Kalender
Snabbstartsguide
Schemalägga ett Lync-möte
Ordna ett personligt möte eller hoppa över resan och
träffas online med Lync 2013.
Markör för aktuell tid
Linjen i mitten anger aktuell tid så
att du kan se vad som väntar
härnäst.
Skapa fler kalendrar
Avgör snabbt vilken tidpunkt
som passar bäst för ett
affärsmöte eller semester med
familjen.
Växla vy
Använd den kalendervy som passar bäst för ditt arbetsflöde. Du
kan byta så ofta du vill.
Dela din kalender
Öppna kalendern för dina kolleger så att de kan se dina
avtalade tider och din status.
Anpassa planerna efter vädret
Ta en titt på väderprognosen för
din stad och upp till fyra andra. När
du planerar ett möte i en annan
stad vet du vad du ska packa ned.
Status för mötessvar
Om du inte har svarat på en
mötesinbjudan än visas mötet i en
ljusare färg.
Schemalägga en avtalad tid
Schemalägga ett möte med andra personer
1. Klicka på Kalender i navigeringsfältet.
1. Klicka på Kalender i navigeringsfältet.
2. Klicka på Nytt möte.
3. Fyll i rutorna Ämne och Plats, och ange start- och sluttid.
2. Klicka på Ny avtalad
tid i menyfliksområdet.
4. Skriv all information som du vill dela med mottagarna i mötesförfrågan. Du kan också
bifoga filer.
5. Klicka på Schemaläggningsassistenten om du vill ha hjälp att hitta den bästa
tidpunkten för ditt möte genom att kontrollera när mottagare och resurser (såsom
mötesrum) är tillgängliga.
3. Fyll i rutorna
Ämne och Plats.
4. Ange start- och
sluttid
5. I rutan Visa som väjer du vilken status för din tillgänglighet som ska visas för andra.
6. Klicka på Återkommande om du vill att mötet ska vara återkommande
7. Välj frekvens (till exempel varje dag eller varje månad) och eventuella frekvensalternativ
(till exempel varannan dag eller var tredje månad)
8. Om du vill ändra påminnelsen, som är inställd på 15 minuter som standard, klickar du på
rutan Påminnelse och väljer en ny påminnelsetid.
6. Klicka på Lägg till deltagare och skriv sedan in mottagarnas namn, e-postadresser
eller resursnamn (separeras med semikolon) i rutorna Nödvändig, Valfri eller
Resurser.
7. För Exchange-konton innehåller rutan Hitta rum förslag på de bästa mötestiderna
(då flest deltagare är tillgängliga). Du väljer en mötestid genom att klicka på ett
tidsförslag i rutan Hitta rum i avsnittet Föreslagna tider, eller välj en tid i rutnätet
ledig/upptagen.
8. Klicka på Skicka om du inte vill göra det till ett återkommande möte.
Ändra arbetsvecka och veckans startdag i kalendern
1. Klicka på Arkiv > Alternativ > Kalender.
2. Gör något av följande under Arbetstid:
•
Ändra din arbetstid genom att klicka på start- och sluttid för din arbetsdag i listorna
Starttid och Sluttid.
•
Ställ in din arbetsvecka genom att markera de rutor som ingår i din arbetsvecka.
Ha alltid en kalender, avtalade tider och möten i vyn
För musen över Kalender i navigeringsfältet och klicka på Docka-knappen i det övre
högre hörnet i översikten. Kalendern visas i rutan till höger tillsammans med dagens
avtalade tider och möten.
Föreslå, acceptera eller avböja en ny mötestid
Avmarkera de rutor som inte ingår i arbetsveckan.
I stället för att tacka nej till ett möte som du inte kan delta i kan du föreslå en ny mötestid.
Mötesorganisatören kan acceptera eller neka ditt förslag.
•
Ställ in veckans första dag genom att klicka på en dag i listan Första dagen i veckan.
Föreslå en ny tid
•
Ställ in årets första vecka genom att klicka på en post i listan Årets första vecka.
1. Klicka på Möte i mötesförfrågan.
Ändra en avtalad tid, ett möte eller en händelse
2. Klicka på Föreslå ny tid i gruppen Svara.
Ändra en avtalad tid eller ett möte
4. Klicka på Föreslå tid och sedan på Skicka.
1. Öppna posten i kalendern.
Om du är mötesorganisatören skickas förslag på mötestider till dig. Du väljer om du ska
ändra den schemalagda mötestiden.
2. Om den ingår i en återkommande serie och du bara vill ändra en förekomst klickar du på
Bara den här i rutan Öppna återkommande objekt, och sedan på OK.
3. Välj en tid då alla (eller de flesta) inbjudna är tillgängliga.
Acceptera en ny föreslagen mötestid
3. Om den ingår i en återkommande serie och du vill ändra alla förekomster klickar du på Hela
serien i rutan Öppna återkommande objekt, och sedan på OK.
1. Öppna mötesförfrågan.
4. Gör dina ändringar och klicka på Spara och stäng. För ett möte klickar du på Skicka
uppdatering.
3. Klicka på Skicka uppdatering.
Ändra en händelse
1. Öppna mötesförfrågan.
1. Öppna händelsen i kalendern och klicka på Händelse.
