PM Sydöstra Skånes Räddningstjänstförbund Ärendegång vid ärendehantering Upprättad: 2011-08-26/EW Godkänd: 2011-10-04/TS Reviderad: 2012-05-30, 2013-02-26, 2013-09-24, 2013-12-17, 2014-02-21 Bakgrund Enligt offentlighets- och sekretesslagen kap.4, 2§ ska varje myndighet upprätta en beskrivning över sina allmänna handlingar och den beskrivningen ska bl. a innehålla en beskrivning av de register och förteckningar myndigheten har. Allmänhetens rätt att ta del av allmänna handlingar hos myndigheten baseras på grundlagsskyddade regler i tryckfrihetsförordningens 2:a kapitel. Dessa regler kallas i dagligt tal offentlighetsprincipen. Varje svensk och utländsk medborgare har rätt att ta del av allmänna handlingar. Innebörden av detta förklaras närmare i 2 kap tryckfrihetsförordningen (TF). Kortfattat innebär det att: En begäran att få ta del av allmän handling ska prövas skyndsamt av myndigheten (SÖRF). Man får inte fråga den som vill ta del av en allmän handling vem han eller hon är och vad handlingen ska användas till. Gäller det en handling som faller under någon bestämmelse i offentlighets- och sekretesslagen måste myndigheten (SÖRF) ibland få veta vem som vill ha handlingen och vad den ska användas till, annars kan man inte ta ställning till om handlingen får lämnas ut. Det är tjänstemannen som fått i uppdrag att ta hand om handlingen t.ex. en registrator eller en föredragande i ett ärende som tar ställning till om handlingen ska lämnas ut. En handling är allmän om den förvaras hos myndigheten och enligt TF:s definition är inkommen dit eller upprättad där. Den allmänna handlingen måste enkelt kunna sökas och hittas. En myndighet måste hålla sina handlingar i sådan ordning att den som söker information kan överblicka beståndet och därmed ges möjlighet att finna en viss handling. Här behövs de arkivbeskrivningar och arkivförteckningar som är obligatoriska enligt 6§ arkivlagen samt den beskrivning av myndighetens allmänna handlingar som ska upprätts enligt offentlighets- och sekretesslagen 4 kap. 2§. För att underlätta sökningen av in- och utgående skrivelser och klara bevakningen av ärenden m.m. använder myndigheterna även olika administrativa register, främst diarier. Att diarieföra handlingar har många praktiska fördelar, både för insyn och uppföljning, men att registrera är inte obligatoriskt utom för sekretesskyddade handlingar. Sekretess gäller hos myndighet som för uppgift om en enskilds personliga eller ekonomiska förhållande, om det kan antas att den enskilde eller någon närstående till denne lider skada eller men om uppgiften röjs och uppgiften förekommer i sådan verksamhet enligt lagen (2003:778) om skydd mot olyckor som avser: 1. utförande av räddningsinsatser 2. undersökningar av olyckor eller 3. tillsyn För uppgift i en allmän handling gäller sekretessen i högst tjugo år. 1 Lagstiftningar  2 kap tryckfrihetsförordningen  Offentlighets- och sekretesslag (2009:400)  Förvaltningslag (1986:233)  Arkivlag (1990:782)  Personuppgiftslag (1998:204)  Lag om överlämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring (1994:1383) Interna dokument hittas på: Intranät V:\DrifthandbokSÖRF/diariehantering På Samrådsgruppens hemsida finns övriga tillämpbara dokument: Samrådsgruppen... är ett samverkansorgan mellan Sveriges Kommuner och Landsting och Riksarkivet. Samrådsgruppen ska främja utvecklingen inom den offentliga sektorn av en dokument- och arkivhantering som uppfyller krav i svensk lag samt svensk och internationell standard. http://www.samradsgruppen.se 2 Ärendegång Ankomststämpla och till Diariet 1. Ärendet, handlingar ankomst stämplas och diarieföres. Alla ärenden ska ha ett:  diarienummer, handlingar till ärendet får ett löpnummer som skrivs på handlingen  datum när handlingen blev allmän, kom in eller upprättades  mottagare/avsändare Tydliga sökord i ärendemening:  Fastighetsbeteckning  Verksamhet  Kommun  Populärnamn Sekretess får inte röjas i ärendemening. Sekretessbelagda handlingar ska diarieföras. Ankomststämpla även fakturor, läkarintyg m.m. Sök i diariet om det är ett ärende som pågår. Följande är ärende:  Ansökningar och intresseanmälningar  Inkommen handling från allmänheten  Offert och anbud  Remisser  Utredningar och rapporter  Yttrande från kommunal förvaltning, länsstyrelsen, msb, polisen, sotningsväsendet  Delegationsbeslut bygglov eldstad/rökkanal Följande är inte ärende:  Arbetsmaterial  Samhällsbyggnadsnämndens ”för kännedom”  Fakturor  Kursinbjudan  Minnesanteckningar  Mötesprotokoll  Reklam Inkomna skrivelser från privat personer:  Svara att vi har tagit emot handlingen  Vi kommer att snarast att behandla ärendet  Er kontaktperson i ärende är… Skanna handlingarna till diariet och spara i mappen:  Eurosys  Handlingar diariet  Länka handlingen i diariet  Koppla handlingen till objekt om det finns, sök i förebyggande 3 2. Mejla handlingarna till handläggaren, sätt mottagningsbevis på mejlet. Handlingarna läggs i aktmapp i aktskåp. 