökande personer
Som standard fördelar tjänsten avdraget jämnt mellan de sökande. Det totala beloppet står högst
upp vid rubriken ”Belopp att begära från Skatteverket”. Detta belopp är reducerbart om t.ex. någon
av de ansökande inte har det beloppet tillgodo. Du får dock inte öka beloppet över det angivna utan
då behöver beloppen på fakturans artikelrader ändras. Om du drar ned totalbeloppet minskar även
det fördelade beloppet.
Du kan ändra beloppen på de ansökande personerna antingen på belopp eller procent. Du kan
enbart gå vidare genom att fördela hela beloppet, och inte mer än hela beloppet. Anger du en för
stor eller liten fördelning varnas du och behöver ändra. Belopp att begära från Skatteverket
avrundas alltid till hela kronor. Om beloppet inte är jämt delbart med antal sökande personer så kan
därför en extra krona behöva läggas på alternativt dras av på en av de ansökande personerna. Se
46
exemplet nedan.
Uppgifter om arbete samt övrig kostnad
Du måste även ange vilken typ av arbete du utfört samt antal timmar och ev. materialkostnad. Detta
är nya krav från Skatteverket som gäller i Smart fr.o.m. april 2015. Fördela ut ditt arbete i hela
timmar och ev. materialkostnad i hela kronor. De olika typerna av arbete skiljer sig om fakturan avser
ROT- eller RUT-arbete. Ev. övrig kostnad måste också anges här.
När allt är klart är det bara att trycka ”OK” så läggs text, info om ansökande personer samt avdraget
på fakturan. Trycker du ”Avbryt” sparas inte ändringarna, fakturan förblir då en ”vanlig” faktura.
Om du ångrar dig kan du enkelt göra om ”husarbetsfakturan” till en vanlig genom att ta bort text och
avdrag genom att klicka på soptunnan vid avdraget.
När du är nöjd slutför du fakturan som vanligt.
Vanlig faktura på kund för husarbete
Har du markerat att kunden skall faktureras för husarbete men inte gått in på knappen för Husarbete
för att fördela summan får du frågan om du vill göra detta innan du kan slutföra fakturan. Om du
väljer ”Nej” så slutförs fakturan som en vanlig faktura. Priset på alla fakturarader visas dock alltid inkl.
moms på en husarbetskund oavsett om du gör en vanlig faktura eller en husarbetsfaktura.
47
Fakturalistan
Husarbete-fakturor hittar du lätt i fakturalistan genom att de är märkta med ett litet hus
ser du även det belopp som förväntas från Skatteverket.
. I listan
Vill du enbart se alla husarbete-fakturor kan du bocka i rutan ”Visa enbart husfakturor”.
Betalhantering av kundinbetalning
När kunden sedan betalat så registreras denna betalning precis som vanligt. Först när kunden har
betalat sin del av fakturan så är det dags att ansöka om avdrag för Husarbete hos Skatteverket, se
avsnitt nedan. Notera att fakturan inte får Status ”Betald” förrän även ersättningen från Skatteverket
har registrerats.
Notera också att efter det att du gjort den första kundinbetalningen går det inte längre att kreditera
en husarbetsfaktura.
Ansöka om avdrag för Husarbete hos Skatteverket
Skatteverkets nya regler innebär också att du måste använda e-tjänsten för att ansöka om avdrag.
Om du har särskilda skäl kan du under en begränsad tid få dispens från detta krav och kunna begära
ersättning på pappersblankett i stället för elektroniskt. Ta kontakt med Skatteverket för mer
information om detta.
I Smart finns det två olika vägar att gå när du ska ansöka om avdrag för Husarbete hos Skatteverket.
Se avsnitt nedan.
Export av XML-fil för uppläsning till Skatteverket
Det smidigaste sättet att ansöka om avdrag för Husarbete är att ladda upp en XML-fil direkt till
Skatteverket. Smart hjälper dig skapa XML-filen, du ansvarar för att spara ner filen på lämpligt ställe
på din dator och laddar sedan upp den på Skatteverkets e-tjänst.
