Excel 2010 grund
Filtrera Markera Sortera Cellinnehåll Formler Diagram Funktioner Britt Tågmark [email protected] Senast ändrad 2014-12-26 Innehåll INTRODUKTION .............................................................................................................. 1 SKÄRMBILDEN................................................................................................................ 1 MENYFLIKAR ............................................................................................................................ 2 VISNINGSLÄGEN (VYER) ............................................................................................................. 3 ZOOMA................................................................................................................................... 4 SKAPA EN ENKEL KALKYL ................................................................................................ 5 MARKERING ............................................................................................................................ 5 MARKÖRFÖRFLYTTNING ............................................................................................................. 7 CELLINNEHÅLL .......................................................................................................................... 7 SKRIVA TEXT OCH TAL ................................................................................................................ 8 AUTOAVSLUTA ......................................................................................................................... 8 SPARA ARBETSBOK .................................................................................................................... 9 STÄNG .................................................................................................................................. 12 NY ARBETSBOK ....................................................................................................................... 12 REDIGERA KALKYL ........................................................................................................ 13 ÖPPNA SPARAT DOKUMENT ...................................................................................................... 13 NÅLA FAST FILER UNDER ARKIV ................................................................................................. 13 RADERA ................................................................................................................................ 14 REDIGERA CELLINNEHÅLL.......................................................................................................... 14 ÅNGRA ................................................................................................................................. 14 AUTOFYLL.............................................................................................................................. 15 FLYTTA OCH KOPIERA CELLER .................................................................................................... 17 KOPIERA CELLFORMAT ............................................................................................................. 19 KOMMENTARER ..................................................................................................................... 19 SKAPA FORMLER .......................................................................................................... 20 ENKEL FORMEL ....................................................................................................................... 20 AUTOSUMMA ........................................................................................................................ 21 KOPIERA FORMLER .................................................................................................................. 21 ABSOLUTA/RELATIVA REFERENSER ............................................................................................. 22 PRIORITERING AV RÄKNESÄTT ................................................................................................... 23 FORMATERA TAL .......................................................................................................... 24 FORMATERA TAL SOM TEXT ...................................................................................................... 24 VALUTAFORMAT (REDOVISNINGSFORMAT).................................................................................. 24 PROCENTFORMAT ................................................................................................................... 24 TUSENTALSAVGRÄNSNING ........................................................................................................ 24 ANTAL DECIMALER .................................................................................................................. 24 TALFORMAT........................................................................................................................... 25 VILLKORSSTYRD FORMATERING ................................................................................................. 27 Britt Tågmark FORMATERA TEXT ........................................................................................................ 29 TECKENSNITT, TECKENSTORLEK OCH TECKENFÄRG ........................................................................ 29 JUSTERA INOM CELL OCH SNEDSTÄLLA TEXT................................................................................. 29 SAMMANFOGA CELLER ............................................................................................................ 30 FORMATERA CELLER ..................................................................................................... 31 ÄNDRA RADHÖJD OCH KOLUMNBREDD....................................................................................... 31 RAMAR OCH LINJER................................................................................................................. 32 FYLLNINGSFÄRG ..................................................................................................................... 32 CELLFORMATMALL.................................................................................................................. 33 RADER OCH KOLUMNER ............................................................................................... 34 INFOGA RADER OCH KOLUMNER ................................................................................................ 34 TA BORT RADER OCH KOLUMNER............................................................................................... 34 DÖLJA/VISA RADER OCH KOLUMNER .......................................................................................... 34 INFOGA/TA BORT CELLER ......................................................................................................... 35 LÅSA RUBRIKER (FÖNSTERRUTOR) ............................................................................................. 35 SKYDDA CELLER ............................................................................................................ 36 ARBETSBLADHANTERING.............................................................................................. 38 BLADFLIKAR ........................................................................................................................... 38 FÖRFLYTTNING MELLAN KALKYLBLAD ......................................................................................... 38 DÖPA OM BLAD I ARBETSBOKEN ................................................................................................ 38 BYTA FÄRG PÅ BLADFLIKARNA ................................................................................................... 38 INFOGA KALKYLBLAD ............................................................................................................... 39 FLYTTA BLAD ......................................................................................................................... 39 KOPIERA BLAD ....................................................................................................................... 39 TA BORT BLAD UR ARBETSBOKEN ............................................................................................... 39 GRUPPERA BLAD .................................................................................................................... 39 LÄNKNING ............................................................................................................................. 40 SÖKA OCH ERSÄTTA ................................................................................................................ 41 FUNKTIONER ................................................................................................................ 43 AUTOBERÄKNA ...................................................................................................................... 43 INFOGA FUNKTION .................................................................................................................. 44 STATISTIKFUNKTIONER ............................................................................................................ 46 LOGISKA FUNKTIONER ............................................................................................................. 46 UTSKRIFT ..................................................................................................................... 47 UTSKRIFTSFORMAT ................................................................................................................. 47 SIDHUVUD OCH SIDFOT ........................................................................................................... 50 SKRIVA UT ............................................................................................................................. 51 Britt Tågmark DIAGRAM..................................................................................................................... 52 SKAPA DIAGRAM..................................................................................................................... 52 MARKERA OCH FLYTTA ETT INBÄDDAT DIAGRAM .......................................................................... 53 RADERA INBÄDDAT DIAGRAM ................................................................................................... 53 DIAGRAMVERKTYG .................................................................................................................. 53 MENYFLIKEN DESIGN .............................................................................................................. 54 MENYFLIKEN LAYOUT .............................................................................................................. 55 MENYFLIKEN FORMAT ............................................................................................................. 57 LÄGGA TILL OCH TA BORT DATASERIER ........................................................................................ 58 SKRIVA UT DIAGRAM ............................................................................................................... 60 MINIATYRDIAGRAM ................................................................................................................ 