2. Klicka på Mötessvar.
2. Ändra Visa som till Upptagen, Arbetar på annan plats, Preliminärt eller Frånvarande.
3. Klicka på Svara i gruppen Svara, skriv ett meddelande och klicka sedan på Skicka.
3. Klicka på Spara och stäng.
4. Klicka på Ta bort i gruppen Ta bort på fliken Mötessvar i mötesförfrågan.
2. Klicka på Acceptera förslag.
Neka en ny föreslagen tid
Dela din kalender
Anpassa och navigera i kalendrar
Dela din kalender med personer i din organisation som använder e-post med en
Exchange-server
Du kan gå direkt till aktuell dag eller visa de kommande sju dagarna.
1. Klicka på Kalender i navigeringsfältet och sedan på Start > Dela kalender.
2. I det nya e-postmeddelande som öppnas lägger du till de personer du vill dela
kalendern med i rutan Till.
3. Klicka på Skicka och sedan på OK.
Mottagarna får en e-postavisering om att du har delat din kalender, och din kalender läggs
till i listan Delade kalendrar för dem.
Dela din kalender med personer utanför din organisation i ett e-postmeddelande
1. Klicka på Kalender i navigeringsfältet och sedan på Start > Skicka kalender med epost.
2. Välj vilken kalender och vilken tidsperiod du vill dela i rutorna Kalender och
Datumintervall. Välj till exempel Idag eller De närmaste 7 dagarna.
3. Skicka genom att klicka på OK.
Mottagarna kan nu se din kalender i meddelandet och öppna den bifogade iCalendar-filen i
Outlook.
Dela din kalender genom att publicera den online
1. Klicka på Kalender i navigeringsfältet och sedan på Start > Publicera online.
2. Klicka på Konfigurera den här publicerade kalendern. En ny sida med titeln
Kalenderpublicering – Kalender öppnas i webbläsaren.
3. Välj publiceringsuppgifter, start- och sluttid och åtkomstbegränsning.
4. Klicka på Kopiera länkar till Urklipp för att kopiera länkarna för att prenumerera på
kalendern (via ett konto som är anslutet till en Exchange-server) eller för att visa
kalendern i en webbläsare. Klistra in länkarna i en textredigerare, till exempel
Anteckningar.
5. Slutför publiceringen genom att klicka på Spara.
6. Skicka länkarna via e-post till utvalda användare, beroende på om de kan prenumerera
på kalendern via sitt Exchange-e-postkonto eller bara visa den i webbläsaren.
• Visa aktuell dag genom att klicka på Idag i gruppen Gå till.
• Visa kalendern för de kommande sju dagarna genom att klicka på De närmaste 7
dagarna i gruppen Gå till.
Du kan ordna kalendervyn så att du ser en enda dag, en arbetsvecka, en sjudagarsvecka
eller en månad.
• Klicka på Dag, Arbetsvecka, Vecka eller Månad i gruppen Ordna.
I schemavyn visas kalendern i lodrät orientering. Den här vyn är användbar när flera
kalendrar har valts. Varje kalender staplas uppifrån och ned.
Du kan växla mellan dagar, veckor och månader genom att klicka på vänster- och
högerpilen bredvid tidsintervallet överst i kalendern.
Skapa fler kalendrar
Öppna någon annans mappar
1. Klicka på Kalender i navigeringsfältet.
1. Klicka på Arkiv > Öppna och exportera > Annan användares mapp.
2. Klicka på fliken Mapp och sedan på Ny kalender.
2. Ange namnet på den person
3. Ange ett namn på den nya kalendern i rutan Namn.
4. Klicka på Kalender i listan Markera var mappen ska placeras och sedan på OK.
Den nya kalendern visas i mappfönstret i kalendern.
Om du vill visa en kalender markerar du kryssrutan bredvid kalendern.
Hantera någon annans e-post- och kalenderobjekt
som gav dig delnings- eller
ombudsrättigheter i rutan
Namn eller klicka på Namn
och välj namn i den lista som
visas.
3. Klicka på den mapp du vill
öppna i listan Mapptyp.
Lägg till den andra personens postlåda i din Outlook-profil så öppnas den varje gång du
startar Outlook.
Lägga till någon annans postlåda i din profil
1. Klicka på Arkiv >
Kontoinställningar >
Kontoinställningar.
2. Gå till fliken E-post, klicka på
Exchange-kontotypen i listan
och klicka på Ändra följt av Fler
inställningar.
3. Gå till fliken Avancerat under
Öppna följande postlådor,
klicka på Lägg till och ange
sedan namnet på postlådan för
den person vars postlåda du vill
lägga till i din användarprofil.
Så här svarar du på mötesförfrågningar:
1. Öppna den andra personens inkorg om mötet inte skickades direkt till dig, och
öppna mötesförfrågan.
2. Klicka på Acceptera, Preliminärt eller Tacka nej.
Skapa eller svara på ett e-postmeddelande åt någon annan
1. Skapa eller öppna ett befintligt e-postmeddelande i E-post.
2. Klicka på Från i gruppen Visa fält på fliken Alternativ.
3. I rutan Från anger du namnet på den person som du skickar meddelandet åt. Klicka
på Från om du vill välja namn från en lista i adressboken. Om knappen och rutan
Från inte visas klickar du på Alternativ > Från.