1. No category

KTH Processbeskrivningar 1.1-1
Dnr: V-2015-0384
Gäller från 2015-07-01
Tillhör KTH Klassificeringsstruktur 1.1-1
KTH Processbeskrivningar
Detta dokument är upprättat för att vara en del i KTH:s arkivredovisning och syftar till att ge kontext till de handlingar som har tillkommit i
processerna. En process är ett händelseskeende som inträffar i en organisations verksamhet och som upprepas gång på gång. Varje process är
uppbyggd av ett antal aktiviteter, delsteg i processen.
Beskrivningen utgörs av en textdel och en kartdel för varje process. I textbeskrivningarna ges en övergripande bild av syftet med en process såväl som
avgränsningar gentemot andra processer.
I kartorna visas processernas aktiviteter med orangea rutor och under varje aktivitetsruta finns en kort beskrivning av vad som där sker. Processernas
aktiviteter avsätter handlingstyper, alltså en särskild typ av handling som uppkommer i den aktiviteten. I de fall en process påverkas av en annan
process anges det dels i textbeskrivningen, men även i kartorna där angränsande processer visas i vita rutor med streckade linjer (se nedan för en
förklaring av KTH:s processkartor).
Handlingstyperna för varje process anges inte i kartorna, utan finns i stället uppräknade i dokumenthanteringsplanen.
Hänvisning
till extern
process
Hänvisning till
process som
föregår aktuell
process
Hänvisning till
angränsande
process
Hänvisning till
angränsande
process
Hänvisning till
process som följer
aktuell process
Aktivitet
Aktivitet
Aktivitet som
ibland
förekommer
Aktivitetsbeskrivning
Aktivitetsbeskrivning
Aktivitetsbeskrivning
Alternativ
aktivitet som
avslutar
process
Handlingstyper
Handlingstyper
Handlingstyper
Handlingstyper
Innehållsförteckning
1 Styra verksamhet
1.1 Förändra organisation
1.2 Hantera styrdokument och planer
1.3 Genomföra strategiska uppföljningar
1.4 Fatta verksamhetsbeslut
2 Tillhandahålla verksamhetsstöd
2.1 Hantera generella ärenden inom verksamhetsstöd
2.2 Bedriva verksamhetsutveckling, projekt och utredningar
2.3 Hantera externa förfrågningar
2.3.1 Hantera externa remisser
2.3.2 Lämna ut allmänna handlingar
2.3.3 Hantera externa rapporter, enkäter, frågor och synpunkter
2.4 Hantera ekonomi
2.4.1 Bokföra
2.4.2 Inrätta, förvalta och avveckla stiftelser
2.4.3 Hantera stipendier
2.4.4 Hantera bidrag
2.5 Hantera anställning
2.5.1 Inrätta och tillsätta anställning
2.5.2 Förvalta och avveckla anställning
2.6 Bedriva personalutbildning
2.7 Tillhandahålla och förvalta lokaler
2.8 Genomföra upphandling och inköp
2.9 Bevara och tillgängliggöra allmänna handlingar
2.10 Hantera informationssäkerhet
2.11 Tillhandahålla IT-stöd
2.12 Kommunicera bilden av KTH
2.13 Hantera akademiska utnämningar och pris
2.14 Hantera akademiska högtider
2.15 Bedriva biblioteksverksamhet
3 Bedriva utbildning
3.1 Hantera generella ärenden inom utbildning
3.2 Planera/revidera utbildningsutbud
3.2.1 Förändra utbud av program på grund- och avancerad nivå
3.2.2 Förändra utbud av kurser på grund-, avancerad och forskarnivå
3.2.3 Förändra utbud av doktorsprogram och forskarutbildningsämne
3.3 Genomföra studentrekrytering
3.4 Genomföra utbildning på grund-, avancerad och forskarnivå
3.4.1 Genomföra programomgång
3.4.2 Genomföra kursomgång
3.5 Genomföra uppdragsutbildning
3.6 Utbilda student på grund-, avancerad och forskarnivå
3.6.1 Anta och registrera student
3.6.2 Administrera pågående studier
3.6.3 Administrera disciplinärenden
3.6.4 Tillhandahålla studentservice
3.6.5 Examinera student
3.7 Hantera samverkan för utbildning
3.7.1 Hantera internationella avtal, finansiering och studerandeutbyte
3.7.2 Hantera näringslivssamverkan för utbildning
4 Bedriva forskning
4.1 Hantera generella ärenden inom forskning
4.2 Utveckla samverkansrelationer för forskning
4.3 Hantera samverkansformer för forskning
4.4 Forska
4.4.1 Administrera forskningsprojekt
4.4.2 Genomföra forskningsprojekt
4.5 Tillämpa forskningsresultat
4.6 Tillgängliggöra forskningsresultat
1 Styra verksamhet (Verksamhetsområde)
1.1 Förändra organisation
Planera ny eller
förändrad
organisatorisk enhet
Genomföra
organisatorisk
förändring
Fastställa
organisatorisk
enhet
1.2 Hantera styrdokument och planer
Ta emot och
tolka
författningskrav
och uppdrag
Utarbeta
styrdokument
och planer
Fastställa
styrdokument
och planer
Återrapportera
1.3 Genomföra strategiska uppföljningar
Identifiera krav
och
uppföljningsbehov
Fastställa
uppföljning
Genomföra
uppföljning
1.4 Fatta verksamhetsbeslut
Fatta beslut
Expediera
uppföljningsresultat
1.1 Förändra organisation
Denna process syftar till att genomföra organisatoriska förändringar, både i form av nya organisatoriska enheter
och genom att ändra befintliga sådana. Organisatorisk enhet kan t ex vara skola, avdelning eller grupp inom
myndigheten.
Processen omfattar inte utredningar som kan ligga till grund för organisationsförändringar – dessa redovisas i 2.2
Bedriva verksamhetsutveckling, projekt och utredningar.
Relaterade processer
1.2 Hantera styrdokument och planer
1.4 Fatta verksamhetsbeslut
2.2 Bedriva verksamhetsutveckling, projekt och utredningar.
Bevarandeexemplar av beslut som fattas i aktivitet i processen redovisas i 1.4 Fatta verksamhetsbeslut.
Samtliga handlingar som tillkommer i processen är beskrivna i dokumenthanteringsplanen under
klassificeringskoden 1.1.
Övrig information
KTH:s årsrapporter ger en översiktlig bild av hur organisationen förändras över tid. Årsrapporterna redovisas i 1.2
Hantera styrdokument och planer.
1.1 Förändra organisation (Process)
Fatta
verksamhetsbeslut
Bedriva
verksamhetsutveckling, projekt
och utredningar
Planera ny eller
förändrad
organisatorisk enhet
Planera struktur, tillhörighet,
ansvarsfördelning och
resursfördelning för respektive
organisatorisk enhet.
Organisatoriska enhet kan t ex vara
övergripande organisationsstruktur,
styrande organ eller enhet inom
organisationsstruktur.
Handlingstyper
Fastställa
organisatorisk
enhet
Organisationsförändringen fastställs
enligt
delegationsordningen
Handlingstyper
Genomföra
organisatorisk
förändring
Vidta de administrativa åtgärder som
krävs för att genomföra förändringen.
Det innefattar t ex att genomföra val till
styrande organ, informera om
organisatorisk förändring, genomföra
namnbyten samt utvärdera vilka
ytterligare åtgärder som behöver vidtas.
Handlingstyper
Uppgifter om handlingstyper finns i Dokumenthanteringsplan för KTH
1.2 Hantera styrdokument och planer
Denna process syftar till att hantera dokument och planer för styrningen av myndigheten.
Styrdokumenten och planerna kan röra såväl utbildning som forskning eller verksamhetsstöd samt
den övergripande styrningen av hela KTH.
Processen omfattar utöver interna krav och behov även externa uppdrag, från exempelvis
Regeringen eller EU, som tas emot och tolkas för att sedan utarbetas till styrdokument och planer.
Relaterade processer
1.4 Fatta verksamhetsbeslut
Bevarandeexemplar av beslut som fattas i aktivitet i processen redovisas i 1.4 Fatta
verksamhetsbeslut.
Samtliga handlingar som tillkommer i processen är beskrivna i dokumenthanteringsplanen under
klassificeringskoden 1.2.
1.2 Hantera styrdokument och planer
(Process)
Fatta
verksamhetsbeslut
Ta emot och
tolka
författningskrav
och uppdrag
Ta emot och tolka interna
och externa uppdrag och
krav så som
Regeringsuppdrag, lagar
och EU-krav
Utarbeta
styrdokument
och planer
Samla in underlag
Upprätta styrdokument
-Utarbeta struktur för
styrdokument/plan
-Identifiera behov av ev
förändringar av befintligt
struktur för
styrdokument/plan
Fastställa
styrdokument
och planer
Styrdokumenten/planerna
fastställs enligt
delegationsordningen
Återrapportera
Återrapportera till
berörd instans
Styrdokumentet/planen
expedieras till berörda
parter
Handlingstyper
Handlingstyper
Handlingstyper
Handlingstyper
Uppgifter om handlingstyper finns i Dokumenthanteringsplan för KTH
1.3 Genomföra strategiska uppföljningar
Denna process syftar till att genomföra strategiska uppföljningar i verksamheten. Med strategiska avses sådana
uppföljningar som ingår i myndighetens uppdrag, såväl egeninitierade som externt initierade uppföljningar.
Processen omfattar inte uppföljningar som görs vid sidan av KTH:s ordinarie uppdrag. Sådana typer av uppföljning
redovisas i 2.2 Bedriva verksamhetsutveckling, projekt och utredningar.
Relaterade processer
1.2 Hantera styrdokument och planer
1.4 Fatta verksamhetsbeslut
2.2 Bedriva verksamhetsutveckling, projekt och utredningar
Bevarandeexemplar av beslut som fattas i aktivitet i processen redovisas i 1.4 Fatta verksamhetsbeslut.
Samtliga handlingar som tillkommer i processen är beskrivna i dokumenthanteringsplanen under klassificeringskoden
1.3.
Övrig information
KTH:s årsredovisning, som kan ses som en form av uppföljning, redovisas under 1.2 Hantera styrdokument och planer.
1.3 Genomföra strategiska uppföljningar
(Process)
Fatta
verksamhetsbeslut
Identifiera krav
och
uppföljningsbehov
Identifiera interna och externa
krav så som lagkrav, krav i
interna styrdokument, kända
problem
-Utarbeta struktur för
uppföljningsverktyg
-Identifiera behov av ev
förändringar av befintligt
struktur för
uppföljningsverktyg
Genomföra
uppföljning
Samla in underlag
Sammanställa resultat
Tolka resultat
Besvara externa
uppföljningar
Fastställa
uppföljning
Expediera
uppföljningsresultat
Expediera resultat till
berörda parter
I förekommande fall
fastställs uppföljningen
enligt
delegationsordningen
Ta emot externa rapporter
Handlingstyper
Handlingstyper
Handlingstyper
Handlingstyper
Uppgifter om handlingstyper finns i Dokumenthanteringsplan för KTH
1.4 Fatta verksamhetsbeslut
Denna process syftar till att visa sambandet mellan myndighetens verksamhetsbeslut och andra processer i
klassificeringsstrukturen.