3. När handläggaren är klar med svaret mejlas det till expeditionspersonalen ([email protected]). Handläggaren meddelar expeditionspersonalen om ärendet ska avslutas. 4. Expeditionspersonalen skriver ut svaret, för underskrift och expediering. 5. Svaret läggs till handlingarna i aktmappen. 6. Bevakning av ärendet att det handläggs inom handläggningstiden:  yttrande 3 veckor  ansökningar 2-4 veckor  ansökan brandfarliga och explosiva varor 3 månader  Respektive handläggare är ansvarig för att handläggningstiden hålls Vid utannonserad tjänst ska en första återkoppling ske efter 2 veckor till de som är ur processen. Efter 4 veckor ska alla sökande fått en återkoppling. Ansökan som kommer med e-post diarieförs sparas digitalt, endast utskrift av ansökningshandlingar vid anställning. När ansökan är diarieförd vidarebefordra e-posten till handläggaren och skriv i mejlet dnr och löp.nr. Registrator/Expeditionspersonal gör varje måndag en sammanställning på ärendens handläggningstid. Bevakningslista enligt Alarmos. När ärendet är avslutat skrivs diariekortet ut och sätts i pärm. Ansökan brandfarliga och explosiva varor se PM för detta. Sakkunnigutlåtande se PM för detta. Tillsynsprotokoll   Vid expediering av tillsynsprotokoll, som även skrivs ut på arkivbeständigt papper ska faktura-underlag skrivas ut. När intyget på tillsynsprotokollet inkommer ankomst-stämplas och diarieförs detta, länka intyget till diariet o koppla intyget till objektet, mejla intyget till handläggaren. Ärendet avslutas när efterbesiktning är genomförd, diariekort skrivs ut. Skriftlig redogörelse       Kontrollera om skrivelse inkommit tidigare, del 1 och 2 diarieförs på samma dnr, kopplas till historiken. Reviderad redogörelse nytt år och dnr. Skriftlig redogörelse sparas i mappen eurosys redogörelse. Länka till objektet under fliken Tillsyn LSO Svara nej på frågan om godkänd Svara nej på frågan om diarieföras 4 Sotningsärende  Blanketter för Ansökan om att få utföra rengöring sotning (egensotning) skickas ut till sökanden, finns även att hämta på vår hemsida.  När ansökan inkommer ankomststämpla och diarieför denna. Därefter undertecknar handläggaren beslutet som diarieförs och skickas till sökanden, original i diariet. Ärendet avslutas. Diariekort inkl. handlingar skrivs ut när ärendet avslutas.  Blankett återtagande av beviljad egensotning diarieförs (sök i diariet) mejla till Jimmy Olofsson, ärendet avslutas.  Delegationsbeslut bygganmälan eldstad från byggnadsnämnder, diarieföres, mejlas till Jimmy Olofsson, ärendet avslutas.  Besiktningsprotokoll nyinstallation diarieförs och mejlas till Jimmy Olofsson, avslutas.  Besiktningsprotokoll brandskyddet/brandskyddskontroll diarieförs i systemet Molnet (av sotarna), och pappersversionen bevaras i arkivkartong och sorteras efter adress, arkivkartong bevaras i närarkiv (kansliet) i två år därefter i centralarkiv.  Intyg/besiktningsintyg gällande eldstad och rökkanal diarieförs, mejlas till Jimmy Olofsson. De intyg/besiktningsintyg som utförs av SÖRF diarieförs i systemet Molnet (av sotarna) och pappersversionen bevaras i arkivkartong i närarkiv (kansliet) i två år, därefter i centralarkiv. Sök i diariet det kan finnas delegationsbeslut från kommunerna.  Föreläggande brandskyddskontroll diarieförs och pågår tills överklagande tidens utgång, avslutas. Vid överklagande (ej föreläggande) status till sotaren. Överklagan ska diarieföras på samma dnr som föreläggande. Överklagan kopieras och sänds till LSTY tillsammans med ett brev om rättidsprövning som undertecknas av rch. (detta brev har samma dnr som föreläggande och överklagande). Föreläggande sänds med MB (mottagningsbevis). Skorstensfejarmästare Jimmy Olofsson,  010-110 26 01 Kontor, Sofia Nordström  010-110 26 02 5 Anslutningsavtal automatiskt brandlarm  Redovisningsblankett för nyanslutning av automatiskt brandlarm diarieförs och skannas till diariet och kopplas till objektet mejlas till handläggare (Magnus Fogelberg) och bevaras i pärm. Anslutningsavtalet tillhör detta dnr.  