PLATINA
INSTRUKTION FÖR REGISTRERING
FRAMTAGEN AV KOMMUNLEDNINGSKONTORET
2008-10-01
REVIDERAD 2010-02-15
2
Innehållsförteckning
VAD SKALL REGISTRERAS? ................................................................................................ 3
BEDÖMNING ............................................................................................................................. 3
Begreppsförklaring .................................................................................................................... 4
NY HANDLING PÅ HANDLINGSKORT................................................................................. 5
Registrera ny handling: ............................................................................................................ 5
Handling som inte skall diarieföras:......................................................................................... 6
Koppla handling till befintligt ärende: ..................................................................................... 7
Duplicera .................................................................................................................................. 7
NYTT ÄRENDE I DIARIET....................................................................................................... 8
Koppla handling och registrera nytt ärende: ............................................................................ 8
Registrera nytt ärende (utan handling):.................................................................................... 8
Diariekort ............................................................................................................................... 10
Diarieakt ................................................................................................................................. 10
ANSÖKNINGSHANDLINGAR ............................................................................................... 11
Registrera ärende först: .......................................................................................................... 11
Registrera ansökan på handlingskort: .................................................................................... 11
Koppla till befintligt ärende: .................................................................................................. 11
Duplicera ................................................................................................................................ 11
BESLUT – AVSLUT - MAKULERING .................................................................................. 12
Registrera beslut som en handling ......................................................................................... 12
Avsluta ärende på ärendekort ................................................................................................. 13
Makulera ärende..................................................................................................................... 13
SÖKFUNKTION - POSTLISTA ............................................................................................. 14
Sökfunktionen ........................................................................................................................ 14
Postlista .................................................................................................................................. 14
3
VAD SKALL REGISTRERAS?
BEDÖMNING
Bedömning av vad som skall registreras görs hos varje myndighet. Här följer några riktlinjer
att utgå från. Listan kan kompletteras med myndighetsspecifika ärenden.
Inkommen post/e-post
Allmän handling
Allmän handling
inkommen/upprättad/utgående inkommen/upprättad/utgående
Registreras ej:
Broschyrer
Cirkulär
Feladresserad post
Inbjudningar av allmän
karaktär
Kurs- och
konferensbekräftelser
Skriftväxling för arbetets
framskridande (e-post)
Reklam
Tidskrifter
Registreras:
(på handlingskort)
Diarieförs:
(på ärendekort)
POSTLISTA
DIARIUM
Post som föranleder åtgärd
av myndighet, förvaltning
eller handläggare
Ansökningar
Avtal
Begäran om utlämnande av
allmän handling
Brev/skrivelser
Post som föranleder åtgärd
av myndighet, förvaltning
eller handläggare
Ansökningar (ev)
Avtal (ev)
Enkäter
Förhandlingsframställan
Förköpsärenden
Kallelser, personliga
Protokollsutdrag
Rapporter
Brev/skrivelser som
föranleder åtgärd
Förhandlingsframställan
Förköpsärenden
Protokollsutdrag
Rapporter (ev)
4
Begreppsförklaring
Startbild (Area) - vy
Välj ”din” startbild utifrån att klicka för vilka moduler du vill se när du kommer in i systemet.
Från din startbild kan du registrera handling, göra sökningar på registrerad handling eller
ärende.
Handlingskort - vy
Du registreras allmän handling (inkommen, upprättad eller utgående) på ett handlingskort.
Alla rödmarkerade fält är tvingande. Ev. skall handlingen också diarieföras.
Handlingstyp
Registrator avgör vad för typ av handling det är i samband med registreringen (skrivelse,
remiss, beslut e dyl). Om du saknar någon handlingstyp anmäler du till systemansvarig på
kommunledningskontoret (kommunsekreteraren).
Ärendekort - vy
Här registreras ärendet (inkommet eller upprättat) och får automatiskt ett diarienummer i
kronologisk ordning (t ex KS2008/1). Varje registrerad handling i ärendet får sedan ett
löpnummer (KS2008/1-1 osv).
Diarieplan med ärendetyper
Projektgruppen har med utgångspunkt från en annan kommuns diarieplan och i samarbete
med registratorerna försökt att få till så bra ärendetyper som möjligt.
