Erfarenheter från Sweco, Swedbank, Försäkringskassan och Vattenfall! Kontor 2013 – Lokalutformning som del i att vara den attraktiva arbetsgivaren ■■ ■■ Så byggde vi Sveriges modernaste kontor – Nya Swecohuset Därför tänkte vi strategiskt – och flyttade ut från stan! – Swedbank ■■ Kontorsfastigheter i storstadsregionen – en utblick ■■ Framtidens kontor – projektet futurRum ■■ Energikoll – direkt i mobilen ■■ Vi lever som vi lär – aktivitetsbaserat arbetssätt ■■ Det gröna hyreskontraktet – vad betyder det för mig? ■■ Den annorlunda förbandslådan Talare Aram Seddigh Stressforskningsinstitutet, SU Cecilia Bejdén MER Cecilia Orbert & Olle Larsten Vattenfall Cecilia Söderström & Peter Östman Vasakronan Charlotta Liljefors Rosell AMF- Fastigheter Kristina Bruno & Pia Stider Försäkringskassan Magnus Dalsvall & Kjell Lindström HR-akuten, Noden AB Peter Wånggren Swedbank Rickard Bracken Handisam/Hjärnkoll Johan Boeryd Hjärnkoll Daan Cedergren Sweco Arkitekter Yogesh Kumar Fastighetsägarna Frederic Otteskog Humlegården Åsa Linder Jones Lang LaSalle Karin Ståhl IFMA u Konferens 29-30 maj 2013 Stockholm www.teknologiskinstitut.se Konferensprogram Onsdag 29 maj 8.30 Löpande registrering 9.00 Moderator Karin Ståhl inleder dagen 9.15 Kontorsfastigheter i Storstadsregionerna – en aktuell utblick Varje kvartal släpper Jones Lang LaSalle Nordic City Report som behandlar utvecklingen inom nordisk fastighetsmarknad. Enligt den rapport som släpptes 2013-02-21 har hyresnivåerna för kontor inne i centrala Stockholm toppat på 4 400 kr kvm samtidigt som det färdigställs väldigt få nya kontor. Åsa Linder ger en bild av det aktuella läget för kontorsfastigheter utifrån marknaden i Stockholm, Göteborg och Malmö med utblick mot övriga Norden och Europa. ■■ ■■ ■■ Tillgång och efterfrågan på kontorshyresmarknaden Konsekvenser av utvecklingen sett i ljuset av konjunkturen Tänkbara scenarier i närtid Åsa Linder, chef Research & Valuation, Jones Lang LaSalle. Jones Lang LaSalle erbjuder kvalificerad rådgivning med inriktning på fastighetstjänster och har över 45 000 medarbetare i 1000 städer i 70 länder. 10.00 Fika 10.30 Vi vågade göra vårt strategiska val – Swedbanks nya huvudkontor En modern bank kräver moderna arbetslokaler. Det var en viktig faktor när Swedbank valde att flytta sitt huvudkontor från Stockholm City till Sundbyberg. Efter en grundlig analys i detalj av allt från byggnadens förutsättningar till medarbetarnas restider blev det klart att den nya platsen blir Sundbyberg och miljöklassade lokaler på 45 000 kvm, med plats för 2700 anställda. Peter Wånggren berättar om det pågående projektet som ska vara genomfört i mars 2014. ■■ ■■ ■■ Att leda utvecklingen- istället för att följa den Swedbanks värderingarna öppen, enkel och omtänksam – så visar det sig i våra lokaler Så skapar vi en av Sveriges bästa arbetsplatser Peter Wånggren, Chef Group Shared Services, Swedbank. Swedbank 11.15 PAUS 11.30 Kontoret är varumärket När arbetet kan utföras var som helst genom modern teknik blir kontoret allt viktigare som samlingspunkt. För att skapa motivation att komma till arbetet måste lokalerna utformas som del av en tydlig strategi i varumärkesbyggandet. Charlotta Liljefors Rosell delar med sig av sina erfarenheter kring kontorsuthyrning och de senast trenderna inom kontor genom bland annat projektet futuRum. ■■ ■■ ■■ Lärdomar från futuRum - en studie kring framtidens kontor Kontoret som kulturbärare Framtidens kontor, behövs det? Charlotta Liljefors Rosell, affärsområdeschef kontor, AMF Fastigheter. AMF Fastigheter är Sveriges näst största kommersiella fastighetsbolag med 32 mdr i fastigheter med inriktning på kontor och handel med fokus på Stockholm och Stockholm city. 12.15 Lunch 13.15 Kontorets utformning – ur ett vetenskapligt perspektiv Kontorets utformande görs utifrån en organisations eller företags kultur och värden samt ska understödja dess medarbetare. Hur hälsa och produktivitet påverkas av kontorets utformande i exempelvis cell-, öppet kontorslandskap och flexibelt kontor studeras av Aram Seddigh i en pågående studie där faktorer som arbetsminnesförmåga och uppmärksamhet hos de anställda ställs i relation till kontorsytan, med utblick till övrig forskning inom området. ■■ ■■ ■■ ■■ Vilka kontorstyper föredras av medarbetare? Vilka hälsoaspekter påverkar olika typer av kontor? På vilket sätt påverkas vår prestation av kontoret? Detta behöver morgondagens chefer veta! Aram Seddigh, legitimerad psykolog, doktorand, Stressforskningsinstitutet Stockholms universitet. Aram är även rådgivare och har sin egen blogg Kontorslandskap.org. 14.00 Fika 14.15 Vi lever som vi lär – aktivitetsbaserad kontorslösning i praktiken – Vasakronan Vasakronan, som är Sveriges största hyresvärd på kontor, har själva ett eget helt aktivitetsbaserat kontor. Inga fasta arbetsplatser, inga papper, virtuella klienter och videokonferens genom en knapptryckning. Cecilia Söderström och Peter Östman berättar vad det innebär i praktiken att arbeta aktivitetsbaserat och hur det påverkar företaget. ■■ ■■ ■■ ■■ Därför blev det ett aktivitetsbaserat kontor Processen från traditionellt kontor till aktivitetsbaserat Så här tycker medarbetarna Utmaningarna – och hur vi hanterar dem Konferensprogram Torsdag 30 maj Cecilia Söderström, HR-chef och Peter Östman, kommunikationschef på Vasakronan. Vasakronan har kontors- och butikslokaler i Stockholm, Uppsala, Göteborg, Malmö och Lund. 15.00 Paus 15.15 Hyresgästens koll på energiförbrukning Humlegården har aktivt arbetat med att erbjuda sina hyresgäster uppföljning av elförbrukning och C02-påverkan i varje enskild lokal. Arbetet med detta resulterade i en GreenFingerprint-app som kan visualisera mätvärden direkt i en smartphone. Frederic Otteskog delar med sig av erfarenheterna kring arbetet med den smarta övervakningen. ■■ ■■ ■■ ■■ Klimatsmart på kontoret Valda mätstationer och punkter Utvecklingen av digital visualisering Jämförande studier över tid för energiförbrukningen Frederic Otteskog, projektledare Humlegården Fastigheter AB. Humlegården förvaltar i huvudsak fastigheter i Stockholm och Solna. 16.00 Paus 16.15 9.00 Moderator Karin Ståhl inleder konferensens andra dag 9.15 Vi representerar våra värden – i vår egen byggnad – Sweco Sweco har genomfört en renovering och ombyggnation av 27 000 kvadratmeter i centrala Stockholm för att rymma 1600 medarbetared där organisationen består av nio olika företag inom bolaget. Projektet som helhet har genomförts med syfte att skapa rumsliga förutsättningar för gränsöverskridande möten mellan de olika delarna. Daan Cedergren berättar om processen att skapa Swecos nya kontor. ■■ ■■ ■■ ■■ Att genomföra ett förändringsarbete, med medarbetarna Designdialogen Kontorets utformning utifrån flödesscheman och värdeord Lessions learned Nya Swecohuset – vad tänker vi oss sedan? Daan Cedergren, regionchef Swecos arkitektverksamhet. Sweco är ett internationellt teknikkonsultföretag. Företaget erbjuder tjänster inom arkitektur, byggkonstruktion, installation, infrastruktur, vatten & miljö, projektledning, energisystem, geografisk IT och industri. 