1. No category

Marcus Altengård och
Jens Kvarnström från KTH fick pris.
Foto: Thomas Carlgren.
NYA IDÉER UTVECKLAR
FACILITY MANAGEMENT
Nytänkande och ny teknik präglade IFMAs
årliga konferens Nordic Workplace. Framtidens
kontor blir allt smartare och FM utvecklas och
effektiviseras allt mer. Samtidigt är det många
fastighetsägare, hyresgäster och aktörer som
behöver öka sin kunskap om vad FM är.
Text och Foto: Jenny Marcuson
S
tora FM-priset gick till nytänkande studenter
från Kungliga Tekniska Högskolan i Stockholm. Pristagarna presenterades på konferensen
Nordic Workplace den 4 december och fick även presentera sina prisade uppsatser som en av dagens programpunkter.
Jens Kvarnström och Marcus Altengård fick förstapriset på 50 000 kronor för sin uppsats ”Vakanstider
inom kommersiella fastigheter”, med motiveringen:
”Genom att fördjupa begreppet ’vakanstid’, erbjud-
56
www.citymark.se
er uppsatsen underlag till en bättre beslutsprocess vid
fastighetsförädling. Författarna har formulerat ett tydligt syfte och nått akademisk höjd i sitt arbete. Resultatet kan skapa stor nytta för FM-branschen.”
Studenterna har undersökt vad som påverkar vakanstiden, det vill säga den tid som lokalen står outhyrd. En fördel med att använda begreppet vakanstid i
fastighetsbranschen är att det skapar en större medvetenhet om vilka lokaler som står vakanta länge.
Renoveringar har en positiv inverkan
Den generella vakanstiden för Stockholm var 7,1 månader och 8,9 i Malmö, baserat på data från 20092013. Enligt uppsatsen har renoveringar en positiv inverkan på vakanstiden.
– Vi har också tittat på hyresgästernas preferenser.
De vill ha yteffektiva och flexibla lokaler, samt ett bra
inomhusklimat. Hyresgästerna tyckte själva att läget/
adressen har störst inverkan på vakanstiderna, säger
Jens Kvarnström.
Förändrat lokalbehov är den största orsaken till flytt,
enligt uppsatsen.
– Hyresnivå är en annan viktig faktor till omlokalisering. Missnöje med fastighetsägaren och oflexibla
lokaler uppgavs också som orsak till flytt, säger Marcus Altengård.
De två andrapriserna på vardera 25 000 kronor gick
till Elin Johansson och Hanna Ceder för deras masteruppsats ”Hållbart agerande inom Facilities Management – Fem förslag på förändrande arbetssätt vid
outsourcing”, samt till Bob Gustafsson för uppsatsen
”Aktivitetsbaserat – ett arbetssätt för en aktiv framtid”.
Syftet med Stora FM-priset är att det ska bidra till
utvecklingen av FM-branschen, med nya idéer som leder till höjd produktivitet och ökad effektivitet. Det är
också ett led i en strävan att synliggöra branschen och
öka dess attraktionskraft bland studenter.
– Stora FM-priset är viktigt för utvecklingen av Facility Management-branschen. Det är fortfarande en
dold bransch men sysselsätter 150 000 personer i Sverige, och är därmed av stor samhällsekonomisk betydelse. Med detta pris vill vi bidra till en aktiv utveckling och vitalisering av branschen, säger Lars Nygaard,
vd för ISS i Sverige.
Erik Ahrsjö, IFMAs ordförande i Sverige tillsammans med Jim Whittaker och
Tony Keane från IFMA i USA som var talare på en av programpunkterna.
Ove Jonsson, Work People Analytics, talade om kartläggning av behov.
Det saknas kunskap om FM
Peter Reigo och Måns Johansson, Flowscape, var en av utställarna under Nordic
Workplace och visade sitt verktyg som bland annat mäter beläggningsgrad.
Genom verktyget kan medarbetarna också boka
konferensrum på ett smidigt sätt. Statistiken visar också hur mycket varje konferensrum eller plats används,
vilket kan vara till nytta i en behovsanalys.
Seminarieprogrammet bjöd på både intressanta exempel ur verkligheten och visioner om framtiden. Facility Management utvecklas snabbt och flera aktörer
är med och utvecklar ny teknik.
– Fredrik Sandquist, Coor Service Management och
Johan Falk, Intel, talade om Internet of Things (IoT).
Genom att koppla saker till en webbaserad lösning går
det att effektivisera servicetjänsterna och alltid ligga
steget före.
– Internet of Things kommer att bli en lika stor
t
Elin Johansson och Hanna Ceder märkte i arbetet med
sin uppsats att det saknas kunskap om FM.
– Vi intervjuade fyra fastighetsbolag och tre FM-leverantörer. Ett fastighetsbolag sa att de inte sysslar
med FM. Men då har de inte förstått att FM innefattar
allt som inte hör till kärnverksamheten. Vi behöver få
till en kunskapsspridning inom lokal- och fastighetsbranschen, säger Elin Johansson.
Bob Gustafssons uppsats om aktivitetsbaserat arbetssätt bygger på en enkät till cirka 100 personer, tio
intervjuer och en marknadsundersökning till 15 aktörer.
