Bussväderskydd, anskaffningsbeslut och upphandling av reklamavtal
1(6) Strategisk utveckling TJÄNSTEUTLÅTANDE 2015-01-15 Version 1.0 Handläggare Jens Plambeck 08-686 16 51 [email protected] Ärende/Dok. id. SL 2014-0879 Infosäk. klass K1 (Öppen) Trafiknämnden 2015-02-03, punkt 4 Bussväderskydd, anskaffningsbeslut och upphandling av reklamavtal Ärendebeskrivning Trafikförvaltningen inkom med tjänsteutlåtande, innehållande förslag till långsiktig inriktning kundmiljö väderskydd och hållplatser samt reklam (SL 2014-0879), tillsammans med förstudie inför upphandling av nya reklamavtal (SL 2013-4862), till trafiknämndens sammanträde den 29 april 2014. Ärendet togs inte upp förrän vid trafiknämndens sammanträde den 23 september 2014 och bordlades till den 7 oktober 2014 då ärendet återremitterades. Trafiknämnden återkom i samband med detta sammanträde med direktiv till förvaltningen om att ytterligare information var nödvändig och uppdrog till förvaltningschefen att ta in fler aspekter och avvägningar (i beslutet definierade frågeställningar) inför beslut om långsiktig inriktning av kundmiljö på busshållplatser och upphandling av reklamavtal. I det följande presenteras underlag för beslut samt förslag till beslut om långsiktig inriktning kundmiljö väderskydd och hållplatser samt upphandling av reklamavtal. Som stödjande information belyses och besvaras de av trafiknämnden enligt uppdrag till förvaltningschefen definierade frågeställningarna. Beslutsunderlag • • Förvaltningschefens tjänsteutlåtande Bussväderskydd och upphandling av reklamavtal, daterat 2015-01-15, SL2014-0879 Bilaga 1, Frågeställning 1-11, SL 2014-0879 Bilaga 2, Frågeställning 5, (HEMLIG enligt 19 kap 3 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) och utsändes enbart till trafiknämndens ledamöter), SL 2014-0879) Bilaga 3, RFI tjänstekoncession, 2015-01-14 SL 2014-0879 Förvaltningschefens tjänsteutlåtande Beslut om långsiktig inriktning kundmiljö väderskydd och hållplatser samt reklam, daterat 2014-09-12 SL 2014-0879 (utskickat till trafiknämnden inför mötet den 23 september, tilläggsärende punkt 24) 2(6) Strategisk utveckling TJÄNSTEUTLÅTANDE 2015-01-15 Version Ärende/Dok. id. SL 2014-0879 Infosäk. klass K1 (Öppen) • Utredningsrapport avseende långsiktig inriktning kundmiljö väderskydd och hållplatser samt reklam, SL 2014-0879 Bilaga 1, Ekonomi (HEMLIG enligt 19 kap 3 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), SL 2014-0879) Förvaltningschefens tjänsteutlåtande Beslut om förstudie inför upphandling av nya reklamavtal, daterat 2014-09-12, SL 2013-4862 (utskickat till trafiknämnden inför mötet den 23 september, tilläggsärende punkt 25) Förstudie inför upphandling av nya reklamavtal, SL 2013-4862 Bilaga 1, Ekonomi (HEMLIG enligt 19 kap 3 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), SL 2013-4862) Förslag till beslut Trafiknämnden föreslås besluta att godkänna presenterade och bilagda beslutsunderlag. att godkänna redovisningen avseende trafiknämndens återremiss om kompletterande aspekter och avvägningar. att trafikförvaltningen fortsätter med nuvarande affärsmodell, tjänstekontrakt inom ramen för trafikavtalen, avseende drift och underhåll av hållplatsinfrastruktur samt kvalitetssäkrar processerna för uppföljning och förvaltning. att godkänna föreslagen långsiktig inriktning för utveckling av hållplatsinfrastruktur för buss och pendelbåt. att uppdra till förvaltningschefen att genomföra upphandling (fastställa förfrågningsunderlag, fatta tilldelningsbeslut, teckna upphandlingskontrakt) av nya reklamavtal som säkrar intäkter och kvalitet enligt affärsmodell tjänstekontrakt och i enlighet med rekommenderad affärsinriktning i förstudie inför upphandling av nya reklamavtal. Förvaltningens förslag och motivering Bakgrund Syfte med förvaltningens utredningar och bilagd rapport är att för trafiknämnden säkerställa tillräckligt underlag för inriktningsbeslut så att en långsiktigt hållbar lösning för hållplatsernas kundmiljö och reklam etableras; • där resenärsnyttan maximeras, 3(6) Strategisk utveckling TJÄNSTEUTLÅTANDE 2015-01-15 Version Ärende/Dok. id. SL 2014-0879 Infosäk. klass K1 (Öppen) • • • • • • • där trafikförvaltningen har rådighet över strategiskt viktiga anläggningstillgångar, där en kostnadseffektiv förvaltning av anläggningstillgångar säkras, där möjligheterna till reklam utnyttjas ansvarsfullt och optimalt ur intäktssynpunkt, där möjligheten till en långsiktig utveckling av hållplatsernas lokalisering, utformning och bestyckning säkras (flera väderskydd, cykelparkering, bättre resenärsinformation och möjligheter till framtida digitalisering av reklam och trafikinformation etc.), där reklamaffären bidrar positivt till reseupplevelsen, där resenärens exponering för reklam följer en accepterad nivå, där ingångna reklamavtal bidrar till en framtidsanpassad utveckling av resenärsnyttor i kollektivtrafiken Mål med detta underlag är att: • Presentera resultat från fördjupade utredningar avseende trafiknämndens frågeställningar i återremiss från trafiknämndens möte den 7 oktober 2014. • Föreslå en långsiktig inriktning avseende hållplatsinfrastrukturens (buss och pendelbåt) och reklamens utveckling. • Föreslå en långsiktig inriktning avseende reklamavtal vilken skapar goda förutsättningar för ökade intäkter och möjliggör en kostnadseffektiv förvaltning. Uppdragens mål och vägledande principer har härletts från vision och övergripande mål i regionalt trafikförsörjningsprogram för Stockholms län1 och trafikförvaltningens affärsstrategi2 vilka är styrande för verksamheten. De övergripande målen, mer specifikt attraktiva resor och effektiva resor med låg miljö- och hälsopåverkan har verkat som utgångspunkt för dessa uppdrag och definierat tre nedbrutna mål; utökad resenärsnytta, kostnadseffektivitet och ökade intäkter. Huvudfrågan definieras som; Vilken är den bästa långsiktiga affärsinriktningen för trafikförvaltningens hållplatsinfrastruktur (buss och pendelbåt) och reklam? Övriga delfrågor besvaras i sin helhet i bilaga 1 till 3. Överväganden Kvalitetsnivån när det gäller drift- och underhåll av hållplatser behöver förbättras för att nå en attraktiv kundmiljö. Hela resan skall framöver upplevas som än mer attraktiv för kunden för att främja ett ökat resande. Regionalt trafikförsörjningsprogram för Stockholms län, LS 1207-0962 (TN 1201-0032) SL-2013-00545, Trafikförvaltningens affärsstrategi för den regionala kollektivtrafiken Stockholms län 1 2 4(6) Strategisk utveckling TJÄNSTEUTLÅTANDE 2015-01-15 Version Ärende/Dok. id. SL 2014-0879 Infosäk. klass K1 (Öppen) Det är viktigt för trafikförvaltningen att bibehålla rådighet över strategiskt viktiga anläggningstillgångar (t ex väderskydd och hållplatsutrustning) för att säkra attraktiva reklamytor och en långsiktig utveckling av kundmiljön. Ett flertal affärsmodeller har analyserats och fördjupas i utredningsrapporten men endast två affärsmodeller anses som lämpliga: 1. Tjänstekontrakt (nuvarande modell). Denna modell förordas av förvaltningen. 2. Tjänstekoncession, drift och underhåll samt monetär ersättning till trafikförvaltningen och tjänstekontrakt avseende nyproduktion av väderskydd. Rådigheten och det finansiella överskottet kvarstår hos trafikförvaltningen i båda fallen. Helhetsansvaret för resan och möjlighet för landstinget att fullt ut kunna utveckla kundmötet på alla hållplatser finns endast i alternativ 1. En omedelbar övergång till alternativ 2 innebär en förhöjd risk p.g.a. att; • alternativ 1 är en inom trafikförvaltningen etablerad affärsmodell, • alla effekter av ett eventuellt byte av affärsmodell inte är utredda (t.ex. effekten av och kostnaden för att bryta trafikutövarens helhetsansvar), • försämrad konkurrens kan försämra avtalsvillkor, • en helt ny avtalsform ska arbetas fram, upphandlas och förhandlas vilket bedöms ta mer tid än vad som finns tillgängligt i förhållande till nuvarande avtalssituation då nuvarande reklamavtal sagts upp för avslut vid årsskiftet 2015/2016 i enlighet med trafiknämndens tidigare beslut3. Förutsättningar att vårda trafikförvaltningens varumärken finns och styrs genom trafikavtal med trafikutövare och förstärks genom trafikförvaltningens möjlighet att utveckla och modernisera hållplatsinfrastrukturen över tid. Incitament i trafikavtalen ökar intresset hos trafikutövarna att ständigt förbättra kundnöjdheten bland resenärerna. Intäkter från reklamavtalen möjliggör finansiering och modernisering av hållplatsinfrastrukturen för trafikförvaltningen. Trafiknämnden rekommenderas besluta att bibehålla nuvarande modell, tjänstekontrakt, avseende drift och underhåll av hållplatsinfrastruktur samt kvalitetssäkra processerna för uppföljning och förvaltning. Beslut av TN i samband med beredning av ärende ”Beslut om kortsiktig plan för uppförande av 600 väderskydd under åren 2013-2014” TN 2011-0257 3 5(6) Strategisk utveckling TJÄNSTEUTLÅTANDE 2015-01-15 Version Ärende/Dok. id. SL 2014-0879 Infosäk. klass K1 (Öppen) För att långsiktigt kvalitetssäkra kundmiljön vid samtliga hållplatser bör föreslagna åtgärder genomföras av trafikförvaltningen: • Fastställ och dokumentera process för avtalsförvaltning och uppföljning. • Tydliggör process för nyuppsättning, flytt, snöröjning och städning av hållplatser i samverkan med berörda aktörer. • Implementera process för lokalisering, bestyckning och utformning av hållplatser i enlighet med föreslagen långsiktig inriktning av hållplatsinfrastruktur för buss och pendelbåt. • Upphandla nyttjanderätten till reklam i enlighet med föreslagen affärsinriktning i förstudie inför upphandling av nya reklamavtal och enligt följande avtalsområdesindelning: - Spårtrafik - Bussväderskydd - Buss insida - Buss utsida Trafiknämnden rekommenderas godkänna föreslagen långsiktig inriktning av hållplatsinfrastruktur för buss och pendelbåt. Trafiknämnden rekommenderas säkerställa att trafikförvaltningen får förutsättningar att genomföra upphandling (fastställa förfrågningsunderlag, fatta tilldelningsbeslut, teckna upphandlingskontrakt) av nya reklamavtal som säkrar kvalitet enligt affärsmodell tjänstekontrakt. Ekonomiska konsekvenser av beslutet Bedömningar av kostnader, intäkter samt resultat är genomförd och återfinns i bilagt. Bilagorna är belagda med sekretess, (HEMLIG enligt 19 kap 3 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), SL 2014-0879 samt SL 20134862.) Sociala konsekvenser Ett av målen med kollektivtrafiken är att den ska vara tillgänglig för alla. De i beslutsunderlagen föreslagna funktionsstandarderna (A-D) för hållplatser har speciellt utformats med utgångspunkt från trafikförvaltningens höga krav på tillgänglighet i kollektivtrafiken både avseende stoppställets information samt utformning och bestyckning. Ur ett socialt hållbarhetsperspektiv är det viktigt att det tydligt framgår vem som är avsändare av information när trafikförvaltningens trafikinformation och övrig marknadsföring av den upphandlade kollektivtrafiken syns i samband med kommersiell reklam. Dagens struktur med en referensgrupp och etiskt råd som bedömer reklamen är viktigt att ha med i framtida avtal och förvaltning. 6(6) Strategisk utveckling TJÄNSTEUTLÅTANDE 2015-01-15 Version Ärende/Dok. id. SL 2014-0879 Infosäk. klass K1 (Öppen) Konsekvenser för miljön Hänsyn till miljön har i utredningsarbetet och i utarbetade förslag till beslut beaktats i enlighet med landstingets miljöpolitiska program 2012-2016. Vid framtida upphandlingar kommer tydliga och funktionella miljökrav definieras i relevanta förfrågningsunderlag med hänsyn tagen till kommande riktlinje miljö. Vid val av lokalisering av stoppställe skall miljöbalkens allmänna hänsynsregler alltid iakttas. Anders Lindström Förvaltningschef Jens Plambeck Chef Strategisk Utveckling 1(21) Strategisk utveckling Affärsutveckling RAPPORT 2015-01-15 Version 1.0 Ärende/Dok. id. SL 2014-0879 Infosäk. klass K1 (Öppen) Handläggare Carina Holm Bussväderskydd och upphandling reklamavtal Stockholms läns landsting Trafikförvaltningen 105 73 Stockholm Leveransadress: Lindhagensgatan 100 Godsmottagningen 112 51 Stockholm Telefon: 08–686 16 00 Fax: 08-686 16 06 E-post: [email protected] Besök oss: Lindhagensgatan 100. Kommunikationer: Stadshagen/Thorildsplan Säte: Stockholm Org.nr: 232100-0016 www.sll.se 2(21) Strategisk utveckling Affärsutveckling RAPPORT 2015-01-15 Version 1.0 Ärende/Dok. id. SL 2014-0879 Infosäk. klass K1 (Öppen) Förord Trafikförvaltningen inkom med tjänsteutlåtande, till trafiknämndens sammanträde den 29 april 2014, innehållande förslag till långsiktig inriktning kundmiljö väderskydd och hållplatser samt reklam (SL 2014-0879), samt förstudie inför upphandling av nya reklamavtal (SL 2013-4862). Ärendet togs inte upp förrän vid trafiknämndens sammanträde den 23 september 2014 och bordlades till den 7 oktober 2014. Trafiknämnden återkom i samband med detta sammanträde med direktiv till förvaltningen om att ytterligare information var nödvändig och uppdrog till förvaltningschefen att ta in fler aspekter och avvägningar (i beslutet definierade frågeställningar) inför beslut om långsiktig inriktning avseende hållplatsinfrastruktur för buss och pendelbåt samt upphandling av reklamavtal. Denna rapport har som mål och syfte att ge underlag för beslut om långsiktig inriktning avseende hållplatsinfrastruktur för buss och pendelbåt och upphandling av reklam samt belysa och besvara frågeställningarna enligt uppdrag till förvaltningschefen. 3(21) Strategisk utveckling Affärsutveckling RAPPORT 2015-01-15 Version 1.0 Ärende/Dok. id. SL 2014-0879 Infosäk. klass K1 (Öppen) Innehållsförteckning 1 Sammanfattning ......................................................................................4 2 Syfte och mål ...........................................................................................6 3 Frågeställningar från trafiknämnden...................................................... 7 4 Hållplatsinfrastrukturens betydelse enligt trafikförvaltningens affärsstrategi........................................................................................... 8 5 Huvudfråga - Affärsmodell .....................................................................9 5.1 Nuvarande modell – Tjänstekontrakt ................................................... 10 5.2 Tjänstekoncession, endast monetär ersättning till trafikförvaltningen 13 5.3 Tjänstekoncession, drift och underhåll samt monetär ersättning till trafikförvaltningen och tjänstekontrakt avseende nyproduktion av väderskydd 13 5.4 Tjänstekoncession, drift och underhåll samt nya väderskydd till trafikförvaltningen .............................................................................................. 15 5.5 Affärsmodellernas stöd av regionalt trafikförsörjningsprogram och trafikförvaltningens affärsstrategi....................................................................... 17 6 Slutsatser .............................................................................................. 20 7 Nästa steg .............................................................................................. 21 4(21) Strategisk utveckling Affärsutveckling RAPPORT 2015-01-15 Version 1.0 Ärende/Dok. id. SL 2014-0879 Infosäk. klass K1 (Öppen) 1 Sammanfattning Kundmiljön vid hållplatser med och utan väderskydd är resenärens första möte med trafikförvaltningen och dess varumärken och är därmed strategiskt viktig när trafikförvaltningen vill maximera styrkan i sina varumärken. Är miljön trevlig och skapar resenärsnytta upplevs resan som attraktiv, fler vill åka kollektivt och därmed kan intäkterna öka. Kundmiljön är en strategiskt viktig tillgång och rådighet över hur denna ser ut och utvecklas är viktig för trafikförvaltningen. Det finns två affärsmodeller som säkerställer att trafikförvaltningen behåller rådighet över strategiska tillgångar, såsom hållplatsinfrastrukturen, samt kan kvalitetssäkra att kundmiljön vid hållplatser skapar attraktiva resor: • Tjänstekontrakt (nuvarande modell) • Tjänstekoncession, drift och underhåll samt monetär ersättning till trafikförvaltningen och tjänstekontrakt avseende nyproduktion av väderskydd. Förutsättningar att vårda trafikförvaltningens varumärken finns och styrs genom trafikavtal med trafikutövare och förstärks genom trafikförvaltningens möjlighet att utveckla och modernisera hållplatsinfrastrukturen över tid. Incitament i trafikavtal ökar intresset hos trafikutövarna att ständigt förbättra kundnöjdheten bland resenärerna. Intäkter från reklamavtal möjliggör finansiering och modernisering av hållplatsinfrastrukturen för trafikförvaltningen. Tjänstekontrakt är en etablerad affärsmodell hos trafikförvaltningen. Ett byte av affärsmodell till tjänstekoncession innebär en väsentligt ökad risk p.g.a att effekterna av att omförhandla nuvarande avtal med trafikutövarna inte är analyserad samt att nuvarande förutsättningar för att upphandla ett väl genomarbetat reklamavtal är begränsade då nuvarande reklamavtal sagts upp för avslut vid årsskiftet 2015/2016 i enlighet med Trafiknämndens tidigare beslut1. Beslut av TN i samband med beredning av ärende ”Beslut om kortsiktig plan för uppförande av 600 väderskydd under åren 2013-2014” TN 2011-0257 1 5(21) Strategisk utveckling Affärsutveckling RAPPORT 2015-01-15 Version 1.0 Ärende/Dok. id. SL 2014-0879 Infosäk. klass K1 (Öppen) Trafikförvaltningen rekommenderar att tillsvidare fortsätta med nuvarande affärsmodell, Tjänstekontrakt där: • reklamentreprenör ansvarar för reklamförsäljning, • trafikutövare ansvarar för tillsyn, drift och underhåll av hållplatser med och utan väderskydd som ingående del i trafikavtal, • byggentreprenör bygger, projekterar och uppför nya väderskydd. För att långsiktigt kvalitetssäkra kundmiljön vid samtliga hållplatser bör dessutom föreslagna åtgärder genomföras av trafikförvaltningen: • Fastställ och dokumentera process för avtalsförvaltning och uppföljning. • Tydliggör process för nyuppsättning, flytt, snöröjning och städning av hållplatser i samverkan med berörda aktörer • Implementera process för lokalisering, bestyckning och utformning av stoppställen i enlighet med föreslagen långsiktig inriktning av hållplatsinfrastruktur för buss och pendelbåt. • Upphandla nyttjanderätten till reklam i enlighet med föreslagen affärsinriktning i Förstudie inför upphandling av nya reklamavtal och enligt följande avtalsområdesindelning: Spårtrafik Bussväderskydd Buss insida Buss utsida Trafiknämnden rekommenderas att tillsvidare fortsätta med nuvarande modell, tjänstekontrakt, avseende drift och underhåll av hållplatsinfrastruktur samt kvalitetssäkra processerna för uppföljning och förvaltning. Trafiknämnden rekommenderas att godkänna föreslagen långsiktig inriktning av hållplatsinfrastruktur för buss och pendelbåt. Trafiknämnden rekommenderas säkerställa att trafikförvaltningen får förutsättningar att genomföra upphandling (fastställa förfrågningsunderlag, fatta tilldelningsbeslut, teckna upphandlingskontrakt) av nya reklamavtal som säkrar kvalitet enligt affärsmodell tjänstekontrakt. 6(21) Strategisk utveckling Affärsutveckling RAPPORT 2015-01-15 Version 1.0 Ärende/Dok. id. SL 2014-0879 Infosäk. klass K1 (Öppen) 2 Syfte och mål Syfte med denna rapport är att för trafiknämnden säkerställa tillräckligt underlag för inriktningsbeslut så att en långsiktigt hållbar lösning avseende hållplatsinfrastruktur för buss och pendelbåt samt nyttjanderätt till upplåtelse av reklam i kollektivtrafiken i Stockholms län etableras; • där resenärsnyttan maximeras, • där trafikförvaltningen har rådighet över strategiskt viktiga anläggningstillgångar, • där en kostnadseffektiv förvaltning av anläggningstillgångar säkras, • där möjligheterna till reklam utnyttjas ansvarsfullt och optimalt ur intäktssynpunkt, • där möjligheten till en långsiktig utveckling av hållplatsernas lokalisering, utformning och bestyckning säkras (flera väderskydd, cykelparkering, bättre resenärsinformation och möjligheter till framtida digitalisering av reklam och trafikinformation etc.), • där reklamaffären bidrar positivt till reseupplevelsen, • där resenärens exponering för reklam följer en accepterad nivå, • där ingångna reklamavtal bidrar till en framtidsanpassad utveckling av resenärsnyttor i kollektivtrafiken Mål med detta underlag är att: • Presentera resultat från fördjupade utredningar avseende trafiknämndens frågeställningar i återremiss. • Föreslå en långsiktig inriktning avseende hållplatsinfrastrukturens (buss och pendelbåt) och reklamens utveckling. • Föreslå en långsiktig inriktning avseende reklamavtal vilken skapar goda förutsättningar för ökade intäkter och möjliggör en kostnadseffektiv förvaltning. Uppdragens mål och vägledande principer har härletts från vision och övergripande mål i regionalt trafikförsörjningsprogram för Stockholms län2 och trafikförvaltningens affärsstrategi3 vilka är styrande för verksamheten. De övergripande målen, mer specifikt attraktiva resor och effektiva resor med låg miljö- och hälsopåverkan har verkat som utgångspunkt för dessa uppdrag och Regionalt trafikförsörjningsprogram för Stockholms län, LS 1207-0962 (TN 12010032) 3 SL-2013-00545, Trafikförvaltningens affärsstrategi för den regionala kollektivtrafiken Stockholms län 2 7(21) Strategisk utveckling Affärsutveckling RAPPORT 2015-01-15 Version 1.0 Ärende/Dok. id. SL 2014-0879 Infosäk. klass K1 (Öppen) definierat tre nedbrutna mål; utökad resenärsnytta, kostnadseffektivitet och ökade intäkter. Huvudfrågan som denna rapport omfattar definieras som; Vilken är den bästa långsiktiga affärsinriktningen för trafikförvaltningens hållplatsinfrastruktur (buss och pendelbåt) och reklam? Övriga delfrågor besvaras i sin helhet i bilaga 1 till 3. 3 Frågeställningar från trafiknämnden De frågeställningar trafiknämnden önskade svar på i återremissen listas nedan och besvaras i bilaga 1 (frågeställning 1-11), bilaga 2 (frågeställning 5, Omfattas av sekretess enligt 19 kap 3 § första stycket offentlighets och sekretesslagen (2009:400) och utsändes enbart till trafiknämndens ledamöter.) och bilaga 3 (frågeställning 3, RFI Tjänstekoncession). 1. Analys av för- och nackdelar med tjänstekoncessionslösning för reklam i och underhåll av bussväderskydd med standardhöjning i länet. 2. Känslighets- och riskanalys av planerade reklamintäkter. 3. Omvärldsanalys (RFI) av tjänstekoncession inom kollektivtrafik runt om i världen. 4. Olika modeller av bussväderskydd samt förutsättning för användning. 5. Beskrivning av dagens kostnader för underhåll och investeringar i bussväderskydd i relation till reklamintäkter. 6. Analys av möjligheter till alternativ energiförsörjning. 7. Plan för cykelparkeringar i anslutning till bussväderskydd, laddningsmöjligheter för elcykel samt plats för låd-/transportcykel. 8. Bedömning om mängden reklam i kollektivtrafiken bör ökas eller minskas. 9. Beskrivning på vilket sätt konst kan utgöra en större del av resenärsmiljön inom busstrafiken i framtiden där reklam inte förekommer. 10. Plan för hur digitaliseringen skall beredas plats i kollektivtrafiken och på vilket sätt detta kan möjliggöra bättre störningsinformation. 11. En avvägning mellan störningsinformation och reklam i digitala skyltar med analys av ekonomiska konsekvenser och reglering mot trafikutövare och reklamentreprenörer. 8(21) Strategisk utveckling Affärsutveckling RAPPORT 2015-01-15 Version 1.0 Ärende/Dok. id. SL 2014-0879 Infosäk. klass K1 (Öppen) 4 Hållplatsinfrastrukturens betydelse enligt trafikförvaltningens affärsstrategi Kundmiljön i och kring hållplatser är resenärens (kundens) första möte med trafikförvaltningen (och dess varumärken SL, Waxholmsbolaget och Färdtjänsten). En viktig strategisk plats med möjlighet att stärka varumärket och helhetsupplevelsen av kollektivtrafikresan. Hållplatserna och dess väderskydd utgör en viktig del i att resan upplevs som attraktiv, effektiv samt skapar ökad resenärsnytta. Med attraktiva miljöer vid hållplatserna skapas trygghet och väntan på bussen blir behaglig. Finns väderskydd hålls resenärerna torra och varma vid dåligt väder och är det upplyst känns miljön tryggare. Tydlig information om tidtabeller och störningsinformation i realtid ger resenärerna möjlighet att planera resan effektivt och alternativa resvägar kan föreslås vid störningar. I trafikförvaltningens affärsstrategi4 sägs: 1. Trafikförvaltningen ska maximera styrkan och tydligheten i sina varumärken i syfte att skapa attraktiva affärer. 2. Trafikförvaltningen ska utveckla affärerna i syfte att öka intäkterna till verksamheten. 3. Trafikförvaltningen ska avväga och konstruera alla affärer utifrån en god förståelse för leverantörsmarknaden och utöver ett resenärsperspektiv ha ett leverantörsperspektiv i alla affärer. 4. Trafikförvaltningen ska ge ett ökat ansvar till leverantören i de fall det är marknadsmässigt möjligt och det leder till att trafikförvaltningens mål långsiktigt uppnås. 5. Trafikförvaltningen ska skapa drivkrafter hos leverantören genom ersättningsmodeller som styr mot trafikförvaltningens mål. 6. Trafikförvaltningen ska eftersträva rådighet över strategiskt viktiga tillgångar. 7. Trafikförvaltningen ska fördela risker i varje specifik affär på den part som bäst kan förutse, förebygga och hantera risken, i syfte att minska kostnader. 8. Trafikförvaltningen ska eftersträva en ökad grad av funktionsinriktad kravställning, utifrån trafikförvaltningens behov och leverantörsmarknadens kapacitet och förmåga. SL-2013-00545, Trafikförvaltningens affärsstrategi för den regionala kollektivtrafiken Stockholms län 4 9(21) Strategisk utveckling Affärsutveckling RAPPORT 2015-01-15 Version 1.0 Ärende/Dok. id. SL 2014-0879 Infosäk. klass K1 (Öppen) 9. Trafikförvaltningen ska arbeta för en ökad samverkan kring affärerna i syfte att nå stordriftsfördelar. 10. Trafikförvaltningen ska arbeta med affärerna genom hela livscykeln med kontinuerlig erfarenhetsåterföring enligt affärsprocessen. Kundmiljön vid hållplatserna är strategiskt viktig när trafikförvaltningen vill maximera styrkan i sina varumärken (princip 1). Är miljön trevlig och skapar resenärsnytta upplevs resan som attraktiv, fler vill och väljer att åka kollektivt och därmed kan intäkterna öka (princip 2). Reklam vid stoppställen möjliggör även ökade intäkter till trafikförvaltningen. Kundmiljön är en strategisk tillgång och rådighet över hur den ser ut och utvecklas är viktig för trafikförvaltningen (princip 6). Tekniska framsteg skapar förutsättningar för digitalisering av hållplatsinfrastruktur. Digitalisering är ett viktigt steg för en framtidsinriktad kundmiljö och möjliggör trafikinformation i realtid, underhållning vid väntan genom samhällsinformation, trafikreklam etc. Reklam upplevs idag som positivt av resenärer5 och finansierar indirekt en del av investeringarna i väderskydd6. Idag sprids affärsrisken genom att reklamentreprenörerna hanterar reklamvitrinen på väderskyddet och trafikutövarna hanterar övriga delar av hållplatsen (princip 7). Båda parter drivs av egennyttan att hållplatserna ska vara hela och rena och genom stordriftsfördelar kan de optimera kostnaderna (princip 9). 5 Huvudfråga - Affärsmodell Trafikförvaltningens nuvarande affärsmodell för hållplatsinfrastruktur för buss och pendelbåt samt reklam är tjänstekontrakt där; • reklamentreprenör ansvarar för reklamförsäljning, • trafikutövare ansvarar för tillsyn, drift och underhåll av hållplatser med och utan väderskydd som en ingående del i trafikavtal, • byggentreprenör bygger, projekterar och uppför nya väderskydd. 5 6 SL 2013-4862 Förstudie upphandling av nya reklamavtal Bilaga 3 frågeställning 5 10(21) Strategisk utveckling Affärsutveckling RAPPORT 2015-01-15 Version 1.0 Ärende/Dok. id. SL 2014-0879 Infosäk. klass K1 (Öppen) Nuvarande affärsmodell har enligt trafiknämndens önskemål mer ingående jämförts med alternativet tjänstekoncession. De tre olika varianter av tjänstekoncession som identifierats och definierats i Bilaga 17 är; • Tjänstekoncession, endast monetär ersättning till trafikförvaltningen • Tjänstekoncession, drift och underhåll samt monetär ersättning till trafikförvaltningen, och tjänstekontrakt avseende nyproduktion av väderskydd • Tjänstekoncession, drift och underhåll samt nya väderskydd till trafikförvaltningen 5.1 Nuvarande modell – Tjänstekontrakt Bild 1 Intäkts- och kostnadsflöden för Tjänstekontrakt. 5.1.1 Reklam Dagens reklamavtal är reglerat som ett tjänstekontrakt där reklamentreprenör har nyttjanderätt till reklamytor på väderskydd8 samt ansvar för tillsyn, drift och underhåll av reklamvitriner. För nyttjanderätten betalar reklamentreprenör ett garantibelopp och en hyra, till trafikförvaltningen. Denna modell ger trafikförvaltningen ett ekonomiskt tillskott till verksamheten som finansierar övriga kostnader. 5.1.2 Investering i nya väderskydd Trafikförvaltningen köper in nya väderskydd separat via byggentreprenör. Bilaga 1 frågeställning 1 Gäller även nyttjanderätten till reklamytor i och i anslutning till spårtrafik och i och på buss. 7 8 11(21) Strategisk utveckling Affärsutveckling RAPPORT 2015-01-15 Version 1.0 Ärende/Dok. id. SL 2014-0879 Infosäk. klass K1 (Öppen) 5.1.3 Drift och underhåll Ansvar för drift och underhåll av hållplatsinfrastruktur regleras i trafikavtal med trafikutövarna och inkluderar: tillsyn samt drift och underhåll av väderskydd, utbyte av analog trafikinformation, tillsyn av hållplatsutrustning, städning, sandning och skottning av markyta i väderskydd, städning av reklamvitrins utsida9, klottersanering, samt att tillhandahålla och lagerhålla lämplig mängd reservdelar. Avtalslängd för ett busstrafikavtal är ca 8-10 år. Utöver ansvar för drift och underhåll har trafikutövaren även ansvar för tillfällig eller permanent flytt av befintlig hållplats samt återställande av väderskydd vid skada eller skadegörelse. Även trafikplanering ingår vilket kan innebära omläggning av trafiklinjer i viss utsträckning. Det huvudsakliga skälet till nuvarande avtalsmodell är att trafikförvaltningen över tid övergått till busstrafikavtal med en stor andel resandeincitament VBP (Verifierad Betalande Passagerare). Syftet med VBP-avtal är att stimulera trafikutövaren att utveckla kollektivtrafikens attraktivitet, kostnadseffektivisera verksamheten samt stödja ett ökat resande. I och med detta blir kundmiljön både i fordon och på hållplatser en viktig del av resenärens totalupplevelse som påverkar attraktiviteten och i slutänden trafikutövarens intäkter. 