60 DATABAS ..................................................................................................................... 61 SKAPA DATABAS ..................................................................................................................... 61 SORTERA DATABAS .................................................................................................................. 63 FILTRERA LISTOR ..................................................................................................................... 65 TABELLHANTERING – LISTHANTERING ......................................................................................... 69 ÅTERSKAPA FILER ......................................................................................................... 72 PROBLEM MED PROGRAMMET .................................................................................................. 72 ÅTERSTÄLL EJ SPARADE ARBETSBÖCKER....................................................................................... 72 VERSIONER ............................................................................................................................ 73 INSTÄLLNINGAR FÖR ÅTERSKAPNING AV DOKUMENT ..................................................................... 73 INSTÄLLNINGAR FÖR PROGRAMMEN .......................................................................................... 74 INDEX .......................................................................................................................... 76 Britt Tågmark Introduktion - Menyflikar Introduktion Excel är ett kalkylprogram, där du kan göra allt från enkla additioner till mycket avancerade beräkningar. Excel innehåller en stor mängd specialfunktioner inom finans, datum och tid, matematik och trigonometri, statistik, leta upp och referens, databas, text, logik och information. Om de inbyggda funktionerna inte räcker till kan du skapa egna! De flesta av funktionerna kräver fackkunskap för att kunna användas. Skärmbilden När du startat programmet ser du det övre hörnet av en stor arbetsbok. Som standard innehåller arbetsboken tre blad, men du kan bygga ut den till 255 blad. Varje blad är uppbyggt av 16 384 kolumner och 1 048 576 rader. I skärningspunkten mellan rad och kolumn finns en cell. Snabbåtkomst Namnlist Menyfliksområde Formelfält Aktiv cell Cell- och namnruta Kolumnrubrik Rullningslist Radrubrik Bläddringsknappar Aktivt blad Statusrad Namnlist När du arbetar med Excel maximerat har programmet och arbetsboken en gemensam namnlist. Så länge dokumentet är odöpt kallas det för Bok 1, Bok 2 och så vidare, en löpande numrering. Du bör oftast arbeta med program och dokument maximerade för att utnyttja arbetsytan på bästa sätt. 1 Skärmbilden - Menyflikar Menyflikar I Excel finns ett antal menyflikar som är åtgärdsspecifika. Ibland kallas menyflikarna för engelskans ”ribbon”. Längst till vänster finns Arkiv (ibland kallad ”Backstage”). Om du har en stor skärm med hög upplösning visas fler kommandon. Storleken på ikonerna kan också växla beroende på skärmstorlek och upplösning. Det är inte säkert att bilderna i det här häftet helt överensstämmer med Office i din dator. Menyflikarna är indelade i grupper. Vid vissa grupperingar finns en pil längst ner till höger. Genom att klicka på pilen visas ytterligare alternativ för just den grupperingen. Menyflik Innehåll (ej beskrivning av alla funktioner) Start Grundläggande och villkorsstyrd formatering, sök och ersätt Infoga Infoga pivottabell, bilder, figurer, smartart, diagram, sidhuvud och sidfot, ekvation och symboler Sidlayout Marginaler, stående och liggande format, utskriftsrubriker Formler Infoga funktioner, definiera namn, felkontroll Data Infoga extern data, sortering, filtrering dubbletthantering, konsolidera data, konsekvensanalys Granska Stavning och grammatik, synonymer, kommentarer, skydda och dela arbetsbok Visa Visningslägen, zoom, nytt fönster Dölja menyfliksområdet När du tycker att menyflikarna tar stor plats kan du minimera dessa och bara visa fliknamnen genom att klicka på pilen till vänster om hjälpknappen. Expandera menyfliksområdet genom att klicka på pilen igen. Kortkommandot för detta är Ctrl + F1. 2 Skärmbilden - Visningslägen (vyer) Alt-tangenten Alt-tangenten aktiverar kortkommandon kopplade till menyflikar. För att komma åt ett visst kommando, kan du behöva trycka sekvenser av bokstäver eller siffror. För att exempelvis infoga funktionen Summa i Excel trycker du i tur och ordning Alt, M (behöver inte vara stor bokstav) och U. Använda musen Håll muspekaren över en av flikarna. Sedan kan du använda hjulet på musen för att växla mellan flikarna. Nedtonade kommandon När du inte kan använda ett kommando i en meny eller på en verktygsrad, beror det på att du inte utfört ett grundkommando som datorn behöver. Om saxen för att klippa ut text inte är tillgänglig är anledningen att du inte markerat någon text. Då finns det inget att klippa ut. Visningslägen (vyer) Längst ner till höger på skärmen finns knappar för olika visningslägen. Normalläge Arbetsläge Sidlayout Visar hur kalkylbladet ser ut vid utskrift Förhandsgranska sidbrytningar Visar sidbrytningarna. Dessa kan flyttas manuellt för att dela in kalkylbladet i lämpliga avsnitt. 3 Skärmbilden - Zooma Zooma Att zooma betyder att du kan förminska respektive förstora texten du ser på skärmen, det påverkar inte texten vid utskrift. Dra i reglaget längst ner till höger för att ändra zoomningen på skärmen. Genom att klicka på själva procentsatsen öppnas dialogrutan för Zooma där du kan göra ytterligare inställningar. Det kan vara användbart att förstora den markerade ytan, så att den täcker hela skärmen genom att markera lämpligt område och välja Passa markering. Helskärm När du arbetar med en stor kalkyl kan du tillfälligt dölja verktygsfälten. 1. Menyfliken Visa 2. Välj knappen Helskärm 3. För att återgå till vanlig visning trycker du på tangenten Escape 4 Skapa en enkel kalkyl - Markering Skapa en enkel kalkyl Markering För att skriva in uppgifter i olika celler måste du kunna markera celler. Markera en cell Klicka i önskad cell med muspekaren, som har formen av ett stort vitt plustecken. Markera ett cellområde Det markerade området visas med en ljusblå bakgrund. Den första cellen har vit bakgrund och det är den aktiva cellen, vilket innebär att det du skriver på tangentbordet visas i cellen. 1. Klicka i den cell som ska vara det övre vänstra hörnet 2. Håll ner vänster musknapp och dra till det nedre högra hörnet. Markera flera cellområden 1. Markera det första cellområdet 2. Håll ner tangenten Ctrl och markera nästa cellområde 3. Upprepa tills samtliga områden är markerade. Markera rader/kolumner Håll ner vänster musknapp och dra över önskade radnummer respektive kolumnbokstäver. Markera hela bladet Klicka på den så kallade allmarkeringsknappen i skärningspunkten mellan kolumnbokstäver och radnummer. 5 Skapa en enkel kalkyl - Markering Markera stora områden 1. Klicka i den cell som ska vara det övre vänstra hörnet. 2. Håll ner tangenten Shift och använd därefter piltangenterna för att markera. Ta bort markering Klicka någonstans på arbetsytan. Ytterligare markeringstekniker Alternativ 1 Håll ner Shift-tangenten och dubbelklicka på kanten på markerad cell. Då markeras återstoden av kolumnen respektive raden uppåt/nedåt eller åt sidorna. För att markera en hel kalkyl (ett sammanhängande område) gör du förslagsvis så här: 1. Markera första cellen i kalkylen 2. Håll ner Shift-tangenten och dubbelklicka på högerkanten 3. Fortsätt att hålla ner Shift-tangenten och dubbelklicka i nederkanten. Nu är hela kalkylen markerad. Alternativ 2 1. Klicka på tangenten End 2. Håll därefter ner Shift-tangenten och klicka på höger piltangent, för att markera till sista raden 3. Klicka på tangenten End igen 4. Håll ner Shift-tangenten och klicka på pil ner. Nu är hela kalkylen markerad Markera hel rad/kolumn från enstaka cell Om du har förflyttat dig långt till höger och långt ner i din kalkyl, kan du snabbt markera hela raden eller hela kolumnen utan att förflytta dig till rad- eller kolumnrubriken. Markera rad: Shift + Mellanslag Markera kolumn: Ctrl + Mellanslag 6 Skapa en enkel kalkyl - Markörförflyttning Markörförflyttning Via mus Klicka i önskad cell med musen. Dubbelklicka på kanten på markerad cell för att förflytta dig till första respektive sista cell i ett sammanhängande område. Via tangentbord Använd piltangenterna för att förflytta dig mellan olika celler. Tryck på tangenten End och därefter på en piltangent för att komma till sista raden eller kolumnen i ett sammanhängande område Förflyttning till specifik cell Skriv in cellreferensen i namnrutan och tryck på tangenten Enter. Cellinnehåll En cell kan innehålla: Text Kumla kommun, Månader, Namn Tal 500, -1,5, 10%, 12 kr Formler =A1+B1, =SUMMA(A1:A10) Format kr, datum, bakgrundsfärg, textfärg 7 Skapa en enkel kalkyl - Skriva text och tal Skriva text och tal När du skrivit de tecken som ska finnas i aktuell cell måste du bekräfta inmatningen. Det finns ett antal alternativ. Tryck på tangenten Enter. Som standard flyttas markeringen en cell nedåt. Tryck på tangenten Tabb. Som standard flyttas markeringen en cell åt höger. Tryck på någon av piltangenterna. Klicka på inmatningsknappen vid formelfältet cellen. . Markeringen stannar kvar i När du gör en inmatning i en cell kommer text som standard att vänsterställas och tal, det som Excel kan räkna med, kommer att högerställas. Ta för vana att kontrollera. En fälla är att decimaltal måste skrivas med kommatecken, inte punkt. Autoavsluta När du skriver in text i en kolumn och de första bokstäverna matchar en befintlig inmatning föreslår Excel automatiskt resten av texten. Då kan du trycka på tangenten Enter för att bekräfta inmatningen. Om förslaget inte passar, fortsätter du att fylla i önskad text. Autoavslutafunktionen fungerar på text, inte på tal. Välj i listruta Du har möjlighet att välja tidigare inskrivna poster ur en lista. 1. Högerklicka i en cell närmast under befintlig lista 2. Markera Välj i listruta i snabbmenyn 3. Nu visas i det här fallet alla namnen i listan och du kan välja önskat namn 8 Skapa en enkel kalkyl - Spara arbetsbok Spara arbetsbok När du har skrivit en text vill du oftast spara den, på USB-minne, på hårddisken eller på nätverket. Mycket lämpligt är att spara med jämna mellanrum under tiden du skriver. Om datorn hänger sig, förlorar du inte så mycket av arbetet. Spara en fil första gången 1. Menyfliken Arkiv eller Spara-knappen högst upp till vänster 2. Välj Spara eller Spara som (saknar betydelse första gången) 3. Dialogrutan Spara som visas, eftersom du måste skriva vad filen ska heta. Namnge filen i rutan Filnamn. Du behöver inte ta bort den blåmarkerade texten. Skriv det nya namnet direkt på tangentbordet. 4. Välj var arbetsboken ska sparas genom att navigera dig fram i mapplistan till vänster i dialogrutan 5. Först när önskad mapp visas i adressfältet klickar du på knappen Spara När du sparar en arbetsbok, lägger programmet till en filändelse. Det är inte säkert att ändelsen visas, det beror på hur Windows är inställt. När dokumentet är sparat kan du se filnamnet på namnlisten. 9 Skapa en enkel kalkyl - Spara arbetsbok Filformat När du arbetar med filer skapade i Excel 2003 eller äldre visas ett meddelande om detta i namnlisten. En kompatibilitetskontroll genomförs när du sparar och du får frågan om du vill spara i ett nyare filformat. 