Tillfälligt boende för asylsökande Nr 8 Område
Förfrågningsunderlag Upphandlarversion 2015-06-03 Upphandlande organisation Upphandling Migrationsverket Direktupphandling Tillfälligt boende för asylsökande nr 8, område Nord, nr 53 3.2.2-2015-31906 Nina Svensson Symbolförklaring: Texten ingår i annonsen Texten kommer att publiceras i avtalskatalogen Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten innehåller sekretessbelagd information Texten kommer att ingå i avtalet Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Texten ingår i kvalificeringen Frågan besvaras av köparen Tillfälligt boende för asylsökande Nr 8 Område Nord Nr 53 1 Inbjudan Ni inbjuds härmed att lämna anbud avseende tillfälligt boende för asylsökande, så kallat ABT-boende. Denna upphandling avser två delar. Boendeform 1: Avser anläggning med självhushåll Boendeform 2: Avser anläggning utan självhushåll men där kosten ingår i tjänsten Inbjudan sker genom utskick till tre lämpliga leverantörer via direktutskick i upphandlingsverktyget Tendsign. OBSERVERA ATT ANBUD LÄMNAS I DEN REGION DÄR ANLÄGGNINGEN ÄR BELÄGEN. REGION FRAMGÅR AV BIFOGAD KARTA, SE BILAGA 1. KARTAN ÄR LÄNSINDELAD. 1.1 Bakgrund till upphandlingen Då förvaltningsrätten meddelat interimistiska beslut som innebär att Migrationsverket för närvarande inte får teckna avtal enligt den tidigare direktupphandlingen (ABT nr 7) och det finns ett akut behov av boendeplatser genomför Migrationsverket denna direktupphandling i avvaktan på att de interimistiska besluten ska upphöra att gälla. I första hand tillhandahåller Migrationsverket alltid platser åt de asylsökande i vanliga hyreslägenheter (ABE). Vid stort antal asylsökande kan behovet av boende under handläggning av asylprocessen överstiga det antal lägenhetsplatser som Migrationsverket har att tillgå. Migrationsverket upphandlar därför så kallat ABT-boende. ABT-boende är en tillfällig lösning och Migrationsverket har för avsikt att så snart som är möjligt växla över till lägenhetsplatser alternativt korridorsboende med självhushåll (ABK). I samband med denna övergång kommer Migrationsverket att teckna lokalhyresavtal med en avtalstid om 2-6 år. Detta sker utan tillämpning av LOU. För mer information om detta, se länk: https://www.migrationsverket.se/Andra-aktorer/Fastighetsagare-och-uthyrare/Lagenheteroch-kollektivt-boende.html. Migrationsverket kommer att flytta asylsökande från ABT till ABE eller ABK i mån av lediga platser. ABE och ABK är prioriterat för Migrationsverket i förhållande till ABT. Det innebär att utflyttning sker i den utsträckning som är möjlig till dessa boendeformer. Utskrivet: 2015-06-03 16:03 Sida 1 av 33 Refnr.: 3.2.2-2015-31906 Migrationsverket har ramavtal avseende cirka 1100 tillfälliga boendeplatser (ABT). Det pågår även en kompletterande upphandling avseende tillfälliga boendeplatser. Ramavtalsupphandlingen har ännu inte kunnat avslutas. De platser som denna upphanding resulterat i, cirka 12000 st, har redan tagits i anspråk såsom en konkurrensutsatt direktupphandling. Den nu aktuella direktupphandlingen avser att täcka det eventuella ytterligare behov av ABT-platser som kan uppstå för aktuellt område, när det inte finns möjlighet att använda Migrationsverkets övriga boendealternativ. Denna upphandling avser ej boende för ensamkommande flyktingbarn. Kommunerna svarar för ensamkommande barns boende genom placering i HVB-hem (Hem för vård och boende) eller genom placering av barnen i familjehem. När det gäller att täcka Migrationsverkets behov av ABT-platser gäller följande enligt nedanstående rangordning: 1) Ramavtal avseende Tillfälligt boende för asylsökande, dnr 22-2011-31279 2) Pågående ramavtalsupphandling avseende Tillfälligt boende av asylsökande, dnr 3.2.1-2013-17048 3) Direktupphandling ABT nr 7, dnr 3.2.2-2015-1874, 3.2.2-2015-1875, 3.2.2-2015-1876, 3.2.2-2015-1877, 3.2.2-2015-1878 och 3.2.2-2015-5702 4) Denna tillfälliga direktupphandling, ABT nr 8 OBSERVERA: Denna direktupphandling kan sålunda först komma att användas när platserna under punkt 1, 2 och 3 ovan är fyllda och ett ytterligare behov finns. Först då kommer nuvarande tillfälliga direktupphandling enligt punkt 4 ovan att användas. Migrationsverket kommer att