1. No category

Raindance portalen 2015 Handledning för budgetansvariga ver 3.1
2015-10-26
Budget & Prognosportalen
Handledning för budgetansvariga
Utbildning
Ekonomienheten
1
Raindance portalen 2015 Handledning för budgetansvariga ver 3.1
2015-10-26
Innehållsförteckning
Portalens grundfunktioner ....................................................................................... 4
Bilder i Budget & prognosportalen .......................................................................... 6
Statusöppning, byte av status/stängning av budget ....................................................... 8
Definition av olika begrepp .................................................................................... 10
Nästa lägre nivå ..........................................................................................................................10
Lägga in budgetvärden ........................................................................................... 10
Rekommenderad nivå....................................................................................... 10
Spara.................................................................................................................. 13
Knappar och symboler ...................................................................................... 13
Tool-tips ............................................................................................................ 14
Urval i objektsfälten.......................................................................................... 15
Bildanpassningar .............................................................................................. 15
Bildnavigering ................................................................................................... 15
Exportera till Excel ............................................................................................ 16
Importera från Excel ......................................................................................... 16
Ångra-knappen ................................................................................................. 17
Stryk eget .......................................................................................................... 17
Felmeddelanden ............................................................................................... 18
3-årsbudget.............................................................................................................. 18
Exempel på hur du infogar nya verksamheter ...................................................... 19
Exempel på hur du infogar nya projekt ................................................................. 19
Låsa budget ............................................................................................................. 19
Personliga bilder ..................................................................................................... 20
Exempel på bilder med olika innehåll.................................................................... 23
Budgetering ............................................................................................................. 27
Arbetsgång vid budgetering .................................................................................. 27
1. Intäkter ................................................................................................................. 28
2. Avskrivningar ...................................................................................................... 29
2.1 Budget avskrivningar steg 1 ........................................................................... 29
2.2 Budget avskrivningar steg 2 ........................................................................... 29
3. Budgetera personalkostnader ........................................................................... 31
3.1 Allmänt om personalbudget ........................................................................... 31
3.2 Personalbudget steg 1 .................................................................................... 33
3.3 Personalbudget steg 2 .................................................................................... 34
4. Lokalkostnader .................................................................................................... 35
4.1 Allmänt ........................................................................................................... 35
4.2 Beräkna och budgetera kostn. för arbetsrum inom stödverksamheterna ... 35
4.3 Budgetera kostnad för gemensamma lokaler ................................................ 35
5. Driftskostnader .................................................................................................... 40
5.1 Allmänt ................................................................................................................................... 40
5.2 Driftskostnader inom stödverksamheterna .................................................. 40
5.3 Drifts-och lokalkostnader inom kärnverksamheterna. ................................ 41
6. Finansiella kostnader .......................................................................................... 42
7. Budgetera ännu ej beviljade externa projektmedel .......................................... 42
8. Gemensamma kostnader .................................................................................... 45
8.1 Budgetering av fasta belopp på stödverksamheterna ................................... 45
8.2 Procentsatser för UGEM, FGEM och IGEM för kommande budgetår .............. 45
8.3 Budgetera gemensamma kostnader på projekt............................................. 45
Utbildning
Ekonomienheten
2
Raindance portalen 2015 Handledning för budgetansvariga ver 3.1
2015-10-26
8.4 Slutlig budgetering av GEM på stödverksamheterna 10, 20, 70, 90 .............. 45
8.5 Procentsats per huvudfunktion ..................................................................... 45
9. Medfinansiering ................................................................................................... 57
10. Periodisering av oförbrukade medel ............................................................... 59
11. Nollställning av resultaträkning ....................................................................... 62
12. Att kontrollera innan budget stängs ................................................................ 65
13. Prognos .............................................................................................................. 66
13.1Prognos intäkter............................................................................................ 67
13.2 Prognos avskrivningar ................................................................................................... 68
13.3 Prognos personalkostnader ......................................................................... 68
13.4 Prognos gemensamma lokalkostnader........................................................ 69
13.5 Prognos drifts- och lokalkostnader ............................................................. 70
13.6 Prognos ännu ej beviljade projektmedel ..................................................... 70
13.7 Prognos gemensamma kostnader ................................................................ 71
13.8 Prognos medfinansiering ............................................................................. 72
13.9 Prognos periodisering oförbrukade medel ................................................. 72
13.10 Prognos nollställning av resultaträkning .................................................. 72
14. Bilagor ................................................................................................................ 73
14.1 Räkneexempel: en person med flera konteringar ....................................... 73
14.2 Budgetkoder ................................................................................................. 74
14.3 Hantering av VLL-projekt, finansiär 22100 på Vh 23 i budget .................... 75
14.4 Framtagning av procentsatser för institutioner med Vh 13 ........................ 77
Utbildning
Ekonomienheten
3
Raindance portalen 2015 Handledning för budgetansvariga ver 3.1
2015-10-26
Portalens grundfunktioner
I portalen finns alla webbaserade Raindance-funktioner. Portalen har en inloggningsprocess, en meny, en verktygsrad och alla de andra grundläggande element ett
program innehåller.
Detta avsnitt presenterar portalens olika grundelement och hur man använder dem.
Förutsättningar
Raindance-portalen är anpassad för webbläsarna:
•Internet Explorer 6 och högre
•Mozilla 1.4 och högre
De flesta funktioner kan köras i likvärdiga läsare, som Netscape 7.2 och Firefox 1.03.
Läsarfönstret får ha högst två verktygsrader om man vill slippa rullningslister. Funktionerna är anpassade för en skärmupplösning på 1024 x 768, eller högre. För att
optimera visningen av bilderna bör tangenten F11 användas för att dölja web adressen i
huvudet. Det går också i många bilder att dölja urvalet, vilket ger en större bildyta.
Inloggning
Starta webbläsaren och skriv in portaladressen (URL) i adressfältet. Har du sparat
adressen som ett bokmärke går det lika bra att använda den möjligheten.
Du måste alltid logga in för att använda portalen. Nedanstående inloggningsfönster
visas.
Utbildning
Ekonomienheten
4
Raindance portalen 2015 Handledning för budgetansvariga ver 3.1
2015-10-26
Fältbeskrivning:
Användare
Användarens ID i Raindance.
Lösenord
Användarens lösenord i Raindance.
Företag
(Enhet/Företagsnummer. Lämnas blankt.)
Knappar i fönstret:
OK
Klicka på OK för att logga på till Raindanceportalen.
Skriv in det användarnamn och lösenord du har i Raindance.
Klicka sedan på OK. Om portalen accepterar inloggningen visas din inkorg. Har lösenordet blivit för gammalt kommer portalen att automatiskt be dig om ett nytt.
Ändra lösenord
Gör på följande vis när du manuellt vill byta lösenord:
Välj Min inkorg -> Mina inställningar -> Allmänt
Byt lösenordet.
Utbildning
Ekonomienheten
5
Raindance portalen 2015 Handledning för budgetansvariga ver 3.1
2015-10-26
Menyn
Första sidan man kommer till efter inloggningen är alltid Min inkorg (se bild nedan). I
inkorgen hamnar fakturor, externa och interna, bokföringsordrar – kort sagt: allt som
sänts till dig för kontering eller attest. Detta beskrivs i separat manual.
Budget & Prognos finns som egen flik.
Menyn har två nivåer. Placera markören över ett inaktivt val så vecklas den andra nivån
ut och ger en förhandsbild av vilka val som är möjliga.
Alternativen i den andra nivån lyser upp, efter hand som du för markören över dem.
Du måste klicka på ett alternativ för att aktivera det. Och det är först när du har gjort
det, som menyn byter utseende och indikerar vilket alternativt som har valts
Vilka menyval du ser styrs helt av vilka funktioner som är installerade i Raindance och
vilken behörighet du har.
Bilder i Budget & prognosportalen
Denna manual beskriver verktyget i Raindance. Bilder och Rapporter beskrivs även i en
separat Lathund. Kontakta budgetsamordaren vid din fakultet om du behöver råd och
stöd under budgetprocessen. I Budget & Prognosportalen (PP) finns bilder uppbyggda
där du kan registrera din budget, din prognos samt bilder för att titta på och analysera
utfallet. Din behörighet styr vad du får se. Klicka på menyvalet Registrering &
Avstämning.
Första gången du startar PP måste du ange vilka startbilder som ska gälla för din
användare. Detta gör du under fliken Registrering & Avstämning. Längst ner i bilden
hittar du rubriken Personligt menyval. Välj en bild i rullisten vid Min budget och en vid
Min prognos. Dessa val blir sedan ditt standardval nästa gång du loggar in och
menyvalen Min budget och Min prognos blir synliga. Du kan när som helst ändra dessa
val.
Utbildning
Ekonomienheten
6
Raindance portalen 2015 Handledning för budgetansvariga ver 3.1
2015-10-26
För att komma till en startbild väljer du antingen fliken Min budget eller Min prognos.
Du kan också välja i fliken Registrering & Avstämning genom att välja i rullisten vid
Senast använda, i övre delen av bilden.
Det finns tre olika typer av bilder
1) Budgetbilder där budgetvärden kan sparas (inmatningsbild)
2) Prognosbilder där prognosvärden kan sparas (inmatningsbild)
3) Visningsbilder där inga värden kan sparas (hämta och analysera utfall)
Det finns utfallsvärden (hämtade ur Raindance), budgetvärden (matas in och sparas)
samt prognosvärden (matas in och sparas). Budgeten läggs en gång och låses sedan.
Därefter används prognoskolumnerna, där kan du ange förändringar som du får
vetskap om efter att budgeten har beslutats. Både budgeten och prognosen görs per
helår. Prognosen ska göras två gånger per år och kan, om så önskas, även göras en
tredje gång. Alla värden visas i tusentals kronor, men kan ändras av användaren.
Utbildning
Ekonomienheten
7
Raindance portalen 2015 Handledning för budgetansvariga ver 3.1
2015-10-26
Statusöppning, byte av status/stängning av budget
För att kunna registrera budget på din institution/enhet krävs att budgeten har status
öppen.
Välj bilden B10 Budget Orgenhet genom att klicka på den blå texten. Den/de org enheter
som du är behörig att se visas i en lista. Du kan också se vilken status som budgeten har.
Följande status används.
Grå = ej öppnad
Grön = öppen
Gul = låst
Röd = Stängd
Det finns också ett anteckningsfält där du kan skriva in övergripande uppgifter för
budgeten.
För att ändra status till öppen klickar du på den grå statussymbolen och svarar ok på
frågan om att bekräfta öppning.
Symbolen för status byter färg till grönt.
Du kan nu börja registrera budgetvärden. Klicka på org. enheten. För prognosvärden
används status för att stänga prognosperioder under året och du kan registrera värden
när du har öppnat status för respektive prognosperiod.
Utbildning
Ekonomienheten
8
Raindance portalen 2015 Handledning för budgetansvariga ver 3.1
