1. No category

Finansiella regler inom
Horisont 2020
20 maj 2015
Jessica Umegård, Judit Wefer
Nationella kontaktpersoner (NCP)
VINNOVA
[email protected]
Agenda
• Översikt Horisont 2020
• Relevanta dokument
• Finansiella grunderna i Horisont 2020
• Tillåtna kostnader
• Personalkostnader
• Tredje part
• Praktisk hantering
Snabbfakta
• Statlig myndighet under
Näringsdepartementet
• Anslaget för forskning
och utveckling är ca 2,6
miljarder kronor 2014
• Nationell kontaktmyndighet för EU:s
ramprogram för forskning
och utveckling
• Ca 200 personer på
kontoren i Stockholm och
Bryssel
VINNOVAs EU-arbete
Nationell
kontaktmyndighet
Information &
Rådgivning
Statistik &
analys av
deltagandet
Policy &
expertis
EU:s FoI-program
- en viktig svensk finansieringskälla
Miljoner kr
4 914
Vetenskapsrådet
FP7
2 135
VINNOVA
2 049
1 311
Energimyndigheten
1 019
FORMAS
FORTE
Rymdstyrelsen
* Exklusive European Space Agency (ESA)
Bild 5
414
202
Jämförelseår 2012
Källa E-corda och SCB
Svenskt deltagande i EU-projekt
4 471
Svenska deltagare
1 697
miljoner € till SE
9
plats som andel av budget
Deltagande i FP7
1-99
100-499
23%
av beviljade ansökningar har
SE deltagande
FP7 = Sjunde ramprogrammet, EU 2007-2013
Bild 6
> 500
Topp 10 svenska
organisationer FP7
Deltagande
Koordinatorer
Beviljade
medel (€)
KAROLINSKA INSTITUTET
315
112
186 185 950
LUNDS UNIVERSITET
315
86
147 002 569
KUNGLIGA TEKNISKA HÖGSKOLAN
300
66
139 078 793
CHALMERS TEKNISKA HÖGSKOLA AKTIEBOLAG
262
49
124 039 660
UPPSALA UNIVERSITET
243
72
123 629 564
GÖTEBORGS UNIVERSITET
175
51
77 677 790
LINKÖPINGS UNIVERSITET
116
30
52 046 378
STOCKHOLMS UNIVERSITET
135
33
49 380 670
TOTALFÖRSVARETS FORSKNINGSINSTITUT, FOI
86
15
43 825 350
SVERIGES LANTBRUKSUNIVERSITET
93
15
24 203 720
Bild 8
Varför ett europeiskt program för
forskning och innovation?
Smart tillväxt
Hållbar tillväxt
Inkluderande
tillväxt
Bild 9
Horisont 2020 är annorlunda
• Ny struktur
• Koppla forskning och
innovation
• Utmaningsdrivet
• Fokus på samhällsutmaningar
• Förenklingar
2015-06-22
Bild 10
Horizon 2020
Three priorities
Exceptions
Excellent
science
Industrial
leadership
Societal
challenges
Projekttyper
• Forsknings- och innovationsprojekt (RIA)
• Innovationsprojekt (IA)
• Koordinerings- och stödinsatser (CSA)
• Förkommersiell upphandling, SMEinstrumentet, Marie Skłodowska Curie Actions,
Priser, ERA-Net COFUND etc.
Bild 13
Tidsramar för EU-projekt
Resultat från FP7 projekt
Pågående FP7 projekt
Möjlig FP7 revision
FP7: 2007-2013
2006
2007
Första FP7
utlysningarna
Bild 14
2008
2009
2010 2011
Första FP7
projekten
startar
2012
Horizon 2020: 2014-2020
2013
2014
2015 2016
Sista FP7 projekten
startar
2017
2018
2019
2020
Sista FP7 projekten
slutar
2021
Nyheter
• Papperslös hantering av
ansökan & projektrapportering
• Harmoniserat regelverk
• Ersättningsnivå i projekten lika
• Nya sätt att beräkna
personalkostnader
• Flexiblare regler för tredje parts
deltagande och konsulter
• Max 8 månader till kontrakt
Bild 15
Model Grant Agreement (MGA)
Horizon 2020 model Grant Agreement:
Specific models
ERC MGAs
MarieSklodowska
Curie MGAs
General
Model Grant
Agreement
Co-fund
MGAs
SME
instrument
MGAs
Chapter 1: General
• Single article: subject of the agreement
Chapter 2: Action
• Action, duration and budget