5.1.4 Erfarenhet av nuvarande avtalsmodell För de senaste och framtida busstrafikavtalen bedöms trafikförvaltningen ha de avtalsmässiga verktyg som krävs för att säkerställa kvalitativ och kostnadseffektiv tillsyn, drift och underhåll av hållplatsinfrastruktur för buss och pendelbåt. Med detta avses funktionell kravställning avseende hel, ren och fungerande hållplatsinfrastruktur, viten vid bristande upplevd kvalitet, rätt att genomföra stickprovskontroller och revisioner, rätt att kräva handlingsplaner för att rätta brist samt innehållande av ersättning vid brist. 9 Gäller endast reklamvitriner i väderskydd. I nyttjanderättsavatal för reklam avseende spårtrafik och buss ansvarar reklamentreprenör för hela reklamvitrinen, (in- och utsida). 12(21) Strategisk utveckling Affärsutveckling Ärende/Dok. id. RAPPORT 2015-01-15 Version 1.0 SL 2014-0879 Infosäk. klass K1 (Öppen) En kvalitetskontroll genomförd och dokumenterad under maj-juni 2014 visar dock väsentliga brister i genomförandet hos trafikutövarna. Detta inbegriper trafikutövarnas åtgärd när brist är identifierad. Se figur 1 och 2. Trafikutövare Antal brister kontroll 1 Antal brister kontroll 2 A 202 192 B 114 109 C 198 202 Bild 2 Sammanställning av antal brister vid kontroller i maj- juni 2014 jämfört med återbesök 2 veckor senare. Orsaken till bristerna kan sammanfattas i följande antaganden: Drift och underhåll av väderskydd är en relativt sett liten del av omsättningen i busstrafikavtal samt inte trafikutövarens kärnverksamhet och får därmed inte förväntad uppmärksamhet. Brister i trafikförvaltningens verktyg och processer för avtalsförvaltning och uppföljning. Brister i trafikförvaltningens utförande av avtalsförvaltning. Befintliga verktyg i busstrafikavtal, såsom viten, används inte. De viktigaste för- och nackdelarna med nuvarande modell - tjänstekontrakt: Fördelar Nackdelar Helhetsansvar för resa Utgör liten del av trafikavtal Trafikutövaren har ett helhetsansvar med Drift och underhåll är en liten del av möjlighet att utveckla resenärsmötet inklusive trafikavtal och får inte förväntad incitament. Egennyttan att öka intäkterna. uppmärksamhet. Rådighet över strategisk tillgång Inte kärnkompetens Anläggningstillgångarna (väderskydden) Aktörer med denna typ av verksamhet har tillhör trafikförvaltningen. inte detta område som kärnkompetens. Positivt netto från reklamintäkter Oprioriterat verksamhetsområde Möjliggör nya investeringar av väderskydd. Verktyg, såsom viten, används inte idag i förvaltningens uppföljning av avtalen när brister uppdagas. Verktyg för uppföljning finns Verktyg för uppföljning finns i befintliga och utvecklas i nya trafikavtal. 13(21) Strategisk utveckling Affärsutveckling RAPPORT 2015-01-15 Version 1.0 Ärende/Dok. id. SL 2014-0879 Infosäk. klass K1 (Öppen) Fördelar Nackdelar Kontinuerlig tillsyn av hållplatsen Trafikutövaren besöker samtliga stoppställen på regelbunden basis av förare i linjetrafik samt för byte av trafikinformation. 5.2 Tjänstekoncession, endast monetär ersättning till trafikförvaltningen En tjänstekoncession är ett kontrakt av samma slag som ett tjänstekontrakt. Den som innehar koncessionen har rätt att erhålla betalning från de kunder som använder de tjänster som koncessionshavaren erbjuder. Vad som ska ingå i begreppet tjänstekoncession rörande reklam och väderskydd kan variera. Att upplåta endast reklamytor ses av flertalet offentliga institutioner som en tjänstekoncession bl.a. Västtrafik10. Trafikförvaltningens juridiska enhet har utrett frågan och kommit till slutsatsen att definitionen av trafikförvaltningens nuvarande reklamavtal är av typen tjänstekontrakt. Tjänstekoncession med endast monetär ersättning till trafikförvaltningen och tjänstekontrakt baseras på samma avtalskonstruktion avseende upplåtelse av nyttjanderätten till reklamytor i väderskydd och därmed kommer denna modell inte att utredas närmare i denna rapport. 5.3 Tjänstekoncession, drift och underhåll samt monetär ersättning till trafikförvaltningen och tjänstekontrakt avseende nyproduktion av väderskydd Tjänstekoncessionen utökas här med att omfatta även drift och underhåll av alla stoppställen. Den monetära ersättningen vilken utfaller till trafikförvaltningen beror på att kostnaden för drift och underhållet bedöms väsentligen understiga värdet av reklamupplåtelsen. Produktion av nya väderskydd sker fortsatt via byggentreprenör som tjänstekontrakt i likhet med trafikförvaltningens nuvarande affärsmodell. 10 Bilaga 1 Frågeställning 1 kapitel 2.1 14(21) Strategisk utveckling Affärsutveckling RAPPORT 2015-01-15 Version 1.0 Ärende/Dok. id. SL 2014-0879 Infosäk. klass K1 (Öppen) Bild 3 Intäkts- och kostnadsflöden för tjänstekoncession, drift och underhåll samt monetär ersättning till trafikförvaltningen. De viktigaste för- och nackdelarna med denna modell för tjänstekoncession och tjänstekontrakt, jämfört med nuvarande modell är: Fördelar Nackdelar Kontinuerlig tillsyn av väderskydd Helhetsansvaret bryts med reklam Trafikförvaltningens övergripande strategi Reklamentreprenör besöker skydden på med helhetsansvar för trafikutövarna att regelbunden basis för att byta reklam. hantera hela resan för resenärerna bryts. Tydligare ansvarsfördelning Endast 2-4 aktörer En underhållsorganisation för drift och Färre marknadsaktörer med möjlighet att underhåll av alla stoppställen med och utan hantera både drift och underhåll samt reklam väderskydd i kollektivtrafiken. Rådighet över strategisk tillgång Ny avtalsform tar tid Anläggningstillgångarna (väderskydden) En ny avtalsform för väderskydd ska tillhör trafikförvaltningen utformas, upphandlas samt förhandlas med trafikutövare Kärnkompetens Sämre kontroll av reklamytornas Aktör med denna typ av verksamhet som marknadsvärde kärnkompetens Ett koncessionsavtal med drift och underhåll samt reklam medför att trafikförvaltningen inte längre har möjlighet att veta vilket värde reklamen egentligen har. Kort avtalstid Avtalstid på omkring 5 år (jämfört med trafikavtalen 10 år) 15(21) Strategisk utveckling Affärsutveckling RAPPORT 2015-01-15 Version 1.0 Ärende/Dok. id. SL 2014-0879 Infosäk. klass K1 (Öppen) Fördelar Nackdelar Ekonomiskt överskott Reklamintäkterna ger ett ekonomiskt tillskott som kan återinvesteras i nya väderskydd. 5.4 Tjänstekoncession, drift och underhåll samt nya väderskydd till trafikförvaltningen Denna modell av tjänstekoncession inkluderar även åtagandet att installera 1 200 st nya väderskydd11. Koncessionshavaren kommer att äga dessa nyinvesterade väderskydd och därmed behöver avtalstiden i denna modell vara minst femton (15) år för att vara lönsam för koncessionshavaren. Bild 4 Intäkts- och kostnadsflöden för Tjänstekoncession, drift och underhåll samt nya väderskydd. De viktigaste för- och nackdelarna med denna modell för tjänstekoncession, jämfört med nuvarande modell är: Fördelar Nackdelar Kontinuerlig tillsyn av väderskydd Helhetsansvaret bryts med reklam Trafikförvaltningens övergripande strategi Reklamentreprenör besöker skydden på med helhetsansvar för trafikutövarna att regelbunden basis för att byta reklam. hantera hela resan för resenärerna bryts. 11 1200 nya väderskydd är det behov som identifierats i rapporten Långsiktig inriktning kundmiljö väderskydd och reklam 16(21) Strategisk utveckling Affärsutveckling RAPPORT 2015-01-15 Version 1.0 Ärende/Dok. id. SL 2014-0879 Infosäk. klass K1 (Öppen) Fördelar Nackdelar Tydligare ansvarsfördelning Långa avtal En underhållsorganisation för drift och Avtalstid på minst 15-20 år. Kostsamt att säga underhåll av alla stoppställen med och utan upp i förtid. väderskydd i kollektivtrafiken. Kärnkompetens Längre avtalstid än uttalat behov Aktör med denna typ av verksamhet som Trafikförvaltningen binder upp sig i ett kärnkompetens. koncessionsavtal som sträcker sig minst 5 år längre än behovet avtalet skall bekosta sträcker sig. Initial resultatförbättring Svårt att förändra Trafikförvaltningens resultat förbättras under Mycket svårt för trafikförvaltningen att de initiala avtalsåren då reklamentreprenör påverka mängden reklam under står för investeringskostnaden i nya avtalsperioden (minst 15 år). väderskydd Ingen rådighet över strategisk tillgång Anläggningstillgångarna (väderskydden) tillhör reklamentreprenören och investeringen är hårt kopplad till avtalets löptid. Investeringskostnaden i markberedning och el kvarstår= den större delen Större delen av investeringskostnaden kvarstår med oförändrad belastning på trafikförvaltningen (projektering, markberedning, el-anslutning, etc.) Digitalisering svårt att förutse Den tekniska utveckling som sker under en avtalsperiod (> 15 år) är omöjlig att förutse. Endast 1-2 aktörer Färre marknadsaktörer med möjlighet att hantera både drift och underhåll, reklam samt investering av nya väderskydd. 17(21) Strategisk utveckling Affärsutveckling Ärende/Dok. id. RAPPORT 2015-01-15 Version 1.0 SL 2014-0879 Infosäk. klass K1 (Öppen) 5.5 Affärsmodellernas stöd av regionalt trafikförsörjningsprogram och trafikförvaltningens affärsstrategi Utvärderingskriterier vid val av inriktning av affärsmodell är definierade enligt följande12: - Resenärsnytta. Bekväma, rena, trygga och tillgängliga stoppställen med relevant, uppdaterad och korrekt information i realtid. - Kostnadseffektivitet Bästa lösning med hänsyn till det totala ekonomiska utfallet. - Rådighet. Kontroll över strategiskt viktiga anläggningar. - Instrument för teknisk utveckling. Affärsformen gynnar en framtidsanpassad utveckling av stoppställen, trafikinformation och reklamytor. - Varumärkesvård. Positiv påverkan på Stockholms läns landsting och dess tjänstevarumärken genom moderna, hållbara och trygga stoppställen. Kriterier Alternativ 1 Alternativ 2 Alternativ 3 Tjänstekontrakt Tjänstekoncession, Tjänstekoncession, drift och underhåll drift och underhåll med monetär samt nya ersättning och väderskydd tjänstekontrakt för nyproduktion av väderskydd Resenärsnytta Ja. TU har incitament Ja/Nej. RE har Ja/Nej. RE har och egennytta både för incitament och incitament och kundmiljö och egennytta för egennytta för trafikinformation väderskydd med väderskydd med reklam. reklam. Inget incitament/ Inget incitament/ egennytta för egennytta för trafikinformation. trafikinformation SL 2014-0879 Långsiktig inriktning kundmiljö väderskydd och hållplatser samt reklam 12 18(21) Strategisk utveckling Affärsutveckling Ärende/Dok. id. RAPPORT 2015-01-15 Version 1.0 SL 2014-0879 Infosäk. klass K1 (Öppen) Kriterier Alternativ 1 Alternativ 2 Alternativ 3 Tjänstekontrakt Tjänstekoncession, Tjänstekoncession, drift och underhåll drift och underhåll med monetär samt nya ersättning och väderskydd tjänstekontrakt för nyproduktion av väderskydd Kostnadseffektivitet Rådighet Ja. TF kan investera Ja/Nej. TF kan Nej. Inget överskott. överskott av intäkter investera överskottet TF kvarstår med från reklamavtal i t ex av intäkter från kostnaden för nya väderskydd. reklamavtal i nya markarbete mm för väderskydd. väderskydd. Kostnad att bryta Kostnad att bryta trafikavtal måste trafikavtal måste utredas. utredas. Ja. TF äger Ja. TF äger Nej. RE äger ny infrastrukturen infrastrukturen infrastruktur Instrument för Ja. TF kan använda Ja. TF kan använda Ja. RE vill utveckla teknisk utveckling överskottet för teknisk överskottet för reklamytorna. utveckling. teknisk utveckling Ja. TU genom Ja för väderskydd Ja för väderskydd helhetsansvar för resan (med reklam). (med reklam). Varumärkesvård TF= trafikförvaltningen. TU= trafikutövare. RE= reklamentreprenören Affärsmodellen Tjänstekoncession, drift och underhåll samt nya väderskydd, där reklamutövaren äger väderskydden stöder inte trafikförvaltningens princip om rådighet över strategiskt viktiga tillgångar. Ur ett ekonomiskt perspektiv är affärsmodellen inte heller lönsam för trafikförvaltningen. Orsaken är att ansvaret kvarstår hos trafikförvaltningen för större delen av investeringskostnaden i form av t.ex. markarbete och elanslutning inklusive organisatoriska resurser för att genomföra och förvalta detta. Dessutom sträcker sig det behov av väderskydd som trafikförvaltningen i dagsläget kan förutse 10 år fram i tiden medan avtalstiden för denna affärsmodell har en avtalstid på minst 15-20 år. Därmed återstår endast två affärsmodeller: • Alternativ 1, Tjänstekontrakt (nuvarande modell) • Alternativ 2, Tjänstekoncession, drift och underhåll samt monetär ersättning till trafikförvaltningen samt tjänstekontrakt avseende nyproduktion av väderskydd 19(21) Strategisk utveckling Affärsutveckling RAPPORT 2015-01-15 Version 1.0 Ärende/Dok. id. SL 2014-0879 Infosäk. klass K1 (Öppen) Rådigheten och det finansiella överskottet kvarstår hos trafikförvaltningen i båda fallen. Helhetsansvaret för resan och möjlighet att utveckla kundmötet på alla hållplatser finns endast i alternativ 1. Kärnkompetensen för underhållet i väderskydden (en viss del av alla stoppställen) finns i alternativ 2. En omedelbar övergång till alternativ 2 innebär en förhöjd risk p.g.a. att; • alternativ 1 är en inom trafikförvaltningen etablerad affärsmodell, • alla effekter av ett eventuellt byte av affärsmodell inte är utredda (t.ex. effekten av och kostnaden för att bryta trafikutövarens helhetsansvar), • försämrad konkurrens kan försämra avtalsvillkor, • en helt ny avtalsform ska arbetas fram, upphandlas och förhandlas vilket bedöms ta mer tid än vad som finns tillgängligt i förhållande till nuvarande avtalssituation då nuvarande reklamavtal sagts upp för avslut vid årsskiftet 2015/2016 i enlighet med Trafiknämndens tidigare beslut13. Utifrån de olika affärsmodellerna för tillsyn, drift och underhåll av hållplatser (alternativ 1 och 2) måste följande beaktas vid upphandling av nya reklamavtal: Alternativ 1 – Tjänstekontrakt; • Upphandla nyttjanderätten till reklam i enlighet med föreslagen affärsinriktning i Förstudie inför upphandling av nya reklamavtal14 och enligt följande avtalsområdesindelning: Spårtrafik Bussväderskydd Buss insida Buss utsida Alternativ 2 – Tjänstekoncession; • Upphandla nyttjanderätt till reklam på väderskydd i enlighet med föreslagen affärsinriktning i förstudie inför upphandling av nya reklamavtal men endast med en avtalstid om 1+1 år. • Upphandla nyttjanderätt till reklam på spårtrafik och buss, enligt rekommenderad affärsinriktning förstudie inför upphandling av nya reklamavtal. Beslut av TN i samband med beredning av ärende ”Beslut om kortsiktig plan för uppförande av 600 väderskydd under åren 2013-2014” TN 2011-0257 14 SL 2013-4862 Förstudie upphandling av nya reklamavtal 13 20(21) Strategisk utveckling Affärsutveckling RAPPORT 2015-01-15 Version 1.0 Ärende/Dok. id. SL 2014-0879 Infosäk. klass K1 (Öppen) 6 Slutsatser Trafikförvaltningen når idag inte önskad kvalitetsnivå när det gäller drift- och underhåll av hållplatser för att skapa resenärsnytta och attraktiva resor för att öka resandet i kollektivtrafiken. Tre affärsmodeller/inriktningar har analyserats: 1. Tjänstekontrakt (nuvarande modell). 2. Tjänstekoncession, drift och underhåll samt monetär ersättning till trafikförvaltningen och tjänstekontrakt avseende nyproduktion av väderskydd. 3. Tjänstekoncession, drift och underhåll samt nya väderskydd till trafikförvaltningen. Det är viktigt för trafikförvaltningen att bibehålla rådighet över strategiskt viktiga anläggningstillgångar (t ex väderskydd och hållplatsutrustning) för att säkra attraktiva reklamytor och en långsiktig utveckling av en modern kundmiljö. Ur ett ekonomiskt perspektiv kvarstår trafikförvaltningen med merparten av investeringen i nya väderskydd såsom markarbete, el mm vilket gör att tjänstekoncession inklusive nya väderskydd inte är en lönsam modell. Endast två affärsinriktningar anses som lämpliga: • Tjänstekontrakt (nuvarande modell). • Tjänstekoncession, drift och underhåll samt monetär ersättning till trafikförvaltningen och tjänstekontrakt avseende nyproduktion av väderskydd. Rådigheten och det finansiella överskottet kvarstår hos trafikförvaltningen i båda fallen. Förutsättningar att vårda trafikförvaltningens varumärken finns och styrs genom trafikavtal med trafikutövare och förstärks genom trafikförvaltningens möjlighet att utveckla och modernisera hållplatsinfrastrukturen över tid. Incitament i trafikavtalen ökar intresset hos trafikutövarna att ständigt förbättra kundnöjdheten bland resenärerna. Intäkter från reklamavtalen möjliggör finansiering och modernisering av hållplatsinfrastrukturen för trafikförvaltningen. 21(21) Strategisk utveckling Affärsutveckling RAPPORT 2015-01-15 Version 1.0 Ärende/Dok. id. SL 2014-0879 Infosäk. klass K1 (Öppen) Trafiknämnden rekommenderas besluta att tillsvidare fortsätta med nuvarande affärsmodell, Tjänstekontrakt där: • reklamentreprenör ansvarar för reklamförsäljning, • trafikutövare ansvarar för tillsyn, drift och underhåll av hållplatser med och utan väderskydd som ingående del i trafikavtal, • byggentreprenör bygger, projekterar och uppför nya väderskydd. 7 Nästa steg För att långsiktigt kvalitetssäkra kundmiljön vid samtliga hållplatser bör föreslagna åtgärder genomföras av trafikförvaltningen: • Fastställ och dokumentera process för avtalsförvaltning och uppföljning. • Tydliggör process för nyuppsättning, flytt, snöröjning och städning av hållplatser i samverkan med berörda aktörer. • Implementera process för lokalisering, bestyckning och utformning av hållplatser i enlighet med föreslagen långsiktig inriktning av hållplatsinfrastruktur för buss och pendelbåt. • Upphandla nyttjanderätten till reklam i enlighet med föreslagen affärsinriktning i förstudie inför upphandling av nya reklamavtal och enligt följande avtalsområdesindelning: Spårtrafik Bussväderskydd Buss insida Buss utsida Trafiknämnden rekommenderas besluta att tillsvidare fortsätta med nuvarande modell, tjänstekontrakt, avseende drift och underhåll av hållplatsinfrastruktur samt kvalitetssäkra processerna för uppföljning och förvaltning. Trafiknämnden rekommenderas godkänna föreslagen långsiktig inriktning av hållplatsinfrastruktur för buss och pendelbåt. Trafiknämnden rekommenderas säkerställa att trafikförvaltningen får förutsättningar att genomföra upphandling (fastställa förfrågningsunderlag, fatta tilldelningsbeslut, teckna upphandlingskontrakt) av nya reklamavtal som säkrar kvalitet enligt affärsmodell tjänstekontrakt 15. 15 SL 2013-4862 Förstudie upphandling av nya reklamavtal 1(59) Strategisk utveckling Affärsutveckling BILAGA 1 2015-01-15 Version 1.0 Diarienummer SL 2014-0879 Infosäk. klass K1 (Öppen) Handläggare Carina Holm Bilaga 1, Bussväderskydd och upphandling reklam Frågeställning 1-11 Stockholms läns landsting Trafikförvaltningen 105 73 Stockholm Leveransadress: Lindhagensgatan 100 Godsmottagningen 112 51 Stockholm Telefon: 08–686 16 00 Fax: 08-686 16 06 E-post: [email protected] Besök oss: Lindhagensgatan 100. Kommunikationer: Stadshagen/Thorildsplan Säte: Stockholm Org.nr: 232100-0016 www.sll.se 2(59) Strategisk utveckling Affärsutveckling BILAGA 1 2015-01-08 Version Diarienummer SL 2014-0879 Infosäk. klass K1 (Öppen) Innehåll [1] En tydlig och djupgående analys av för- och nackdelar med en tjänstekoncessionslösning för reklam i och underhåll av våra bussväderskydd där möjligheterna till standardhöjning i hela länet beskrivs. Sida 3 [2] Känslighets- och riskanalys av planerade reklamintäkter. Sida 30 [3] En RFI där erfarenheter från andra kollektivtrafikhuvudmän runt om i världen som testat tjänstekoncessionsmodeller och input från marknadens aktörer redovisas. Sida 37 [4] En redogörelse för olika modeller av bussväderskydd som redan finns på marknaden samt av förutsättningarna att använda dessa. Sida 38 [5] En tydlig och detaljerad beskrivning av dagens kostnader för underhåll och investeringar i bussväderskydd i relation till de intäkter som reklam i desamma inbringar. Sida 41 [6] En analys av möjligheterna till alternativ energiförsörjning där nätanslutning inte är möjligt och vilka ytterligare resenärsfaciliteter som kan införlivas i väderskydden så som exempelvis uttag för mobilladdare. Sida 42 [7] En plan för hur cykelparkeringar i anslutning till bussväderskydd kan tillkomma på strategiska platser samt om laddningsmöjligheter för elcyklar kan skapas såväl som platser för lådcykel/transportcykel. Sida 45 [8] En bedömning av huruvida mängden reklam i kollektivtrafiken kan och bör ökas eller minskas. Sida 47 [9] En beskrivning av på vilket sätt konst kan komma att bli en större del av resenärsmiljön inom busstrafiken i framtiden där reklam inte förekommer. Sida 50 [10] Plan för hur digital teknik ska beredas plats i kollektivtrafiken och hur man på bästa sätt kan använda denna utveckling för att erbjuda resenärerna bättre störningsinformation och kanske även andra tjänster. Sida 52 [11] Avvägning mellan störningsinformation och reklam i digitala skyltar samt reglering av ekonomiska konsekvenser gentemot trafik- och reklamentreprenörer. Sida 54 3(59) Strategisk utveckling Affärsutveckling BILAGA 1 2015-01-08 Version Diarienummer SL 2014-0879 Infosäk. klass K1 (Öppen) #1 ”En tydlig och djupgående analys av föroch nackdelar med en tjänstekoncessionslösning för reklam i och underhåll av våra bussväderskydd där möjligheterna till standardhöjning i hela länet beskrivs” 4(59) Strategisk utveckling Affärsutveckling BILAGA 1 2015-01-08 Version Diarienummer SL 2014-0879 Infosäk. klass K1 (Öppen) Förord Trafiknämnden beslutade i december 2012 att uppdra åt förvaltningschefen att återkomma med en samlad och långsiktig inriktning för kundmiljö bussväderskydd och hållplatser samt reklam i god tid innan nu giltiga avtal avseende reklam löper ut. Trafikförvaltningen inkom med tjänsteutlåtande till trafiknämndens sammanträde den 29 april 2014. Ärendet togs dock inte upp förrän vid trafiknämndens sammanträde den 23 september 2014 och bordlades till den 7 oktober 2014. Trafiknämnden återkom i samband med detta sammanträde med frågor till förvaltningen att besvara där en av dessa löd: ”En tydlig och djupgående analys av för- och nackdelar med en tjänstekoncessionslösning för reklam i och underhåll av våra bussväderskydd där möjligheterna till standardhöjning i hela länet beskrivs” Denna rapport ämnar besvara ovanstående fråga. 5(59) Strategisk utveckling Affärsutveckling BILAGA 1 2015-01-08 Version Diarienummer SL 2014-0879 Infosäk. klass K1 (Öppen) Innehållsförteckning 1 Sammanfattning ..................................................................................... 7 2 Tjänstekoncession................................................................................. 11 2.1 Tjänstekoncession - endast monetär ersättning till trafikförvaltningen 11 2.2 Tjänstekoncession - drift och underhåll samt monetär ersättning till trafikförvaltningen .............................................................................................. 12 2.3 Tjänstekoncession - drift och underhåll samt nya väderskydd till trafikförvaltningen .............................................................................................. 12 3 Marknadsaktörer .................................................................................. 13 3.1 JCDecaux .............................................................................................. 13 3.2 Clear Channel........................................................................................ 13 4 Marknadsstudie .................................................................................... 13 4.1 Drift och underhåll ............................................................................... 14 4.2 Rådighet ................................................................................................ 16 4.3 Konkurrenssituation ............................................................................. 19 4.4 Reklamentreprenörernas övergripande rekommendation ................. 20 5 Förvaltningens analys .......................................................................... 20 5.1 Drift och underhåll ............................................................................... 21 5.2 Rådighet ................................................................................................23 5.3 Trafikförvaltningens administration ....................................................26 5.4 Konkurrenssituation ............................................................................. 27 5.5 Påverkan på helhetsåtagandet då ansvaret för hållplatser och väderskydd bryts ut ur trafikavtalen .................................................................. 28 6 Slutsatser ..............................................................................................29 6.1 Fördelar med tjänstekoncession med drift och underhåll samt monetär ersättning till trafikförvaltningen ........................................................................29 6.2 Nackdelar med tjänstekoncession med drift och underhåll samt monetär ersättning till trafikförvaltningen .........................................................29 6.3 Fördelar med tjänstekoncession med drift och underhåll samt nya väderskydd till trafikförvaltningen ..................................................................... 30 6(59) Strategisk utveckling Affärsutveckling BILAGA 1 2015-01-08 Version Diarienummer SL 2014-0879 Infosäk. klass K1 (Öppen) 6.4 Nackdelar med tjänstekoncession med drift och underhåll samt nya väderskydd.......................................................................................................... 30 Känslighetsanalys ................................................................................................32 Utomhusreklammarknaden ................................................................................32 Nyetablering av reklamskyltar i regionen ...........................................................32 Digitalisering .......................................................................................................33 Minskad mängd reklam i kollektivtrafiken .........................................................33 Risk- och konsekvensanalys ................................................................................34 Kriterier för riskbedömning ................................................................................34 Sannolikhet .........................................................................................................34 Sannolik (4) ..........................................................................................................34 Möjlig (3) ..............................................................................................................34 2 ...........................................................................................................................34 1 ...........................................................................................................................34 Mindre sannolik (2) ..............................................................................................34 1 ...........................................................................................................................34 4 ...........................................................................................................................34 Osannolik (1) ........................................................................................................34 3 ...........................................................................................................................34 1 ...........................................................................................................................34 Sammanställnig av fördelning risker ....................................................................34 Försumbar (1) ......................................................................................................34 Lindrig Allvarlig (2) ................................................................................................34 (3) ....................................................................................................34 Synnerligen allvarlig (4) .......................................................................................34 Konsekvens .........................................................................................................34 Riskanalys, påverkan på planerade reklamintäkter i samband med upphandling 35 Riskanalys, påverkan på planerade reklamintäkter under avtalstiden............... 37 Bakgrund ............................................................................................................ 40 Slutsats 42 7(59) Strategisk utveckling Affärsutveckling BILAGA 1 2015-01-08 Version Diarienummer SL 2014-0879 Infosäk. klass K1 (Öppen) Slutsats 45 Slutsats 48 Resenärsperspektiv ............................................................................................ 49 Teknisk utveckling .............................................................................................. 49 Ekonomisk aspekt .............................................................................................. 50 Utveckling av trafiksystemet .............................................................................. 50 Slutsats 51 Bakgrund ............................................................................................................. 52 Slutsats 52 Resenärsperspektiv ............................................................................................. 54 Teknisk utveckling ............................................................................................... 