1. No category

3. Nytt kontrakt
eKontrakt
3. Nytt kontrakt
Vad ska registreras i eKontrakt? ................................................................................ 1
Har jag alla uppgifter? .............................................................................................. 2
Var ska jag registrera mitt kontrakt? ......................................................................... 2
Extra info - Anslagsgivaren ”European Commission – FP7” ....................................... 5
Hur ser ärendet ut när det blivit sparat? .................................................................... 6
Lägg till kontraktet ................................................................................................... 7
Vad mer kan jag göra i eKontrakt för att få hjälp i mitt arbete? ................................. 7
Lägg in konteringar och fördelning inom universitetet – koppling till verktyget för
samfinansiering och periodisering, Lupos .............................................................. 7
Lägg till de interna deltagarna ............................................................................... 7
Ställ in aktiviteter och påminnelser ........................................................................ 7
Lägg till de externa projektpartnerna ..................................................................... 7
Lägg till handlingens datum .................................................................................. 7
Lägg upp en betalningsplan .................................................................................. 8
Dokument och mallar ........................................................................................... 8
Kommentarer ....................................................................................................... 8
Skicka e-post mellan deltagarna ............................................................................ 8
Sök bland dina befintliga ärenden ......................................................................... 8
Bilaga - EU:s sjunde ramprogram, Extra info.............................................................. 9
Vad ska registreras i eKontrakt?
•
•
•
Bidragskontrakt (från externa anslagsgivare), dvs. det som konteras på kontoklass
35-37, t ex från Vetenskapsrådet, European Commission, SSF, osv.
Uppdragsavtal (med externa kunder), kontoklass 33.
Större bidrag från universitetets anknutna stiftelser
Men inte
• Mindre bidrag utan kontrakt
• Andra avgiftsintäkter än uppdragsförsäljning (kontoklass
31, 32 och 34)
• Kostnadsersättningar, t ex ersättningar för omkostnader vid
föreläsningar, konferensföredrag, s.k. vidarefakturering
• Fakultetsmedel
• Anslag
eKontrakt
1
2014-12-30
3. Nytt kontrakt
Har jag alla uppgifter?
För att kunna fylla i formuläret Nytt kontrakt måste du:
Ha alla uppgifter tillgängliga enligt snabbguiden (de obligatoriska fälten nedan).
Kontrollera att anslagsgivaren är upplagd, se manualen för Anslagsgivare (2).
Kontrollera att projektledaren har behörighet (ska finnas valbar i fältet
Projektledare i formuläret Nytt kontrakt). Se manualen för interna deltagare
(5).
Var ska jag registrera mitt kontrakt?
Logga in i eKontrakt med ditt LUCAT-id. Länken dit är:
https://dfs.adm.lu.se/lund_contract/login.aspx
Klicka på ”Nytt kontrakt” i navigationslisten:
Då öppnas formuläret Nytt kontrakt:
eKontrakt
2
2014-12-30
3. Nytt kontrakt
Obligatoriska fält är markerade med * i formuläret.
Fyll i fälten enligt nedanstående – glöm inte att spara när du är klar!
Projekttitel*: Projektets titel enligt kontraktet. Om ingen finns angiven kan du istället
kort beskriva vad kontraktet gäller.
Kontraktsnr*: Projektets kontraktsnummer enligt kontraktet. Anges exakt.
Finns inget så kan kontraktets datum användas istället. Eftersom ett
kontraktsnummer endast får lov att anges en gång per anslagsgivare kan du välja
att t ex komplettera datumet med namn, initialer, kostnadsställe eller aktivitet.
Projektbeskriv ning: En kort sammanfattning av projektets syfte. Undvik specialtecken,
t ex < och >.
Referens: Fältet kan användas på valfritt sätt. T ex kan det användas för att fylla i en
egen kod, aktivitet eller projektnamn/diarienummer som hänvisning till andra
kontrakt i samma projekt. Fylls samma uppgift i på samtliga kontrakt i projektet
kan fältet användas som sökkriterie i Avancerad sökning för att få en överblick.
Projektledare*:
Ange namnet på
projektledaren. Listan är kopplad till
behörigheter i W3D3/DFS och du får
fram namnet genom att börja skriva
förnamnet
och
efternamnet.