Chapter 3: Grant
• Amount, rates, eligible costs
Chapter 4: Rights and obligations
• To implement the action: resources, in-kind contributions, subcontracts
• Grant administration: reporting, payments, audits
• Background and results: access rights, protection of results, exploitation,
dissemination
• Others: gender equality, ethics, confidentiality
Chapter 5: Division of roles
• Roles and responsibilities, internal arrangements
Chapter 6: Rejection, reduction, penalties,
termination, etc
• Rejection, reduction, recovery and penalties
• Suspension and termination of the action
Chapter 7: Final provisions
• Accession, entry into force, amendments, applicable law
Annexes to the grant agreement
• Annex 1: Description of the action
• Annex 2: Estimated budget
• Annex 3: Accession Forms
• Annex 4: Financial statements
• Annex 5: Certificate on the financial statements
• Annex 6: Certificate on the methodology
• Annotated Model Grant Agreement
(AGA)
Exempel
Den förklarande texten till General Model Grant
Agreement. Förtydligar regelverket och innehåller
exempel.
Definition kostnader
Direkta kostnader:
Indirekta kostnader
• Kostnader som är
direkt knutna till
aktiviteter i projektet
• Kostnader som ej kan
knytas direkt till
projektet
Example: if a beneficiary always
charges a particular cost as an indirect
cost, it must do so also for Horizon
2020 actions, and should not charge it
as a direct cost.
Direkta kostnader
Maximum
reimbursem
ent rates
Research and
technological
development
activities (*)
Network of
excellence
50%
75% (**)
Collaborativ
e
project(****)
50%
75% (**)
Coordinatio
n and
support
action
Indirekta
kostnader
Demonstratio
n activities
Other
activities
100%
Ett projekt = en
ersättningsnivå
100%
50%
100%
(***)
60%
20%
Real
Simplified
En modell 25 %
Ersättningsnivå
- Research and Innovation Actions
100 + 25
Forskningsprojekt
Bild 25
Innovationsprojekt
Ersättningsnivå
- Innovation Actions
Icke vinstdrivande organisation
100 + 25
70 % x (100 + 25)
Forskningsprojekt
Bild 26
Innovationsprojekt
Finansiering FP7 / H2020
75/60 Ersättning
Dir.costs Indir.costs Tot.costs %EU EU contribution
100
60
160
75%
120
100/25 Ersättning
Dir.costs Indir.costs Tot.costs %EU EU contribution
100
25
125
100%
125
Tillåtna kostnader
Faktiska
Nödvändiga
Bokförda
Uppstått under
projekttiden
Budgeterade
Enligt
deltagarens
normala
redovisningsprinciper
Kostnadsslag
• Personalkostnader: löner inkl. LKP…
• Underleverantörer: konsulter, (inkl.
skatter och påslag).
• Andra direkta kostnader:
förbrukningsvaror, resor, logi,
avskrivningar…
• Tredje parts kostnader
Kostnadsformer
Actual costs
• Costs actually incurred, identifiable and
verifiable, recorded in the accounts, etc
• A fixed amount per unit determined by the Comm.
Unit costs
Flat rate
(e.g. SME owners, etc)
• For average personnel cost (based on the usual
accounting practices)
• A percentage to be calculated on the eligible
costs
• Example: Indirect costs = 25 % of Direct costs
Lump sum
• A global amount to cover one or several
categories of costs
• Example: Phase 1 of the SME instrument
Kostnadsslag och kostnadsformer
BUDGET CATEGORIES
FORMS OF COSTS
Actual costs
DIRECT COSTS
Personnel
Subcontracting
Financial
support to 3rd
parties



