Kallelse och handlingar socialnämnden 24
1(2) KALLELSE/ FÖREDRAGNINGSLISTA Socialnämnden Tid Tisdagen den 24 februari 2015 kl. 9:00 Plats Socialförvaltningen, Fabriksgatan 31, sammanträdesrum plan 3 Partigruppmöten Partigruppmöten hålls under dagen. S, V, C i sammanträdesrum plan 3. M, FP, KD i grupprum plan 3. Förhinder anmäls omgående till Socialförvaltningen, Martina Eriksson, telefon 0480-45 07 59 eller e-post [email protected]. Välkomna! Enligt uppdrag Martina Eriksson Nämndsekreterare Behandling av mötesärende 1. Fastställande av dagordning samt protokolljusterare Förslag Veronica Selén Ericsson (S) Beslutsärenden 2. Yttrande enligt 4 kap 10 § föräldrabalken till Kalmar Tingsrätt, adoption. Sekretess, omedelbar justering 3. Yttrande enligt 4 kap 10 § föräldrabalken till Kalmar Tingsrätt, adoption. Sekretess, omedelbar justering 4. Anmälan till Kalmar Tingsrätt om behov av särskilt förordnad vårdnadshavare enligt 6 kap 8a föräldrabalken. Sekretess 5. Anmälan till Kalmar Tingsrätt om behov av särskilt förordnad vårdnadshavare enligt 6 kap 8a föräldrabalken. Sekretess 6. Utförd intern- och egenkontroll 2014 7. Årlig bedömning av verksamhetsledningssystem 2014 2 (2) Socialnämnden 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. KALLELSE/ FÖREDRAGNINGSLISTA Informationsärenden Information från förvaltningschef och ordförande Utvärdering av projekt Navigatorskolan Information om dopingprojekt Årsrapport 2014 inklusive måluppföljning Medarbetarenkät 2014 Utbildning för socialnämnden - Sociala barn- och ungdomsvården Anmälan av delegationsärenden Anmälan av kännedomsärenden Inbjudningar och förrättningar Övrigt TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Birgitta Jansson 0480-450940 2015-01-13 SN 2015/0014.11.03 Socialnämnden Yttrande enligt 4 kap 10 § föräldrabalken till Kalmar Tingsrätt, mål nr Ä 2653-14, 2:3 Förslag till beslut Socialnämnden beslutar i enlighet med socialförvaltningens förslag. Bakgrund I ärende om adoption skall rätten inhämta upplysningar från socialnämnden om barnet och sökanden. En utredning ska undersöka om en adoption är till barnets bästa. Birgitta Jansson Enhetschef Cecilia Frid Socialchef Bilaga Yttrande daterat 2015-01-07 Socialförvaltningen Familjerätt Tel 0480-45 00 00 vx │ [email protected] TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Birgitta Jansson 0480-450940 2015-01-13 SN 2015/0015.11.03 Socialnämnden Yttrande enligt 4 kap 10 § föräldrabalken till Kalmar Tingsrätt, mål nr Ä 2653-14, 2:3 Förslag till beslut Socialnämnden beslutar i enlighet med socialförvaltningens förslag. Bakgrund I ärende om adoption skall rätten inhämta upplysningar från socialnämnden om barnet och sökanden. En utredning ska undersöka om en adoption är till barnets bästa. Birgitta Jansson Enhetschef Cecilia Frid Socialchef Bilaga Yttrande daterat 2015-01-07 Socialförvaltningen Familjerätt Tel 0480-45 00 00 vx │[email protected] TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Birgitta Jansson 0480-450940 2015-02-06 SN 2015/0044.11.03 Socialnämnden Anmälan till Kalmar tingsrätt om behov av särskilt förordnad vårdnadshavare enligt 6 kap 8a föräldrabalken Förslag till beslut Socialnämnden beslutar i enlighet med socialförvaltningens förslag. Bakgrund Socialnämnden har enligt 5 kap. 2 § socialtjänstförordningen skyldighet att göra en framställning eller ansöka hos domstol om någon åtgärd behöver göras i fråga om vårdnad. När ett ensamkommande barn beviljas uppehållstillstånd skall socialnämnden i den kommun där barnet vistas, väcka talan om eller anmäla behov av en särskilt förordnad vårdnadshavare hos