54 Slutsats 55 1 Sammanfattning En tjänstekoncession är ett kontrakt av samma slag som ett tjänstekontrakt, med den skillnaden att ersättningen som den ekonomiska aktören erhåller för tjänsternas utförande består av rätten att utnyttja tjänsten alternativt dels sådan rätt, dels betalning. Rätten att utnyttja en tjänst innefattar möjligheten för den ekonomiska aktören att erhålla ersättning i form av betalning från de kunder som använder de tjänster som tillhandahålls1. Vad som skall ingå i begreppet tjänstekoncession rörande reklam och väderskydd kan variera. Att upplåta endast reklamytor ses av flertalet offentliga institutioner som en tjänstekoncession. Denna typ av tjänstekoncession är mycket lik trafikförvaltningens befintliga avtal avseende upplåtelse av nyttjanderätten till reklamytor i väderskydd varför denna typ av tjänstekoncession inte vidare analyseras i denna utredning. De två former av tjänstekoncessionsupplägg som identifierats och dessutom stämts av med marknadsaktörer som relevanta för trafikförvaltningen är: • Tjänstekoncession där åtagandet inbegriper drift och underhåll av alla väderskydd samt en monetär ersättning till trafikförvaltningen och 1 Tjänstekoncessioner När, var, hur? Konkurrensverkets rapport 2012:4 8(59) Strategisk utveckling Affärsutveckling BILAGA 1 2015-01-08 Version Diarienummer SL 2014-0879 Infosäk. klass K1 (Öppen) • tjänstekontrakt avseende nyproduktion av väderskydd2. (Behovet av monetär ersättning beror på att kostnaden för drift och underhållet bedöms understiga värdet av reklamupplåtelsen.) Tjänstekoncession där åtagandet inbegriper drift och underhåll av alla väderskydd samt uppsättande av 1 200 nya väderskydd åt trafikförvaltningen. (Det överstigande värdet av reklamen jämfört med kostnad för drift och underhåll finansierar nya väderskydd.) Intervjuer har genomförts med de två dominerande reklamentreprenörerna i Sverige och svaren på olika aspekter kring tjänstekoncession har analyserats. Även erfarenheter från den avbrutna tjänstekoncessionsupphandlingen av hållplatsskötsel som AB SL genomförde under 2010 har använts i analysarbetet. Som utgångspunkt för att bedöma för- och nackdelar har nuvarande affärsupplägg använts. Nuvarande affärsupplägg innebär att reklamförsäljning hanteras genom tjänstekontrakt via reklamentreprenör, drift och underhåll sköts av trafikutövarna som ingående del i trafikavtalen och uppsättande av nya väderskydd sker via extern leverantör via tjänstekontrakt. Benämns i det kommande: ”Tjänstekoncession med drift och underhåll samt monetär ersättning till trafikförvaltningen”. 2 9(59) Strategisk utveckling Affärsutveckling BILAGA 1 2015-01-08 Version Diarienummer SL 2014-0879 Infosäk. klass K1 (Öppen) De viktigaste för- och nackdelarna med en tjänstekoncession där drift och underhåll utförs av en reklamentreprenör är: Reklamentreprenören besöker väderskydden på regelbunden basis för att byta reklam vilket innebär kontinuerlig tillsyn av underhållsbehov. Avtalstid på omkring 5-7 år. En underhållsorganisation för drift och underhåll av alla väderskydd i kollektivtrafiken vilket ger färre kontaktytor och tydligare ansvarsfördelning. Aktörer med denna typ av verksamhet som kärnkompetens. Trafikförvaltningens övergripande strategi med ansvar för trafikutövarna att hantera hela resan för resenärerna bryts. Ovan för- och nackdelar är samma vid en tjänstekoncession som, förutom drift och underhåll, även inbegriper åtagande att installera 1 200 nya väderskydd3. Den enskilt största nackdelen med en tjänstekoncession, där det även ingår uppsättande av nya väderskydd, är de långa avtalstider på minst 15 år som krävs. Denna långa avtalstid anser båda reklamentreprenörerna samt även trafikförvaltningen behövs för att kunna återbetala investeringen i nya väderskydd, men bidrar samtidigt till flera negativa följdorsaker. Nedan presenteras de viktigaste för- och nackdelarna med en tjänstekoncession där drift och underhåll samt uppförande av 1 200 nya väderskydd utförs av reklamentreprenör: Trafikförvaltningens resultatbudget förbättras under de initiala avtalsåren då reklamentreprenör står för investeringskostnaden i nya väderskydd. Avtalstid på minst 15 år. Trafikförvaltningen har identifierat ett behov av 1 200 nya väderskydd under en 10 års period vilket medför att trafikförvaltningen binder upp sig i ett koncessionsavtal som sträcker sig minst 5 år längre än vad behovet avtalet skall bekosta sträcker sig. Svårt att förändra reklammängden under minst 15 år. Med de långa avtal som krävs, samt att ersättningen trafikförvaltningen erhåller inte består av några monetära medel utan mer av en typ av byteshandel (väderskydd, drift och underhåll mot rätt att sälja reklam), gör det mycket svårt att hantera ett potentiellt förtida avtalsupphörande. Då detta bör hanteras vid avtalstecknande minskar möjligheterna att komma överens och därmed få till stånd ett avtal. 1 200 nya väderskydd är det behov som identifierats i rapporten Långsiktig inriktning kundmiljö väderskydd och hållplatser samt reklam, SL 2014-0879. 3 10(59) Strategisk utveckling Affärsutveckling BILAGA 1 2015-01-08 Version Diarienummer SL 2014-0879 Infosäk. klass K1 (Öppen) De stora kostnaderna vid uppsättande av nya väderskydd kvarstår för trafikförvaltningen då endast kostnaden för det fysiska väderskyddet samt bottenplatta är det som bör ingå i ett koncessionsavtal. Detta medför att trafikförvaltningen även fortsatt behöver budgetera för kostnader i samband med uppförande av nya väderskydd vilket påverkar resultaträkningen negativt. Den tekniska utveckling som sker under en period som sträcker sig 20 år framåt i tiden är omöjlig att förutse. Den digitala utvecklingen inom utomhusreklamen har bara börjat och att i ett koncessionsavtal reglera hur ersättningen till trafikförvaltningen över tid ska spegla marknadsutvecklingen är mycket svårt. 11(59) Strategisk utveckling Affärsutveckling BILAGA 1 2015-01-08 Version Diarienummer SL 2014-0879 Infosäk. klass K1 (Öppen) 2 Tjänstekoncession En tjänstekoncession är ett kontrakt av samma slag som ett tjänstekontrakt, med den skillnaden att ersättningen som den ekonomiska aktören erhåller för tjänsternas utförande består av rätten att utnyttja tjänsten alternativt dels sådan rätt, dels betalning. Rätten att utnyttja en tjänst innefattar möjligheten för den ekonomiska aktören att erhålla ersättning i form av betalning från de kunder som använder de tjänster som tillhandahålls. För att en tjänstekoncession ska föreligga krävs att den ekonomiska aktören tar på sig en ”betydande del” av den risk som är förknippad med utnyttjandet av tjänsten. Tjänstekoncessioner kan alltså inte föreligga om en otillräcklig del av risken överförs från den upphandlande myndigheten eller enheten till den ekonomiska aktören4. Tjänstkoncessionskontrakt kopplat till nyttjanderätten till reklam i kollektivtrafiken kan ske på olika sätt. Tre olika former av tjänstekoncession som anses relevanta för trafikförvaltningen beskrivs nedan med utgångspunkt från de behov trafikförvaltningen kommit fram till i rapporten Långsiktig inriktning kundmiljö väderskydd och hållplatser samt reklam. 2.1 Tjänstekoncession - endast monetär ersättning till trafikförvaltningen I det fall trafikförvaltningen upplåter ytor i kollektivtrafiken till reklamentreprenör och erhåller pengar i ersättning för detta betraktas detta inte som en tjänstekoncession av trafikförvaltningen5. Andra offentliga institutioner såsom t ex Västtrafik har dock en annan syn på denna typ av upplåtelse av reklamytor. De benämner denna tjänstekoncession6. Trafikförvaltningens nuvarande avtalsform för samtliga reklamavtal är tjänstekontrakt vilket är så likt en tjänstekoncession med endast monetär ersättning att detta upplägg inte närmare kommer att analyseras i denna rapport. Hur trafikförvaltningen hanterar drift och underhåll samt uppförande av väderskydd beskrivs närmare i rapporten Långsiktig inriktning kundmiljö väderskydd och hållplatser samt reklam. Tjänstekoncessioner När, var, hur? Konkurrensverkets rapport 2012:4 Trafikförvaltningens juridiska avdelning 6 Förfrågningsunderlag avseende Förmedling av reklamytor för Västtrafik AB, Dnr 11457-14 4 5 12(59) Strategisk utveckling Affärsutveckling BILAGA 1 2015-01-08 Version Diarienummer SL 2014-0879 Infosäk. klass K1 (Öppen) 2.2 Tjänstekoncession - drift och underhåll samt monetär ersättning till trafikförvaltningen Ett upplägg med tjänstekoncession som möjliggör en standardhöjning av väderskydden skulle kunna bestå av att reklamentreprenör ges nyttjanderätten till reklamytor i väderskydd i utbyte mot dels drift och underhåll av stoppställen samt ersättning i form av kontanta medel. Att ersättningen inte endast är drift och underhåll beror på att reklamvärdet är högre än drift- och underhållskostnaderna. I bilaga 1 Ekonomi7 redovisas drift- och underhållskostnader samt intäkter. (Omfattas av sekretess enligt 19 kap 3 § första stycket offentlighets och sekretesslagen (2009:400).) Uppförande av nya väderskydd ligger därmed kvar hos trafikförvaltningen och hanteras på samma sätt som med nuvarande affärsupplägg. Vidare läsning om hur uppsättande av nya väderskydd hanteras med detta affärsupplägg hänvisas till rapport Långsiktig inriktning kundmiljö väderskydd och hållplatser samt reklam. Kortfattat kan nämnas att den monetära ersättningsdelen från reklamförsäljning har möjlighet att finansiera uppförande av nya väderskydd. Detta tjänstekoncessionsupplägg (drift och underhåll samt monetär ersättning) kommer i rapporten analyseras angående för- och nackdelar endast avseende drift och underhåll. 2.3 Tjänstekoncession - drift och underhåll samt nya väderskydd till trafikförvaltningen Den ersättning som trafikförvaltningen får från reklamentreprenör i en tjänstekoncession kan bestå av både drift och underhåll samt uppförande av nya väderskydd. Detta upplägg är den mest långtgående formen av tjänstekoncession. Som tidigare nämnts är utgångspunkten för detta upplägg det behov av uppsättande av 1 200 nya väderskydd enligt rapport Långsiktig inriktning kundmiljö väderskydd och hållplatser samt reklam. I detta tjänstekoncessionsupplägg erläggs ingen ersättning i form av monetära medel utan istället sker ersättningen helt av byteshandel. Reklamentreprenör får rätt till reklamupplåtelse på väderskydd i utbyte mot drift och underhåll av stoppställen samt nya väderskydd. Det sätt på vilket denna typ av koncessionsupplägg regleras är avtalslängden. Långsiktig inriktning kundmiljö väderskydd och hållplatser samt reklam, SL 20140879. 7 13(59) Strategisk utveckling Affärsutveckling BILAGA 1 2015-01-08 Version Diarienummer SL 2014-0879 Infosäk. klass K1 (Öppen) 3 Marknadsaktörer I Sverige finns idag två stora reklamentreprenörer som totalt dominerar marknaden för utomhusreklam på väderskydd, Clear Channel Sverige AB (Clear Channel) och JCDecaux Sverige AB (JCDecaux). Tillsammans har de över 90 procent av marknaden avseende reklam på väderskydd i Sverige. Förutom dessa två finns andra företag som antingen vill komma in på marknaden eller redan finns och ser möjlighet att växa. 3.1 JCDecaux JCDecaux startade sin verksamhet i Paris 1964 med just uppförande och skötsel av väderskydd i utbyte mot rätten att få sätta upp reklam8. Affärsmodellen har utvecklats sedan dess och inbegriper idag betydligt fler områden men just väderskydd i kollektivtrafiken tillhör deras kärnverksamhet. Drift och underhåll sköts med egen anställd personal och företaget har även egen tillverkning av väderskydd. 3.2 Clear Channel Clear Channel grundades 1972 och etablerades på 90-talet på den svenska marknaden. Clear Channel har koncessionsavtal med ett flertal kommuner i Sverige gällande både drift och underhåll samt uppförande av väderskydd9. Clear Channel utför drift och underhåll via lokala samarbetspartners. 4 Marknadsstudie Då JCDecaux och Clear Channel tillsammans är de totalt dominerande reklamaktörerna avseende reklam på väderskydd i Sverige har dessa två tillfrågats avseende ett antal områden som är relevanta vid en djupare analys av tjänstekoncession som affärsform. 8 9 www.jcdecaux.se www.clearchannel.se 14(59) Strategisk utveckling Affärsutveckling BILAGA 1 2015-01-08 Version Diarienummer SL 2014-0879 Infosäk. klass K1 (Öppen) 4.1 Drift och underhåll 4.1.1 Drift och underhåll - väderskydd med reklam Tillfrågade reklamentreprenörer framför att det ligger i reklamentreprenörens intresse att hålla väderskydd i gott skick för att ha möjlighet att sälja reklam. Ett illa underhållet väderskydd drar ner intrycket av reklamen i väderskyddet vilket gör reklamytan mindre attraktiv att sälja. En fördel med att låta reklamentreprenör ansvara för drift och underhåll i väderskydd med reklam är att de på regelbunden basis ändå besöker väderskydden i reklamsyfte, (för att byta ut reklamenheter). Besöket för byte av reklamenhet kan alltså kombineras med utförande av underhållsåtgärder. Med anledning av företagens stora erfarenhet av drift och underhåll av väderskydd anser de sig även vara de mest lämpade aktörerna att ta hand om trafikförvaltningens väderskydd. 4.1.2 Drift och underhåll - väderskydd utan reklam Skillnaden mellan väderskydd utan reklam och väderskydd med reklam ligger i det egenintresse avseende skötsel som reklamentreprenör har för de med reklam. Detta gör det viktigt att belysa skillnaderna mellan de två typerna av väderskydd. Reklamentreprenörerna framhäver att det mest kostnadseffektiva sättet att underhålla väderskydd utan reklam är att låta dem ansvara för drift och underhåll även för dessa. Detta då väderskydd utan reklam ofta är placerade i samma områden eller i närheten av skydd med reklam samt att det skulle behövas två drift- och underhållsorganisationer om reklamentreprenören inte även underhåller dessa. 4.1.3 Drift och underhåll - stoppställen utan väderskydd I kollektivtrafiken finns det ca 8 000 stoppställen vilka saknar väderskydd. Detta är hållplatser med få påstigande och utgörs i de flesta fall endast av en stolpe med toppskylt. Underhållet av dessa är begränsat och sträcker sig till utbyte av tidtabeller och allmän trafikinformation samt viss tillsyn och rengöring. Båda reklamentreprenörerna är överens om att det är tveksamt att stoppställen utan väderskydd bör ingå i en tjänstekoncession då underhållet är begränsat och den tillsyn som främst krävs är av karaktären tillsyn. En av reklamentreprenörerna nämner att stoppställen utan väderskydd kan vara lämpligt ur trafikförvaltningens synpunkt att inkludera i en tjänste- 15(59) Strategisk utveckling Affärsutveckling BILAGA 1 2015-01-08 Version Diarienummer SL 2014-0879 Infosäk. klass K1 (Öppen) koncession och ser inte att ett åtagande där dessa ingår skulle påverka en koncessionsupphandling i större utsträckning. 4.1.4 Drift och underhåll - kringutrustning Drift och underhåll av stoppställen inbegriper flera delar. Detta då stoppställen är utrustade på olika sätt beroende på hur många resenärer de hanterar. Underhåll av kringutrustning är exempelvis Access-automater, trafikinformationsdisplayer, cykelställ osv. Reklamentreprenörerna anser att en eventuell hantering av kringutrustning i väderskydd bör vara tydligt definierad. En reklamentreprenör anser att utrustning såsom Access-automater och trafikinformationsdisplayer inte bör ingå i tjänstekoncessionens ansvarsområde då detta kräver en helt annan kompetens än vad som krävs för att städa och underhålla det fysiska väderskyddet. I det fall reklamentreprenör förväntas hantera denna typ av utrustning behöver en underhållsorganisation med kompetens för andra uppgifter än att underhålla det fysiska väderskyddet byggas upp. Det som kan ingå i koncessionsåtagandet kan däremot vara tillsyn och felrapportering av kringutrustning. Den andra tillfrågade reklamentreprenören anser av samma anledning att Access-automater inte bör ingå i en tjänstekoncession men däremot trafikinformationsdisplayer. Båda entreprenörer anser att annan kringutrustning såsom cykelställ är lik det underhåll som själva väderskyddet kräver varför denna typ av utrustning mycket väl kan ingå i en tjänstekoncession. 4.1.5 Viten Vid brister på underhåll av stoppställen krävs att trafikförvaltningen har påtryckningsmöjligheter på koncessionshavaren utan att behöva säga upp avtalet med de konsekvenser detta medför. Viten är en sådan typ av påtryckningsmedel. Ingen av reklamentreprenörerna ser problem med att i ett avtal ha med paragrafer om viten som i omfattning följer branschpraxis. De vill dock poängtera att åtaganden som regleras av viten skall vara rimliga och väl förankrade av personer som har kunskap att bedöma möjligheten att uppfylla uppställda krav. 16(59) Strategisk utveckling Affärsutveckling BILAGA 1 2015-01-08 Version Diarienummer SL 2014-0879 Infosäk. klass K1 (Öppen) 4.2 Rådighet 4.2.1 Avtalslängd Längden på ett koncessionsavtal beror till stor del på vilka åtaganden som läggs på koncessionshavaren. I grunden kan sägas att de möjliga intäkter som reklamentreprenör kan få från reklamförsäljning sätter ramarna för hur långa avtal som krävs. I det fall det i koncessionsavtal finns krav på mycket dyra investeringar i exempelvis uppsättande av nya väderskydd de första avtalsåren behöver reklamentreprenör ett långt avtal med flera år där intäkterna från reklamen kan betala tillbaka denna investering. På motsvarande sätt behöver ett koncessionsavtal där åtaganden inte innebär dyra investeringar inte sträcka sig under flera år. Skillnaderna mellan ett koncessionsavtal med krav på nya väderskydd och ett koncessionsavtal där endast drift och underhåll ingår blir därför mycket stora med avseende på längden av respektive avtal. Båda reklamentreprenörerna anser att avtalstiden för koncessionsavtal med krav på investeringar i exempelvis väderskydd ligger på minst 15 till 20 år. Ett koncessionsavtal med endast drift och underhåll samt monetär ersättning bör ha en längd om minst 5 år. Att i förväg uppskatta dessa tider är dock enligt båda svårt och beror på vad som ingår i koncessionsåtagandet totalt sett. 4.2.2 Mängd reklam Förändring av mängden reklam har ett mycket nära samband med avtalslängden. Reklamentreprenörer räknar i sina anbud med att kunna sälja en viss mängd reklam under avtalstiden. Beräkningar på framtida intäkter från reklamförsäljningen ligger till grund för vad reklamentreprenör kan erbjuda i form av exempelvis nya väderskydd. I det fall trafikförvaltningen önskar möjlighet att under avtalstid ändra mängden reklam kommer reklamentreprenörs riskpremie bli hög och påverka potentiell ersättning till trafikförvaltningen negativt något som båda reklamentreprenörer är överens om. 4.2.3 Avtalsupphörande Vid tecknande av tjänstekoncession är det mer eller mindre praxis med skrivelser som medför att den offentliga förvaltningen vid avtalsslut har möjlighet att överta den utrustning som ingått i koncessionen utan att erlägga ersättning. Avtalstiden för många koncessionsavtal är ofta lång vilket medför att den utrustning som koncessionshavaren tillhandahåller är avskriven vid avtalsslut. 17(59) Strategisk utveckling Affärsutveckling BILAGA 1 2015-01-08 Version Diarienummer SL 2014-0879 Infosäk. klass K1 (Öppen) Båda reklamentreprenörer är av uppfattningen att trafikförvaltningen vid ett affärsupplägg med tjänstekoncession skulle kunna kravställa att få ta över väderskydden vid avtalets upphörande utan ersättning. För att detta ska vara möjligt krävs dock långa avtal som gäller under minst 15 år. Vid förtida avtalsupphörande är reklamentreprenörernas uppfattning att detta kan regleras genom att trafikförvaltningen får köpa väderskydden till bokfört värde. Eventuella krav på ersättningar för förlorade vinster eller goodwillförlust kan även tillkomma men att närmare precisera detta utan att ha alla detaljer och förutsättningar låter sig inte göras. 4.2.4 Gränsdragning - ansvarsfördelning nya väderskydd Uppsättande av nya väderskydd inbegriper flera kostnadsposter förutom det fysiska väderskyddet. Vid en standardhöjning av busshållsplatser ingår förutom nytt väderskydd även i de flesta fall kostnader relaterade till elförsörjning, projektledning, markarbete och kringutrustning.10 Förutom dessa kostnader behöver flertalet busshållsplatser tillgänglighetsanpassas och i vissa fall flyttas vilket medför stora kostnader som ligger under kommunens eller vägverkets ansvarsområde. Även kostnader avseende kringutrustning är betydande, exempelvis uppgår kostnaden för en Access-automat på omkring 200 000 kr11. Reklamentreprenörens ansvar i en tjänstekoncession har därmed mycket stor betydelse. Om tjänstekoncessionen ska omfatta markarbete, el och projektledning behöver placeringen av samtliga nya väderskydd redan i upphandlingsunderlaget definieras. Detta då varje uppställningsplats av nytt väderskydd är unikt och den fysiska platsen påverkar vilka kostnader som kan tänkas uppkomma. Totalkostnaden bestämmer i sin tur vilken avtalslängd som behövs för att finansiera åtagandet. Denna synpunkt delar båda reklamentreprenörer. Deras rekommendation är därför att endast bottenplatta och det fysiska väderskyddet ingår i en tjänstekoncession med uppförande av nya väderskydd. Detta är även den mest spridda formen av ansvarsfördelning i denna typ av koncessionsavtal i Sverige. 10 Bilaga 1: Fråga 5 ”En tydlig och detaljerad beskrivning av dagens kostnader för underhåll och investeringar i bussväderskydd i relation till de intäkter som reklam i desamma inbringar.” 11 Långsiktig inriktning kundmiljö väderskydd och hållplatser samt reklam, SL 20140879 18(59) Strategisk utveckling Affärsutveckling BILAGA 1 2015-01-08 Version Diarienummer SL 2014-0879 Infosäk. klass K1 (Öppen) Åsikter om vilka komponenter av kringutrustning såsom trafikinformationsdisplayer och interaktiva skärmar som ska ingå i en koncession skiljer sig åt mellan reklamentreprenörerna. Något absolut ställningstagande av var gränsdragningen för kringutrustning skall gå har heller inte efterfrågats i denna studie. Dock kan sägas att åsikten att Access-automater inte bör ingå i en tjänstekoncession delas av båda reklamentreprenörerna. 4.2.5 Placering - nya väderskydd En förutsättning för utplacering av nya väderskydd är från trafikförvaltningens synvinkel att detta styrs av antalet påstigande resenärer samt möjlighet till utökad resenärsnytta. Reklamentreprenörerna har båda uttalat sin förståelse för detta. Den ena reklamentreprenörens synvinkel avseende placering är att de bör få bestämma vilka av väderskydden som skall bestyckas med reklamvitrin. Den andra reklamentreprenören vill betona risken med att en reklamentreprenör även har kommersiella intressen angående placeringen vilket innebär att de kan förväntas påverka placeringen där reklamvärdet är som högst. 4.2.6 Design - nya väderskydd Vid tjänstekoncession med uppsättande av nya väderskydd krävs ett beslut om väderskyddens design. Trafikförvaltningens befintliga väderskydd har upphandlats via en väderskyddstillverkare. Trafikförvaltningens ambition är att nya väderskydd – förutsatt att de inte skall se likadana ut som idag - ska harmonisera med befintliga skydd. Båda reklamentreprenörerna har egna modeller av väderskydd vilka de kan erbjuda. Båda reklamentreprenörernas synpunkt avseende design/utförande på nya väderskydd är att de vid en eventuell tjänstekoncession med uppsättande av nya väderskydd skulle anpassa sig efter trafikförvaltningens önskemål. Den ena reklamentreprenören framhäver även att deras väderskydd ligger i framkant vad avser utrustning och förberedelse för morgondagens behov. I det fall trafikförvaltningen avser fortsätta med samma typ av väderskydd som i dagsläget ifrågasätter dock den ena reklamentreprenören vitsen med att låta en reklamentreprenör köpa in dessa och att trafikförvaltningen i så fall lika gärna kan fortsätta upphandla dessa enligt dagens modell. 4.2.7 Teknisk utveckling Den tekniska utvecklingen medför att krav på väderskydd förändras över tid. Exempel på detta kan vara nya resenärsfaciliteter såsom laddare för 19(59) Strategisk utveckling Affärsutveckling BILAGA 1 2015-01-08 Version Diarienummer SL 2014-0879 Infosäk. klass K1 (Öppen) mobiltelefoner, interaktiva skärmar, alternativ elförsörjning etc. En tydlig trend inom de flesta verksamheter är digitalisering. Den kontinuerliga teknikutvecklingen innebär att kostnader för digital utrustning ständigt blir lägre samtidigt som utbyggnaden av tillgång till internet möjliggör en kostnadseffektiv kontroll och styrning av digitala enheter. Inom reklambranschen är detta tydligt med utvecklingen av digitala medier och inom utomhusreklammarknaden ökar antalet digitala ytor.12 Reklamentreprenörerna framhäver att de båda har möjlighet att redan vid uppsättande av nya väderskydd integrera nya faciliteter såsom sedumtak och mobilladdare eller förbereda dessa med exempelvis kabeldragning för framtida behov. De ser också en potential i ökade intäkter med digitala reklamytor i väderskydd. I dagsläget tillåter inte Stockholm Stad digital reklam utomhus. Ett försök pågår i staden vilket kommer ge besked huruvida digital utomhusreklam skall tillåtas i framtiden.13 I det fall digitala reklamskyltar tillåts av Staden ser reklamentreprenörerna detta som en möjlighet för trafikförvaltningen att även kunna visa trafikinformation varvat med reklambudskap. De anser dock att det krävs en avtalstid på omkring 5-7 år efter investeringen är genomförd för att de ska ha möjlighet att bekosta och bestycka väderskydd med digitala reklamskyltar. 4.3 Konkurrenssituation Uppfattningen om hur stor marknadskonkurrensen förväntas vara vid upphandling av nyttjanderätten till reklam på trafikförvaltningens väderskydd skiljer sig åt mellan de två reklamentreprenörerna. Den ena anser att det endast är de två som klarar av att konkurrera om reklamrättigheterna på väderskydden överhuvudtaget, oavsett avtalsform. Den andra reklamentreprenören uppskattar att det kan finnas ett antal aktörer som har möjlighet att lägga anbud på ett avtal avseende enbart reklamrättigheter vid koncessionsavtal som inbegriper drift och underhåll minskar antalet aktörer till omkring 2-4 stycken. Båda reklamentreprenörerna är överens om att det endast är de två som har kapacitet och möjlighet att hantera ett koncessionsavtal som även inbegriper uppsättande av nya väderskydd. Långsiktig inriktning kundmiljö väderskydd och hållplatser samt reklam, SL 20140879 13 www.stockholm.se/TrafikStadsplanering/Gator-och-torg/Anvanda-offentligplats/Digital-utomhusreklam/ 12 20(59) Strategisk utveckling Affärsutveckling BILAGA 1 2015-01-08 Version Diarienummer SL 2014-0879 Infosäk. klass K1 (Öppen) 4.4 Reklamentreprenörernas övergripande rekommendation Den ena tillfrågade reklamentreprenören anser att det mest lämpliga affärsupplägget för en tjänstekoncessionsupphandling är ett åtagande av drift och underhåll för väderskydden samt en monetär ersättning till trafikförvaltningen. Den andra reklamentreprenören anser att det mest lämpliga affärsupplägget för en tjänstekoncessionsupphandling är ett åtagande av drift och underhåll för väderskydden samt uppsättande av nya väderskydd. 5 Förvaltningens analys AB SL:s (SL) styrelse fattade den 11 november 2009 beslut om att uppdra åt verkställande direktör att genomföra tjänstekoncessionsupphandling avseende program för kvalitetslyft samt helhetsåtagande för skötslen av hållplatserna i busstrafiken i Stockholms län. Bakgrunden till detta beslut var att hanteringen av väderskydd tidigare hade legat på flera olika aktörer vilket fick till följd att ingen tog ett helhetsansvar för väderskydden. SL såg även möjlighet till kostnadsbesparingar med en samlad hantering av väderskydden. I upphandlingen efterfrågades i korthet utbyte av samtliga väderskydd i trafiken, dvs. 4 500 nya väderskydd, samt drift och underhåll av samtliga ca 12 000 stoppställen. Koncessionshavaren förväntades ta ett helhetsansvar för stoppställena i vilket även exempelvis biljettautomater, hållplatsinformation, dynamiska trafikinformationsskyltar innefattades. Mot bakgrund av de anbud som inkom och de förhandlingar som genomfördes kunde SL konstatera att det inte var möjligt att teckna avtal avseende en tjänstekoncession med ett helhetsåtagande med någon av anbudsgivarna. Anledningar till varför upphandlingen avbröts Vid förhandling om avtalet var SL och anbudsgivarna oeniga kring ett flertal av de mer betydande frågorna14: • Ansvarsbegränsningar vilka säkerställde att SL inte exponerades för ett obegränsat ansvar som SL på förhand inte kunde bedöma. • Rätt till uppsägning för part vid andra partens avtalsbrott. • Utköpsbestämmelser avseende utrustning där anbudsgivaren t ex. inte medgav att SL skulle kunna köpa ut väderskydden om anbudsgivaren misskött sitt uppdrag i sådan omfattning att SL hävde avtalet. Se även Långsiktig inriktning kundmiljö väderskydd och hållplatser samt reklam, SL 2014-0879. 14 21(59) Strategisk utveckling Affärsutveckling BILAGA 1 2015-01-08 Version Diarienummer SL 2014-0879 Infosäk. klass K1 (Öppen) • • • Omfattning på viten, exempelvis kunde SL och reklamentreprenören inte komma överens kring viten för bristande underhåll på befintlig utrustning. Ansvarsfördelning av tryck och distribution av tidtabeller i stationshallar och terminaler. Rätt till beslut om placering av väderskydd som SL menade skulle styras endast med utgångspunkt från resenärsperspektivet utan hänsyn till reklamläge. Likheter med eventuell ny koncessionsupphandling I rapporten Långsiktig inriktning kundmiljö väderskydd och hållplatser samt reklam har förvaltningen identifierat ett behov av uppförande av 1 200 väderskydd. I vissa av dessa väderskydd finns behov av Access-automater, interaktiva skärmar och cykelställ förutom den utrustning som även ingick i den avbrutna upphandlingen 2010. Även om skillnader föreligger är upphandlingsförsöket 2010 lämpligt att använda som referenspunkt angående tjänstekoncession. Även om anbudsgivarna i sina anbud sa sig uppfylla alla krav var det inte förrän vid förhandlingar som oenigheterna enligt ovan uppkom. 5.1 Drift och underhåll 5.1.1 Drift och underhåll - väderskydd med reklam Med en reklamentreprenör som hanterar drift och underhåll av väderskydd med reklam är det troligt att dessa sköts klanderfritt och förmodligen bättre än andra underhållsaktörer skulle göra. Reklamentreprenörens egenintresse med väl underhållna väderskydd för att kunna sälja reklam leder därmed till minskat tillsynsbehov från trafikförvaltningen. 5.1.2 Drift och underhåll - väderskydd utan reklam En reklamentreprenör som hanterar drift och underhåll av väderskydd utan reklam kan ses som vilken underhållsaktör som helst av väderskydd. Detta då det egenintresse som finns kopplat till väderskydd med reklam inte finns för de utan reklam. Trafikförvaltningen behöver för dessa skydd tillse att underhåll sköts enligt gällande krav i avtal på samma sätt som för vilken annan underhållsleverantör. Det skall framhävas att ingenting talar för att en reklamentreprenör skulle utföra drift och underhåll sämre än någon annan aktör utan det är snarare troligt att reklamentreprenörens erfarenhet av skötsel av väderskydd leder till en kostnadseffektiv och väl utförd tjänst. 22(59) Strategisk utveckling Affärsutveckling BILAGA 1 2015-01-08 Version Diarienummer SL 2014-0879 Infosäk. klass K1 (Öppen) 5.1.3 Drift och underhåll - stoppställen utan väderskydd Reklamentreprenörernas syn på att stoppställen utan väderskydd inte bör ingå i en tjänstekoncession för drift och underhåll anser trafikförvaltningen behöva utredas närmare vid förberedande av en eventuell tjänstekoncessionsupphandling av detta slag. Vid den avbrutna upphandlingen 2010 ingick stoppställen utan väderskydd i åtagandet och vid förhandlingarna var det inga oklarheter kring skötseln av dessa. En stor del av åtagandet avseende stoppställen utan väderskydd är hantering av trafikinformation och tidtabeller. Vilken aktör som är mest lämpad att hantera detta bör utredas vidare men påverkar inte helhetsbilden av en tjänstekoncessionslösnings för- och nackdelar. 