10 Skapa en enkel kalkyl - Spara arbetsbok Spara som PDF I Excel 2010 kan du spara arbetsböcker i PDF-format 1. Menyfliken Arkiv 2. Välj Spara som 3. Byt filformat till PDF 4. Knappen Spara 1. PDF/A För att spara boken i arkivbeständigt format gör du så här: 1. Spara som PDF 2. Knappen Alternativ som visas när du har valt PDF 3. Bocka för ISO 19005-1kompatibet (PDF/A) 4. Klicka OK 11 Skapa en enkel kalkyl - Stäng Stäng När du sparar en arbetsbok finns den kvar på skärmen. Du måste själv stänga boken. Du kan stänga dokumentet genom att klicka på stängningsknappen . Du kan även välja menyfliken Arkiv och Stäng. Om du stänger utan att tidigare ha sparat ändringarna får du en kontrollfråga. Läs den och fundera på om du gjort några ändringar! Det är lätt att slentrianmässigt svara nej. Går inte att stänga filen Om du inte kan trycka på krysset för att stänga filen innebär det förmodligen att du är i redigeraläge. Det innebär att insättningspunkten blinkar i en cell eller att den visas i formelfältet. Bekräfta inmatningen så kan du stänga filen Ny arbetsbok När du startar Excel visas en ny arbetsbok. Om du redan arbetar inne i Excel och vill ha fram ett nytt tomt dokument gör du så här: 1. Menyfliken Arkiv 2. Välj Nytt 3. Dubbelklicka på Tom arbetsbok Ett snabbt sätt att få fram ett tomt dokument är att använda kortkommandot Ctrl+N. 12 Redigera kalkyl - Öppna sparat dokument Redigera kalkyl Öppna sparat dokument Det är mycket vanligt att du vill öppna ett tidigare sparat dokument för att göra redigeringar eller skriva ut det. Du kanske vill använda ett dokument som är lagrat på en gemensam enhet på nätverket. 1. Menyfliken Arkiv 2. Välj Öppna 3. Klicka dig fram i genvägslisten till dess du hittar rätt mapp 4. Dubbelklicka på excelfilen i rutan till höger eller markera och klicka på knappen Öppna Nåla fast filer under Arkiv För att snabbt komma åt filer och mappar du ofta använder kan du ”nåla fast dem 1. Menyfliken Arkiv 2. Välj Senaste 3. Anslå ”nåla” dokument eller mappar När du inte vill ha filen eller mappen kvar i listan klickar du på nålen igen. 13 Redigera kalkyl - Radera Radera Du kan göra olika typer av radering. Du kan exempelvis radera format, innehåll eller allting i en cell. 1. Menyfliken Start 2. Knappen Radera 3. Gör önskat val, läs förklaringar till ett par av valen: Radera innehåll För att radera innehållet kan du förutom att använda radera-knappen trycka på tangenten Delete. Använd aldrig mellanslagstangenten, cellen ser tom ut men innehåller ett mellanslag. Det ställer till problem när du vill söka tomma celler. Radera format En cell kan innehålla inställningar för till exempel teckensnitt, färger, antal decimaler och datumformat. När du raderar innehållet i cellen finns formatet kvar. Radera allt När du vill radera allt i en cell använder du detta val. Redigera cellinnehåll När du skriver uppgifter i en cell visas inmatningen både i aktuell cell, och i formelfältet. Redigering kan utföras på båda ställena. Redigera efter bekräftning Markera cellen du vill redigera och skriv in nya uppgifter. Du behöver inte radera den gamla inmatningen, den försvinner automatiskt. Om du vill göra en smärre redigering kan du dubbelklicka i cellen eller utföra redigeringen i formelfältet. Ångra Du kan ångra dina inmatningar, om du av misstag utför något du skulle vilja ha ogjort. De senaste 100 operationerna kan du ångra. 14 Redigera kalkyl - Autofyll Autofyll Om du behöver skapa en serie av tal, datum eller text och tal, gör du det med ett lämpligt startvärde och ”fyllningshandtaget” nere till höger på markeringen. 1. Markera startvärdet/startvärdena. 2. Placera muspekaren i nedre högra hörnet så fyllningshandtaget visas. 3. Dra nedåt eller åt höger för att fylla serien. Möjlighet finns även att dra med höger musknapp. Det är användbart till exempel när du vill fylla ett område med samma datum. Då kan du välja alternativet Kopiera celler i snabbmenyn. Exempel på serier Startvärde Serie som skapas Januari Januari, Februari, Mars Måndag Måndag, Tisdag, Onsdag 8:00 8:00, 9:00, 10:00 2011-01-01 2011-01-01, 2011-01-02, 2011-01-03 1 1, 1, 1 Om du vill ha en annan stigande följd på din serie skriver du in två startvärden. Startvärde 1 Startvärde 2 Serie som skapas 8:00 8:10 8:00, 8:10, 8:20 2011-01-01 2011-02-01 2011-01-01, 2011-02-01, 2011-03-01 1 2 1, 2, 3, 4 15 Redigera kalkyl - Autofyll Inklistringsalternativ Använd knappen Inklistringsalternativ som visas längst ner till höger när du har fyllt ett värde. Då kan du välja att fylla exempelvis serie Om du har skrivit in ett datum finns det ett antal val att göra under inklistringsknappen. Tips! Du kan även dubbelklicka på autofyllhandtaget för att fylla inom en uppställning. 16 Redigera kalkyl - Flytta och kopiera celler Flytta och kopiera celler När du vill flytta eller kopiera celler kan du välja vad du vill flytta eller kopiera från cellen, till exempel innehåll eller format. Sedan finns det ett antal tillvägagångssätt för att flytta eller kopiera. Alla tillvägagångssätt kan kombineras fritt. Här beskrivs de olika möjligheterna. Testa vilket sätt som passar dig bäst, förmodligen kommer du att hitta ett par varianter som passar just dig. Om du är van att arbeta på ett sätt, kan du fortsätta så. Tips När du kopierar ett cellområde blir det en ”myrgång” runt området. Du kan nämligen klistra in cellområdet flera gånger. Myrgången försvinner om du trycker på tangenten Esc. Om du vill klistra in cellområdet en gång kan du välja tangenten Enter för att klistra in. Då släpper kopieringskommandot och myrgången försvinner. A. Verktygsknapparna på menyfliken Start 1. Markera texten 2. Klicka på knappen Klipp ut 3. eller knappen Kopiera 4. Placera insättningspunkten där texten ska klistras in och klicka på knappen (själva ikonen) Klistra in B. Kortkommandon Det är snabbt, effektivt och skonsamt mot kroppen att arbeta med kortkommandon när du klipper och klistrar text. Kortkommando Funktion Tips Ctrl + X Klipp ut, flytta X påminner om en sax för att klippa Ctrl + C Kopiera C är lika med engelska Copy Ctrl + V Klistra in V då skjuter du in texten Tangenterna ligger i samma ordning på tangentbordet! 1. Markera cellområdet 2. Ctrl + X för att klippa ut eller Ctrl + C för att kopiera cellområdet 3. Placera markören där cellområdet ska infogas och tryck på Ctrl + V för att klistra in 17 Redigera kalkyl - Flytta och kopiera celler C. Dra och släpp-metoden För att flytta eller kopiera både cellinnehåll och format med hjälp av musen gör du så här: 1. Markera cellområdet 2. Placera muspekaren på kanten av det markerade området Muspekaren ändrar utseende till ett ”fyrkors”. 3. Håll ner vänster musknapp och dra cellerna till det önskade stället 4. För att kopiera cellerna håller du ner tangenten Ctrl när du drar. Släpp musknappen först och sedan Ctrl. D. Snabbmeny Du kan även använda höger musknapp för att redigera kalkylen. 1. Markera cellområdet 2. Håll muspekaren i det markerade området och klicka med höger musknapp. 3. Välj Klipp ut eller Kopiera 4. Placera markören där cellområdet ska infogas och högerklicka 5. Välj Inklistringsalternativ och därefter Klistra in, Klistra in värden, Formler, Transponera, Formatering respektive Klistra in länk Knappen Inklistringsalternativ Med hjälp av knappen Inklistringsalternativ som visas precis när du har klistrat in, får du samma val som vid högerklick samt ytterligare några val. Du kan till och med klistra in innehållet som en bildlänk! 18 Redigera kalkyl - Kopiera cellformat Kopiera cellformat När du har gjort inställningar av format i celler, till exempel bakgrundsfärg, textfärg eller talformat kan du kopiera formatet genom att använda ”penseln” 1. Markera en cell som innehåller önskad formatering 2. Menyfliken Start 3. Klicka på knappen Hämta format . Om du dubbelklickar fastnar penseln. Markören ändrar utseende. 4. ”Måla” över de celler du vill ska få samma format. 5. För att avsluta funktionen klickar du på formathämtningsknappen igen, eller klickar på tangenten Esc. Kommentarer Kommentarer fungerar som anteckningslappar. Kommentaren inleds med namnet på personen som lagt in den. Kommentarerna kan vara synliga eller dolda. Om de är dolda visas de bara när muspekaren befinner sig i den aktuella cellen. I en cell som innehåller en kommentar finns en liten röd triangel uppe i högra hörnet. Kommentarer syns inte vid vanlig utskrift. Det finns dock möjlighet att skriva ut dem. Infoga kommentar: 1. Högerklicka på cellen 2. Välj Infoga kommentar 3. Skriv texten och klicka vid sidan om rutan för att avmarkera. Du kan sedan genom att högerklicka på cellen redigera kommentaren, ta bort kommentaren och ändra storlek på textrutan genom att dra i handtagen. 19 Skapa formler - Enkel formel Skapa formler Att skriva in text och värden i Excel fungerar likadant som när du arbetar i ordbehandlingsprogrammet Word. Enkel formel När du ska göra beräkningar i Excel är det annorlunda mot den vanliga matematiken. Excel räknar med cellreferenser. En cellreferens är uppbyggd av kalkylbladets kolumn- och radrubriker. När du ska skriva en formel inleder du den alltid med ett likhetstecken, =. Sedan anger du de cellreferenser som ska ingå i formeln. Alternativ 1 Du kan skriva in cellreferenserna på tangentbordet =b1+b2. Börja med ett likhetstecken. Skriv därefter med små bokstäver för om Excel kan tolka cellreferenserna som värden, ändras referenserna till versaler när du bekräftat inmatningen. Alternativ 2 1. Skriv = 2. Klicka på första cellen som ska ingå i formeln, ange räknesätt, markera nästa cell och upprepa till dess formeln är komplett. Avsluta alltid med en cellreferens, inte ett räknesätt. 3. Tryck på tangenten Enter Du ser hela tiden formeln växa fram i formelfältet. När du bekräftat inmatningen visas resultatet av beräkningen i cellen, medan själva formeln visas i formelfältet. När du dubbelklickar i en cell med en formel visas alla celler och områden, som formeln refererar till, i färg och en motsvarande kantlinjefärg används för celler och områden. 20 Skapa formler - Autosumma Autosumma Eftersom summafunktionen är den i särklass mest utnyttjade har Excel en särskild knapp för den. Det finns flera olika sätt att använda Autosumma. Här beskrivs ett par varianter. Autosumma finns på menyfliken Start och även på menyfliken Formler Alternativ 1 1. Markera cellen där du vill ha summan och klicka på Σ-knappen. 2. Excel föreslår vilka celler som ska summeras. Excel är programmerat att föreslå sammanhängande celler ovanför den markerade cellen. Om du vill summera andra celler än de föreslagna, måste du dra med musen över önskade celler. 3. Tryck på Σ-knappen igen eller tryck på Enter. Alternativ 2 1. Markera cellerna du vill summera samt cellen där du vill ha totalsumman, alltså en tom cell i anslutning till de celler du vill summera. 2. Klicka på Σ-knappen. Summeringen sker direkt. Kopiera formler Istället för att upprepa samma formel på olika ställen i en kalkyl, kan du kopiera den till önskade platser. Använda autofyll När en formel ska kopieras till flera närliggande celler är det snabbt och effektivt att använda Autofyll. 1. Markera cellen som innehåller formeln. 2. Placera muspekaren i nedre högra hörnet så fyllningshandtaget visas. 3. Håll ner vänster musknapp och dra över de celler som ska få kopior av formeln. I början är det ovant att tänka att det är formeln, inte värdena som kopieras. 