välja boendeform 1 före boendeform 2. Denna direktupphandling kommer endast att användas under tiden som intermistiska beslut meddelade av domstol gäller. Observera att denna tillfälliga direktupphandling kan komma att ersättas med en annonserad upphandling enligt ett förenklat förfarande för det fall ett behov överstigande antalet ramavtalsplatser bedöms vara av ej tillfällig karaktär. Så snart Migrationsverket har ett tillräckligt antal ramavtalsplatser eller interimistiska beslut har upphört att gälla kan Migrationsverket komma att avsluta avtal som tecknats. Upphandlingen kan således komma att utgå om tidigare överprövad ramavtalsupphandling vinner laga kraft. Samtliga handlingar som efterfrågas i detta förfrågningsunderlag måste bifogas anbud oaktat om dessa bifogats med tidigare anbud till Migrationsverket. 1.2 Presentation av Migrationsverket Migrationsverket arbetar med migrationsfrågor i Sverige och internationellt. Det innebär att vi har ansvar för att pröva alla ärenden som rör människor som vill besöka Sverige eller bosätta sig här, söka skydd undan förföljelse eller ansöka om svenskt medborgarskap. Verket erbjuder de asylsökande boende och viss sysselsättning under väntetiden samt stödjer den som fått nej på sin asylansökan och måste lämna landet. Migrationsverket har kontor över hela landet och har idag cirka 5000 anställda. Migrationsverket har sitt säte i Norrköping. Utskrivet: 2015-06-03 16:03 Sida 2 av 33 Refnr.: 3.2.2-2015-31906 Ytterligare information kan erhållas på vår hemsida www.migrationsverket.se 1.3 Antal platser Migrationsverket understryker att behovet av tillfälliga boendeplatser är svårt att förutse. Behovet kan såväl öka som minska på grund av fluktuationer vad avser antalet asylsökande. Därtill kommer Migrationsverkets tillgång till boendeplatser i det ordinarie lägenhetsbeståndet att variera över tid. Migrationsverket prioriterar lägenhetsboendet före det tillfälliga boendet. 1.4 Målet med direktupphandlingen Målet med direktupphandlingen är att få tillräckligt antal boendeplatser för att täcka behovet under tiden som det interimistiska beslutet i den senaste direktupphandlingen gäller. 2 Administrativa bestämmelser 2.1 Upphandlingsform Upphandlingen genomförs som en direktupphandling enligt 15:e kapitlet i lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). 2.2 Delad upphandling Upphandlingen består av två delar och anbud kan lämnas för boendeform 1 eller boendeform 2. OBSERVERA! För samma anläggning kan man ej lämna anbud på både boendeform 1 och boendeform 2. Endast en boendeform accepteras inom samma anläggning. För det fall att en leverantör felaktigt lämnar anbud för boendeform 1 och 2 för samma anläggning kommer anläggningen att rangordnas i boendeform 1. Anbudsgivaren får endast lämna anbud för en anläggning per direktupphandling. Ange i fritextsvar anläggningens namn, fastighetsbeteckning/fastighetsbeteckningar samt vilken kommun som anläggningen är belägen i. Ange vilken boendeform som anläggningen avser. Ange i fritextsvar anläggningens namn. (Fritextsvar) Ange i fritextsvar fastighetsbeteckning/fastighetsbeteckningar. (Fritextsvar) Ange i vilken kommun anläggningen är belägen. (Fritextsvar) Vilken boendeform avser anläggningen? (Fritextsvar) 2.3 Avtalstid och förlängning Från och med den 2015-06-10 till och med den 2015-08-09. Migrationsverket äger rätt att förlänga avtalet upp till en (1) månad två (2) gånger. Avtal kan som längst gälla till och med 2015-10-09. 2.4 Elektronisk anbudsgivning Verket använder i denna upphandling elektronisk anbudsgivning via VISMA:s upphandlingssystem TendSign. Leverantör som vill delta i upphandlingen skall lämna in elektroniskt anbud via systemet Utskrivet: 2015-06-03 16:03 Sida 3 av 33 Refnr.: 3.2.2-2015-31906 TendSign. För att underlätta utvärderingsprocessen gäller följande vid besvarande av förfrågan: Svar ska lämnas på därför avsedd plats i förfrågningsunderlaget såsom svarsalternativen anger. Hänvisningar till eventuella bilagor ska vara tydliga och ska göras i undantagsfall om exempelvis svarsalternativ / svarsfält ej är lämpligt utformat för att lämna svar. Leverantören får genom TendSign: * tillkommande information * en tydlig information ifall inte alla obligatoriska krav (ska-krav) är besvarade För tillgång till systemet krävs en inloggning. Användarnamn och lösenord erhålls genom att göra en enkel registrering på www.tendsign.com. Det är kostnadsfritt för leverantörer att använda systemet och att lämna anbud. Efter genomförd registrering fås omedelbar tillgång till systemet. Har ni frågor eller behöver support kring hanteringen av systemet kan ni kontakta TendSigns support på tfn 0771-440200 eller på e-post: [email protected] 2.5 Språk Anbudet ska vara skrivet på svenska. 