10.15 Fika Låt verksamheten styra den inre miljön 10.30 Att arbeta med den inre miljön blir allt viktigare för att signalera ett företags eller organisations varumärke. Den inre miljön ska skapa engagemang hos personalen, fungera rent praktiskt och ha de mest kostnadseffektiva funktionerna och vara estetiskt tilltalande. Cecilia Bejdén introducerar olika sätt att angripa kontorets innemiljö utifrån aktuella exempel. Det gröna hyreskontraktet – konsekvenser för hyresgästerna ■■ ■■ ■■ ■■ ■■ Varför är varumärkesbyggande viktigt i miljön Hur skapas en varumärkesbärande miljö Tankemodeller - Det flexibla kontoret, det öppna kontorslandskapet eller aktivitetsbaserat arbetssätt Arbetssättet styr allt Aktuella case Cecilia Bejdén, Vd MER. MER är ett arkitekt- och konsultföretag som erbjuder hela kedjan av kompetenser som kan behövas i samband med en kontorsförändring. Mer erbjuder hela processen med såväl projektledning, arkitektur, verksamhetsutveckling som inköp och flytt. 17.00 Konferensens första dag avslutas År 2020 ska regeringens mål för klimat- och energi-politiken till vara uppfyllda med bland annat 20 procent effektivare energianvändning. Gröna hyreskontraktet har tagits fram för kontorsfastigheter och uthyrningar för att klarlägga vilket ansvar som fastighetsägare respektive hyresgäst har i att klimatanpassa det moderna kontoret. Den första juni 2012 tecknades det första kontraktet och vid årsskiftet var antalet 99 stycken. Yogesh Kumar ger en bakgrund till projektet samt berättar om det pågående arbetet: ■■ ■■ ■■ ■■ Sveriges miljöarbete – en bakgrund Framväxten av ”Det gröna hyreskontraktet” Vad bör hyresgästen tänka på i avtalet? Handledningsmaterialet ”Det gröna hyreskontraktet” Yogesh Kumar, Miljöchef Fastighetsägarna. Yogesh har bland annat varit ansvarig för Bygga-Bo-dialogen samt varit sakkunnig på miljödepartementet. 11.00 Paus 11.15 Organisationslandskapet i kontorslandskapet Den nya arbetsplatsen kräver nya medarbetarformer, chef och ledarskapsstilar. Boken ”Bortom tankefällan” handlar om den tankefälla som uppstår i brytningen mellan våra gamla, invanda perspektiv och kraven från dagens moderna organisationsladskap. Kjell Lindström och Magnus Dalsvall delar med sig av sina tankar om framtiden, ledar- och medarbetarskap. ard Bracken och Johan Boeryd berättar om projektet Hjärnkol och erfarenheter från arbetslivet och psykisk ohälsa. ■■ ■■ ■■ ■■ ■■ ■■ Organisationslandskapet i kontorslandskapet De nya medarbetarformerna Framtidens chef- och ledarskap Framtidens hr-arbete – att (be-) möta tankefällan Magnus Dalsvall, HR-Akuten, Kjell Lindström, Noden AB. Magnus Dalsvall bloggar bland annat på HR Society och Chef.se. Kjell Lindström är föreläsare, utbildare, coach och programledare. Han driver sedan 1998 Noden AB. 12.15 Lunch 13.15 Vi valde det öppna och flexibla kontoret – Vattenfall Den första september förra året flyttade Vattenfall med 2000 anställda in i nya lokaler i Arenastaden i Solna från sitt tidigare huvudkontor i Råcksta, Sundbyberg och