Processen omfattar samtliga beslut som fattas i KTH:s verksamhet.
Relaterade processer
Alla i vilka det tillkommer verksamhetsbeslut
Samtliga handlingar som tillkommer i processen är beskrivna i dokumenthanteringsplanen under
klassificeringskoden 1.4.
1.4 Fatta verksamhetsbeslut
(Process)
Fatta beslut
Ärende föredras med ev diskussioner
och yttranden
Beslut tas och dokumenteras
För att ett beslut ska vara giltigt ska det
vara justerat eller underskrivet och
expedierat
Underlag till beslut finns i process som
frågan rör
Handlingstyper
Uppgifter om handlingstyper finns i Dokumenthanteringsplan för KTH
2 Tillhandahålla verksamhetsstöd
(Verksamhetsområde)
2.1 Hantera generella ärenden inom verksamhetsstöd
2.2 Bedriva verksamhetsutveckling, projekt och utredningar
2.3 Hantera externa förfrågningar
2.3.1 Hantera externa remisser
2.3.2 Lämna ut allmänna handlingar
2.3.3 Hantera externa rapporter, enkäter, frågor och synpunkter
2.4 Hantera ekonomi
2.4.1 Bokföra
2.4.2 Inrätta, förvalta och avveckla stiftelser
2.4.3 Hantera stipender
2.4.4 Hantera bidrag
2.5 Hantera anställning
2.5.1 Inrätta och tillsätta anställning
2.5.2 Förvalta och avveckla anställning
2 Tillhandahålla verksamhetsstöd, fortsättning
(Verksamhetsområde)
2.6 Bedriva personalutbildning
2.7 Tillhandahålla och förvalta lokaler
2.8 Genomföra upphandling och inköp
2.9 Bevara och tillgängliggöra allmänna handlingar
2.10 Hantera informationssäkerhet
2.11 Tillhandahålla IT-stöd
2.12 Kommunicera bilden av KTH
2.13 Hantera akademiska utnämningar och pris
2.14 Hantera akademiska högtider
2.15 Bedriva biblioteksverksamhet
2.1 Hantera generella ärenden inom verksamhetsstöd
Denna process syftar till att hantera generella ärenden inom verksamhetsstöd som inte kan kopplas till
någon specifik process inom verksamhetsområdet.
Processen visar en generell handläggningsprocess och är inkluderad i klassificeringsstrukturen för att fånga
upp processer och verksamhet som ännu inte identifierats som egna processer eller aktiviteter i processer.
Denna process omfattar diarieförda handlingar och strukturenheten används främst för klassificering vid
diarieföring.
2.1 Hantera generella ärenden inom verksamhetsstöd
(Process)
Initiera/planera
ärende
Genomföra
ärende
Avsluta ärende
2.2 Bedriva verksamhetsutveckling, projekt och utredningar
Denna process syftar till att bedriva verksamhetsutveckling, projekt och utredningar vid myndigheten.
Processen är avgränsad till de former av verksamhetsutveckling, projekt och utredningar som förekommer som stöd
för KTH:s kärnverksamhet. Denna process föregår ofta 1.1 Förändra organisation, 1.3 Genomföra strategiska
uppföljningar och 1.4 Fatta verksamhetsbeslut.
Relaterade processer
1.1 Förändra organisation
1.3 Genomföra strategiska uppföljningar
1.4 Fatta verksamhetsbeslut
Bevarandeexemplar av beslut som fattas i aktivitet i processen redovisas i 1.4 Fatta verksamhetsbeslut.
Samtliga handlingar som tillkommer i processen är beskrivna i dokumenthanteringsplanen under
klassificeringskoden 2.2.
2.2 Bedriva verksamhetsutveckling, projekt och utredningar
(Process)
Identifiera
behov och sätta
ramar
Ta fram ramar, målbild, syfte
etc.
Handlingstyper
Genomföra
projekt
Arbeta för att uppnå
projekets syfte och mål
Handlingstyper
Avrapportera
projekt
Kommunicera resultat
Handlingstyper
Uppgifter om handlingstyper finns i Dokumenthanteringsplan för KTH
2.3 Hantera externa förfrågningar
(Processgrupp)
2.3.1 Hantera externa remisser
Ta emot och
fördela ansvar
Upprätta
remissvar
Expediera
remissvar
2.3.2 Lämna ut allmänna handlingar
Ta emot
begäran
Lämna ut
handling
Pröva
utlämnande
Lämna inte
ut handling
Beslut om
utlämnande av
allmän
handling
Hantera
överklagande
2.3.3 Hantera externa rapporter, enkäter, frågor och synpunkter
Ta emot ärende
Handlägga
ärende
Avsluta ärende
2.3.1 Hantera externa remisser
Denna process syftar till att hantera externa remisser i enlighet med KTH:s myndighetsuppdrag.
Processen är avgränsad till myndighetsremisser. För externa rapporter, enkäter, frågor och synpunkter se 2.3.3
Hantera externa rapporter, enkäter, frågor och synpunkter.
Relaterade processer
2.3.3 Hantera externa rapporter, enkäter, frågor och synpunkter
Samtliga handlingar som tillkommer i processen är beskrivna i dokumenthanteringsplanen under
klassificeringskoden 2.3.1.
2.3.1 Hantera externa remisser
(Process)
Ta emot och
fördela ansvar
KTH tar emot externa
remiser, från till exempel
externa departement, och
behörig beslutsfattare lottar
ärendet på sakkunnig inom
KTH.
Handlingstyper
Upprätta
remissvar
Ansvarig handledare
utreder frågan och
formulerar ett remissvar.
Handlingstyper
Expediera
remissvar
Remissvaret expedieras till
berörd instans.
Handlingstyper
Uppgifter om handlingstyper finns i Dokumenthanteringsplan för KTH
2.3.2 Lämna ut allmänna handlingar
Denna process syftar till att hantera begäran om utlämning av allmänna handlingar.
Processen omfattar samtliga utlämningar av allmänna handlingar i KTH:s verksamhet.
Relaterade processer
1.4 Fatta verksamhetsbeslut
Bevarandeexemplar av beslut som fattas i aktivitet i processen redovisas i 1.4 Fatta verksamhetsbeslut.
Samtliga handlingar som tillkommer i processen är beskrivna i dokumenthanteringsplanen under
klassificeringskoden 2.3.2.
2.3.2 Lämna ut allmänna handlingar
(Process)
Lämna ut
handling
Ta emot
begäran
Begäran om att få ta
del av allmän handling
inkommer till KTH.
Pröva
utlämnande
Behörig handläggare
granskar handlingen för att
avgöra om den kan anses
vara allmän samt om den
omfattas av sekretess eller
Personuppgiftslagen (PUL).
Handlingstyper
Om handlingen är
allmän och ej omfattas
av sekretess eller PUL
ämnas den ut.
Fatta
verksamhetsbeslut
Lämna inte ut
handling
Om handlingen ej är
allmän eller om den
omfattas av sekretess
eller PUL, meddelar
handläggaren personen
som lämnat in begäran
att handlingen ej
kommer att lämnas ut,
samt att personen kan
begära att få en officiell
myndighetsprövning
från KTH.
Besluta om
utlämnande av
allmän handling
Hantera
överklagande
På begäran av person som
vill ta del av handling
granskas den åter, denna
gång av en jurist, samt
beslut tas av chefsjuristen.
Beslutet kan resultera i att
handlingen antingen
lämnas ut eller att den inte
gör det. Beslutet kan
överklagas.
Överklagande som
inkommer till KTH
överlämnas till
kammarrätten. KTH får
möjlighet att yttra sig i
frågan. Om domstolen
finner att handling i fråga
är allmän och ej omfattas
av sekretess måste den
lämnas ut.
Uppgifter om handlingstyper finns i
Dokumenthanteringsplan för KTH
Handlingstyper
Handlingstyper
Handlingstyper
2.3.3 Hantera externa rapporter, enkäter, frågor och synpunkter
Denna process syftar till att hantera externa rapporter, enkäter, frågor och synpunkter. Till dessa räknas rapporter som
inkommer för kännedom, myndighetsenkäter och frågor och synpunkter som inte kan knytas till specifik process där
KTH ger ett officiellt svar.
Processen omfattar inte rapporter, enkäter, frågor och synpunkter som rör en specifik process, till exempel
forskningsrapporter och frågeenkäter inom ett forskningsprojekt. Externa remisser redovisas i 2.3.1 Hantera externa
remisser och förfrågan om att ta del av allmän handling i 2.3.2 Lämna ut allmänna handlingar.
Relaterade processer
2.3.1 Hantera externa remisser
2.3.2 Lämna ut allmänna handlingar
Samtliga handlingar som tillkommer i processen är beskrivna i dokumenthanteringsplanen under klassificeringskoden
2.3.3.
2.3.3 Hantera externa rapporter, enkäter,
frågor och synpunkter
(Process)
Ta emot ärende
Externa rapporter,
enkäter, frågor och
synpunkter inkommer
till KTH.
Handlingstyper
Handlägga
ärende
Handläggare utreder
och/eller formulerar
ett svar.
Avsluta ärende
Ärendet avslutas
genom svar till berörd
part.
Handlingstyper
Uppgifter om handlingstyper finns i Dokumenthanteringsplan för KTH
2.4 Hantera ekonomi (Processgrupp)
2.4.1 Bokföra
Bokföra
löpande
transaktioner
Utföra
periodvisa
justeringar
Genomföra
bokslut
2.4.2 Inrätta, förvalta och avveckla stiftelser
Årlig förvaltningscykel
Förvalta
kapital,
administrera
stiftelsen
Skapa
stiftelse
Upprätta
bokslut
Rapporter till
förvaltningsstyrelsen
Avveckla
stiftelse
2.4.3 Hantera stipendier
Annonsera/
tillgängliggöra
stipendier
Tilldela
stipendier
Följa upp och
återrapportera
2.4.4 Hantera bidrag
Ta emot
inkommande
medel samt
ansökan om bidrag
Utreda bidrag
eller bedöma
ansökan
Återrapportera
2.4.1 Bokföra
Denna process syftar till att bokföra, som en del i myndighetens ekonomiredovisning.