5.1.4 Drift och underhåll - kringutrustning En tjänstekoncessionslösning där drift och underhåll av stoppställen ingår innebär att totalansvar för stoppställen samlas hos en organisation vilket innebär att antalet beröringspunkter mellan olika aktörer inklusive trafikförvaltningen minskar. Detta skulle underlätta ansvarsförhållandet då det klart och tydligt framgår vilken aktör som skall kontaktas vid brister. Denna syn måste sättas i relation till vem som är lämpligast att hantera underhåll av olika kringutrustningar i väderskydd. En reklamentreprenör har exempelvis liten eller ingen erfarenhet och kompetens rörande Accessautomater vilka dessutom behöver tillgång till trafikförvaltningens datasystem. Trafikinformationsdisplayer är en annan fråga där uppfattningen skiljer sig åt mellan reklamentreprenörerna. En möjlig väg att gå är att koncessionshavaren endast har ett rapporteringsansvar för vissa komponenter samt eventuell allmän tillsyn i form av enklare underhållsarbeten. Ansvar för cykelställ i anslutning till väderskydd kan däremot exempelvis ligga i koncessionshavarens ansvarsområde då detta mer liknar underhållsåtagandet av det fysiska väderskyddet. Exakt gränsdragning för ansvarsområdena avseende vilken aktör som skall hantera driften och underhållet i väderskydd av olika kringutrustningar bör utredas närmare vid förberedande av en eventuell tjänstekoncessionsupphandling. Var gränsdragningen skall gå bör vara en kompromiss mellan minimering av antal inblandade aktörer och aktörernas lämplighet att utföra uppgiften. 23(59) Strategisk utveckling Affärsutveckling BILAGA 1 2015-01-08 Version Diarienummer SL 2014-0879 Infosäk. klass K1 (Öppen) 5.1.5 Viten För att trafikförvaltningen ska ha påtryckningsmöjligheter vid brister är viten mer eller mindre en förutsättning för att kunna ingå ett koncessionsavtal. Reklamentreprenörerna har båda utryckt sin förståelse och har inga invändningar mot detta. Under avtalsförhandlingarna vid den avbrutna koncessionsupphandlingen 2010 var just viten en av de största frågorna som även ledde till att SL kunde konstatera att det inte var möjligt att komma överens. Vid liknande upphandlingar av reklamupplåtelse som skett sedan 2010 har reklamentreprenörer accepterat viten i de fall brister avseende drift och underhåll framkommer. Detta kan antingen ses som en förändring från reklamentreprenörernas ståndpunkt angående viten eller att de skrivningar som gällde viten 2010 inte var lämpligt formulerade. Oavsett vilket bör det i ett eventuellt koncessionsavtal ingå skrivningar om viten vid påtalade brister av underhåll. Det är dock viktigt att viten är satta i proportion till vad som är möjligt att åstadkomma rent praktiskt. Tekniskt kunnig personal behöver granska inställelsetider så att dessa ligger i linje med vad som är rimligt att utföra. 5.2 Rådighet 5.2.1 Avtalslängd Reklamentreprenörernas uttalande om att det krävs långa avtal på minst 15 till 20 år för ett koncessionsavtal där åtagandet inbegriper uppförande av nya väderskydd är en uppfattning som även trafikförvaltningen delar. Rapporten Långsiktig inriktning kundmiljö väderskydd och hållplatser samt reklam visar på ett behov av 1 200 nya väderskydd under en 10 års period. Det är i dagsläget svårt att bedöma behovet av ytterligare väderskydd efter denna tidsperiod med tillräckligt stor noggrannhet. Detta innebär att ett koncessionsavtal som sträcker sig 15 år skulle minska trafikförvaltningens möjlighet till förändringar under de sista 5 åren. I ett koncessionsavtal där endast drift och underhåll ingår i åtagandet behöver avtalstiden inte vara längre än minst 5 år enligt båda reklamentreprenörerna. En avtalstid på omkring 5 år är även lämpligt ur förvaltningens perspektiv då detta ger möjlighet till uppföljning och lärdomar under avtalstiden och ger samtidigt möjlighet till justering av avtalsform och innehåll vid förändringar i omvärlden. Optioner för avtalsförlängning vid väl fungerande samarbete och utförd tjänst kan även inkluderas. 24(59) Strategisk utveckling Affärsutveckling BILAGA 1 2015-01-08 Version Diarienummer SL 2014-0879 Infosäk. klass K1 (Öppen) 5.2.2 Mängd reklam Med den långa avtalstid reklamentreprenörerna ser som krav för att ingå koncessionsavtal med uppförande av väderskydd är det mycket svårt att förändra reklammängd under avtalets löptid. Reklamentreprenören har i anbudet räknat med en viss mängd reklam under avtalstiden för att kunna säkerställa att gjorda investeringar under avtalstiden täcks. Att under avtalstiden besluta om minskad mängd reklam leder till att reklamentreprenören måste kompenseras för förlorad möjlighet att sälja reklam. Detta förhållande föreligger även vid ett koncessionsavtal där endast drift och underhåll ingår, men eftersom dessa avtal har en relativt kort löptid (omkring 5 år) kan problematiken lättare hanteras genom att förändring sker vid kommande upphandling. Andra avtalsformer där en monetär ersättning till trafikförvaltningen utgör grunden för avtalet, istället för en form av byteshandel som koncessionsförfarande innebär, gör det lättare att förändra ersättningen vid förändringar under avtalstiden t ex kan 20 procent mindre reklam resultera i 20 procent lägre ersättning. I fallet där koncessionshavaren erbjuder ett antal väderskydd är liknande förfarande betydligt svårare att hantera. 5.2.3 Avtalsupphörande Att ägandet för väderskydden, i ett koncessionsavtal med uppförande av nya väderskydd, övergår till trafikförvaltningen vid avtalsslut eller vid en viss framförhandlad tidpunkt är både reklamentreprenörer och trafikförvaltningen överens om. Den stora svårigheten är däremot hur hållplatsinfrastrukturen ska hanteras vid ett eventuellt förtida upphörande. Förtida upphörande kan bero på att någon part brister i sina åtaganden vilket ger den andra parten rätt att i förtid säga upp avtalet. I det fall avtalstiden kan anses som lång, över 10 år, kan det även finnas behov av rätt till uppsägning utan att den andra parten har begått något avtalsbrott. Problemet som då uppstår är att reklamentreprenör investerat i nya väderskydd vilka ska betalas av i form av reklamförsäljning under resterande del av avtalet. I de flesta koncessionsavtal har reklamentreprenör ägandeskap för dessa väderskydd under avtalstiden vilket innebär att trafikförvaltningen måste köpa ut väderskydden. Vid avtalstecknandet behöver därför priset för väderskydden vid olika tidpunkter regleras för att undvika att trafikförvaltningen hamnar i en mycket dålig förhandlingsposition där reklamentreprenör kan ta bort samtliga väderskydd och lämna resenärer utlämnade till regn och rusk. 25(59) Strategisk utveckling Affärsutveckling BILAGA 1 2015-01-08 Version Diarienummer SL 2014-0879 Infosäk. klass K1 (Öppen) Förutom hur hållplatsinfrastrukturen skall hanteras vid ett eventuellt förtida avtalsupphörande uppkommer frågor om eventuella ersättningar för t ex. utebliven vinst, goodwill-förlust etc. Under upphandlingen 2010 var det inte möjligt att nå en överenskommelse som reglerade dessa situationer varför ett avtal inte kunde komma till stånd. 5.2.4 Gränsdragning - ansvarsfördelning nya väderskydd I det fall trafikförvaltningen, inför en eventuell upphandling, i förväg inte kan definiera var de omkring 1 200 nya väderskydden ska uppföras och vilka eventuella behov av el och markarbete detta kräver förväntas riskpremien som reklamentreprenör måste räkna med bli mycket stor. Detta fall gäller vid en tjänstekoncession med helhetsåtagande vid uppförande av nya väderskydd. En tjänstekoncession där åtagandet av nya väderskydd sträcker sig till endast själva det fysiska väderskyddet samt bottenplatta minskar riskpremien betydligt. Reklamentreprenörerna kan då förutse kostnaderna som uppstår vid uppsättandet av de nya väderskydden. Vilken kringutrustning som skall ingå en tjänstekoncession med uppsättande av nya väderskydd behöver utredas ytterligare inför eventuell upphandling. 5.2.5 Placering - nya väderskydd Det är avgörande för trafikförvaltningen att ha möjlighet att bestämma var nya väderskydd ska placeras. Placering av nya väderskydd ska endast ske med utgångspunkt från perspektivet där resenärens bästa står i fokus. Detta har reklamentreprenörerna visat förståelse för och accepterat vid genomförda möten. Det skall dock framhävas att vid den avbrutna upphandlingen 2010 uttalade anbudsgivarna respekt för SL:s behov av att säkerställa resenärsnytta, dock framstod argumenten vid förhandlingarna från anbudsgivarna som att det kommersiella intresset i viss mån måste få överskugga resenärsperspektivet, vilket inte låg i linje med SL:s uppdrag. 5.2.6 Design - nya väderskydd Trafikförvaltningen önskar att nya väderskydd harmoniserar med befintliga. En tjänstekoncession som enbart består av drift och underhåll och där anskaffning av nya väderskydd upphandlas av entreprenör ger trafikförvaltningen full kontroll på utformning. Att vid en tjänstekoncession med uppförande av nya väderskydd låta reklamentreprenör i viss mån styra utformning av skydd anses inte utgöra någon större risk enligt trafikförvaltningen. I upphandlingsunderlaget kan detta styras i önskad riktning och reklamentreprenörerna har 26(59) Strategisk utveckling Affärsutveckling BILAGA 1 2015-01-08 Version Diarienummer SL 2014-0879 Infosäk. klass K1 (Öppen) visat sig vara mycket tillmötesgående rörande dessa frågor. I den avbrutna upphandlingen 2010 var parterna överens i denna fråga. 5.2.7 Teknisk utveckling Trafikförvaltningen ser fördelar med digitala reklamskyltar i väderskydd. De kan både öka resenärsnyttan genom att möjliggöra trafikinformation, ge ett modernare intryck av kollektivtrafiken samt generera potentiellt högre intäkter till trafikförvaltningen. Med tanke på den långa avtalstid som krävs för ett koncessionsavtal där det ingår uppförande av nya väderskydd är det mycket svårt, näst intill omöjligt, att planera för hur den digitala utvecklingen kommer se ut under 15 till 20 år. Detta ger trafikförvaltningen mycket litet utrymme att påverka hur en digitalisering av väderskydden skall se ut under minst 15 år. Förhållandet att i ett avtal reglera hur en digital utveckling i väderskydden skall se ut är lika svårt för alla typer av reklamupplåtelseavtal men ingen avtalsform kräver de långa avtalsformer som en tjänstekoncession med uppförande av nya väderskydd kräver. 5.3 Trafikförvaltningens administration Oavsett vilket affärsupplägg som väljs, där drift och underhåll av väderskydd inte hanteras av trafikförvaltningens egen personal, krävs viss administration. En av de främsta uppgifterna trafikförvaltningen har är att följa upp avtal och säkerställa att beslutade överenskommelser efterlevs och att tjänsten som köps håller hög kvalitet. Denna uppföljning krävs antingen drift och underhåll hanteras av trafikutövare, reklamentreprenör eller annan entreprenör. Den skillnad som dock finns är avseende reklambestyckade väderskydd. Att dessa väderskydd är väl underhållna ligger i reklamentreprenörens eget intresse vilket med all sannolikhet minskar behovet av tillsyn på dessa. Trafikutövarna å sin sida borde ha intresse av att samtliga väderskydd är i gott skick då detta påverkar resenärsupplevelsen som i sin tur påverkar den ersättning trafikutövarna erhåller från trafikförvaltningen15. Detta verkar, trots till synes starkt samband, inte vara tillräcklig motivation för trafikutövarna att hålla väderskydden i gott skick. Om reklamentreprenörs åtagande, vid tjänstekoncession med helhetsåtagade med uppförande av nya väderskydd, endast består av ansvar för bottenplatta och det fysiska väderskyddet, kvarstår trafikförvaltningens arbete med mark, el och tillgänglighetsarbete. Mark- och elarbete samt tillgänglighetsanpassning av Långsiktig inriktning kundmiljö väderskydd och hållplatser samt reklam. SL 20140879 15 27(59) Strategisk utveckling Affärsutveckling BILAGA 1 2015-01-08 Version Diarienummer SL 2014-0879 Infosäk. klass K1 (Öppen) busshållplats står ofta för den absolut största delen av arbete och kostnaden vid uppförande av nya väderskydd i samband med standardhöjningar av stoppställen. Om reklamentreprenör förväntas stå även för dessa investeringar krävs att trafikförvaltningen i samband med upphandling noga utrett var de 1 200 nya väderskydden ska placeras samt vilka el- och markarbeten som krävs för varje placering. Om detta inte presenteras i samband med upphandling kommer reklamentreprenör inte ha möjlighet att beräkna kostnaden för ett helhetsåtagande vilket innebär en stor risk för reklamentreprenören. Detta riskpåslag riskerar påverka anbuden från reklamentreprenör negativt med lägre ersättning till trafikförvaltningen som följd. Utredningsarbetet att inför en upphandling bestämma var de 1 200 väderskydden skall placeras, samt utreda vilka el- och markarbeten som behövs, kommer initialt kräva en mycket stor insats av trafikförvaltningens administration. Det är dessutom troligt att det under avtalstiden kommer ske förändringar avseende läge för väderskydden vilket innebär dubbelt utredningsarbete för dessa väderskydd. Det åtagande, vid en koncessionsupphandling med uppsättande av nya väderskydd, som därmed är möjlig är att reklamentreprenör endast står för det fysiska väderskyddet med bottenplatta. Detta förfarande är även det som reklamentreprenörerna själva förespråkar och som är mer eller mindre praxis för koncessionsavtal rörande väderskydd i Sverige. Den ersättning trafikförvaltningen förväntas erhålla i ett koncessionsavtal är motsvarande kostnaden för det fysiska väderskyddet samt bottenplatta. Denna kostnad ligger på mellan 60 000 till 100 000 kr per väderskydd vilket framgår av bilaga1 (frågeställning 5) samt vid samtal med en av reklamentreprenörerna. Detta medför att den totala kostnaden för de 1 200 nya väderskydd som trafikförvaltningen får i utbyte mot det överskott reklamen inbringar under en minst 15-årig avtalsperiod är cirka 96 mkr16. Dessa 96 mkr ska sättas i relation till det överskott reklamen inbringar per år samma period. 5.4 Konkurrenssituation Marknadskonkurrensen ser olika ut beroende på vilka åtaganden som ingår i en tjänstekoncession. När det gäller tjänstekoncession med både drift och underhåll samt uppförande av nya väderskydd har trafikförvaltningen samma åsikt som de två tillfrågade reklamentreprenörerna att det med största sannolikhet endast är dessa aktörer som har kapacitet och möjlighet att åta sig ett sådant koncessionsavtal. Av dessa två är det endast en som förespråkar detta 16 1 200 nya väderskydd till en kostnad av 80 000 kr styck = 1200 x 80 tkr = 96 mkr 28(59) Strategisk utveckling Affärsutveckling BILAGA 1 2015-01-08 Version Diarienummer SL 2014-0879 Infosäk. klass K1 (Öppen) affärsupplägg varför konkurrensen kan ses som mycket liten. Liten konkurrens innebär risk för en potentiellt sämre affär för trafikförvaltningen. Avseende en koncession där endast drift och underhåll ingår i åtagandet skiljer sig reklamentreprenörernas bedömning av marknadsläget åt. Förvaltningens analys av läget pekar på att antalet potentiella aktörer för detta affärsupplägg ligger på 2 till 4 reklamentreprenörer. Konkurrensen är därmed högre än vid en koncession där även uppförande av väderskydd ingår. 5.5 Påverkan på helhetsåtagandet då ansvaret för hållplatser och väderskydd bryts ut ur trafikavtalen De tidigaste trafikavtalen som upphandlades av AB SL hade hög grad av detaljstyrning och tjänsterna inskränkte sig till själva trafikutövandet. Successivt utvecklades avtalen, trafikutövarna fick ett större ansvar och under de senaste åren har trafikförvaltningen övergått till så kallade funktionsupphandlingar där detaljstyrningen minskat och trafikutövaren getts ett helhetsåtagande för att genomföra trafikuppdraget. Intentionen med ett helhetsåtagande för hela trafikuppdraget, är att skapa drivkrafter för trafikutövaren att effektivisera verksamheten och genom stordriftsfördelar leverera en mer kostnadseffektiv trafik. Genom ansvarsförskjutning bör trafikförvaltningen kunna tillvarata leverantörens kreativitet och få mer ändamålsenliga och effektiva gränssnitt att hantera. Affärsstrategin17 fastslår att huvudinriktningen i affärerna ska vara att ansvar förskjuts till leverantören och att ansvaret fördelas utifrån respektive parts kärnverksamhet, samhällsuppdrag, tillgångar och livscykelkostnad. Med utgångspunkt från detta resonemang bör det finnas möjlighet att bryta ut förvaltningsansvaret för hållplatser och väderskydd ur trafikavtal då detta inte kan anses vara trafikutövarnas kärnverksamhet. Ett ökat helhetsåtagande innebär i princip alltid ökade risker för leverantören. För hållplatser och väderskydd finns det troligen risker för trafikutövaren att både ha och inte ha ansvaret. Ett ytterligare åtagande som inte ingår i huvudverksamheten kan innebära operativa risker. Men en ersättning för trafikleveransen som kan påverkas av leveransen i fastighetsansvaret kan innebära affärsmässiga risker. 17 Affärsstrategi, TN2-2013-00543 29(59) Strategisk utveckling Affärsutveckling BILAGA 1 2015-01-08 Version Diarienummer SL 2014-0879 Infosäk. klass K1 (Öppen) 6 Slutsatser Som jämförelse för att möjliggöra bedömning av för- och nackdelar av tjänstekoncessionsupplägg med möjlighet till standardhöjningar i länet har nuvarande affärsform använts. I nuvarande affärsform hanteras reklam genom tjänstekontrakt med reklamentreprenör, drift och underhåll sköts av trafikutövarna som ingående del i trafikavtalen och uppförande av nya väderskydd sker med upphandlad leverantör via tjänstekontrakt. Ett flertal aspekter har analyserats i denna rapport, men där resultat visar på att det varken finns en för- eller en nackdel jämfört med nuvarande affärsupplägg tas denna inte med nedan förutom i de fall något speciellt behöver poängteras. 6.1 • • • • • • • Fördelar med tjänstekoncession med drift och underhåll samt monetär ersättning till trafikförvaltningen Med en reklamentreprenör som utför drift och underhåll av väderskydd med reklam finns tydligt egenintresse att hålla resenärsmiljön i gott skick. Reklamentreprenören besöker väderskydd på regelbunden basis för att byta reklam vilket medför kontinuerlig tillsyn av underhållsbehov. Trafikförvaltningen får förutom drift och underhåll av väderskydden även en monetär ersättning vilken kan användas till den löpande verksamheten. Behov av endast en underhållsorganisation för drift och underhåll av samtliga väderskydd i kollektivtrafiken vilket innebär färre kontaktytor mot trafikförvaltningen och klargör ansvarsfördelningen. Med reklamentreprenörer som utför drift och underhåll av väderskydd ligger underhållsansvaret hos aktörer vilka har denna typ av verksamhet som sin kärnkompetens. Med drift och underhåll i koncessionsavtal behövs endast en avtalslängd på omkring 5 år jämfört med trafikavtal vilka ofta sträcker sig över minst 10 år. Kort avtalstid (omkring 5 år) medför möjlighet att förändra affärsupplägget vid förändringar i omvärlden utan att behöva omförhandla avtalen. 6.2 • • Nackdelar med tjänstekoncession med drift och underhåll samt monetär ersättning till trafikförvaltningen Trafikförvaltningens övergripande strategi med ansvar för trafikutövarna att hantera hela resan för resenärerna bryts. Jämfört med att upplåta nyttjanderätt till reklam i väderskydd genom separat reklamavtal minskar konkurrensen vid upphandling då det endast förväntas vara 2-4 reklamentreprenörer som har möjlighet att hantera både 30(59) Strategisk utveckling Affärsutveckling BILAGA 1 2015-01-08 Version Diarienummer SL 2014-0879 Infosäk. klass K1 (Öppen) • • drift och underhåll samt reklam. Lägre konkurrens medför i de flesta fall lägre ersättning till upphandlande part. Ett koncessionsavtal med drift och underhåll samt reklam medför att trafikförvaltningen inte längre har möjlighet att veta vilket värde reklamen egentligen har. Fortsatt utredningsarbete krävs inför eventuell upphandling och vid framtagande av förfrågningsunderlag då koncessionsförfarande är ett nytt affärsupplägg för trafikförvaltningen. 6.3 • • Samtliga fördelar som med en tjänstekoncession med drift och underhåll förutom fördelar som har med avtalslängd att göra. Trafikförvaltningens resultatbudget förbättras under de initiala avtalsåren då reklamentreprenören står för investeringskostnaden av nya väderskydd. 6.4 • • • • • • Fördelar med tjänstekoncession med drift och underhåll samt nya väderskydd till trafikförvaltningen Nackdelar med tjänstekoncession med drift och underhåll samt nya väderskydd Samtliga nackdelar som vid tjänstekoncession med drift och underhåll. Avtal rörande drift och underhåll samt reklam som kräver en avtalstid på minst 15 år. Trafikförvaltningen har identifierat ett behov av 1 200 nya väderskydd under en 10 års period vilket medför att trafikförvaltningen binder upp sig i ett koncessionsavtal som sträcker sig minst 5 år längre än vad behovet avtalet skall bekosta sträcker sig. Liten konkurrens med förmodligen endast två reklamentreprenörer som kan hantera hela affärsupplägget. Med liten konkurrens riskerar trafikförvaltningen sämre anbud och riskerar därmed att inte utnyttja den fulla potentialen av reklamvärdet i avtalet. Det blir mycket svårt för trafikförvaltningen att påverka mängden reklam efter ingånget avtal. Detta innebär att reklammängden blir mycket svårt att förändra under minst en 15-årig period. Trafikförvaltningens administrationskostnader vid uppförande av nya väderskydd minskar inte nämnvärt då stor del av arbetet vid uppförande av nya väderskydd inte bör ingå i koncessionsavtalet. Trafikförvaltningen måste därför fortfarande ansvara för projektplanering, förberedelse för elförsörjning, upphandlande av underentreprenörer samt samordning av de olika inblandade parterna. 31(59) Strategisk utveckling Affärsutveckling BILAGA 1 2015-01-08 Version Diarienummer SL 2014-0879 Infosäk. klass K1 (Öppen) • • • • • Med de långa avtal som krävs samt att ersättningen trafikförvaltningen erhåller inte består av några monetära medel utan mer är en typ av byteshandel (väderskydd, drift och underhåll mot rätt att sälja reklam) gör det mycket svårt att hantera ett potentiellt förtida avtalsupphörande. Trafikförvaltningen kan inte självständigt bestämma design och utformning av nya väderskydd då detta behöver göras i samråd med reklamentreprenör. De stora kostnaderna vid uppsättande av nya väderskydd kvarstår då endast kostnaden för det fysiska väderskyddet samt bottenplattan är det som bör ingå i ett koncessionsavtal. Det medför att trafikförvaltningen även fortsatt behöver budgetera kostnader för nya väderskydd vilket påverkar resultaträkningen negativt. Förändringar under avtalstiden blir mycket svårt att hantera då detta behöver regleras med hjälp av erhållna väderskydd istället för genom förändringar av monetär ersättning till trafikförvaltningen. Den tekniska utveckling som sker under en period som sträcker sig 15-20 år framåt i tiden är omöjlig att förutse. Den digitala utvecklingen inom utomhusreklamen har bara börjat och att i ett koncessionsavtal reglera hur ersättningen till trafikförvaltningen ska spegla marknadsutvecklingen är mycket svårt. 32(59) Strategisk utveckling Affärsutveckling BILAGA 1 2015-01-08 Version Diarienummer SL 2014-0879 Infosäk. klass K1 (Öppen) #2 Känslighets- och riskanalys av planerade reklamintäkter Känslighetsanalys Ett flertal faktorer kan påverka de planerade reklamintäkterna, både ur ett makro- och mikroperspektiv. Känslighetsanalysen är gjord efter parametrar som kan anses relevanta ur trafikförvaltningens perspektiv. Utomhusreklammarknaden Utomhuskategorin har under de senaste 20 åren legat stabilt på omkring 4 procent av den totala reklammarknaden18. En förändring av reklammarknaden påverkar utomhusreklamkategorin på motsvarande sätt och därmed trafikförvaltningens intäkt. En nedgång på reklammarknaden påverkar direkt ersättningen till trafikförvaltningen negativt. Ett exakt procentsatsförhållande är svårt att estimera då ersättningen är en kombination mellan en fast och rörlig del samt om nedgången är generell eller om den påverkas olika mycket i olika områden. Nyetablering av reklamskyltar i regionen I Stockholmsregionen finns det flera aktörer vilka har möjlighet att upplåta ytor för reklamändamål. Trafikförvaltningen, Stockholm stad, enskilda kommuner, Trafikverket samt även privata fastighetsägare är exempel på dessa. Fler reklamskyltar som riktar sig mot samma befolkningsunderlag leder till större konkurrens om reklamköparnas medieinvesteringar. Då den totala medieinvesteringen i utomhusreklam inte förväntas öka över tid innebär den ökade densiteten av skyltar i ett område att försäljningssumman per skylt minskar och därmed även den förväntade intäkten till trafikförvaltningen. En ökning av reklamskyltar av samma format som finns på bussväderskydd, (eurosize), med 1 000 nya reklamytor minskar potentiellt ersättningen till trafikförvaltningen med omkring 10 procent19. 18 19 Förstudie upphandling nya reklamavtal. SL 2013-4862 Baserat på ett totalt bestånd av 8 000 reklamskyltar (eurosize) i Stockholmsregionen 33(59) Strategisk utveckling Affärsutveckling BILAGA 1 2015-01-08 Version Diarienummer SL 2014-0879 Infosäk. klass K1 (Öppen) Digitalisering Under de kommande åren förväntas de digitala skyltarna stå för en växande del av utomhusreklambärarna. En digital reklamskylt som är mycket bra placerad d.v.s. där flödet av människor som kan se denna är stort, har potential att öka reklamförsäljningen tre gånger mer än en analog skylt. Som tidigare nämnts förväntas inte den totala medieinvesteringen i utomhusreklam öka markant utan resultatet av den ökade digitaliseringen innebär att analog reklam minskar med motsvarande grad som den digitala ökar. Trafikförvaltningen behöver därmed modernisera egna reklamytor för att inte förlora marknadsandelar av total utomhusreklam i stockholmsregionen. Utan en digitalisering av trafikförvaltningens reklamytor minskar intäkterna då den digitala tillväxten i regionen ökar. Morgondagens reklamytor är digitala och det är viktigt för trafikförvaltningen att vara redo och modernisera ytorna i tid för att inte intäktsbortfallet ska bli för stort. Digitala ytor har potential att öka intäkterna till trafikförvaltningen. Minskad mängd reklam i kollektivtrafiken Mängden reklam i kollektivtrafiken kan ändras av olika anledningar. Exempelvis kan resenärernas uppfattning om reklam förändras eller att politiska beslut fattas vilka innebär begränsningar av reklamtryck i den offentliga miljön. Att minska mängden reklam i kollektivtrafiken minskar även reklamentreprenörernas ersättning till trafikförvaltningen. Vid en eventuell minskning av den möjliga reklammängden påverkas även trafikförvaltningens ersättning proportionellt direkt negativt. 34(59) Strategisk utveckling Affärsutveckling Diarienummer BILAGA 1 2015-01-08 Version SL 2014-0879 Infosäk. klass K1 (Öppen) Risk- och konsekvensanalys Kriterier för riskbedömning Då detta område inte tidigare analyserats finns inga troliga frekvenser/ konsekvenser för respektive utfall att tillgå, varför sådana klasser har framtagits vid analys. Riskbedömning har skett med utgångspunkt från kriterier som finns framtagna i riskmatrisen, vilken presenteras i tabell 1. Sannolikhet Siffrorna visar totalt antal risker inom varje segment. Vid en placering i rött område bör åtgärd vidtas omedelbart. Sannolik (4) 2 Möjlig (3) 1 Mindre sannolik (2) 4 Osannolik (1) Sammanställnig av fördelning risker Försumbar (1) 1 Lindrig (2) 3 1 Allvarlig (3) Synnerligen allvarlig (4) Konsekvens Tabell 1: Riskkarta över planerade reklamintäkter 35(59) Strategisk utveckling Affärsutveckling BILAGA 1 2015-01-08 Version Diarienummer SL 2014-0879 Infosäk. klass K1 (Öppen) Riskanalys, påverkan på planerade reklamintäkter i samband med upphandling Nr Risk S K Värde Konsekvens Sannolikhet Möjliga åtgärder Liten förhandlings- Affärsinriktningen i förstudien20 Analys av anbud möjlighet och lägre bygger på att reklamytorna är reklammarknaden i på potentiell intäkt uppdelade på flera avtal. Med Sverige och total endast ett stort avtal blir Stockholmsområdet affär konkurrensen liten vid en för att säkerställa att upphandling. I Sverige är det i en avtalsstruktur har dagsläget endast två företag med goda konkurrens- både organisation och möjligheter. SxK 1 Få 2 3 6 ekonomiska möjligheter att hantera detta. Uppdelning av Åtgärd genomförd i avtal gjord för att öka samband med konkurrensen genom att fler genomförd förstudie. aktörer har möjlighet att konkurrera om avtalen. 3 Få Sämre avtal med Dialog med marknadens aktörer Analysera anbud 1 3 3 lägre garantibelopp i samband med förstudie visar marknadens intresse på avtal (intäkter) på ett mycket stort intresse med för föreslagen för anledning av reklamytornas avtalsstruktur. bussvä möjlighet att nå invånare i hela dersky Stockholms län. dd Åtgärd genomförd i samband med genomförd förstudie. 4 Få Sämre avtal med Dialog med marknadens aktörer Analysera anbud 1 3 3 lägre garantibelopp i samband med förstudien visar marknadens intresse på avtal (intäkter) på ett stort intresse bland både för föreslagen för etablerade och framför allt nya avtalsstruktur. Buss aktörer avseende potentialen i insida de digitala ytorna i fordonen. Åtgärd genomförd i samband med genomförd förstudie. 20 Förstudie inför upphandling av nya reklamavtal, SL 2013-4862 36(59) Strategisk utveckling Affärsutveckling BILAGA 1 2015-01-08 Version Diarienummer SL 2014-0879 Infosäk. klass K1 (Öppen) Nr Risk S K Värde Konsekvens Sannolikhet Möjliga åtgärder SxK 5 Få 2 3 6 Sämre avtal med Dialog med marknadens aktörer Analysera anbud lägre garantibelopp i samband med förstudien visar marknadens intresse på avtal (intäkter) på ett stort intresse. Eftersom för föreslagen för avtalet är mindre omfattande avtalsstruktur. Buss bedöms de kunna ge möjlighet utsida för betydligt fler aktörer att Åtgärd genomförd i lägga anbud på. samband med genomförd förstudie. 6 FFU21 3 4 12 Med för detaljstyrt I föreslagen affärsinriktning22 Säkerställa att krav är för FFU lämnas liten definieras de för affären viktiga rimliga i förhållande detalj- möjlighet för parametrarna att ta hänsyn till till affärens styrt reklamentreprenör vid framtagande av FFU. övergripande mål. Bristande tid för För att ge rimlig tid till Förstudie inför kort tid upphandling vilket upphandling, avtalsstart och upphandling av nya för leder till färre och potentiell överklagan krävs att reklamavtal beretts upphan sämre anbud. anskaffningsbeslut skyndsamt för TN 7 oktober 2014 tas av trafiknämnden. (Avtals men återremitterats upphörande per 31 december för vidare utredning. att utveckla affären och därmed potentiellt framtida intäktsvärde. 