2015-03-12
SID 1 (2)
Omvårdnadsförvaltningen
Ansvarig för anvisningen:
Staben för kvalitetsutveckling
Gäller från:
Mars 2015
Beslutat av:
Förvaltningschef
Revideras:
Mars 2017
Anvisning för sekretess, behörighet och säkerhet i den
sociala dokumentationen på vård- och omsorgsboende
Den nationella värdegrunden inom äldreomsorgen stadgar den äldre personens rätt till ett
värdigt liv och välbefinnande - se socialtjänstlagen 5 kap 4 §. Den nationella värdegrunden
innehåller begrepp som trygghet och integritet. Rätten till en skyddad privat sfär nämns
särskilt. Det innebär bland annat att den som arbetar inom omsorgen om äldre personer ska
begränsa den kunskap som man söker eller sprider om en person.
Denna begränsning bevakas genom till exempel sekretesslagstiftningen som ger restriktioner
i fråga om vilka uppgifter som man får ta del av och föra vidare om enskilda personer. Vissa
personuppgifter ska inte vara allmänt tillgängliga, i synnerhet inte sådana som personen det
gäller kan finna generande – se Sekretesslagen 4 kap. 1§ om ”inre sekretess”.
Ansvar
Verksamheten ansvarar för att det finns en rutin för informationssäkerhet och
informationsöverföring. Rutinen ska säkerställa att den sociala dokumentationen alltid är
tillgänglig för dem som ger vård- och omsorg. Rutinen ska också säkerställa att endast de
som behöver ha tillgång till den sociala dokumentationen för att kunna ge den boende vård
och omsorg ska ha sådan behörighet.
Behörighet till den sociala dokumentationen
Behörighet till den sociala dokumentationen ska begränsas till dem som behöver ha
behörighet för att kunna ge den boende överenskommen vård- och omsorg. I verksamhetens rutin ska det framgå hur behovet av begränsade behörigheter tillgodoses.
Verksamhetens rutin för behörigheter ska även innefatta:
 Ansvar och rutin för att tilldela behörighet
 Ansvar och rutin för att uppdatera vid förändring eller avslut av behörighet
 Ansvar och rutin för regelbunden uppföljning av behörigheter.
Omvårdnadsförvaltningen
2015-03-1312
SID 2 (2)
SoL-personal ska ha tillgång till den sociala dokumentationen för de boende där man har ett
vård- och omsorgsansvar. Eventuell utökning av behörighet till den sociala dokumentationen
för boende på andra våningar inom enheten ges efter bedömning i den omfattning det kan
anses rimligt med hänsyn tagen till den enskildes behov av integritet och trygghet.
SoL-personal ska ej ha tillgång till hälso- och sjukvårdsjournalen med undantag av ADLbedömning, kvalitetsregister samt eventuella ordinationer från hälso- och sjukvårdspersonal
till SoL-personal. Återkoppling från SoL-personal till hälso- och sjukvårdspersonal vad gäller
utförda ordinationer sker via signeringslista.
Hälso- och sjukvårdspersonalen ska ha tillgång till den sociala dokumentationen för de
boende där man har ett vård- och omsorgsansvar.
Hälso- och sjukvårdspersonal och SoL-personal på utförarsidan ska ha tillgång till
biståndshandläggarens beställning men ej till utredningen.
Verksamhetschef/chef/arbetsledare bör ha tillgång till att läsa och skriva i den sociala
dokumentationen. De arbetsledare som eventuellt även arbetar som hälso- och
sjukvårdspersonal har en behörighet till hälso- och sjukvårdsdokumentationen utifrån den
rollen.
Uppföljning av behörigheter
Varje verksamhet ska följa upp hur behörigheter till den sociala dokumentationen används så
att den enskildes behov av integritet och trygghet tillgodoses. Det innebär att verksamheten
ska genomföra regelbundna loggkontroller i den omfattning som krävs utifrån verksamhetens regler för tilldelning av behörighet.
Verksamheten ska ha en lokal rutin för loggkontroll där det framgår hur och hur ofta loggkontroll ska göras, vad som ska loggas och vem som ansvarar för loggkontrollen.
Granskningsprotokoll ska skrivas vid varje loggkontroll. Av granskningsprotokollet ska det
framgå:
 Datum för loggkontroll samt vilken tidsperiod som granskades.
 Vem/vilka som har genomfört loggkontrollen.
 Antal användare samt antal sociala journaler som granskades.
 Resultat av granskningen samt vidtagna åtgärder.
Verksamhetens loggkontroll kan utformas som följer:
 Loggkontroller genomförs varje månad och omfattar en 24-timmarsperiod.
 Vid varje loggkontroll väljs 10 % av användarna ut slumpmässigt och deras
loggar granskas.
 Vid varje loggkontroll välja 10 % av de sociala journalerna ut slumpmässigt och
granskning görs av att inloggningar i respektive social journal gjorts av behörig
person.
 Varje användare och varje social journal ska granskas minst en gång per år.
Granskningsprotokollen ska sparas i 5 år.