Projektledare kommer att läggas till
både i ärendehuvudet och bland de
interna deltagarna när formuläret
sparas. Om du inte får fram din
projektledares namn måste du ordna så
att personen får behörighet i DFS. 1
Kontraktsty p*: Välj i rullgardinslistan om kontraktet är av typen Bidrag 2 eller Uppdrag 3.
Deltagarkategori*: Välj i rullgardinslistan om Lunds universitet är Koordinator, Partner
eller Ensam deltagare.
Kostnadsställe*: Välj projektledarens kostnadsställe i rullgardinslistan. Får du inte fram
aktuellt kostnadsställe i listan saknar du behörighet för detta och måste begära det
via blanketten ”Kontraktsregistrator” som du hittar här:
http://www.ekonomiwebben.lu.se/for-mitt-arbete/system-och-manualer/ekontrakt.
Webbformulär – Behörighet för Intern deltagare: http://ekontraktform.ldc.lu.se/default.aspx
Definition av bidrag i EA-handboken: http://www2.eken.lu.se/manuals/ea2004/Kapitel5.php#512
1
Om uppdragsverksamhet i EA-handboken: http://www2.eken.lu.se/manuals/ea2004/Kapitel4.php#42
1
1
Bild: Kennet Ruona
eKontrakt
3
2014-12-30
3. Nytt kontrakt
Akrony m: Här anger du projektets akronym, om en sådan finns. (Vanligast i EUprojekt).
Anslagsgiv are*: Välj anslagsgivare i rullgardinslistan. Saknas anslagsgivaren så måste
begäran om ny anslagsgivare fyllas i innan ärendet kan skapas, se manual 2,
Anslagsgivare.
Undertecknare: Den som undertecknat kontraktet för universitetet. Är kopplad till
samma lista som interna deltagare. Om det är aktuellt att fylla i detta fält måste du
ordna behörighet åt personen 4.
Webbadress: Om projektet har en egen hemsida kan adressen fyllas i här. Då skapas en
länk i ärendet. Kan anges med eller utan ”http://”.
Startdatum*: Ange datumet då projektet ska starta, antingen manuellt i formatet
ÅÅÅÅ-MM-DD, eller med hjälp av kalenderfunktionen.
Slutdatum*: Ange datumet då projektet ska avslutas, antingen manuellt i formatet
ÅÅÅÅ-MM-DD, eller med hjälp av kalenderfunktionen. Obs! Datumet som ska
anges är dispositionsdatumet. Om redovisningar ska ske efter detta datum är det
bättre att lägga in dessa händelser under fliken Redovisning/Aktiviteter istället, se
manual 6, Aktiviteter och påminnelser.
Valuta: SEK är förvalt. Obligatoriskt att ändra valuta om det beviljade beloppet är
angivet i annan valuta i kontraktet. Saknas rätt valutakod måste du kontakta
Servicedesk.
Bev iljat belopp LU*: Ange beloppet som fastställts i kontraktet enligt ursprungsvalutan
(endast LU:s del). Anges utan decimaler.
Bev iljat SEK LU*: Fylls automatiskt i om Valuta-fältet är SEK.
Om beviljat belopp är angivet i annan valuta än SEK så ska SEK-beloppet räknas ut
och fyllas i här. Även här är det LU:s del som ska fyllas i. Anges i hela kronor.
Använd valutakursen för kontraktets datum. Ett tips är att skriva in valutakursen i
kommentarsfunktionen när ärendet skapats. Det kan bli aktuellt att ändra
beloppet under projektets livslängd då valutakursen ändrats.
• Historiska valutakurser hittar du på Nordeas hemsida: www.nordea.se, sök
efter ”Historiska valutakurser”.
• EU-projekt: Gå till Forskningsservice informationssida:
http://www5.lu.se/anstaelld/forska/forskningsservice
Projektkostnad enligt fullkostnadsanaly s*: Obs! Ange Summa direkta kostnader
enligt fullkostnadskalkyl. Anges i hela kronor.
4
Webbformulär – Behörighet för Intern deltagare: http://ekontraktform.ldc.lu.se/default.aspx
eKontrakt
4
2014-12-30
3. Nytt kontrakt
Spara ärendet!
För andra anslagsgivare än European Commission – FP7: Glöm inte att klicka på
knappen
(ett klick). Då läggs kontraktet till i en serie i DFS som ett
ärende och får ett diarienummer. Gå vidare till sidan 6 i denna manual.
Om anslagsgivaren är European Commission – FP7 går du vidare enligt nedan
innan du kan spara ärendet. Obs! Dessa ärenden skapas av Forskningsservice.