domstolen, om inte särskilda skäl talar emot det (10 § Lgeb). De grunder som främst kan komma i fråga för ett sådant förordnande är att barnets föräldrar är döda (6 kap.9 § FB) eller varaktigt förhindrande att utöva vårdnaden om barnet (6 kap. 8a § FB). En prövning av vad som är bäst för barnet ska alltid ske. Ny vårdnadshavare ska förordnas av tingsrätten. Birgitta Jansson Enhetschef Cecilia Frid Socialchef Bilaga Utredning daterad 2015-01-19 Socialförvaltningen Familjerätt Tel 0480-45 00 00 vx │ [email protected] TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Birgitta Jansson 0480-450940 2015-02-06 SN 2015/0063.11.03 Socialnämnden Anmälan till Kalmar tingsrätt om behov av särskilt förordnad vårdnadshavare enligt 6 kap 8a föräldrabalken Förslag till beslut Socialnämnden beslutar i enlighet med socialförvaltningens förslag. Bakgrund Socialnämnden har enligt 5 kap. 2 § socialtjänstförordningen skyldighet att göra en framställning eller ansöka hos domstol om någon åtgärd behöver göras i fråga om vårdnad. När ett ensamkommande barn beviljas uppehållstillstånd skall socialnämnden i den kommun där barnet vistas, väcka talan om eller anmäla behov av en särskilt förordnad vårdnadshavare hos domstolen, om inte särskilda skäl talar emot det (10 § Lgeb). De grunder som främst kan komma i fråga för ett sådant förordnande är att barnets föräldrar är döda (6 kap.9 § FB) eller varaktigt förhindrande att utöva vårdnaden om barnet (6 kap. 8a § FB). En prövning av vad som är bäst för barnet ska alltid ske. Ny vårdnadshavare ska förordnas av tingsrätten. Birgitta Jansson Enhetschef Cecilia Frid Socialchef Bilaga Utredning daterad 2015-02-09 Socialförvaltningen Familjerätt Tel 0480-45 00 00 vx │[email protected] TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Kristina Appert 0480-45 09 50 2015-02-11 SN 2013/0666.11.01 Socialnämnden Utförd intern- och egenkontroll 2014 Förslag till beslut Socialnämnden beslutar godkänna redovisningen av utförd egen- och internkontroll för 2014. Bakgrund Socialnämnden har fastställt egen- och internkontrollplan för 2014 enligt kommunens reglemente. I bilaga finns sammanfattning av kontrollerna. Kristina Appert Avdelningschef, ekonomi Cecilia Frid Socialchef Bilaga Sammanfattning av utförd egen- och internkontroll 2014 Socialförvaltningen Verksamhetschef och handläggare Tel 0480-45 00 00 vx │ [email protected] SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig Datum 2014-02-09 Sammanfattning av utförd egen- och internkontroll 2014 Uppföljning 2014 Kontrollmoment Chefer Aktgranskning Journalgranskning Utbetalningar från verksamhetssystemet Kompetensutvecklingsplaner Ekonomiavdelningen Aktivitet Granskning av myndighetsdokumentation Rapportering Ansvariga enhetschefer inom verksamhetsområdet för myndighet och handläggning gör kontinuerligt aktgranskningar enligt rutinen. Det finns vissa brister i dokumentationen men arbetet har förbättrats jämfört med 2013. Fortsatt utbildning kommer att ske under 2015. Granskning av Ansvariga enhetschefer inom verksamhetsområdena för insatser gör kontinuerligt verkställighetsdokumentation journalgranskningar enligt rutinen. Det finns vissa brister i dokumentationen dock inte av allvarligare slag. Arbetet har förbättrats jämfört med 2013. Fortsatt utbildning kommer att ske under 2015. Kontroll av utbetalningar Enhetschefer inom verksamhetsområdet för myndighet och handläggning gör dagligen från Procapita. kontroll av attestlistor över beviljade utbetalningar ur Procapita i samband med att betalningsfil skickas till plusgiro och bankgiro. Inga avvikelser har rapporterats. Kontroll