Processen omfattar inte ekonomisk styrning och uppföljning. Dessa redovisas under 1.2 Hantera styrdokument och
planer respektive 1.3 Genomföra strategiska uppföljningar. Processen relaterar också till samtliga processer som
hanterar ekonomiska transaktioner. I denna process ligger fokus på ekonomihanteringen. Innehållet i transaktionen –
t.ex. ett inköp, utbetalning av stipendier och löner m.m. – beskrivs tillsammans med kontexten för det som innehållet
rör – upphandling, stipendiehantering, löneadministrering o.s.v. – i respektive process.
Relaterade processer
1.2 Hantera styrdokument och planer
1.3 Genomföra strategiska uppföljningar
Samtliga handlingar som tillkommer i processen är beskrivna i dokumenthanteringsplanen under klassificeringskoden
2.4.1.
2.4.1 Bokföra
(Process)
Bokföra
löpande
transaktioner
Se Ekonomihandbok och
Agressohandbok för
detaljerad beskrivning av
aktivitetssteg (hur och
varför) en transaktion
redovisas
Handlingstyper
Utföra
periodvisa
justeringar
Fördela:
- gemensamma kostnader
- anslag enligt rektorskontrakt samt
genomföra periodiseringar av projekt
Handlingstyper
Genomföra
bokslut
Kontrollera att
bokföringsposterna är korrekta
samt genomföra
koncernelimineringar
Handlingstyper
Uppgifter om handlingstyper finns i Dokumenthanteringsplan för KTH
2.4.2 Inrätta, förvalta och avveckla stiftelser
Denna process syftar till att inrätta, förvalta och avveckla stiftelser som myndigheten förvaltar.
Processen omfattar endast hanteringen av själva stiftelserna. Stipendiehantering redovisas i 2.4.3 Hantera stipendier.
Processbeskrivningen omfattar inte heller mottagande av donationer som ligger till grund för inrättande av stiftelse
samt utredning och beslut att skapa stiftelse, som redovisas i 2.4.4 Hantera bidrag.
Relaterade processer
1.2 Hantera styrdokument och planer
1.4 Fatta verksamhetsbeslut
2.4.3 Hantera stipendier
2.4.4 Hantera bidrag
Bevarandeexemplar av beslut som fattas i aktivitet i processen redovisas i 1.4 Fatta verksamhetsbeslut.
Samtliga handlingar som tillkommer i processen är beskrivna i dokumenthanteringsplanen under
klassificeringskoden 2.4.2.
2.4.2 Inrätta, förvalta och avveckla stiftelser (Process)
Hantera
styrdokument och
planer
Hantera stipendier
Fatta
verksamhetsbeslut
Årlig förvaltningscykel
Hantera bidrag
Förvalta kapital,
administrera
stiftelsen
Skapa
stiftelse
Avstämning med
Länsstyrelsen och
Skattemyndigheten
samt registrering av
stiftelse hos
Länsstyrelsen.
Handlingstyper
Upprätta
bokslut
Hos SEB: verifikation
från bokföring
Separata årsredovisningar
upprättas för resp.
stiftelse. En
sammanställning över
informationen görs till
KTH:s årsredovisning
Löpande kontakter
med:
Länsstyrelsen,
Kammarkollegiet, revisorer
Handlingstyper
Rapportera till
förvaltningsstyrelsen
Handlingstyper
Handlingstyper
Uppgifter om handlingstyper finns i Dokumenthanteringsplan för KTH
Avveckla
stiftelse
Utreda urspungliga
viljan hos gåvogivaren.
Ansökan om
permutation/ ansökan
till Kammarkollegiet och
Skattemyndigheten.
Avregistrera stiftelse
hos Länsstyrelsen
Handlingstyper
2.4.3 Hantera stipendier
Denna process syftar till att hantera stipendier vid myndigheten.
Processen omfattar endast själva stipendiehanteringen – med annonsering/tillgängliggörande, tilldelning och
uppföljning/återrapportering – inte donationer, som redovisas i 2.4.4 Hantera bidrag, eller stiftelser, som redovisas i
2.4.2 Inrätta, förvalta och avveckla stiftelser.
Relaterade processer
1.4 Fatta verksamhetsbeslut
2.4.2 Inrätta, förvalta och avveckla stiftelser
2.4.4 Hantera bidrag
2.4.1 Bokföra
Bevarandeexemplar av beslut som fattas i aktivitet i processen redovisas i 1.4 Fatta verksamhetsbeslut.
Samtliga handlingar som tillkommer i processen är beskrivna i dokumenthanteringsplanen under
klassificeringskoden 2.4.3.
2.4.3 Hantera stipendier
(Process)
Fatta
verksamhetsbeslut
Annonsera/
tillgängliggöra
stipendier
Annonsering på KTH:s
webb och extern
webb
Tillhandahålla stöd
vid ansökan om
stipendium
Tilldela
stipendier
Granska ansökan, välja
ut ansökningar,
upprätta och expediera
beslut/avslag.
Följa upp och
återrapportera
Uppföljning av utdelat
medel
Studentens
återrapportering
För stipendier för EUprogram rangordnas
och nomineras
ansökningarna innan
beslut om
stipendieutdelning tas
av finansiären.
Handlingstyper
Handlingstyper
Handlingstyper
Uppgifter om handlingstyper finns i Dokumenthanteringsplan för KTH
2.4.4 Hantera bidrag
Denna process syftar till att hantera bidrag vid myndigheten. Med bidrag avses här både inkommande medel i form av
donationer, gåvor och bidrag samt centrala medel vid KTH som går att ansöka om.
Processen, när det gäller inkommande medel, avgränsas till att ta emot donationer, gåvor och bidrag samt att utreda
och besluta om dessa ska bilda stiftelser som KTH ska förvalta. Efter beslut om att bilda stiftelse hanteras själva
inrättandet, förvaltandet och avvecklingen av aktuell stiftelse i 2.4.2 Inrätta, förvalta och avveckla stiftelse.
Processbeskrivningen omfattar endast sådana utgående bidrag som kan sökas direkt från KTH, inte stipendier.
Hanteringen av stipendier redovisas i 2.4.3 Hantera stipendier.
Relaterade processer
1.4 Fatta verksamhetsbeslut
2.4.2 Inrätta, förvalta och avveckla stiftelse
2.4.3 Hantera stipendier
2.4.1 Bokföra
Bevarandeexemplar av beslut som fattas i aktivitet i processen redovisas i 1.4 Fatta verksamhetsbeslut.
Samtliga handlingar som tillkommer i processen är beskrivna i dokumenthanteringsplanen under klassificeringskoden
2.4.4.
2.4.4 Hantera bidrag
(Process)
Fatta
verksamhetsbeslut
Ta emot
inkommande
medel samt
ansökan om bidrag
Ta emot extern
donation/gåva/bidrag.
Ta emot ansökan om att få bidrag
av KTH, exempelvis från interna
och externa föreningar.
Handlingstyper
Utreda bidrag eller
bedöma ansökan
Utreda och fatta beslut om
donation/gåva/bidrag bör bilda
egen stiftelse att förvaltas av
KTH.
Bedöma och fatta beslut om
utbetalning av KTHs medel till
sökande.
Handlingstyper
Återrapportera
Delge KTHs beslut till berörd part:
Gällande inkommande medel genom
att meddela gåvogivaren om beslut att
bilda stiftelse eller annat sätt som
medlen ska hanteras .
Gällande bidragsansökan genom att
meddela om beviljande/avslag av
ansökan.
Handlingstyper
Uppgifter om handlingstyper finns i Dokumenthanteringsplan för KTH
Inrätta, avveckla
och förvalta
stiftelser
2.5 Hantera anställning (Huvudprocess)
2.5.1 Inrätta och tillsätta anställning
Utreda
behov
Annonsera
Göra urval
2.5.2 Förvalta och avveckla anställning
Förhandla och
besluta om
anställning
Förvalta
anställning
Hantera
överklagande
Avveckla
anställning
2.5.1 Inrätta och tillsätta anställning
Denna process syftar till att inrätta och tillsätta anställningar av professorer, lärare, forskare, doktorander och
teknisk/administrativ personal vid myndigheten.
Processen omfattar endast hantering av anställning fram till att en viss tjänst tillsatts samt överklagande av
tillsättning. Det administrativa kring anställning, så som lönehantering och förändringar i anställningsavtal, samt
avveckling av anställning, redovisas i 2.5.2 Förvalta och avveckla anställning.
Relaterade processer
1.4 Fatta verksamhetsbeslut
2.5.2 Förvalta och avveckla anställning
Bevarandeexemplar av beslut som fattas i aktivitet i processen redovisas i 1.4 Fatta verksamhetsbeslut.
Samtliga handlingar som tillkommer i processen är beskrivna i dokumenthanteringsplanen under klassificeringskoden
2.5.1.
Övrig information
Tillsättningen av alla typer av tjänster utom doktorandtjänster kan överklagas.
2.5.1 Inrätta och tillsätta anställning
(Delprocess)
Fatta
verksamhetsbeslut
Utreda behov
Annonsera
Utföra behovsanalys samt
fastställa anställningsprofil
eller besluta om
rekryteringstillstånd,
beroende på typ av
befattning.
Handlingstyper
Fatta
verksamhetsbeslut
Fatta
verksamhetsbeslut
Göra urval
Förhandla och
besluta om
anställning
Bedöma sökanden
och (vid
lärarbefattningar)
utse sakkunnig.
Handlingstyper
Handlingstyper
Förhandla om
anställningsvillkor
och besluta om
anställning eller
upprätta
anställningsavtal,
beroende på typ av
befattning.
Hantera
överklagande
Överklagande
inkommer till KTH,
som rättidsprövar
och överlämnar
ärendet till
Överklagandenämnden, som
prövar frågan och
utfärdar ett beslut.
Handlingstyper
Uppgifter om handlingstyper finns i Dokumenthanteringsplan för KTH
Handlingstyper
2.5.2 Förvalta och avveckla anställning
Denna process syftar till att förvalta och avveckla anställningar av lärare, forskare, doktorander och
teknisk/administrativ personal vid myndigheten.
Processen avgränsas till att beskriva hantering av anställning från det att en viss tjänst tillsats till att den avvecklats.
Rekryteringsförfarandet redovisas i 2.5.1 Inrätta och tillsätta anställning. Processen omfattar även överklaganden av
befordringsärenden.
Relaterade processer
1.4 Fatta verksamhetsbeslut
2.5.1 Inrätta och tillsätta anställning
2.4.1 Bokföra
Bevarandeexemplar av beslut som fattas i aktivitet i processen redovisas i 1.4 Fatta verksamhetsbeslut.
Samtliga handlingar som tillkommer i processen är beskrivna i dokumenthanteringsplanen under klassificeringskoden
2.5.2.
