Checklista - rutiner vid dödsfall– gäller STUDENTER – uppdaterad 2015-11-03
Ansvaret för en krissituation har samma chefer som i alla övriga sammanhang har ansvar för personal, studenter och verksamhet. Krisstödets medlemmar finns som stöd och hjälp där det behövs och är tillgängliga för diskussioner och samtal kring rutinens olika delar eller kring andra aspekter av krissituationen. De ansvariga inom berörda enheter kan hela tiden räkna med stöd och krisstödet prioriterar alltid att finnas till hands för enskilda kontakter eller kontakter med grupper i dessa situationer. Telefonnummer till personer inom krisstödet finns sist i detta dokument. Det är betydelsefullt att dessa händelser hanteras på samma sätt i hela organisationen. Graden av respekt eller omsorg om innehållet i rutinerna
ska inte variera beroende på var i organisationen den bortgångne hade sin tillhörighet. Vi måste ha en beredskap för dessa händelser.
När ett dödsbud, väntat eller oväntat, kommer till universitetets kännedom, ska den som får budet ta kontakt med någon i krisstödet. Krisstödet
initierar rutiner enligt nedanstående lista. Listan nedan är uppdelad i olika delar. I spalten ”Händelse” beskrivs tanken bakom olika rutiner. I
spalterna ”Att göra” beskrivs konkret vad man ska göra.
Till hjälp vid anordnande av minnesstunder finns lådor, som innehåller digitala mallar på USB-minnen för olika dokument, förslag på dikter och
musik, förslag på utformning av minnesstund samt saker som kan användas vid dessa tillfällen (dukar, ljusstakar, vaser med mera). Dessa lådor
finns hos Infocenter i Växjö respektive i Kalmar.
Händelse
– bakgrund och beskrivning av rutiner
1.
Dödsbud
Det är betydelsefullt att det är ett konstaterat
Att göra
§ Kontakta någon i krisstödet. Se telefonnummer sist i
dokumentet.
Ansvarig
Den som tar emot ett
dödsbud.
1
2.
dödsfall – vi kan inte initiera rutiner på grundval
av rykten.
Initiera rutiner
Ansvara för att rutiner genomförs.
§ Den person i krisstödet som får detta besked tar ställning
till vilken prefekt som är berörd och närmast ansvarig. I
vissa fall är det svårt att fastställa institutionstillhörighet
(exempelvis för internationella studenter som läser flera
kurser parallellt eller för lärarstudenter som har
tillhörighet i flera institutioner). I dessa fall får ett
samråd ske med de som kan vara berörda och dessa får
därefter göra en arbetsfördelning.
Någon ur krisstödet
initierar och lämnar över
ansvaret till dekan/motsv
och prefekt/motsv.
Tillsammans beslutas
vem som för
informationen vidare
enligt punkterna till
vänster.
§ Informera Infocenter (växeln).
§ Kontakta dekan/motsv och prefekt/motsv som tar över
ansvaret.
§ Informera rektor, universitetsdirektör, personalchef,
kommunikationschef, chef för Studerandeavdelningen
samt ordföranden i Linnéstudenterna.
3.
Informationsblad i receptionen
Detta handlar om att sprida information om vad
som hänt. Ett informationsblad står i receptionen
och på Studentkåren tillsammans med ett tänt
ljus, hela dagen som vi också flaggar.
§ Kontakta Infocenter (växeln), som har en mall för
informationsbladet. Tryck ut meddelandet i minst 4 ex (1
till Infocenter på orten, 1 till berörd reception, 1 till
Studentkåren och 1 till krisstödets arkiv). Se också till att
Infocenter på den andra orten får en digital kopia för
utskrift och uppsättning. Meddelandet ska vara i A4format, tjockare, beige papper. OBS - Meddelandet ska
alltid presenteras på både engelska och svenska.
Den som prefekt/motsv.
utser.
§ Skicka meddelandet till Infocenter samt till berörd
reception i Kalmar och be dem att ställa i ordning.
§ Gör likadant till Studentkåren och ta en personlig
kontakt för att säkerställa att informationen går fram.
2
4.
Vidare information
Information om dödsfallet måste spridas till
berörda. Detta är viktigt dels i rent
informationshänseende, dels som en akt av
respekt för den bortgångne.
§ Skicka mejl (på svenska och engelska) till alla anställda
inom berörd enhet.
Den som prefekt/motsv.
utser.