Sturegatan. Miljötänkandet har varit viktigt i byggprocessen. De interiöra kontorslokalerna har utformats för att passa företagets verksamhet där valet har blivit individuella arbetsplatser i öppet kontorslandskap. Cecilia Orbert och Olle Larsten berättar om hur det är att driva en kontorsomvandling. ■■ ■■ ■■ ■■ Krav och förväntningar på det nya huvudkontoret Genomförandeprocess Avväganden och ställningstaganden- öppet konor med flexibla lösningar Att tre platser blir en- hur den fysiska miljön återspeglar företagskulturen Cecilia Orbert, projektledare Real Estate, Olle Larsten, projektledare Real Estate, Vattenfall AB. 14.00 Fika 14.30 Medarbetaren i det moderna kontoret och berättelsen om en annorlunda förbandslåda Vad händer med individerna i det moderna arbetslivet? Vem ser till att det finns en långsiktighet i arbetsförutsättningarna? Psykisk ohälsa är idag den vanligaste orsaken till sjukskrivning. Trots detta upplever många chefer att de saknar kunskap om hur de ska agera när de har anställda som har problem med sin psykiska hälsa. Vad kan du som chef göra och vilken arbetsmiljö behövs för att förebygga onödiga sjukskrivningar på grund av psykisk ohälsa? Rick- ■■ Vilken arbetsmiljö behövs för att vi ska klara arbetslivet även under perioder i livet då vi inte är 100 % friska? Vad kostar det att arbeta förebyggande? Och vad kostar det att inte göra något? – förslag på vägar till en hälsobefrämjande arbetsplats Rickard Bracken, projektledare (H)järnkoll, Handisam, Johan Boeryd, ambassadör Hjärnkoll 15.30 Paus 15.45 Myndigheten som provar aktivitetsbaserat – Försäkringskassan I årsskiftet 2013/2014 kommer Försäkringskassan att flytta sin verksamhet från centrala Stockholm city till Telefonplan. Flytten omfattar ca 1200 anställda där personalen ska pröva att arbeta aktivitetsbaserat. Kristina Bruno och Pia Stider från Försäkringskassan berättar om hur Försäkringskassan arbetar med detta: ■■ ■■ ■■ Därför flyttar vi Försäkringskassan Pågående process och upplägg Så skapar vi hälsa och arbetslust Kristina Bruno, projektledare, Pia Stider, hr-strateg, Försäkringskassan. Försäkringskassan är en statlig myndighet vars vision är att ett samhälle där människor känner trygghet om livet tar en ny vändning och som verksamhetsidé att ge människor inflytande över sin egen livssituation. 16.30 Facility Management- En förändrad roll Den nya organisationen och arbetsplatsen behöver en ny typ av tjänster. Detta ställer naturligtvis förändrade förväntningar och krav på det sätt på vilket redan befintliga FM-tjänster utförs och förändrar kontinuerligt arbetet för Facility Managers. Karin Ståhl redogör för hur FM utifrån IFMA:s perspektiv kommer kunna möta framtidens kontor och skapa förutsättningar för goda servicetjänster inom fastighetsservice. ■■ ■■ ■■ Facility Management – vad är detta Nya förväntningar – ny roll FM Internationell utblick – vilka utmaningar gäller för FM internationellt Karin Ståhl, Vd Perfect Group Stockholm, ledamot i IMFA. International Facilty Management Association är en nätverksorganisation som arbetar som informations- och kunskapsspridare för dem som arbetar med Facilty management-tjänster. 