2.5.2 Förvalta och avveckla anställning
(Delprocess)
Fatta
verksamhetsbeslut
Fatta
verksamhetsbeslut
Förvalta
anställning
Avveckla
anställning
Hantera det administrativa runt
anställningen, så som förändringar i
anställningsavtal, löneförhandling,
beräknande och utbetalning av lön,
förmåner, utlägg och stipendier, trakasserioch diskrimineringsärenden,
befordringsärenden (och ev överklaganden
av befordringsärenden) med mera.
Avvecklande av anställning sker på grund av
arbetsbrist, personliga skäl , på anställds egen
begäran eller genom övergång till tjänstepension
eller sjukpension.
Handlingstyper
Handlingstyper
Uppgifter om handlingstyper finns i Dokumenthanteringsplan för KTH
2.6 Bedriva personalutbildning
Denna process syftar till att bedriva personalutbildning vid myndigheten.
Processen omfattar endast personalutbildningar som KTH bedriver för KTH:s personal. Övrig individuell
kompetensutveckling redovisas i förekommande fall i 2.5.2 Förvalta och avveckla anställning.
Relaterade processer
2.5.2 Förvalta och avveckla anställning
Samtliga handlingar som tillkommer i processen är beskrivna i dokumenthanteringsplanen under klassificeringskoden
2.6.
2.6 Bedriva personalutbildning
(Process)
Planera
utbildning
Utföra behovsinventering
Planera utbildning
Handlingstyper
Genomföra
utbildning
Föreläsare genomför kurs/program
Handlingstyper
Följa upp
utbildning
Följa upp och efterarbeta
utbildning
Handlingstyper
Uppgifter om handlingstyper finns i Dokumenthanteringsplan för KTH
2.7 Tillhandahålla och förvalta lokaler
Denna process syftar till att tillhandahålla och förvalta myndighetens lokaler.
Processen innefattar såväl planering och anskaffning av lokaler som service av dem i form av lokalvård, säkerhet,
hantverk, växel och posthantering. Upphandling eller inköp i samband med anskaffning av eller förvaltande av
lokaler redovisas i 2.8 upphandling och inköp.
Relaterade processer
2.4.1 Bokföra
2.8 Genomföra upphandling och inköp
Samtliga handlingar som tillkommer i processen är beskrivna i dokumenthanteringsplanen under
klassificeringskoden 2.7.
2.7 Tillhandahålla och förvalta lokaler
(Process)
Genomföra
upphandling och
inköp
Planera lokal
Planera respektive
lokal efter beslut
Handlingstyper
Anskaffa,
anpassa lokal
Anskaffning/förhyrning av lokaler
med tillhörande inredning och
utrustning, inklusive kalkylering och
finansiering
Anpassning av befintliga lokaler eller
där så krävs om- och nybyggnad
Handlingstyper
Förvalta/serva
lokal
Lokalerna förvaltas enligt modellen beställning –
utförande av uppdrag med inom områdena
• Lokalvård
• Säkerhet
• Hantverk
Inom förvaltning av lokaler tillhandahålls också växel
och posthantering. Lokalförvaltningen innefattar även
internuthyrning och andrahandsuthyrning mot extern
part
Handlingstyper
Uppgifter om handlingstyper finns i Dokumenthanteringsplan för KTH
2.8 Genomföra upphandling och inköp
Denna process syftar till att genomföra upphandling och inköp vid myndigheten.
Processen omfattar samtliga upphandlingar och inköp som sker vid KTH. Överprövningar som gäller upphandling eller
avrop mot ramavtal redovisas också i denna process.
Relaterade processer
2.4.1 Bokföra
Samtliga handlingar som tillkommer i processen är beskrivna i dokumenthanteringsplanen under klassificeringskoden
2.8.
2.8 Genomföra upphandling och inköp
(Process)
Förbereda
upphandling
och inköp
Ta emot svar
Välja ut
leverantör
Beställa/skriva
avtal
Hantera
överprövning
Inventera behov och ta
fram
förfrågningsunderlag.
Annonsera vid
upphandling, avropa mot
ramavtal och kontakta
leverantör vid
direktupphandling.
Handlingstyper
Ta emot anbud,
avropssvar och offerter.
Särskild procedur vid
postöppning av anbud
Om svaren ej lever upp
till KTH:s krav, om
leverantörerna
självmant drar tillbaka
sina svar eller om inga
svar inkommer avbryts
upphandlingen och
processen börjar om
från början.
Handlingstyper
Utvärdering och val av
leverantör (olika
tillvägagångssätt
beroende på typ av
avtal). Vid upphandling:
meddela anbud som ej
antagits.
Vid upphandling och avrop mot ramavtal
kan leverantör som inte valts ut överpröva
upphandlingen/avropet eller delar därav
(exempelvis förfrågningsunderlaget eller
utvärderingen) hos förvaltningsdomstol.
Domstolen skickar en kopia på inlagan till
KTH och båda parter får därefter möjlighet
att yttra sig i frågan innan domstolen
avkunnar en dom. Om överprövandet
avvisas kan klaganden överklaga till högre
instans. Om överprövandet inte
överklagas fortsätter
upphandlingsprocessen med
avtalstecknande. I de fall domstolen
bifaller överprövandet åläggs KTH att göra
om hela eller delar av
upphandlingen/avropet.
Handlingstyper
Handlingstyper
Handlingstyper
Uppgifter om handlingstyper finns i Dokumenthanteringsplan för KTH
2.9 Bevara och tillgängliggöra allmänna handlingar
Denna process syftar till att bevara och tillgängliggöra myndighetens allmänna handlingar. Till detta hör att värdera,
klassificera, strukturera, skydda och vårda handlingarna.
Processen innefattar även framtagande av handlingar som tjänar som sökingångar till information som uppstår i andra
processer så som listor över examensarbeten och personalförteckningar. Den innefattar också systeminventering och
framtagande av bevarandeåtgärder för verksamhetssystem på lång sikt. Processen innefattar inte utlämnande av
allmänna handlingar som redovisas i 2.3.2 Lämna ut allmänna handlingar.
Relaterade processer
2.3.2 Lämna ut allmänna handlingar
Samtliga handlingar som tillkommer i processen är beskrivna i dokumenthanteringsplanen under klassificeringskoden
2.9.
2.9 Bevara och tillgängliggöra allmänna
handlingar (Process)
Informationsbedöma/
utvärdera
bevarandeåtgärd
Inventera
Inventera
informationsbestånd
Inventera nya
handlingstyper
Inventera system
Gallringsutredning
Följa
dokumenthanterings
planen
Utforma
bevarandeplaner
Handlingstyper
Klassificera, ordna och
förteckna
Rensa/gallra, uppdatera
arkivredovisningen
Handlingstyper
Handlingstyper
Uppgifter om handlingstyper finns i Dokumenthanteringsplan för KTH
Leverera till arkiv
Leverans till centralarkiv
Leverans till e-arkiv
Leverans till närarkiv
Leverans till arkivmyndighet
Leverans till annan
myndighet
Handlingstyper
2.10 Hantera informationssäkerhet
Denna process syftar till att säkerställa myndighetens informationssäkerhet. Till detta hör både bedömning av risker
och vidtagande av förebyggande åtgärder såväl som hantering av incidenter.
Processen omfattar inte lokalsäkerhet, som redovisas i 2.7 Tillhandahålla och förvalta lokaler.
Relaterade processer
2.7 Tillhandahålla och förvalta lokaler
Samtliga handlingar som tillkommer i processen är beskrivna i dokumenthanteringsplanen under klassificeringskoden
2.10.
2.10 Hantera informationssäkerhet (Process)
Bedöma risker och
hotbild
Genomföra informationsklassning
Bedöma användandet av
personuppgifter inom KTH
Vidta
säkerhetsåtgärder
Skydda informationstillgångar genom
behörighetshantering , information,
planering inför incidenter och avtal
Handlingstyper
Handlingstyper
Hantera incidenter
Hantera interna och
externa dataintrång eller
sabotage som hotar
informationstillgångarna
Hantera skada av analog
information
Handlingstyper
Uppgifter om handlingstyper finns i Dokumenthanteringsplan för KTH
2.11 Tillhandahålla IT-stöd
Denna process syftar till att tillhandahålla IT-stöd vid myndigheten. Till stöd räknas anskaffning/implementation, drift,
förvaltning och utveckling av system samt teknisk support.
Processen omfattar inte hanteringen av informationssäkerhetsincidenter. Dessa redovisas i 2.10 Hantera
informationssäkerhet. Upphandling i samband med anskaffning/implementation eller annan del av processen
redovisas i 2.8 Genomföra upphandling och inköp.
Relaterade processer
2.8 Genomföra upphandling och inköp
2.10 Hantera informationssäkerhet
Samtliga handlingar som tillkommer i processen är beskrivna i dokumenthanteringsplanen under klassificeringskoden
2.11.
2.11 Tillhandahålla IT-stöd
(Process)
Genomföra
upphandling och
inköp
Anskaffa och
implementera
tekniskt stöd
Förbereda och utföra
anskaffning och implementation
av tekniskt stöd samt utveckla
nya tekniska stöd vid behov.
Handlingstyper
Drifta, förvalta och
tillhandahålla support
Säkerställa att drift och
förvaltning av tekniska stöd
fungerar samt tillhandahålla
teknisk support.
Handlingstyper
Uppgifter om handlingstyper finns i Dokumenthanteringsplan för KTH
2.12 Kommunicera bilden av KTH
Denna process syftar till att kommunicera bilden av myndigheten. Detta åstadkoms genom att förmedla en positiv och
rättvisande bild av KTH via olika kommunikationskanaler.
Processen omfattar vid sidan av intern och extern kommunikation i exempelvis tidningar och på webben även
kontakten med KTH:s alumner.
Samtliga handlingar som tillkommer i processen är beskrivna i dokumenthanteringsplanen under klassificeringskoden
2.12.
2.12 Kommunicera bilden av KTH (Process)
Planera
kommunikationsobjekt
Planera innehåll och
struktur för objektet
Handlingstyper
Ta fram
kommunikationsobjekt
Ta fram utkast och fastställa
kommunikationsobjekt
Handlingstyper
Leverera
kommunikationsobjekt
Kommunicera ut objektet
genom t ex utskick eller
publicering
Handlingstyper
Uppgifter om handlingstyper finns i Dokumenthanteringsplan för KTH
2.13 Hantera akademiska utnämningar och pris
Denna process syftar till att hantera akademiska utnämningar och pris vid myndigheten. Med akademiska utnämningar
avses docent, affilierad professor och hedersdoktor, medan pris syftar till KTH:s stora pris.
Processen innefattar förslag/ansökan och tilldelning rörande utnämning. Utnämningsceremoni och utdelning av pris
beskrivs i 2.14 Hantera akademiska högtider.