7 För dling 3 3 9 2015 enligt beslut23. ) Förfrågningsunderlag Förstudie inför upphandling av nya reklamavtal, SL 2013-4862 23 Beslut av TN i samband med beredning av ärende ”Beslut om kortsiktig plan för uppförande av 600 väderskydd under åren 2013-2014” TN 2011-0257 21 22 37(59) Strategisk utveckling Affärsutveckling Diarienummer BILAGA 1 2015-01-08 Version SL 2014-0879 Infosäk. klass K1 (Öppen) Nr Risk S K Värde Konsekvens Sannolikhet Möjliga åtgärder SxK 8 Befintli 3 3 9 För att undvika en För att minimera risken och Förstudie inför ga situation där därmed intäktsbortfallet bör upphandling av nya reklam reklamavtalen anskaffningsbeslut för reklamavtal beretts avtal omförhandlas utan spårtrafik, buss utsida, buss för TN 7 oktober 2014 omförh påtryckningsmöjlig- insida samt väderskydd fattas men återremitterats andlas het att säga upp snarast. för vidare utredning. med avtalen med kort risk för varsel, bör beslut nedsätt fattas huruvida ning av avtalen skall garanti förlängas eller sägas belopp upp i god tid innan avtalsslut. Riskanalys, påverkan på planerade reklamintäkter under avtalstiden Nr Risk S K Värde Konsekvens Sannolikhet Möjliga åtgärder SxK 1 Utomh Ersättningen till Med del av ersättningen till usrekla 2 2 4 trafikförvaltningen i trafikförvaltningen som mmark form av garantibelopp säkerställs en naden reklamintäkter minimumnivå på intäktssidan sänks. under avtalstiden. Kan leda till Genom att säkerställa att Kontinuerliga anses politiskt beslut att reklamen och ytorna utvecklas uppföljningar av negativ minska eller smakfullt och att resenärers åsikter om t ur förbjuda reklam. trafikinformationen prioriteras reklam i resenär Reklamintäkterna kan detta undvikas. kollektivtrafiken. sperspe minskar eller Avtal med kortare ktiv försvinner i löptid och möjlighet samband med detta. till förlängning ger går ner 2 Reklam 1 4 4 Inga trafikförvaltningen möjlighet att förändra reklamtryck inom rimlig tid. 38(59) Strategisk utveckling Affärsutveckling BILAGA 1 2015-01-08 Version Diarienummer SL 2014-0879 Infosäk. klass K1 (Öppen) Nr Risk S K Värde Konsekvens Sannolikhet Möjliga åtgärder SxK 3 Reklam 1 3 3 Ersättningen till Klausul om moderbolags- eller Ny upphandling av entrepr trafikförvaltningen bankgaranti i avtal reklamavtalsområde enören försvinner. som konkursade går i bolag innehade utförs konkur skyndsamt. s 4 Alltför Investering i ny Reklamavtalen bör inte sträcka Avtal med kortare långa teknologi under sig över en alltför lång löptid och möjlighet reklam avtalstiden uteblir tidshorisont utan möjlighet till till förlängning ger uppsägning. trafikförvaltningen avtal 2 3 6 möjlighet att hålla sig uppdaterad om trender/utveckling inom reklammarknaden. 39(59) Strategisk utveckling Affärsutveckling BILAGA 1 2015-01-08 Version Diarienummer SL 2014-0879 Infosäk. klass K1 (Öppen) #3 ”En RFI där erfarenheter från andra kollektivtrafikhuvudmän runt om i världen som testat tjänstekoncessionsmodeller och input från marknadens aktörer redovisas.” Utredningsrapport genomförd av Capgemini. Bilägges som separat dokument, Bilaga 3. 40(59) Strategisk utveckling Affärsutveckling BILAGA 1 2015-01-08 Version Diarienummer SL 2014-0879 Infosäk. klass K1 (Öppen) #4 ”En redogörelse för olika modeller av bussväderskydd som redan finns på marknaden samt av förutsättningarna att använda dessa.” Bakgrund I dagsläget finns ett antal olika typer av väderskydd inom länet. I innerstaden och närförorter används typ ”City 90” med grönlackerade aluminiumprofiler och glasväggar, från en specifik leverantör Team Tejbrant. Längre ut från centrum används ett väderskydd av trä med trafikförvaltningens egen design. I vissa kommuner är väderskydden upphandlade via koncession och har då en annan design. Trafikförvaltningen strävar efter att få en enhetlig utformning på väderskydd genom hela systemet. Det bidrar till igenkänning och underlättar drift och underhåll. Det finns en mängd bussväderskydd på marknaden vilka alla är i princip jämförbara med dagens väderskydd, typ ”City 90” med aluminiumprofiler och glasväggar, men med lite olika design. Ingen leverantör är uppenbart bättre eller sämre med avseende på de krav trafikförvaltningen ställer på väderskydd. Exempel Smekab Auero Smekab Nimbus 41(59) Strategisk utveckling Affärsutveckling BILAGA 1 2015-01-08 Version Diarienummer SL 2014-0879 Infosäk. klass K1 (Öppen) Smekab Nimbus KNM Delsbo KNM Kungsbacka KNM Vemo 84 Omni Primo Jansson&Partner Köln 42(59) Strategisk utveckling Affärsutveckling BILAGA 1 2015-01-08 Version Diarienummer SL 2014-0879 Infosäk. klass K1 (Öppen) Slutsats Anledningen till att trafikförvaltningen vill utveckla en egen design är att inte vara hänvisad till en specifik leverantörs design. Som ägare av designen kan trafikförvaltningen utveckla och anpassa väderskydden till framtida krav och behov utan att vara hindrad av en specifik leverantörs begränsningar av produktionsmetod mm. Förfrågningsunderlag utformas så att det går att vända sig fler byggnadsentreprenörer och då kunna välja ett fördelaktigt anbud. Att utveckla en egen design underlättar styrandet av innehållet i de olika typerna A-D. Långsiktigt kan man då utveckla design och innehåll i väderskydden och samtidigt behålla igenkänningsfaktorn. 43(59) Strategisk utveckling Affärsutveckling BILAGA 1 2015-01-08 Version Diarienummer SL 2014-0879 Infosäk. klass K1 (Öppen) #5 ”En tydlig och detaljerad beskrivning av dagens kostnader för underhåll och investeringar i bussväderskydd i relation till de intäkter som reklam i desamma inbringar.” Se vidare Bilaga 2. HEMLIG. Omfattas av sekretess enligt 19 kap 3 § första stycket offentlighets och sekretesslagen (2009:400) och utsändes separat enbart till trafiknämndens ledamöter. 44(59) Strategisk utveckling Affärsutveckling BILAGA 1 2015-01-08 Version Diarienummer SL 2014-0879 Infosäk. klass K1 (Öppen) #6 ”En analys av möjligheterna till alternativ energiförsörjning där nätanslutning inte är möjligt och vilka ytterligare resenärsfaciliteter som kan införlivas i väderskydden så som exempelvis uttag för mobilladdare” De alternativ för energiförsörjning som finns på platser där nätanslutning inte är möjlig kan vara: • solceller • vindkraft • batteri (i kombination med ovanstående) Vindkraft kommer under 2015 att testas i liten skala (några enstaka skydd) och sedan utvärderas. En nackdel med vindkraftdrivna bussväderskydd är dock att anordningen är något skrymmande och väl synlig, vilket kan göra den såväl stöldbegärlig som utsatt för förstörelse/vandalisering. Tekniken i sig är dock inte speciellt dyr och effekten förväntas kunna bli minst så god som när solceller används. Solceller för energiförsörjning av väderskydd har funnits på marknaden flera år och utvecklingen inom området går snabbt framåt och kostnaden för tillverkning minskar. Solcellerna integreras i väderskyddets tak och kopplas till ett batteri på undersidan av taket Både solceller och vindkraft behöver alltid kompletteras med någon form av batteri för att säkerställa 100 procent drift av viktiga funktioner i väderskyddet, som exempelvis trafikinformation och belysning. Batteriet kopplas på när den andra energikällan inte fungerar (dvs. när ingen sol lyser respektive ingen vind blåser). Flera försök med solcellsdrivna väderskydd har genomförts under senaste åren på hos trafikförvaltningen och i övriga landet. Just nu finns ett pågående försök med solceller monterade på 4 st av trafikförvaltningens väderskydd på utvalda platser i Huddinge, Nynäshamn, Salem och Värmdö. Dessa har suttit monterade 45(59) Strategisk utveckling Affärsutveckling BILAGA 1 2015-01-08 Version Diarienummer SL 2014-0879 Infosäk. klass K1 (Öppen) sedan i april 2013. Detta är s.k. linjeskydd som inte har nätanslutning idag utan enbart drivs av solceller och batteri. Resultatet av försöket hittills har varit relativt positivt och under perioden om 2 år som dessa solceller har suttit uppe (inkl en vinterperiod) har batteriet inte behövt bytas eller återladdas. Dock räknas det med att man behöver ”boost:a” upp batterierna med ett par års mellanrum eller under/efter en lång och mörk vinter. (Några uppgifter om felanmälningar finns inte). Noterbart är att ljusstyrkan i ett solcellsskydd är ganska markant mycket lägre än i ett eldrivet bussväderskydd, där effektuttaget är betydligt större. Det finns heller ingen möjlighet i dagsläget att upprätthålla belysning i en reklamvitrin med hjälp av solceller. Det sker dock en kontinuerlig utveckling av såväl solceller som olika former av belysning, varför det inte ska uteslutas att det är möjligt inom en inte alltför avlägsen framtid (några år). En utvärdering av reellt värde av trafikförvaltningens utplacerade solcellsskydd kan göras först efter en ordentlig vinter, eftersom den mest kritiska perioden är när det är få soltimmar samtidigt som solpanelerna periodvis är snötäckta (vintern 2013-2014 var nästan snöfri och därför dålig som måttstock). En ny variant av solceller kommer att testas under vintern 2014/2015 tillsammans med Västtrafik. Trafikförvaltningen kommer att kunna använda resultatet som underlag i det egna utvecklingsarbetet med alternativa energikällor. Slutsats Solceller som alternativ energikälla till väderskydd är ett ekonomiskt fördelaktigt alternativ på platser i kollektivtrafiken där det inte finns möjlighet att dra fram en elservis. Att förse väderskydd med uttag för mobilladdare är tekniskt sett genomförbart men det är inte fastställt att det är något som ger ett mervärde för resenärer. På fordon i kollektivtrafiken, exempelvis pendeltåg, finns uttag för att ladda sin mobiltelefon eller dator. Detta ger en service för resenärer som är ”på resa”. Man kan utnyttja tiden som resan medför med att t ex ladda sin telefon. Om alla får tillgång till gratis el vid bussväderskydd kan detta skapa otrygghet mm om det blir ett tillhåll och funktionen kan utnyttjas. Det skulle dessutom ta upp till en timme att ladda telefonen vid ett väderskydd. 46(59) Strategisk utveckling Affärsutveckling BILAGA 1 2015-01-08 Version Diarienummer SL 2014-0879 Infosäk. klass K1 (Öppen) Trafikförvaltningen ser inte att laddmöjlighet för väderskydd ska utredas vidare utan ser istället en möjlighet att sprida den service vi erbjuder på pendeltåg till andra fordon i kollektivtrafiken. Trafikförvaltningen tittar även på möjligheten att erbjuda möjlighet att installera basstationer för kommunikation på hållplatsinfrastruktur. 47(59) Strategisk utveckling Affärsutveckling BILAGA 1 2015-01-08 Version Diarienummer SL 2014-0879 Infosäk. klass K1 (Öppen) #7 ”En plan för hur cykelparkeringar i anslutning till bussväderskydd kan tillkomma på strategiska platser samt om laddningsmöjligheter för elcyklar kan skapas såväl som platser för lådcykel/transportcykel.” I process för lokalisering, utformning och bestyckning24 av hållplatser tydliggörs trafikförvaltningens ambition att långsiktigt bereda plats för cykel i och i anslutning till kollektivtrafikens hållplatsinfrastruktur för buss och pendelbåt. Den strategiska planen för cykelparkeringar ligger inom politiskt uppdrag för åtgärder att uppfylla trafikförsörjningsprogrammet samt regional cykelplan. Separat politiskt ärende kommer upp i trafiknämnden i februari. Ärendet behandlar kombinationsresandet cykel/kollektivtrafik. En rapport har tagits fram under hösten där slutsatserna ligger till grund för ärendet. Det handlar dels om regionalt lånecykelsystem dels om cykelparkering vid strategiska kollektivtrafikknutpunkter. Det är önskvärt med en p-norm för lådcyklar samt att undersöka vilka andra cykelsorter det finns som har behov av speciell parkering, t ex elcyklar osv. I Trafikförvaltningens riktlinjer för infartsparkering (Ri-park) bör det framgå under avsnitt för cykel: Att vid planering för varje ny cykelparkering bör göras en avvägning av hur stort antal ”annorlunda” cykeltyper som kan beredas plats för. Generellt är det kommunens ansvar att tillhandahålla cykelparkering vid busshållplatser, trafikförvaltningen har ingen möjlighet att ställa krav på detta eftersom förvaltningen inte är markägare, men det finns möjlighet att göra ställningsstaganden som används för att påverka kommunen Långsiktig inriktning kundmiljö väderskydd och hållplatser samt reklam, SL 20140879 24 48(59) Strategisk utveckling Affärsutveckling BILAGA 1 2015-01-08 Version Diarienummer SL 2014-0879 Infosäk. klass K1 (Öppen) Slutsats Riktlinjen för infartsparkering ska uppdateras under våren 2015 och ovanstående p-norm för specialcykelfordon kommer att benämnas i den nya texten. Övrigt avseende cykelparkeringar presenteras detaljerat i initial utredningsrapport långsiktig inriktning kundmiljö väderskydd och hållplatser samt reklam. 49(59) Strategisk utveckling Affärsutveckling BILAGA 1 2015-01-08 Version Diarienummer SL 2014-0879 Infosäk. klass K1 (Öppen) #8 ”En bedömning av huruvida mängden reklam i kollektivtrafiken kan och bör ökas eller minskas” Resenärsperspektiv Enligt undersökningen om reklam i SL:s miljöer som genomfördes 201225 är den generella grundinställningen bland resenärer att reklam i kollektivtrafiken är positivt. Reklamen har ett underhållningsvärde och hjälper till att fördriva tiden under resan. Resenärerna upplever också att de själva kan välja bort reklamen om de önskar. Resenärerna anser att reklam och trafikinformation är en helhet och inte bör hanteras som två separata frågor. Reklamen är en bifråga och resenärerna har stor förståelse för att den finns i kollektivtrafiken och ser det som ett naturligt inslag. Reklam får gärna finnas i anslutning till trafikinformation men trafikinformationen måste alltid ha prioritet. I största möjligaste mån bör trafikinformation särskiljas från reklam och samhällsinformation. Resenärerna accepterar även en utökning av reklam i kollektivtrafiken, förutsatt att det görs på ett smakfullt och behagligt sätt samt att det finns en tydlig koppling till bra trafikinformation. För att säkerställa rätt nivå av reklamexponering bör resenärers åsikter om reklam i det offentliga rummet kontinuerligt följas upp. Teknisk utveckling Rådande trend inom hela samhället och även inom utomhusreklammarknaden är övergången från analog till digital teknik. Detta speciellt beroende på att kostnader för digital utrustning (infrastruktur) ständigt blir lägre samtidigt som utbyggnaden av tillgång till internet möjliggör en kostnadseffektiv kontroll och styrning av digitala enheter. Inom reklambranschen är den digitala utvecklingen inom utomhusreklam tydlig och antalet digitala ytor ökar kontinuerligt. Mer 25 Reklam i SL:s trafikmiljöer, Augur, 2012 50(59) Strategisk utveckling Affärsutveckling BILAGA 1 2015-01-08 Version Diarienummer SL 2014-0879 Infosäk. klass K1 (Öppen) detaljerad information återfinns i utredningsrapporten till Förstudie inför upphandling av nya reklamavtal26. Det digitala teknikskiftet är långsiktigt den viktigaste möjligheten till modern och attraktiv kommunikation, ökade intäkter och resenärsnytta. En fördel med digital reklamyta jämfört med analog är att flera annonsörer kan synas på samma yta vilket innebär att antalet reklamytor i kollektivtrafiken långsiktigt kan begränsas utan att mängden reklam och därmed intäkterna minskar. Ekonomisk aspekt Utomhusreklam är attraktivt där den kan ses av ett betydande antal människor. Det betyder att den regionala marknaden i området skiljer sig åt på ett avgörande sätt. Reklamytor är primärt intressanta i centrala lägen där många människor vistas och har möjlighet att ta del av reklambudskapet. Samtidigt måste antalet reklamytor uppgå till en kritisk massa för att vara intressant för annonsörerna. Marknadens intresse för en ökning av reklamytor i ytterområden är därför mycket lågt. I innerstaden finns däremot visst intresse att öka mängden digital reklam, speciellt på platser med omfattande resenärsflöden. En minskad mängd reklam i kollektivtrafiken innebär en intäktssänkning för trafikförvaltningen. Hur stor sänkningen blir är svårt att säga men en minskning av mängden reklam med X % minskar även ersättningen med X %. Utveckling av trafiksystemet Befolkningen i Stockholms län beräknas växa med cirka 26 000 personer varje år fram till 202327. Detta ställer krav på en utökad kollektivtrafik i form av exempelvis Citybanan, Spårväg City, utbyggd tunnelbana, etc. En utbyggd och utökad kollektivtrafik ger möjlighet till ökad total mängd reklam genom att nya reklamytor skapas utan att öka densiteten av antalet ytor inom samma område. Med fler resenärer och med nya reklamytor i den del av kollektivtrafiken som byggs ut finns möjligheter för ökad ersättning till trafikförvaltningen. 26 27 SL 2013-4862 Länsprognos, Stockholms län 2011-2040, TMR/Stockholm läns landsting 51(59) Strategisk utveckling Affärsutveckling BILAGA 1 2015-01-08 Version Diarienummer SL 2014-0879 Infosäk. klass K1 (Öppen) Slutsats Det finns ingen anledning att minska mängden reklam i kollektivtrafiken eftersom resenärerna uppskattar reklamen samtidigt som intäkterna till trafikförvaltningen då skulle minska. En ökning av mängden digitala reklamytor som på ett harmoniskt vis smälter in i omgivningen är därför den rekommenderade vägen framåt. Speciellt med hänsyn till att antalet reklamytor minskar utan att varken ersättning eller kundnöjdhet påverkas negativt. Totala mängden reklam kan öka i form av nya ytor i en utbyggd kollektivtrafik med en bibehållen reklamexponering gentemot den enskilde resenären. Trafikförvaltningen bör kontinuerligt genomföra kundundersökningar för att säkerställa att reklamexponeringen följer en accepterad nivå. I det fall trafikförvaltningen önskar möjlighet att förändra reklamexponering över tid bör kortsiktiga avtal med reklamentreprenör övervägas för att undvika för högt riskpåslag och därmed lägre intäkter till trafikförvaltningen. 52(59) Strategisk utveckling Affärsutveckling BILAGA 1 2015-01-08 Version Diarienummer SL 2014-0879 Infosäk. klass K1 (Öppen) #9 ”En beskrivning av på vilket sätt konst kan komma att bli en större del av resenärsmiljön inom busstrafiken i framtiden där reklam inte förekommer.” Bakgrund Trafikförvaltningen har en lång tradition av konst i resenärsmiljön, framförallt i tunnelbanan men på senare tid även i andra trafikslag. Konsten är mycket uppskattad av resenärerna och bidrar också till att stärka varumärket SL. Till skillnad från reklamen genererar inte konsten några direkta intäkter utan endast indirekta genom att en attraktiv miljö genererar fler resenärer. Konsten har till skillnad från reklamen speciella krav avseende drift och underhåll. När trafikförvaltningen implementerar ny konst i resenärsmiljön ställs väldigt hårda krav på att konstverken ska vara tåliga mot vandalism. Det finns också speciella upphovsrättsliga lagar för konsten som gör den svår att ersätta om den förstörs. Därför måste man alltid överväga i vilka typer av miljöer det lämpar sig med konst. Traditionellt sett implementerar trafikförvaltningen konst i miljöer som är kontrollerbara, inne i eller i direkt anslutning till stationer eller på plattformar som är innanför spärrlinjen. Slutsats Idag finns det finns konst i resenärsmiljön för buss i ett antal bussterminaler där fungerar det utmärk genom att det är en kontrollerbar miljö. Det arbetet fortsätter kontinuerligt när nya terminaler byggs ska konst implementeras. 53(59) Strategisk utveckling Affärsutveckling BILAGA 1 2015-01-08 Version Diarienummer SL 2014-0879 Infosäk. klass K1 (Öppen) Det är svårt tillföra konst i vanliga busshållplatser, vi har inte rådighet över marken och man måste ta hänsyn till tillgänglighetsaspekterna som innebär att konsten inte får hindra eller försvåra för resenärer med funktionshinder. Det medför att väggarna i princip är den enda platsen man kan använda för konst. I hållplatslägen med i huvudsak glasade väderskydd vill man dessutom behålla genomsiktligheten. Om man i typen glasade väderskydd skulle ersätta något av glasen med konst finns en stor risk att konstverket blir vandaliserat vilket kräver ett stort arbete med drift och underhåll. Det är dyrt och komplicerat att ersätta ett förstört konstverk om det ens är möjligt. 54(59) Strategisk utveckling Affärsutveckling BILAGA 1 2015-01-08 Version Diarienummer SL 2014-0879 Infosäk. klass K1 (Öppen) # 10 ”Plan för hur digitala teknik ska beredas plats i kollektivtrafiken och hur man på bästa sätt kan använda denna utveckling för att erbjuda resenärerna bättre störningsinformation och kanske även andra tjänster.” Resenärsperspektiv I den dagliga trafiken finns många typer av resenärer, både de som är vana att resa med kollektivtrafiken som har lärt sig både att hitta och att söka information men också exempelvis barn, äldre, turister eller personer med funktionsnedsättning som har en annan förförståelse och andra förutsättningar. Det är därför viktigt att varje del i resekedjan fungerar för kunden. En rad komponenter måste vara på plats för att kollektivtrafikresenären ska få den totala serviceupplevelsen. Det handlar om service i vid bemärkelse, dvs. att alla möten, kontaktytor och informationsutbyten med kunderna före, under och efter resan ska fungera1. Resenärerna behöver alltid kunna få tillgång till information om trafiken – start och mål, under vägen, färdsättet, byten, tider, avvikelser, biljetter och priser. Detta ska gälla oavsett trafikslag och trafikutövare. Teknisk utveckling Rådande trend inom hela samhället och även inom utomhusmarknaden är övergången från analog till digital teknik. Detta speciellt beroende på att kostnader för digital utrustning (infrastruktur) ständigt blir lägre samtidigt som utbyggnaden av tillgång till internet möjliggör en kostnadseffektiv kontroll och styrning av digitala enheter. Trenden pekar dessutom tydligt mot ökande mobilt internet och därmed ökad penetration av smart phones/mobila enheter. Detta ska sättas i förhållande till de fasta installationer som finns vid hållplatser och stationer idag, dvs hur en kvalitetshöjning av planerad trafikinformation ska gå till, antingen i befintlig- eller i ny utrustning. 55(59) Strategisk utveckling Affärsutveckling BILAGA 1 2015-01-08 Version Diarienummer SL 2014-0879 Infosäk. klass K1 (Öppen) Pågående och planerade aktiviteter Status för arbetet med trafikinformation, arbete som pågår och förväntas vara klart i samband med leverans av utvecklingsplan kundservice/ april 2015. - Analys av kundbehov, avstämning med relevanta kundundersökningar och potential att använda Big Data-teknologi pågår - Intressentanalys, pågår - Ekonomisk kalkyl, kan presenteras i samband med leverans av utvecklingsplan kundservice med försäljning/trafikinformation kvartal 1,2015 - Riskanalys/ särskilda affärsrisker, analys av möjlighet att leverera trafikinformation i realtid, dvs en kvalitetshöjning av dagens trafikinformation. Slutsats Trafikförvaltningens behovsgrupper kommer ligga till grund för prioritering av både kanal och tjänsteutbud i desamma för att kunna nå målen om ökad marknadsandel av resande samt ökade intäkter. Förväntningar på framtida tjänster för störningsinformation och även andra tjänster kommer till stor del bestå av digitala tjänster. Svaret på frågan om vilka erbjudanden som ska presenteras kommer delvis att besvaras i utvecklingsplan för kundservice under 2015. 56(59) Strategisk utveckling Affärsutveckling BILAGA 1 2015-01-08 Version Diarienummer SL 2014-0879 Infosäk. klass K1 (Öppen) # 11 ”Avvägning mellan störningsinformation och reklam i digitala skyltar samt reglering av ekonomiska konsekvenser gentemot trafik- och reklamentreprenörer” I trafikförvaltningens strategi för affärer tydliggörs att affärer ska utvecklas i syfte att öka intäkterna till verksamheten. Trafikförvaltningen ska även arbeta för att utforma attraktiva affärer och återkommande utvärdera möjligheter till nya intäktskällor. Avseende reklam framgår i affärsstrategin att trafikförvaltningen ska skapa förutsättningar för ökade reklamintäkter genom att erbjuda moderna och attraktiva annonseringsmöjligheter. Reklamintäkternas tillväxt och kundmiljöns utveckling skall vidare balanseras mot resenärsnytta och attraktiv kollektivtrafik. Resenärsnyttan får med andra ord aldrig bli lidande, snarare skall reklam öka resenärsnyttan, reseupplevelsen och förbättra resandemiljön. För att säkerställa rätt nivå av reklamexponering bör resenärers åsikter om reklam i det offentliga rummet kontinuerligt följas upp. Avvägning störningsinformation och reklam Huvudtanken är att trafikinformation, i vilken störningsinformation ingår, ska styra behovet av informationsskyltar i kollektivtrafikmiljön och att reklamen därmed får anpassa sig efter givna förutsättningar. Det är med andra ord inte reklam och de digitala ”reklamskyltarna” som ska styra ett framtida behov av utökad trafikinformation och/eller modernisering av trafikinformationsinfrastrukturen. Trafikförvaltningens nyttjanderättsavtal avseende reklam är i dagsläget utformade så att trafikförvaltningen har rätt till en viss procent av tillgänglig tid på digitala reklamskyltar. Denna tid används för att visa allmän SLinformation, planerad störningsinformation, produkt (biljett) information samt annan 57(59) Strategisk utveckling Affärsutveckling BILAGA 1 2015-01-08 Version Diarienummer SL 2014-0879 Infosäk. klass K1 (Öppen) information av vikt. Det finns inget som hindrar att en del av den tid som trafikförvaltningen har till sitt förfogande även kan användas till akut störningsinformation. Undersökningen som trafikförvaltningen genomförde 201228 visade att den generella grundinställningen till reklam i SL-trafiken är positiv. Reklamen har ett underhållningsvärde och resenärerna har stor förståelse för att den finns i miljöerna och ser det som ett naturligt inslag. Resenärerna uppfattar att de själva kan välja bort reklamen om de så önskar. Resenärerna är redan långt fram i tanken när det gäller digital information. Lokala reklamerbjudanden kan med fördel mixas med generella erbjudanden, väder, nyheter, samhällsinformation mm parallellt med aktuell trafikinformation. Vidare anses reklam och trafikinformation vara en helhet som inte bör hanteras som två separata frågor. Reklam får gärna finnas i anslutning till trafikinformation men trafikinformationen måste alltid ha prioritet. Trafikförvaltningens kundmiljöer är allmänna platser och måste utvecklas varsamt och med stor lyhördhet för de olika behov som finns hos resenärer. Balans och enhetlighet bör eftersträvas. Stationer, perronger och hållplatser I dagsläget visas inte akut störningsinformation på de digitala reklamskyltarna belägna i tunnelbanesystemet. Detta beroende på att skyltarna endast är uppkopplade via 3G-nätet och saknar därmed den driftssäkerhet som krävs för realtidskritisk störningsinformation. Då dagens uppkoppling är tillräcklig från reklamens synvinkel föreligger inte något behov av ytterligare investering av säkrare uppkoppling. Om däremot reklamskyltarna förväntas kunna säkerställa trafikförvaltningens behov av utökad trafikinformation i realtid bör en driftsäkrare uppkoppling säkerställas. Fordon För att kunna särskilja reklam och trafikinformation är rekommendationen att installera dubbla skärmar bredvid varandra i de fall installation görs i fordon. Där dubbla skyltar finns, visar den ena skylten reklam, nyheter, väder och 28 Reklam i SL:s trafikmiljöer, Augur, 2012 58(59) Strategisk utveckling Affärsutveckling BILAGA 1 2015-01-08 Version Diarienummer SL 2014-0879 Infosäk. klass K1 (Öppen) allmän trafik-/trafikantinformation medan den andra skylten endast visar trafikinformation i realtid inklusive akuta störningar. Med dubbla skyltar krävs ingen vidare avvägning mellan störningsinformation och reklam. I de fall där endast en skärm är möjlig att installera och dennas primära funktion inte är trafikinformation bör denna följa samma princip som på stationer, perronger och hållplatser. Trafikförvaltningen bör ha tillgång till en viss procent av tillgänglig tid på skyltar och reklamentreprenör resterande tid. Ekonomisk reglering gentemot trafik- och reklamentreprenörer I förstudie inför upphandling av nya reklamavtal29 utreds hur den analoga och digitala reklaminfrastrukturens ägande- och ansvarsförhållande ska fördelas mellan de olika parterna. Inriktningen i förstudien innebär att ägande av digital reklaminfrastruktur ligger på reklamentreprenör och övergår till trafikförvaltningen i samband med avtals upphörande. I efterföljande upphandling kravställs att ny reklamentreprenör övertar ägande och ansvar. Mer detaljerad information återfinns i förstudiens utredningsrapport. I nyttjanderättsavtalen avseende reklam utgår ingen ersättning för det utrymme i de digitala reklamskyltarna, viss procent av tillgänglig tid, som trafikförvaltningen har till sitt förfogande. Hur stor trafikförvaltningens del av tillgänglig tid bör vara styrs av resenärsupplevelse, trafikförvaltningens behov av intäkter samt möjlighet att visa trafik-/trafikantinformation. Om trafikförvaltningen väljer att minska sin andel av tid på reklamskyltarna och därmed frigör mer utrymme för reklam, torde detta kunna resultera i en något högre ersättning. Se även svar på frågeställning 830 . På motsvarande sätt minskar ersättningen om trafikförvaltningens andel av tillgänglig tid på skyltarna ökar. Avseende den ekonomiska regleringen mot trafikentreprenörer styrs detta via rörliga incitament i trafikavtalen. Denna rörliga del bygger på resultat avseende kundnöjdhet inom trafikavtalsområdet. Ett högre värde på kundnöjdhet ger trafikentreprenören högre ersättning från trafikförvaltningen. I trafikavtal, där trafikförvaltningen inte äger eller ansvarar för skyltar,31 tydliggörs att trafikentreprenör ska äga rätt till tid i digitala skyltar i fordon. Hur denna tid skall regleras är baserat på att trafikentreprenör ska kompenseras för eventuellt bortfall av tid som trafikförvaltningen använder där trafikinformation inte visas. SL 2013-4862 En bedömning av huruvida mängden reklam i kollektivtrafiken bör ökas eller minskas 31 I dagsläget endast E22 29 30 59(59) Strategisk utveckling Affärsutveckling BILAGA 1 2015-01-08 Version Diarienummer SL 2014-0879 Infosäk. klass K1 (Öppen) Slutsats Trafikförvaltningens andel av tillgänglig tid på dagens digitala reklamskyltar på stationer, perronger och hållplatser innebär att potentiell ersättning från reklamentreprenör minskar men ger samtidigt det utrymme som anses behövas för att nå ut med dagens behov avseende planerade trafikstörningar och övrig trafikinformation. Om realtidskritisk information även önskas visas på dessa skyltar krävs initialt säkrare uppkoppling av desamma. Vid installation av digitala skyltar i fordon är rekommendationen från trafikförvaltningen att dubbla skärmar monteras bredvid varandra. Detta för att säkerställa att trafikentreprenörens behov av trafikinformation alltid ska kunna uppfyllas vilket samtidigt innebär att ytterligare ekonomisk kompensation inte kan anses vara nödvändig. Trafikförvaltningen bör kontinuerligt genomföra kundundersökningar för att säkerställa att reklamexponeringen följer en accepterad nivå. I det fall trafikförvaltningen önskar möjlighet att förändra reklamexponering över tid bör kortsiktiga avtal med reklamentreprenör övervägas för att undvika för högt riskpåslag och därmed lägre intäkter till trafikförvaltningen. RFI tjänstekoncession ”En RFI där erfarenheter från andra kollektivtrafikhuvudmän runt om i världen som testat tjänstekoncessionsmodeller och input från marknadens aktörer redovisas.” Innehållsförteckning 1. Sammanfattning ................................................................................................... 