Välj ”Import & Export-Exporter-Export ROT/RUT-avdrag till Skatteverket”.
Välj om det gäller avdrag för ROT eller RUT och ev. intervall på fakturadatum. Då visas en lista med
de ansökande personerna som är möjliga att söka avdrag för. Markera de personer du vill ta med i
48
din ansökan och klicka på ”Exportera valda rader”.
Smart skapar nu en XML-fil enligt Skatteverkets format.
Beroende på vilken webbläsare du använder så visas denna fil
på olika sätt. Se till att namnge och spara ner denna fil på
lämpligt ställe på din dator. Notera att surfplattor inte hanterar
filer på samma sätt som en ”riktig” dator (PC eller Mac dator)
och därför inte lämpar sig för just detta moment.
Gå sedan till Skatteverkets e-tjänst och ladda upp XML-filen.
Rapport Underlag Husarbete avdrag
Om du inte vill läsa upp en XML-fil till Skatteverket så
kan du istället ta fram underlaget för
husarbetsavdraget från en rapport. Gå till ”RapporterFakturering-Underlag Husarbete avdrag”. Du skriver
då själv in uppgifterna på ansökan på Skatteverkets
hemsida med denna rapport och de aktuella
fakturorna som stöd.
Notera att timmarna, materialkostnaden och övrig kostnad som du angav när du gjorde
husarbetsfakturan nu har fördelats mellan de ansökande personerna.
Registrera ersättning från Skatteverket
När du får ersättningen från Skatteverket går det att, i fakturalistan, söka på det personnummer som
ansökande person har. Klicka sedan på ”Betalningar” för den aktuella fakturan. Ange datum för
insättning och summa som du fått i ersättning från skatteverket. Har du inte fått ersättning för alla
ansökande personer för fakturan så kan du skjuta upp registreringen för en person genom att klicka
49
på den lilla soptunnan. När du registrerat ersättning för alla ansökande personer på en
husarbetsfaktura så får den status ”Betald”.
Hantering av avslag på RUT-/ROT-avdrag
Får en av de ansökande personerna helt eller delvis avslag på sin ansökan, registrerar du in de
summor som godkänts (noll om helt avslag). Resterande summa ska då debiteras kunden och du får
följande fråga i Smart:
Svarar du ”Ja”, skapas ett meddelande om icke beviljat RUT/ROT-avdrag. Kunden uppmanas där att
snarast möjligt betala in det ej godkända avdraget till dig. Svarar du ”Nej” får du inte frågan om
meddelande igen utan får lösa detta manuellt. Beloppet för det avvisade avdraget flyttas dock alltid
över till kunden.
När meddelandet skapats kan du komma åt det
igen i fakturalistan, via knappen ”Visa med.
RUT/ROT”. Notera att ”Väntad ersättning från
Skatteverket” nu är noll och istället står den
resterade summan vid ”Icke beviljat RUT/ROT
avdrag. Resterande betalning ska betalas av
kunden registreras på vanligt sätt.
Hantering av försenad kundbetalning.
Hantering av försenad kundbetalning hanteras på samma sätt som i vanliga faktureringen och
beskrivs där. Det skiljer sig dock på en punkt mellan vanlig faktura och husarbetsfaktura och det är
att du i Smart först kan debitera sen betalning, och därmed skicka en räntefaktura, när hela
betalningen är gjord både från kund och från Skatteverket. Detta gör att om skatteverket avslår hela
eller delar av avdraget och kunden på så sätt tvingas betala in resterande belopp efter förfallodatum
på fakturan så räknas ev. dröjsmålsränta ända fram tills full betalning erlagts.
Rapporter
Rapporterna och bokföringsordrarna för husarbete ser likadana ut som för vanliga fakturor. Det
hanteras även på samma sätt med integrationen mot Bokföring.
Under ”Rapporter-Fakturering” finns en rapport för ”Husarbete fordran Skatteverket” som visar de
utestående fordringar du har mot Skatteverket gällande husarbete. Tillsammans med rapporten
”Kundreskontra” ger detta en komplett bild över dina totala fordringar.
50