Relaterade processer
1.4 Fatta verksamhetsbeslut
2.14 Hantera akademiska högtider
Bevarandeexemplar av beslut som fattas i aktivitet i processen redovisas i 1.4 Fatta verksamhetsbeslut.
Samtliga handlingar som tillkommer i processen är beskrivna i dokumenthanteringsplanen under klassificeringskoden
2.13.
2.13 Hantera akademiska utnämningar och pris (Process)
Fatta
verksamhetsbeslut
Ansökan/förslag
till utnämning
inkommer
Förslag på utnämning
inkommer till KTH från
fakultet/anställda eller från
allmänheten (KTH:s stora
pris). Anställd ansöker själv
om att utnämnas till docent.
Granska
ansökan/förslag
Fakultetsrådet/rektor granskar
förslaget
Sakkunniga ger utlåtande för
docenter
Handlingstyper
Besluta om
utnämning
Beslut om utnämning
Handlingstyper
Handlingstyper
Uppgifter om handlingstyper finns i Dokumenthanteringsplan för KTH
2.14 Hantera akademiska högtider
Denna process syftar till att hantera akademiska högtider vid myndigheten. Med akademiska högtider avses
professorsinstallationer, promotion av doktorer och hedersdoktorer samt utdelning av olika diplom och KTH:s stora
pris.
Processen innefattar genomförande av högtidsceremoni. Hanteringen av akademiska utnämningar och pris redovisas i
2.13 Hantera akademiska utnämningar och pris. Upphandling och inköp som genomförs i samband med planeringen av
högtiden redovisas i 2.8 Genomföra upphandling och inköp.
Relaterade processer
2.8 Genomföra upphandling och inköp
2.13 Hantera akademiska utnämningar och pris
Samtliga handlingar som tillkommer i processen är beskrivna i dokumenthanteringsplanen under klassificeringskoden
2.14.
2.14 Hantera akademiska högtider (Process)
Genomföra
upphandling och
inköp
Planera uppdrag
Förberedelser inför installation av
professorer, promotion av doktorer och
hedersdoktorer samt diplomutdelning
för arkitekter, civilingenjörer, magistrar
och högskoleingenjörer och utdelning av
KTHs stora pris. Till planeringen hör bl a
att boka lokaler, hantera beställningar
av mat, ljus, hattar etc, ta fram
trycksaker och uppdatera KTH:s webb.
Genomföra
uppdrag
Högtiderna genomförs i
Stockholms Stadshus
Handlingstyper
Följa upp
uppdrag
Uppföljningsenkät går ut till
de medverkande
(installandi, promovendi,
och KTH:s fakultet).
Handlingstyper
Handlingstyper
Uppgifter om handlingstyper finns i Dokumenthanteringsplan för KTH
2.15 Bedriva biblioteksverksamhet
Denna process syftar till att bedriva biblioteksverksamhet vid myndigheten. Processen är ej kartlagd i den mån som
behövs för en processbeskrivning.
2.15 Bedriva biblioteksverksamhet (Process)
Processkarta ej ännu utvecklad
3 Bedriva utbildning (Verksamhetsområde)
3.7 Hantera samverkan för
utbildning
3.7.1 Hantera
internationella avtal,
finansiering och
studerandeutbyte
3.7.2 Hantera
näringslivssamverkan
för utbildning
3.1 Hantera generella ärenden inom utbildning
3.5 Genomföra uppdragsutbildning
3.2 Planera/revidera utbildningsutbud
3.2.1 Förändra utbud
av program på grund
och avancerad nivå
3.2.2 Förändra utbud
av kurser på grund-,
avancerad- och
forskarnivå
3.2.3 Förändra utbud
av doktorsprogram
och
forskarutbildningsämne
3.3 Genomföra studentrekrytering
3.4 Genomföra utbildning på grund-, avancerad och forskarnivå
3.4.1 Genomföra programomgång
Genomföra programomgång
Förbereda
programomgång
Inskrivning
Utvärdera
programomgång
Genomföra utbildning
3.4.2 Genomföra kursomgång
Förbereda
kursomgång
Upprop och
registrering
Genomföra
undervisning
Genomföra
examination
Utvärdera
kursomgång
3.6 Utbilda student på grund-, avancerad- och forskarnivå
3.6.1 Anta och registrera student
3.6.2 Administrera pågående studier
3.6.3 Administrera disciplinärenden
3.6.4 Tillhandahålla studentservice
3.6.5 Examinera student
3.1 Hantera generella ärenden inom utbildning
Denna process syftar till att hantera generella ärenden inom utbildning som inte kan kopplas till någon specifik
process inom verksamhetsområdet.
Processen visar en generell handläggningsprocess och är inkluderad i klassificeringsstrukturen för att fånga upp
processer och verksamhet som ännu inte identifierats som egna processer eller aktiviteter i processer. Denna process
omfattar diarieförda handlingar och strukturenheten används främst för klassificering vid diarieföring.
3.1 Hantera generella ärenden inom utbildning
(Process)
Initiera/planera
ärende
Genomföra
ärende
Avsluta ärende
3.2 Planera/revidera utbildningsutbud
(Processgrupp)
3.2.1 Förändra utbud av program på grund- och avancerad
nivå
Förslag på
inrättande eller
avveckling av
program
Beredning av
förslag
Besluta om
inrättande eller
avveckling
3.2.2 Förändra utbud av kurser på grund-, avancerad och
forskarnivå
Förslag på
inrättande eller
avveckling av
kurs
Beredning av
förslag
Besluta om
inrättande eller
avveckling
3.2.3 Förändra utbud av doktorsprogram och
forskarutbildningsämne
Förslag på
inrättande,
avveckling eller
revidering
Beredning av
förslag
Besluta om
inrättande,
avveckling eller
revidering
3.2.1 Förändra utbud av program på grund- och avancerad nivå
Denna process syftar till att förändra programutbud vid myndigheten. Förändring kan gälla inrättande av nytt program
eller avveckling av befintligt program.
Processen omfattar ej mindre revideringar av program. Dessa ingår i 3.4.1 Genomföra programomgång.
Relaterade processer
1.4 Fatta verksamhetsbeslut
3.2.2 Förändra utbud av kurser på grund-, avancerad och forskarnivå
3.4.1 Genomföra programomgång
Bevarandeexemplar av beslut som fattas i aktivitet i processen redovisas i 1.4 Fatta verksamhetsbeslut.
Samtliga handlingar som tillkommer i processen är beskrivna i dokumenthanteringsplanen under klassificeringskoden
3.2.1.
3.2.1 Förändra utbud av program på grundoch avancerad nivå (Process)
Förslag på inrättande
eller avveckling av
program
Skolorna lämnar förslag till
nytt program
Ansökan om avveckling
lämnas av skolan eller
initieras av rektor.
Ansökan om inrättande av
program i samarbete med
annat eller andra
lärosäten.
Handlingstyper
Fatta
verksamhetsbeslut
Fatta
verksamhetsbeslut
Beredning av förslag
Besluta om inrättande
eller avveckling
Förslag bereds i Utbildningsutskott i
dialog med berörd skola.
Förslag på inrättande/avveckling lämnas
till rektor av fakultetsrådet.
Beredning av ansökan om program i
samarbete med annat eller andra
lärosäten.
Handlingstyper
Beslut om inrättande och
avveckling av program på
grund och avancerad nivå
fattas av rektor.
Beslut om inrättande av
program i samarbete med
annat eller andra lärosäten.
Handlingstyper
Uppgifter om handlingstyper finns i Dokumenthanteringsplan för KTH
Förändra utbud
av kurser
Genomföra
programomgång
3.2.2 Förändra utbud av kurser på grund-, avancerad och forskarnivå
Denna process syftar till att förändra kursutbud vid myndigheten. Förändring kan gälla inrättande av ny kurs eller
avveckling av befintlig kurs.
Processen omfattar ej mindre revideringar av kurs. Dessa ingår i 3.4.2 Genomföra kursomgång. Inrättande, avveckling
samt revidering av uppdragsutbildning redovisas i 3.5 Genomföra uppdragsutbildning.
Relaterade processer
1.4 Fatta verksamhetsbeslut
3.4.2 Genomföra kursomgång
3.5 Genomföra uppdragsutbildning
Bevarandeexemplar av beslut som fattas i aktivitet i processen redovisas i 1.4 Fatta verksamhetsbeslut.
Samtliga handlingar som tillkommer i processen är beskrivna i dokumenthanteringsplanen under klassificeringskoden
3.2.2.
3.2.2 Förändra utbud av kurser på grund-,
avancerad och forskarnivå (Process)
Genomföra
uppdragsutbildning
Förslag på
inrättande eller
avveckling av kurs
Fatta
verksamhetsbeslut
Beredning av förslag
Utbud av kurser inom KTH:s
programutbud hanteras av
ansvarig skola
Utbud av
vidareutbildningskurser, föreslås
av berörd skola genom ansökan i
Kopps
Handlingstyper
Ansvarig skola bereder sina
egna kurser
Handlingstyper
Besluta om inrättande
eller avveckling
Beslut om inrättande, fastställande eller
avveckling av kurs i program fattas av
skolchef
Beslut om inrättande/avveckling av kurs för
examensarbete fattas av respektive
skolchef
Handlingstyper
Uppgifter om handlingstyper finns i Dokumenthanteringsplan för KTH
Genomföra
kursomgång
3.2.3 Förändra utbud av doktorsprogram och forskarutbildningsämne
Denna process syftar till att förändra utbud av doktorsprogram och forskarutbildningsämne vid myndigheten. Till
förändring hör inrättande, avveckling eller revidering av doktorsprogram/forskarutbildningsämne.
Processen ska ses i förhållande till att genomförandet av forskarutbildning utgår ifrån den enskilde doktoranden eller
forskarstuderanden i stället för att en omgång av programmet eller utbildningsämnet genomförs. Detta gör att en
starkare koppling mellan utbildningsutbud och utbilda student finns för doktorander och forskarstuderande.
Relaterade processer
1.4 Fatta verksamhetsbeslut
3.6 Utbilda student på grund, avancerad och forskarnivå
Bevarandeexemplar av beslut som fattas i aktivitet i processen redovisas i 1.4 Fatta verksamhetsbeslut.
Samtliga handlingar som tillkommer i processen är beskrivna i dokumenthanteringsplanen under klassificeringskoden
3.2.3.
3.2.3 Förändra utbud av doktorsprogram och
forskarutbildningsämne (Process)
Förslag på inrättande,
avveckling eller
revidering
Förslaget kan gälla:
• nytt doktorsprogram med
befintliga ämnen
• nytt ämne i befintligt program
• nytt ämne och nytt program
• att ett ämne flyttas från ett
program till ett annat
• avveckling av doktorsprogram
eller forskarutbildningsämne
• Reviderad studieplan för
forskarutbildningsämne
Fatta
verksamhetsbeslut
Fatta
verksamhetsbeslut
Beredning av förslag
Besluta om inrättande,
avveckling eller
revidering
Förslag bereds av
Utbildningsutskottet
Beslut om inrättande och avveckling av
forskarutbildningsämne och
doktorsprogram fattas av
fakultetsrådet.