4 2. Bakgrund .............................................................................................................. 5 3. 2.1. Syfte ............................................................................................................................ 5 2.2. Uppdrag ....................................................................................................................... 5 2.3. Definitioner .................................................................................................................. 5 Genomförande ...................................................................................................... 6 3.1. Metod och urval ........................................................................................................... 6 3.2. Avgränsningar ............................................................................................................. 6 3.3. 4. 5. 3.2.1. Trafikhuvudmän ............................................................................................. 6 3.2.2. Andra affärsmodeller ..................................................................................... 7 3.2.3. Endast väderskydd ........................................................................................ 7 3.2.4. Hypotesgenerande studie ............................................................................. 7 Städer som är med i studien ....................................................................................... 8 3.3.1. Sverige .......................................................................................................... 8 3.3.2. Norden ........................................................................................................... 8 3.3.3. Europa ........................................................................................................... 9 3.3.4. Asien .............................................................................................................. 9 3.3.5. Nordamerika ................................................................................................ 10 Affärsmodeller .................................................................................................... 11 4.1. Tjänstekoncessionskontrakt ...................................................................................... 11 4.2. Tjänstekontrakt .......................................................................................................... 12 4.2.1. Outsourcing ................................................................................................. 12 4.2.2. Managementavtal ........................................................................................ 13 Reklammarknaden för utomhusreklam och bussväderskydd ........................ 14 5.1. Reklammarknaden .................................................................................................... 14 5.2. Utomhusreklam ......................................................................................................... 14 5.3. Gatumöbler ................................................................................................................ 14 5.4. Bussväderskydd i Sverige ......................................................................................... 14 5.5. Utomhusreklam i Sverige .......................................................................................... 15 5.5.1. Historia ........................................................................................................ 15 5.5.2. Aktörer ......................................................................................................... 16 5.6. Internationella aktörer................................................................................................ 16 5.7. Hur marknadsaktörerna tjänar pengar ...................................................................... 17 RFI tjänstekoncession 2014-01-14 1 6. Erfarenheter av tjänste-koncessionskontrakt för bussväderskydd ................ 19 6.1. Motiv för tjänstekoncessionskontrakt ........................................................................ 19 6.2. Investeringskalkyl ...................................................................................................... 20 6.3. Omfattning av kontraktet ........................................................................................... 20 6.4. Ägande av väderskydd .............................................................................................. 21 6.5. Upphandling .............................................................................................................. 21 6.6. Installation av bussväderskydd ................................................................................. 22 6.7. 7. 6.6.1. Busshållplats och gatuanpassningar ........................................................... 22 6.6.2. Fundament och mark för bussväderskyddet ............................................... 22 6.6.3. Kanalisation för elkabel ............................................................................... 22 6.6.4. Elinstallation ................................................................................................ 23 6.6.5. Kostnad för elkonsumtion ............................................................................ 23 6.6.6. Ansöka om bygglov ..................................................................................... 23 6.6.7. Val av modell på bussväderskydd ............................................................... 24 Underhåll av bussväderskydd ................................................................................... 24 6.7.1. Väderskydd med reklam .............................................................................. 24 6.7.2. Väderskydd utan reklam .............................................................................. 24 6.7.3. Tömning av papperskorgar ......................................................................... 24 6.7.4. Snöröjning ................................................................................................... 25 6.7.5. Uppföljning av underhåll .............................................................................. 25 6.8. Viten .......................................................................................................................... 25 6.9. Förändring av bussväderskydd ................................................................................. 25 6.10. Trafikinformation i väderskydden ............................................................................. 26 6.11. Organisation ............................................................................................................. 26 6.12. Avslut av koncessionskontrakt ................................................................................. 26 Genererade hypoteser ....................................................................................... 28 7.1. Se till att förstå affärsmöjligheten .............................................................................. 28 7.2. Renodla och dela upp kontrakten ............................................................................. 29 7.3. Följ gällande lagstiftning och teckna korta avtal ....................................................... 30 7.4. Blanda inte in byggnationer av hållplats.................................................................... 30 7.5. Låt staden välja väderskydd från befintligt utbud ...................................................... 30 7.6. Säkra valfrihet om ägarskap vid kontraktstidens slut ................................................ 31 7.7. Låt reklamaktören sköta om väderskydden .............................................................. 31 7.8. Ställ få krav och sätt rejäla viten på rätt saker .......................................................... 32 7.9. Skapa en liten organisation med få och fokuserade gränssnitt ................................ 32 7.10. Byt reklamaktör under sommaren ............................................................................ 33 7.11. Låt bussbolagen köra buss ...................................................................................... 33 RFI tjänstekoncession 2014-01-14 2 RFI tjänstekoncession 2014-01-14 3 1. Sammanfattning Trafiknämnden i Stockholms Läns Landsting önskade ta del av erfarenheter från andra kollektivtrafikhuvudmän runt om i världen som testat tjänstekoncessionsmodeller. Som metod har valts samla in de efterfrågade erfarenheterna genom intervjuer med avsikt att genomföra en kvalitativ studie. För ändamålet valdes städer som har koncessionskontrakt men ännu ej förnyat, de som har förnyat och de som avslutat ett tjänstekoncessionskontrakt för att täcka ett koncessionskontrakts livscykel. De valda städerna kontaktades med hjälp av de två största reklamaktörerna på marknaden för att på bästa sätt allsidigt belysa frågan om koncessionskontrakt. Som respondenter vid intervjuerna har valts kontraktsansvarig hos koncessionsgivaren i respektive stad, vilken i de flesta fall är staden eller kommunen. Studien beskriver inte världsmarknadens utseende i termer av andelar av världens städer som valt en viss affärsmodell eller agerar på ett visst sätt, utan är en hypotesgenererande studie som med de samlade erfarenheterna tar fasta på det bästa hos olika städers koncessionskontrakt. För att sätta in koncessionskontrakt för bussväderskydd i ett sammanhang har EU:s under 2014 antagna direktiv för koncessionskontrakt och reklamaktörernas affärsmodell beskrivits i studien. Några av trafikhuvudmännens erfarenheter av tjänstekoncessionskontrakt är att ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■ Städer som använt sig av tjänstekoncessionskontrakt för bussväderskydden är mycket nöjda med underhållet både av reklambärande och reklamfria väderskydd som omfattas av kontraktet. För att underlätta upphandling väljer städer att hålla bussväderskydden i separata koncessionskontrakt istället för att blanda in andra nyttor, till exempel toaletter och hyrcykelsystem. Avtalslängden för nya koncessionskontrakt med nya bussväderskydd varierar från 10 till15 år Staden ansvarar för gatuanpassningar och själva busshållplatsens utformning med tillhörande markarbeten. Koncessionstagaren ansvarar för underhållet av bussväderskyddet och fundament. Bygglovsansökan för bussväderskydd kan hanteras antingen av staden eller av koncessionstagaren. Flera städer upplever att det är effektivast om staden ansöker om bygglov och driver frågan. Det behövs en liten organisation och arbetsinsats för att driva avtalet från stadens sida. Ofta 1-2 medarbetare som arbetar med frågan och ej heltid. Städer som valt att avsluta sina kontrakt och gå ifrån att använda tjänstekoncession har gjort det när investeringskalkylen visat att det lönsammare att köpa väderskydden själva och har inte upplevt några större problem med att återgå till eget ägande av väderskydden. Med erfarenheterna från de städer som medverkar är best practice för en koncessionsgivare för att lyckas med koncessionskontrakt att ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■ Se till att förstå affärsmöjligheten Renodla och dela upp kontrakten Följ gällande lagstiftning och teckna korta avtal Blanda inte in byggnationer av hållplats Låt staden välja väderskydd från befintligt utbud Säkra valfrihet om ägarskap vid kontraktstidens slut Låt reklamaktören sköta väderskydden Ställ få krav och sätt rejäla viten på rätt saker Skapa en liten organisation med få och fokuserade gränssnitt Byt reklamaktör under sommaren Låt bussbolagen köra buss Respektive hypotes om bästa agerande beskrivs närmare i studien med förklaringar liksom städernas samlade erfarenheter av koncessionskontrakt exemplifieras och redovisas. RFI tjänstekoncession 2014-01-14 4 2. Bakgrund 2.1. Syfte Tolka, utreda och besvara inkomna direktiv från Trafiknämnden med utgångspunkt från liggande utredningsplan för långsiktig utveckling avseende kundmiljö, geografisk placering samt behov i utbyte mot reklamintäkter. 2.2. Uppdrag Till Trafiknämndens sammanträde ha genomfört en RFI där erfarenheter från andra kollektivtrafikhuvudmän runt om i världen som testat tjänstekoncessionsmodeller och input från marknadens aktörer redovisas. 2.3. Definitioner I texten förekommer ett antal roller synonymt för att minska upprepningar och med ambitionen att göra det mer lättläst. Det är dels att koncessionsgivare och stad används synonymt i den ena rollen, liksom koncessionstagare och reklamaktör i den andra för att beskriva koncessionskontraktets två roller. I de fall leverantör förekommer är det för att tydliggöra att det är en roll i ett tjänstekontrakt. RFI tjänstekoncession 2014-01-14 5 3. Genomförande 3.1. Metod och urval Vi har valt samla in de efterfrågade erfarenheterna genom intervjuer med avsikt att genomföra en kvalitativ studie. Vi har valt ut städer som har koncessionsavtal men ännu ej förnyat, de som har förnyat och de som avslutat ett tjänstekoncessionskontrakt. Anledning är att vi vill beskriva tjänstekoncessionskontrakt utifrån ett livscykelperspektiv med städer som har erfarenhet av hur en tjänstekoncession upphandlas, följs upp och avslutas. Som respondenter vid intervjuerna har vi strävat efter att få den person som är ansvarig för koncessionskontraktet hos koncessionsgivaren i den aktuella staden. I många fall är det till skillnad från i Stockholm inte kollektivtrafikhuvudmannen som ansvarar för bussväderskydden utan snarare staden eller kommunen. Således arbetar den intervjuade personen ofta för staden eller kommunen. För att kunna genomföra studien på ett effektivt sätt har de två dominerande aktörerna på marknaden, Clear Channel och JCDecaux, kontaktats med önskemål om att med deras hjälp hitta städer som tecknat koncessionskontrakt för bussväderskydd och befinner sig i olika faser under ett kontrakts livscykel. Genom att avsiktligt låta marknadens två dominerande och konkurrerande aktörer tillhandahålla kontaktpersoner till städer som de har en relation till, har ambitionen varit att få olika beskrivningar av hur koncessionskontrakt fungerar. Avsikten med studien är att hitta olikheter genom att inkludera allt från stora till små städer, geografiskt spridda städer, städer som gått ihop i en regional trafikorganisation (liknande AB SL), marknader som är olika med avseende på andelen utomhusreklam och städer som befinner sig i olika faser av ett koncessionskontrakt. Med grund i de svårigheter SL upplevt vid förhandling om ett nytt tjänstekoncessionsavtal 2010 och ett antal antaganden om relevanta områden att belysa togs ett antal öppna frågor fram, vilka testades via telefonintervju på en handfull städer. Resultaten av dessa samtal resulterade i att frågor omformulerades, togs bort och lades till för att därefter utgöra den kombination av frågor som slutligen använts i studien. Intervjuer har med de modifierade frågorna genomförts per telefon och e-post till cirka 15 olika städer som därefter erbjudits möjlighet att läsa de nedtecknade svaren för att säkerställa eliminerandet av faktafel och kompletteringar där svar helt eller delvis saknats. Svaren från respektive stad redovisas inte separat med anledning av att flera städer uttryckligen önskat att inte citeras eller framkomma enskilt. Istället har svaren från de olika städerna ställts mot varandra för att se likheter och skillnader, både i resultat och orsak. Studien är därmed kvalitativ med ambitionen att skapa hypoteser om hur en koncessionsgivare bör agera för att maximera värdet och förenkla tilldelning av koncession. Resultatet utgör en grund till endera vidare undersökningar eller användas av städer som är intresserade av koncessionskontrakt, för att skapa effektiva, lagliga och utvecklande avtal. 3.2. Avgränsningar 3.2.1. Trafikhuvudmän Uppdragsgivaren anger trafikhuvudmännens erfarenhet som fokus för studien. Att göra den avgränsningen är riskabel då det internationellt är vanligt att en stad gör tjänstekoncessionskontrakt RFI tjänstekoncession 2014-01-14 6 för bussväderskydden. För att inte bortse från relevant erfarenhet har studien även valt att innefatta trafikhuvudmännens uppdragsgivare, en stad eller motsvarande offentlig myndighet. 3.2.2. Andra affärsmodeller Studien undersöker inte andra kontraktsformer som exempelvis tjänstekontrakt utan fokuserar på erfarenheter av koncessionskontrakt sett över ett livscykelperspektiv. 3.2.3. Endast väderskydd Studien beskriver inte koncessionskontrakt som endast omfattar annat än väderskydd, som till exempel. Anslagstavlor, toaletter eller cyklar, men inkluderar andra nyttigheter och ersättningar så länge väderskydd är en del av kontraktet. 3.2.4. Hypotesgenerande studie Studien beskriver inte världsmarknadens utseende i termer av andelar av världens städer som valt en viss affärsmodell eller agerar på ett visst sätt. Det är inte heller en beskrivning av hur olika företag fungerar som leverantör av tjänster, eller en beskrivning av hur olika kulturer påverkar val av affärsmodell eller utformning av avtal. RFI tjänstekoncession 2014-01-14 7 3.3. Städer som är med i studien 3.3.1. Sverige 3.3.1.1. Umeå Umeå med 80 000 invånare har 190 bussväderskydd, men vet inte antalet med reklam. De har haft koncessionskontrakt avseende bussväderskydd sedan 1992 och genomförde 2012 en ny tilldelning. Motpart Clear Channel. 3.3.1.2. Malmö Malmö med 280 000 invånare har 279 bussväderskydd med reklam. De har haft koncessionskontrakt avseende bussväderskydd sedan 1989, vilket har förlängts med tillägg i omgångar. Motpart JCDecaux. 3.3.1.3. Göteborg Göteborg med 550 000 invånare har 730 bussväderskydd med reklam. De har haft koncessionskontrakt avseende bussväderskydd sedan 1990 som gäller till 2016. Motpart JCDecaux. 3.3.1.4. Gävle Gävle med 71 000 invånare har 300 bussväderskydd, varav 240 med reklam. De har haft koncessionskontrakt avseende bussväderskydd sedan 1991, har förlängt i omgångar och genomförde 2014 en ny tilldelning. Motpart JCDecaux. 3.3.1.5. Lund Lund med 83 000 invånare har 280 bussväderskydd, varav 100 med reklam. De har haft koncessionskontrakt avseende bussväderskydd sedan 1990, har förlängt flera gånger och genomförde 2014 en ny tilldelning som gäller från 2015. Motpart JCDecaux. 3.3.2. Norden 3.3.2.1. Tammerfors Tammerfors med 220 000 invånare har 450 bussväderskydd, varav 360 med reklam. De har haft koncessionskontrakt avseende bussväderskydd sedan 2013. Motpart Clear Channel och JCDecaux. 3.3.2.2. Oslo Oslo med 600 000 invånare har 300 bussväderskydd, i princip alla med reklam. De har haft koncessionskontrakt avseende bussväderskydd sedan 1999 och har under 2014 genomfört en ny tilldelning. Motpart JCDecaux. 3.3.2.3. Fredericia Fredericia med 40 000 invånare har 85 bussväderskydd, alla numera utan reklam. De har haft koncessionskontrakt avseende bussväderskydd sedan 1999 och försökte 2014 genomföra en ny tilldelning som inte resulterade i ett avtal varför staden numera driver bussväderskydden i egen regi. RFI tjänstekoncession 2014-01-14 8 3.3.3. Europa 3.3.3.1. Bremen Bremen med 550 000 invånare har 1058 bussväderskydd, varav 654 med reklam. De har haft koncessionskontrakt avseende bussväderskydd sedan 1983. Motpart JCDecaux. 3.3.3.2. Amsterdam Amsterdam med 800 000 invånare har 1 800 buss- och spårvagnsväderskydd som omfattas av ett koncessionskontrakt. De har tidigare haft koncessionskontrakt avseende bussväderskydd 1998-2012 och genomförde 2013 en ny tilldelning. Motpart JCDecaux. 3.3.3.3. Haag Haag med 500 000 invånare har 880 buss- och spårvagnsväderskydd, alla med reklam. De har haft koncessionskontrakt avseende bussväderskydd sedan 1987 och genomförde 2014 en ny tilldelning och flyttade över ansvaret från staden till en organisation för regional transport i 10 städer . Motpart Clear Channel. 3.3.3.4. Gent Gent med 243 000 invånare har 554 bussväderskydd, varav 540 med reklam. De har haft koncessionskontrakt avseende bussväderskydd sedan 1999 och genomförde 2014 en ny tilldelning. Motpart Clear Channel. 3.3.3.5. Antwerpen Antwerpen med 480 000 invånare har 800 bussväderskydd, alla med reklam. De har två koncessionskontrakt avseende bussväderskydd sedan 2005 och 2011. Motpart Clear Channel. 3.3.3.6. Angoulême Angouleme med 42 000 invånare har bussväderskydd, alla med reklam. De har haft koncessionskontrakt avseende bussväderskydd sedan. Motpart Clear Channel. 3.3.4. Asien 3.3.4.1. Yokohama Yokohama med 3,7 miljoner invånare har ca 1000 busshållplatser varav ca 200 med reklambärande väderskydd. Motpart MCDecaux (JCDecaux). 3.3.4.2. Sydney Sydney med 3,6 miljoner invånare, Sydney Trains, har haft koncessionskontrakt avseende reklamytor på tågstationer, i tunnelbanan, i tåg och längs med järnvägar sedan 90-talet och genomförde 2013 en ny tilldelning med ökat fokus på digitala skyltar och ett nytt sätt att arbeta med reklamaffären. Motpart Clear Channel. RFI tjänstekoncession 2014-01-14 9 3.3.5. Nordamerika 3.3.5.1. Chicago Chicago med 2,7 miljoner invånare har 2072 bussväderskydd som omfattas av koncessionskontrakt, varav 1219 med reklam. De har haft nuvarande koncessionskontrakt avseende bussväderskydd sedan 1998 och förlängde avtalet 2012. Motpart JCDecaux. RFI tjänstekoncession 2014-01-14 10 4. Affärsmodeller En upphandlande myndighet/enhet behöver göra en affärsmässig bedömning av vilken kontraktsform som är mest lönsam för skattebetalarna innan val av kontraktsform görs. Den affärsmässiga bedömningen behöver omfatta de finansiella flödena, ränta och risk för att sammantaget ge underlag för ett faktabaserat beslut om hur en verksamhet skall bedrivas och vilken kontraktsform som skall väljas. 4.1. Tjänstekoncessionskontrakt Koncession innebär ett medgivande att bedriva viss verksamhet. Exempel på medgivanden från statsmakten är försäkringsverksamhet, bankverksamhet, naturgas, renskötsel, friskolor och Engelska Ostindiska kompaniet. Begreppet koncessionskontrakt finns i EU-rätten och dess regelverk har utförligt beskrivits av 1 Konkurrensverket för att reda ut skillnaden mellan tjänstekoncessionskontrakt och tjänstekontrakt eftersom felaktigt förfarande kan resultera i skadeståndskrav på grund av otillåten direktupphandling. Tjänstekoncessionskontrakt lyder inte under LOU och LUF, vilket tjänstekontrakt gör, men kraven är omfattande vad gäller insyn i tilldelningsprocessen vid gränsöverskridande intresse. På samma sätt som vid LOU och LUF får exempelvis ändringar i kontrakt inte vara betydande eftersom det i så fall kräver ett nytt tilldelningsförfarande. Vid tjänstekoncessionskontrakt tilldelar en upphandlande myndighet/enhet en ekonomisk aktör en rätt att nyttja en tjänst, även om en mer förståelig beskrivning är en rätt att bedriva en verksamhet. Vid tjänstekontrakt köper en upphandlande myndighet/enhet istället en tjänst från en ekonomisk aktör, en tjänst som är en del av en verksamhet som den upphandlande myndigheten/enheten driver. Därmed blir det naturligt att den upphandlande myndigheten/enheten vid tjänstekontrakt styr vad den ekonomiska aktören får göra, medan det vid tjänstekoncessionskontrakt finns en viss frihet i vad som får göras. Vid tjänstekoncessionskontrakt värderar den upphandlande myndigheten/enheten värdet av att den ekonomiska aktören tilldelas rätten att driva en verksamhet som större än om den upphandlande myndigheten/enheten själv skulle driva samma verksamhet. Det finns inga regler eller praxis för hur tilldelningen skall ske utan kan ske i enlighet med de som används vid tjänstekontrakt som lägsta pris och det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. Vid tjänstekoncessionskontrakt tar den upphandlande myndigheten/enheten inte betalt av den ekonomiska aktören för att den driver en verksamhet i sig, men möjligheten finns att ta betalt för tjänster som den ekonomiska aktören behöver för att bedriva verksamheten, som exempelvis lokalhyra. Vid tjänstekoncessionskontrakt får den ekonomiska aktören ersättning av de som använder verksamhetens tjänster, kunderna, och det kan ske som direkt betalning från kund till koncessionstagare eller indirekt via myndighet som i ett valfrihetssystem. Betalning kan även ske från upphandlande myndighet/enhet och ersättningen kan vara en kombination av direkt eller indirekt betalning. Hur ersättningen är utformad är enligt EU-praxis inte avgörande men det är betalningarnas sammanlagda värde under en kontraktsperiod som skall bedömas utifrån tröskelvärden och för infordrande av anbud via annonsering. Den avgörande skillnaden mellan tjänstekoncessionskontrakt och tjänstekontrakt är skillnaden i risk (verksamhetsrisk). För att ett tjänstekoncessionskontrakt skall kunna föreligga måste den ekonomiska 1 Tjänstekoncessioner När, var, hur? Rapport 2012:4 RFI tjänstekoncession 2014-01-14 11 aktören ta på sig en betydande del av risken för att nyttja tjänsten, det vill säga att bedriva verksamheten. Det finns ingen praxis på området men EU-rätten uttrycker det som att risken skall vara oupplösligt förbunden med tjänsten och att den ekonomiska aktören skall vara utsatt för ”marknadens nycker” med vilket menas konkurrens, bristande efterfrågan, kundförluster, ej kostnadstäckning och skadeansvar. Det innebär att avtalsspecifik riskreducering, som exempelvis ingen hyra, volymgarantier och förlusttäckning, kan medföra att koncession ej föreligger. Dock ingår inte generell risk som exempelvis dålig ledning och ändrad lagstiftning. 2 EU-direktivet anger en detaljerad reglering av de förfaranden som leder fram till tjänstekoncessioner likväl som andra typer av koncessioner. De föreslagna reglerna påminner i stor utsträckning om de regler som i dagsläget gäller för offentlig upphandling respektive upphandling inom försörjningssektorerna. Det har funnits en osäkerhet i tolkning av begreppet koncession varför EUdirektivet preciserar vad som inte avses och på vilket sätt olika aktörer skall agera. Direktivet anger fem år som en gräns för hur länge en koncession får löpa. Dock medges längre tid för att koncessionstagaren skall ha möjlighet att rimligen kunna få tillbaka investerat kapital och en avkastning. Samtidigt sägs att upphandlande myndigheter och enheter alltid bör kunna tilldela koncession för kortare tid än vad som krävs för att få tillbaka investeringarna. Möjlighet att göra ändringar beror på typ av verksamhet och omgärdas av värdeökningsgränser och krav på att det i det ursprungliga koncessionskontraktet klart och exakt anges ändringsklausuler, dess omfattning, art och villkor. Alla ändringar eller optioner som skulle medföra en ändring av koncessionens övergripande karaktär är inte tillåtna. EU-direktivet anger även att det är obligatoriskt att offentliggöra beslut om tilldelningar av koncessioner samt att sådana beslut ska kunna överprövas och därmed bli föremål för rättslig prövning i domstol. 4.2. Tjänstekontrakt Ett tjänstekontrakt är ett kontrakt där risken kvarstår helt eller till stor del hos den upphandlande parten, vilket diskvalificerar det som koncessionskontrakt, samt avtalsformer där ersättning utgår från den upphandlande parten till en utförande enhet för olika tjänster. Några exempel på former för tjänstekontrakt är outsourcing och managementavtal. 4.2.1. Outsourcing Outsourcing är ett engelskt lånord och betyder att ett företag låter ett annat företag sköta en eller flera processer. På det sättet kan företaget fokusera på sin kärnverksamhet. Motsatsen till outsourcing är insourcing. Outsourcing definieras enligt Svenska Akademiens ordlista över svenska språket (SAOL) som "utläggning av verksamhet på entreprenad". Exempel Ett företag som utvecklar DVD-apparater men låter ett annat företag producera dem. Ett flygbolag som köper in tjänster som städning av ett städbolag. Ett landsting som låter en privat vårdcentral erbjuda sjukvård som landstinget bekostar. ■ ■ ■ Orsaker till outsourcing De fasta kostnaderna kan omvandlas till rörliga kostnader, till exempel genom att en fabrik säljs och produkten istället legotillverkas (kontraktstillverkas). ■ 2 Europaparlamentets lagstiftningsresolution om tilldelning av koncessioner (COM(2011)0897 – C/-0004/20122011/0437(COD)) RFI tjänstekoncession 2014-01-14 12 ■ ■ ■ Det ses som en möjlighet att minska kostnader och därigenom öka vinsten. Svårigheter att attrahera kompetent personal. Den tekniska utvecklingen kan göra att företaget "inte hänger med" och att det därför outsourcar verksamhet som ett sätt att uppnå högre kvalitetsnivåer på tjänster/produkter. Grundläggande är att det finns en köpare som definierar vad som skall göras och betalar för det. 4.2.2. Managementavtal Managementavtal är vanligt inom exempelvis branscher som musik och hotell. När det gäller hotell är det ett slags agentavtal där hotellfastighetsägaren äger hotellrörelsen och där en operatör driver hotellet för fastighetsägarens räkning och får ersättning av olika slag för detta arbete. Avtalen är ofta långa och sträcker sig över årtionden. Operatören är ej ansvarig för kostnader och investeringar, vilket innebär en potentiell konflikt med fastighetsägaren. I musikbranschen får ofta managern fullmakt att rättshandla för artistens räkning. För att utföra vissa tjänster är det vanligt att provision utgår men även fast tidsarvode. RFI tjänstekoncession 2014-01-14 13 5. Reklammarknaden för utomhusreklam och bussväderskydd 5.1. Reklammarknaden Marknaden för reklam delas upp på flera sätt, men för denna studie är den mest relevanta uppdelningen per kanal, och då är uppdelningen traditionellt gjord mellan TV, Internet, tidningar, radio och utomhus. Värdet för hela reklammarknaden i världen uppskattades 2013 till 499 miljarder dollar. 