2015-10-26
När budgeten är klar klickar institutionen/administratören på statussymbolen och
ändrar till Gul. Det betyder att man har lämnat in sin budget.
Budgeten granskas av budgetsamordnare som när detta är klart ändrar status till Röd.
När statusen är Röd kan perioden stängas i Raindance. Inga ändringar kan nu göras i
budgeten. Prognosen öppnas.
Nedan beskrivs vilka roller som finns i budgetprocessen i Raindance.
Utbildning
Ekonomienheten
9
Raindance portalen 2015 Handledning för budgetansvariga ver 3.1
2015-10-26
Definition av olika begrepp
Med begreppet BUDGET menas den helårsbudget som görs i samband med
budgetarbetet och som lämnas in till fakulteten. Värden som matas in ska avse hela året.
Budgetvärden ändras inte under året. Istället används Prognos för att visa de
förändringar som uppstår.
Nästa lägre nivå
Alla blå texter eller siffror har en lägre nivå, t ex kan du genom att klicka på Bukod
komma ner till kontonivå. På samtliga utfallsvärden som visas med blå text, är det
möjligt att se vilka transaktioner som värdet består av. Detta gör du genom att klicka på
utfallsvärdet. Undvik dock att klicka ner på lönetransaktioner, eftersom detta inte ger
någon ytterligare information och består av många transaktioner. Vill du kontrollera
lönetransaktioner görs detta med fördel i lönesystemet. Det är också möjligt att se
transaktioner för inmatade budget- och prognosvärden. Det går också att på
kostnaderna se den ursprungliga elektroniska fakturan om det finns en sådan kopplad
till kostnaden. Även budgetvärden är klickbara när de är sparade. Du ser när och av vem
värdet sparades.
Lägga in budgetvärden
Rekommenderad nivå
När du ska lägga in budgetvärden rekommenderar vi att du gör det på projektnivå. Då
kan du enkelt följa upp utfallet mot budget. Genom att lägga budget på projektnivå kan
du få en summering på verksamhet och även på totalt nivå för hela den organisatoriska
enheten (ORG). Lägsta möjliga budgeteringsnivå är projekt, aktivitet och konto. Du kan
göra budget för alla verksamheter i samma bild, men då får du använda rullningslisten
till höger för att se hela bilden (se stycket om bildanpassningar).
Det finns flera olika sätt att lägga in budgetvärden. Du kan mata in manuellt, du kan
beräkna utifrån andra kolumner och du kan exportera till excel och läsa in.
Välj den bild som du vill använda för budgetering. Det finns särskilda bilder för olika
typer av kostnader. Bilden för budgetering på övergripande nivå är B10 Budget Org enh.
Den ska normalt sätt inte användas för att registrera budget för en organisatorisk enhet.
Vi rekommenderar istället att budget görs på projektnivå och då väljer du bilden B20
Budget projekt. Om du endast gör en budget för hela institutionen och inte en budget för
varje orgnr, väljer du den första org enheten och matar in värden där. Skriv i ditt Org nr
eller välj en av bilderna genom att klicka på den blå texten. I första läget visas endast
budgetnivåer med utfallsrader, men det går att lägga till rader under knappen Infoga.
Om du matar in värden per bukod (budgetkod) sparas värdet på första kontot i
kontogruppen. Du kan också välja att växla bild, via genom att klicka på Nästa: Budget
ORG-VH-KK2. Då kan du mata in värden per kontoklass. Vill du budgetera per konto
klickar du på en budgetkod så visas den lägre nivån.
Utbildning
Ekonomienheten
10
Raindance portalen 2015 Handledning för budgetansvariga ver 3.1
Utbildning
Ekonomienheten
2015-10-26
11
Raindance portalen 2015 Handledning för budgetansvariga ver 3.1
2015-10-26
Öppna för inmatning av budgetvärden
När du valt nivå för var du vill budgetera öppnar du budgetkolumnen för inmatning
genom att klicka på knappen Ändra.
Om du inte har knappen Ändra utan endast knappen Simulera, betyder det att du inte
har öppnat dvs. ändrat status till öppen eller att budgeten är stängd.
Följande knappar visas längst ner på bilden och budgetkolumnen öppnas för inmatning.
Du kan nu skriva in värden eller använda de olika beräkningsfunktionerna. Intäkter
matas in utan tecken och kostnader matas in med minus-tecken (-).
Knappen Fördela.
används när du vill beräkna budgetvärdet utifrån en
annan kolumn t ex föregående års utfall. Det finns två sätt att fördela, antingen via % beräkning eller genom att fördela radsumma.
%-Beräkna används när du vill beräkna budgeten som en procent av ursprungsvärdet i
en annan kolumn. T ex plus eller minus 2 % av föregående års utfall. Resultatet av
beräkningen läggs i budgetkolumnen. Inget procenttecken ska fyllas i.
Fördela radsumma används när du har en totalsumma som ska fördelas på alla eller
några rader enligt en annan kolumn. Summan ska anges i hela kronor (ej tusental). T ex
när du har en summa som ska fördelas på flera verksamheter inom en budgetkod.
När du gjort ditt val klickar du på
och då läggs beräknade värden in i
budgetkolumnen markerade med grönt. Dessa går att justera manuellt.
Utbildning
Ekonomienheten
12
Raindance portalen 2015 Handledning för budgetansvariga ver 3.1
2015-10-26
Knappen Till excel
används när du vill överföra den bild som visas till excel. Där kan
du lägga in budgetvärden som sedan markeras och klistras in. Detta beskrivs under
rubriken export till excel.
Spara
Spara de ifyllda budgetvärdena. När budgeten sparas läggs den in på den lägsta nivå
som har angetts och då på det första kontot i kontogruppen/budgetkodsgruppen. Om
du vill kan du budgetera ända ner till kontonivå. Om du vill jobba med olika delar av
budgeten sparar du mellan varje moment. Då kan du också ångra det sista du gjort med
Ångra-knappen. Du kan också spara genom att trycka enter. För att förflytta dig mellan
olika rader/kolumner kan du använda tab-tangenten.
Knappar och symboler
Öppnar budgetfälten för aktuellt år
Avbryter utan att spara
Sparar ifyllda värden i kolumnen
Beräknar summor och totaler när du fyllt i nya värden
Används när du vill lägga till ett konto eller budgetkod som inte
finns sedan tidigare. Om inget utfall finns visas inte raden.
Tänk på att vissa kombinationer av verksamhet och budgetkod
inte är tillåtna. Vid val av ”felaktiga” kombinationer visas ett
felmeddelande när du ska spara. För att kunna infoga en rad
måste ett värde fyllas i t ex 1.
Utbildning
Ekonomienheten
13
Raindance portalen 2015 Handledning för budgetansvariga ver 3.1
2015-10-26
Du kan simulera värden, men inte spara dem. Status är ej
öppnad eller låst.
Exportera visad bild till excel.
Skriv ut visad bild
Klipp in data från klippbordet används när du vill klistra in
värden som du ändrat i excel och markerat samt kopierat. Vid
kopiering måste kolumnrubriken finnas med i markeringen
annars fungerar inte överföringen. Detta beskrivs under
rubriken import från excel.
Lägg till fält används för att lägga till nya fält t ex konto i en
bild
Spara din egen bild med eget urval
Länk till manual eller anvisning
Klicka på rutan för att spara dina personliga val. Dessa finns
kvar nästa gång du väljer bilden. Om du har sparat ett urval
syns detta med ett rött kryss.
För att ta bort ett sparat urval klicka på rutan igen. Gå
tillbaka till startbilden.
Ångra det senast sparade budgetvärdet. Knappen visas bara
när det är möjligt att ångra.
Anteckningsknappar finns på olika nivåer och där kan du lägga
in text (max 120 tecken). Vid överföring till excel syns värdet i
knappen. Om en anteckning har fyllts i syns detta genom att
knappen visas som röd.
Tool-tips
I de flesta bilder finns verktygstips s k tooltips. Genom att föra markören över en blå
text visas en liten ruta med hjälptext eller förklarande text. Detta återfinns i
kolumnhuvuden och i namn på bilder.
Utbildning
Ekonomienheten
14
Raindance portalen 2015 Handledning för budgetansvariga ver 3.1
2015-10-26
Urval i objektsfälten
Om du vill göra urval på enskilda objekt anger du ett kommatecken (,) som avskiljare
mellan de valda objekten. Intervall kan väljas genom att ange bindestreck (-). Om du
anger stjärna (*) får du alla projekt. Stjärna kan användas om du vill ange projekt som
börjar med vissa siffror. Om du anger brädgård (#) får du alla utom ett angivet intervall.
Blankt i ett fält ger alla som inte har kontering i det valda fältet. Semikolon (;) betyder
till och med. Du kan inte kombinera olika urvalssätt.
Exempel
Objektsfält
Visar
*
’blank’
1*
11,21
11-13
573000*
#11
#11,12
11;13
VH
VH
VH
VH
VH
Projekt
VH
VH
VH
Alla verksamheter
Alla konteringar utan VH
Alla verksamheter inom GU, 10, 11, 12, 13, 14
Anslagsfinansierad verksamhet 11 och 21
Alla verksamheter från 11 t o m 13 dvs 11, 12, 13
Alla projekt inom projektgruppen 00
Alla verksamheter utom verksamhet 11
Alla verksamheter utom verksamhet 11 och 12
Alla verksamheter från 11 t o m 13 dvs 11, 12, 13
Bildanpassningar
Om rutan för Sidor är ifylld får du sidbrytning i bilden
Om rutan för Sidor inte är ifylld får du en rullningslist för hela urvalet.
Detta val gör att bilden tar längre tid att ladda in.
Flera Delsummor kan väljas i rullningslisten beroende på antal objekt
som finns synliga i bilden. Om du väljer 1 summeras den första och väljer du 2
summeras de två första. Delsumman visas nedanför varje objektskod t ex verksamhet
och projekt.
totalt.
Om rutan för Nollrader är ifylld får du alla värden även om de är noll
Bildnavigering
Om du vill backa till föregående bild klicka på den blå texten längst upp till vänster.
Du kan också gå till nästa bild genom att klicka på den blå texten.
Utbildning
Ekonomienheten
15
Raindance portalen 2015 Handledning för budgetansvariga ver 3.1
2015-10-26
Exportera till Excel
Om du vill överföra den bild som visas till Excel klickar du på knappen
Exportera rapporten till Excel. Där kan du lägga in budgetvärden som sedan markeras
och klistras in. Innan du exporterar första gången måste du göra en inställning under
verktyg i webbläsaren (internetalternativ, säkerhet, lokalt intranet) så att portalens
webbadress är en godkänd plats. Om du inte gjort detta fungerar inte överföringen.
OBS! Fältet Nollrader ska vara förbockat
Importera från Excel
I Budget & Prognos finns möjlighet att importera värden från excel. Om du har
exporterat en budgetbild till excel och sedan gör beräkningar i excel, kan du importera
de nya värdena som budgetvärden. För att importen ska fungera måste samma
kolumnindelning finnas i importfilen som i exportfilen. Enklast är att exportera en bild,
redigera denna utan att ändra kolumnindelning och sedan importera. I det följande
beskrivs detta steg för steg.
1) Gå in i den bild du önskar använda
2) Fältet Nollrader ska vara förbockat
3) Klicka på knappen för ändra
för att öppna budgetkolumnen
4) Exportera vald bild genom att klicka på knappen excel
5) Öppna filen när denna ruta visas
Om rutan inte kommer upp innebär det att du måste ändra säkerhetsinställningarna så
att export kan tillåtas från denna adress till din dator. Kontakta din datoransvarige eller
ändra inställningar i webbläsaren (se separata anvisningar). Du blir utslängd ur
systemet och får logga in igen.
5) Excel öppnar filen. Ändra innehållet i kolumnen för budget. Den gula färgen visar
vilken kolumn som är möjlig att ändra.
3) Gör dina ändringar och markera kolumnen och kopiera med hjälp av CTRL+C. Det är
viktigt att kolumnrubriken är markerad och att inga nya rader har lagts till. Raderna får
inte vara blanka utan måste innehålla ett värde t ex 0.
Utbildning
Ekonomienheten
16
Raindance portalen 2015 Handledning för budgetansvariga ver 3.1
2015-10-26
4) Gå tillbaka PP.
5) Klistra in med hjälp av knappen
.
6) Om du är nöjd med ifyllda värden, sparar du, annars avbryt utan att spara.
Samma förfarande kan användas för prognosbilderna. De kolumner som är
ändringsbara kan fyllas på detta sätt.
Ångra-knappen
Du kan ångra det senast sparade budgetvärdet genom att klicka på pilen. Den visas
bara om det är möjligt att ångra.
Stryk eget
Du kan stryka egna, ej definitivsatta rader, d v s det du matat in, om inte budgeten är
stängd. Klicka på menyvalet Stryk eget. Fyll i budgetår samt vertyp budgp. Klicka på ok.
Det är möjligt att stryka på en viss verksamhet eller en viss org enh. Använd denna
funktion bara när du är helt säker på att du vill stryka. Strukna värden kan inte
återskapas.
Utbildning
Ekonomienheten
17
Raindance portalen 2015 Handledning för budgetansvariga ver 3.1
2015-10-26
Felmeddelanden
Om du får ett felmeddelande när du försöker spara budget kan det bero på att projektet
du försöker spara på har passivsatts. Då går det inte att registrera budget på det. Detta
visas med röda markeringar i bilden. En annan orsak kan vara att du använder ett konto
i kombination med en verksamhet som inte är tillåten, t ex ett intäktskonto för uppdrag
på ett projekt som är ett bidrag eller en felaktig verksamhet på ett projekt. Genom att
klicka på den blå rubriktexten kan du t ex se vilka projekt, konton, m fl som finns
upplagda och går att välja.
Uppdatering sker löpande under dagen men om något gått fel kan följande meddelande
visas. Meddelandet anger när senaste uppdatering av utfall gjordes.
3-årsbudget
I bilden B10 Budget Org enh är det är möjligt att lägga in 3-årsbudget på övergripande
nivå, org enh samt verksamhet. Om du vill lägga treårsbudget väljer du Budget 2016
eller Budget 2017 under Värden i bildens övre del. Då öppnas fler budgetkolumner och
du kan använda dessa. Innan du kan mata in värden måste du ändra status. Om du inte
ändrar status syns bara knappen simulera och du kan inte ändra. Du gör budget för ett
år i taget. Om du vill göra personalbudget för ett år framåt väljer du det i bilden i steg 1.
Du måste också välja det i steg 2 för att kunna spara, eftersom aktuellt år föreslås av
systemet. Om du har lagt in budget på övergripande nivå måste du ta bort den innan du
börjar budgetera på detaljnivå nästa år.
Utbildning
Ekonomienheten
18
Raindance portalen 2015 Handledning för budgetansvariga ver 3.1
2015-10-26
Exempel på hur du infogar nya verksamheter
För att infoga verksamheter som det inte är bokfört på tidigare, t ex 10 Stödverksamhet