Allmän studieplan för
forskarutbildningsämne och
programbeskrivning för
doktorsprogram fastställs av
fakultetsrådet
Förslag på inrättande, avveckling
eller revidering av
forskarutbildningsämne eller
doktorsprogram tas fram av
berörd skola
Handlingstyper
Handlingstyper
Handlingstyper
Uppgifter om handlingstyper finns i Dokumenthanteringsplan för KTH
Utbilda student
på grund-,
avancerad och
forskarnivå
3.3 Genomföra studentrekrytering
Denna process syftar till att genomföra studentrekrytering till de olika utbildningarna på KTH.
Processen innefattar endast rekrytering. Antagning redovisas i 3.6.1 Anta och registrera student.
Rekryteringsomgångarna relaterar till antagningsomgångarna och innefattar aktiviter både inför antagning och för
antagna studenter.
Relaterade processer
3.6.1 Anta och registrera student
Samtliga handlingar som tillkommer i processen är beskrivna i dokumenthanteringsplanen under
klassificeringskoden 3.3.
3.3 Genomföra studentrekrytering
(Process)
Anta och
registrera
student
Planera
rekryteringsomgång
Rekryteringsomgången
planeras utifrån nationell
och internationell
kommunikationsplan.
Mål för rekrytering arbetas
fram med hänsyn till KTH:s
uppdrag.
Handlingstyper
Genomföra
rekryteringsaktiviteter
Nationell och internationell
utbildningskatalog tas fram och distribueras
(underlag från planera/revidera
utbildningsutbud och genomföra utbildning
Studentambassadörer används för nationell
rekrytering till riktade målgrupper.
Marknadsföringsmaterial tas fram och
distribueras
Genomföra aktiviteter
för antagna
Information skickas till
antagna
Studentambassadörer
genomför träffar med
nationellt antagna studenter
Handlingstyper
Handlingstyper
Uppgifter om handlingstyper finns i Dokumenthanteringsplan för KTH
Utvärdera
rekrytering
Uppföljning av målen för
antagning.
Handlingstyper
3.4 Genomföra utbildning på grund-,
avancerad och forskarnivå (Processgrupp)
3.4.1 Genomföra programomgång
Förbereda
programomgång
Genomföra utbildning
Inskrivning
Utvärdera
programomgång
3.4.2 Genomföra kursomgång
Förbereda
kursomgång
Upprop och
registrering
Genomföra
undervisning
Genomföra
examination
Utvärdera
kursomgång
3.4.1 Genomföra programomgång
Denna process syftar till att genomföra programomgång vid myndigheten. Med programomgång avses genomförandet
av ett program, från början till slut, för en given period.
Processen omfattar förberedandet av programomgång, inskrivning och utvärdering av omgång. Genomförandet av
själva utbildningen sker i 3.4.2 Genomföra kursomgång.
Relaterade processer
3.2 Planera/revidera utbildningsutbud
3.5 Genomföra studentrekrytering
3.4.2 Genomföra kursomgång
3.6.1 Anta och registrera student
Samtliga handlingar som tillkommer i processen är beskrivna i dokumenthanteringsplanen under klassificeringskoden
3.4.1.
3.4.1 Genomföra programomgång (Process)
Genomföra
studentrekrytering
Planera/revidera
utbildningsutbud
Förbereda
programomgång
Fastställa utbildningsplan inkl.
kurser för programomgång
Registrering av programomgång i
KOPPS
Anta student
Genomföra
kursomgång
Inskrivning
Genomföra
utbildning
Upprop och
registrering
Utbildningen bedrivs
genom kurser se
genomföra kursomgång
Framtagning av underlag för
rekrytering och information
Handlingstyper
Handlingstyper
Uppgifter om handlingstyper finns i Dokumenthanteringsplan för KTH
Utvärdera
programomgång
Centralt reglerad
uppföljning sker av
programomgångarna.
Skolorna kan genomföra
egna uppföljningar
Handlingstyper
3.4.2 Genomföra kursomgång
Denna process syftar till att genomföra kursomgång vid myndigheten. En och samma kurs kan ges flera gånger under
samma termin och kursomgången är det som skiljer dem åt.
Processen omfattar fristående kurser och kurser som ingår i program. Programmen i sig redovisas i 3.4.1 Genomföra
programomgång.
Relaterade processer
3.2 Planera/revidera utbildningsutbud
3.4.1 Genomföra programomgång
3.6.1 Anta och registrera student
Samtliga handlingar som tillkommer i processen är beskrivna i dokumenthanteringsplanen under klassificeringskoden
3.4.2.
3.4.2 Genomföra kursomgång (Process)
Anta och
registrera
student
Planera/revidera
utbildningsutbud
Förbereda
kursomgång
Schemaläggning
Ta fram kursomgångsspecifik
information
Uppdatera Ladok och Kopps
Upprätta sidor i Bilda/KTH Social eller
annan läroplattform
Lägga ut information om kurs på KTH
webb
Examinera
student
Upprop och
registrering
Genomföra
undervisning
Genomföra
examination
Lämna ut
examinationsfrågor,
rättning av
tentamensskrivning etc.
Rapportera resultat
Underlag för registrering på
kursomgång. Registrering
genomförs av utbildningskansli
alt. studenten.
Utvärdera
kursomgång
Genomföra
kursutvärdering
Handlingstyper
Handlingstyper
Handlingstyper
Handlingstyper
Uppgifter om handlingstyper finns i Dokumenthanteringsplan för KTH
Handlingstyper
3.5 Genomföra uppdragsutbildning
Denna process syftar till att genomföra myndighetens uppdragsutbildning. Med uppdragsutbildning avses särskild
utbildning som mot en avgift anordnas efter en uppdragsgivares beställning
Processen omfattar all uppdragsutbildning. Inrättande av kurs som kan vara examensgrundande redovisas i 3.2.2
Förändra utbud av kurser och utfärdande av examensbevis redovisas i 3.6.5 Examinera student.
Relaterade processer
1.4 Fatta verksamhetsbeslut
3.2.2 Förändra utbud av kurser
3.4.1 Genomföra programomgång
3.4.2 Genomföra kursomgång
3.6.5 Examinera student
Bevarandeexemplar av beslut som fattas i aktivitet i processen redovisas i 1.4 Fatta verksamhetsbeslut.
Samtliga handlingar som tillkommer i processen är beskrivna i dokumenthanteringsplanen under klassificeringskoden
3.5.
Övrig information
Processen har två alternativa första aktiviteter – antingen påbörjas processen med en beställning av utbildning från
uppdragsgivare eller genom att KTH utreder och skapar förutsättningar för utbildning. Deltagare ska för ej poängsatta
kurser få ett kursintyg och för övriga kurser ett kursbevis. Om uppdragsutbildningen har samma nivå som utbildning på
grund- eller avancerad nivå, kan deltagaren examineras. Utbildningen kan även vara fristående kurs eller ingå som en
kurs i ett program.
3.5 Genomföra uppdragsutbildning (Process)
Beställning från
uppdragsgivare till
skola
Dialog mellan KTH och
uppdragsgivare .
Alternativt en
behovsinventering
eller -analys utförd av
KTH
Handlingstyper
Utreda och skapa
förutsättning för
utbildning
Förändra utbud
av kurser
Fatta
verksamhetsbeslut
Inrätta och utforma
kurser eller
kurspaket
Genomföra
kursomgång
Utse deltagare
Genomföra
programomgång
Genomföra
utbildning
Avsluta kurs
I de fall
examensbevis
utfärdas: samma
process som
”Examinera
student”
Utbildning kan ske via
enstaka kurser/kurspaket
inom grund och avancerad
nivå eller kurspaket som är
examensgrundande. De
kan vara befintliga kurser/paket eller speciellt
framtagna
Handlingstyper
KTH erbjuder färdig
uppdragsutbildning
vars innehåll kan
behovsanpassas.
Handlingstyper
Handlingstyper
Uppgifter om handlingstyper finns i Dokumenthanteringsplan för KTH
Handlingstyper
Examinera
student
3.6 Utbilda student på grund-, avancerad och
forskarnivå (Huvudprocess)
3.6.1 Anta och registrera student
Publicera
utbildningsutbud
Ta emot
ansökan
Meritvärdering och
urval
3.6.2 Administrera pågående studier
3.6.5 Examinera student
Termins- och
kursregistrering
Informera
studenter
Registrering
av urval
Studier
utomlands
Avvikelse från
nominell
studieplan
Val av inriktning
och kurser
Hantera
överklagande
Hantera
överklagande
Hantera
ansökan om
överprövning av
betyg
Hantera
överklaganden
Alternativt
urval
Hantera
överklagande
Examinera
kursstudent
3.6.3 Administrera disciplinärenden
Ta emot
anmälan
Utreda
ärende
Föredra
ärende
Avgöra ärende
Hantera
överklagande
Avskriva
ärende/utfärda
varning
3.6.4 Tillhandahålla studentservice
Stöd för studenter
med funktionsnedsättning
Service för
internationella
studenter
Extern process:
Bedriva
kårverksamhet
(THS)
Studie- och
karriärsvägledning
Studenthälsa
Utfärda
examensbevis
Hantera lic och
disputation
3.6.1 Anta och registrera student
Denna process syftar till att anta och registrera studenter vid myndigheten.
Processen omfattar både studenter och forskarstudenter – se övrig information nedan gällande forskarstudenter.
Relaterade processer
3.2.3 Förändra utbud av doktorsprogram och forskarutbildningsämne
3.3 Genomföra studentrekrytering
3.4.1 Genomföra programomgång
3.4.2 Genomföra kursomgång
2.5.1 Inrätta och tillsätta anställning
Samtliga handlingar som tillkommer i processen är beskrivna i dokumenthanteringsplanen under klassificeringskoden
3.6.1. Individuell studieplan för doktorander beskrivs inom ramen för 2.5.1 Inrätta och tillsätta anställning.
Övrig information
Doktoranderna är automatiskt behöriga samt garanterad plats till de kurser som ingår i deras individuella studieplan,
varför doktorander inte behöver ansöka om antagning utan endast registreras på kurs. Meritvärdering varierar mellan
olika mastersprogram och kurser. Alternativt urval sker via matematik- och fysikprov samt arbetsprover för
arkitekturutbildningen. Tillgängliggörandet av utbildningsutbudet i stort redovisas i 3.3 Genomföra studentrekrytering.