När anslutningsavtalet skickas ut för underskrift av kund bifogas ett svarskuvert, skriv till kund att underteckna och återsänd båda avtalen i bifogat svarskuvert. Anslutningsavtalet diarieförs, när avtalet är undertecknat av båda parter kopplas avtalet till objektet, mejlas till handläggare (Magnus Fogelberg) bevaras i pärm på kansliet. Avsluta ärendet.  Anläggarintyg, revisionsbesiktning, leveransbesiktning, service och underhållsavtal och utbildningsintyg anläggningsskötare ska diarieföras, kopplas till objektet och mejlas till handläggare (Magnus Fogelberg) sparas endast digitalt (kommer med e-post till handläggaren som vidarebefordrar till gemensam e-post). Avsluta ärendet. Polismyndigheten  Tillståndsbevis enligt ordningslagen och lokala föreskrifter bevaras i pärm på kansliet och gallras vid inaktualitet ska diarieföras på ärendet. Vid tillståndsbevis begagnande av offentlig plats (ex. helikopterflyg, stuntshow med monstertruckar, mc) mejlas detta till handläggaren och yttre befäl.  Tillståndsbevis enligt (1966:742) lag om hotell-pensionatrörelse ankomst-stämplas, diarieförs, kopplas till objektet, bevaras i pärm på kansliet, de tillståndsbevis som kommer med e-post bevaras endast digitalt, gallras vid inaktualitet. Utlämnande av allmänna handlingar  Diarieför ärendet, exempel när trafikverket begär ut insatsrapport, yttre befäl som ansvarar för insatsrapporteringen granskar rapporten innan den sänds till trafikverket, avsluta ärendet samma gäller när polismyndigheten begär ut insatsrapport. Övrigt gäller se sidan 7 utlämnande av allmänna handlingar 6 Utlämnande av allmänna handlingar Myndighet = SÖRF Sekretess gäller hos myndighet som för uppgift om en enskilds personliga eller ekonomiska förhållande, om det kan antas att den enskilde eller någon närstående till denne lider skada eller men om uppgiften röjs och uppgiften förekommer i sådan verksamhet enligt lagen (2003:778) om skydd mot olyckor som avser 1. utförande av räddningsinsatser, 2. undersökningar av olyckor eller 3. tillsyn. För uppgift i en allmän handling gäller sekretessen i högst tjugo år. Allmänheten har rätt att läsa sådana handlingar som betecknas som allmänna handlingar. De handlingar som inte är allmänna är hemliga handlingar, sekretessbelagda handlingar, utkast till ett beslut till ärenden som inte är färdigbehandlade. Den som vill ta del av en allmän handling har rätt att läsa handlingen på stället (om den inte är hemlig). Kan handlingen inte läsas eller uppfattas på något annat sätt utan att man använder något tekniskt hjälpmedel ska ett sådant ställas till förfogande ex. dator. En handling får också skrivas av, fotograferas eller spelas in. Är en handling delvis hemlig ska de delar av handlingen som inte är hemlig tillhandahållas i avskrift eller kopia. Myndigheten är inte skyldig att lämna ut en handling annat än i form av utskrift i pappersform, det kan dock trots detta många gånger vara lämpligt att lämna ut en allmän handling elektroniskt. Den som vill ta del av allmän handling har också rätt att mot avgift få en avskrift eller kopia av handlingen Den som begär att få ta del av en allmän handling behöver inte beskriva handlingen noga t.ex. ange dess datum eller diarienummer. Men myndigheten är å andra sidan inte skyldig att göra några omfattande undersökningar för att få fram handlingar åt sökande, när denne inte kan lämna myndigheten några närmare uppgifter om dem. En begäran att få ta del av en allmän handling ska prövas skyndsamt av myndigheten. En anledning att dröja något med att lämna ut en allmän handling är att myndigheten måste pröva om handlingen är hemlig enligt bestämmelse i offentlighets och sekretesslagen. Ibland är det någon annan myndighet än den där handlingen försvaras som ska göra den prövningen. I så fall skall begäran om utlämnande genast överlämnas till den myndigheten. Man får inte fråga den som vill ta del av en allmän handling vem han eller hon är och vad handlingen ska användas till. Gäller det en handling som faller under någon bestämmelse i offentlighets- och sekretesslagen måste myndigheten ibland få veta vem som vill ha handlingen och vad den ska användas till, annars kan man inte ta ställning till om handlingen får lämnas ut. Det är tjänstemannen som fått i uppdrag att ta hand om handlingen t.ex. en registrator eller en föredragande i ett ärende som tar ställning till om handlingen ska lämnas ut. 7