Om inte alla obligatoriska fält fyllts i blir dessa fält markerade med en röd prick och de
måste kompletteras innan ärendet kan skapas. Det finns även en kontroll som gör att ett
kontraktsnummer endast kan anges en gång per anslagsgivare.
Extra info - Anslagsgivaren ”European Commission – FP7”
Då måste även följande fält fyllas i:
1. Kryssa i ”Revisionsintyg
krävs, troliga datum”.
2. Ange ett datum i fältet.
3. Klicka på
.
Rev isionsinty g kräv s*: Kryssa i rutan om revisionsintyg krävs.
Troliga datum*: Obligatoriskt om rutan ovan kryssats i. Ange minst ett datum då
revisionsintyg ska lämnas. Fyll i datumet eller välj från kalendern (format ÅÅÅÅMM-DD), se manual 1 - Grundfunktionerna. Obs! Klicka på
för att
lägga till datumet till listan. Flera datum kan sedan läggas till, klicka på ”Lägg
till” efter varje datum.
Huv udprogram*: Ange vilket ramprogram projektet tillhör.
Delprogram*: Listan anpassas efter valt huvudprogram. Ange vilket delprogram som är
aktuellt.
Projektty p*: Listan anpassas efter valt huvudprogram. Ange vilken projekttyp projektet
tillhör.
Se bilagan för en skiss över vilka huvudprogram, delprogram och projekttyper som finns.
Spara ärendet!
Glöm inte att klicka på knappen
(ett klick). Då läggs kontraktet till i en
serie i DFS som ett ärende och får ett diarienummer.
eKontrakt
5
2014-12-30
3. Nytt kontrakt
Om inte alla obligatoriska fält fyllts i blir dessa fält markerade med en röd prick och de
måste kompletteras innan ärendet kan skapas. Det finns även en kontroll som gör att ett
kontraktsnummer endast kan anges en gång per anslagsgivare.
Hur ser ärendet ut när det blivit sparat?
Ärendet är uppbyggt av ett ärendehuvud och flera formulär, uppdelat på fyra flikar, som
går att expandera/fälla in beroende på behov. Samtliga formulär öppnas expanderade i
utgångsläget. Fler instruktioner får du i manualen för grundfunktionerna (1) i
eKontrakt.
Formulären kan
fällas in:
• Klicka på
rubrikraden en
gång.
• Klicka en gång
till för att fälla ut
det igen.
eKontrakt
6
2014-12-30
3. Nytt kontrakt
Lägg till kontraktet
Nu måste du lägga till kontraktet. Se Manual – Dokument, mallar och
rapporter (9).
Vad mer kan jag göra i eKontrakt för att få hjälp i mitt arbete?
Ditt ärende är nu skapat, men det finns fler funktioner i eKontrakt som du kan använda
som ett stöd i ditt arbete. Dessa beskrivs kort nedan och mer utförligt i egna manualer.
Lägg in konteringar och fördelning inom universitetet – koppling till verktyget för
samfinansiering och periodisering, Lupos
För att kontraktsinformationen ska vara till hjälp i funktioner även utanför eKontrakt,
t.ex. vid beräkning av samfinansiering, inkomstperiodisering och projektredovisning, ska
alltid kodsegmentsdelarna kostnadsställe, verksamhetsgren och aktivitet samt direkta
kostnader läggas in. Det gäller både när det beviljade beloppet ska redovisas i sin helhet
på en aktivitet/ verksamhetsgren och i de fall när medlen ska fördelas inom universitetet
mellan olika aktiviteter eller avdelningar. Lägg in aktivitet/vgren och belopp där
kontraktet och dess eventuella delar ska redovisas ekonomiskt i formuläret Konteringar
(fliken Ekonomi). Uppgifterna kommer sedan att exporteras till Lupos. Detta formulär
beskrivs i Manualen för fliken Ekonomi (4).
Lägg till de interna deltagarna
Om fler personer ska få tillgång till ärendet och kunna redigera det måste du lägga till
dem som interna deltagare. Det gäller för både forskare och administratörer i projektet.
Kanske det är någon annan som administrerar projektet än du? Då måste du ge den
personen tillgång till det. Du måste även lägga till dig själv om det är du som
administrerar. Dessutom ska du markera vilka påminnelsetyper som projektledaren ska
få. Gå till manualen för interna deltagare och behörigheter (5), så får du
instruktioner om hur du går tillväga.