av att samtliga Enhetschef, avdelningschef, verksamhetschef, förvaltningschef. I blankett för månadsavlönade som varit medarbetarsamtal finns punkt angående kompetensutvecklingsplan. anställda minst ett år har en Kompetensutvecklingsplan finns med få undantag hos samtliga månadsavlönade men någon skriftlig dokumenterad kontroll för samtliga anställa inte utförts under året. kompetensutvecklingsplan 1 (4) 2 (4) Attestrutiner Kontroll av att befintlig attestförteckning är aktuell Utbetalningar från verksamhetssystemet Kontroll av att utbetalningar Ekonom har gjort stickprov på 10 st utbetalningar vid tre tillfällen under året. Resultatet blev från Procapita skett att det inte fanns någon avvikelse att rapportera. redovisningsmässigt korrekt. Handkassor Boendes tillgångar Inköpskort Ekonom har uppdaterat attestlistan när det skett någon förändring i verksamheten och detta har skett 15 gånger under 2014. Kontroll att rutinen kring rättning av stoppade betalningar i Girovisionen följts. Kassakontroll av handkassor samt kontroll av förvaring av handkassan Ekonom har kontrollerat 10 rättningar av stoppade betalningar. Vanligaste anledning till att rättning måste ske är p g a felaktigt angivet OCR-nummer. Stickprovet visar att rutinen följs men att aktanteckning saknas till några rättningar. Kontroll att utkvitterade kassor är aktuella. Om inte ska de återredovisas. Kontroll av kassaböcker, kvittounderlag, förvaring av tillgångar Kontroll av att koden och kort förvaras inlåsta och åtskilda. En genomgång har gjorts av samtliga handkassor. Ekonom har uppdaterat förteckningen över handkassor så att den innehåller rätt innehavare och rätt belopp Kvitton kontrolleras alltid i samband med utbetalningar till handkassor. Ekonomiadministratörer har dessutom kontrollerat sex handkassor som finns ute i verksamheterna. I två av handkassorna konstaterades att det fanns för mycket pengar i kassan, den ena 317 kr och den andra 2307 kr. Avvikelserna har utretts och är åtgärdade. I samband med kontroll av handkassa upptäcktes att ett bränslekort förvarades tillsammans med kod. Detta åtgärdades omedelbart. I övriga fanns inga avvikelser. Kontroll har skett vid ett tillfälle i samband med granskning av handkassa. Det fanns ingen avvikelse att rapportera. Uppdatering av rutinen har påbörjats och kommer att slutföras under 2015. Ekonomiadministratörer. Alla kortinnehavare får information om att kort och kod ska förvaras inlåsta och åtskilda. Särskilda kontroller har inte gjorts under 2013. Kontroll av att rutinen kring Ekonomiadministratörer. Kvitton kontrolleras alltid i samband med att fakturor betalas från inköpskort följts. inköpen med kort. Kontinuerlig dialog sker med kortinnehavare som t ex inte lämnat in kvitton i tid. I några fall har kvitton saknats. Efter dialog med berörda enhetschefer har konstaterats att det funnits godtagbara anledningar till att kvitto har saknats. Innan en kortinnehavare kvitterar ut ett inköpskort läser denne igenom rutinerna kring inköpskort samt får information från kommunens redovisningschef. Under 2015 kommer ytterligare genomgångar att ske med enhetschefer för att påminna om vikten av att kvitton lämnas in i 3 (4) tid. Kontroll av att inköp med inköpskorten ej görs hos leverantörer som det finns ramavtal med. Behörigheter i Procapita Kontroll av att användaren har rätt behörighet och skall finnas i behörighetsregistret Ekonom. Av totalt 174 inköp är 13 st gjorda hos 4 leverantörer där avtal finns. Dessa leverantörer skulle därmed ha fakturerat förvaltningen istället. Inköpen uppgår sammanlagt till 3 tkr. Vi ska under 