21 Skapa formler - Absoluta/Relativa referenser Absoluta/Relativa referenser När du kopierar en formel från en cell till en annan ändras automatiskt formelns referenser. Det kallas för relativ kopiering, eftersom formelns referenser ändras i relation till den ursprungliga formeln. I cell B8 i exemplet ovan skriver du in =B7/F7. Om du kopierar den med autofyll till cell C8 skapas formeln =C7/G7. Båda cellreferenserna skjuts ett steg åt höger. I exemplet behöver du kunna låsa cellreferensen F7. Det gör du genom att trycka på funktionstangenten F4. Dollartecknet $ visar att en referens är låst. Du kan trycka på F4 redan när du skapar formeln eller dubbelklicka på cellen som innehåller formeln i efterhand. Tryck på F4 till dess du har önskad referenstyp. Du kan även skriva dollartecknet. $F$7 Absolut cellreferens F$7 Blandad cellreferens, radnumret är låst $F7 Blandad cellreferens, kolumnbokstaven är låst F7 Relativ referens 22 Skapa formler - Prioritering av räknesätt Prioritering av räknesätt När du skapar formler måste du ta hänsyn till datorns sätt att räkna. Sätt parenteser för att styra i vilken ordning uträkningarna ska ske. Automatisk prioritering 1. Parenteser () 2. Multiplikation * och Division / 3. Addition + och Subtraktion – Exempel Du har en inkomst på 20 000 kr per månad och ett extraknäck som ger 2 000. För att räkna ut årsinkomsten ställer du upp formeln: =20 000 + 2 000 * 12 vilket ger resultatet 44 000 kr, då datorn först multiplicerar 2 000 med 12 och sedan adderar 20 000. För att få rätt svar skriver du istället: =(20 000 + 2 000) * 12 vilket ger det rätta svaret 264 000 kr. 23 Formatera tal - Formatera tal som text Formatera tal I en kalkyl får alla tal ett standardformat. Excel försöker använda rätt format på tal. Om du skriver % efter ett tal får det procentformat, skriver du 03-01-01 formateras talet som ett datum. Alternativen för att formatera tal finns under menyfliken Start. Formatera tal som text Om du redan vid inskrift vill formatera ett tal som text kan du skriva en apostrof framför texten. ’05. Apostrofen syns i formelfältet, men inte i texten. En liten grön triangel visas uppe i vänstra hörnet som signalerar att här finns tal som uppför sig som text. För att få Excel att acceptera ditt val kan du klicka på utropstecknet och välja Ignorera fel. Valutaformat (redovisningsformat) För att ändra till valutaformat markerar du först cellområdet. Klicka därefter på knappen Talformat för redovisning. Excel konverterar talen till valuta enligt den inställning som angetts i kontrollpanelen. I Sverige innebär det oftast kronor. Programmet lägger till två decimaler, kronor, samt mellanslag mellan varje tusental. Talet 15000 visas som 15 000,00 kr. Genom att klicka på pilen i anslutning till knappen kan du välja exempelvis Euro. Procentformat För att ändra cellformatet till procent markerar du först cellområdet. Klicka därefter på knappen Procentformat. Excel multiplicerar talen med hundra och lägger till ett procenttecken. Tusentalsavgränsning För att öka läsbarheten kan du låta programmet lägga in mellanslag mellan varje tusental. Markera cellerna och tryck på knappen Tusentalsavgränsning med decimaler. Excel lägger till två decimaler samt mellanslag mellan varje tusentalsgrupp. Antal decimaler För att ändra antalet decimaler måste du först markera cellområdet. Klicka därefter på knappen Öka decimal/Minska decimal. Excel ökar/minskar visningen med en decimal per klickning och avrundar på vanligt sätt. Programmet utför beräkningar med det exakta talet, inte med det avrundade. 24 Formatera tal - Talformat Talformat Det finns ett stort antal inbyggda talformat och räcker inte dessa till, kan du skapa egna talformat. 1. Markera cellområdet 2. Högerklicka och välj Formatera celler i snabbmenyn eller klicka på pilen till höger om Tal på menyfliken Start 3. Välj fliken Tal 4. Markera en Kategori I rutan Exempel kan du förhandsgranska ett tal. När du väljer en kategori får du information om talformatet längre ner i dialogrutan. Hantera bråktal När du arbetar med bråktal fungerar det bra om du skriver 5 3/8. Vill du däremot skriva 3/8 tolkar Excel det som ett datum och visar 8 mars. Du kan formatera cellen så den accepterar bråktal, eller skriva en inledande nolla, 0 3/8. 25 Formatera tal - Talformat Anpassa talformat När du inte hittar ett lämpligt talformat kan du anpassa dessa. Du kanske vill ha nollutfyllnad i början på tal, till exempel 00426. Att anpassa talformat kräver en del övning. 1. Välj kategori Anpassat 2. Klicka i rutan Typ och radera det som är inskrivet. 3. Ange önskat format och klicka på OK. Några exempel: Talformat Resultat Exempel 0 Heltal 1, 50, 2500 # ##0 Heltal med tusentalsavgränsning 250, 1 500 000 # ###,00 Heltal, tusentalsavgränsning, två decimaler 2 500,00 00000 Heltal, nollutfyllnad 00123, 500000 00” ”0000” ”00 Heltal, nollutfyllnad blanksteg mellan grupper, t ex vid artikelnummer 12 4444 45 0” m” Heltal, meter 12 m, 25 m 19000000-0000 Personnummer med århundradet först 19660511-1234 26 Formatera tal - Villkorsstyrd formatering Villkorsstyrd formatering Ett mycket användbart verktyg är villkorsstyrd formatering. Med hjälp av detta kan du bestämma att ett visst format ska användas i cellerna först när vissa villkor är uppfyllda. Du kanske vill bli uppmärksammad på att värdet närmar sig noll eller att ett värde stiger kraftigt. Alternativen har kraftigt utökats i Excel 2010. Det finns även möjlighet att använda formler. Lägg tid på att sätta dig in i alternativen, de är kraftfulla och intuitiva! Tänk på att alltför mycket staplar eller färger kan göra kalkylbladet rörigt. Tidigare versioner av Excel klarar inte heller flerdubbla villkor. 1. Ställ upp kalkylen som vanligt 2. Markera de celler som ska formateras 3. Menyfliken Start 4. Klicka på knappen Villkorsstyrd formatering 5. I nästa steg väljer du vilken typ av villkorsstyrd formatering du vill använda. Testa dig fram i början. 27 Formatera tal - Villkorsstyrd formatering Regler för markering av celler Större och mindre än, Intervall eller Lika med, visst Textinnehåll eller Datum och möjlighet att uppmärksamma Dubblettvärden. När värdet i cellen motsvarar någon av reglerna ändras exempelvis färgen på cellen. Att på ett enkelt sätt notera just dubblettvärden med färgmarkering är effektivt! Regler för över/under Uppmärksammar högsta och lägsta värden, exempelvis de fem högsta värdena, eller värden över eller under medel Datastaplar, Färgskalor och Ikonuppsättningar Med hjälp av färger eller ikoner betonas värden i relation till andra värden i kalkylen. Skapa egna regler och Radera regler Du har möjlighet att skapa egna regler eller radera regler genom att klicka på alternativet Ny regel respektive Radera regler under knappen Villkorsstyrd formatering. Hantera regler Regelhanteraren finns längst ner under Villkorsstyrd formatering. När du använder flera regler på samma intervall av celler visas nya regler högst upp i listan och verkställs först. Om kryssrutan Avbryt om Sant visas innebär regeln att den inte är kompatibel med äldre versioner av Excel. 28 Formatera text - Teckensnitt, teckenstorlek och teckenfärg Formatera text Du kan formatera text för att öka läsbarheten precis som i Word, till exempel ändra teckensnitt och teckenstorlek. Du har möjlighet att ändra teckenutseende även för delar av cell. Teckensnitt, teckenstorlek och teckenfärg För att formatera cellinnehållet börjar du med att markera önskade celler. I vissa lägen finns en dynamisk förhandsgranskning, till exempel ändring av teckensnitt. Alternativ 1 1. Använd knapparna på menyfliken Start för Teckensnitt, Teckenstorlek, Fet, Kursiv och Understruken samt Teckenfärg Alternativ 2 1. Högerklicka inom markeringen 2. Använd miniverktygsfältet som visas Alternativ 3 1. Högerklicka inom markeringen 2. Välj Formatera celler i snabbmenyn 3. Välj fliken Tecken och gör önskade inställningar. Justera inom cell och snedställa text När du skriver text i en cell kommer den som standard att vänsterställas, medan värden kommer att högerställas. På menyfliken Start finns knappar för justering av innehåll i celler. Med knappen Orientering kan du snedställa cellinnehållet. Längst ner finns alternativet Formatera celljustering där du kan göra noggranna inställningar. 29 Formatera text - Sammanfoga celler Radbryt text När du skriver en rubrik kan det ibland vara lämpligt att dela upp texten på två eller flera rader. 1. Menyfliken Start 2. Knappen Radbryt text Radhöjden ökas så att all text får plats inom kolumnbredden. Du kanske behöver justera kolumnbredden och med hjälp av tangentkombinationen Alt+Enter, kan du redigera det automatiska radbytet. Placera insättningspunkten där du vill ha ett radbyte och tryck Alt+Enter Sammanfoga celler När du vill använda en rubrik som täcker flera rader eller kolumner är det lämpligt att använda funktionen sammanfoga celler. 1. Markera de celler du vill sammanfoga. 2. Tryck på knappen Centrera över kolumner 3. För att sammanfoga celler utan att centrera dem väljer du alternativet Sammanfoga i bredd eller Sammanfoga celler 4. Ta bort sammanfogning av celler genom alternativet Separera celler 30 Formatera celler - Ändra radhöjd och kolumnbredd Formatera celler Ändra radhöjd och kolumnbredd Om en text är längre än kolumnbredden, skjuter den in över nästa kolumn och är synlig, förutsatt att nästa cell är ledig. Ett tal beter sig inte på samma sätt, om kolumnen är för smal. Då visas istället det som i datavärlden kallas ”brädstaplar”. Innan Excel tillgriper brädstaplarna, försöker programmet att lösa problemet genom att använda matematiskt skrivsätt, 2 000 000 visas som 2E+06. Ändra kolumnbredd på enstaka kolumn 1. Håll muspekaren över kolumnavgränsaren till höger om den kolumn du vill ändra. 2. Håll ner vänster musknapp och dra till önskad bredd. Tips! Dubbelklicka på kolumnavgränsaren. Då anpassar sig kolumnen efter den cell som har det bredaste innehållet. Flera kolumner 1. Markera de kolumner du vill påverka 2. Håll muspekaren över någon av kolumnavgränsningarna inom området och dra till önska bredd. Samtliga kolumner blir lika breda. Du kan låta Excel anpassa bredden genom att dubbelklicka på någon av avgränsningarna. Kopiera kolumnbredder till nytt blad/bok Det går att kopiera kolumnbredder till nytt blad/bok. 1. Kopiera data på vanligt sätt 2. Menyfliken Start 3. Klicka längst ner på knappen Klistra in 4. Välj alternativet Behåll källans kolumnbredder. Både data och kolumnbredder klistras in 31 Formatera celler - Ramar och linjer Ändra radhöjd När du ändrar teckenstorlek anpassas radhöjden automatiskt till den ändrade storleken. Om du vill ändra radhöjd manuellt drar du i strecket under den aktuella raden. I övrigt anpassas radhöjd på i princip samma sätt som kolumnbredder. Ramar och linjer För att ytterligare öka läsbarheten i en kalkyl kan du lägga in ramar och linjer. Tänk på att kalkylen ofta tjänar på en viss stramhet i layouten. 1. Markera cellområdet 2. Klicka på listpilen vid knappen Kantlinjer. 3. Välj önskat alternativ. Senaste val visas på knappen Kantlinjer 4. Välj Linjefärg och Linjeformat långt ner i listan 5. Med Rita kantlinje kan du snabbt rita enstaka kantlinjer 6. Rita kantlinjerutnät lägger kantlinjer runt alla celler du drar en ram runt och markerar 7. Alternativet Fler kantlinjer längst när öppnar dialogrutan Formatera celler Fyllningsfärg För att vill fylla en cell eller ett markerat område med färg klickar du på listpilen vid knappen Fyllningsfärg och väljer önskad färg. Senaste val ligger kvar i knappen. 