A D M I N I S T R A T I V F Ö RVA L T N I N G
-2-
A D M I N I S T R A T I V F Ö RVA L T N I N G
-3-
T EOGE erbj uder ad m i n i st r at iv för va lt n i ng
Med Administrativ förvaltning menar vi
–Servicemedvetenhet
–Tillgänglighet
–Ordning och reda
Vår Administrativa förvaltning är till för Dig som ställer lite högre krav. Med erfarenhet
från tre generationers fastighetsägande tar vi ansvar för Din fastighet. Vi känner till
vilka behov Du som fastighetsägare/bostadsrättsförening och stiftelse har och vi
anpassar oss efter dem.
Teoge förvaltar i dag över 100 fastigheter med nästan 6800 kontrakt. Vi verkar främst
i ”Storstockholm” men har även uppdrag utanför Stockholms län. Våra kunder är
fastighetsägare, bostadsrättsföreningar och stiftelser.
Vår affärsidé bygger på att ge Dig som klient en totallösning efter Dina behov och en
”behaglig förvaltning utan överraskningar”.
Vi arbetar med kvalitetssäkring och dokumenterar därför alltid våra möten.
För att vårt samarbete skall bli så bra som möjligt, börjar vi vårt samarbete med
ett uppstartsmöte, där vi går igenom samtliga praktiska detaljer inom förvaltningen.
I vår Administrativa Förvaltning ingår
1. Ekonomisk administration
2. Hyres-och avgiftsadministration
På följande sidor ser Du exempel på vad som ingår i vår Ekonomiska förvaltning samt
Hyres- och avgiftsadministration.
Vi anpassar oss efter Dina specifika behov och önskemål. För detta har vi team för att
just Du skall få den service Du önskar.
-4-
1. E KONOMISK A DMIN IS T R AT ION
L öpa nde re dov i sn i ng
–Löpande bokföring av transaktioner
–Beräkna fastighetsskatten och avskrivning av byggnader
–Automatisk dragning av F-skatt
–Periodiserar större belopp
L ever a ntör sre skont r a
–Hantera inkommande fakturor. Ni godkänner konteringarna, attesterar
fakturorna och skickar dem åter till oss för slutregistrering och betalning
B et a l n i nga r
–Bevaka att Dina fakturor betalas på förfallodagen
–Skicka betalningar elektroniskt via fil
Ku nd re skont r a
–Upprätta utgående fakturor
–Följa upp betalningspåminnelser och inkassoärenden
K l ient me de l skonto
–Skapa ett klientmedelskonto
–Hantera överlikviditeten enligt överenskommelse
–Ser till att eventuell ränta tillfaller Ert konto
-5-
Mom s (i förekom m a nde fa l l)
–Hantera Din moms
–Beräkna hur stor del av momsen som är avdragsgill
–Elektroniskt deklarera momsen per kvartal
R appor ter
–Via mejl skickar vi varje månad en fastighetsrapport med nyckeltal
–Klientspecifika rapporter skapas efter överenskommelse
K l ient möten
–Tillsammans planerar vi kommande möten och vilken information Du vill ha
–En gång per år träffas vi och går igenom det gångna och det kommande året.
Gärna i samband med bokslut och budgetmöte.
Budget
–Tillsammans gör vi ett budgetförslag. Påverkas budgeten av oförutsedda händelser
justerar vi det
B ok slut
–Årsbokslut/delårsbokslut och granskning av resultat
Å r sre dov i sn i ng
–Med hänsyn till Dina önskemål lämnar vi förslag på årsredovisning och
sammanställer den slutgiltiga årsredovisningen
-6-
L öner/a r vo den /för m å ner
–Ta fram lönespecifikationer. Distribueras till respektive anställd
–Ta fram kontrolluppgifter. Distribueras till Skatteverket och respektive anställd
–Deklarera inkomstskatt och sociala avgifter (elektroniskt)
D ek l a r at ion
–Lämna förslag på Din inkomstdeklaration
L i k v id itet s pro g no s
–Med utgångspunkt från befintliga bankmedel erbjuder vi en likviditetsprognos på
upptill 90 dagar med samtliga för oss kända betalningsflöden
–Vi erbjuder oss att sammanställa en likviditetsprognos.
L å neh a nter i ng
–Sammanställning av alla lån för att ge Dig en bra överblick över total upplåning, med
bindningstider, förväntade amorteringar och räntekostnader
R ådg iv n i ng
–Erbjuder löpande rådgivning utifrån Dina önskemål
-7-
A rk iver i ng
–Vi kan förvara Ditt räkenskapsmaterial enligt överenskommelse och gällande
lagstiftning samt hyreskontrakt, korrespondens och övriga handlingar enligt ö.k.
Fond för i n re u nderh å l l (om t i l l ä mpl ig t)
–Kontrollera att insättningar och avsättningar görs enligt föreningens plan
–Föra fondregister, kontrollera fondsaldon, göra utbetalningar till
bostadsrättsinnehavare samt meddela bostadsrättsinnehavare saldo årsvis
–Hantera inre fonden enligt upprättade regler.
-8-
2 . H Y R E S- OC H AVGIF TSA DMIN IS T R AT ION
Hy re sl ä gen heter
–Autogiro/E-faktura
–Aviseringar
–Betalningsservice
–Bevakning av andrahands kontrakt/uthyrning
–Förhandlingsunderlag till hyreshöjningar
–Handläggning av köer gällande lägenheter, parkeringsplatser, garage och förråd
–Hyresförhandlingar
–Kundtjänst med telefontid mellan kl 8.00 och 12.00
–Påminnelser, krav och inkassohantering
–Rapporter exempelvis uthyrnings och omflyttningsstatistik
–Registrering i Fortum (endast i Stockholm)
–Störningsärenden
–Uppsägningar, avhysningar
–Uthyrningar, kontraktsskrivningar
–Visningar
–Övriga administrativa projekt eller ändamål
B o st ad sr ät ter
–Andra administrativa projekt eller ändamål
–Autogiro
–Aviseringar och påminnelser av hyror och avgifter
–Handläggning av köer gällande parkeringsplatser, garage och förråd
–I förekommande fall förhandlingsunderlag till hyreshöjningar
–Kontrolluppgifter avseende försäljning
–Kundtjänst mellan kl 8.00 och 12.00
–Material inför årsstämma
–Mäklarbilder i det fall vi för pantregistret
–Mäklarkontakt
–Registrera försäljning
–Registrera pantsättningar
-9-
L ok a ler
–Förhandlingsunderlag till hyreshöjningar
–Kontraktsskrivningar
–Ombyggnationer
–Omförhandling av lokalkontrakt
–Upprättande och hantering av köer
–Visningar av lokaler
Kom mer sie l l a lok a ler
–Framtagande av marknadsplan för uthyrning
–Förhandlingsunderlag till hyreshöjningar
–Kontraktsskrivningar
–Marknadsföring/annonsering
–Ombyggnationer
–Omförhandling av lokalkontrakt
–Professionell rådgivning av vår egna mäklare
–Visningar av lokaler med egen mäklare
P-pl at s er/G a r a ge
–Förhandlingsunderlag till hyreshöjningar
–Kontakt med parkeringsbevaknings bolag
–Kontraktsskrivningar
–Upprättande och hantering av köer
- 10 -
Bromma April 2011
Förvaltnings AB Teoge | Box 19065, 167 19 Bromma | Växel: 08-410 828 50
Besöksadress: Nockeby Torg 2-4, 167 74 Bromma
www.teoge.se