eKontrakt 4. Fliken Ekonomi 4. Fliken Ekonomi Konteringar och fördelning, samt betalningsplan och inbetalningar Innehåll Varför ska jag fylla i detta? ....................................................................................... 1 Uppgifter hämtas till andra system ........................................................................ 2 Hur gör jag? ............................................................................................................. 2 Konteringar .......................................................................................................... 2 Betalningsplan ...................................................................................................... 3 Om importerade intäkter från Orfi......................................................................... 4 Bilaga – Fält som överförs till Lupos, Lunds universitets Periodiserings- och Samfinansieringsverktyg ........................................................................................... 4 Konteringar och fördelning mellan aktiviteter Betalningsplan och inbetalningar (från Orfi) Varför ska jag fylla i detta? Under fliken Ekonomi får du en överblick över projektets ekonomiska delar. Det består av följande uppgifter: Deltagarnas fördelning och Orfi-transaktioner konteringar Beviljat belopp Betalningsplan eKontrakt 1 2014-12-30 4. Fliken Ekonomi Uppgifter hämtas till andra system Kodsegmentsdelarna aktivitet och verksamhetsgren i formuläret Konteringar samt fördelning av belopp (fliken Ekonomi) används även för funktioner utanför eKontrakt, t.ex. vid automatisk beräkning och bokföring av samfinansiering, inkomstperiodisering (Lupos, se bilaga) och projektredovisning. Det gäller både när det beviljade beloppet ska redovisas i sin helhet på en aktivitet/verksamhetsgren och i de fall när medlen ska fördelas inom universitetet mellan olika aktiviteter eller avdelningar. Hur gör jag? Sök fram ditt ärende i eKontrakt och gå till fliken Ekonomi. Konteringar Lägg in aktivitet/vgren och belopp där kontraktet och dess eventuella delar ska redovisas ekonomiskt, dvs. även på andra institutioner som deltar. Klicka på deltagare: för att öppna formuläret ”Registrera ny konteringsrad” för en Belopp: Ange deltagarens/avdelningens del av det beviljade beloppet för universitetet. Fakultet: Ange deltagarens/avdelningens fakultet ur rullgardinslistan. Kostnadsställe: Ange deltagarens/avdelningens kostnadsställe ur rullgardinslistan. eKontrakt 2 2014-12-30 4. Fliken Ekonomi Verksamhetsgren: Ange deltagarens/avdelningens verksamhetsgren ur rullgardinslistan. Aktiv itet: Ange deltagarens/avdelningens aktivitet. 11 siffror. Klicka på Klicka på . för att lägga till ytterligare en konteringsrad. Betalningsplan Under fliken Ekonomi finns även funktionen Betalningsplan. Den består av två delar: I den vänstra lägger du in de datum då inbetalningar väntas till projektet. I den högra visas importerade fakturor och utbokningar från Orfi. Klicka på i den vänstra delen av funktionen. Formuläret ”Registrera ny betalningsplansrad” öppnas: Datum: Ange datumet för den första förväntade inbetalningen/utställandet av faktura. Valuta: SEK är förvalt. Om det beviljade beloppet är angivet i annan valuta i kontraktet ska värdet ändras till det aktuella istället. Saknas rätt valutakod måste du kontakta servicedesk. Belopp: Ange beloppet för den första förväntade inbetalningen/utställandet av faktura, i ursprungsvalutan. Anges utan decimaler. Belopp SEK: Fylls automatiskt i om Valuta-fältet är SEK. Om Belopp är angivet i annan valuta än SEK så ska SEK-beloppet räknas ut och fyllas i här. Använd valutakursen för kontraktets datum. Anges i hela kronor. Klicka på eKontrakt . 3 2014-12-30 4. Fliken Ekonomi Klicka på för att lägga till en till betalningsplansrad. Om importerade intäkter från Orfi Varje natt importeras utbokningar och kundfakturor från Orfi. Det som hämtas är: Utbokningar som gjorts på konton i intervallen 330000-333100 och 350000379999 Fakturor som gjorts på konton i intervallet 330000-333100. I Orfi är det obligatoriskt att ange diarienumret i eKontrakt när utbokningar och fakturor registreras på dessa konton. 1 Det är sedan diarienumret som styr att importen fungerar. Det är därför viktigt att alla kontrakt registreras i eKontrakt, och att diarienumret anges rätt i Orfi! När import gjorts till ett ärende i eKontrakt ser funktionen Betalningsplan och inbetalningar ut så här: I högra fältet finns en lista över de poster som hämtats från Orfi, med en summering längst ner. 2 De uppgifter om posten som visas i detta första läge är: • Bokföringsdatum • Fakturanr/Inbetalningsnr • Belopp SEK. Klicka på en post för att få mer information om: • Kontering • Kund eller Beskrivning Samtliga manualer för eKontrakt hittar du på Ekonomiwebben: http://www.ekonomiwebben.lu.se/for-mitt-arbete/system-och-manualer/ekontrakt 1 Se Orfi kundmanual, s 12ff och 54ff, http://www.ekonomiwebben.lu.se/sites/ekonomiwebben.lu.se/files/kund_res.pdf Obs! De poster som bokats i Orfi innan denna funktion startade kommer inte att synas i denna sammanställning. Sök istället fram via rapporter i Orfi eller Kuben för äldre ärenden. 2 eKontrakt 4 2014-12-30 4. Fliken Ekonomi Bilaga – Fält som överförs till Lupos, Lunds universitets Periodiseringsoch Samfinansieringsverktyg Denna summa avser de direkta kostnaderna. Tänk på att du måste dela upp detta belopp i Lupos om du angivit flera konteringsrader under Konteringar i eKontrakt. Manual, Lupos: http://www.ekonomiwebben.lu.se/sites/ekonomiwebben.lu.se/files/manual_lupos_med_r apporthandbok.pdf eKontrakt 5 2014-12-30
© Copyright 2024