32 Formatera celler - Cellformatmall Cellformatmall Med fördefinierade formatmallar för celler slipper du formatera celler i flera steg. Du kan använda de cellformat som redan finns eller skapa nya sådana. 1. Markera cellområdet 2. Menyfliken Start 3. Klicka på knappen Cellformat 4. Välj ett lämpligt cellformat. Du kan använda den dynamiska förhandsvisningen 5. Längst ner i fönstret finns möjlighet att skapa nya format eller lägga till format från en annan arbetsbok 33 Rader och kolumner - Infoga rader och kolumner Rader och kolumner I gruppen Celler på menyfliken Start finns alternativ för hantering av rader och kolumner. Valen är intuitiva. Det går ofta fortast att arbeta via snabbmenyn, därför beskrivs nedan. Infoga rader och kolumner Inga data går förlorade när du infogar rader och kolumner. Vissa formler kan bli felaktiga, så ta för vana att kontrollera eventuella formler när du lagt till rader och kolumner. 1. Markera bland rad/kolumnnamnen i kalkylen det antal rader/kolumner du vill infoga. 2. Högerklicka och välj Infoga i snabbmenyn. Nya rader infogas ovanför markeringen och nya kolumner infogas till vänster om markeringen. Ta bort rader och kolumner Även när du tar bort rader och kolumner kan formlerna bli felaktiga så kontrollera alltid dessa. 1. Markera de rader/kolumner du vill ta bort, tänk på att markera rad/kolumnnamn. 2. Högerklicka och välj Ta bort i snabbmenyn. Dölja/visa rader och kolumner Ibland kanske du inte behöver se samtliga rader/kolumner i din kalkyl. Du kan då dölja önskade rader och kolumner antingen för att få en bättre överblick eller för att det finns beräkningar i raderna/kolumnerna som är ointressanta för slutresultatet. Dölj rader/kolumner: 1. Markera de rader/kolumner som ska döljas. 2. Högerklicka och välj Dölj i snabbmenyn. När du granskar rad/kolumnrubriker kan du konstatera att radnummer/kolumnbokstäver är dolda genom att en del radnummer/kolumnbokstäver saknas. Visa rader/kolumner 1. Markera rader/kolumner på båda sidor om dold data. Tänk på att göra en sammanhängande markering, dra gärna med musen över rad/kolumnrubriker. 2. Högerklicka och välj Ta fram i snabbmenyn 34 Rader och kolumner - Infoga/ta bort celler Infoga/ta bort celler 1. Markera det område där du vill lägga till/ta bort celler 2. Högerklicka och välj Infoga/Ta bort i snabbmenyn 3. Välj om de markerade cellerna skall flyttas nedåt eller åt höger vid infogning och uppåt eller åt vänster vid borttagning. Låsa rubriker (fönsterrutor) När du har en tabell som är större än en skärmsida döljs rubrikerna när du bläddrar nedåt i kalkylen. Då kan du låsa rubrikerna, så de ligger kvar på skärmen vid bläddring. Detta låser inte rubriker vid utskrifter. Läs på sidan 48 hur du får rubriker på varje sida vid utskrift. 1. Menyfliken Visa 2. Knappen Lås fönsterrutor 3. Om du vill låsa både rad- och kolumnrubriker placerar du markören under de rader, och till höger om de kolumner, som ska låsas. 4. Välj Lås fönsterrutor Lås upp fönsterrutor Om låsningen inte blev den du tänkt dig eller om du av annan anledning vill ta bort låsning av rubriker klickar du på Lås upp fönsterrutor som då finns tillgängligt. 35 Skydda celler - Låsa rubriker (fönsterrutor) Skydda celler För att förhindra att du eller andra av misstag skriver över eller raderar värdefulla uppgifter, kan du koppla ett skydd på de celler som inte ska kunna ändras. Det sker i två steg. Alla celler är i princip låsta, men skyddet kopplas inte på förrän du väljer att skydda bladet. Du måste först låsa upp de celler, som ska kunna ändras, se nästa sida. Skydda kalkylblad 1. Menyfliken Granska 2. Klicka på knappen Skydda blad 3. Som standard är två kryssrutor markerade, men det finns många möjligheter att låta användare ändra på kalkylbladet 4. Du kan lägga på ett lösenord, som du måste komma ihåg för att kunna häva skyddet. Fundera på om det räcker att lägga på ett skydd mot oavsiktliga misstag. Skydda arbetsbok 1. Menyfliken Granska 2. Klicka på knappen Skydda arbetsbok Här kan du skydda arbetsbokens struktur och fönster. Då kan du inte ta bort, flytta, dölja, ta fram eller ändra namn på bladen och inte infoga nya blad. När du skyddar fönstren kan du inte flytta, ändra storlek, dölja, ta fram eller stänga fönstren. 36 Skydda celler - Låsa rubriker (fönsterrutor) Låsa upp celler 1. Markera de celler som ska kunna ändras. 2. Högerklicka och välj Formatera celler. 3. Fliken Skydd 4. Ta bort bocken i rutan Låst. 5. Klicka OK. Du märker ingen skillnad när du kommer tillbaka till kalkylbladet. Det kan verka bakvänt att först låsa upp de celler som får ändras, innan du låser hela dokumentet. Celler som får ändras brukar dock vara mer lättöverskådliga än de som inte får ändras. 37 Arbetsbladhantering - Bladflikar Arbetsbladhantering Bladflikar Standard i en ny arbetsbok är tre bladflikar med namnen Blad1, Blad2 och Blad3. Texten på aktuell bladflik är fetstilt och visas med vit bakgrund. Mellan bladflikarna och rullningslisten finns en avgränsare. Dra i denna om du vill se fler bladflikar. Förflyttning mellan kalkylblad Använd bläddringsknapparna nere till vänster på arbetsytan för att förflytta dig mellan kalkylblad. Om du har många flikar och inte ser dem, kan du snabbt växla mellan flikarna genom att högerklicka på bläddringspilarna och välja önskad flik. Använda tangentbordet Förflytta dig mellan kalkylbladen med tangenterna Ctrl + Page down/Page up Döpa om blad i arbetsboken 1. Högerklicka på bladnamnet 2. Välj Byt namn i snabbmenyn 3. Skriv det nya namnet och bekräfta med Enter. Byta färg på bladflikarna Du kan förtydliga vilka flikar som har ett sammanhang eller tvärtom särskilja flikar genom att lägga till färg på dem. 1. Högerklicka på bladnamnet 2. Välj Flikfärg i snabbmenyn 3. Välj önskad färg 38 Arbetsbladhantering - Infoga kalkylblad Infoga kalkylblad Klicka på knappen Infoga kalkylblad längst till höger bland befintliga kalkylblad. Flytta blad Klicka på bladfliken, håll ner vänster musknapp och dra till önskad position. Kopiera blad 1. Tryck på tangenten Ctrl 2. Klicka på bladfliken, håll ner vänster musknapp och dra till önskad position. Ett plustecken visas på det lilla bladet. 3. Släpp musknappen först och därefter Ctrl Ta bort blad ur arbetsboken 1. Högerklicka på bladnamnet 2. Välj Ta bort i snabbmenyn OBS‼ du får ingen varning och du kan inte använda funktionen Ångra, om du felaktigt tagit bort blad. Gruppera blad Om du skapar en grupp av blad, markerar flera blad, kan du skriva in data på ett av bladen. Dessa uppgifter kommer då att infogas på alla blad i gruppen. Det fungerar som förr i tiden när man lade in kalkerpapper för att kopiera text mellan olika papper. Markera sammanhängande grupp av blad 1. Klicka på den första bladfliken som ska ingå i markeringen 2. Håll ner tangenten Shift och klicka på den sista bladfliken som ska ingå i markeringen. Markera icke sammanhängande grupp av blad 1. Klicka på den första bladfliken som ska ingå i markeringen 2. Håll ner tangenten Ctrl och klicka på övriga bladflikar som ska ingå i markeringen. Ta bort gruppering Klicka på en bladflik som inte är fetstilt. 39 Arbetsbladhantering - Länkning Länkning Med länkning menas en koppling av cellinnehåll mellan olika kalkylblad. Om du ändrar originalvärdena uppdateras automatiskt de länkade värdena. En länkad formel hänvisar till ett cellområde i ett annat blad eller fil. Bladnamnet och celladressen åtskiljs med ett utropstecken. Om bladflikens namn innehåller ett mellanslag omges fliknamnet med apostrofer. =Bildhantering!F1 Formeln hänvisar till cellen F1 på bladet Bildhantering =SUMMA(Bildhantering!F1:J1) Funktionen Summa hänvisar till området F1:J1 på bladet Bildhantering Enkel cellreferens 1. Skriv ett likhetstecken i den cell där du vill visa informationen. 2. Växla till det kalkylblad där du vill hämta data från och klicka i cellen med informationen. 3. Tryck Enter Formler i tredimensionella kalkyler Om du har ett antal kalkyler ordnade på exakt samma sätt på respektive blad kan du summera kalkylerna på ett sammanställningsblad. 1. Markera cellen för totalsumma på sammanställningsbladet och tryck på Σ-knappen. 2. En summaformel utan cellreferenser visas =SUMMA() 3. Klicka på den första bladfliken som ska ingå i markeringen. 4. Markera cellen som ska ingå i summeringen 5. Håll ner tangenten Shift och klicka på den sista bladfliken som ska ingå i markeringen. 6. Nu är ”samma” celler på de olika bladen markerade. Formeln är färdig. =SUMMA(Januari:April!D1). I exemplet summeras Januari!D1, Februari!D1, Mars!D1 och April!D1. 7. Tryck på Enter 40 Arbetsbladhantering - Söka och ersätta Söka och ersätta Om du har ett stort kalkylblad kan du vilja hitta till exempel ett värde eller en text. 1. Menyfliken Start 2. Knappen Sök och markera längst till höger 3. Välj Sök eller Ersätt 4. Klicka på knappen Alternativ för att få utökade möjligheter att söka 5. Här kan du exempelvis skriva in en text, söka ett format eller en formel. Du kan välja Sök alla och välja Arbetsbok, så får du fram alla träffar i hela arbetsboken Det händer att du vill ersätta exempelvis en text eller ett värde. En praktisk användning är när decimalavgränsaren angetts med punkt istället för kommatecken. Då kan du ersätta punkten med ett kommatecken. Välj Ersätt och skriv in vad programmet ska söka efter och ersätta. Bestäm om du vill Ersätta alla, eller Ersätta en i taget. 41 Arbetsbladhantering - Söka och ersätta Tips! Om du ofta söker i Excel är kortkommandot Ctrl + B mycket användbart. 42 Funktioner - Autoberäkna Funktioner Argument kallas de värden eller uppgifter som funktionen behöver för att kunna utföras. För att separera argument används semikolon (;) i svensk version av Excel. Kolon : separerar intervall Semikolon ; separerar argument Exempel =SUMMA(A4) Summan av cellen A4 =SUMMA(B4:B10) Summan av cellerna B4 till och med B10 =SUMMA(B4;B10) Summan av cellerna B4 och B10 =SUMMA(A4;B4:B10) Summan av cell A4 samt B4 till och med B10 Autoberäkna 1. Du kan snabbt använda vissa funktioner genom att först markera data. 2. Nu visas Medel, Antal (antal markerade celler) och Summa i statusraden 3. Genom att högerklicka i statusraden kan du lägga till visning av Numeriskt antal (ignorerar celler med text), Min och Max 43 Funktioner - Infoga funktion Infoga funktion När du vill använda en inbyggd funktion börjar du med att markera cellen där du vill ha resultatet av formeln. Du kan infoga de inbyggda funktionerna på flera olika sätt. Alternativ 1 – Infoga funktion Klicka på knappen Infoga funktion till vänster om formelfältet. Du når alternativet på alla menyflikarna. Alternativ 2 – Menyfliken Formler Menyfliken Formler och välj önskad kategori och därefter funktion Alternativ 3 – Menyfliken Formler och knappen Infoga funktion 1. Menyfliken Formler 2. Knappen Infoga funktion I de första alternativen når du steg 1 nedan. I alternativ 3 hoppar direkt till steg 4. 1. Välj kategori. Senast använda visar funktioner som du har använt nyligen. Du kan även söka efter en funktion genom att skriva en kort beskrivning av det du vill göra. 44 Funktioner - Infoga funktion 2. Bläddra fram önskad funktion i listan Välj en funktion och läs beskrivningen längst ner i dialogrutan. I början är det ovant att läsa den informationen, men den är mycket matnyttig. Tips! Hjälp Du kan få hjälp med den valda funktionen om du klickar på frågetecknet nere till vänster i dialogrutan. 