3.6.1 Anta och registrera student (Delprocess)
Genomföra
programomgång
Extern process:
Ansöka via
antagning.se
Publicera
utbildningsutbud
Genomföra
kursomgång
Ta emot
ansökan
Genomföra
kursomgång
Meritvärdering och
urval
Informera
studenter
Ansökan sker
genom
nationellt
system eller
lokalt
ansökningsförfarande.
Prov som ger
”meritvärden”
Reell
kompentensbedömning
Genomföra
programomgång
Hantera
överklagande
Alternativt urval
Tillgängliggöra
utbildning via
antagning.se
Registrering av
urval
För ansökningar med
nationell antagning
görs bedömning för
urval .
Lokal antagning till
senare delen av
antagningen.
Tillgodoräknanden.
Antagningsbesked
Information
om kurs
Överklagande
rörande
antagning
hanteras via
Överklagandenämnden för
högskolan
Antagen
student på
grund-,
avancerad och
forskarnivå
registreras på
kurs
Handlingstyper
Handlingstyper
Handlingstyper
Handlingstyper
Handlingstyper
Handlingstyper
Handlingstyper
Uppgifter om handlingstyper finns i Dokumenthanteringsplan för KTH
3.6.2 Administrera pågående studier
Denna process syftar till att administrera studenters och doktoranders pågående studier.
Processen omfattar både aktiviteter som inträffar ibland, så som hantering av studier utomlands och avvikelse från
nominell studieplan, och fasta aktiviteter, så som termins- och kursregistrering.
Relaterade processer
3.6.1 Anta och registrera student
3.7.1 Hantera internationella avtal, finansiering och studerandeutbyte
Samtliga handlingar som tillkommer i processen är beskrivna i dokumenthanteringsplanen under klassificeringskoden
3.6.2.
Hantera
internationella
avtal, finansiering
och
studerandeutbyte
3.6.2 Administrera pågående studier (Delprocess)
Anta och
registrera
student
Termins- och kursregistrering
Studier utomlands
Hantera
överklagande
Individärenden för den
enskilda studentens
studier utomlands.
Överklagande gällande
tillgodoräknande och
annan meritering.
Handlingstyper
Avvikelse från nominell
studieplan
Hantera
överklagande
Tillgodoräknande av
kurs, utbyte av kurs,
dispenser, individuell
studieinriktning,
ändring av
studiestatus.
Överklagande
gällande
tillgodoräknande och
annan meritering.
Val av inriktning och kurser
Hantera
överklagande
Studenten ska göra
studieanmälan för att bli
uppflyttad. Uppflyttade
studenter kan
terminsregistrera sig
Studenten registrerar sig
på varje enskild kurs.
Hantera studenters val av
inriktning och kurser enligt
nominell studieplan.
Överklagande gällande
tillgodoräknande och annan
meritering.
Handlingstyper
Handlingstyper
Handlingstyper
Uppgifter om handlingstyper finns i Dokumenthanteringsplan för KTH
3.6.3 Administrera disciplinärenden
Denna process syftar till att administrera disciplinärenden vid myndigheten. Disciplinärenden uppkommer främst i
samband med misstanke om fusk, men kan även gälla störande beteende eller trakasserier.
Processen omfattar disciplinärenden som rör studenter. Trakasseri- och diskrimineringsärenden rörande anställda vid
KTH redovisas i 2.5.2 Förvalta och avveckla anställning.
Relaterade processer
1.4 Fatta verksamhetsbeslut
2.5.2 Förvalta och avveckla anställning
Bevarandeexemplar av beslut som fattas i aktivitet i processen redovisas i 1.4 Fatta verksamhetsbeslut.
Samtliga handlingar som tillkommer i processen är beskrivna i dokumenthanteringsplanen under klassificeringskoden
3.6.3.
3.6.3 Administrera disciplinärenden (Delprocess)
Fatta
verksamhetsbeslut
Ta emot
anmälan
Anmälan inkommer till
UF från lärare (blankett
finns på intranätet).
Utreda ärende
Föredra ärende
Handläggare tar emot
ärendet. Jurist tar in ev
kompletterande
uppgifter/handlingar
från anmälaren . Den
anmälde får tillfälle att
yttra sig i ärendet.
Jurist föredrar ärendet
för rektor. Rektor kan
välja att avskriva ärendet
eller utfärda en varning
till den anmälde direkt,
annars går ärendet
vidare till
disciplinnämnden.
Fatta
verksamhetsbeslut
Avgöra ärende
Hantera
överklagande
Ärendet föredras för
Disciplinnämnden som
fattar beslut i ärendet.
Meddelande om beslut
skrivs och skickas till den
anmälde studenten
samma dag.
Avskriva
ärende/utfärda
varning
Handlingstyper
Överklagande som
inkommer till KTH från
studenten rättidsprövas
och överlämnas till
förvaltningsrätten, som
prövar frågan och lämnar
ett beslut.
Disciplinnämndens beslut
får vid överklagande ingen
verkan (t ex vid
avstängning) under tiden
som målet avgörs i
domstol.
Handlingstyper
Handlingstyper
Handlingstyper
Handlingstyper
Uppgifter om handlingstyper finns i Dokumenthanteringsplan för KTH
3.6.4 Tillhandahålla studentservice
Denna process syftar till att tillhandahålla studentservice vid myndigheten.
Processen avgränsas endast till KTHs egen service gentemot sina studenter. Studentkårens (THS) studentservice omfattas
inte av KTH:s arkivredovisning. Service innefattar stöd till studenter med funktionsnedsättning, in- och utresande
studenter, studie- och karriärsutveckling, stöd för kommersialisering och affärsidéer samt studenthälsa.
Samtliga handlingar som tillkommer i processen är beskrivna i dokumenthanteringsplanen under klassificeringskoden
3.6.4.
3.6.4 Tillhandahålla studentservice (Delprocess)
Stöd för studenter
med funktionsnedsättning
Stödåtgärder, särskilda
hjälpmedel
Individuell studiegång/
examination, inläsning
av kurslitteratur etc.
Service för
internationella
studenter
KTH Bostad:
studentbostäder åt
utländska utbytes- och
masterstudenter
Extern process:
Bedriva
kårverksamhet
(THS)
Studie- och
karriärsvägledning
Studievägledare på resp. skola :
för resp. program;
Centrala studievägledare:
generellt om KTH:s utbildning
o
o
Handlingstyper
Handlingstyper
Kartlägga studentens behov,
vägleda
Kurser i studievanor/metoder
Handlingstyper
Uppgifter om handlingstyper finns i Dokumenthanteringsplan för KTH
Studenthälsa
Extern firma
o Sjukvårdsservice/
kurator
o Vaccinationer
o Förberedande
kurser i
studievanor/hälsa
Handlingstyper
3.6.5 Examinera student
Denna process syftar till att examinera studenter vid myndigheten.
Processen omfattar den enskilde studentens svar på olika former av examination och doktoranders licentiat- och
doktorsavhandlingar. Formerna för examination (den aktuella tentan, laborationen, övningsuppgiften etc.) redovisas i
3.4.2 Genomföra kursomgång.
Relaterade processer
1.4 Fatta verksamhetsbeslut
3.4.2 Genomföra kursomgång
Bevarandeexemplar av beslut som fattas i aktivitet i processen redovisas i 1.4 Fatta verksamhetsbeslut.
Samtliga handlingar som tillkommer i processen är beskrivna i dokumenthanteringsplanen under klassificeringskoden
3.6.5.
Genomföra
kursomgång
3.6.5 Examinera student (Delprocess)
Utfärda examensbevis
Examinera kursstudent
Hantera
ansökan om
omprövning av
betyg
Resultat av
examinationsmoment
registreras i Ladok
Inlämnade
examinationsuppgifter
hämtas ut efter
registrering
Fatta
verksamhetsbeslut
Hantera
licentiat och
disputation
Förberedelser och
dokumentation rörande
licentiatseminarium och
disputation
Ansvarig skola förbereder
underlag och
examensansökan
UF/AUA kontrollera underlag i
Ladok samt övriga handlingar
Beslut om att examen ska
utfärdas fattas av rektor
genom underskrift av
examensbevis
Utfärdad examen registreras i
Ladok
Handlingstyper
Handlingstyper
Handlingstyper
Uppgifter om handlingstyper finns i Dokumenthanteringsplan för KTH
3.7 Hantera samverkan för utbildning (Processgrupp)
3.7.1 Hantera internationella avtal, finansiering och studerandeutbyte
Undersöka
förutsättningar
för samverkan
Ansöka om
extern
finansiering
Fastställa
förutsättningar för
projekt
Påbörja beviljat
projekt
Diskutera avtal
med
partneruniversitet
Fastställa
förutsättningar för
projekt
3.7.2 Hantera näringslivssamverkan för utbildning
Undersöka möjliga
samarbetspartners,
upprätta och underhålla
kontakt
Rapportera till
extern finansiär
3.7.1 Hantera internationella avtal, finansiering och studerandeutbyte
Denna process syftar till att hantera internationella avtal, finansiering och studerandeutbyte inom utbildning vid
myndigheten.
Processen omfattar inte individuella undervisningsavtal, undervisningsavtal/studiekontrakt/Learning agreement (LA). LA
återfinns i 3.6.2 Administrera pågående studier.
Relaterade processer
1.4 Fatta verksamhetsbeslut
3.6.2 Administrera pågående studier
Bevarandeexemplar av beslut som fattas i aktivitet i processen redovisas i 1.4 Fatta verksamhetsbeslut.
Samtliga handlingar som tillkommer i processen är beskrivna i dokumenthanteringsplanen under klassificeringskoden
3.7.1.
3.7.1 Hantera internationella avtal, finansiering och studerandeutbyte (Process)
Undersöka
förutsättningar
för samverkan
Bevaka anslag från
finansiär på webben för
extern finansiering av
olika utbytesprojekt.
Föra dialog med
internationella universitet
angående samarbetsavtal
om olika utbytesprojekt.
Ansöka om
extern
finansiering
Ansökan skickas till
part för extern
finansiering. Beslut
om medgivande
(delegerat från rektor)
tas vid avdelningen
innan ansökan om
finansiering får
skickas.
Påbörja beviljat
projekt
Finansiär
meddelar om
beviljad
projektansökan.
Beslut om
beviljad
medfinansiering
från KTH:s sida
tas (om aktuellt).
Fastställa
förutsättningar för
projekt
Kick-off.
Revidering/
finjustering av
konsortialavtal/
avtal.
Rapportera till
extern finansiär
Rapportera till extern finansiär
om användning av medel etc.
Handlingstyper
Handlingstyper
Handlingstyper
Diskutera avtal
med
partneruniversitet
Uppgifter om handlingstyper
finns i
Dokumenthanteringsplan för
KTH
Diskussionen berör t ex hur
Antal platser och hur många år ska
avtalet gälla?