§ Sätt upp informationsblad på gemensamma anslagstavlor
eller i fikarum på berörd/berörda enhet/enheter.
§ Kontakta Kommunikationsavdelningen för att publicera
ett kortfattat meddelande till alla anställda på intranätet
Medarbetare samt till alla studenter via nyhetsflödet på
lnu.se/student.
5.
Flaggning
Vi flaggar bara denna dag, inte i samband med
minnesstund eller begravning. Flaggning bör helst
ske på morgonen. Kommer beskedet sent under
dagen, är det bättre att vänta till dagen efter.
§ Kontakta vaktmästeriet och be dem se till att flaggning
på halv stång sker vid berörd institution i Kalmar, vid
Falken i Kalmar samt utanför huvudbyggnaden i Växjö.
Den som prefekt/motsv.
utser.
§ Se till att ingen annan flaggning sker vid någon annan
byggnad (kontakta vaktmästare).
§ Kontakta Studentkåren personligen och se till att de
också hissar sin flagga på halv stång (i Växjö).
Händelse
– bakgrund och beskrivning av rutiner
6.
Samla berörda
I en studentgrupp kan man välja att avsätta viss
tid för en kortare samling med muntlig
information, ett tänt ljus och en tyst minut. I
samband med dessa informationstillfällen kan
man också informera om kommande
minnesstund.
Att göra
Ansvarig
§ Ta ställning till vilka som ingår i studentens nätverk.
Samråd med Linnéstudenterna för att få klarhet när det
gäller studentens kontakter i föreningar, eventuellt
boende eller andra sammanhang.
Prefekt/motsv.
Krisstödet bistår gärna
om så önskas.
§ Skicka kallelse via mejl till institutionen, samla
studentgruppen i en undervisningssal. Tänd ett ljus, säg
några ord om det som inträffat och håll en tyst minut.
3
Det finns ofta ett behov av att direkt skapa
utrymme för bearbetning och information. I vissa
situationer är detta moment ännu viktigare, t ex
vid oväntade dödsfall.
Berätta om att en minnesstund kommer att hållas inom
några dagar. Ge utrymme för samtal, reaktioner.
Poängtera krisstödets roll som samtalsstöd för den som
så önskar.
§ Lägg gärna en minnesbok på institutionen/studentkåren.
Det är viktigt att vara öppen och fånga upp de
signaler som kommer kring olika enskilda
människors eller gruppers behov. Det går alltid att
rådgöra med någon ur krisstödet om man känner
sig osäker.
Det är också viktigt att identifiera studenter eller
grupper av studenter som stått den bortgångne
nära, för att erbjuda särskilt stöd eller för att
erbjuda en möjlighet att medverka vid planering
eller genomförande av minnesstunden.
7.
Minnesstund
En minnesstund ordnas i syfte att ge alla ett
tillfälle till eftertanke, att minnas den bortgångne
– till reflektion och bearbetning av det som hänt.
Tidpunkten bör vara i relativt nära anslutning till
att universitetet fick kunskap om dödsfallet, helst
inom en vecka.
•
Om det handlar om en student som läst en
distansutbildning och om man gör
bedömningen att det inte finns någon
anknytning till campus eller till andra
studenter, kan man besluta att avstå från
att ordna en minnesstund.
§ Bestäm tid för minnesstunden i samråd mellan berörda prefekt, rektor, ev. krisstödet, ev. anhöriga, ev. övriga
som kan vara viktiga.
§ Kontakt med anhöriga för framförande av inbjudan och
meddelande om tid för minnesstunden.
§ Boka lokal för minnesstunden. Den bör vara lagom stor
– gärna en vanlig undervisningssal. Boka minst en
halvtimma före planerad start och minst en halvtimma
efter planerat slut – dvs. ca två timmar.
§ Kontakta Infocenter som har en mall för att skriva ett
informationsblad (på både engelska och svenska) om
minnesstunden.
Prefekt/motsv. samt den
eller de som
prefekt/motsv. utser.
Om så önskas kan man ta
hjälp av en präst eller
motsvarande (eller av
krisstödet) vid kontakt
med anhöriga.
Krisstödet bistår gärna,
om så önskas, vid
planering och
genomförande av
minnesstunden.
4
Minnesstunden är enkel och varar 30-45 minuter.