3. Klicka OK 4. Nu gissar Excel vilket cellområde du vill använda funktionen i. Resultatet visas längst ner i dialogrutan. 5. Ifall cellområdet inte överensstämmer med dina önskemål, markerar du aktuellt cellområde genom att dra med musen över detta. 6. Om dialogrutan är i vägen kan du förminska den genom att klicka på knappen Förminska. Klicka på knappen igen för att återställa dialogrutan, eller tryck på tangenten Enter. 7. Tryck på tangenten Tabb om du vill lägga in fler argument 8. Klicka på knappen OK eller tangenten Enter när du är klar med funktionen. Alternativ 4 – Autoavsluta funktioner När du skriver ett likhetstecken följt av en eller flera bokstäver föreslår Excel en funktion. Dubbelklicka på önskad funktion eller bläddra med piltangenten till vald funktion är blåmarkerad och tryck därefter på Tab-tangenten. Sedan kan du bygga klart din funktion. 45 Funktioner - Statistikfunktioner Statistikfunktioner Excel tillhandahåller ett stort antal statistiska funktioner. De vanligaste är: MEDEL Räknar medelvärde MAX Räknar ut högsta värde MIN Räknar ut lägsta värdet ANTAL Räknar tal ANTALV Räknar icke tomma celler Logiska funktioner Med de logiska funktionerna kan du utföra tester i kalkylen och få formler att ”ändra beteende” beroende på angivna villkor. Logiska operatorer = Lika med > Större än < Mindre än >= Större än eller lika med <= Mindre än eller lika med <> Skilt från, ej lika med OM-funktionen Funktionen OM är mycket användbar, dels i sig själv och dels kan den kombineras med andra funktioner. Med om-funktionen kan du ställa ett villkor (en fråga eller ett påstående) och få olika svar beroende på om villkoret är uppfyllt eller ej (om villkoret är sant eller falskt). =OM(logisk_test;om_sant;om_falskt) Det första argumentet ska utgöras av ett villkor, till exempel A4>75, B2<= 8. Det andra argumentet anger vad som ska hända om villkoret är uppfyllt och det tredje vad som händer om villkoret inte är uppfyllt. När du skriver funktionen själv i en cell visas funktionsargumenten som ett skärmtips. 46 Utskrift - Utskriftsformat Utskrift Innan du skriver ut en kalkyl i Excel behöver du göra inställningar för exempelvis stående eller liggande format, sidbrytningar eller marginaler. I Excel 2010 kan du visa kalkylbladet i arbetsläget Sidlayout för att få en bra översikt. Klicka på knappen Sidlayout i statusraden. Statusraden I statusraden visas hur många sidor kalkylen består av. Det räcker att du råkat skriva en siffra eller lägga en kantlinje långt utanför din tänkta kalkyl så blir det många sidor. Ta för vana att alltid kontrollera antalet sidor! Utskriftsformat Under menyfliken Sidlayout finns många alternativ som tidigare var dolda långt ner i menyer. Idag är de ganska självinstruerande. Marginaler och Sidorientering Du kan ställa in marginaler och skifta mellan stående och liggande format Brytningar Genom att klicka på knappen Brytningar infogas en sidbrytning ovanför och till vänster om den markerade cellen. Det kan vara enklare att infoga en sidbrytning via Förhandsgranska sidbrytningar, läs mer på sidan 50. 47 Utskrift - Utskriftsformat Utskriftsrubriker När du har en stor kalkyl som sträcker sig över flera sidor vid utskrift, kan Excel visa rubriker på varje sida vid utskriften, oberoende av antal sidor. När du klickar på knappen Utskriftsrubriker öppnas dialogrutan Utskriftsformat 1. Klicka i fältet Rader överst och markera i kalkylen de rader du vill visa på samtliga sidor vid utskrift. Det räcker att du klickar i en cell i raden du vill visa. 2. Klicka i fältet Kolumner till vänster och markera de kolumner du vill visa vid utskrift. Det räcker att du klickar i en cell i kolumnen. 3. Klicka OK 48 Utskrift - Utskriftsformat Skala En liten kalkyl kan du förstora med hjälp av Skala så att den inte ligger som en liten ruta uppe i vänstra hörnet på papperet vid utskrift. När du klickar på Anpassa öppnas dialogrutan Utskriftsformat Om du har en kalkyl som nästan ryms på en sida, en kolumn placeras på sidan två, är Passa ett utmärkt hjälpmedel. Bestäm hur många sidor kalkylen ska rymmas på och Excel ställer in förminskningsgraden. Du kan inte förstora en kalkyl med hjälp av verktyget Passa. Stödlinjer samt Rad- och kolumnrubriker När du vill använda ett enkelt rutnät vid utskrift bockar du för Stödlinjer, Skriv Ut. Om du bockar för Rubriker, Skriv ut visas kolumnbokstäver och radnummer på utskriften 49 Utskrift - Sidhuvud och sidfot Förhandsgranska sidbrytningar När du förhandsgranskar sidbrytningar kan du flytta dessa för att dela in kalkylbladet i lämpliga avsnitt 1. Menyfliken Visa 2. Knappen Förhandsgranska sidbrytningar 3. Håll muspekaren över de vågräta och lodräta streckade blå linjerna. När dubbelpilen visas drar du sidbrytningen enligt egna önskemål. 4. Nu visas sidbrytningen som en heldragen blå linje. Ju mer text som finns på varje sida, desto mindre blir texten vid utskrift. Sidhuvud och sidfot 1. Menyfliken Infoga 2. Klicka på knappen Sidhuvud/Sidfot Menyfliken Verktyg för sidhuvud och sidfot visas och Excel växlar över till visningsläget Sidlayout. Här kan du skriva egen text samt infoga koder för exempelvis sidnummer och datum. Koden för sidnumrering är &[Sida] och den visas i sidhuvud/sidfotsläge. Så fort du klickar i själva kalkylen visas resultatet av koden. Vid kombination av text och kod måste du trycka mellanslag. Enklaste sättet att redigera innehållet är att klicka på sidhuvudet respektive sidfoten i visningsläget Sidlayout. 50 Utskrift - Skriva ut Skriva ut För att skriva ut gör du så här: 1. Menyfliken Arkiv 2. Välj Skriv ut 3. Här kan du välja skrivare, vilka sidor du vill skriva ut och eventuellt flera kopior. 4. Genom att klicka på Utskriftsformat längst ner i mitten kan du göra ytterligare justeringar av sidlayouten. 5. Med knapparna Föregående sida och Nästa sida kan du bläddra mellan bladen. Om kalkylen ryms på en sida är knapparna nedtonade. 6. Om du har markerat ett cellområde kan du välja att skriva ut markeringen. Tips! För att snabbt komma till Skriv ut kan du använda kortkommandot Ctrl + P (står för Print) 51 Diagram - Skapa diagram Diagram En av fördelarna med ett kalkylprogram är möjligheten att kunna presentera kalkyler grafiskt. De inbyggda diagramtyperna gör det möjligt för dig att skapa många skilda diagram för att hantera olika sorters information. Om dessa inte är tillräckliga för dina behov kan du skapa egna diagramformat. När du uppdaterar källdata med nya siffror uppdateras diagrammet automatiskt. Skapa standarddiagram Om du snabbt vill skapa ett standarddiagram på ett eget blad, markerar du diagramunderlaget och trycker på funktionstangenten F11. Skapa diagram 1. Markera området av data som ska visas i diagrammet. 2. Menyfliken Infoga 3. Sju huvudgrupper visas med beskrivande bilder. Klicka på listpilen till respektive knapp för att visa diagramtyperna. 4. När du för musen över ett diagram får du ytterligare information om användningsområde 52 Diagram - Markera och flytta ett inbäddat diagram 5. Klicka på ett diagram så skapas det automatiskt 6. Längst ner kan du välja Alla diagramtyper Markera och flytta ett inbäddat diagram 1. Klicka på diagrammet för att markera det. 2. För att flytta diagrammet pekar du på den vita bakgrunden. Muspekaren ändrar utseende till en ”fyrpil”. Håll ner vänster musknapp och dra diagrammet till önskad position. 3. För att ändra storlek pekar du på en hörna eller mitt på ramen där det visas fyra prickar. Muspekaren ändrar utseende till en dubbelpil. 4. Håll ner vänster musknapp och ändra till önskad storlek. Radera inbäddat diagram 1. Markera diagrammet 2. Tryck på tangenten Delete. Diagramverktyg När diagrammet är markerat visas menyfliken Diagramverktyg, som i sin tur har tre underflikar, Design, Layout och Format. Diagramfunktionerna är ofta självinstruerande. Kom också ihåg möjligheten att använda höger musknapp på önskad del av diagrammet för att utföra redigeringar. 53 Diagram - Menyfliken Design Menyfliken Design Ändra diagramtyp 1. Knappen Ändra diagramtyp 2. Välj diagram och klicka OK Växla rad/kolumn Dataserierna visas i rader och kolumner. Testa båda varianterna för att se vilket som passar ditt syfte bäst. 1. Knappen Växla rad/kolumn 2. Knappen Markera data ger möjlighet till ytterligare inställningar Snabblayout Med Snabblayout får du tillgång till fördefinierade utseenden. Testa dem gärna, men det är inte helt enkelt att se hur diagrammet blir. Diagramformat Testa dig fram till ett format som förtydligar dina siffror. Flytta diagram När du har ett inbäddat diagram och vill lägga det på ett eget blad klickar du på knappen Flytta diagram. Använd samma knapp om du vill flytta ett diagram på eget blad och göra det till ett inbäddat. 54 Diagram - Menyfliken Layout Menyfliken Layout På menyfliken Layout kan du exempelvis redigera Diagramrubrik, Förklaringsruta och Stödlinjer. Etiketter Klicka på knapparna för Diagramrubrik, Axeletiketter, Förklaring, Dataetiketter samt Datatabell och gör önskade inställningar. Axlar Du har möjlighet att redigera både den lodräta och den vågräta axeln. I exemplet till höger vill du kanske att månaden Januari ska visas längst till vänster och att värdeskalan börjar vid 10 000 Börja med att klicka på knappen Axlar 55 Diagram - Menyfliken Layout Lodrät axel 1. Välj Primär lodrät axel 2. Fler alternativ 3. Markera Fast och skriv in 10 000 4. Experimentera gärna med övriga val 5. Knappen Stäng Vågrät axel 1. Välj Primär vågrät axel 2. Fler alternativ… 3. Markera Vid skalstreck under Placera axel 4. Knappen Stäng 56 Diagram - Menyfliken Format Stödlinjer Förtydliga stödlinjer i diagrammet eller lägg till stödlinjer för delskala genom att klicka på knappen Stödlinjer Menyfliken Format När du markerar olika diagramelement kan du formatera dessa på menyfliken Format. Knapparna är självinstruerande. Om du väljer knappen Formatera markering öppnas en dialogruta där du kan ställa in detaljer. 57 Diagram - Lägga till och ta bort dataserier Lägga till och ta bort dataserier När serierna utökas kan du enkelt lägga till de nya serierna till diagrammet. Alternativ 1 1. Klicka på diagrammets rityta. 2. Lägg märke till att värden i tabellen ramas in i olika färger vilka hänvisar till värden i diagrammet. 3. Placera muspekaren längst ner till höger i den ursprungliga tabellen, en dubbelpil visas. 4. Dra muspekaren åt höger så att de nya serierna blir markerade. Då uppdateras diagrammet automatiskt. Alternativ 2 1. Markera i kalkylbladet den information som ska läggas till. 2. Kopiera 3. Markera diagrammet och Klistra in Alternativ 3 Formatera kalkylen som en tabell, läs mer på sidan 69. Då läggs nya serier i direkt anslutning till kalkylen till automatiskt. 58 Diagram - Lägga till och ta bort dataserier Markera dataserie eller datapunkt Om du klickar på en stapel blir samtliga staplar med samma mönster markerade. Om du vill framhäva en enskild stapel gör du så här: 1. Klicka på en stapel, hela serien markeras 2. Klicka en gång till på stapeln, nu markeras endast aktuell stapel 3. Högerklicka och välj Formatera datapunkt Markera cirkeldiagram eller segment Framhäva datapunkt 1. Markera diagrammet genom att klicka på detta. 2. Klicka en gång till på en sektor. Nu blir bara denna markerad 3. Håll ner och dra ut sektorn för att framhäva den. Ändra storlek på cirkeldiagram Ibland blir ”tårtan” alltför liten för syftet. Det är svårt i början att lyckas markera rätt objekt för att ändra storlek på hela cirkeldiagrammet. 