GU, används knappen
. Så här gör du. Välj bilden B10.
Öppna ändringsraderna i budgetkolumnen genom att klicka på knappen Ändra. Klicka
därefter på knappen Infoga. En ny rad läggs in. Fyll i samtliga objektfält som visas i
bilden för verksamhet (10) samt för budgetkod (t ex 410). Om du är osäker på vilka
budgetkoder som finns kan du klicka på den blå texten i kolumnhuvudet BUKOD så får
du en lista och kan välja budgetkod. Du måste fylla i alla objektfält som visas i bilden.
Fyll i beloppet -1 i budgetfältet. Spara.
Vid val av ”felaktiga” kombinationer visas ett felmeddelande när du ska spara. Det går
inte att infoga rader för ett annat urval än det du gjort i bilden. T ex om du begränsat
verksamhet till 10 kan du inte lägga till rader för verksamhet 11.
Upprepa detta för alla budgetkoder du vill budgetera på för verksamheten. Du kan
också lägga till flera rader genom att ange en annan siffra bredvid knappen Infoga. T ex
Infoga 3 ger tre nya rader. Om du önskar budgetera stödverksamheten på projektnivå
öppnar du istället B20 och lägger till verksamheterna där. Även där ska samtliga
objektfält som visas i bilden fyllas i. Du kan inte både infoga nya rader och ange
budgetvärden på befintliga rader i samma moment. Börja med att infoga de rader du
behöver och ange ett värde -1 i de nya raderna. Spara och budgetera därefter alla rader.
Exempel på hur du infogar nya projekt
Om du ska budgetera på ett projekt som inte har någon bokning under föregående år,
måste projektet vara upplagt i Raindance. Du kan därefter göra på samma sätt som
beskrivs i stycket ovan. Använd knappen Infoga. För att hitta igen projektet klicka på
den blå texten i kolumnhuvudet PROJ.
Låsa budget
När du är klar med budgeten låser du den genom att klicka på den gröna statusrutan. Då
får du en fråga om budgeten ska låsas och du svarar ok. Statusmarkering ändras till gul.
Därefter kan den endast öppnas av någon med högre behörighet. När budgeten är
stängd (status röd) kan den överföras till Raindance Classic i samband med periodskifte.
När budgeten är låst ändras knappen Ändra till Simulera. Inga värden kan då sparas i
budgetkolumnen.
Utbildning
Ekonomienheten
19
Raindance portalen 2015 Handledning för budgetansvariga ver 3.1
2015-10-26
Personliga bilder
Spara egna bilder med eget urval
Visningsbilder kan sparas med eget utseende gällande kolumner och urval. Du kan
spara som egen bild, med hjälp av knappen Spara egen bild
. Namnet på bilden ska
vara ditt ORGNR samt din signatur och därefter valfritt namn. Spara inte för många
bilder. Du kan välja att använda den egna bilden som din start visningsbild. Du kan
också i rullisten för urval välja att bara se dina egna personliga startbilder.
Skapa egen personlig bild
Gör så här för att skapa en personlig bild:
1) Klicka på en standardbild t ex V10 Visning Budget Org enh och fyll i dina
personliga val (Org, vh)
2) Lägg till kolumner
3) Redigera kolumner
4) Spara personlig bild
Lägga till kolumner i bild
Lägg till fält-knappen använder du när du ska lägga till en kolumn med t ex
konto, projekt, projektgrupp, finansiär eller status. Om du klickar på knappen visas en
urvalsbild. Klicka på objektet du vill ha med och tryck på
. Flera kolumner
kan läggas till. Genom att klicka på trädstrukturen kan du även nå objekt som är
kopplade till andra t ex projektgrupp som är kopplad till projekt. I rutan för
Ledtext/Rubrik skriver du det som kommer att visas i kolumnrubriken i bilden.
Utbildning
Ekonomienheten
20
Raindance portalen 2015 Handledning för budgetansvariga ver 3.1
2015-10-26
Redigera kolumner i en bild
Du kan ändra var kolumnen visas i bilden genom att högerklicka på musknappen när
pekaren står på kolumntexten. Då visas ett antal alternativ. Det går att dölja benämning,
dölja kolumn, flytta kolumn eller stryka kolumn. Den kolumn som flyttas först (längst
till vänster är den som kommer att summeras i delsumman). På detta sätt kan du själv
designa din bild. Bilden kan sedan sparas som en personlig bild.
Utbildning
Ekonomienheten
21
Raindance portalen 2015 Handledning för budgetansvariga ver 3.1
2015-10-26
Spara egen personlig bild
Du kan spara din egen personliga bild, med egna urval och utseende genom
att klicka på Spara knappen. Namnet på bilden ska vara orgnr samt användarkod.
Grupperingen avgör i vilken flik på bildskärmen bilden kommer att hamna. Egna bilder
ska ALLTID sparas med gruppering ”Egna bilder”. Alla bilder som inte är sparade med
detta format och som personlig mall, kommer att tas bort av systemadministratören.
Stryka egen personlig bild
Utbildning
Ekonomienheten
22
Raindance portalen 2015 Handledning för budgetansvariga ver 3.1
2015-10-26
Om du har sparat en personlig bild kan du stryka den genom att klicka på pennan längst
till höger. Du får då upp ovanstående ruta.
Klicka på knappen Stryk.
En strykning av bild kan inte återfås.
Glöm inte att stryka bilder som inte längre används.
Exempel på bilder med olika innehåll
Summeringsbild totalt på en Org enhet
Välj bilden V10 Visning Budget Orgenhet som grund.
Välj din org.enhet och Vh*.
Högerklicka på musknappen när du pekar på texten VH i kolumnhuvudet.
Klicka på dölj/visa kolumn i rullisten. Om du vill visa VH-kolumnen igen för du pekaren
på texten VH i urvalet och högerklickar på musen så visas rullisten och du kan visa
kolumnen igen.
Bild med balansräkningskonton
Välj bilden V10 Visning Budget Orgenhet som grund.
Välj din org.enhet och ändra urvalet i Bukod till 100-299.
Dölj kolumnen VH genom att högerklicka på texten VH i kolumnhuvudet och välj dölj
kolumn.
Bild med intäkter och kostnader på en projektgrupp
Välj bild V20B Visning Budget Projekt som grund.
Välj org.enhet och ett projekt med det första sex siffrorna (dvs projektgrupp) samt
därefter *. T ex 111122*.
Se bild nästa sida.
Utbildning
Ekonomienheten
23
Raindance portalen 2015 Handledning för budgetansvariga ver 3.1
2015-10-26
Klicka på symbolen för lägg till fält
.
Klicka upp trädstrukturen för KTO.
Klicka på BU.
Klicka på knappen för Lägg till.
Högerklicka på kolumnrubriken Bukod. Flytta kolumnen först.
Högerklicka på kolumnrubriken BU. Flytta kolumnen först.
Det är också möjligt att dölja kolumnen projekt.
Utbildning
Ekonomienheten
24
Raindance portalen 2015 Handledning för budgetansvariga ver 3.1
2015-10-26
Bild för uppföljning av gemensamma kostnader
Uppföljning IGEM:
Välj bild V20B Visning Budget Projekt som grund.
Välj din org.enhet, Vh 20 (eller den stödverksamhet du vill följa upp) och Proj *.
För att följa upp de institutionsgemensamma kostnaderna väljer du också följande
bukoder: 410, 490, 510, 520, 549, 590, 690.
I bilden ser du i vilken utsträckning de institutionsgemensamma kostnaderna i Vh 20 täcks av
det IGEM som debiterats på kärnverksamheterna 21, 22 och 23:
S:a bukod 410,490,510,520,590,690:
Bukod 549
Differens
2 453 Tkr
2 198 Tkr
255 Tkr
Under året 201X fattas det 255 Tkr för att täcka de institutionsgemensamma kostnaderna. Det
kan ha två orsaker:
1. Basen för VG2 har blivit lägre än budgeterad bas (den som procentsatserna
beräknades på).
2. Kostnaderna för stödet har blivit högre än budgeterat.
Utbildning
Ekonomienheten
25
Raindance portalen 2015 Handledning för budgetansvariga ver 3.1
2015-10-26
Uppföljning av UGEM och FGEM
UGEM och FGEM som triggas på kärnverksamheterna (i ovanstående exempel vh 21-23)
motbokas på Vh 20 på budgetkoderna 547 och 548. Där bokförs också de fasta beloppen för
UGEM och FGEM.
Den differens som finns på budgetkod 547 respektive 548 talar om följande:
Underskott: kostnaden för fasta beloppen överstiger de belopp som triggats på
kärnverksamheterna. Det beror på att basen har blivit lägre än budgeterat.
Överskott: kostnaden för fasta beloppen är lägre än de belopp som triggats på
kärnverksamheterna. Det beror på att basen har varit högre än budgeterat.
I ovanstående exempel får institutionen inte täckning för de fasta beloppen för UGEM och
FGEM.
Stödverksamheterna nollställs per automatik i början av varje år mot respektive
huvudanslagsprojekt. Nollställningen utförs av Ekonomienheten.
Utbildning
Ekonomienheten
26
Raindance portalen 2015 Handledning för budgetansvariga ver 3.1
2015-10-26
Budgetering
Här följer en praktisk beskrivning över arbetsgången och det arbetssätt som vi
rekommenderar när du arbetar med budget. Du kan vända dig till
budgetsamordnaren/controllern vid din fakultet för att få råd och stöd i ditt
budgetarbete.
I varje budgetavsnitt anges motsvarande bild som ska användas i prognosen inom
parenteser.
Arbetsgång vid budgetering
Ta fram underlag för intäkter och kostnader som skall läggas in. Använd t ex utfall
tidigare år, anslagstilldelning från fakulteten, besked om fasta belopp för gemensamma
kostnader, lokalhyresunderlag, beslut om externa medel.
Budgetering rekommenderas på projektnivå och budgetkodnivå för att få ut procentsats
för gemensamma kostnader (GEM). Det är också möjligt att budgetera ner på kontonivå
och aktivitet.
I Budget & Prognos summeras lägre nivåer upp till högre nivåer. Vid budgetering på
projektnivå summeras det till verksamhetsnivå.
Tänk på att alltid arbeta med ett begränsat urval i bilden – det gör processen säkrare
och bilden går snabbare att ladda upp och spara.
Följande avsnitt beskriver arbetsgång vid budgetering av:
1. Intäkter (anslag, bidrag, uppdrag, försäljning, finansiella intäkter)
2. Avskrivningar
3. Personalkostnader (lönekostnader samt övriga personalkostnader)
4. Lokalkostnader
5. Driftskostnader
6. Finansiella kostnader
7. Ännu ej beviljade projektmedel
8. Gemensamma kostnader
9. Medfinansiering
10. Periodisering
11. Nollställning av resultaträkning
12. Kontroller
13. Uppföljning
14. Prognos
OBS! Kom ihåg att som första åtgärd öppna din budget! (ändra status i
bild B10 Budget Org enh).
Utbildning
Ekonomienheten
27
Raindance portalen 2015 Handledning för budgetansvariga ver 3.1
2015-10-26
1. Intäkter
Nedan följer en förteckning över de budgetkoder som du budgeterar värden på och
exempel på underlag för dessa:
310 Anslag:
 Enligt resurstilldelning från fakultet
 Styrelsens strategiska resurs
 Kvalitetsmedel
320 Bidrag:
 Kontrakt från bidragsgivare
330 Uppdrag:
 Avtal från uppdragsgivare
340 Övriga försäljningsintäkter:
 Interna försäljningar, ex.vis lärartjänster
380 Finansiella intäkter
 Ränta på lån och likviditetsränta
390 Fördelade gemensamma intäkter
 Anslagstilldelning till förvaltningens enheter
Välj bild:
B20 Budget Projekt
(P20 Prognos Projekt)
Urval:
ORG, Vh och Bukod
Arbeta gärna med en Vh åt gången. Tänk på att alltid begränsa ditt urval när du arbetar.
De värden du budgeterar som intäkter kan justeras under hela arbetet med budgeten
fram till dess att du budgeterar periodisering av intäkter under punkt 10.
Intäkter för ännu ej beviljade projektmedel beskrivs under punkt 7.
Hur du hanterar bukod 315 Medfinansiering beskrivs under punkt 9.
Utbildning
Ekonomienheten
28
Raindance portalen 2015 Handledning för budgetansvariga ver 3.1
2015-10-26
2. Avskrivningar
Simulering av avskrivningar för alla verksamheter måste vara gjord innan budgetering
påbörjas. Detta görs av EA. Tidpunkt för simulering finns angivet i första bilden.
2.1 Budget avskrivningar steg 1
Välj bild:
STEG 1 Budget AR avskrivningar 2015(STEG 1 Prognos AR avskrivningar 2015 –)
I den här bilden ska du ange HUV, huvudfunktion, för stödverksamheterna (10, 20, 70
och 90) enligt följande:
-
100 Ledning
200 Utbildnings- respektive forskningsadministration
300 Ekonomi- och personaladministration
400 Infrastruktur och service
500 Bibliotek
Urval: ORG och Vh*0
- Klicka på Ändra-knappen
- Fyll i värden i kolumnen för HUV
- Spara
Om det inte finns några värden i Steg 1 beror det på att det inte finns några
anläggningar som har restvärden i anläggningsregistret inom stödverksamheterna.
Nya anläggningar lägger du till i Steg 2.
Utbildning
Ekonomienheten
29
Raindance portalen 2015 Handledning för budgetansvariga ver 3.1
2015-10-26
2.2 Budget avskrivningar steg 2
Välj bild:
STEG 2 Budget AR avskrivningar 2015 –
(STEG 2 Prognos AR avskrivningar 2015 -)
I den här bilden ska du föra över värden från kolumnen Ar sim avskr till kolumnen
Budget 201X Tkr för samtliga verksamheter.
Urval:
Vh * och PROJ *.
Du kan om du vill välja en eller flera verksamheter eller projekt, beroende
på vilket arbetssätt du föredrar
Alt. 1:
För manuellt över beloppen från kolumnen Ar sim avskr till kolumnen
Budget 201X Tkr – Spara
Välj Fördela – Hämta från kolumn Ar sim avskr - Utför – Spara
Alt. 2:
-
Lägg till avskrivningar som är definitivsatta/inköpta från det datum för
simulering som finns angivet i bilden och fram till årets slut, ev. får du infoga rad
och lägga till projekt
Lägg till avskrivningar för planerade inköp kommande budgetår, ev. får du
infoga rad och lägga till projekt
Om en anläggning inom en stödverksamhet ska fördelas på flera HUV gör du det
i den här bilden genom att markera det projekt som avses och infoga en ny rad
Kontrollera att alla Vh *0 har HUV ifyllt
Klicka på Räkna om, gör ev. justeringar, Spara
Sparade värden förs över till bukod 690 på de projekt du registrerat avskrivningar när
du sparar bilden.
Utbildning
Ekonomienheten
30
Raindance portalen 2015 Handledning för budgetansvariga ver 3.1
2015-10-26
3. Budgetera personalkostnader
3.1 Allmänt om personalbudget
När du ska budgetera personalkostnaderna finns det en bild för lönekostnader Bild
STEG 1 Personalbudget 2015 -. Den ska alltid användas för att budgetera i budgetkod
410. Uppgifterna i bilden har hämtats från Primula och visar de personer som fanns
anställda vid uppdateringen och deras konteringsvärden.
Börja med att ta fram underlag för vilka personer som ska vara anställda under det år
du tänker budgetera för. Personalbudgeten görs i två steg.
Bilden STEG 1 Personalbudget 2015 - innehåller uppgifter från Primula och uppdateras
en gång per år, med oktobervärden. När du klickar på knappen Ändra så öppnas vissa
fält för redigering. De fält som ska fyllas i är:




Korr lön
Löneökn
Omf man
Antal mån
Kolumnen Omf lön ska inte fyllas i utan hämtas från Primula och är låst. När du har fyllt i
dina värden uppdaterar du bilden genom att först klicka på Räkna om. De rader som
uppdaterats blir grönmarkerade och du kan göra en ytterligare kontroll att dina
inmatade ändringar blivit korrekta. Klicka sedan på Spara, då beräknas kolumnerna
Budget och Månlön inkl LKP.
Om du är osäker på vilka befattningar som är giltiga kan du klicka på den blå texten
Befattning i kolumnrubriken och se en lista på giltiga befattningar.
Ändra aldrig i fältet Månlön inkl LKP (detta beräknas av systemet).
Du kan inte lägga in samma konteringssträng mer än en gång per person eftersom det
då inte blir en unik sträng som kan sparas. Du kan lägga en likadan rad men bara ändra t
ex befattning, då går det att spara.
Om du får felmeddelanden och röda rutor kan du föra pekaren över rutan och du får ett
meddelande om orsak, t ex projektet finns ej upplagt.
Nya personer kan läggas till genom att trycka på knappen Ändra och sedan Infoga rad.
Helt nya personer som inte finns sedan tidigare vid universitetet, skrivs in som 101,
102, 103 osv. Du kan också hämta upp giltiga personer genom att klicka på den blå
kolumntexten Person.
För alla fält där kolumntexten är blå kan du klicka på den och se giltiga objekt.
Du kan fylla i anteckningar per rad.
Om du vill ta bort en person eller rad ska du alltid Räkna om och Spara innan du tar bort
personer, annars sparas inte dina tidigare gjorda ändringar. Om du klickar på
soptunnan
tas personen bort direkt. Har du tagit bort en person av misstag kan du
lägga till den personen igen, genom att skriva in personnummer eller välja in personen
från listan i rubriken.
Utbildning
Ekonomienheten
31
Raindance portalen 2015 Handledning för budgetansvariga ver 3.1
2015-10-26
Det går att göra urval på t ex befattning, exempelvis om du vill se alla doktorander
skriver du DORAND i urvalsfältet.
Arvoden lägger du in i personalbudgeten med antingen en totalsumma för hela
institutionen eller per person. Välj en befattningskod ur listan och konto 4036.
Innan du går vidare till STEG 2 Personalbudget 2015 - bör du kontrollera att ingen
person har värde noll. Det gör du genom att högerklicka på rubriken i budgetkolumnen.
Välj urval, sortering och skalning. Fyll i urval = 0.
Kontrollera också att ingen person har mer än 100 % i omfattning.
När du har fyllt i allt och har sparat din budget går du till STEG 2 Personalbudget 2015 -.
Här ser du en summering per unik kombination av kontosträng. För att spara trycker du
på Ändra och sedan på Räkna om och därefter Spara.
När du sparar kontrolleras att du angett rätt verksamhet och det summeras på denna.
Observera att ingen ändring syns i STEG 1.
När du sparar förs värden över till din budget. Du kan uppdatera budgeten flera gånger
om du börjar i STEG 1 varje gång. Tänk på att inte ändra budgeten för lönekostnader
(konton 4011, 4012, 4021, 4022, 4023, 4025, 4031, 4035, 4036, 4037, 4041, 4042,
4047, 4048, 4061, 4141, 4142, 4148) direkt i t ex bilderna B10 eller B20. Då skriver du
över de sparade värdena från STEG1 och STEG2. Ändra istället alltid i STEG1 och
STEG2.
Observera att du alltid ska spara en kopia i Excel av steg 1 personalbudget
om du vill kunna se detaljerna per person, eftersom värdena ändras när du
gör din personalprognos.
Utbildning
Ekonomienheten
32
Raindance portalen 2015 Handledning för budgetansvariga ver 3.1
2015-10-26
3.2 Personalbudget steg 1
Välj bilden:
STEG 1 Personalbudget 2015(STEG 1 Personalprognos 2015-)
Tänk på att alltid begränsa ditt urval i personalbudgeten eftersom bilden då går
snabbare att Räkna om och Spara.
Vi rekommenderar att du börjar med stödverksamheterna (Vh 10, 20, 70 alt. 90) och att
du arbetar med en stödverksamhet i taget.
Fälten HUV: huvudfunktion per person och Rum m2: arbetsrummets yta per person, är
obligatoriska inom stödverksamheterna.
-
Klicka på Ändra-knappen
Kontrollera att du har ”rätt” personer i budgetbilden, du kan behöva lägga till
alt. ta bort personer
Lägg till HUV och arbetsrummets lokalyta för varje person inom
stödverksamheterna
Aktivitet är en frivillig uppgift, (kan ingå i befintlig kontering)
Övriga kolumner och uppgifter hanterar du enligt avsnittets inledning
Klicka på Räkna om och sedan Spara. Kom ihåg att spara ofta!
OBS! Kontrollera att personerna inom alla *0-verksamheter har uppgifter om HUV och
rumsyta ifyllda innan du går till STEG 2.
När du är klar med dina ändringar klickar du på Räkna om och Spara.
Utbildning
Ekonomienheten
33
Raindance portalen 2015 Handledning för budgetansvariga ver 3.1
2015-10-26
Om du ska lägga budgetvärden på flera HUV för en och samma person som har samma
kontering avseende Vh, projekt och konto får du ändra befattning för att systemet ska
kunna spara.
Vi rekommenderar att du väljer en befattningsbenämning som normalt inte
förekommer på din institution, som kan indikera att det finns flera rader med samma
kontering.
Arbeta sedan vidare med att budgetera personalkostnader inom kärnverksamheterna
(11-13, 21-23, 71, 91-97). För dessa verksamheter ska du inte ange HUV och rumsyta.
För övrigt arbetar du på samma sätt.
3.3 Personalbudget steg 2
Välj bild:
STEG 2 Personalbudget 2015(STEG2 Personalprognos 2015-)
För att föra över budgetvärden till din budget går du till flik STEG 2 Personalbudget
2015-.
Klicka på Ändra-knappen – Räkna om – Spara.
OBS! Spara en kopia av din personalbudget i Excel.
Utbildning
Ekonomienheten
34
Raindance portalen 2015 Handledning för budgetansvariga ver 3.1
2015-10-26
4. Lokalkostnader
4.1 Allmänt
I detta avsnitt beskrivs budgetering av de gemensamma lokalerna. För de
verksamhetsspecifika lokalerna som inte är gemensamma, t ex forskarens rum eller
laboratorier, ska budgering göras i bild B20 Budget Projekt. Det görs för
verksamheterna 11, 12, 13, 14, 21, 22, 23, 71, 91 samt 97.
Från och med 2015 ingår de gemensamma lokalkostnaderna i procentsatserna för de
gemensamma kostnaderna och ska inte längre läggas till när du upprättar
fullkostnadskalkyl och projektkalkyl. Det kan medföra att procentsatserna kan bli något
högre än tidigare, men i stället säkerställs att kostnaderna både blir budgeterade och får
täckning. Det är viktigt att du informerar berörda vid din institution om detta.
OBS! Om du behöver göra om detta moment behöver du nollställa bukod 510 på dina
stödverksamheter (ex.vis i bilden B20 alt P20)för att inte få dubbla värden.
4.2 Beräkna och budgetera kostnader för arbetsrum inom
stödverksamheterna
För att kunna budgetera de gemensamma lokalerna behöver du en förteckning över
institutionens/enhetens gemensamma lokaler (ex. vis den förteckning som du gjorde i
Beräkningsmall 2014) per m2 för kommande budgetår.
VIKTIGT! Att budgetera de gemensamma lokalerna förutsätter att du har budgeterat
alla personalkostnader. Beräkningen av de gemensamma lokalkostnaderna baseras på
antalet heltidsekvivalenter som du hämtar från din personalbudget.
Välj bilden V65 Visning underlag gemensamma lokaler.
Urval: ORG
Utbildning
Ekonomienheten
35
Raindance portalen 2015 Handledning för budgetansvariga ver 3.1
2015-10-26
Bilden visar antalet heltidsekvivalenter per verksamhetsgren. Antalet
heltidsekvivalenter är en summering av kolumnen Omf man i STEG 1 Personalbudget.
Du ska nu beräkna kostnaden för gemensamma lokaler per verksamhetsgren. Det kan
du göra på två sätt:
Alt. 1: Exportera bilden till Excel, se exempel nedan.
Lägg till kolumn (D) för Kostn gem lokaler och beräkna lokalkostnad per
verksamhetsgren.
Använd ditt underlag för de gemensamma lokalkostnaderna där du har uppgift om den
totala kostnaden för dessa (se röda pilen i bild, cell C2).
Fördela lokalkostnaden per verksamhetsgren.
Spara gärna underlaget.
Förslag på formel som du kan lägga in i ditt Exceldokument:
Andel heltidsekvivalenter per verksamhetsgren av totalt antal * lokalkostnad
Alt. 2: Gör manuell beräkning av lokalkostnaden per verksamhetsgren.
Du ska nu budgetera de beräknade lokalkostnaderna för arbetsrummen för personal inom