Postlista
Dagens postlista (inkomna handlingar) kan skrivas ut för resp. myndighets diarium.
Diariekort (aktomslag)
Diariekortet är tänkt att skrivas ut som ett aktomslag med en sammanfattad historik där
samtliga registrerade handlingar i ärendet finns med.
5
NY HANDLING PÅ HANDLINGSKORT
Registrera ny handling:
• Välj ”Applikationer” i övre menyraden
• Välj ”Registrering”
• Klicka på ”kuvertet” (= ny handling) och följ instruktionen nedan.
HANDLINGSKORT
Fält på övre del av kortet:
Diarieför ej:
Diarium/Postlista:
Tillkomst:
Registreringsdatum:
In/Ut-datum:
Verksamhetskod:
Handlingstyp:
Bockas i om man direkt vet att handlingen inte skall diarieföras.
(Är inte rutan ibockad kommer handlingen att finnas kvar i vyn
”Att registrera”)
Om du endast arbetar i en myndighets diarium kommer det att
föreslås vid varje nytt registreringstillfälle
In/Ut/Upprättad
Sätts automatiskt till den dag du registrerar
Dagens datum föreslås, men ärendet kan även registreras i
efterhand
I dagsläget är denna gemensam (Alla)
Finns föreslagna handlingstyper på rullista
6
Rubrik:
Innehåll:
Sekretess:
PUL:
Publicera:
Kortfattad rubrik sätts med tanke på sökbarhet
Fylls automatiskt i samma som rubrik men kan även kompletteras
En sekretessbedömning görs*. Som regel är de handlingar som
hanteras i kommunen offentliga med vissa undantag. Om man
bockar i sekretess visas inte initierare och rubrik vid utskrift av
postlista (eller på externwebb)
Om man väljer att bocka för PUL visas inte initierare vid utskrift
av postlista (eller på externwebb).
OBS! Du som registrator kan se sekretesskyddade resp. PULbelagda uppgifter på skärmen, utifrån behörighet. Låt därför
aldrig media och obehöriga ha tillgång till ”din dator”
I regel skall alla handlingar publiceras
* OBS! Anbud registreras inte förrän avtal slutits eller ärendet slutförts. Då är handlingen och
ärendet offentlig handling och behöver inte sekretessbeläggas (se ADM 2.3)
--------------------------------------------------------------------------------------Flikar på nedre delen av kortet
GRUNDDATA:
Initierare:
Åtgärd:
Organistation:
Fastighetsbet:
Externt dnr:
BEVAKNING:
Den som initierat ärendet (kan vara en kommuninvånare, en
anställd, myndigheten eller förvaltningen)
Skriv in förnamn och efternamn (inga titlar).
Glöm ej söka med förstoringsglaset om initieraren redan
finns upplagd!! Flera initierare till en och samma handling
registreras genom att trycka på plustecknet.
Här fyller man i vem som fått handlingen (handläggare) och/eller
ev. kopior
Förvald. Fyll i ev. underliggande enhet. (sökingång)
Ifylls i förekommande fall
Ifylls i förekommande fall
Kan läggas till någon person. (Den person som bevakningen sätts
till kommer automatiskt i sin första vy (hemvyn) under
påminnelser att se handlingen med bevakningsdatum. När datum
passerats kommer bevakningen att rödmarkeras.) Rensas efter
åtgärd.
--------------------------------------------------------------------------------------Handling som inte skall diarieföras:
Om handlingen inte skall diarieföras bocka i rutan i övre delen av handlingskortet
”DIARIEFÖRES EJ”.
När du fyllt i samtliga uppgifter tryck OK - fönstret stängs och handlingen kommer att finnas
med vid utskrift av dagens POSTLISTA!!!!
7
Om inget ärende finns upplagt registrera nytt ärende, genom att trycka på knappen
”NYTT ÄRENDE”, se vidare under registrera nytt ärende.
Koppla handling till befintligt ärende:
•
•
•
•
Tryck på knapp ”SÖK ÄRENDE” längst ner på handlingskortet
Fyll i ärenderubrik, till vilken ärendet hör, eller annan sökingång och ”sök”
Ärendet kommer då upp som en lista i en ny vy
Klicka på OK (längst till vänster) så diarieförs handlingen till ärendet.