2.6 Sista anbudsdag Anbudet ska vara inkommet senast 2015-06-07 2.7 Anbudets giltighetstid Anbudet ska vara bindande till och med 2015-10-09 Leverantören bekräftar att anbudet är bindande t o m datum enligt ovan. (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej 2.8 Ofullständiga uppgifter Anbud som saknar svar/bevis/godkännande av det som efterfrågas i förfrågningsunderlaget kan komma att förkastas/uteslutas så som ofullständigt. 2.9 Komplettering av handling efter anbudstidens utgång ej tillåtet OBSERVERA att handlingar som huvudregel ej kan kompletteras i efterhand (dvs efter anbudstidens utgång). Anbud som ej innehåller efterfrågade handlingar kommer med stor sannolikhet därför att förkastas/uteslutas. 2.10 Underrättelse om beslut Efter det att beslut om val av leverantör har fattats kommer samtliga anbudsgivare att så snart som möjligt meddelas skriftligt om resultatet. Meddelandet kommer att skickas ut med e-post till den e-postadress som lämnas vid anbudsgivningen. 2.11 Alternativa anbud Alternativa anbud accepteras inte. Anbud ska utformas helt enligt förfrågningsunderlaget. Reservationer accepteras inte. 2.12 Begäran om sekretess Utskrivet: 2015-06-03 16:03 Sida 4 av 33 Refnr.: 3.2.2-2015-31906 Efter underrättelse om beslut är samtliga handlingar i upphandlingsärendet normalt offentliga. Offentlighets- och sekretesslagen kan dock ge skydd åt enskild som trätt i affärsförbindelse med en myndighet, 31 kap 16-19§§. Denna sekretess gäller om det av särskild anledning kan antas att den enskilde lider skada om uppgiften röjs. Om en anbudsgivare anser att vissa uppgifter i anbudet bör hemlighållas ska detta framgå av anbudet. Anbudsgivaren ska då även · precisera vilka uppgifter som avses, och · ange på vilket sätt anbudsgivaren kan komma att lida skada om uppgifterna röjs. Begäran prövas av Migrationsverket om någon begär att få ta del av handlingarna efter att underrättelse om beslut skickats ut. Sekretessprövningen kan inte göras i förväg. Prövning av sekretess sker först när någon begär att få ta del av uppgift. Om Migrationsverket gör en bedömning att sekretess föreligger kan beslutet överklagas och prövas i domstol. Garantier för att uppgifterna inte kommer att lämnas ut kan därför aldrig ges. De rättsliga möjligheterna att sekretessbelägga anbud och/eller andra handlingar är mycket begränsade. Begär vilka fritextsvar samt vid bifogade bilagor, vilka delar i bilagorna, som ska skyddas samt ange vilken skada som uppkommer om uppgifterna röjs. (Fritextsvar) 3 Krav på leverantören 3.1 Kontroll av leverantören 10 kap 1 § i LOU kommer att beaktas för det fall Migrationsverket får kännedom om däri beskrivna omständigheter. Enligt LOU 10 kap. 2 § får en leverantör uteslutas från upphandlingen om de: 1. är försatt i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud 2. är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande 3. är dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom 4. har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen 5. har underlåtit att fullgöra sina åligganden avseende skatter eller sociala avgifter 6. i något väsentligt hänseende har låtit bli att lämna begärda upplysningar eller lämna felaktiga upplysningar som begärts med stöd av denna paragraf. Är leverantören en juridisk person, får leverantören uteslutas om en företrädare för den juridiska personen har dömts för brott som avses i punkt 3 eller gjort sig skyldig till sådant fel som avses i punkt 4. Migrationsverket kommer kontrollera att leverantören - är registrerad i aktiebolagsregister, handelsregister eller liknande register - är registrerad för redovisning och inbetalning av mervärdesskatt, innehållen