– Här behövs också mer kunskap. Aktivitetsbaserat arbetssätt ser olika ut för alla och handlar om
människor och att förstå organisationen. Det är en
förändringsprocess som kräver kraft och tid. Att utvecklingen har gått så snabbt beror på det egenintresse
som drivande aktörer har, säger Bob Gustafsson.
Nya arbetssätt kräver också nya verktyg. Bland utställarna hittade vi det tre år unga företaget Flowscape
som tillsammans med Vasakronan har tagit fram ett
verktyg för att mäta beläggningsgrad och i realtid se
var på ABW-kontoret medarbetarna befinner sig.
– Vårt system bygger på inomhuspositionering via
mobilen där man genom att acceptera en inbjudan
kan se var kollegorna är. Sedan kan uppgifterna sparas, men inte på identitetsnivå, för att få en översikt i
beläggningsgrader. Det kan också sorteras på gruppnivå till exempel, säger Peter Reigo, vd och grundare på
Flowscape.
www.citymark.se
57
John Stefansson och Petra Stubbing i Regus monter tycker att det är bra att synas och nätverka på forum som NWP.
Johan Linzander på ICM, visade Swedbanks flytt som
ett exempel hur ICM flyttar med hållbarhet i fokus.
Coor har ett pilotprojekt på sitt kontor i Kista där bland annat återvinningskärl har
kopplats till en webbaserad lösning som registrerar när det är dags att tömma.
revolution­­­som Internet. Allt som kan kopplas upp
kommer att göra det och man kommer att kunna rationalisera processer och skapa nya typer av tjänster.
Vi kommer att kunna bli mer proaktiva, vilket ger en
produktivitetsökning hos kunden, säger Fredrik Sandquist.
Han visar en bild där en procents produktivitetsökning motsvarar hela 90 procent av energikostnaden
för ett företag, eller 10 procent av hyreskostnaden.
– På vårt kontor i Kista har vi som ett pilotprojekt
satt nivåmätare vid återvinningsstationen för att vi ska
se när det är dags att tömma. Likaså på toaletterna när
det behövs fyllas på tvål, pappershanddukar eller tömma papperskorgen, säger Fredrik Sandquist.
Förslag på utformning
Nederländska Eelco Voogd, grundare av Work People
Analytics (WPA) presenterade sitt verktyg för organisationsanalys. Senior Partner Ove Jonsson berättade:
– Vi har en enkät där medarbetarna får uppge vilka aktiviteter de gör under dagen och vad de upplever som viktigast. Du får då fram en kartläggning av
organisationens behov och får förslag på utformning
av lokalen utifrån dessa. Till exempel hur stor yta som
behövs för samarbete respektive koncentrerat arbete
och om det är kompletta eller enkla uppgifter som ska
utföras.
Kartläggningen tar också fram vilka som behöver sitta nära varandra och om det finns kulturproblem som
inte stödjs.
Björn Larsson på Swedbank delade med sig av erfarenheter från företagets jätteflytt till Sundbyberg.
– Vi tittade mycket på vad det skulle innebära att
flytta från City till Sundbyberg. Studenter som ska ut
i arbetslivet ser till exempel varumärket som viktigast.
Ekologisk hållbarhet och öppna sociala ytor kom ock-
58
www.citymark.se
så högt upp på listan. Gruppen young professionals
skulle ändå välja att gå ner till närmaste fik och jobba.
Nu har det gått ett halvår sedan flytten och det går
att göra en utvärdering.
– Vissa av oss behöver aldrig en traditionell arbetsplats utan rör sig mest mellan olika möten och kan slå
sig ned vid ett ståbord eller i en fåtölj däremellan. Det
hade vi inte riktigt räknat med. Vi hade heller inte behövs så många olika typer av mötes- och arbetsplatser.
Å andra sidan har folk slutat att jobba hemifrån för
att få lugn och ro. Det är ett bra betyg, säger Björn
Larsson.
De första tre månaderna var väldigt röriga, erkänner
han.
– Men det tar tid för hjärnan att ställa om sig. Jag har
hört från andra att det tar mellan 24 och 48 månader
att komma in i det nya arbetssättet.
Kreativa mötesplatser
Ett inspirerande föredrag stod Andréas Breiler på
Idélaboratoriet för. Företaget har varit med och skapa
kreativa mötesplatser hos Minc innovation lab i Malmö, där de själva också sitter.
– Det är viktigt att lokalen stödjer behovet. På Minc
har vi skapat olika miljöer för olika delar i mötesprocessen. När man till exempel ska spåna fram idéer behöver man mycket väggyta och ståbord för att få ökad
rörlighet. Det är svårt med brainstorming runt ett traditionellt konferensbord, säger Andréas Breiler.
De mest framgångsrika företagen lägger stor del av
sin tid på innovationer.
– Det också att skapa en innovationskultur där idéerna tas tillvara. Nästan alla företag säger att innovation är en av de tre viktigaste frågorna, men samtidigt
saknas mål och mätning för detta, avslutar Andréas
Breiler.