Man tar fram information om
universitetet. Kan vara informella
kontakter på universitet men även en
intern genomgång., Avtal med
partner-universitet upprättas.
har vi haft samarbete tidigare?
Handlingstyper
Fastställa
förutsättningar för
projekt
Kick-off.
Revidering/
finjustering av
konsortialavtal/
avtal.
3.7.2 Hantera näringslivssamverkan för utbildning
Denna process syftar till att hantera näringslivssamverkan för utbildning.
Processen omfattar skapandet och underhållandet av kontakter inom näringsliv för att främja KTH:s utbildningar och
studenter.
Samtliga handlingar som tillkommer i processen är beskrivna i dokumenthanteringsplanen under klassificeringskoden
3.7.2.
3.7.2 Hantera näringslivssamverkan för utbildning (Process)
Undersöka möjliga
samarbetspartners,
upprätta och
underhålla kontakt
Matchning av KHT:s intressen, utifrån ledningens
framtagna riktning, med potentiella partners.
Upprättande och underhållande av kontakt. Målet
är att öka rörligheten mellan KTH och näringsliv,
genom att till exempel locka gästforskare till KTH
och skapa möjligheter för studenter att få
examensjobb på företag.
Handlingstyper
Uppgifter om handlingstyper finns i Dokumenthanteringsplan för KTH
4 Bedriva forskning (Verksamhetsområde)
4.1 Hantera generella ärenden inom forskning
Initiera/planera
ärende
Genomföra
ärende
Avsluta ärende
4.2 Utveckla samverkansrelationer för forskning
4.3 Hantera samverkansformer för forskning
Upprätta
samverkansform
Förbereda för
samverkan
Administrera
samverkansform
Avsluta
samverkansform
4.4 Forska
4.4.1 Administrera forskningsprojekt
4.4.2 Genomföra forskningsprojekt
4.5 Tillämpa forskningsresultat
Tillämpa resultat
Idéfas
Tillämpa resultat
Förstudie
4.6 Tillgängliggöra forskningsresultat
Tillgängliggöra
resultat
Tillämpa resultat
Projektfas
4.1 Hantera generella ärenden inom forskning
Denna process syftar till att hantera generella ärenden inom forskning som inte kan kopplas till någon specifik process
inom verksamhetsområdet.
Processen visar en generell handläggningsprocess och är inkluderad i klassificeringsstrukturen för att fånga upp
processer och verksamhet som ännu inte identifierats som egna processer eller aktiviteter i processer. Denna process
omfattar diarieförda handlingar och strukturenheten används främst för klassificering vid diarieföring.
4.1 Hantera generella ärenden inom forskning (Process)
Initiera/planera
ärende
Genomföra
ärende
Avsluta ärende
4.2 Utveckla samverkansrelationer för forskning
Hanteras under 4.3
Utgick 2015-06-01
4.3 Hantera samverkansformer för forskning
Denna process syftar till att hantera samverkansformer för forskning vid myndigheten. Med samverkansformer avses
exempelvis centra, forskningsplattformar eller projekt i konsortium samt undersöka möjliga samarbetspartners.
Processen omfattar endast de administrativa delarna av samverkansformerna, så som förberedande, upprättande och
avslutande av samverkansform. De forskningsprojekt som ingår i en samverkansform redovisas i 4.4 Forska.
Relaterade processer
1.2 Hantera styrdokument och planer
1.3 Genomföra strategiska uppföljningar
1.4 Fatta verksamhetsbeslut
4.4 Forska
Bevarandeexemplar av beslut som fattas i aktivitet i processen redovisas i 1.4 Fatta verksamhetsbeslut.
Samtliga handlingar som tillkommer i processen är beskrivna i dokumenthanteringsplanen under klassificeringskoden
4.3.
4.3 Hantera samverkansformer för forskning (Process)
Genomföra
strategiska
uppföljningar
Upprätta
samverkansform
Förbereda för
samverkan
Ta fram konceptbeskrivning,
planera budget m m
Handlingstyper
Förhandla och upprätta avtal (bl a
samverkansavtal, projektavtal och
tilläggsavtal)
Handlingstyper
Fatta
verksamhetsbeslut
Hantera
styrdokument
och planer
Administrera
samverkansform
Den administrativa hanteringen av
samverkansformen, som sker genom
andra processer, så som fatta
verksamhetsbeslut och upprätta och
förändra styrdokument och planer
Handlingstyper
Uppgifter om handlingstyper finns i Dokumenthanteringsplan för KTH
Avsluta
samverkansform
Avveckla och
slutrapportera
samverkansform
Handlingstyper
4.4 Forska (Huvudprocess)
4.4.1 Administrera forskningsprojekt
Identifiera problem
och undersöka
förutsättningar för
forskningsprojekt
Ansöka om
finansiering
Implementera
forskningsprojekt
Upprätta
finansieringsavtal
Upprätta avtal för
samverkan
4.4.2 Genomföra forskningsprojekt
Samla in data
Analysera data
Utvärdera data
och presentera
resultat
Avsluta och
avrapportera
forskningsprojekt
4.4.1 Administrera forskningsprojekt
Denna process syftar till att administrera forskningsprojekt vid myndigheten. Med administrera avses frågor om
finansiering, samverkan, ekonomisk redovisning och immaterialrättsliga skydd, rörande forskningsprojekt.
Processen omfattar inte det faktiska genomförandet av ett forskningsprojekt, vilket redovisas i 4.4.2 Genomföra
forskningsprojekt.
Relaterade processer
1.4 Fatta verksamhetsbeslut
4.4.2 Genomföra forskningsprojekt
Bevarandeexemplar av beslut som fattas i aktivitet i processen redovisas i 1.4 Fatta verksamhetsbeslut.
Samtliga handlingar som tillkommer i processen är beskrivna i dokumenthanteringsplanen under klassificeringskoden
4.4.1.
4.4.1 Administrera forskningsprojekt (Delprocess)
Fatta
verksamhetsbeslut
Identifiera problem
och undersöka
förutsättningar för
forskningsprojekt
Ansöka om finansiering
Sker i dialog med finansiär och
potentiella samverkanspartners
-Det här vill vi forska på
-Det här vill vi finansiera
Innefattar ansökan
och medgivandebeslut från KTH
Upprätta
finansieringsavtal
Förhandling och upprättande av
finansieringskontrakt och
projektplan.
Upprättande av
finansieringsavtal sker i direkt
koppling till
finansieringskontrakt och
projektplan samt förhandling
och upprättande av
samverkansavtal, i de fall
samverkan är aktuellt.
Inte bara samverkan mellan
finansiär och KTH, kan också
vara samverkan mellan flera
högskolor och/eller företag och
organisationer.
Handlingstyper
Fatta
verksamhetsbeslut
Handlingstyper
Finansieringsavtalet (och
samverkansavtalet) innefattar
bl a
-Immaterialrättsliga skydd
(reglerar hur man tillgängliggör
resultat : rättigheter och
skyldigheter))
-Utförande
--Beslut
Handlingstyper
Implementera
forskningsprojekt
Upprätta avtal för
samverkan
Samverkan kan både
vara mellan KTH och
extern part och internt
mellan KTH:s skolor.
Innefattar bl a revidering
av finansierings- och
samverkansavtal samt
fattandet av olika typer av
beslut med hänsyn till
forskningsprojektet
Handlingstyper
Avsluta och
avrapportera
forskningsprojekt
Ekonomisk avrapportering
gentemot KTH, finansiärer
och eventuella
samverkanspartners.
Handlingstyper
Handlingstyper
Uppgifter om handlingstyper finns i
Dokumenthanteringsplan för KTH
4.4.2 Genomföra forskningsprojekt
Denna process syftar till att genomföra forskningsprojekt vid myndigheten.
Processen omfattar inte de administrativa, ekonomiska och immaterialrättsliga aspekterna av ett projekt. Dessa
redovisas i 4.4.1 Administrera forskningsprojekt.
Relaterade processer
4.4.1 Administrera forskningsprojekt
Samtliga handlingar som tillkommer i processen är beskrivna i dokumenthanteringsplanen under klassificeringskoden
4.4.2.
4.4.2 Genomföra forskningsprojekt (Delprocess)
Samla in data
Insamling av
primärmaterial.
Handlingstyper
Analysera data
Bearbetning av det
insamlade materialet,
Handlingstyper
Utvärdera data
och presentera
resultat
Resultatet kan komma att
kommersialiseras beroende av
förutsättningarna i det
immaterialrättsliga
skyddet/patentet och/eller
tillämpas i ny forskning.
Handlingstyper
Uppgifter om handlingstyper finns i Dokumenthanteringsplan för KTH
4.5 Tillämpa forskningsresultat
Denna process syftar till att tillämpa resultat av forskning som bedrivits vid myndigheten.
Processen omfattar endast resultat som ägs av enskild forskare eller KTH, ej resultat som enligt avtal ägs av annan part.
Relaterade processer
4.4.1 Administrera forskningsprojekt
Samtliga handlingar som tillkommer i processen är beskrivna i dokumenthanteringsplanen under klassificeringskoden
4.5.
4.5 Tillämpa forskningsresultat (Process)
Administrera
forskningsprojekt
Tillämpa
resultat
Idéfas
Tillämpa
resultat
Förstudie
Tillämpa
resultat
Projektfas
Definiera och
beskriva idé om
realisering av
forskningsresultat
Undersökning
och verifiering
av tillämpningsmöjlighet
Realisering av idé och utveckling
av produkt eller tjänst.
Resultatutvecklingen är
beroende av det
immaterialrättsliga skyddet som
fastställs i forskningsprojektet
men vars villkor regleras i
samverkansavtalet.
Observera att denna process
endast gäller resultat som ägs av
enskild forskare eller KTH.
Handlingstyper
Handlingstyper
Handlingstyper
Uppgifter om handlingstyper finns i Dokumenthanteringsplan för KTH
4.6 Tillgängliggöra forskningsresultat
Denna process syftar till att tillgängliggöra forskningsresultat som tagits fram vid myndigheten.
Processen omfattar inte tillgängliggörandet av resultat genom dess patent eller annat immaterialrättsligt skydd. Dessa
redovisas i 4.4.1 Administrera forskningsprojekt.
Relaterade processer
4.4.1 Administrera forskningsprojekt
Samtliga handlingar som tillkommer i processen är beskrivna i dokumenthanteringsplanen under klassificeringskoden
4.6.
4.6 Tillgängliggöra forskningsresultat (Process)
Administrera
forskningsprojekt
Tillgängliggöra
resultat
Undervisa om forskning,
informera i konferenser,
seminarier och
tidskriftsartiklar.
Handlingstyper
Uppgifter om handlingstyper finns i Dokumenthanteringsplan för KTH