Other

SPECIFIC INDIRECT CATETORIES COSTS
OF COSTS


Yes for
Unit costs
Flat-rate
costs
Lump sum
costs
32
- Average personnel
costs
- SME owners &
natural persons
without a salary














Yes if foreseen by
Comm.
Decision

Yes if
foreseen by
Comm.
Decision
Budgettabellen
Estimated eligible* costs (per budget category)
B. Direct costs of
subcontracting
A. Direct personnel costs
Form of
costs****
[C. Direct
costs of
fin.
support]
D. Other direct costs
A.1 Personnel
A.4 SME owners without salary
D.1 Travel
A.2 Natural persons under direct
contract
A.5 Beneficiaries that are natural
persons without salary
D.2 Equipment
A.3 Seconded persons
D.3 Other goods and services
[A.6 Personnel for providing access to
research infrastructure]
D.4 Costs of large research
infrastructure
Actual
Unit
Unit
Actual
Actual
Actual
XX EUR/hour
(a)
Total (b)
No hours
Total (c)
(d)
(e)
(f)
Beneficiary 1
500.000
0
100
3.213
150.000
0
325.000
Beneficiary 2
0
300.000
0
0
0
0
125.000
Personalkostnader
Actual costs:
-
Timlön enligt GA
Unit costs:
- Genomsnittlig - timlön
enligt egna interna
rutiner
- Schablon - timlönen
definierad av KOM
Actual personnel costs: calculation - I
Actual Personnel Cost =
Hours worked for the project x Hourly rate
Hourly rate =
Annual personnel costs
Annual productive hours
 The hourly rate is to be calculated per financial year
 If the financial year is not closed at the time of reporting, the beneficiary
must use the last closed financial year available.
Disclaimer: Information not legally binding
Actual personnel costs: annual
productive hours
1720 hours
Individual annual
productive hours
Standard annual
productive hours
Formula: annual workable
hours + overtime - absences
According to the beneficiary's usual
accounting practices;
Minimum threshold: annual
productive hours ≥ 90 % of the
standard workable hours
Example:
When the financial year matches the
calendar year (most common case), i.e.
1st January – 31st December, the hourly
rate for the hours worked in 2014 will be
calculated using the personnel costs from
January to December 2014.
6. Actual personnel costs: calculation - II
Useofthelastclosedfinancialyear
01/10/2014
31/03/2016
Reporting period (example)
2014
2015
2016
Hourly rates of 2015 will also be used for these months
ADVANTAGES FOR THE BENEFICIARIES
 NO ADJUSTMENTS TO BE DECLARED IN THE NEXT PERIOD
 LEGAL CERTAINTY: NO DOUBTS ABOUT WHAT PERIOD AND WHAT DATA MUST BE USED FOR THE CALCULATION
 REMOVES ERRORS DUE TO INCORRECT CALCULATIONS FOR FRACTIONS OF A YEAR Disclaimer: Information not legally binding
Underlag
Tidredovisning
• Tidrapporter
• Deklaration för heltid i ett
projekt
Kontrakt
• Anställningskontrakt
• Bevis att man jobbar i
projektet
Andra kostnader (other costs)
• Resekostnader. Enligt deltagarens interna regler.
• Utrustning
- Avskrivningar. Under relevant period och omfattning
enligt deltagarens interna regler och internationella
regler.
- Inköp
- Hyra. Ej överstiga inköpskostnaden.
• Stor forskningsinfrastruktur. Ska stå i kontraktet som
egen kategori.
• Andra direkta kostnader och service
Article 23.3 H2020 Rules for Participation
• They [the participants] shall have the
appropriate resources as and when needed