2015 arbeta med att förtydliga och påminna om vad som gäller för användning av inköpskorten. IT-ansvarig. Under 2014 har IT-ansvarig gjort kontroller vid två tillfällen. Behörighetsrollerna har granskats och ej aktuella användare har stängts. Loggning sker i Procapita enligt rutin. Personalavdelningen Långvarig sjukfrånvaro/ Kontroll av ärendehantering Personalutvecklare. Kontroll sker av långvarig sjukfrånvaro i systemet Adato och samarbete rehabilitering i Adato. sker med berörd chef. Kontroll visar att några ärenden som avslutats fortfarande ligger öppna i Adato. Fortsatt utbildning och information till chefer kommer att ske under 2015. Lön Kontroll av utbetald lön mot Löneadministratör. I samband med löneläsning inför varje löneutbetalning sker kontroll av korrekt lön. de löner som ska betalas ut. Vid felaktigheter rättas detta till. Rekrytering Genomförd lagstadgad Personalutvecklare. Registerkontroll har skett vid vissa rekryteringar. Rutiner kommer dock registerkontroll vid att utvecklas vidare under 2015. rekrytering till barnverksamhet. Arbetsmiljö Uppföljning av att tillbuds- Personalutvecklare. Sammanställning görs centralt av tillbud och arbetsskadeanmälningar. och arbetsskadeanmälningar Anmälningarna hanteras i lokal samverkan. Kontrollen av hur dessa har hanterats lokalt hanteras i lokal samverkan. kommer fortsätta att utvecklas under 2015. Avdelningen för verksamhetsutveckling Kontroll av Uppföljning av att åtgärdsplaner Lex Sarah åtgärdsplaner slutförts Processmätetal Utredning och beslut process Processmätetal Tillsyn Enligt process Enligt process Ledningsgruppen har upprättat en förteckning över samtliga Lex Sarah-utredningar. Varje verksamhetschef ska kontinuerligt göra uppdateringar men arbetet är inte helt färdigställt för 2014. Därför har en total uppföljning av åtgärdsplanerna inte kunnat slutföras. Verksamhetsutvecklare. Parametrarna för att följa upp mätetalen saknas i verksamhetssystemet och därför har kontrollen inte kunnat utföras under 2014. Verksamhetsutvecklare Parametrarna för att följa upp mätetalen saknas i 4 (4) generell – process Processmätetal Enligt process Överklagan/omprövning av beslut - process verksamhetssystemet och därför har kontrollen inte kunnat utföras under 2014. Verksamhetsutvecklare Parametrarna för att följa upp mätetalen saknas i verksamhetssystemet och därför har kontrollen inte kunnat utföras under 2014. TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Cecilia Frid 0480-453891 2015-02-13 SN 2015/0031.11.01 Socialnämnden Årlig bedömning av verksamhetsledningssystem 2014 Förslag till beslut Socialnämnden beslutar godkänna bifogad information om genomförd årlig bedömning. Bakgrund Den övergripande ledningen för kommunens verksamhetsledningssystem skall varje år göra en samlad bedömning av verksamhetsledningssystemet och utifrån denna fastställa om systemet är lämpligt, tillräckligt och väl fungerande. Därutöver skall den övergripande ledningen ta ställning till om kravet på ständiga förbättringar är uppfyllt och fatta nödvändiga beslut om eventuella förändringar av det fortsatta arbetet. Som underlag för detta arbete skall de lokala ledningarnas genomgång (förvaltningsledningarna) i februari varje år svara på ett antal frågor om förvaltningens arbete med ledningssystemet. I bifogad handling redogörs för de svar som lämnats från socialförvaltningen till den övergripande ledningen. Cecilia Frid Socialchef Bilaga Sammanställning av genomförd årlig bedömning av verksamhetsledningssystemet 2014, delas ut vid sammanträdet Socialförvaltningen förvaltningschef Tel 0480-45 00 00 vx │[email