Case CSN
LEVERANS AV MILJONTALS
SKRÄDDARSYDDA DOKUMENT FÖR CSN
CSN och OpusCapita inledde ursprungligen sitt samarbete i början av
2000-talet med skanning. Printavtalet
tillkom år 2009. Båda tjänsteområdena hanteras av affärsområdet DPO
– Document Process Outsourcing –
inom OpusCapita.
De tjänster som OpusCapita levererar
till CSN möjliggör för myndigheten
att tillhandahålla e-faktura internetbank, tillsammans med traditionella utskrifter i kuvert. OpusCapita
genomför också årligen cirka 600 000
inskanningar av dokument för CSNs
räkning.
Ann-Christin Källberg är leverantörsansvarig vid CSN för tjänsteområdena
in- och utdata. Hon är beställare för
tjänsterna print, e-faktura och central posthantering/skanning. I hennes
ansvar ligger bland annat att följa
Samarbetet mellan CSN – Centrala studiestödsnämnden – och OpusCapita gör det möjligt för CSN
att varje år leverera så stora volymer som miljontals
utskrifter och e-fakturor till sina kunder i hela
Sverige och övriga världen.
upp och förvalta CSNs driftavtal med
OpusCapita.
“För processer såsom e-fakturering,
utskrift och skanning, är det nödvändigt för CSN att ha en extern partner
som kan hantera stora volymer på kort
tid utan avkall på kvaliteten,” säger
Ann-Christin Källberg. “Vi kan inte
hantera ett så omfattande maskineri på
egen hand och vi accepterar dessutom
inga fel i vår produktion.”
Tjänsterna som erbjuds inom affärsområdet DPO är en del av OpusCa
pitas traditionella tjänsteerbjudande.
Det som gör uppdraget för CSN exceptionellt är storleken på produktionen. CSN distribuerar årligen cirka
tio miljoner försändelser (6,6 miljoner
brev och 2,5 miljoner e-fakturor) genom OpusCapitas tjänster. Det innebär
att CSN är en av OpusCapitas största
kunder i Sverige.
Ann-Christin Källberg ansvarar också
för att förutsättningar ska finnas för
att OpusCapita ska kunna göra ett
bra jobb åt CSN, bland annat genom
att se till att det finns bra och tydliga
beställningar och produktionsprognoser.
Case CSN
“För processer såsom e-fakturering, utskrift
och skanning, är det nödvändigt för CSN att
ha en extern partner som kan hantera stora
volymer på kort tid utan avkall på kvaliteten.”
Ann-Christin Källberg, leverantörsansvarig, in- och utdata, CSN
“Vår leverantör ska bistå med säkra och
effektiva tjänster. En aktiv kundsupport
med personliga möten gör att vi kan
uppnå en smidig och effektiv leverans,”
säger Ann-Christin Källberg.
Utmaningen
» Är att hantera mycket stora volymer utgående och inkommande
dokument över hela Sverige
med rätt kvalitet på ett säkert
och effektivt sätt i rätt tid, och i
alla lägen bistå kunden med ett
optimalt porto.
OpusCapitas tjänst
» Affärsområdet Document Process
Outsourcing - DPO – används som
en del av processen att distribuera
information till mottagare i hela
Sverige. Genom de tjänster som
tillhandahålls av OpusCapita, kan
CSN leverera miljontals kundanpassade dokument till bästa
porto.
Fördelar
» Med en enda leverantör som ansvarar för in- och utgående dokument, frigör CSN interna resurser
som används för att fokusera på
kärnverksamheten som exempelvis studielån och återbetalning.
CSN har ett antal applikationer i sin
IT-miljö som skapar utdata. Det kan
vara fakturor, årsbesked, blanketter, besked etcetera. Dessa skickas i
AFP-format (Advanced Function Presentation) till OpusCapita. Vi anpassar
informationen för att sortera filer i olika buntar med avseende på kvaliteten på papper och kuvert samt porto.
Stegen i processen samverkar för att
möjliggöra en optimal portokostnad.
Portooptimeringen innebär att OpusCapita skapar bästa möjliga porto för
CSNs produktion vid varje enskilt tillfälle baserat på deras portoavtal.
“CSNs uppgift är att, på ett effektivt och
snabbt sätt, lämna besked och service
till studerande och de som betalar tillbaka på studielånen. Den leverantör vi
väljer ska ha en modern utrustning som
levererar bra kvalité och kan tillgodose
dessa behov”, säger Ann-Christin Källberg.
Centrala studiestödsnämnden (CSN) beviljar lån och bidrag till studerande på bland annat universitet och högskolor och inom vuxenutbildning.
CSN administrerar även återbetalningen av lånen.
www.csn.se
OPUSCAPITA
www.opuscapita.com
OpusCapita sätter en ny standard för finansiella processer. Med 2 300 passionerade
proffs, fokuserar vi på Purchase-to-Pay och Order-to-Cash processer där vi kombinerar
programvara, outsourcing och tjänster med en leveransmodell som erbjuder det bästa värdet
för våra kunder. Vi har verksamhet i nio länder och stor erfarenhet med cirka 11 000 kunder,
med slutanvändare i mer än 50 länder. År 2014, uppgick OpusCapita nettoomsättning till 260
miljoner euro. OpusCapita är en del av Posti Group och har sitt huvudkontor i Finland.