1. Klicka på ritytan. Du hittar den genom att hålla muspekaren still över olika objekt. Ritytan visas strax utanför själva cirkeln. 2. När ramen visas, syns samtidigt storlekshandtagen. 3. Dra i ett av handtagen för att ändra storlek. 59 Diagram - Skriva ut diagram Skriva ut diagram Utskrift av diagram sker i stort sett på samma sätt som för kalkylblad. 1. Markera diagrammet 2. Menyfliken Arkiv, välj Skriv ut 3. Fliken Diagram 4. Nu är det förinställt med Skriv ut markerat diagram Miniatyrdiagram Miniatyrdiagram är en ny funktion i Excel 2010 som visualiserar trender i små diagram i direkt anslutning till kalkylen. 1. Markera cell eller celler där du vill ha miniatyrdiagram 2. Menyfliken Infoga 3. Välj någon av diagramtyperna Linje, Kolumn eller Vinst/Förlust i gruppen Miniatyrdiagram 4. Välj Dataområde 5. Kontrollera eventuellt att Platsintervall stämmer 6. Klicka OK 7. Diagrammen kan precis som andra objekt formateras och du kan byta till ett annat diagramformat Menyfliken Verktyg för miniatyrdiagram är tillgänglig när du klickar på det lilla diagrammet. 60 Databas - Skapa databas Databas I Excel kan du hantera databaser, eller listor. Du kan till exempel skapa telefonlistor, adressregister, produktlistor och försäljningsstatistik. Fältnamn Post Fält Fältnamn Rubriken för ett fält Fält Kategori av uppgifter, till exempel Efternamn, Förnamn Post All information om ett objekt, till exempel alla uppgifter om Fredrik Fransson i Falkenberg Skapa databas En databas skapas i ett vanligt kalkylblad. Av praktiska skäl placeras den ofta längst upp till vänster. Det finns vissa riktlinjer du behöver tänka på. Flera av dem är tämligen självklara. Storlek och plats Lämna minst en tom kolumn och en tom rad mellan listan och andra data i kalkylbladet. Lagra inga viktiga data till vänster eller till höger om listan Fördela gärna listorna så att du har en på varje blad Etiketter, rubriker Lägg kolumnetiketterna på listans första rad Formatera gärna etiketterna, till exempel med fetstil, annan färg eller med färgade celler Inga tomma rader mellan rubriker och data. Excel förstår nämligen inte att etiketter och data då hör ihop. Använd istället linjer eller öka radavståndet. Innehåll Varje kolumn ska innehålla samma slags information. Du har till exempel en kolumn för förnamn och en annan kolumn för efternamn. 61 Databas - Skapa databas Använd samma format för alla celler i en kolumn, det vill säga blanda inte datum med valutaformat. Ha inga tomma rader eller kolumner i listan. Då tror Excel att det är två listor. Dubbletter När du har skrivit in identiska poster har du möjlighet att radera dubbletten. Tänk på att posten försvinner permanent! Du kan snabbt få en översikt över dubbletter genom att använda villkorsstyrd formatering, se sidan 28. 1. Menyfliken Data 2. Knappen Ta bort dubbletter 3. I dialogrutan bestämmer du om alla kolumnerna är jämbördiga eller om det är i en viss kolumn det inte får finnas dubbletter, till exempel ett artikelnummer. 4. Klicka Ok 5. Godkänn meddelandet i dialogrutan 62 Databas - Sortera databas Sortera databas Du kan sortera din lista på olika sätt. Om du sorterar efter en kolumn, som innehåller en eller flera tomma celler, placeras de tomma cellerna alltid sist i den sorterade listan. I Excel 2010 kan du även sortera efter Cellfärg, Teckenfärg eller Cellikon. Sortera efter en kolumn 1. Markera en cell i den kolumn du vill sortera efter. 2. Menyfliken Start 3. Knappen Sortera och filtrera 4. Sortera från A till Ö eller från Ö till A På menyfliken Data finns också sorteringsknapparna 63 Databas - Sortera databas Sortera efter flera kolumner I Excel 2010 kan du sortera efter så många kolumner du önskar, det är inte begränsat till tre kolumner. 1. Markera valfri cell i listan. Du behöver inte markera hela listan. 2. Menyfliken Start 3. Knappen Sortera och filtrera. 4. Välj Anpassad sortering. Hela listan är nu markerad. 5. Om du har formaterat etiketterna känner Excel av att listan har rubriker och du hittar rubrikerna i sorteringsalternativen. 6. Knappen Lägg till nivå för ytterligare sorteringar 7. Klicka OK 8. Välj eventuellt att sortera efter Cellfärg, Teckenfärg eller Cellikon 64 Databas - Filtrera listor Filtrera listor Med funktionen filter kan du snabbt hämta fram vissa delar av en lista. Du döljer data du inte är intresserad av för tillfället. Autofilter är kraftigt utbyggt i Excel 2010. Om du skapar en tabell av din lista läggs pilar för Autofilter till automatiskt, läs mer om tabellhantering på sid 69. 1. Markera valfri cell i listan 2. Menyfliken Data 3. Knappen Filter 4. Nu visas listpilar vid varje rubrik. Genomföra filtrering 1. Klicka på en av listpilarna ta bort bocken i Markera allt 2. Markera önskade filtervillkor. 3. Klicka OK 4. När listan är filtrerad visas aktuella radnummer i blått, filtersymbolen visar en liten tratt och i statusraden visas hur många rader som uppfyller filtervillkoren. 65 Databas - Filtrera listor Färgfilter Om du har använt cellfärg i cellerna kan du filtrera fram en enstaka färg Textfilter och Talfilter Filtervillkoren ser delvis olika ut beroende på om du har text eller tal i cellerna. Längst ner i båda listorna finns Anpassat autofilter. Textfilter Talfilter Exempel på filtreringar Jämförelseoperator Post är lika med Haga är ej lika med Haga Innehåller Haga är större än 200 Hittar tal som är större än 200 är större än eller lika med 200 Hittar även talet 200 66 Resultat Hittar poster som exakt innehåller namnet Haga. Versaler eller ej saknar betydelse. Hittar alla poster som inte innehåller namnet Haga Hittar t ex Haga, Solhaga, Västhaga, Södra Haga Databas - Filtrera listor 10 högsta… Standard är att de tio högsta värdena visas, men du kan välja att visa de lägsta värdena istället. Det finns möjlighet att visa procent istället för element. Du kan även ange hur många poster du vill visa. Tomma celler Om listan innehåller tomma celler kan du välja att visa dessa, annars finns inte detta val. Datum Om kolumnen innehåller datum grupperas dessa automtiskt. Sedan kan du göra önskade urval genom att expandera årtalen och bocka i eller ur rutorna. 67 Databas - Filtrera listor Anpassat autofilter Med hjälp av ett anpassat autofilter kan du ange filter som gäller för ett visst intervall, till exempel visa elever som har mellan 20 och 30 poäng på ett prov. Du kan även visa personer som bor antingen i Kumla eller i Hallsberg. Du kan välja att dölja personer bosatta i Stockholm. Flera av valen finns nu tillgängliga direkt under Talfilter respektive Textfilter. Det finns ett stort urval av jämförelseoperatorer. Här behövs lite övning, för att få fram önskat resultat. I rutan till höger skriver du in villkoret, eller klickar på listpilen för att välja. och/eller När du har två villkor är standard att båda villkoren ska vara uppfyllda samtidigt, och-villkor. Du kan byta till eller-villkor när det räcker att något av villkoren ska vara uppfyllda. Avaktivera Autofilter 1. Menyfliken Data 2. Klicka på knappen Filter. Bocken tas bort framför ordet Autofilter och filterpilarna försvinner i listan. 68 Databas - Tabellhantering – listhantering Tabellhantering – listhantering I Excel 2010 har du möjlighet att skapa en tabell. Det underlättar listhanteringen. Skapa tabell 1. Klicka i en cell i det som ska bli din tabell 2. Menyfliken Start 3. Knappen Formatera som tabell 4. Välj ett format. (Det är lätt att ändra format i efterhand) 5. Kontrollera att cellområdet är det du har tänkt dig 6. Excel känner i allmänhet av om listan har rubriker 7. Klicka OK 69 Databas - Tabellhantering – listhantering Summering och andra funktioner Menyfliken Tabellverktyg finns tillgänglig när det finns en tabell på kalkylbladet. Klicka på menyfliken om den inte är aktiv. 1. Klicka i en cell i tabellen 2. Markera Summarad 3. Excel summerar automatiskt sista kolumnen. 4. Du kan välja andra funktioner under listpilen 5. Räkna samman andra kolumner genom att markera en cell i summaraden, klicka på listpilen och välj funktion Obs! Funktionerna räknar endast med synliga celler. När du filtrerar listan räknas inte de dolda cellerna vid exempelvis totalsumman eller totalmedelvärdet. Expandera listan När du lägger till rader och kolumner i direkt anslutning till tabellen expanderar listan automatiskt, formatering och formler följer med. Om du vill lägga till rader och kolumner i förväg använda den lilla symbolen som visas längst ner till höger i sista cellen tabellen. För muspekaren över symbolen När dubbelpilen visas kan du dra neråt och åt höger. 70 Databas - Tabellhantering – listhantering Markera rader och kolumner Det tillkommer fler markeringstekniker i en lista. När du vill markera en rad placerar du musmarkören längst till vänster i första cellen i raden. Muspekaren ändrar utseende till en pil och när du klickar markeras raden. På motsvarande sätt kan du markera en kolumn. Placera muspekaren i kolumnetiketten och klicka när pilen visas. För att markera hela tabellen för du muspekaren till översta vänstra hörnet. När en pil som pekar snett ned åt höger visas kan du klicka. Tabellnamn Tabellen får automatiskt ett namn med ett löpnummer. När du ska använda tabellen i formler är det bra att ge den ett särskiljande namn. Ta bort tabellområde 1. Menyfliken Tabellverktyg 2. Klicka på knappen Konvertera till område 3. Svara Ja på frågan om du vill konvertera tabellen till ett normalt område 71 Återskapa filer - Problem med programmet Återskapa filer När Excel har hängt sig eller om du glömmer att spara filer finns det en del möjligheter att rädda arbetsböckerna. Det osparade arbetet finns kvar fyra dagar på datorn. Problem med programmet På bilden till höger visas ett exempel när Excel har hängt sig och programmet åter har öppnats. I steg 2 får du bestämma om du vill behålla filerna eller ta bort dem Återställ ej sparade arbetsböcker När du glömmer att spara filer kan du numera återställa dem på menyfliken Arkiv genom att klicka längst ner till höger, Återställ ej sparade arbetsböcker. Du får upp en lista och får prova dig fram till vilken arbetsbok som är intressant att återställa. En förutsättning är att du använder samma dator! Filerna lagras lokalt. När du har fått tag i rätt fil klickar du på Spara som i den gula listen. 72 Återskapa filer - Versioner Versioner När du har sparat din arbetsbok tidigare, men glömde att spara ändringarna du gjorde kan du återställa det senaste arbetet. Den här räddningsplankan förutsätter att ändringarna inte gjordes inom tio minuter före stängning av filen. Du måste även arbeta på samma dator som arbetet utfördes på. 1. Öppna arbetsboken 2. Menyfliken Arkiv 3. Alternativet Info i menyn till vänster 4. Knappen Hantera versioner 5. När du har fått tag i rätt fil klickar du på Återställ i den gula listen. 6. Svara Ja på frågan om att skriva över senast sparade versionen Inställningar för återskapning av dokument Standard är att filerna sparas för återskapning var 10:e minut. 