preliminär A-skatt och arbetsgivaravgifter, om registreringsskyldighet föreligger. - Anbudsgivaren ska vid anbudets inlämnande inneha F-skattebevis förutsatt att anbudsgivaren kan erhålla F-skattebevis enligt gällande skatteregler. Observera att för utländska leverantörer ställs motsvarande krav. Dessa skall till sitt anbud bifoga intyg från behöriga myndigheter i det egna landet som visar att · registrering i yrkes- eller handelsregister föreligger · föreskrivna skatter och sociala avgifter är erlagda. Utskrivet: 2015-06-03 16:03 Sida 5 av 33 Refnr.: 3.2.2-2015-31906 Leverantören ska på heder och samvete intyga att samtliga krav enligt ovan är uppfyllda och att uteslutningsgrund enligt punkterna ovan inte föreligger. Leverantören ska dessutom på heder och samvete intyga att företrädare för den juridiska personen inte har dömts för brott som avses i punkt 3 eller gjort sig skyldig till sådant fel som avses i punkt 4. Migrationsverket kommer kontrollera att leverantören uppfyller ovanstående krav genom att inhämta uppgifter från Skatteverket. Vid grundad misstanke om lagakraftvunnen dom för brott avseende yrkesutövningen kommer Migrationsverket kräva att leverantören tillser att företrädare för leverantören inlämnar ett utdrag från Rikspolisstyrelsens belastningsregister. Leverantören intygar att samtliga krav enligt ovan är uppfyllda och att uteslutningsgrund enligt ovan ej föreligger. (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej Leverantören intygar att leverantörens företrädare ej är dömda för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom samt att leverantörens företrädare ej har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen. (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej 3.2 Lämnade uppgifter i anbud samt uppfyllande av krav Leverantören ska intyga att samtliga uppgifter i anbudet är korrekta. För det fall anbudsgivaren lämnat en oriktig uppgift som inte är oväsentlig kommer detta medföra att leverantören utesluts. Leverantören ska uppfylla samtliga ställda krav från anbudstidens utgång till och med att upphandlingen har avslutats samt under hela avtalstiden om inte annat är särskilt angivet i förfrågningsunderlaget. Leverantören intygar att uppgifter som är lämnade i anbudet är korrekta. (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej 3.3 Ekonomisk ställning Leverantören ska vara ett välskött företag (exempelvis aktiebolag, handelsbolag, kommanditbolag, ekonomisk förening, stiftelse, dock ej privatperson) med sund och stabil ekonomi. Leverantören ska vid tiden för anbudets inlämnande lägst inneha ratingen "Kreditvärdig" enligt Credit Safe eller motsvarande rating från annat kreditupplysningsföretag som har tillstånd enligt Kreditupplysningslag (1973:1173). Upphandlingsenheten kontrollerar själv att leverantören uppfyller kravet på rating. För det fall att leverantören har en lägre rating eller inte kan erhålla rating ska en borgensförbindelse bifogas anbudet. Borgensåtagandet ska vara utfärdat av anbudsgivarens moderbolag eller annan juridisk person (även bank och försäkringsbolag) som uppfyller kravet i första stycket. Åtagandet ska uppgå till minst: 20% av beräknat kontraktsvärde för två (2) månader (20% * anbudspris (kost + logi) *antal offererade platser (maximalt 350) * 60). Borgensåtagandet ska vara en proprieborgen (såsom för egen skuld) och omfatta Utskrivet: 2015-06-03 16:03 Sida 6 av 33 Refnr.: 3.2.2-2015-31906 anbudsgivarens förpliktelser gentemot Migrationsverket vid ett eventuellt avtal avseende tillfälligt boende för asylsökande. Ett exempel på formulering: Bolaget X går härmed i borgen såsom för egen skuld för rätta fullgörandet av Bolaget Y:s förpliktelser gentemot Migrationsverket vid ett eventuellt avtal avseende tillfälligt boende för asylsökande. Detta borgensåtagande uppgår till Xkr. OBSERVERA att eventuellt borgensåtagande ska bifogas anbudet. Detta görs genom att till anbudet ladda upp/bifoga en fil i Tendsign under Anbudsprocessen steget "Bifoga dokument". För support kontakta Tendsign tel: 0771-440 200 alternativt e-post: [email protected] För det fall leverantören eller eventuell underleverantör efter första underrättelsen om beslut ej längre uppfyller krav