Duplicera
Vid registrering av ett flertal liknande handlingar t ex ansökningshandlingar kan man använda
sig av DUPLICERA-knappen längst ner. Det nya handlingskortet ser likadant ut och man
behöver på så vis endast fylla i ny initierare. (Varje ny handling får nytt handlingsnummer)
8
NYTT ÄRENDE I DIARIET
Koppla handling och registrera nytt ärende:
• När handlingen blivit registrerad på handlingskortet välj ”NYTT ÄRENDE” genom
att trycka på knappen längst ner på handlingskortet
Registrera nytt ärende (utan handling):
• Välj ”Ny” i övre menyraden
• Välj ”Nytt diariefört ärende” och följ instruktionen nedan.
ÄRENDEKORT
Fält på övre del av kortet:
Diarium:
Tillkomst:
Status:
Om du endast arbetar i en myndighets diarium kommer det att
föreslås vid varje nytt registreringstillfälle
In/Ut/Upprättad
Beredning föreslås alltid vid registrering av nytt ärende (ändras
till Avslutad när ärendet färdigbehandlats)
9
Registreringsdatum:
In/Ut-datum:
Verksamhetskod:
Ärendetyp:
Ärenderubrik:
Ärendemening:
Sekretess:
PUL:
Publicera:
Sätts automatiskt till den dag du registrerar
Dagens datum föreslås, men ärendet kan även registreras i
efterhand
I dagsläget är denna gemensam (Alla)
Bestäms utifrån gällande diarieplan
Lämplig ärenderubrik sätts (så kortfattad som möjligt med tanke
på att ärendet lätt skall kunna återsökas)
Kan vara samma som rubrik men även kompletteras
En sekretessbedömning görs. Som regel är de handlingar som
hanteras i kommunen offentliga med vissa undantag. Om man
bockar i sekretess visas inte initierare och rubrik vid utskrift av
postlista (eller på externwebb)
Om man väljer att bocka för PUL visas inte initierare vid utskrift
av postlista (eller på externwebb).
OBS! Du som registrator kan se sekretesskyddade resp. PULbelagda uppgifter på skärmen, utifrån behörighet. Låt därför
aldrig media och obehöriga ha tillgång till ”din dator”
Nej.
--------------------------------------------------------------------------------------Flikar på nedre delen av kortet
GRUNDDATA:
Initierare:
Handläggare:
Fastighetsbeteckning:
Externt dnr:
Den som initierat ärendet (kan vara en kommuninvånare, en
anställd, myndigheten eller förvaltningen)
Den som skall handlägga ärendet. (Systemadministratören på
kommunledningskontoret, kan hjälpa till att lägga till ny
handläggare)
Om ärendet rör någon viss fastighet kan detta noteras här för
ytterligare en sökmöjlighet
Annan myndighets diarienummer kan vara bra att notera här
BEVAKNING:
Kan läggas till någon person. (Den person som bevakningen sätts
till kommer automatiskt i sin första vy (hemvyn) under
påminnelser att se handlingen med bevakningsdatum. När datum
passerats kommer det att rödmarkeras.) Rensas efter åtgärd.
ANTECKNINGAR:
Kan göras här
ORGANISATION:
Förvald. Fyll i ev. underliggande enhet. (sökingång)
---------------------------------------------------------------------------------------
10
Diariekort
Efter registrering av ärendet skrivs DIARIEKORT ut i Wordformat!
Diariekortet kan ses som en sammanfattning av till ärendet hörande handlingar (historik).
Detta skrivs ut genom att trycka på knapp ”Skriv ut” längst ner på ärendekortet.
Diarieakt
När ärendet är diariefört läggs en kopia till handläggaren och originalet läggs i en diarieakt.
(grön handlingsmapp som finns i kommunbutiken). Diariekortet fäst på ärendemappen och
uppdateras när något nytt har hänt i ärendet.
Genom att inte skriva direkt på ärendemappen kan denna återanvändas.
Närarkiv
Akten förvaras i resp. myndighets närarkiv fram till slutarkivering som sker utifrån
myndighetens dokumenthanteringsplan. Tänk på att begränsa antalet personer som har
tillgång till diarieakterna för att minimera risken att handlingar försvinner.
