1(4) Protokoll för styrelsemöte i Järfällagymnasterna -‐ 2015-‐03-‐03 Datum: 2015-03-03 Tid: 19-21 Närvarande: Styrelsen: Pierre Eriksson, Emmelie Jansson, Tova Sörén, Ylva Sundelin, Cilla Söderhäll, Lotta Stolt, Lotta Lovén, Jonas Lindman, Kerstin Kenving, Helena Hjertén, Mona Bryngelsson och Emilia Ivarsson. Sektionsansvariga / kansli: Jonas Jacksson (AG) , Isa Cederholm och Maria Blomqvist (kansli). Agenda § 1 Mötets öppnande Ordförande öppnade mötet. § 2 Föregående protokoll Protokollet godkändes och lades till handlingarna. § 3 Rapport Sektionsansvariga AG (Jonas Jacksson): • Sektionen planerar för tävlingar den 29:e mars: - JAG-tävlingar (Järfälla AG) på förmiddagen - Regionsfinal (för tredje gången) på eftermiddagen • Två gymnaster i JSM för första gången – i början av maj Trupp: Felix - ej närvarande. Fråga har kommit till styrelsen via mail om att få en inloggningssida där man kan lägga ut dokument och filmer för instruktioner. Jonas L kollar på detta. Bas: Malin J - ej närvarande. Hon är sjukskriven ytterligare 2 veckor, och hennes arbete har delvis tagits över av Isa som hoppar in extra, och av Maria på kansliet. Se rapport Kansli nedan. § 4 Rapport Kansli • • Isa har hoppat in för att stärka upp när Malin är sjukskriven, kommer att jobba ungefär 50%. Hon har ibland med sig sonen, t.ex. på torsdagsförmiddagar då hon tar förmiddagspasset och Maria tar kvällspasset. Basgrupper (Isa och Maria delar på arbetet): - Det är 430 barn i kön - Det saknas ledare, men det finns lokaler - Maria har nyligen fyllt på med 5 basgrupper - Kansliet kontaktar alla i kön för att höra om det finns möjliga ledare bland föräldrarna 2(4) • • • • • • • • • • • • • - Det är osäkert kring om det gjorts något arbete med stegkurserna som Malin J haft som uppgift, d.v.s. om det finns färdigt material för nya grupper att använda. - Jonas Jacksson har en (10 år gammal) instruktionsfilm med tillhörande skriftliga instruktioner som innehåller info kring aktiviteter som en bas-ledare kan använda i sitt arbete. Jonas ser till att skicka in filmen till Styrelsen så att den kan ”digitaliseras” och sedan eventuellt distribueras via kansliet. Helena H hjälper till att fixa filmen när Jonas fått fram den. Isa kommer att vara huvudansvarig för arbetet från kansliets sida med RM1 i Maj. Det kom fram att det är problem med boende för de tävlande men de ansvariga jobbar på detta. Kansliet har gjort nya ansökningar för lokaler för 2015 och 2016 hos kommunen, både gymnastiksalar för vanliga hallar i skolor + lokaler för arrangemang. Läger – Sportlovslägret har ovanligt få deltagare (hälften mot tidigare år). Kansliet vill därför ordna ett påsklovsläger istället. Ok från styrelsen. Alla bidragsansökningar är inskickade Alla terminsavgifter är fakturerade Kansliet har två praktikanter (från gymnasiet, särskolan) mån-ons 9-14. En av dom kommer att fortsätta under våren. Engelska skolan – en av JG:s sponsorer – har haft idrottsdag i JG-hallen. 59 barn fick gymnastisera med hjälp av Felix, Maria och Malin. Det var en lyckad dag. Nya hemsidan är släppt. Ledare har informerats om att man bidra med information och bilder på sina grupper. Gymnastikskolan i sommar är planerad till v25, v26 och v 33 Klädbeställning – JG ska anordna samlade datum 2 ggr per år för att beställa nya overaller. Datumet att komma in med anmälan är 31 januari och 30 september. Det är 45 arbetsdagars leveranstid på kläderna (overaller). Betalkorts-terminalen har lagt av på kansliet. Tills det är fixat så fungerar det med att lämna info om PG-nummer och invänta betalning den vägen. Uppdaterad lösning för betalkorts-terminalen är på gång. Pierre Eriksson är involverad i detta. Swish – Ylva undersöker möjligheten för JG att använda Swish som betalningskanal via vår bank Den Danske Bank. Kansliet informerade om alla viktiga datum framöver: - 29 mars – Regionsfinal AG - 25 april – Våruppvisning - 22-23-24 maj – RM1 (norra delen). 