17.00 Konferensen avslutas Kontor 2013 – Lokalutformning som del i att vara den attraktiva arbetsgivaren Ditt kontor, så mycket mer än bara ytan! Du som arbetsgivare behöver på många sätt fungera kring dina anställdas hälsa och motivation i arbetet och olika vägar i att nå hög grad av nöjdhet bland dina medarbetare. Konferensen Kontor 2013 som genomförs den 29-30 maj i Stockholm visar vägar till hur du i ditt arbete kan, inte bara se över dina lokalkostnader, utan också koppla utformningen av dina lokaler till att skapandet av den attraktiva arbetsgivaren. Ditt kontor är inte bara kvadratmeteryta, det är rum där ditt varumärke, kultur och arbetsprocesser och arbetssätt uttrycks! Möt representanter från bland annat Sweco, Swedbank och Vattenfall som gjort det grundliga arbetet i att utforma helt nya kontor, med miljö och verksamhetsfokus både centralt eller utanför Stockholms stadskärna, Vasakronan som valt att leva som man lärt i aktivitetsbaserat utformande i det egna huvudkontoret och Försäkringskassan som påbörjat processen med att ändra sitt arbetssätt, också i nya lokaler. Samt många andra inspiratörer och experter som bidrar med lägesanalys kring kontorslokalen och sett att se på organsationen, arbetsprestation och hälsa. Välkommen till konferensen Kontor 2013 som möjliggör att just dina medarbetare vill och kan utvecklas som individer och anställda hos dig! Elisebeth Berge Projektledare, fil.mag Sociologi AOP Teknologisk Institut Goda anledningar för dig att delta ■■ Förstå lokalens roll i din personals hälsa ■■ Få del av de tankesätt som påverkar såväl lokal, ledningssystem och kulturskapande ■■ Bli uppdaterad kring dagsaktuellt läge fastighetsområdet ■■ Få del av andras faktiska erfarenheter ■■ Möt aktörer på fastighetsägaresidan ■■ Nätverka med kollegor och experter från hela landet Porto betalt Sverige Kontor 2013 – Lokalutformning som del i att vara den attraktiva arbetsgivaren ÖVRIG INFORMATION På www.teknologiskinstitut.se hittar du praktisk information och tips på boende. Anmälan är bindande, för av- och ombokningsregler vänligen se hemsidan. Har du övriga frågor kontakta gärna projektledaren Elisebeth Berge på [email protected]. Teknologisk Institut förbehåller sig rätten till ändringar av program, tid och plats. TRE ENKLA SÄTT ATT ANMÄLA DIG! www.teknologiskinstitut.se/konferenser [email protected] tel 031-350 55 00 datum och plats 29 – 30 maj 2013 (3877-1) Teknologisk Institut Utbildningscenter (kan komma att ändras utifrån deltagarantal) Olof Palmes gata 31, Stockholm Tunnelbana: T-centralen UTSTÄLLARE OCH SPONSORER Teknologisk Institut erbjuder utställarplatser till företag med möjlighet till marknadsföring mot en specifik kundgrupp samt givande möten med nya och redan etablerade kunder och kontakter. För att marknadsföra ert företag genom ett av B2B-marknadens mest kostnadseffektiva sätt, vänligen kontakta projektledare Elisebeth Berge på telefon 08 545 18 116 eller via e-post [email protected] för mer information om priser och paket. Pris Konferens 6 950 kr/person I priset ingår lunch, förfriskningar under pauser och dokumentationsmaterial. Anmälningsbekräftelse och faktura sändes efter mottagen anmälan. Moms tillkommer på priserna ovan. Andra utbildningar i Teknologisk Instituts regi n n n Badanläggningar 2013 Centrum och handelsplatser i den moderna staden Arbetsledning, steg 1 n n Byggteknik med inriktning mot förvaltningsfrågor Diplomerad fastighetsförvaltare Se www.teknologiskinstitut.se för datum och mer information Returadress Teknologisk Institut, Olof Palmes gata 31, 111 22 Stockholm