5.2. Utomhusreklam Utomhusreklamens marknadsandel uppskattas till 6,9 % av den totala reklammarknaden, vilket motsvarar 34,3 miljarder dollar. Det är dock stora regionala skillnader mellan världsdelar i hur stor andel utomhusreklamen har av regionens totala reklamkaka. I Asien och Oceanien är utomhusreklamen 10,1 % av regionens totala reklammarknad. För övriga världsdelar är motsvarande andel för utomhusreklam Europa 6,6 %, Nordamerika 4,7 % och resten av världen 4,2 %. Utomhusreklam delas i sin tur upp i områdena anslagstavlor (Billboard), transport och gatumöbler (Street furniture) och sett till de 34,3 miljarderna står anslagstavlor för 48 %, transport 31 % och 3 gatumöbler 21 % . 4 I Sverige uppskattas värdet av utomhusreklam till en miljard kronor årligen, där Clear Channel har 55 5 %, JCDecaux 25%, Wallstreet 10%, Visual Art 5% och övriga 5 % . AB SL:s andel av den totala marknaden uppskattas till 25 % och ingår i dag i Clear Channels andel av marknaden. 5.3. Gatumöbler Bussväderskydd ingår i gatumöbler tillsammans med andra ”möbler” som exempelvis toaletter, bänkar, papperskorgar och cyklar. Det uppskattade totala marknadsvärdet i världen är 7,2 miljarder dollar. Någon siffra för gatumöbler specifikt i Sverige har inte gått att få fram och därmed ej heller värdet för bussväderskydd. 5.4. Bussväderskydd i Sverige De första regnskydden i Sverige tros kommit upp i början av 1940-talet. Då fanns ett avtal mellan Stockholms Spårvägar och Pressbyrån om samarbete och finansiering av uppsättande av väderskydd vid buss- och spårvagnshållplatser. Många skydd, de så kallade Blomskydden, byggdes efter ritningar gjorda av dåvarande stadsträdgårdsmästaren i Stockholm stad, Holger Blom. 3 Årsredovisning 2013 JCDecaux 4 IRM, Totala reklaminvesteringar 2013: http://www.irm-media.se/reklamstatistik/tabell_reklamstatistik2005 5 Claes Kugelberg, Clear Channel RFI tjänstekoncession 2014-01-14 14 Andra varianter av bussväderskydd förutom Blomskydden är Friesskydd, främst i plåt men även i trä, sträckmetallskydd, Concteraskydd, City90-skydd och linjeskydd/modulskydd. De första bussväderskydden med reklam var Concteraskydden från Team Tejbrandt Miljöprodukter som 1987 tecknade ett avtal med AB SL om 850 nya regnskydd varav hälften med reklam. 5.5. Utomhusreklam i Sverige 5.5.1. Historia Sveriges äldsta affischbolag William & Co grundades 1879 och ägnade sig under 1800- och början av 1900-talet främst år skylt- och affischreklam på SJ:s och de enskilda järnvägarnas stationer. Bolaget köptes i början av 20-talet av Klerck och Strandberg, som var ett dotterbolag till Pressbyrån, och utökade verksamheten till affischering på tavlor och plank runt om i Stockholm. 1921 utökades verksamheten med tidningsdistribution. 1930 köptes William & Co av Pressbyrån som då hade affischreklam på spårvagnshållplatser i Stockholms förorter. 1932 slogs William & Co samman med Wennergrens Journalexpedition & Reklam och bildade Wennergren - Williams AB Verksamheten bestod av bland annat import av utländska tidningar, abonnemangsförmedling av facktidskrifter, import och försäljning av modetidningar och mönster, tillverkning och försäljning av presentartiklar och utomhusreklam. Därmed kan man säga att den första någorlunda ordnade riksannonseringen startade. I slutet av 40talet hade man en hygglig rikstäckning och en organiserad uppsättning via lokala affischombud runt om i Sverige. Det var först efter andra världskriget, 1947, som Wennergren - Williams fick någon konkurrent att tala om. Då startade Folkreklam (ARE) som skulle tillgodose folketshusföreningarnas 6 och folkparkernas behov av affischplatser. ARE-bolagen (AB förenade ARE-bolagen) bildades 1947. Det var Sven Rydstedt som var dess egentliga grundare. Han drev tidigare ett litet reklamföretag, Ryno-Reklam, och byggde med viss framgång upp reklamtavlor på större arbetsplatser som han sedan sålde för kommersiell reklam. Sven Rydstedts hade en idé om att sätta upp en affischtavla på varje Folkets Hus och en affischpelare i varje Folkets Park. På så sätt skulle Arbetarrörelsen förfoga över Sveriges största reklamföretag. Han lyckades intressera Sven Andersson, som då var ombudsman (S) i Göteborg, för denna affärsidé. En avdelning inom Folkrörelsernas Program AB bildades med namnet Folkreklam som blev upphovet till ARE. Redan efter ett års verksamhet omsatte Folkreklam mer än programbolaget. Under slutet av 1940-talet slöts en rad avtal med bland annat AB SL och Göteborgs spårvägar om reklamrätten på bussar och spårvagnar. 1970 förvärvade Socialdemokratiska partiet samtliga aktier som tillhört Folkets Husföreningarnas Riksorganisation och fördelningen av aktieinnehavet blev 85 % Socialdemokraterna och 15 % Folkparkernas Centralorganisation.7 Under 50 talet etablerades en rad nya utomhusreklamföretag och konkurrensen ökade om pelar- och tavelplatser runt om i Sverige. Det innebar att under 50- och 60 talet skedde en rad olika uppköp av lokala affischeringsföretag, från norr till söder, och nätverk och rikstäckande produkter skapades. I ca 100 år fanns det endast klistrade format i Sverige, men 1989 introducerades det bakbelysta formatet Eurosize som bland annat finns i busshållplatserna runt om i landet. När man betraktar den Svenska stadsmiljön idag, så är svårt att föreställa sig den utan reklamfinansierade busshållplatser. 6 Clear Channel, Clear Channels historia I Sverige 7 Wikipedia, http://sv.wikipedia.org/wiki/ARE_(reklamföretag) RFI tjänstekoncession 2014-01-14 15 5.5.2. Aktörer 5.5.2.1. JCDecaux 1989 startade JCDecaux sin verksamhet i Sverige, genom ett gemensamt ägt bolag mellan AB förenade ARE-bolagen och JCDecaux. Samma år ingicks ett avtal med Malmö stad om att förse staden med reklamfinansierade väderskydd, samhällsinformationstavlor och helautomatiska gatutoaletter. Avtalet var unikt i sitt slag i Sverige och stad efter stad följde Malmös exempel. I mars 1997 förvärvade JCDecaux samtliga aktier i AB Förenade ARE-bolagen.8 JCDecaux har på koncernnivå gått med vinst alla fyra senaste år. 9 5.5.2.2. Clear Channel Clear Channel är ett stort internationellt företag som formellt kom till Sverige 2001. Det gjordes genom att More Group den första november 2001 bytte namn till Clear Channel. Vilket var ett företag Clear Channel hade köpt redan 1998. Historiskt kopplas närvaron i Sverige till att More Group Sverige AB 1996 köpte upp Wennergren-Williams som i sig var en sammanslagning av två anrika företag då Wennergren-Williams 1989 köpte Valles Affischering. 10 Clear Channel har på koncernnivå gått med förlust tre av de senaste fyra åren . 5.5.2.3. Mindre aktörer Wallstreet och Visual Art är två företag som är de närmast största aktörerna i Sverige. 5.6. Internationella aktörer I dag dominerar Clear Channel och JCDecaux marknaden för utomhusreklam både i Sverige och internationellt, men det finns flera lokala aktörer i respektive land vilket visas med nedanstående 11 exempel på aktörer i några utvalda länder för utomhusmöbler vilka konkurrerar med de två stora på respektive marknad. Det finns även aktörer i Afrika, Latinamerika, Mellanöstern, Ryssland. Exterion Media - Frankrike Ströer – Tyskland, Polen, Turkiet Degesta – Tyskland AMS – Polen IEPE – Spanien Emociona Comunicación – Spanien Redext – Spanien Karma – Turkiet Sehir Isiklari – Turkiet CBS Outdoor – Canada, USA Pattisson Outdoor – Canada Astral Media – Canada ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■ 8 JCDecaux hemsida http://www.jcdecaux.se/om-jcdecaux/historia/ 9 JCDecaux årsredovisningar 10 http://money.cnn.com/quote/financials/financials.html?symb=CCO 11 JCDecaux årsredovisning 2013. RFI tjänstekoncession 2014-01-14 16 5.7. Hur marknadsaktörerna tjänar pengar Ett reklamföretag säljer exponering av budskap från företag och organisationer. För utomhusreklam och även bussväderskydd beräknas exponeringen med variablerna räckvidd, frekvens och densitet. Räckvidd är hur många unika personer som ser reklamen, frekvens hur många gånger varje person ser reklamen och densitet avser hur många reklamskyltar som finns inom ett visst område och därmed en unik person kan tänkas komma i kontakt med samma budskap. Räckvidd och frekvens är positivt medan densitet endast är positivt till en viss nivå. Till målgruppen för reklam på bussväderskydd räknas förutom de som åker buss och använder bussväderskydden, även de som passerar förbi och då är främst bilisterna målgruppen. Då kan det lätt förstås att bussväderskydd längs av bilar väl trafikerade vägar generellt sett är attraktiva för reklamföretagen. För att attrahera reklamköpare är det nödvändigt att paketera exponering mot rätt målgrupp, vilket är det värde som reklamföretagen skapar när de införskaffar rättigheter för att placera utomhusreklam på exempelvis bussväderskydd. Reklamföretagen ser oftast inte till ett enskilt bussväderskydd eftersom reklamköparen förväntar sig att budskapet exponeras på ett optimalt sätt inom ett större område. Förmågan att paketera exponeringar möjliggörs genom att sluta avtal med företag och organisationer som har ytor, likt bussväderskydd, som passar in i reklamaktörens paketeringsstrategi. Och det är dessa olika paket som reklamföretagen aktivt säljer till reklamköparna och som mäts och följs upp för att påvisa effekt i reklamköparens försäljning och varumärkesvärde. Därför är bussväderskydd olika värda och vissa inte något alls för ett reklamföretag. Men förutom exponering av reklamplatsen på bussväderskydden måste platsen där reklamen visas vara hel och ren, d.v.s. inte bara själva reklamvitrinen där reklamen sitter och att reklamen är belyst när det är mörkt, utan även den omedelbara närheten som bussväderskyddet utgör liksom gatumiljön runt bussväderskyddet. Anledningen till att reklamföretagen månar om detta är att reklamköparna förväntar sig en presentation som framhäver det egna företaget eller dess produkter på ett positivt sätt. Om det kommer till en reklamköpares kännedom att de reklamytor de betalar för inte når upp till den förväntade nivån på hel och ren, tvingas reklamaktören att betala tillbaka pengar till reklamköparen vilket de naturligtvis inte önskar eftersom det minskar vinsten. Det är därför reklamföretagen även vill ta ansvar för och, med egen eller inhyrd personal, säkerställa att reklamvitrinen, bussväderskyddet och dess omedelbara närmiljö är hel, ren, trygg och fungerar. Och eftersom belysningen är en del av presentationen av reklamen vill reklamföretagen även ta ansvar för och säkerställa att det är rätt belysning och att den fungerar vid rätt tillfälle. För digital reklam är motsvarande krav från reklamköparen att rätt reklam visas vid rätt tillfälle och på de platser runt om i Sverige eller där kampanjen körs. Det ställer krav på möjligheten att optimera visningen, med programvara i den digitala skylten, att det är tydligt vem som är ansvarig för att skyltarna fungerar och den ansvarige direkt kan åtgärda problem utan att vara beroende av en annan aktör som inte har samma drivkraft för den typen av problem. Det är helt enkelt själva grundvalen för att reklamaffären skall kunna fungera. För att kunna sätta upp reklam behöver reklamaktören någonstans att sätta reklamvitrinen eller den digitala skylten och när det gäller bussväderskydd är det på någon del av bussväderskyddet, vilket oftast är en sida som inte skymmer resenärens möjlighet att se när bussen kommer. Det format som används är standardiserat och används av alla reklamaktörer. Reklamvitrinen som är reklamaktörens intresse och väderskyddet som är stadens intresse möts i form av ett väderskydd med reklamvitrin. Det skulle ur reklamaktörens perspektiv även kunna ses som en reklamvitrin med tillbyggnation. Här finns ytterligare en möjlighet för reklamaktören att tjäna pengar genom att tillhandahålla ett väderskydd med reklamvitrin och att väderskyddet tillhör reklamaktören. Eftersom väderskydden med rätt underhåll kan hålla i många år efter att ett koncessionskontrakt gått ut, innebär det att förlängning av ett avtal utan nya nyttigheter till staden ökar vinsten för reklamaktören. Och i de fall reklamaktören RFI tjänstekoncession 2014-01-14 17 äger väderskyddet och tar ned det efter avslutat koncessionskontrakt, har de fått väderskyddet betalt och kan återanvända det på annan plats utan samma investeringsbehov men med möjlighet att sluta villkor som om de hade investerat i väderskyddet. De bussväderskydd som inte betingar ett värde för reklamaktören som annonsplats kan ha ytterligare ett värde för reklamaktören om de har möjlighet att till staden direkt sälja nya bussväderskydd eller som en del i ett tjänstekoncessionskontrakt låta staden indirekt betala för dem. På samma sätt kan drift och underhåll av bussväderskydd som inte är värdefulla ur reklamhänseende ändå vara intressanta för reklamaktören då de kan uppnå stordrift och en mer effektiv hantering om de redan sköter om drift och underhåll av bussväderskydden med reklam. Av dessa skäl är det ekonomiskt fördelaktigt för en reklamaktör att paketera till ett komplett erbjudande, förutsatt reklamaktören har finansiell styrka för ett helhetsåtagande. RFI tjänstekoncession 2014-01-14 18 6. Erfarenheter av tjänstekoncessionskontrakt för bussväderskydd I detta avsnitt redovisas de erfarenheter som de intervjuade städerna delat med sig av under intervjuer, med komplettering från reklamaktörer. Inom EU har tjänstekoncessionskontrakt varit otydliga och först 2014 kom det direktiv som reglerar koncessioner. Denna förändring har inte fått genomslag hos en del städer i studien medan andra antingen nyligen upprättat nya tjänstekoncessionskontrakt som en följd av direktivet. 6.1. Motiv för tjänstekoncessionskontrakt Svaret på frågan varför man som stad använder kontraktsformen tjänstekoncession för sina bussväderskydd tenderar att få något skilda svar och man kan se ett samband mellan de givna svaren och var i livscykeln staden befann sig när beslutet att använda sig av koncessionskontrakt fattades. De viktigaste argumenten som anges är följande: 1. Staden sparar pengar genom att bussväderskydden finansieras genom reklam 2. Staden ges möjlighet att byta ut ett stort antal bussväderskydd i ett svep utan behöva stå för investeringskostnaden 3. En betydligt mindre organisation och arbetsinsats krävs från stadens sida för att driva ett koncessionskontrakt jämfört med att hantera bussväderskydd som ägs av staden 4. Staden slipper administration och ekonomisk risk i samband med underhåll av bussväderskydden 5. Ett väl fungerande koncessionsavtal innebär mycket hög kvalitet med avseende på underhåll och renlighet I de städer där man ingått i ett tjänstekoncessionskontrakt för första gången har man i flera fall gått från att ha helt reklamfria bussväderskydd. Det finns flera exempel på städer som beskriver en situation under slutet av 80- och början av 90-talet där man dels hade ett mycket begränsat antal skydd över huvud taget och att de skydd som fanns led av eftersatt underhåll. Staden har då blivit kontaktad av en reklamaktör som erbjudit att sätta upp nya bussväderskydd och ansvara för allt underhåll och dessutom stå för investeringskostnaden, mot att man får sätta upp reklam i alla eller i en del av bussväderskydden. I flera fall har tjänstekoncession direktupphandlats utan konkurrensutsättning eller en egen investeringskalkyl. Svaret på frågan om varför man valt tjänstekoncession blir till stor del svar på varför man valt att ha reklamfinansierade bussväderskydd över huvud taget, det vill säga det första argumentet ovan. Detta kan tolkas som att man vid tillfället då kontraktet skapades inte hade övervägt att själva äga bussväderskydden och istället hyra ut endast reklamvitrinen. Det andra argumentet gäller i stort sett för hela livscykeln. Både städer som ingår i ett koncessionskontrakt för första gången och de som haft koncessionskontrakt sedan tidigare ser en stor fördel med att slippa stå för investeringskostnaden för nya bussväderskydd. Utan koncessionskontrakt hade städerna haft svårare att byta ut ett större antal bussväderskydd i ett svep. Att en stad väljer att byta ut samtliga bussväderskydd behöver inte innebära att de gamla bussväderskydden anses uttjänta utan kan handla om att man vill ha ett tjänstekoncessionskontrakt av någon annan anledning och ser ett fullständigt utbyte av väderskydden som en naturlig del av RFI tjänstekoncession 2014-01-14 19 koncessionskontraktet. I något fall har staden valt att byta ut samtliga bussväderskydd i samband med en ny upphandling i syfte att möjliggöra en rättvis konkurrens i samband med ny tilldelning. Det tredje argumentet återfinns även det under hela livscykeln. Bland de städer som haft koncessionskontrakt sedan tidigare och övervägt att äga bussväderskydden själva ser man det ofta ett stort arbete med att upprätta en organisation för att hantera egna bussväderskydd. Inom tjänstekoncessionskontrakt ansvarar koncessionstagaren för allt underhåll och alla reparationer och står för alla kostnader. Koncessionstagaren reparerar bussväderskydden och byter exempelvis ut glas vid fall av vandalism och byter ut väderskydd som totalförstörts, vilket gör att staden dels slipper det administrativa arbetet och dels förskjuter ekonomisk risk till koncessionstagaren. Slutligen har alla städer som tillfrågats svarat att underhållet av bussväderskydden som omfattats av koncessionskontraktet har hållit mycket hög kvalitet, både när det gäller kontinuerlig rengöring och reparationer inom avtalad tid. 6.2. Investeringskalkyl Endast ett fåtal har gjort en beräkning av affären, men de som har gjort det använder den i förhandlingen med reklamaktören och för att ändra koncessionskontraktets omfattning och uppdelning. I vissa av de fall där man anger att man hos staden gjort en investeringskalkyl inför upphandlingen har man kommit fram till att de inkomna anbuden på en tjänstekoncession inte ger tillräckligt högt värde. Man får helt enkelt inte så bra anbud, sett ur stadens synvinkel, som man borde få utifrån investeringskalkylen. 6.3. Omfattning av kontraktet Koncessionskontraktet som omfattar stadens bussväderskydd omfattar ofta även andra nyttor, till exempel: Papperskorgar, ofta i anslutning till bussväderskydd men även fristående Toaletter Bänkar Hyrcykelsystem Vilka av dessa nyttigheter som bär reklam skiljer sig något, men framförallt toaletter och i vissa fall hyrcykelsystem används som bärare av reklam. Även fristående reklambärare, exempelvis så kallade stadsinfotavlor eller stadspelare kan finnas med i kontraktet. För stadsinfotavlorna finns ofta avtalat att staden får använda utrymmet, till viss del, för att nå ut med egna budskap. Exempel finns där staden får använda utrymmet ett bestämt antal veckor eller att använda den ena av bärarens två sidor. Det finns exempel på städer som tidigare haft koncessionskontrakt där andra gatumöbler, med eller utan reklam, inkluderats i samma koncessionskontrakt som för bussväderskydden och som nyligen genomfört en ny upphandling efter att en avtalstid löpt ut. För att förenkla kontrakten och lättare kunna jämföra olika anbud vid ny upphandling har man valt att separera de olika typerna av nyttor så att exempelvis bussväderskydden har ett eget koncessionskontrakt. Man är alltså fortfarande positiv till övriga nyttor, såsom exempelvis hyrcykelsystem eller toaletter, men anser att koncessionskontrakt där nyttorna blandas försvårar upphandlingen och minskar konkurrensen. RFI tjänstekoncession 2014-01-14 20 6.4. Ägande av väderskydd I huvuddelen av de städer som ingått inom ramen för den här rapporten äger koncessionstagaren bussväderskydden under kontraktstiden. I de allra flesta fall fortsätter reklamaktören att äga bussväderskydden när avtalet avslutas och åtar sig att montera ned och forsla bort samtliga väderskydd. Det finns dock exempel där kontraktet ger staden en valmöjlighet att antingen ta över ägarskapet över väderskydden när kontraktet avslutas, eller att låta reklamaktören montera ned och forsla bort dem. I något exempel har man dock upphandlat bussväderskydd och underhåll av bussväderskyddet separat och för reklamaffären upphandlat tjänstekoncession på endast reklamvitrinen. På detta sätt kan även mindre reklamaktörer lämna anbud på reklamaffären och man får en ökad konkurrens vilket anses resulterat i bättre anbud sett ur stadens synvinkel. Värt att anmärka är att reklamaktören i detta fall endast står för underhåll av reklamvitrinen och har till skillnad mot fallet med tjänstekoncession för hela bussväderskyddet inte samma rådighet över att reklamen presenteras i en attraktiv miljö. Digitala reklamskyltar på bussväderskydd är sällsynt, men flera anser att det är något som kommer att komma inom en snar framtid och som kan öka reklamintäkterna. Ett hinder för digitala skyltar, som kan ha snabba bildväxlingar och rörliga bilder, är att de kan anses störande i stadsmiljön. Både rent estetiska aspekter, men även trafiksäkerhet vägs in. I de fall som observerats där digitala skyltar används har dessa ägts av reklamaktören under kontraktstiden. Staden har, vid kontraktets utgång, valet att antingen överta utrustningen eller låta reklamaktören montera ned den. Eftersom livslängden på en digital skärm inte beräknas överstiga kontraktslängden nämnvärt ses skärmarna som i princip uttjänta och tas oftast ned i och med att kontraktet löper ut. 6.5. Upphandling EU:s direktiv för koncessionskontrakt kom 2014 och klargör vad som är ett koncessionskontrakt och formerna för en korrekt upphandling. Direktivet har växt fram under flera år vilket påverkat flera städers koncessionskontrakt så till vida att de sagt upp avtal och gjort ny upphandling. Andra har förlängt utan ny upphandling det vill säga i praktiken gjort en direktupphandling av stora värden vilket torde bryta mot EU-direktivet. Ett av målen med direktivet är att öka konkurrensen och flera städer menar att de får mer värde genom att dela upp ett tidigare tjänstekoncessionskontrakt i mindre delar för att fler skall ha möjlighet att lämna anbud. Ett exempel på uppdelning i flera avtal är att separera reklamfria bussväderskydd från de med reklam. Ofta upphandlas ett en tjänstekoncession på ett antal bussväderskydd där endast en del av bussväderskydden är tänkta att bära reklam. Eftersom man räknar med ett överskott från de reklambärande bussväderskydden, då inkomsterna från reklamplatserna överstiger reklamaktörens kostnader för underhåll, är det möjligt att få med reklamfria bussväderskydd. Det kräver dock att reklamaktören har förmåga att leverera och stå för investeringskostnaden för både de reklambärande och reklamfria bussväderskydden och anbud kommer inkommer ofta endast från de två stora reklamaktörerna som nämns i denna rapport. Genom att dela upp kontraktet i mindre delar gör man det möjligt även för mindre aktörer att lämna anbud. De reklamfria bussväderskydden handlas då upp separat, liksom uppsättningen av dem och dess underhåll. Ett annat sätt att dela upp avtalen är som tidigare nämnts att renodla tjänstekoncessionskontrakt till att innehålla färre nyttor, till exempel endast bussväderskydd och informationstavlor eller till och med endast bussväderskydd. I EU-direktivet stipuleras att värdet för ett koncessionskontrakt avser koncessionstagarens intäkter under hela kontraktsperioden och direktivet uttrycker en ambition för koncessionskontraktens längd till fem år om det inte kan motiveras att längre tid krävs för att ge koncessionstagaren möjlighet till en rimlig avkastning. RFI tjänstekoncession 2014-01-14 21 Städerna har en spridning på avtalens längd för nya koncessionskontrakt från 10 till 15 år. De äldre koncessionskontrakten, som tecknades under slutet av 80- och början av 90-talet hade ofta längre avtalstider, upp mot 20 år eller till och med längre. De långa koncessionskontraktstiderna motiveras med att reklamaktören inkluderat nya bussväderskydd. 6.6. Installation av bussväderskydd 6.6.1. Busshållplats och gatuanpassningar Huvudinställningen är att staden ansvarar för utformningen av själva busshållplatsen och nödvändiga gatuanpassningar, medan koncessionstagaren är ansvarig för att leverera och installera bussväderskyddet. Mindre justeringar, i direkt anslutning till väderskyddet, ansvarar i vissa fall koncessionstagaren, medan större markarbeten ansvaras för och bekostas av staden. Ett exempel på större markarbete kan vara att marken behöver höjas i syfte att öka tillgängligheten genom att underlätta för exempelvis rullstolsburna personer att stiga ombord på bussen. Ett annat exempel på större markarbeten vid en busshållplats kan vara omfattande schaktning i syfte att jämna ut marken i de fall busshållplatsen, och således väderskyddet, placeras på sluttande gata. Även om detta markarbete i princip är nödvändigt endast på grund av väderskyddet anses det alltså vara stadens ansvar. Av de städer som ingått i den här studien är det ingen som har med större markarbeten i sina koncessionskontrakt. De intervjuade personerna hos respektive stad ser det som naturligt att staden ansvarar och bär kostnaden för större markarbeten och gatuanpassningar. Från reklamaktörernas sida vill man inte heller ha med dessa markarbeten i kontraktet eftersom det är stadens ambition som avgör omfattningen av markarbetena, vilket gör detta till en ekonomisk risk som reklamaktören inte kan råda över. Markarbeten i samband med nyetablering och ombyggnation av busshållplatser är dessutom förenade med stora kostnader jämfört med själva väderskydden, som också är svåra att uppskatta. 6.6.2. Fundament och mark för bussväderskyddet Var ansvarsgränsen går mellan bussväderskydd, som koncessionstagaren ansvarar för, och för resten av busshållplatsen, som kommunen eller staden ansvarar kan skilja sig något. I de allra flesta fall anses bussväderskyddets fundament vara en del av koncessionstagarens ansvar. Ofta används en prefabricerad betongplatta på vilken bussväderskyddet är monterat på förhand. Detta innebär att bussväderskyddet i sin helhet kan lyftas på plats från en lastbil till en schaktad grop som iordningställts av staden i samband med övrigt markarbete. Koncessionstagaren samverkar direkt med byggprojektledaren för att tillse att bussväderskyddet levereras vid rätt tidpunkt. När det gäller utbyte av väderskydd vid en busshållplats som i övrigt inte kräver några gatuanpassningar eller annat markarbete av kommunen kan koncessionstagaren i vissa fall montera ett nytt väderskydd på en befintlig platta, alternativt åta sig att själva schakta en grop för det nya väderskyddets fundament. Denna typ av väl avgränsade markarbeten kan ses som en del av kontraktsförhandlingen när det gäller utbyte av bussväderskydd och tycks fungera väl eftersom kostnaden på förhand kan uppskattas med hygglig noggrannhet. 6.6.3. Kanalisation för elkabel För kanalisation och framdragning av el till bussväderskydden ansvarar i de flesta fall staden, även om det finns exempel på städer där koncessionstagaren står för åtminstone viss framdragning. Arbetet med kanalisationen sker i de flesta fall i samband med de markarbeten som staden ansvarar för. I de fall då koncessionshavaren ansvarar för framdragning av el samverkar koncessionshavaren RFI tjänstekoncession 2014-01-14 22 med byggprojektledningen för platsen för att tillse att arbetet kan synkroniseras mot övriga markarbeten. I något fall där koncessionstagaren ansvarar för framdragning av el till bussväderskydden har koncessionstagaren, för att uppfylla stadens krav, behövt anlita en underleverantör som är godkänd av staden för installation av el. I de allra flesta fall kopplas bussväderskydden in på stadens nät för gatubelysning. Detta innebär att framdragningen av el till bussväderskyddet ofta blir relativt kort då gatubelysning ofta finns i närheten. Om en egen elservis krävs behöver man inte sällan lägga ner betydligt längre kanalisation till närmaste servisledning. Dessutom innebär det att ett skåp med mätare behöver installeras vid varje plats. 6.6.4. Elinstallation Elinstallationen ansvaras för av koncessionstagaren. Detta ses som en naturlig del av arbetet då det är koncessionstagaren som äger bussväderskyddet och även ansvarar för elsäkerheten. Dessutom har koncessionstagaren, som säljer reklamplatserna i bussväderskydden, ett ansvar mot sina kunder när det gäller belysning av reklamen. Utebliven belysning i bussväderskydden innebär, enligt reklamaktörerna, i förlängningen uteblivna intäkter om reklamföretaget inte kan uppfylla de nivåer av fungerande belysning som garanterats deras kunder, vilket gör att det är av största intresse att utebliven belysning åtgärdas så snabbt som möjligt. 6.6.5. Kostnad för elkonsumtion I ungefär hälften av städerna som medverkat står koncessionstagaren för elkonsumtion. Normalt finns inte elmätare kopplade till bussväderskydden, vilket kan bero på att de är kopplade till stadens nät för gatubelysning. I de fall koncessionstagaren står för elförbrukningen använder man sig istället av schablonbelopp som bygger på beräknad elkonsumtion. I något fall har man tillfälligt installerat elmätare vid ett antal olika väderskydd för att under en tidsperiod samla in data till grund för schablonbeloppet. 