for carrying out the action.
Tredje parter
Exempel
-
Underleverantörer
Kontrakt
Länkad tredje part
Bidrag från tredje part
Underleverantörer
Contracts
Subcontractors
• ”Goods, works and services”
• Ej beskrivna i Annex I
• Nödvändiga för
implementeringen
• Öppen, transperent process
• Ej intressekonflikt
• Tex förbrukningsvaror,
publikationskostnader,
revisorsintyg
• OH
•
•
•
•
•
•
•
MGA Art. 10, 6.2 D.3
Om nödvändiga för projektet
Begränsad del av budgeten
Beskrivna i Annex I
I budgeten i Annex II
Öppen, transperent process
Ej intressekonflikt
Kan godkännas även om ej i
Annex I
• Ej OH
MGA Art.13
Gör rätt vid inköp
Demonstrera tydligt “mest för pengarna”
vid alla inköp (Goods, works or services) och
subcontracting
- Någon form av upphandling behövs för detta –
tex. offert, tre erbjudande, marknadsundersökning
- Om ordentligt utfört accepterar KOM deltagarnas
standardförfarande
- Upphandlingsavtal som redan finns accepteras
normalt
- Man uppfyller inte kraven bara genom att nämna
utföraren i kontraktet
43
Tredje
part
”Contribution in kind free of charge or
against payment”
Ex utlånad personal, service, infrastruktur
Beskrivna i Annex 1, men skriver ej på
kontraktet
Kostnader kan godkännas i efterhand utan
en kontraktsändring
Kan bli granskade av KOM
Linked third party
• “Entities with a legal link”
• Måste vara identifierad i
GA, Annex 1,
men skriver ej på
• Samma regelverk för
kostnaderna som partnern
• Egen ekonomisk rapport
• Kan bli granskade av KOM
MGA Art. 14
Types of
third
parties
Linked third
party
Subcontractors
CHARACTERISTICS
Provides
Does work of
resources
the action
or services
YES
YES
NO
NO
Must be
What is
Indirect
indicated in
Selecting the third party
eligible?
costs
Annex 1
Costs
Price
YES
YES
Articles
YES
Must be affiliated
or have a legal link
Article 14
NO
Best value for
money, avoid
conflict of interest
Article 13
Third party
providing
in-kind
contributions
NO
YES
Costs
YES
YES
Not used to
circumvent the
rules
Contractors
NO
YES
Price
NO
YES
Best value for
money, avoid
conflict of interest
Article 10
YES
NO
According to the
conditions in Annex 1
Article 15
Financial
support to
third parties
Only if allowed in the call
The beneficiaries’ activity consists
in providing financial support to the
target population
Articles 11
and 12
Sammanfattning tillåtna kostnader
Personalkostnad
• 3 alternativ årliga produktiva timmar
• Stängt år
• Tidredovisning
Underleverantörer
• Typ av underleverantörer
• Upphandling
Andra direkta
kostnader
• Resor
• Utrustning, infrastruktur
• Kontrakt
Tredje part
Projekthantering
48
Utvärderingskriterier
Excellence
Impact
Implementation
Scientific and/or
technological
excellence
(relevant to the topics
addressed by the
call)
Potential impact
through the
development,
dissemination and use
of the project results
Quality and
efficiency of the
implementation and
management
The evaluation criteria are call specific
Bild 49
Tid till kontrakt
Maxtid till kontrakt är 8 månader
5 månader
För att informera alla sökande
om utvärderingsresultatet
Några undantag tex:
• ERC
• Komplexa projekt
• Högt ansökningstryck
• På sökandes begäran
3 månader
för signatur av GA
Förskottsbetalning
Inom 30 dagar
