eKontrakt
4. Fliken Ekonomi
4. Fliken Ekonomi
Konteringar och fördelning, samt betalningsplan och inbetalningar
Innehåll
Varför ska jag fylla i detta? ....................................................................................... 1
Uppgifter hämtas till andra system ........................................................................ 2
Hur gör jag? ............................................................................................................. 2
Konteringar .......................................................................................................... 2
Betalningsplan ...................................................................................................... 3
Om importerade intäkter från Orfi......................................................................... 4
Bilaga – Fält som överförs till Lupos, Lunds universitets Periodiserings- och
Samfinansieringsverktyg ........................................................................................... 4
Konteringar och
fördelning mellan
aktiviteter
Betalningsplan och
inbetalningar (från
Orfi)
Varför ska jag fylla i detta?
Under fliken Ekonomi får du en överblick över projektets ekonomiska delar. Det består
av följande uppgifter:
Deltagarnas fördelning och
Orfi-transaktioner
konteringar
Beviljat belopp
Betalningsplan
eKontrakt
1
2014-12-30
4. Fliken Ekonomi
Uppgifter hämtas till andra system
Kodsegmentsdelarna aktivitet och verksamhetsgren i formuläret Konteringar samt
fördelning av belopp (fliken Ekonomi) används även för funktioner utanför eKontrakt,
t.ex. vid automatisk beräkning och bokföring av samfinansiering, inkomstperiodisering
(Lupos, se bilaga) och projektredovisning.
Det gäller både när det beviljade beloppet ska redovisas i sin helhet på en
aktivitet/verksamhetsgren och i de fall när medlen ska fördelas inom universitetet mellan
olika aktiviteter eller avdelningar.
Hur gör jag?
Sök fram ditt ärende i eKontrakt och gå till fliken Ekonomi.
Konteringar
Lägg in aktivitet/vgren och belopp där kontraktet och dess eventuella delar ska
redovisas ekonomiskt, dvs. även på andra institutioner som deltar.
Klicka på
deltagare:
för att öppna formuläret ”Registrera ny konteringsrad” för en
Belopp: Ange deltagarens/avdelningens del av det beviljade beloppet för universitetet.
Fakultet: Ange deltagarens/avdelningens fakultet ur rullgardinslistan.
Kostnadsställe: Ange deltagarens/avdelningens kostnadsställe ur rullgardinslistan.
eKontrakt
2
2014-12-30
4. Fliken Ekonomi
Verksamhetsgren: Ange deltagarens/avdelningens verksamhetsgren ur rullgardinslistan.
Aktiv itet: Ange deltagarens/avdelningens aktivitet. 11 siffror.
Klicka på
Klicka på
.
för att lägga till ytterligare en konteringsrad.
Betalningsplan
Under fliken Ekonomi finns även funktionen Betalningsplan. Den består av två delar:
I den vänstra lägger du in de datum då
inbetalningar väntas till projektet.
I den högra visas importerade fakturor
och utbokningar från Orfi.
Klicka på
i den vänstra delen av funktionen. Formuläret ”Registrera ny
betalningsplansrad” öppnas:
Datum: Ange datumet för den första förväntade inbetalningen/utställandet av faktura.
Valuta: SEK är förvalt. Om det beviljade beloppet är angivet i annan valuta i kontraktet
ska värdet ändras till det aktuella istället. Saknas rätt valutakod måste du kontakta
servicedesk.
Belopp: Ange beloppet för den första förväntade inbetalningen/utställandet av faktura,
i ursprungsvalutan. Anges utan decimaler.
Belopp SEK: Fylls automatiskt i om Valuta-fältet är SEK. Om Belopp är angivet i annan
valuta än SEK så ska SEK-beloppet räknas ut och fyllas i här. Använd valutakursen
för kontraktets datum. Anges i hela kronor.
Klicka på
eKontrakt
.
3
2014-12-30
4. Fliken Ekonomi
Klicka på
för att lägga till en till betalningsplansrad.
Om importerade intäkter från Orfi
Varje natt importeras utbokningar och kundfakturor från Orfi. Det som hämtas är:
Utbokningar som gjorts på konton i intervallen 330000-333100 och 350000379999
Fakturor som gjorts på konton i intervallet 330000-333100.
I Orfi är det obligatoriskt att ange diarienumret i eKontrakt när utbokningar och fakturor
registreras på dessa konton. 1 Det är sedan diarienumret som styr att importen fungerar.
Det är därför viktigt att alla kontrakt registreras i eKontrakt, och att diarienumret anges
rätt i Orfi!
När import gjorts till ett ärende i eKontrakt ser funktionen Betalningsplan och
inbetalningar ut så här:
I högra fältet finns en lista över de poster som hämtats från Orfi, med en summering
längst ner. 2 De uppgifter om posten som visas i detta första läge är:
• Bokföringsdatum
• Fakturanr/Inbetalningsnr
• Belopp SEK.
Klicka på en post för att få mer information om:
• Kontering
• Kund eller Beskrivning
Samtliga manualer för eKontrakt hittar du på Ekonomiwebben:
http://www.ekonomiwebben.lu.se/for-mitt-arbete/system-och-manualer/ekontrakt
1
Se Orfi kundmanual, s 12ff och 54ff, http://www.ekonomiwebben.lu.se/sites/ekonomiwebben.lu.se/files/kund_res.pdf
Obs! De poster som bokats i Orfi innan denna funktion startade kommer inte att synas i denna sammanställning.
Sök istället fram via rapporter i Orfi eller Kuben för äldre ärenden.
2
eKontrakt
4
2014-12-30
4. Fliken Ekonomi
Bilaga – Fält som överförs till Lupos, Lunds universitets Periodiseringsoch Samfinansieringsverktyg
Denna summa avser de direkta kostnaderna.
Tänk på att du måste dela upp detta belopp i
Lupos om du angivit flera konteringsrader under
Konteringar i eKontrakt.
Manual, Lupos:
http://www.ekonomiwebben.lu.se/sites/ekonomiwebben.lu.se/files/manual_lupos_med_r
apporthandbok.pdf
eKontrakt
5
2014-12-30