Ställ in aktiviteter och påminnelser
eKontrakt kan skicka påminnelser till de interna deltagarna när det är dags att skicka
rekvisition, faktura, ekonomisk rapport eller vetenskaplig rapport, samt när det är
revision på gång eller slutdatumet närmar sig. Hur du ställer in detta, ser du i manualen
för Aktiviteter och påminnelser (6).
Lägg till de externa projektpartnerna
Är det fler lärosäten/organisationer som deltar i projektet? Då kan du lägga till dessa i
formuläret ”Externa projektpartner”. Uppgifterna används även centralt vid universitetet
för att följa upp vilka externa organisationer vi samarbetar med. Formuläret är förberett
med fält för bankdata, vilket kan underlätta vid vidareförmedlingar. Ytterligare
instruktioner finns i manualen för externa projektpartner (7).
Lägg till handlingens datum
I formuläret projektdatum kan du komplettera med handlingens datum. Se manualen
för projektdatum (8).
eKontrakt
7
2014-12-30
3. Nytt kontrakt
Lägg upp en betalningsplan
Om det framgår av kontraktet när inbetalningarna väntas/fakturorna ska ställas ut, kan
du lägga upp en betalningsplan. Dessa uppgifter kan du sedan ha nytta av vid budgetoch prognosarbetet. Denna funktion beskrivs i manualen för fliken Ekonomi (4).
Dokument och mallar
Du kan ladda upp fler dokument till ditt ärende, t ex ekonomiska rapporter och
inskannade fakturor. Här finns även en funktion med mallar för t ex rekvisition, som
hämtar data från ärendet. Se mer i manualen för dokument, mallar och rapporter
(9).
Kommentarer
I kommentarsfunktionen kan de personer som är angivna som interna deltagare skriva
noteringar som rör kontraktet, t ex vilken valutakurs som en insättning inväxlats till, eller
om det är något speciellt som rör redovisningen man måste tänka på. En beskrivning av
denna finns i manualen för grundfunktionerna i eKontrakt (1).
Sök bland dina befintliga ärenden
Du kan söka både direkt på startsidan och med fler parametrar i Avancerad sök.
Instruktioner till detta hittar du i manualen för Sök (10).
Skicka e-post mellan deltagarna
Det finns även en e-postfunktion. I den kan deltagarna skicka e-post till varandra, t ex
med sammanträdesinbjudningar, se manualen för att skicka e-post (11).
Samtliga manualer för eKontrakt hittar du på Ekonomiportalen:
http://www.ekonomiwebben.lu.se/for-mitt-arbete/system-och-manualer/ekontrakt
eKontrakt
8
2014-12-30
3. Nytt kontrakt
Bilaga - EU:s sjunde ramprogram, Extra info
Delprogram
Huvudprogram
• Collaborative
Project
• Coordination
and Support
Actions
• Collaborative
Project Coordination
and Support
Actions
• Integrated
Infrastructure
Initiatives (I3)
• Research for the
benefit of SMEs
• Research for the
benefit of
specific groups
Projekttyp
• ERC - European
Research Council
• ERC Advanced
Grant
• ERC Starting
Grant
• ERC Proof of
Concept
• ERC Synergy
Grant
• Research
infrastructure
• Research for SME
Ideas
Capacities
People
EURATOM
• Euratom - Fission
EU:s sjunde
ramprogram
Cooperation
• Collaborative
Project
• Collaborative
Project
• Network of
Excellence
• Coordination
and Support
Actions
eKontrakt
• Health
• KBBE (Food, Agriculture and
Fisheries and Biotechnology)
• ICT (Information and
Communication Technologies)
• NMP (Nanosciences,
Nanotechnologies, Materials
and new Production
Technologies)
• Energy
• Environment
• Transport
• SSH (Socio-economic Sciences
and Humanities)
• Space
• Security
9
• Marie Curie Actions
Monopartner
• Marie Curie Actions
Multipartner
• European
Reintegration
Grants (ERG)
• International
Incoming
Fellowship (IIF)
• International
Outgoing
Fellowship (OIF)
• Intra-European
Fellowship (IEF)
• CO-FUNDing of
regional, national
and international
programmes
(COFUND)
• Initial Training
Network (ITN)
• IndustryAcademia
Partnerships and
Pathways (IAPP)
• International
Research Staff
Exchange
2014-12-30
Scheme (IRSES)