37 lag anmälda hittills - 30 – 31 maj – SM i Aerobics Gymnastics i JG Hallen. Kansliet hjälper till med administration inför denna tävling. - 14 juni – JG-kampen (AD Arrangerar). Alla barn, ledare och föräldrar är välkomna. 3(4) § 5 Definition och fördelning av ansvarsområden Mötet gick igenom ansvarsområdena. Följande tillägg till arbetsområdenas beskrivningar (jämfört med det som valberedningen beskrivit) gjordes: För verksamhetsansvarig ingår även att ansvara för utbildning och fortbildning av ledare, samt att ha den primära kontakten med de sektionsansvariga. Inom socialt ansvar ingår även att ansvara för krisgruppen. Följande ansvarsområden finns inom styrelsen: Ordförande: Sekreterare: Kassör: IT - ansvarig: Verksamhetsansvarig: Kommunikation: Socialt ansvar: Arbetsgivaransvarig: Sponsoransvarig: Arrangemangs - ansvarig: JGAB Styrelse: Leda, fördela och följa upp styrelsens arbete Dokumentera möten, föra beslutslog samt hantera föreningens kontrakt. Ansvara för föreningens ekonomi Ansvara för föreningens IT-stöd Ansvara för verksamhetsstrategi, stödja de sektionsansvariga i deras operativa roller och hantera redskapsinköp. Ansvara för utbildning / fortbildning av ledare. Ansvara för JG:s kommunikation internt och externt samt att kommunikations-kanaler används på ett enhetligt sätt Ansvara för att värdegrunds-arbetet fullföljs och implementeras samt att få gymnaster att stanna i JG. Ansvara för krisgruppen. Ansvara för de anställdas väl och ve. Ansvara för att förvalta de befintliga sponsorerna och söka nya sponsorer. Ansvara för Arrangemangsgruppen Ansvara för JGAB Ansvarsfördelning inom styrelsen 2015: Ordförande: Sekreterare: Kassör: IT - ansvarig: Verksamhetsansvarig: Kommunikation: Socialt ansvar: Arbetsgivaransvar: Sponsoransvar: Arrangemang: JGAB Styrelse: Pierre Eriksson Helena Hjertén Ylva Sundelin Jonas Lindman, Helena Hjertén Kerstin Kenving, Emilia Ivarsson, Tova Sörén Lotta Lovén Mona Bryngelsson, Cilla Söderhäll Pierre Eriksson (med stöd av Ylva Sundelin och Helena Hjertén) Lotta Stolt (med stöd av Pierre Eriksson) Emmelie Jansson Ylva Sundelin § 6 Övriga ärenden • • • • • Alla kan gympa – Mona jobbar vidare med detta. Maria kollar på vilken nivå vi kan lägga priset. Järfälla Tidning, intervju – Lotta kontaktar journalist Lotten Engbom. Malin J – är fortfarande sjukskriven ytterligare 2 veckor. Ylva har anmält till försäkringskassan, nu när sjukskrivningen passerar 2 veckor och det inte längre är arbetsgivaren som betalar sjukpenningen. Styrelsen på JG-webben – Helena gör iordning sidan där styrelsemedlemmarna presenteras. Angående telefon och epost så gör Helena ett förslag så får styrelsen godkänna det senare. Alla styrelseprotokoll ska läggas ut på JG:s hemsida. 4(4) Ärenden bordlagda till nästa styrelsemöte: • Presentation av forum för bättre kommunikation inom styrelsen • Budget • Diskutera arbetssituationen på kansliet • Diskutera nivåer på terminsavgifter. § 7 AP-log Nya 3:e mars: • Jonas J (ag) - letar rätt på träningsfilm och ger till Styrelsen/Kansliet. Helena hjälper till att digitalisera/distribuera filmen och materialet. • Jonas L - kollar inloggning på hemsidan för filmmaterial som Felix vill. • Lotta L - kontaktar Lotten Engbom för Järfälla Tidning. • Kansliet - informerar ledare om datum för klädbeställningar. Och • Kansliet - bjuder in till påsklovsläger • Ylva - undersöker möjligheter till Swish-betalningar via Den Danske Bank. • Helena - lägger ut JG-protokoll på hemsidan, samt förbereder styrelsesida där. § 6 Nästa möte Nästkommande möten är som följer (plats JG-Hallen): 16 april: 18-20 7 maj: 18-20 2 juni: 18-20 Vid protokollet Justeras av Helena Hjertén Pierre Eriksson