protected] TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Kristina Appert Tel: 0480-45 09 50 2015-02-09 SN 2013/0688.03.01 Socialnämnden Årsrapport 2014 Förslag till beslut Socialnämnden fattar inget beslut med anledning av informationen. Bakgrund Socialnämndens årsrapport redovisas muntligt vid sammanträdet. Förutom att årsrapporten är en sammanställning av viktiga händelser, ekonomisk analys samt måluppföljning för 2014 ingår även ett framtidsavsnitt som är ett viktigt underlag inför arbetet med den kommunövergripande verksamhetsplanen för 2016-2018. Handlingar kommer att skickas ut till marssammanträdet då socialnämnden ska fastställa årsrapporten. Kristina Appert Avdelningschef, ekonomi Bilagor Inga bilagor Socialförvaltningen Verksamhetschef och handläggare Tel 0480-45 00 00 vx │ [email protected] Cecilia Frid Socialchef TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Barbro Schött 0480-450931 2015-02-13 SN 2015/0071.04.01 Socialnämnden Medarbetarenkät 2014 Förslag till beslut Socialnämnden fattar inget beslut med anledning av informationen. Bakgrund och syfte I arbetsmiljölagen finns regler om skyldigheter för arbetsgivare och andra skyddsansvariga om att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet. Det finns också regler om samverkan mellan arbetsgivare och arbetstagare, till exempel regler om skyddsombudens verksamhet. Arbetsmiljön omfattar alla faktorer och förhållanden i arbetet: tekniska fysiska arbetsorganisatoriska sociala arbetets innehåll För att undersöka den psykosociala arbetsmiljön har Kalmar kommun sedan 2012 använt sig av en medarbetarenkät som gäller för samtliga förvaltningar, vissa bolag och Kalmarsundsregionens renhållare. Frågorna bygger på fyra teoretiska modeller för hur man åstadkommer en hälsofrämjande verksamhet. Enkäten återkommer vartannat år, så att jämförelser kan göras mellan de olika mätningarna. Kalmar kommun har upphandlat företaget Entergate som sköter distribution och sammanställning av enkäten. I oktober 2014 genomfördes den senaste undersökningen. Det huvudsakliga syftet med medarbetarenkäten är att kartlägga, bedöma och åtgärda förbättringsområden i den psykosociala arbetsmiljön, förebygga riskfaktorer och utveckla friskfaktorer. Enkäten är således en del i det systematiska arbetsmiljöarbetet och ska vara ett underlag för dialog. Socialförvaltningen Verksamhetschef och handläggare Tel 0480-45 00 00 vx │ [email protected] SN 2015/0071 2 (2) Enkäten består av 50 frågor och 10 frågeområden (faktorer) Kompetens och utveckling Medarbetarskap Arbetsmotivation Information Arbetssätt och mål Kommunikation och arbetsgemenskap Ledarskap Medarbetarsamtal Kränkande särbehandling, diskriminering, hot och våld Arbetsbelastning Dessutom ingår nio frågor angående hållbart medarbetarengagemang (HME) från Sveriges kommuner och landsting (SKL), som ska användas för att jämföra med andra. Resultat Enkäten 2014 skickades ut till 1107 medarbetare vid Socialförvaltningen och svarsfrekvensen var 69,8 % (74,6 % 2012). Totalt i Kalmar kommun var svarsfrekvensen 79,7 % (79,7 % 2012). Det frågeområde som fick högst värde i förvaltningen var arbetsmotivation 93 % (96 % 2012). Ett annat område som visade på högt värde var kommunikation och arbetsgemenskap 85 % (84 % 2012). Det finns två områden som förvaltningen kan bli bättre i och det är arbetssätt och mål som visade på 61 % (64 % 2012) och ledarskap 62 % (67 % 2012). Övriga områden visar på ett relativt gott resultat, men kan givetvis också förbättras och utvecklas. Barbro Schött Avdelningschef personal Cecilia Frid Socialchef
© Copyright 2024