Krisstödet bistår gärna med att planera innehållet
i minnesstunden, och även vid genomförandet,
om så önskas. Om institutionen/motsv. själv vill
ta ansvaret, finns förslag på musik och dikter i
krislådorna. Minnesstunden kan gärna innehålla
dikter eller musik som önskas av de närmast
berörda, men det är viktigt att utformningen ändå
blir sådan att alla kan känna sig välkomna.
Vid en students bortgång deltar alltid prefekten.
Ingen bör känna sig tvungen att yttra något, men
många upplever det positivt att göra det.
§ Informera om minnesstund med mejl eller
informationsblad på berörd institution.
§ Kontakta Kommunikationsavdelningen för att publicera
ett kortfattat meddelande till alla anställda på intranätet
Medarbetare samt till alla studenter via nyhetsflödet på
lnu.se/student..
§ Planera innehållet – välj musik och dikter. (Förslag finns
i krislådorna) Bestäm om någon ska prata och vem/vilka
som ska läsa dikter. Bestäm vem som ska sköta tekniken.
§ Man kan välja att kontakta en präst eller motsvarande för
medverkan i minnesstunden. Det viktigt att beakta
önskemål från närstående.
§ Skriv ut programmet för minnesstunden (digital mall
finns i krislådorna). Tryck upp minst 5 ex i A4-format på
fint papper och ett antal ex. i A5-format att dela ut till
dem som närvarar vid minnesstunden. Exemplaren i A4format används till att sätta utanpå dörren till lokalen
under tiden minnesstunden pågår, till att skicka till de
anhöriga efteråt samt till krisstödets arkiv.
§ Beställ blommor till minnesstunden.
§ Gör i ordning salen för minnesstunden. Var färdiga med
förberedelserna en kvart före planerad start. Spela gärna
stilla musik på låg volym under tiden människor kommer
in i lokalen.
§ Vid genomförandet - tänk på att belysningen ska vara
dämpad, att dörrarna är ordentligt stängda under
minnesstunden och att det sitter informationsblad
5
utanför, så att ingen avbryter eller stör. Stämningen ska
vara lugn och värdig.
§ Minnesstunden avslutas genom att de som hållit i den
reser sig upp och öppnar dörrarna. Det betyder inte att
alla måste gå, men det är viktigt att signalera att det är
tillåtet att gå sin väg. Spela gärna stilla musik på låg
volym under tiden människor går ut ur lokalen.
Händelse
– bakgrund och beskrivning av rutiner
Att göra
Ansvarig
Blommor från Linnéuniversitetet skickas till
begravningen.
§
Beställ blommor och se till att de skickas till
begravningen.
Den som prefekt/motsv.
utser.
Institutionen/enheten skickar en dokumentation
av det som gjorts till de anhöriga informationsbladet vid flaggning,
informationsbladet om minnesstund samt
program för minnesstunden. I brevet beskrivs vad
som skett på universitetet med anledning av
dödsfallet.
§
Sammanställ dokumentationen och skicka till de
anhöriga. Mall för följebrev finns i krislådorna.
Det är viktigt att någon tar ansvar för att
dödsfallet registreras/får effekt i olika tekniska
system såsom Ladok, biblioteket, Studentkonto,
nycklar eller passerkort.
§
Kontakta ansvarig handläggare på respektive institution
samt Studerandeavdelning, Studentkonto och
Universitetsbiblioteket.
Prefekt/motsv.
i samarbete med
Studerandeavdelningen
med flera.
6
Vid behov finns möjlighet för fortsatt stöd för
enskilda eller grupper.
§
Ordna möten vid behov, eller boka tid för enskilda
samtal.
Krisstödet
Krisstöd:
Susanne Eriksson
utvecklingskonsult
Maria Gruvstad
Kristina Ekegren
utvecklingskonsult
studentkurator
0470-76 74 01
070-296 01 38
073-906 93 99
0470-70 84 80
Annika Axelsson
studentkurator
0470-70 88 11
Britt-Marie Larsson
Gunilla Carrington
Britt-Marie och Gunilla
Maria Larsson
studentkurator
studentkurator
gemensam mobil
studentkurator
0480-44 60 40
0480-44 64 85
073-422 28 87
0480-44 60 95
070-606 98 11
070-619 70 19
Resurser vid behov:
Kommunikationsavdelningen Annika Sand
Avonova
Växjö
Kalmar
076-830 01 05
0470-52 02 50
0480-70 05 00
Universitetspräst Kalmar
Universitetsdiakon Växjö
070-621 46 45
076-879 98 38
Magnus Johansson
Birgit Johansson
7