på kreditvärdighet, ska denne omedelbart ställa säkerhet i form av proprieborgen enligt denna punkt. Om leverantören ej uppfyller efterfrågad kreditvärdighet enligt Credit Safe, ska leverantören visa att dennes ekonomiska ställning motsvarar ställda krav. (Fritextsvar) 3.4 Teknisk och yrkesmässig kapacitet Leverantören ska ha teknisk och yrkesmässig kapacitet att utföra efterfrågad tjänst. Leverantören ska ha erfarenhet av att bedriva företag inom detta område eller annan verksamhet som av Migrationsverket bedöms som likvärdig (exempelvis hotell, vandrarhem, pensionat, äldreboende eller annat boende etc). Leverantören kan även styrka kravet på erfarenhet genom att visa att anställd personal har motsvarande erfarenhet. Migrationsverket ska erhålla ritning över anläggningen, lämpligen situationsplan, huvudritning eller annan tillgänglig ritning omfattande fastighet med byggnader. Ritning bifogas med anbudet som bifogat dokument i Tendsign alternativt sänds in elektroniskt inom 10 dagar efter sista anbudsdag via e-post till: [email protected] . Om ritning bifogas anbudet, bifoga ritning här. (Bifogat dokument) 3.5 Underleverantör För det fall att leverantören avser använda underleverantör för att genomföra väsentlig del av uppdraget ska detta anges samt vilken del av uppdraget som underleverantören ska utföra; exempelvis fastighetsförvaltare, fastighetsägare, catering (kosthållning), bemanning mm. Observera att om fastighetsägaren är annan än anbudsgivaren är denne alltid att betrakta som underleverantör. Leverantören ska ange namn och organisationsnummer på eventuella underleverantörer. Migrationsverket kommer att kontrollera att punkt 3.1, 3.2 och 3.3 i förfrågningsunderlaget uppfylls av underleverantören. Leverantören ska bifoga kopia på samarbetsavtal, skriftligt åtagande eller liknande handling som visar att underleverantören åtagit sig att ställa kapacitet till leverantörens förfogande för fullgörande av uppdraget. Handlingen ska vara undertecknad av behörig företrädare för underleverantören. Utskrivet: 2015-06-03 16:03 Sida 7 av 33 Refnr.: 3.2.2-2015-31906 Observera att för det fall att underleverantör är privatperson eller av annan anledning inte kan erhålla rating, måste borgensförbindelse enligt punkt 3.3 bifogas. Observera att om anbudsgivaren ej angivit en underleverantör för en viss väsentlig del av uppdraget (exempelvis catering), får denne inte lägga till en underleverantör för denna specifika del av uppdraget (exempelvis catering) i efterhand, dvs efter anbudstidens utgång. Ange underleverantörens namn och organisationsnummer. (Fritextsvar) Ange vilken väsentlig del av uppdraget som underleverantören ska utföra. (Fritextsvar) Bifoga inskannad kopia av samarbetsavtal, skriftligt åtagande eller liknande handling som visar att underleverantören åtar sig att ställa kapacitet till leverantörens förfogande för fullgörande av uppdraget. Handlingen ska vara undertecknad av behörig firmatecknare eller annan behörig företrädare för underleverantören. (Fritextsvar) 3.6 Tillstånd Verksamheten styrs av lagar, riktlinjer, föreskrifter och policydokument, av vilka de viktigaste är: * Plan- och bygglagen * Miljöbalken * Lag om skydd mot olyckor * Myndigheten för samhällsskydd och beredskaps allmänna råd om systematiskt brandskyddsarbete (SRVFS 2008:3) * Livsmedelslag * Arbetsmiljölagen Leverantören ska inneha samtliga för verksamheten erforderliga tillstånd och myndighetsbeslut som krävs för att driva verksamhet. Erforderliga tillstånd, tillsynsprotokoll och myndighetsbeslut som krävs ska uppvisas på begäran av Migrationsverket. Leverantören bekräftar att kravet uppfylls. (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej 3.7 Lagfart eller hyreskontrakt Leverantören ska äga eller hyra den fastighet som ska nyttjas för att bedriva den verksamhet som efterfrågas i denna upphandling för den aktuella perioden, dvs tom 2015-10-09. Minst en av följande handlingar ska bifogas anbudet: Lagfart, fullständiga köpehandlingar, hyreskontrakt eller villkorat hyresavtal för aktuell anläggning (fastighet/fastigheter). Villkorat köpeavtal accepteras ej. Leverantören bekräftar att kraven uppfylls. (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej Kopia av lagfart, fullständiga köpehandlingar, hyreskontrakt eller villkorat hyresavtal ska bifogas anbudet för att styrka kravet. (Bifogat dokument) 4 Anläggningar Utskrivet: 2015-06-03 16:03 Sida 8 av 33 Refnr.: 3.2.2-2015-31906 Migrationsverket efterfrågar tillfälligt boende för asylsökande i aktuellt område. Verksamheten kan bedrivas i olika typer av byggnader under förutsättning av att kraven på verksamheten uppfylles. 