stödverksamheterna.
Välj bild:
STEG 1 Budget Gem lokaler – arbetsrum
(STEG 1 Prognos Gem lokaler – arbetsrum)
Utbildning
Ekonomienheten
36
Raindance portalen 2015 Handledning för budgetansvariga ver 3.1
2015-10-26
I bilden kan du se priset per m2 inkl. kostnad för lokalvård
(till höger om Status-markeringen).
Värden i kolumnerna HUV, Vh, Proj, Person, Aktiv, Omf och Rum m2 är hämtade från
Personalbudgeten.
Systemet föreslår en beräknad lokalkostnad baserad på omfattning, lokalyta och
kostnad per m2.
-
Klicka på Ändra-knappen.
-
Klicka på Fördela-knappen:
Uppdatera kolumn Budget Kto 5013 - Hämta från kolumn Beräknad lokalkostnad
-
Klicka på knappen Räkna om. Gör ev. manuella justeringar, Spara.
Kontrollera att HUV endast finns på stödverksamheterna.
Utbildning
Ekonomienheten
37
Raindance portalen 2015 Handledning för budgetansvariga ver 3.1
2015-10-26
Du ska nu föra över värden för baskonto 5013 från STEG 1 till budget på
stödverksamheternas projekt.
Välj bild:
STEG 2 Gem lokaler- arbetsrum (STEG 2 Gem lokaler arbetsrum)
-
Klicka på Ändra-knappen
-
Klicka på Räkna om och Spara (se text i bilden till höger om sid-markering)
Du har nu beräknat och budgeterat kostnaderna för arbetsrum för personal inom
stödverksamheten.
Utbildning
Ekonomienheten
38
Raindance portalen 2015 Handledning för budgetansvariga ver 3.1
2015-10-26
4.3 Budgetera kostnad för gemensamma lokaler
Välj bild:
STEG 3 Gem lokaler – övriga
(STEG 3 Gem lokaler – övriga)
I den här bilden lägger du in det sammanlagda värdet för gemensamma lokaler per
stödverksamhet. Om du i steg 1 och 2 budgeterat värden på HUV 400 finns dessa värden
i bilden när du öppnar den, Du ska addera två värden:
-
Beloppen som följer med från STEG 2 – finns i kolumn Budget 201X när du
öppnar STEG 3 (kostnaden för arbetsrum/anställd inom stöd)
Kostnad för övriga gemensamma lokaler per verksamhetsgren – de belopp du
beräknade utifrån V65 och Exceldokumentet (punkt 3.1).
De gemensamma lokalkostnaderna budgeteras på Huv 400 Infrastruktur och service.
Det urvalet finns förvalt i bilden.
Det innebär att kostnaderna för de gemensamma lokalerna kommer att ingå i
procentsatsen för de gemensamma kostnaderna (UGEM, FGEM och IGEM) och du
behöver inte komma ihåg att lägga till den kostnaden när du gör andra
kostnadskalkyler.
Det är viktigt att du informerar berörda på din institution om förändringen.
Klicka på Ändra-knappen
Addera beloppen från ditt underlag över gemensamma lokalkostnader per
verksamhetsgren till de belopp som finns på respektive rad för
stödverksamheterna
Saknar du någon av stödverksamheterna infogar du en rad och lägger till belopp,
se bilden ovan
- Klicka på Räkna om, gör ev. justeringar, Spara
När du sparar bilden förs dina budgeterade värden över till budgetkod 510 på projekten
för de stödverksamheter som finns angivna i STEG 3.
-
Utbildning
Ekonomienheten
39
Raindance portalen 2015 Handledning för budgetansvariga ver 3.1
2015-10-26
5. Driftskostnader
5.1 Allmänt
Alla driftskostnader som ska budgeteras ska fördelas mellan intern och extern motpart,
I och E. Vi skiljer på dessa för att kunna få fram den budgeterade basen. Basen består av
alla löne- och driftskostnader förutom avskrivningar, räntekostnader, interna
transaktioner, lokaler och transfereringar. Driftskostnader inom kärn- och
stödverksamhet hanteras lite olika och vi beskriver varje del i följande avsnitt.
5.2 Driftskostnader inom stödverksamheterna
Driftskostnader inom stödverksamheterna ska fördelas på fem huvudfunktioner (HUV):
- 100 Ledning
- 200 Utbildnings- respektive forskningsadministration
- 300 Ekonomi- och personaladministration
- 400 Infrastruktur och service
- 500 Bibliotek
Utbildning
Ekonomienheten
40
Raindance portalen 2015 Handledning för budgetansvariga ver 3.1
Välj bild:
Urval:
-
2015-10-26
B20 Budget Projekt
ORG, PROJ, Vh *0, Bukod 490, 520 och 590
Klicka på Ändra-knappen
Infoga rader för de huvudfunktioner (100-500) du ska lägga in budgetvärden på.
För varje aktuell huvudfunktion lägger du budgetvärden för externa inköp
(motpart E) och för interna inköp (motpart I)
Tryck Räkna om, gör ev. justeringar, Spara
I bilden ser du utfall för tidigare år per budgetkod och motpart.
Att lägga budget på intern och extern motpart gör att du enkelt kan göra uppföljning
även på den nivån och göra jämförelser över tid.
5.3 Drifts- och lokalkostnader inom kärnverksamheterna
Drifts- och lokalkostnaderna inom kärnverksamheterna (Vh 11, 12, 13, 21, 22, 23, 71,
91, 97) ska fördelas mellan interna (I) och externa (E) inköp. Denna uppdelning gör du
för att kunna beräkna budgeterad bas.
Välj bild:
Urval:
B20 Budget Projekt
ORG, PROJ (projektgrupp), Vh, Bukod 490, 510, 520, 590
Förklaring till varför du ser flera rader per bukod och projekt:
Kolumn Motpart (M)
E
I
Utbildning
Ekonomienheten
Utfall och budget externa driftskostnader tidigare år
Utfall och budget interna driftskostnader tidigare år
41
Raindance portalen 2015 Handledning för budgetansvariga ver 3.1
-
2015-10-26
Klicka på Ändra-knappen.
Lägg budgetvärden för externa driftskostnader på raden som har E i
Motpartskolumnen och för interna driftskostnader på raden som har I i
Motpartskolumnen.
Klicka på Räkna om, gör ev. justeringar, Spara.
Vissa driftskostnader finns under budgetkod 510. Exempel på sådana är hyra av
parkeringsplatser, övriga lokalkostnader, rep och underhåll i hyrda lokaler samt
fjärrvärme. Budgetera dessa på kontonivå, annars finns risk att du skriver över och
ändrar tidigare budgeterade lokalkostnader. Lägg till budgetkoden och välj att visa
kolumnen Konto.
6. Finansiella kostnader
Finansiell kostnader, Bukod 590, består av räntekostnader för lån på
anläggningstillgångar samt likviditetsränta.
Uppgift om räntenivå hittar du på Ekonomienhetens hemsida.
7. Budgetera ännu ej beviljade externa projektmedel
Här ska du budgetera intäkter och kostnader som avser projektmedel (bidrag och
uppdrag) där ansökan har skickats in men beslut är ännu inte fattat av finansiär och ni
bedömer att förutsättningarna är goda för att ansökan ska beviljas.
Vi rekommenderar att institutionerna gör den här typen av erfarenhetsbudget.
Budget för Ännu ej beviljade projektmedel gör du i två steg.
Välj bild:
Utbildning
Ekonomienheten
STEG 1 Budget ännu ej beviljade ext projektmedel
(STEG 1 Prognos ännu ej beviljade ext projektmedel)
42
Raindance portalen 2015 Handledning för budgetansvariga ver 3.1
2015-10-26
När du kommer in i STEG 1 har systemet förvalt Vh 12, 13, 22, 23.
- Ange orgenhet
- Klicka på Ändra-knappen
- Klicka på Infoga rad (ange antalet rader i rutan till höger) och lägg in det eller de
projekt du vill lägga en preliminär budget på. Du kan ange ett fiktivt
projektnummer alternativt det projektnummer du planerar att projektet ska få
- Budgetera intäkten; bukod 320 Bidrag (Vh 12, 22) alternativt bukod 330
Uppdrag (Vh 13, 23)
- Vår rekommendation är att budgetera alla kostnader på bukod 520
driftskostnader
- Lägg INTE värden på UGEM, FGEM, IGEM! Gemensamma kostnader kan du budgetera
på alla projekt
-
Klicka på Räkna om, gör ev. justeringar, Spara
OBS! Här budgeterar du inte på Motpart.
Utbildning
Ekonomienheten
43
Raindance portalen 2015 Handledning för budgetansvariga ver 3.1
2015-10-26
I STEG 2 Budget Ännu ej beviljade projektmedel ska du föra över beloppen från STEG 1
till Budget 201X. Beloppen sparas utan projektnummer, dvs. projekt = blankt.
-
Klicka på Ändra-knappen.
Klicka sedan på Fördela-knappen.
Välj: Uppdatera kolumn Budget 201X Tkr – Hämta från kolumn Belopp fr steg 1.
Klicka på Utför.
Beloppen från steg 1 finns nu i kolumnen för Budget 201X Tkr.
-
Gör ev. justeringar. Spara
Utbildning
Ekonomienheten
44
Raindance portalen 2015 Handledning för budgetansvariga ver 3.1
2015-10-26
8. Gemensamma kostnader
8.1 Budgetering av fasta belopp på stödverksamheterna
När du har budgeterat alla löne- och driftskostnader på projekten inom kärn- och
stödverksamheterna är det dags att ta fram underlag för vilka procentsatser som ska
gälla för UGEM, FGEM och IGEM kommande budgetår.
Du behöver ta fram uppgifter på följande belopp:


Fasta beloppet för UGEM (universitetsgemensamma kostnader) per
verksamhetsgren för nästa budgetår
Fasta beloppet för FGEM (fakultetsgemensamma kostnader) per
verksamhetsgren för nästa budgetår
Uppgifter om fasta belopp för UGEM och FGEM får du från fakultetens controller
(dokumentet: Kalkyl fasta belopp).
Budgetera de fasta beloppen på projekten för varje stödverksamhet (Vh 10, 20, 70, 90)
enligt följande:
 Bukod 547: fasta beloppet i Tkr för UGEM, Motpart I
 Bukod 548: fasta beloppet i Tkr för FGEM, Motpart I

Klicka på Räkna om - Spara
Utbildning
Ekonomienheten
45
Raindance portalen 2015 Handledning för budgetansvariga ver 3.1
2015-10-26
8.2 Procentsatser för UGEM, FGEM och IGEM för kommande budgetår
I bilden V75 Påläggsprocent per institution kan du nu se de procentsatser som kommer
att gälla för kommande budgetår. Pålägg för IGEM hämtas från budgeterade kostnader
för stödverksamheten ställt i relation till budgeterad bas för kärnverksamheten.
Urval:
FN3 och ev. ORG
För storinstitutioner:
Vill du se procentsatser för alla orgenheter inom storinstitutionen gör du
urval på FN3. Vill du se enbart en orgenhet gör du urval i fältet för ORG.
VIKTIGT! Om du gör ändringar i din budget på budgetkoder som ingår i BASEN
kommer dina procentsatser att förändras. Detsamma gäller om du ändrar budgetvärden
inom stödverksamheterna.
Utbildning
Ekonomienheten
46
Raindance portalen 2015 Handledning för budgetansvariga ver 3.1
2015-10-26
8.3 Budgetera gemensamma kostnader på projekt
Det finns tre sätt att budgetera de gemensamma kostnaderna (UGEM, FGEM, IGEM) på
projekt.
Alt. 1:
Manuell beräkning per projekt
Alt. 2:
Fördela fasta beloppet på verksamhet och projekt via bilden B78
Budgetfördelning GEM på projekt, se beskrivning nedan
Rekommenderat alternativ vid budget.
Alt. 3:
Via bilden B78 Budgetfördelning GEM på projekt göra en beräkning och
utfördelning av de gemensamma kostnaderna, se beskrivning nedan
Rekommenderat alternativ vid prognoser.
Arbetsgång för alt.2 (rek. alternativ vid budget):
Välj bild:
B78 Budgetfördelning GEM på projekt
(P78 Prognosfördelning GEM på projekt)
I den här bilden rekommenderar vi att du arbetar med en verksamhet i taget. Börja med
Vh 13.
Budgetering av GEM på Vh 13:
Eftersom alla gemensamma funktioner inte används av Vh 13 ska denna verksamhet
endast betala 43 % av sin andel av UGEM. Beräkningen går till på följande sätt:
Titta i B78 Budgetfördelning GEM för att få den totala basen på VG 1. Räkna ut hur stor
andel av basen som Vh 13 utgör. Räkna ut hur stort det fasta beloppet blir för Vh 13. Av
detta ska Vh 13 betala 43 %. I exemplet nedan: 900/18778= 0,048 (andel)*3428 (fast
belopp)=165. 165*0,43=71 som ska belasta Vh 13.
Fördela därefter ut beloppet (71) till alla projekt under Vh 13.
Utbildning
Ekonomienheten
47
Raindance portalen 2015 Handledning för budgetansvariga ver 3.1
2015-10-26
Gör så här (se bild nedan):
-
-
Välj din org.enhet och ex.vis Vh 13
OBS! Om du har budgeterat på Ännu ej beviljade projektmedel ska du ange * i
fältet Proj.
Klicka på Ändra-knappen
Klicka på Fördela-knappen
Välj Fördela radsumma
Välj:
1. Uppdatera kolumn Budget UGEM
2. Fördela värde (ange det fasta beloppet som ska fördelas, lägg till tre nollor för
tkr)
3. Fördela enligt kolumn Budget bas
Klicka på Utför-knappen
Budgetering av GEM på Vh 11,12
När du budgeterat Vh 13 ska du budgetera resterande fast belopp UGEM på Vh 11 och
12. Gör samma beräkning för Vh 11. I exemplet ovan finns endast Vh 11 och därför blir
det 3428-71=3357 som ska fördelas till Vh 11.
Gör sedan på motsvarande sätt för FGEM och IGEM.
Den här fördelningsmetoden kan du även använda på andra verksamheter.
Vi rekommenderar att du vid budget använder denna metod på vh 21-23, 71, 91-97.
Kom ihåg att fördela ut fasta beloppet och stödkostnaderna per Vh.
Utbildning
Ekonomienheten
48
Raindance portalen 2015 Handledning för budgetansvariga ver 3.1
2015-10-26
Arbetsgång för alternativ 3 (rek. alternativ vid prognoser):
Välj bild:
B78 Budgetfördelning GEM på projekt
(P78 Prognosfördelning GEM på projekt)
Metoden kan användas inom alla kärnverksamheter:
Vi rekommenderar att du arbetar med en verksamhet i taget. Om du har många projekt
inom ex.vis Vh 22 kan du förslagsvis arbeta med en projektgrupp i taget.
Arbetar du inom Medicinsk fakultet och har VLL-projekt med finansiär 22100
inom Vh 23 bör du läsa bilaga 15.X för att säkerställa korrekt hantering av GEM.
Gör så här (se bild ovan):
Vi förutsätter att din IGEM är 10 %, FGEM är 5 % och UGEM är 12,5 %.
-
-
Välj din orgenhet och ex. vis Vh 22
OBS! Om du har budgeterat på Ännu ej beviljade projektmedel ska du ange * i
fältet Proj.
Klicka på Ändra-knappen
Klicka på Fördela-knappen
Välj:
1. Uppdatera kolumn Budget IGEM
2. Öka/minska i %: -90
3. Hämta från kolumn Budget bas
Du vill minska basen med 90 % för att få kvar värdet på IGEM
Klicka på Utför-knappen och spara sedan dina värden
Utbildning
Ekonomienheten
49
Raindance portalen 2015 Handledning för budgetansvariga ver 3.1
2015-10-26
Du har nu fått en bild som ser ut så här:
Fördela sedan FGEM:
-
-
Välj din orgenhet och ex.vis Vh 22
OBS! Om du har budgeterat på Ännu ej beviljade projektmedel ska du ange * i
fältet Proj.
Klicka på Ändra-knappen
Klicka på Fördela-knappen
Välj:
1. Uppdatera kolumn Budget FGEM
2. Öka/minska i % : -95 (FGEM = 5 %)
3. Hämta från kolumn Budget bas
Du vill minska basen med 95 % för att få kvar värdet på FGEM
Klicka på Utför-knappen och spara sedan dina värden
Fördela sedan UGEM:
-
-
Välj din orgenhet och ex. vis Vh 22
OBS! Om du har budgeterat på Ännu ej beviljade projektmedel ska du ange * i
fältet Proj.
Klicka på Ändra-knappen
Klicka på Fördela-knappen
Välj:
1. Uppdatera kolumn Budget UGEM
2. Öka/minska i % : -87,5 (UGEM = 12,5 %)
3. Hämta från kolumn Budget bas
Du vill minska basen med 87,5 % för att få kvar värdet på UGEM
Klicka på Utför-knappen och spara sedan dina värden
Utbildning
Ekonomienheten
50
Raindance portalen 2015 Handledning för budgetansvariga ver 3.1
2015-10-26
Du ska nu ha en bild som ser ut så här:
Utbildning
Ekonomienheten
51
Raindance portalen 2015 Handledning för budgetansvariga ver 3.1
2015-10-26
8.4 Slutlig budgetering av GEM på stödverksamheterna 10, 20, 70, 90
Välj bild:
B78 Budgetfördelning GEM på projekt
(P78 Prognosfördelning GEM på projekt)
Urval:
ORG, Vh ex.vis 20-23 (VG 2)
-
Klicka bort nollrader och ev. sidor
Bilden visar hur du har budgeterat GEM på de olika Vh inom verksamhetsgren 2:
1. Visar budgeterade fasta belopp i Vh 20
2. Visar budgeterade kostnader för UGEM, FGEM och IGEM som du antingen
budgeterat manuellt per projekt eller budgeterat via bilden B 78 per Vh och
projekt.
OBS! vid prognos har du inga värden på raden för stödverksamheten!
Utbildning
Ekonomienheten
52
Raindance portalen 2015 Handledning för budgetansvariga ver 3.1
2015-10-26
Instruktion vid budget (instr. vid prognos se sid 55):
Nu ska du budgetera ”motbokningen” av UGEM, FGEM och IGEM på stödverksamheten.
Om du budgeterat rätt ska det se ut så här i bilden:
-
Kolumnen Budget FGEM: Vh 20 = 1 263 Tkr motsvarar
S:a FGEM Vh 21-23 (700+500+63=1 263)
Kolumnen Budget UGEM: Vh 20 = 5 562 Tkr motsvarar
S:a UGEM Vh 21-23 (2000+3500+62=5 562)
IGEM motsvarar det du budgeterat på stödverksamheten, dvs.:
S:a bukod 410, 490, 510, 520, 590 o 690, 4 130 Tkr i exemplet ovan
(Du kan göra en kontroll i bilden B10/P10 för Vh 20 alt. B20/P20 för Proj xxxx0098X.)
-
Klicka på Ändra-knappen
På raden för Vh 20 i fältet för IGEM:
lägg in värdet - 4 130 Tkr (med minustecken)
På FGEM och UGEM lägger du in värdet noll (0), se nedan exempel för FGEM:
FGEM fast belopp:
S:a FGEM vh 21-23:
Budget FGEM Vh 20
-1 263 Tkr
+ 1 263 Tkr
=0
Nu ska din bild se ut så här:
Klicka på Räkna om och Spara.
Utbildning
Ekonomienheten
53
Raindance portalen 2015 Handledning för budgetansvariga ver 3.1
2015-10-26
Du har nu ”nollställt” bukod 547 UGEM och 548 FGEM på stödverksamheten, dvs. det
budgeterade fasta beloppet är ”finansierat” av summa UGEM och FGEM som du
budgeterade på Vh 21-23 (enl. ovanstående exempel). Om resultatet bli noll har du gjort
rätt.
Observera att vid prognos kommer resultatet med all sannolikhet att visa ett över- eller
underskott.
Du kan också kontrollera och stämma av ovanstående genom att titta vad som hänt i
bilden B10/P10 alt. B20/P20, se följande bild:
Urval: ORG och Vh 20
Budget 2015 för Vh 20 ska nu vara noll (0).
-
UGEM bukod 547 är noll:
budgeterat fast belopp – ”motbokning” från Vh 21-23 = 0
FGEM bukod 548 är noll:
budgeterat fast belopp – ”motbokning” från Vh 21-23 = 0
IGEM bukod 549 visar 4 130 Tkr:
= s:a IGEM Vh 21-23, ska finansiera stödverksamhetens kostnader
Utbildning
Ekonomienheten
54
Raindance portalen 2015 Handledning för budgetansvariga ver 3.1
2015-10-26
Instruktion vid prognos:
När du gör prognos och fördelar ut dina procentsatser kommer med största sannolikhet
inte dina värden för UGEM och FGEM att bli noll (0). Det beror på att basen har
förändrats jämfört med den bas du hade när du gjorde budget.
Du kan välja om du vill ändra ditt värden för bukod 547 och 548 till prognostiserat
utfall, alternativt låter du värdet noll (0) stå kvar (om skillnaden inte är så stor).
Samma sak gäller för IGEM; beroende på om basen har ökat eller minskat eller om dina
stödkostnader har ändrats kommer värdet på prognostiserad IGEM att förändras. Du
kan även här välja att låta det ursprungliga beloppet stå kvar, under förutsättning att
skillnaden inte är så stor.
Uppföljning av gemensamma kostnader
Se instruktion sidan 25-26.
Utbildning
Ekonomienheten
55
Raindance portalen 2015 Handledning för budgetansvariga ver 3.1
2015-10-26
8.5 Procentsats per huvudfunktion
I fullkostnadskalkylen ska vi ange hur våra procentsatser för UGEM, FGEM och IGEM är
fördelade på de olika huvudfunktionerna.
Fördelningen per huvudfunktion för UGEM och FGEM hittar du på Ekonomienhetens
hemsida:
https://www.aurora.umu.se/Stod-ochservice/fordjupningar/fordjupningsomrade/fordjupningekonomi/redovisning/Redovisningsmodell-for-gemensamma-kostnader/Externaforskningsansokningar/
I bilden V76 Procent per huvudfunktion för IGEM kan du se per verksamhetsgren hur
procentsatsen för IGEM fördelar sig mellan huvudfunktionerna.
OBS! I samband med budget ska du kontrollera att värdet för IGEM totalt är samma
värde som i bilden V75 Påläggsprocent per institution.
Om du har differenser kan det bero på att du inte lagt in HUV och motpart (I eller E) på
alla budgeterade kostnader inom stödverksamheterna.
Utbildning
Ekonomienheten
56
Raindance portalen 2015 Handledning för budgetansvariga ver 3.1
2015-10-26
9. Medfinansiering
När du är klar med att budgetera gemensamma kostnader ska du budgetera
medfinansiering på de projekt som beviljats sådan (projekt märkta med JA, DEL alt. ÖVR
i projektportalen).
Välj bild:
B20 Budget Projekt
(P20 Prognos Projekt)
Börja med JA-märkta projekt, dvs. projekt som är beviljade 100 % medfinansiering.
Urval:
ORG, PROJ *, Bukod 315, 547, 548, 549, MF: JA
(om du har många projekt kan du välja t.ex. en projektgrupp åt gången)
Klicka på Ändra-knappen
Beräkna för varje projekt:
- Lägg till en rad för bukod 315 Medfinansiering om den inte finns sedan tidigare
- Addera de budgeterade beloppen för UGEM, FGEM och IGEM (-450 Tkr i ex.
ovan)
- Lägg in motsvarande belopp på raden för bukod 315 Medfinansiering med
omvänt tecken (+450 Tkr i ex. ovan)
- Klicka på Räkna om. Kontrollera att summan per projekt är noll.
- Spara.
Utbildning
Ekonomienheten
57
Raindance portalen 2015 Handledning för budgetansvariga ver 3.1
2015-10-26
Fortsätt nu med att budgetera medfinansiering för projekt märkta med DEL, delvis
medfinansiering. Om du inte vet hur stor del av GEMen som finansiären godkänner får
du hämta denna information om i projektportalen (KRK) där den ska finnas angiven.
För projekt som är märkta med DEL beräknar du beloppet för medfinansiering enl.
följande:
Faktisk kostnad för UGEM, FGEM och IGEM
- godkänd kostnad för UGEM, FGEM o IGEM
= belopp som ska medfinansieras
Exempel:
Faktisk kostnad GEM
Godkänd kostnad GEM
Att medfinansiera
450
-360
90
Gör urval i bild B20 Budget Projekt (P20 Prognos Projekt) som ovan men med MF = DEL
och lägg in beräknat värde för medfinansiering.
För projekt som är märkta med ÖVR (institutionsbeslut finns om medfinansiering för
alla 3 nivåer) budgeterar du det belopp som motsvarar den nivå som institutionen
beslutat om, det kan vara både hel- och delvis medfinansiering.
Gör urval i bild B20 Budget Projekt (P20 Prognos Projekt) som ovan men med MF =
ÖVR och lägg in beräknat värde för medfinansiering.
Vi rekommenderar att du använder en mall för att underlätta beräkningen av den del av
gemensamma kostnader som institutionen ska medfinansiera under kommande
budgetår. Mallen fungerar också som en sammanställning över projekt som ska
medfinansieras och även som ett beslutsunderlag för prefekten/enhetschefen.
Ett exempel på underlag/mall hittar du via följande länk:
https://www.aurora.umu.se/Stod-ochservice/fordjupningar/fordjupningsomrade/fordjupningekonomi/redovisning/Redovisningsmodell-for-gemensammakostnader/Medfinansiering/
Mall för beräkning och uppföljning av institutionens kostnad för medfinansiering.
Utbildning
Ekonomienheten
58
Raindance portalen 2015 Handledning för budgetansvariga ver 3.1
2015-10-26
10. Periodisering av oförbrukade medel
En förutsättning för att kunna periodisera oförbrukade medel är att alla kostnader och
intäkter är budgeterade.
Välj bild:
B85 Periodisering av oförbrukade medel
(P85 Periodisering oförbrukade medel)
Välj din orgenhet.
Följande urval är förvalt:
- Projekt *
- Vh 12 och 22
- Status P (pågående projekt)
Kolumn A visar: projektets utfall föregående år
Kolumn B visar: Årets budgeterade utfall
Kolumn C visar: projektets beräknade utgående balans.
Du ska nu budgetera:
1. periodisering av årets oförbrukade medel, Bukod 335 = projektets belopp i
kolumn B
2. ej förbrukade projektmedel (totalt) Bukod 273 = projektets belopp i kolumn C
1. Periodisering av årets oförbrukade medel, bukod 335
Klicka på Ändra-knappen.
Klicka på Fördela-knappen och gör följande urval:



Uppdatera kolumn (D) Budget 335
Hämta från kolumn (B) Budget 300-700
Öka/minska i %: -200
(för att omvandla beloppet till samma belopp men med omvänt tecken)
Klicka på knappen Utför.
Utbildning
Ekonomienheten
59
Raindance portalen 2015 Handledning för budgetansvariga ver 3.1
2015-10-26
2. Ej förbrukade projektmedel, bukod 273
Klicka på Fördela-knappen och gör följande urval:

Uppdatera kolumn (E) Budget 273

Hämta från kolumn (C) Ber utg balans
Klicka på knappen Utför.
Din bild ska nu se ut så här:
Spara.
Utbildning
Ekonomienheten
60
Raindance portalen 2015 Handledning för budgetansvariga ver 3.1
2015-10-26
När du har sparat ser bilden ut så här:
Observera att du nu inte kan använda kolumn (C) Ber utg balans ytterligare en gång
eftersom den är uppdaterad med värdet för bukod 335 (467-165=302).
Saldo i (B) Budget 300-770 ska vara noll.
Om du behöver göra om fördelningen måste du först nolla alla värden, spara och sedan
börja om.
Periodisering av projekt för ännu ej beviljade medel:
Följ instruktionerna ovan men urvalet i fältet PROJ ska vara blankt. Se bild nedan;
Utbildning
Ekonomienheten
61
Raindance portalen 2015 Handledning för budgetansvariga ver 3.1
2015-10-26
11. Nollställning av resultaträkning
Budgetering av årets resultat och årets kapitalförändring
Att budgetera årets resultat (Bukod 890) och årets kapitalförändring (Bukod 290)
innebär att du nollställer resultaträkningen och flyttar resultatet till balansräkningen.
Välj bild:
B89 Budget Årets resultat och Årets kapitalförändring
(P89 Prognos Årets resultat och Årets kapitalförändring)
Bilden visar projekt som har status R, det vill säga att projektet ska visa resultat.
Kolumn Budget 300-770 visar Resultaträkningens saldo (Bukod 300-770).
Du ska nu budgetera projektens resultat och årets kapitalförändring.
Urval:
ORG, Vh och Projekt
Om du sätter * i fälten för Projekt och Vh visar bilden alla projekt inom alla Vh med
status R. Vi rekommenderar att du arbetar med ett begränsat urval. T.ex. en verksamhet
eller en projektgrupp åt gången.
Klicka på Ändra-knappen.
Klicka på Fördela-knappen och gör urval enligt bilden nedan:
Utbildning
Ekonomienheten
62
Raindance portalen 2015 Handledning för budgetansvariga ver 3.1
2015-10-26
Klicka på knappen Utför.
Klicka på Fördela–knappen och gör urval enligt bilden nedan:
Din bild ska nu se ut så här:
Spara.
Utbildning
Ekonomienheten
63
Raindance portalen 2015 Handledning för budgetansvariga ver 3.1
2015-10-26
När du har sparat ser din bild ut så här:
Kontroll:
Om du i bild B20/P20 gör urvalet 300-890 i fältet Bukod så ska saldot vara noll för
samtliga projekt.
Utbildning
Ekonomienheten
64
Raindance portalen 2015 Handledning för budgetansvariga ver 3.1
2015-10-26
12. Att kontrollera innan budget stängs
Det finns ett antal kontroller du kan göra för att säkerställa att din budget/prognos är
korrekt. Vi rekommenderar att du går igenom följande steg:















Kontroll att budget har lagts för samtliga budgetkoder för resultaträkningen, t ex
personalkostnader, drift, intäkter.
Kontroll att anslag från fakulteten stämmer med tilldelade medel.
Kontroll att övriga interna intäkter inom anslagsverksamheterna budgeterats,
ex. vis: styrelsens strategiska medel, kvalitetsmedel.
Kontroll att inga intäkter budgeterats i Vh *0.
Kontroll att lokalkostnader inom kärnverksamheterna är budgeterade.
Alla budgeterade lokalkostnader ska motsvara den beräknade lokaldebiteringen
från LOK.
Kontroll att HUV och motpart (I och E) har budgeterats på samtliga kostnader i
Vh *0.
Kontroll att samtliga kostnader i Vh 11-13, 21-23, 71, 91-97 har budgeterats med
motpart E respektive I.
Kontroll att GEM är budgeterade
Kontroll att medfinansiering är budgeterad på bidragsprojekt och att
institutionens finansiering av medfinansiering är budgeterad
Kontroll att bilden V75 och V76 har samma totalsumma för IGEM samt att total
bas är densamma (endast vid budget).
Kontroll att samtliga projekt med status P har budgeterats med resultat noll.
Kontroll att bukod 335 samt bukod 273 är korrekta.
Kontroll att Vh *0 blir noll totalt (kan förekomma differens vid prognoser).
Kontroll att bukod 890 samt bukod 290 totalt blir noll,
avser projekt med status R.
Kontroll att en eventuell minusbudget kan täckas upp av ett ackumulerat kapital.
Utbildning
Ekonomienheten
65
Raindance portalen 2015 Handledning för budgetansvariga ver 3.1
2015-10-26
13. Prognos
Med begreppet PROGNOS menas det utfall som institutionen prognostiserar för helåret.
Prognoser ska lämnas vid de tillfällen som beslutats vid universitetet. Normalt läggs
prognoserna varje tertial. Prognoskolumnen ska öppnas för varje prognosperiod och
värden i prognoserna ackumuleras.
Lägga in prognosvärden
När budgeten är fastställd stängs den och det går inte att ändra. Då kan du arbeta med
prognosvärden istället. Prognos läggs in i särskilda bilder och kan stängas efter varje
prognostillfälle med hjälp av status. Det betyder att du kan registrera prognosvärden
när du vill, men de sparas i öppen prognosperiod. Värdet ackumuleras under hela året
så att du kan lägga en prognos i april och sedan bara göra ändringar för prognosen i
augusti. Prognos kan läggas på samma begrepp och nivåer som budget. Vår
rekommendation är att lägga budget och prognos på projektnivå. Arbetsgången är
densamma som för budget, men värdena läggs i egen kolumn i bilden. Prognosbilderna
motsvarar budgetbilderna och du hittar dem i en egen flik i Budget & Prognos:
Kopiera budgetvärde till prognoskolumnen
I första hand ska du följa den arbetsgång som beskrivs i avsnitten 13.1 – 13.11.
För att kopiera budgetvärden till prognoskolumnen gör du så här:
Välj Prognosbild ex.vis P20 Prognos Projekt och fyll i ditt urval.
Klicka på Ändra
Utbildning
Ekonomienheten
för att öppna prognoskolumnen för inmatning.
66
Raindance portalen 2015 Handledning för budgetansvariga ver 3.1
Klicka på Fördela
2015-10-26
och gör följande val:
- Uppdatera kolumn Prognos Tkr och hämta från Budget 201X Tkr.
Du kan även öka eller minska i %.
När du gjort ditt val klickar du på Utför
prognoskolumnen.
och värdena uppdateras i
Du kan nu göra ändringar.
Klicka på Spara
.
13.1 Prognos intäkter
Välj bild:
P 20 Prognos Projekt
- Urval:
ORG
- Gör lämpligt urval för Vh och Projekt. Du kan exempelvis arbeta med en Vh och en
projektgrupp i taget.
- Urval Bukoder:
310 Anslag
320 Bidrag
330 Uppdrag
340 Försäljningsintäkt
380 Finansiella intäkter
Du kan välja att arbeta med en eller flera budgetkoder i taget.
Utbildning
Ekonomienheten
67
Raindance portalen 2015 Handledning för budgetansvariga ver 3.1
2015-10-26
- Kopiera budgetvärden till prognoskolumnen enligt instruktion under avsnitt 13
Prognos.
- Lägg till intäkter som har tillkommit sedan du gjorde budget och gör eventuella
ändringar.
- Räkna om och Spara.
13.2 Prognos avskrivningar
Välj bild:
STEG 1 Prognos AR avskrivningar 2015-
- Urval:
ORG och Vh *0
- Kontrollera att HUV är ifyllt på alla rader.
Välj bild:
STEG 2 Prognos AR avskrivningar 2015-
- Gör lämpligt urval; ex.vis Vh * om du inte har på många AT, i annat fall kan det vara
lämpligt att välja en Vh eller en verksamhetsgren (ex. 10-13 alt. 20-23) åt gången.
- Klicka på Ändra.
- Kopiera budgetvärden till prognoskolumnen enligt instruktion under avsnitt 13
Prognos.
- Lägg till anläggningar som har tillkommit sedan du gjorde budget och gör eventuella
ändringar.
- Räkna om och Spara.
13.3 Prognos personalkostnader
Välj bild:
STEG 1 Personalprognos 2015-
- Urval:
ORG och Vh *0
- Klicka på Ändra.
- Kontrollera att HUV och Rumsyta finns angivet för alla personer.
Gör eventuella tillägg och ändringar.
- Klicka på Räkna om. Du har nu beräknade värden i Prognos-kolumnen.
- Spara
Utbildning
Ekonomienheten
68
Raindance portalen 2015 Handledning för budgetansvariga ver 3.1
2015-10-26
Arbeta sedan med samma urvalsprincip som du gjorde i personalbudgeten.
- Klicka på Ändra. Gör eventuella tillägg och ändringar.
- Klicka på Räkna om. Du har nu beräknade värden i Prognos-kolumnen.
- Spara.
Istället för att ta bort rad:
Du kan t.ex. ha ett budgeterat värde på en person men något inträffar som gör att det
inte kommer att bli någon lönekostnad för personen. Du vill att det budgeterade värdet
ska finnas kvar men i prognos ska värdet vara noll. Ange då noll i kolumnerna Omf man
och Antal mån. Då kommer det budgeterade värdet att finnas kvar men i
prognoskolumnen har du värdet noll.
Välj bild:
STEG 2 Personalprognos 2015-
- Klicka på Ändra – Räkna om – Spara. De registrerade värdena är nu överförda till
prognosen.
OBS! Spara en kopia av din personalprognos i Excel.
13.4 Prognos gemensamma lokalkostnader
Välj bild:
STEG 1 Prognos gem lokaler - arbetsrum
- Urval:
ORG och Vh *0.
- Klicka på Ändra.
Du kan manuellt registrera värden i Prognos-kolumnen alternativt klicka på Fördela.
Uppdatera kolumn Prognos Kto 5013 med värden från kolumn Budget Kto 5013
alternativt från kolumn Beräknad Lokalkostnad, beroende på om du har gjort ändringar
i Personalprognosen eller inte för personal inom Vh *0.
Välj bild:
STEG 2 Prognos gem lokaler - arbetsrum
- Ändra – Räkna om – Spara.
Välj bild:
Utbildning
Ekonomienheten
STEG 3 Prognos gem lokaler - övriga
69
Raindance portalen 2015 Handledning för budgetansvariga ver 3.1
2015-10-26
- Klicka på Ändra.
Om du inte har gjort några förändringar kan du föra över dina budgetvärden till
prognoskolumnen.
- Räkna om och Spara.
Om du har gjort ändringar i STEG 1 för HUV 400 ska följa instruktionen i
budgetanvisningarna för detta steg, avsnitt 4.3.
13.5 Prognos drifts- och lokalkostnader
Följ instruktionen för budget driftskostnaderna avsnitt 5.
Kopiera budgetvärden till prognoskolumnen enligt instruktion under avsnitt 13
Prognos.
Lägg till driftskostnader som har tillkommit sedan du gjorde budget och gör eventuella
ändringar.
Räkna om och Spara.
13.6 Prognos ännu ej beviljade projektmedel
Välj bild:
STEG 1 Prognos ännu ej beviljade proj.medel
Här lägger du prognos på projekt där beslut ännu inte är fattat avseende inskickade
ansökningar.
Börja med att ta bort projekt som blivit omvandlade till ”riktiga” projekt eller som inte
har blivit beviljade.
För projekt som ska vara kvar:
Klicka på Ändra och sedan på Fördela och flytta över budgeterade värden till kolumn
Prognos Tkr. Följ instruktionen under avsnitt 13 Prognos.
Lägg sedan till projekt som tillkommit efter budgeten fastslagits och där det finns god
anledning att tro att ansökan kommer att beviljas.
Vi rekommenderar att du lägger prognos på följande budgetkoder:
Vh 12 o 22
Intäkter bukod 320 Bidrag
Kostnader bukod 520 Drift
Vh 13 o 23
Intäkter bukod 330 Uppdrag
Kostnader bukod 520 Drift
Utbildning
Ekonomienheten
70
Raindance portalen 2015 Handledning för budgetansvariga ver 3.1
2015-10-26
13.7 Prognos gemensamma kostnader
Du ska nu jämföra procentsatserna för UGEM, FGEM och IGEM som räknades fram vid
budget med de procentsatser som beräknats vid prognosen.
Det är endast i undantagsfall, vid mycket stora avvikelser, som procentsatserna justeras
under innevarande budgetår. Rådgör med controllern vid din fakultet.
För att få fram procentsatser för UGEM och FGEM måste du lägga in det fasta beloppet
på respektive stödverksamhet, bukod 547 och 548, precis som du gjorde i budgeten, se
avsnitt 8.1 och 8.2.
I bilden V75 Påläggsprocent per institution väljer du Påläggsprocent per institution
prognos, se bilden nedan.
Skriv ut bilden som visar procentsatserna för prognos alternativt exportera till Excel
och spara dina värden.
OBS! Du måste nu gå tillbaka till bilden P20 och ta bort de fasta
beloppen du lagt in på dina stödverksamheter!
Du ska nu fördela ut gemensamma kostnader på projekt och i prognos ska du använda
alternativ 3, se avsnitt 8.3.
Utbildning
Ekonomienheten
71
Raindance portalen 2015 Handledning för budgetansvariga ver 3.1
2015-10-26
13.8 Prognos medfinansiering
Välj bild P20 Prognos Projekt och följ sedan den instruktion som gäller vid budget, se
avsnitt 9 Medfinansiering.
13.9 Prognos periodisering oförbrukade medel
Välj bild P85 Periodisering av oförbrukade medel och följ sedan den instruktion som
gäller vid budget, se avsnitt 10 Periodisering av oförbrukade medel.
13.10 Prognos nollställning av resultaträkning
Välj bild P89 Prognos Årets resultat o Årets kapital och följ sedan den instruktion som
gäller vid budget, se avsnitt 11 Nollställning av resultaträkning.
Utbildning
Ekonomienheten
72
Raindance portalen 2015 Handledning för budgetansvariga ver 3.1
2015-10-26
14. Bilagor
14.1 Räkneexempel: en person med flera konteringar
En person vid institutionen ska konteras på två projekt och med olika tjänstgöringsgrad
under året:
Projekt A
Projekt B
Projekt A
Projekt B
40 %
60 %
25 %
75 %
9 månader
9 månader
3 månader
3 månader
Summa tjänstgöring är 200 %. Rekommendationen är att varje persons kontering ska
vara 100 %.
Varje del av tjänstgöringen ska omräknas till en del av en heltid enligt följande:
Projekt A
Projekt B
9/12 x 40 % = 30 %
9/12 x 60 % = 45 %
3/12 x 25 % = 6,25 %
3/12 x 75 % = 18,75 %
Kontering i Budget & Prognos:
A: 36 % i 12 månader
Utbildning
Ekonomienheten
B: 64 % i 12 månader
73
Raindance portalen 2015 Handledning för budgetansvariga ver 3.1
2015-10-26
14.2 Budgetkoder
Samtliga konton summeras i budgetkoder. Dessa visas nedan.
Budgetkoder i resultaträkningen
310
Anslag
315
Medfinansiering
320
Bidrag
330
Uppdrag
335
Periodiserade externa medel
340
Försäljning
380
Finansiella intäkter
390
Fördelade gemensamma intäkter
410
Lönekostnader
490
Övr personalkostnader
510
Lokalkostnader
520
Driftskostnader
547
Universitetsgem kostnader
548
Fakultetsgem kostnader
549
Institutionsgem kostnader
590
Finansiella kostnader
690
Avskrivningar
730
Medel för transfereringar
770
Transfereringar
Budgetkoder i balansräkningen
102
Immateriella anläggningstillgångar
120
Materiella anläggningstillgångar
130
Finansiella anläggningstillgångar
140
Varulager
150
Fordringar
151
Förskott
152
Hand och växelkassa
158
Rekvisitioner
159
Avräkning interna betalningar
190
Plusgiro, bankgiro
200
Skulder
270
Periodisering skulder
273
Ej förbrukade projektmedel
280
Avsättningar
282
Lån
290
Årets kapitalförändring
299
Balanserat kapital
Utbildning
Ekonomienheten
74
Raindance portalen 2015 Handledning för budgetansvariga ver 3.1
2015-10-26
14.3 Hantering av VLL-projekt, finansiär 22100 på Vh 23 i budget
OBS! Detta gäller endast VLL-projekt, fin 22100 på VH 23 inom Medicinsk
fakultet.
Enligt avtal mellan UmU och VLL får ingen OH tas ut i samband med fakturering mellan
parterna. På VLL-projekt med finansiär 22100 inom Medicinsk fakultet triggas därför
inga gemensamma kostnader på VH 23. Eftersom uppdragsverksamhet inte får
medfinansieras, ingår dock basen för dessa projekt vid beräkningen av procentsatser,
vilket medför att procentsatsen för VG 2 blir för låg. För att inte det ska uppstå ett
underskott på VH 20 justeras de gemensamma kostnaderna enligt följande:

Ersättning för UGEM och FGEM för VLL-projekt med finansiär 22100 på VH 23
inom Medicinsk fakultet, tilldelas som medfinansiering. Ersättningen ingår i det
fasta belopp för medfinansiering som utbetalas i 12-delar till projekt xxxx00983,
baskonto 3093. Detta innebär att underskottet på VH 20 för den uteblivna
intäkten för UGEM och FGEM avseende VLL-projekt på VH 23 uppvägs av ett
överskott på VH 21 avseende fasta belopp för medfinansiering UGEM och FGEM
för dessa projekt. (Dock ej +/-0 pga av eftersläpning vid beräkning av fasta
belopp).
Detta görs med automatik och kräver ingen åtgärd för institutionen.

Om du har VLL-projekt med finansiär 22100 ska du följa nedanstående
instruktion:

När du är klar med utfördelningen av gemensamma kostnader för alla projekten
(bild B78) inom Vh 21, 22 och 23 behöver du göra en justering av budget för
IGEM avseende dina VLL-projekt, finansiär 22100, på VH 23.

I budgeten ökar du beloppet på Bukod 549 (IGEM kto 5483) på det projekt där
anslagen bokförs inom Vh 21. Det belopp du lägger till ska motsvara VLLprojektets bas * IGEM-procenten för avsedd period.
Urval i Budget & Prognos: Bild B20 alt. P20
Projekt där anslagen bokförs
Bukod 549
Exempel:
BAS alla VLL-projekt Vh 23
500 000 kr
IGEM
10 %
Belopp att lägga till det befintliga
50 000 kr
beloppet på Bukod 549
Utbildning
Ekonomienheten
75
Raindance portalen 2015 Handledning för budgetansvariga ver 3.1

2015-10-26
För att justera IGEM i bokföringen behöver du göra en omföring enligt nedan:
Debet
Kto
5483
Kredit Kto
5483
Vh 21
Vh 20
Projekt: där anslagen
bokförs
Projekt: xxxx00986
Belopp = VLLprojektets bas * IGEM
Belopp = VLLprojektets bas *IGEM

Vi rekommenderar att du gör omföringen inför delårsbokslutet och årsbokslutet.

Vänd dig till Carina Wallmark, controller på Med.fak., om du har frågor.
Utbildning
Ekonomienheten
76
Raindance portalen 2015 Handledning för budgetansvariga ver 3.1
2015-10-26
14.4 Framtagning av procentsatser för institutioner med Vh 13
Hämta upp bilden V75 och fyll i FN3.
Högerklicka på fältet VH och välj visa kolumn.
Välj urval VH 10-12 för att ta fram UGEM procent för VH 11 och 12.
Välj urval VH 13 för att få fram UGEM för VH
13.
Utbildning
Ekonomienheten
77
Raindance portalen 2015 Handledning för budgetansvariga ver 3.1
2015-10-26
Välj urval VH 10-13 för att få fram FGEM och IGEM för VH 11, 12 och 13.
För att få fram UGEM, FGEM och IGEM för VH 21, 22, 23, 71, 91 och 97 går du tillbaka till
ursprungsbilden, dvs ladda den på nytt från menyn. Urval VG 2-7.
Utbildning
Ekonomienheten
78