6.6.6. Ansöka om bygglov Att ansöka om bygglov för väderskydden kan ligga antingen hos staden eller hos koncessionstagaren. Av de städer som valt att låta koncessionstagaren driva bygglovsansökan uppfattar man det som positivt att slippa det administrativa arbetet. I andra städer värdesätter man att själva ha kontroll på hela processen då det kan handla om flera bygglov som alla är relaterade till busshållplatsen. Ett annat argument är att det är nära mellan avdelningarna som ansvarar för bussväderskydden och de som hanterar bygglovsansökningar vilket gör att det är lättare att följa processen och driva frågan från stadens sida. Speciellt när det gäller bygglov för reklambärande utrustning kan det vara fördel om en person som arbetar med koncessionskontraktet från stadens sida driver frågan och kan förklara sammanhanget när det gäller reklam i attraktiva lägen och att inte reklamaffären hindras. I något fall har bygglovshanteringen i ett första koncessionskontrakt sköts av reklamföretaget, men vid en ny tilldelning har staden tagit tillbaka hanteringen med motiveringen att det blir mer effektivt för alla parter. Det finns även exempel internationellt på städer där man inte kräver bygglov för bussväderskydden annat än i särskilda områden, exempelvis äldre stadsdelar med stort kulturellt värde. RFI tjänstekoncession 2014-01-14 23 6.6.7. Val av modell på bussväderskydd När det gäller utformning av bussväderskydd erbjuder de stora reklamaktörerna vardera ett stort antal modeller av bussvärskydd som deras kunder kan välja mellan. I de flesta fall har städerna i samråd med koncessionstagaren valt ett antal modeller ur reklamaktörens katalog som sedan kan anpassas något för att uppfylla stadens krav på exempelvis dimensioner och hållfasthet. Exempelvis kan en sittmöbel behöva bytas ut eller modifieras, ett väderskydd kan ofta kapas om restriktioner för dimensioner föreligger på grund av busshållplatsens beskaffenhet. Ofta väljer man ett antal olika modeller som bedöms passa in olika stadsdelar utifrån den rådande arkitekturen. I något fall, där det handlar om en ny upphandling har staden ställt relativt få krav på själva väderskydden. Krav på dimensioner, transparens och hållfasthet har specificerats varpå anbudsgivarna själva får ge förslag på lämpliga väderskydd ur deras respektive produktkatalog. I några fall under slutet av 80- och början av 90-talet har städer tillsammans med koncessionstagaren tagit fram en egen design som är unik för staden. Eftersom dessa bussväderskydd får en högre tillverkningskostnad har man kompletterat med billigare alternativ ur produktkatalogen. I samtliga dessa städer kan man se en trend där man slutat sätta upp nya exemplar av den unika modellen för att istället välja mer prisvärda alternativ. 6.7. Underhåll av bussväderskydd 6.7.1. Väderskydd med reklam Ansvaret för att göra rent och vid behov reparera bussväderskydden ligger helt naturligt hos koncessionstagaren som förutom att uppfylla de krav som ställs i koncessionskontraktet mot staden även har ett ansvar mot sina kunder, som betalar för reklamplatserna. Reklamföretagen uttrycker att de själva föredrar att ha ansvaret att utföra reparation och tvätt för att själva kunna råda över den miljö som reklamen presenteras i. Detta inkluderar även ansvaret och möjligheten att åtgärda elfel i bussväderskydden eftersom belysningen är en värdefull del av reklamplatsen. 6.7.2. Väderskydd utan reklam I många fall ansvarar koncessionstagaren för ett antal bussväderskydd som inte har någon reklamvitrin. Detta kan vara en del av de nyttor som koncessionstagaren ger staden inom ramen för koncessionskontraktet och som uttryckligen skall vara reklamfria bussväderskydd, eller så handlar det om bussväderskydd för vilka koncessionstagaren valt att ta bort reklamen då bussväderskyddet inte har tillräckligt attraktivt läge. Ingen av de medverkande städerna har upplevt någon skillnad i underhållet av de reklambärande och de reklamfria bussväderskydden som omfattas av koncessionskontraktet. Det finns även exempel på städer där man separerat de reklamfria bussväderskydden från koncessionskontraktet genom att upphandla dem separat och äga dem själva. Underhållet upphandlas då som ett vanligt tjänstekontrakt som även reklamaktören som har hand om de reklambärande väderskydden kan lämna anbud på. 6.7.3. Tömning av papperskorgar I ett flertal städer ingår papperskorgar som placeras i direkt anslutning till bussväderskydden. Av de medverkande städerna finns dock inga exempel på att koncessionstagaren står för tömning av papperskorgarna. Detta sköts istället inom ramen för stadens övriga renhållning, vilket ses som RFI tjänstekoncession 2014-01-14 24 naturligt av både städer och koncessionstagare. De fordon som används av reklamaktörerna för underhåll innehåller dessutom högtryckstvätt och verktyg, men saknar plats någon mängd av sopor. Detta gör att koncessionstagaren skulle behöva antingen anlita en underleverantör, alternativt utöka fordonsparken med helt nya typer av fordon för att kunna ta hand om tömningen av papperskorgarna. 6.7.4. Snöröjning I de fall snöröjning normal behövs, ansvaras det för av staden som snöröjer busshållplatsen inom ramen för snöröjningen av gator och torg. 6.7.5. Uppföljning av underhåll Hos samtliga städer som medverkat uttrycks en stor nöjdhet med kvaliteten på såväl utrustning som underhåll av de bussväderskydd som ingår i koncessionskontraktet. Hos de flesta av de medverkande städerna saknas egen systematisk uppföljning av kvaliteten med motivering att det sällan är några problem. Felanmälan från allmänheten kan gå antingen direkt till koncessionstagaren eller via staden som vidarebefordrar i de fall det är fråga om koncessionshavarens bussväderskydd. I mindre städer som har välfungerande koncessionskontrakt ses inte detta som något större bekymmer då antalet felanmälningar från allmänheten är mycket lågt. I något fall har staden lanserat en app för smartphone där allmänheten kan anmäla fel. I några fall använder staden egen personal för att genomföra kontroller av underhållet. I något fall har man köpt in tjänsten från en leverantör. I övrigt brukar det ofta finnas anvisningar på hur allmänheten kan anmäla exempelvis krossat glas anslaget i bussväderskyddet. Detta kan exempelvis innebära ett telefonnummer direkt till koncessionstagaren som meddelas och kan agera direkt. I dessa fall minskas felanmälningarna som kommer fram till staden ytterligare. 6.8. Viten Vitesnivån ses av flera inte som någon viktig fråga när det gäller underhållet av bussväderskydden. Eftersom koncessionstagaren har ett ekonomiskt intresse i att tillse att bussväderskydden utgör en tilltalande miljö där deras kunder som köper reklamplatsen vill synas, sköts ofta underhållet på ett tillfredsställande sätt. Några städer uppfattar dock att reklamaktören i perioder sänkt nivån på underhållet, vilket man misstänkt att reklamaktören gjort för att spara pengar när reklamförsäljningen gått sämre. En stad lyfter fram kraftiga viten som en mycket viktig del då man vid samtal med andra städer i landet sett fall där koncessionstagaren vid etablering inte färdigställt bussväderskydden till den av staden önskade nivån. Koncessionstagaren får heller ej sätta upp reklam innan väderskyddet godkänts vilket i kombination visat sig vara ett effektivt påtryckningsmedel från staden för att få koncessionstagaren att färdigställa väderskydden. 6.9. Förändring av bussväderskydd Det är vanligt att staden har rätt att inom koncessionskontraktet begära flyttar av väderskydd som ansvaras för och bekostas av koncessionstagaren. Hur många flyttar som ingår varierar mellan 0 och 5 % av det totala antalet bussväderskydd som ingår i kontraktet. När det gäller förändringar och modernisering av bussväderskydden kan det vara problematiskt om man inte tagit höjd för det i det ursprungliga kontraktet. Varje förändring blir då ett tillägg i kontraktet som dels kostar staden pengar, men som även kan strida mot de lagar och regler kring offentlig RFI tjänstekoncession 2014-01-14 25 upphandling som finns i landet. Det finns exempel på städer där man ångrar att man hade en för stel syn på bussväderskydden vid upphandlingen och inte tog höjd för exempelvis informationstavlor eller annat som koncessionstagaren kunde erbjuda och som man i efterhand inte kunde lägga till. Anpassningar är riskfaktor enligt reklamaktörerna. Måste ta höjd för förändringarna vilket ger sämre ersättning till staden. 6.10. Trafikinformation i väderskydden I normalfallet står trafikutövaren både för eventuella digitala tavlor samt tryck och distribution av pappersmaterial, även om det finns exempel där trafikutövaren tillhandahåller informationen och där koncessionstagaren står för distribution i samband med att reklamaffischerna byts ut. Biljettsystem är i de fall det förekommer utanför koncessionskontraktet och är ett ansvar hos trafikutövaren. I många fall saknas biljettautomater helt i bussväderskydden och man använder som trafikutövare andra försäljningskanaler, exempelvis appar. En av reklamaktörerna har gett exempel på att man installerat skrivare i sina fordon som i övrigt används för underhåll av bussväderskydden. På så sätt har man kunnat skriva ut tidtabeller som tillhandahållits i PDF-format av trafikutövaren och sätta upp dessa i väderskydden i samband med det normala underhållet. 6.11. Organisation I regel krävs endast ett fåtal personer från stadens sida för att hantera koncessionskontraktet. I typfallet 2-3 medarbetare som regelbundet arbetar med frågan, dock ej heltid. I huvudsak består kontakten mot koncessionstagaren av avstämningsmöten några gånger per år för att diskutera förändringsplaner och uppföljning av åtaganden, projektledning vid bygglov och flytt av bussväderskydd samt felanmälningar som tas emot av staden och vidarebefordras till reklamföretaget. Från stadens sida deltar främst kontraktansvarig men även andra personer beroende på de aktuella frågeställningarna. I något fall har man valt att hålla en tätare kontakt med veckovisa möten för att stämma av kring aktuella flyttar av bussväderskydd, byten och övrigt underhållsbehov utöver mötena som nämnts ovan. Det finns även exempel på städer där kompetens tagits in i staden för att leda reklamaffären. I dessa fall är staden starkt engagerat i strategi och diskussion om hur reklamaffären kan utvecklas och försäljningen öka. Mötena är frekventa och syftar till att ta bort hinder i staden som skulle innebära minskade reklamintäkter. 6.12. Avslut av koncessionskontrakt När man som stad skall göra ny tilldelning av koncessionskontrakt och där man tidigare just har haft en tjänstekoncession kan det vara svårt att få en sund konkurrens vid upphandlingen om man låter reklamaktören som haft det tidigare kontraktet ha kvar sina väderskydd. Det blir liten konkurrens eftersom den tidigare koncessionstagaren får en mycket stor fördel mot andra anbudsgivare i och med att denne inte behöver ta med lika mycket investeringskostnader i sin kalkyl. Ett exempel på lösning som observerats är att avsluta det tidigare kontraktet och låta koncessionstagaren ta bort alla sina väderskydd för att upphandla tjänstekoncession med nya bussväderskydd. På så sätt har man eliminerat den förste reklamaktörens fördel gentemot de andra och kan få en sund konkurrens. En nackdel med denna lösning är att fullt funktionsdugliga bussväderskydd tas bort, vilket kan ses som ineffektivt ur ett större perspektiv. RFI tjänstekoncession 2014-01-14 26 Inom ramen för denna rapport har även observerats städer där man helt gått ifrån tjänstekoncessionskontrakt innehållande väderskydd. Dessa städer har gjort en egen investeringskalkyl över vad kontraktet borde vara värt, och i något fall har man endast haft en reklamaktör kommit med ett anbud som inte varit tillräckligt bra. Man har då låtit reklamaktören ta bort sina väderskydd och istället upphandlat väderskydd som ägs av staden. Underhållet har upphandlats som tjänstekontrakt och för reklamaffären har man upphandlat tjänstekoncession för själva reklamvitrinen. Genom denna modell får man som stad något mer administrativt arbete, men i det stora hela har man inte upplevt några problem med gå ifrån att ha koncession för bussväderskydden i sin helhet. Detta är särskilt anmärkningsvärt eftersom städer som haft koncessionsavtal för bussväderskydden sedan lång tid tillbaka uttrycker en bävan inför arbetet med att gå tillbaka till att äga bussväderskydden själva och upphandla tjänster för underhåll och reklam separat. En praktisk erfarenhet är att säkerställa att bytet av koncessionstagare och väderskydd görs under sommaren för att minska besväret för resenärerna som dels är färre på sommaren och då vädret är bättre. RFI tjänstekoncession 2014-01-14 27 7. Genererade hypoteser För att få ut största möjliga nytta av ett koncessionskontrakt avseende bussväderskydd har vi baserat på erfarenheterna från städer runt om i världen genererat ett antal hypoteser om hur en koncessionsgivare skall agera för att lyckas med koncessionskontrakt avseende reklamaffären i bussväderskydd. Det är: ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■ Se till att förstå affärsmöjligheten Renodla och dela upp kontrakten Följ gällande lagstiftning och teckna korta avtal Blanda inte in byggnationer av hållplats Välj väderskydd från befintligt utbud Säkra valfrihet om ägarskap vid kontraktstidens slut Låt reklamaktören sköta väderskydden Ställ få krav och sätt rejäla viten på rätt saker Skapa en liten organisation med få och fokuserade gränssnitt Byt reklamaktör under sommaren Låt bussbolagen köra buss Självklart är förutsättningen att berörda kommuner och AB SL i ett tidigare arbete redan bestämt hur linjedragningen skall se ut, vilket antal väderskydd som behövs och var de skall placeras. Reklamaffären har inget som helst att göra med om det behövs ett väderskydd utan det avgörs av kommunerna och AB SL utifrån vad det får kosta att skydda en resenär från risken för vädrets makter mellan två bussar. I och med att kommunerna och AB SL bestämmer placering och när ett väderskydd överhuvudtaget skall placeras ut, med avseende på antal resenärer och deras väl och ve, har ramarna satts både för potentiella reklamintäkter, samt investeringsbehov och kostnader för bussväderskydden. Det är först nu det går att diskutera en reklamaffär som en bieffekt av det finns ytor på vissa bussväderskydd, inte alla, som är kommersiellt intressanta för en annonsör. Det har uppstått en affärsmöjlighet. 7.1. Se till att förstå affärsmöjligheten Det första en framgångsrik koncessionsgivare säkerställer är att förstå reklamaffären, dess situation och möjliga utveckling och att ett bussväderskydd ur reklamaktörens perspektiv är en annonstavla som har en annorlunda konstruktion i form av ett väderskydd. Den framgångsrike koncessionsgivaren förstår också att de väderskydd som inte kan användas av reklamaktören för annonsering inte har något värde för reklamaktören, utan är endast en kostnad och gärna exkluderas ur reklamaktörens synvinkel. När reklamaktören identifierat antalet väderskydd som har ett annonseringsvärde kan den totala årliga reklamintäkten bedömas. Det värdet multiplicerat med antalet år för ett koncessionskontrakt skall också användas för beräkning av tröskelvärdet som avgör upphandlingsförfarande. Det är denna totala intäkt som en koncessionstagare använder för att bekosta sin verksamhet och få ett överskott i form av vinst och använder i sin kalkyl. RFI tjänstekoncession 2014-01-14 28 Den framgångsrike koncessionsgivaren gör samma investeringskalkyl, för att förstå hur stort överskottet under hela kontraktsperioden blir när reklamaktörens kostnader för löpande underhåll av antalet bussväderskydd, reklamförsäljning, administration och vinst räknats bort. En framgångsrik koncessionsgivare förstår både intäkts- och kostnadsdrivare och andra värdeskapande aktiviteter för reklamaktören och förmår att använda dem för att få ut mesta möjliga överskott. En del kostnader är av engångskaraktär, men dess resultat kan återanvändas och utgör ett värde i ett nytt kontrakt, som exempel behöver den kanalisation för elkabel som gjorts en gång till ett väderskydd inte göras för ett nytt kontrakt. På motsvarande sätt förstår man värdet av att minimera osäkerhet som koncessionsgivaren rår över. Exempelvis leder god insikt om det egna behovet av att flytta väderskydd till att reklamaktören inte behöver göra riskpåslag som i onödan minskar överskottet. Det är även uppenbart att ett väderskydd har ett värde vid kontraktets slut eftersom det kan användas under lång tid efter att en koncessionsperiod är slut och återanvändas på annan plats efter att de monterats. Väderskydden har betalats av annonsörerna. Samtidigt kan koncessionstagaren skriva ned investeringar i väderskydd på fem till sju år. När koncessionsgivaren gjort kalkylen kvarstår ett överskott som med kvarvarande stora affärsrisk som kommer röra möjligheten att sälja reklamytorna till annonsörer under kontraktsperiodens olika konjunkturer. Nu är det upp till den framgångsrike koncessionsgivaren att bestämma om överskottet som till sin helhet är koncessionsgivarens skall komma tillbaka i form av nyttor eller pengar. Nyttor är exempelvis nya väderskydd i den omfattning som överskottet räcker till, och eftersom koncessionsgivaren vet hur mycket olika slags väderskydd kostar att köpa in och sätta upp är det lätt att räkna ut hur många väderskydd som överskottet räcker till. Det blir också uppenbart att beslutet att behålla befintliga väderskydd innebär ett finansiellt tillskott varje år. Den framgångsrike koncessionsgivaren ser till att flytta över risken på reklamaktören genom att kräva en miniminivå på den årliga ersättningen och öka incitamentet för staden att bidra till att utveckla reklamaffären genom att kräva en procentuell andel av försäljning därutöver. 7.2. Renodla och dela upp kontrakten Även utan en reklamaffär kvarstår behovet av bussväderskydd och om antalet bussväderskydd som inte har ett reklamvärde är stort särskiljer den framgångsrike koncessionsgivaren dessa från reklamaffären. Det är en annan verksamhet och leder in på hur kontrakt bör upphandlas. Det är redan i dag få aktörer som är verksamma inom reklamaffären för väderskydd och med få aktörer blir det automatiskt sämre konkurrens vilket ger sämre överskott i kalkylen, det är ett av de områden som EU trycker på för att förändra för att ge fler och mindre aktörer även över gränserna möjligheten att konkurrera till nytta för skattebetalarna. Det uppnås genom att dela upp kontrakt i mindre delar, men samtidigt i naturliga enheter. Den framgångsrika koncessionsgivaren för väderskydd väljer att hålla ihop reklam i, och underhåll av bussväderskydd i ett avtal. För de bussväderskydd som inte har ett annonseringsvärde för en koncessionsaffär, och som därmed kvarstår i egen regi, delar den framgångsrike koncessionsgivaren upp kontrakten i tre delar; inköp, uppsättning och underhåll av bussväderskydd. Det görs i form av tjänstekontrakt och ger fler aktörer chansen att lämna offert. Det kan leda till att koncessionstagaren för reklamaffären vinner ett eller fler även av dessa, men då kommer konkurrensen att ha pressat fram ytterligare värde till koncessionsgivaren då upphandling ger störst nytta. Eftersom den framgångsrike koncessionsgivaren förstår reklamaffären och hur stort överskott som kan förväntas, ger en upphandling även svar på om offerterna är rimliga, eller om det är mest ekonomiskt att själv både köpa in väderskydd, underhåll och reklamaffären separat. RFI tjänstekoncession 2014-01-14 29 På samma sätt skall kontrakten renodlas så att inte andra nyttor än bussväderskydd blandas in i ett koncessionskontrakt för att skapa transparens. Andra nyttor eller produkter och tjänster kan därmed upphandlas separat som tjänstekontrakt om de inte har ett eget reklamvärde. 7.3. Följ gällande lagstiftning och teckna korta avtal Inom EU klargörs i direktiv kring koncessionskontrakt att risken för verksamheten måste överföras till koncessionstagaren och att det är värdet på intäkterna för koncessionstagaren under hela avtalsperioden som skall bedömas för att hanteras korrekt. Det finns en tänkt femårsgräns, men den kan tillåtas vara längre om det kan motiveras för att en rimlig avkastning skall vara möjlig, vilket gäller exempelvis om koncessionstagaren måste göra stora investeringar i väderskydd. En framgångsrik koncessionsgivare som förstår affären och förutsättningarna för det enskilda koncessionskontraktet ser att avtalstider i det nedre intervallet 10-15 år är möjliga vid utbyte av alla väderskydd. Och i de fall ingen stor investering görs av koncessionstagaren i väderskydd finns ingen anledning till långa avtalstider utan tider mellan 3-5 år är rimliga. Det går inte heller att ändra på ett koncessionskontrakts innehåll utan att ta hänsyn till värdet av förändringen sett till kvarvarande löptid och värde, vilket i sig med stor sannolikhet kommer kräva en ny upphandling. 7.4. Blanda inte in byggnationer av hållplats Det är en sak att bygga en busshållplats, anpassa den till bussars längd, anslutning till gångvägar, passa in i närmiljön och eventuella behov för tillgänglighetsanpassning. Det är en helt annan sak att tillhandahålla ett skydd mot regn, snö och sol. Kostnaden för att anlägga en busshållplats styrs av lagstiftning, stadens ambitioner och trafikbolagets krav. Och eftersom att anlägga eller bygga om en busshållplats har med gatumiljön att göra är det av den anledningen en fråga som staden skall besluta om och betala. Det innebär oftast en mycket stor kostnad och en risk som staden och trafikbolaget helt styr. Kostnaden är så stor att skulle det ha varit en naturlig del av ett koncessionskontrakt för bussväderskydd inte finns möjlighet för en affär för en koncessionstagare, istället skulle det bli ett tjänstekontrakt där staden skulle betala. Det finns dock möjlighet för staden att samtidigt som de bygger en hållplats, att till potentiellt värdefulla hållplatser dra fram kanalisation för elkabel för att undvika merarbete och kostnad i framtiden, istället få ett större överskott i ett koncessionskontrakt. Det är även självklart att för det fall någon slags bygglovshantering krävs sköter staden detta effektivast på egen hand. Det betyder att det även staden som med sedvanlig organisation sköter projektledningen vid om- och nybyggnation av busshållplatser. Den framgångsrike koncessionsgivaren tar alltså inte med ny- eller ombyggnation i ett koncessionskontrakt. 7.5. Låt staden välja väderskydd från befintligt utbud Den framgångsrike koncessionsgivaren låter varje stad välja sin modell av väderskydd utifrån de alternativ som finns i reklamaktörens utbud. Det är billigare att inte kräva egen design och i de fall anpassning önskas bör staden betala för det separat. RFI tjänstekoncession 2014-01-14 30 Det finns ett stort utbud av väderskydd hos reklamaktörerna och de volymer de har utplacerade runt om i världen har oftast testats och finns i bruk med omfattande information om hållbarhet och funktionalitet. Väderskydd är en fråga om stadsmiljö, förutsatt dimensioneringen överensstämmer med antalet resenärer och kan hantera trafikinformation, och skall därför hanteras på så sätt för att minska konflikterna med stadens utformning, vilken kan variera med bebyggelse och ambition, exempelvis i gamla stadsdelar. 7.6. Säkra valfrihet om ägarskap vid kontraktstidens slut Ägarskap skall tillhöra koncessionstagaren under kontraktstiden. Befintliga väderskydd som inte skall bytas ut och fortsätt skall användas behöver i ett nytt koncessionskontrakt överföras till koncessionstagaren under avtalsperioden för att denne skall ha fullt ansvar. Vid kontraktsperiodens slut skall koncessionsgivaren ges valfrihet att behålla väderskydden och låta ägarskapet återgå, eller att kräva att reklamaktören tar bort dem. Med detta undviker koncessionsgivaren inlåsningseffekter och samtidigt är det rimligt att, när reklamintäkterna finansierat investeringen, denna tillgång inte automatiskt övergår till koncessionstagaren som samtidigt har kunnat skriva av tillgångarna och därmed kostnadsfritt kan återanvända välskötta väderskydd. En framgångsrik koncessionstagare låter reklamaktören driva och utveckla digitala skyltar helt på egen hand eftersom den digitala skylten är en del av reklamaffären. Samtidigt är marknadsutvecklingen snabb och digitala tillgångar blir mycket snabbt ålderstigna, högst fem år, utan något värde kvarvarande värde, varför de skall tas bort vid kontraktets upphörande. 7.7. Låt reklamaktören sköta om väderskydden Koncessionskontrakt ger den framgångsrika koncessionsgivaren möjlighet att i mångt och mycket låta koncessionstagaren sköta sig själv och innebära nära nog obefintligt arbete för koncessionsgivaren avseende de väderskydd som ingår i koncessionskontraktet. Det betyder att allt underhållsarbete som rör väderskyddet och dess omedelbara närhet skall ansvaras för och utföras av reklamaktören som exempelvis väderskydd som utsatts för vandalism, har krossade eller repade glas, körts sönder, är smutsiga, har klottrade eller nötta bänkar etcetera. Det är även reklamaktören som skall ta emot anmälningar om händelser som behöver åtgärdas och skall ha mandat att direkt agera för att åtgärda dessa. Även arbetet med, och kostnaderna för kanalisation för elkabel, i de fall det inte redan är förberett vid byggandet av busshållplatsen, är det reklamaktörens ansvar att ordna detta även om det kommer minska överskottet i kalkylen. Likaså är elinstallation och elförbrukning en del av reklamaffären och inget koncessionsgivaren engagerar sig i, utan ses som kostnader som reklamaktören skall hantera. Detsamma gäller lagstiftning som ställer krav på handikappanpassning av bussväderskydden. Reklamföretagen har även stor erfarenhet av att tillhandahålla ramper för handikappade för av och påstigning vilket också skall lösas av koncessionstagaren på de platser det finns lagkrav. På samma sätt skall reklamaktören sätta upp trafikinformation i väderskyddet, oavsett om det är i form av papper eller digital distribution i reklamvitrin. Uppsättningen av väderskydd sköter reklamföretagen om eftersom de äger dem under kontraktsperioden och de har personal som driver projekten oavsett storlek för att sköta utbyte av hela eller delar av väderskydden. Det visar sig att det har att göra med de lokala förutsättningarna om det är mest effektivt att bygglovshantering för väderskydden skall skötas av staden (koncessionsgivaren) eller reklamaktören. RFI tjänstekoncession 2014-01-14 31 Det enda som reklamaktören inte skall hantera är att tömma eventuella papperskorgar vilket sköts av separat renhållningsföretag på uppdrag av staden liksom gatustädning och snöröjning. Med detta blir kraven på koncessionstagaren enkla eftersom trycket på reklamaktören att sköta om väderskydden kommer från annonsören. 7.8. Ställ få krav och sätt rejäla viten på rätt saker När reklamaktören får ta hela ansvaret för bussväderskyddet vad avser ägarskap, städning, belysning, uppdatering av trafikinformation, byte av glas och reparation visar erfarenheten att den upplevda kvaliteten hos resenärer och städer blir mycket hög. Det har dock visat sig att det finns anledning att ställa krav på att väderskyddet vid uppsättning har nått till den kvalitetsnivå som avsetts, innan reklam tillåts sättas upp, och att om det inte åtgärdats inom en viss tid ha mycket kännbara viten. Viten som avser kvaliteten i väderskydd med reklam har visat sig inte vara en stor fråga eftersom det ligger i reklamaktörens eget intresse att upprätthålla hög kvalitet för att annonsören skall överhuvudtaget betala. Det bör dock finnas med och bör konstrueras som viten som bygger på ackumulerade fel, istället för enskilda ärenden, där endast mycket kort tid för åtgärd från reklamaktören tillåts. 7.9. Skapa en liten organisation med få och fokuserade gränssnitt Ett koncessionskontrakt innebär att låta en annan part driva en affär och ta ansvar för detta, det vill säga att risken flyttas helt eller till absolut största delen över till koncessionstagaren från koncessionsgivaren. Det medför naturligt att koncessionsgivaren inte har många arbetsuppgifter att utföra under kontraktets löptid. De aktiviteter som en framgångsrik koncessionsgivare av bussväderskydd måste ha omfattar uppföljning av kvalitet och strategisk utveckling av reklamaffären. Uppföljning av kvalitet Person som åker runt och gör stickprovskontroll av kvaliteten, särskilt intensivt vid byte av koncessionstagare. Månadsvisa uppföljningsmöten med reklamaktören som redovisar utfall i enlighet med ett satt KPI där kvalitet och åtgärder diskuteras Låt klagomål från allmänheten gå direkt till reklamaktören för de väderskydd som de ansvarar för, löses enkelt med uppgivande av telefonnummer på busshållplatsen. Strategisk utveckling Kvartalsvisa möten för att diskutera reklammarknadens situation och vad som skulle kunna göras för att utveckla affären. Redogörelse för stadens kommande förändringar som påverkar de busshållplatser som ryms inom koncessionskontraktet. Ta bort hinder inom staden som försämrar reklamaffären, t.ex. digitala skyltar. Hantering av kontraktsfrågor och upphandling. Arbetstidens omfattning för att hantera detta varierar men i normalfallet krävs ej mer än ett par personer. RFI tjänstekoncession 2014-01-14 32 7.10. Byt reklamaktör under sommaren En kan tyckas obetydlig fråga är när det är lämpligast att byta reklamaktör och vad det praktiskt innebär för det fall det beslutats om att de befintliga väderskydden skall bytas ut. För en resenär är väderskyddet av stor betydelse som skydd för vind, regn och snö vilket det otvivelaktigt är mest av under hösten, vintern och tidig vår. Det råkar sammanfalla med de tidpunkter då det brukar vara flest resenärer och därmed är flest som påverkas för det fall ett väderskydd inte är på plats. För Nordiska förhållanden innebär vintern dessutom att markarbeten blir mer omständliga vilket ytterligare lägger sten på börda. Av den anledningen skall det anges i koncessionskontraktet att nedmontering skall ske sommartid. Därtill behöver koncessionsgivaren noga övervaka hur bytet genomförs, både vad avser nedtagning och den nya koncessionstagarens uppsättning. 7.11. Låt bussbolagen köra buss Det är tydligt att inga städer på något sätt blandar in trafikbolagen i underhållet av väderskydden. Antingen utförs underhållet av reklamaktören som en del av koncessionskontraktet, eller så har staden upphandlat en aktör som sköter underhållet i de egna väderskydden. Det gränssnitt som finns mellan staden eller dess trafikorganisation (bussbolag) och väderskydden är att de förser reklamaktören med trafikinformation och det är det enda som behöver finnas. Det betyder i praktiken att bussbolagen endast stannar till för att ta upp eller lämna av passagerare eller kör förbi väderskydden. RFI tjänstekoncession 2014-01-14 33 Om Capgemini Med fler än 140,000 anställda i 40 länder är Capgemini en av världens främsta leverantörer av management-, teknik- och outsourcingtjänster. 2013 rapporterade gruppen en omsättning på 10,1 miljarder Euro. Tillsammans med våra kunder, skapar och levererar vi på Capgemini verksamhets- och tekniklösningar som motsvarar kundernas affärsbehov och de resultat vi vill uppnå. En stark multikulturell organisation har get oss möjligheten att utveckla ett unikt sätt att samarbeta, Collaborative Business Experience™, som bygger ® på Rightshore , vår globala leveransmodell. Mikael Flovén Managing Consultant Phone:+46 (0) 722 454 665 [email protected] Robin Engvall Consultant Phone:+46 (0) 727 133 213 [email protected] www.capgemini.com The information contained in this document is proprietary. Copyright © 2014 Capgemini. All rights reserved. ® Rightshore är ett registrerat varumärke som tillhör Capgemini.
© Copyright 2024