4.1 Definitioner Anläggning: Tillhörande byggnad/byggnader samt utrustning och utemiljö etc inom ett begränsat geografiskt område med en radie på 0,5 km från centrum av anläggningen med syfte att utgöra boende för asylsökande. Fastighet: Samma definition som i jordabalken. Byggnad: Ett sammanhängande byggnadsverk avsett för boende eller andra nyttigheter i samband med tillhandahållande av boende för asylsökande. 4.2 Allmänt Samtliga anläggningar ska vara utrustade med WC och dusch. WC och dusch ska vara i samma byggnad som boendet och ska kunna nås utan att man behöver gå utomhus. Varje enskilt omklädnings- och duschutrymme ska vara låsbart. Om enskilt omklädnings- och duschutrymme är sammanbyggt ska utrymmena separeras med minst duschförhänge. Om duschutrymmet är förlagt till annan plats än i direkt anslutning till boenderummet, ska skilda platser finnas för ombyte för män respektive kvinnor. Detta innebär att dusch och ombyte ska kunna ske med beaktande av människors personliga integritet. Leverantören bekräftar att kravet uppfylles. (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej 4.3 Antal erbjudna platser på anläggningen Leverantören ska ange det totala antalet platser som anläggningen kan erbjuda enligt begränsningarna i punkterna 5.1 och 5.2. Migrationsverket kommer att betrakta samtliga platser till och med 350 platser som grundutförande. Boendeform 1 med självhushåll : Ange antal platser i grundutförandet som anläggningen erbjuder (dvs maximalt 350 platser) (Fritextsvar) Boendeform 1 med självhushåll: Ange antal tilläggsplatser utöver grundutförandet som anläggningen erbjuder för option 1 (dvs maximalt 150 platser) (Fritextsvar) Boendeform 1 med självhushåll: Ange antal tilläggsplatser utöver grundutförandet som anläggningen erbjuder för option 2 (dvs maximalt 150 platser) (Fritextsvar) Boendeform 2 med kost: Ange antal platser i grundutförandet som anläggningen erbjuder (dvs maximalt 350 platser) (Fritextsvar) Boendeform 2 med kost: Ange antal tilläggsplatser utöver grundutförandet som anläggningen erbjuder för option 1 (dvs maximalt 150 platser) (Fritextsvar) Boendeform 2 med kost: Ange antal tilläggsplatser utöver grundutförandet som anläggningen erbjuder för option 2 (dvs maximalt 150 platser) (Fritextsvar) 5 Verksamhetskrav på anläggningen Verksamhetskraven på anläggningen ska vara uppfyllda vid anbudstidens utgång. För undantag för utemiljö se särskilda föreskrifter enligt punkt 5.11, för undantag för ventilation se särskilda föreskrifter enligt punkt 7.2 och för undantag för brandskydd se särskilda Utskrivet: 2015-06-03 16:03 Sida 9 av 33 Refnr.: 3.2.2-2015-31906 föreskrifter enligt punkt 8.1. Företrädare för Migrationsverket kommer kontrollera att kraven är uppfyllda både för anläggningen i grundutförandet samt eventuella optioner. Placering av asylsökande på anläggningen kan komma ifråga först efter att anläggningen är kontrollerad av Migrationsverket och kraven på anläggningen är uppfyllda och att platserna är lämpliga. Migrationsverket svarar för kostnaderna för den första besiktningen och för därtill kopplad eventuell efterbesiktning. Om det vid efterbesiktning framkommer att anläggningen inte kan godkännas för inflyttning ankommer det på leverantören att svara för kostnaderna för därpå följande besiktningar. Migrationsverket tar av leverantören ut en kostnad på tiotusen (10000) kr, exklusive moms, för sina kostnader vid varje sådan besiktning. Detta faktureras leverantören i efterskott. Vid besiktning ska företrädare för leverantören delta. Migrationsverket har tolkningsföreträde vid besiktning vad gäller punkterna: 4.2, 5.1, 5.11, 5.12, 5.13, 6.2, 6.4, 6.5, 7.1, 8.1 och 10.5. Migrationsverket fastställer var utgångspunkterna räknas från i punkt 5.1 (centrum på anläggningen) och 5.13 (från