1. Menyfliken Arkiv 2. Alternativ 3. Spara i menyn till vänster 4. Gör önskade inställningar 73 Återskapa filer - Inställningar för programmen Inställningar för programmen Det finns många inställningar för programmen, dessa är numera samlade på ett ställe. En del av anpassningarna slår igenom till alla Officeprogrammen 1. Fliken Arkiv 2. Välj Alternativ 3. Gör önskade anpassningar Den inringade i-knappen innehåller hjälptext. Håll musknappen över knappen så visas hjälptexten. Snabbstartfältet Allra längst upp till vänster finns snabbstartfältet. Där kan du lägga till kommandon du ofta använder. Förhandsgranska är en bra knapp att lägga till. 1. Klicka på pilen Anpassa verktygsfältet Snabbåtkomst 2. Markera alternativ i listan eller klicka på Fler kommandon 74 Återskapa filer - Inställningar för programmen 75 Index A absoluta referenser ...................................... 22 alt-tangenten.................................................. 3 anpassa talformat ........................................ 26 anpassat autofilter ....................................... 67 autoavsluta ..................................................... 8 autoberäkna ................................................. 42 autofilter ...................................................... 64 anpassat................................................... 67 autofyll ......................................................... 15 kopiera formler ........................................ 21 serier ........................................................ 15 autosumma .................................................. 21 D databas ........................................................ 60 skapa ....................................................... 60 dataserier .................................................... 57 decimaler ..................................................... 24 diagram ........................................................ 51 datapunkt................................................ 58 dataserie ................................................. 58 skriva ut .................................................. 59 diagramverktyg ............................................ 52 dubbletter.................................................... 61 E B ersätta ......................................................... 41 blad byta färg .................................................. 38 byta namn................................................ 38 flytta ........................................................ 39 gruppera .................................................. 39 infoga nytt ............................................... 39 kopiera ..................................................... 39 ta bort ...................................................... 39 bladflikar ...................................................... 38 bladfärg ........................................................ 38 bladnamn ..................................................... 38 bläddringsknappar ....................................... 38 bråktal .......................................................... 25 F C celler infoga ....................................................... 35 ta bort ...................................................... 35 cellformat ..................................................... 33 cellinnehåll ..................................................... 7 cirkeldiagram ................................................ 58 filter ............................................................. 64 flytta blad..................................................... 39 flytta celler ................................................... 17 formatera celler ........................................... 31 formatera text ............................................. 29 formatering.................................................. 24 formatering, villkorsstyrd ............................ 27 formler ......................................................... 20 kopiera .................................................... 21 funktion infoga ...................................................... 43 logisk ....................................................... 45 OM .......................................................... 45 statistik.................................................... 45 funktioner .................................................... 42 fyllningsfärg ................................................. 32 fönsterrutor ................................................. 35 förhandsgranska sidbrytningar .................... 49 G gruppera blad .............................................. 39 76 H N helskärm ......................................................... 4 hämta format ............................................... 19 namnlist ..........................................................1 nedtonade kommandon .................................3 normalläge ....................................................3 nåla fast filer .................................................13 I infoga celler.................................................. 35 infoga kalkylblad .......................................... 39 infoga kolumner ........................................... 34 infoga rader .................................................. 34 inklistringsalternativ..................................... 18 O J passa en sida ................................................48 PDF ...............................................................11 PDF/A............................................................11 prioritering räknesätt ...................................23 procentformat ..............................................24 justera text ................................................... 29 K kantlinjer ...................................................... 32 kolumnbredd ................................................ 31 kolumner dölja ......................................................... 34 infoga....................................................... 34 ta bort...................................................... 34 kommentarer ............................................... 19 kopiera blad ................................................. 39 kopiera celler ............................................... 17 kopiera cellformat ........................................ 19 L linjer ............................................................. 32 listhantering ........................................... 60, 68 logiska funktioner ........................................ 45 låsa rubriker ................................................. 35 länkning ........................................................ 40 M marginaler .................................................... 46 markera cell ............................................................. 5 cellområde................................................. 5 flera cellområden ...................................... 5 hela bladet................................................. 5 kolumner ................................................... 5 rader .......................................................... 5 stora områden ........................................... 6 markering ....................................................... 5 ta bort........................................................ 6 markörförflyttning ......................................... 7 menyflikar ...................................................... 2 miniatyrdiagram ........................................... 59 OM-funktionen .............................................45 P R radbryt text...................................................30 rader dölja .........................................................34 infoga .......................................................34 ta bort ......................................................34 radera ...........................................................14 allt ............................................................14 format ......................................................14 innehåll ....................................................14 radhöjd .........................................................31 ramar ............................................................32 redigera cellinnehåll .....................................14 redovisningsformat ......................................24 referenser absoluta ...................................................22 relativa .....................................................22 relativa referenser ........................................22 ribbon .............................................................2 rubriker vid utskrift.......................................47 rubriker, låsa.................................................35 77 S T sammanfoga celler ....................................... 30 serier ............................................................ 15 sidbrytning ................................................... 46 sidbrytningar, förhandsgranska ..................... 3 sidfot ............................................................ 49 sidhuvud ....................................................... 49 sidlayout ......................................................... 3 sidorientering ............................................... 46 skala ............................................................. 48 skalning ........................................................ 48 skriva tal ......................................................... 8 skriva text ....................................................... 8 skriva ut text ................................................. 50 skydda arbetsbok ......................................... 36 skydda celler................................................. 36 skydda kalkylblad ......................................... 36 skärmbild ........................................................ 1 snabbstartfältet ............................................ 73 sortera .......................................................... 62 spara ............................................................... 9 standarddiagram .......................................... 51 statistikfunktioner ........................................ 45 stänga ........................................................... 12 sökning ......................................................... 41 tabellhantering ............................................ 68 talformat ...................................................... 25 talformat, anpassa ....................................... 26 teckenfärg .................................................... 29 teckensnitt ................................................... 29 teckenstorlek ............................................... 29 tredimensionella kalkyler ............................ 40 tusentalsavgränsning ................................... 24 U utskrift ................................................... 46, 50 utskriftsformat ............................................. 46 utskriftsrubriker ........................................... 47 V,W valutaformat ................................................ 24 versioner ...................................................... 72 villkorsstyrd formatering ............................. 27 visningsläge ................................................... 3 vyer ................................................................ 3 Z zooma ............................................................ 4 Å ångra ............................................................ 14 återskapa filer .............................................. 71 återställa ej sparade arbetsböcker .............. 71 Ö öppna lagrat dokument ............................... 13 78
© Copyright 2024