Slutarkiv
Vid slutarkivering följer diariekortet med diarieakten som en historik över ärendet, dess
handlingar och beslut.
11
ANSÖKNINGSHANDLINGAR
Registrera ärende först:
Följ instruktionen för Nytt ärende i diariet
Tillkomst:
Upprättad
Ärenderubrik: Tjänstetitel och refnr.
Ärendemening: Kan vara samma som rubrik men även kompletteras
Registrera ansökan på handlingskort:
Följ instruktionen för Ny handling på handlingskort
Handlingstyp:
Rubrik:
Innehåll:
Initierare:
PUL:
Publicera:
Ansökan
Tjänstens beteckning och referensnr (syns och skrivs ut på postlista)
Kan vara samma som rubrik men kan även kompletteras
Sökandes namn, adress, postadress
I samråd med kommunens personalstrateg har beslutats att PUL skall
gälla för ansökningshandlingar. Detta innebär att intitierare
(sökande till tjänsten) inte syns vid utskrift av postlista. Tänk på att
du som registrator ser allt på skärmen!
Ja
Koppla till befintligt ärende:
• Tryck på knapp ”SÖK ÄRENDE” längst ner på handlingskortet
• Fyll i ärenderubrik (vilken tjänst det gäller) och ”sök”
• Ärendet kommer då upp som en lista i en ny vy
• Klicka på OK så diarieförs handlingen till ärendet
Duplicera
DUPLICERA-knappen längst ner går att använda vid registrering av flera likartade
handlingar, t ex vid registrering av ansökningshandlingar. Det nya handlingskortet ser
likadant ut och man behöver på så vis endast skriva in ny initierare/sökande, trycka på
verkställ och fortsätta registrera flera ansökningshandlingar.(Varje ny handling får nytt
handlingsnummer)
12
BESLUT – AVSLUT - MAKULERING
Registrera beslut som en handling
I och med att vi i dagsläget inte har tillkomst till beslutsdelen i Platina rekommenderas att
beslutet skrivs in som en handling. På så vis kommer det tydligt att framgå av diariekortet vad
som har hänt i ärendet.
När resp. myndighet behandlat ett ärende registreras protokollsparagrafen t ex KS § 82 som
Handlingstyp: Protokoll (om ärendet inte är färdigbehandlat)
Beslut (när slutgiltigt beslut är fattat)
Vid utskrift av diariekort blir detta en händelse i historiken (se sid 10)
Registrera beslut på ärendekort
I diariekortets nedersta högra del finns möjlighet till registrering av beslut. Där registreras
vilken instans som tagit beslutet, paragraf och datum för beslut. Detta görs genom att man
trycker Nytt. Där kan man också skriva in beslutet. Tryck sedan Spara. Besluten från de olika
instanserna och tillfällena radas sedan nedanför och om man trycker på något av dessa så kan
man få den information som skrevs in.
13
Avsluta ärende på ärendekort
När ett ärende är färdigbehandlat avslutas ärendet genom att registrera
Status:
Avslutad
På diariekortets huvud står ärendet som Avslutad
Ett ”slutgiltigt” diariekort skrivs ut. Detta följer ärendet som en historik vid slutarkivering.
Makulera ärende
I dagsläget kan ett ärende endast makuleras av systemansvarig.
14
SÖKFUNKTION - POSTLISTA
Sökfunktionen
Alla handlingar och ärenden är lätta att återsöka i systemet. Alla rödmarkerade fält är sökbara.
Man kan t ex söka på diarium, organisation, handläggare, ankomstdatum, initierare m m.
Detta görs via den övre menyraden.
Postlista
För att söka fram en utskriftsbar postlista med kommunens logga gäller att sökningen görs via
Applikationer/Registrering. Där väljer man att söka via vänsterspaltens sökfunktion (ej övre
menyrad):
Sök ”Dagens postlista” eller någon tidigare datum via ”Sök post”. Där kan du också söka
intervaller t ex. veckovis för att skriva ut och arkivera.
Utskrift
Utskrift av postlistan görs via ikon för skrivare.