entré på boendebyggnad). Leverantören bekräftar att kraven uppfylles. (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej 5.1 Minsta antal platser Grundutförandet (maximalt 350 platser): För att Migrationsverkets behov ska kunna uppfyllas krävs att hela anläggningen har en kapacitet på minst 50 platser (på en fastighet/flera fastigheter) i grundutförandet och ryms inom en radie av 0,5 km från centrum på anläggningen. Om det visar sig vid besiktning av anläggningen att kravet avseende minsta antalet platser, 50 st, i grundutförandet inte uppfylls, kommer inte några asylsökande att placeras på anläggningen och avtalet avslutas. Option 1 respektive 2 (maximalt 150 platser för respektive option): För att Migrationsverkets behov ska kunna uppfyllas krävs att det erbjudna platsantalet har en kapacitet på minst 30 platser (på en fastighet/flera fastigheter) i respektive option och ryms inom en radie av 0,5 km från centrum på anläggningen. Om det visar sig vid besiktning av anläggningen att kravet avseende minsta antalet platser, 30 st, för respektive option inte uppfylls, kommer inte några asylsökande att placeras på anläggningen och avtalet avslutas. Leverantören bekräftar att kravet uppfylles. (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej 5.2 Maximalt antal platser Migrationsverket kommer att placera 350 personer i grundutförande per anläggning (dvs per fastighet/fastigheter). Som option 1 kan ytterligare 150 platser erbjudas per anläggning (dvs per fastighet/fastigheter). Som option 2 kan ytterligare 150 platser erbjudas per anläggning (dvs per fastighet/fastigheter). Utskrivet: 2015-06-03 16:03 Sida 10 av 33 Refnr.: 3.2.2-2015-31906 Maximalt antal platser blir således inkluderat optioner 650 för respektive boendeform. Anläggningen på en fastighet/flera fastigheter ska rymmas inom en radie av 0,5 km från centrum på anläggningen. För grundutförande boendeform 1: För det fall att en eller flera leverantör/er offererar anläggningar inom samma anläggning (se punkt 4.1) och tillsammans utgör fler än 350 platser kommer Migrationsverket att teckna avtal med den som erhåller lägst jämförelsetal (se avsnitt 9). För det fall att två eller flera leverantörer erhåller samma jämförelsetal kommer Migrationsverket att teckna avtal med den anläggning som erbjuder flest antal platser. För det fall att två eller flera leverantörer har samma jämförelsetal och samma antal platser kommer lottning att ske för att fastställa vilken leverantör som Migrationsverket kommer teckna avtal med. För option 1 boendeform 1: För det fall att en eller flera leverantör/er offererar anläggningar inom samma anläggning (se punkt 4.1) och tillsammans utgör fler än 150 platser kommer Migrationsverket att teckna avtal med den som erhåller lägst jämförelsetal (se avsnitt 9). För det fall att två eller flera leverantörer erhåller samma jämförelsetal kommer Migrationsverket att teckna avtal med den anläggning som erbjuder flest antal platser. För det fall att två eller flera leverantörer har samma jämförelsetal och samma antal platser kommer lottning att ske för att fastställa vilken leverantör som Migrationsverket kommer teckna avtal med. För option 2 boendeform 1: För det fall att en eller flera leverantör/er offererar anläggningar inom samma anläggning (se punkt 4.1) och tillsammans utgör fler än 150 platser kommer Migrationsverket att teckna avtal med den som erhåller lägst jämförelsetal (se avsnitt 9). För det fall att två eller flera leverantörer erhåller samma jämförelsetal kommer Migrationsverket att teckna avtal med den anläggning som erbjuder flest antal platser. För det fall att två eller flera leverantörer har samma jämförelsetal och samma antal platser kommer lottning att ske för att fastställa vilken leverantör som Migrationsverket kommer teckna avtal med. För grundutförande boendeform 2: För det fall att en eller flera leverantör/er offererar anläggningar inom samma anläggning (se punkt 4.1) och tillsammans utgör fler än 350 platser kommer Migrationsverket att teckna avtal med den som erhåller lägst jämförelsetal (se avsnitt 9). För det fall att två eller flera leverantörer erhåller samma jämförelsetal kommer Migrationsverket att teckna avtal med den