Ingen standardsumma eller
%-sats
Kalkuleras för att ge
basfinansiering till en
period (finansiering/antal
perioder)
Normalt 50% för 2 perioder,
33% för 3 perioder, 25% för
4 perioder.
Rapporteringar och utbetalningar
Rapporteringsperiod: 12 / 18 månaders
Delbetalning
-inom 90 dagar efter rapportering
Slutbetalning
-90 dagar efter slutrapport
5% till Garantifonden
Utbetalas i Euro till koordinatorn
Rapportering
• Inga större förändringar från FP7
• Periodisk ekonomisk rapport:
- individual financial statement’ (see Annex 4)
- explanation of the use of resources
- periodic summary financial statement (automatiskt)
• Slutrapportering, enligt ovan plus:
- final summary financial statement (automatiskt)
- certificate on the financial statements
• Växelkursen:
- Genomsnitt för perioden
- http://www.ecb.europa.eu/stats/exchange/eurofxref/
html/index.en.html
Kontroller och revisioner
Finansiellviabilitet
 RevisionfrånKommissionenbegränsadtilltvåårefter
slututbetalningen
Revisionsintyg
EndastvidslutbetalningnärEUbidragetsom
deltagarenbegärförfaktiskakostnader+unit costs
≥EUR325.000
Certificate onthemethodology:Frivilligtför
personalkostnader(underunit costs)
Efterkontroller
RevisionfrånKommissionenbegränsadtilltvåårefter
slututbetalningen
Bild 54
Vilka ändringar kan göras?
Budget transfers and re‐allocation
Amendment needed?
From one beneficiary to another
NO
From one budget category to another
NO Re‐allocation of Annex 1 tasks
YES
Transfers between forms of funding (actual costs, unit costs, etc.)
New subcontracts
YES if no budget was foreseen for the "form" receiving the transfer
YES (strongly advised)
• Subject: Restrictions on extensions to the
duration of grant agreements, and
respect of reporting deadlines
Exempel
Bild 56
NOTE TO COORDINATORS OF PROJECTS UNDER THE
EUROPEAN COMMISSION’S 7TH FRAMEWORK
PROGRAMME
Rapportering av
budgeten istället
för verkliga
kostnader
Rapportering av
fulla kostnader
för tillgångar
Ingen bevisad
koppling av
förbrukningsvaror
till ett projekt
Tillämpar ej
deltagarens
normala rutiner
Vanliga fel i FP7
Intern
fakturering utan
koppling till
verkliga
kostnader
Ingen
dokumentation
Participant Portal
– Portalen till EU-projekt
Innehåller all dokumentation – var
selektiv!
Topp tre dokument:
• General Model Grant Agreement
• Definierar Model Grant Agreement
• Annotated Model Grant Agreement
• Inkluderar förklarande text till alla
delar
• General Annexes
• Lista på länder, deltagande kriterier,
ersättningsnivåer, utvärdering etc.
Papperslös bidragshantering i Horisont 2020
Bild 58
LEAR –
Legal Entity Administrative
Representative
Participant Portal Grant Management
Service
Finansiell information
Roller och rättigheter (organisation)
Role
Read
Write/Sa
ve
Assign/Re
voke
AcAds
Assign/R
evoke
LSIGNs
and
FSIGNs
LEAR




AcAd


x

LSIGN

x
x
x
FSIGN

x
x
x
65
Roller och rättigheter (projekt)
Role
Read
Write/Sa
ve
Submit
to
Coord.
Submit
to COM
SIGN GA
SIGN Fin
Stat.
Assign/r
evoke
access
CoCo




x
x

PaCo



x
x
x

TaMa


x
x
x
x
x
TeMe

x
x
x
x
x
x
PLSIGN


x
x

x
x
PFSIGN


x
x
x

x
66
National Contact Points
Nationella kontaktpersoner: www.vinnova.se/NCP
Horisont 2020: www.vinnova.se/h2020
Nyhetsbrevet Inside: www.vinnova.se/inside