anläggning som erbjuder flest antal platser. För det fall att två eller flera leverantörer har samma jämförelsetal och samma antal platser kommer lottning att ske för att fastställa vilken leverantör som Migrationsverket kommer teckna avtal med. För option 1 boendeform 2: För det fall att en eller flera leverantör/er offererar anläggningar inom samma anläggning (se punkt 4.1) och tillsammans utgör fler än 150 platser kommer Migrationsverket att teckna avtal med den som erhåller lägst jämförelsetal (se avsnitt 9). För det fall att två eller flera leverantörer erhåller samma jämförelsetal kommer Migrationsverket att teckna avtal med den anläggning som erbjuder flest antal platser. För det fall att två eller flera leverantörer har samma jämförelsetal och samma antal platser kommer lottning att ske för att fastställa vilken leverantör som Migrationsverket kommer teckna avtal med. För option 2 boendeform 2: För det fall att en eller flera leverantör/er offererar anläggningar inom samma anläggning (se punkt 4.1) och tillsammans utgör fler än 150 platser kommer Migrationsverket att teckna avtal med den som erhåller lägst jämförelsetal (se avsnitt 9). För det fall att två eller flera Utskrivet: 2015-06-03 16:03 Sida 11 av 33 Refnr.: 3.2.2-2015-31906 leverantörer erhåller samma jämförelsetal kommer Migrationsverket att teckna avtal med den anläggning som erbjuder flest antal platser. För det fall att två eller flera leverantörer har samma jämförelsetal och samma antal platser kommer lottning att ske för att fastställa vilken leverantör som Migrationsverket kommer teckna avtal med. Leverantören bekräftar att kravet uppfylles. (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej 5.3 Hygien/bad/toalett Antalet duschar respektive toaletter ska vara minst en (1) för varje påbörjat 15-tal platser. Duschar och toaletter ska finnas i samma byggnad som boendet och kunna nås utan att den boende ska behöva gå utomhus. Duscharna ska ha tillräcklig varmvattentillgång och dusch- omklädningsutrymme ska vara låsbart för varje enskild dusch. Se även punkt 4.2 Allmänt. På samtliga toaletter ska finnas tvål, toalettpapper, handduk (lämpligen av papper), papperskorg, spegel samt uppsamlingskärl för sanitetsbindor. Detta bekostas och tillhandahålls av Leverantören. Leverantören bekräftar att kravet uppfylles. (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej 5.4 Städ samt tvätt Städning av toaletter/duschar, kök, matsal/matplats samt gemensamma ytor ska utföras minst en gång varje dag. Anläggning ska hållas välstädad. Leverantören ska se till att städning även sker vid akuta behov. Storstädning ska ske av sovrum vid byte av gäst, ska utföras av Leverantören och ska ingå i avtalat pris. Det ska finnas städutrymme med funktionell städutrustning som kan användas av både personal och boende. Städutrymmet ska vara väl ventilerat, tillräckligt stort och väl utrustat med upphängningsanordningar och hyllor för städutrustning. Fuktig utrustning ska förvaras så att den snabbt torkar. Städkemikalier ska förvaras oåtkomligt för barn. Utslagsvask ska finnas i städutrymmet, eller i direkt anslutning till utrymmet. Rengöringsmedel ska finnas att tillgå, likaså övriga städredskap. Det ska finnas minst två (2) fungerande tvättmaskiner per 50 boendeplatser. Kapacitet minst 7 kg tvätt/tvättmaskin. Tvättmaskin ska minst uppfylla energieffektivitetsklass A++ enligt förordning (EU) nr 1061/2010. Det ska inom gångavstånd om 200 meter från respektive boenderum finnas tillgång till tvättstuga och torkmöjligheter. Torkning av kläder ska ordnas i torkskåp, torkrum eller torktumlare med kapacitet som motsvarar tvättmaskinernas kapacitet. Torktumlare ska i likhet med tvättmaskin minst uppfylla energieffektivitetsklass A++. Leverantören bekräftar att kravet uppfylles. (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej Utskrivet: 2015-06-03 16:03 Sida 12 av 33 Refnr.: 3.2.2-2015-31906 5.5 Avfallshantering För de olika avfallsslagen finns i varje kommun lokala lösningar för omhändertagande som bland annat innebär olika typer av källsortering. Leverantören ska vara ansluten till dessa lokala system. Intyg eller motsvarande ska kunna uppvisas på begäran av Migrationsverket. Leverantören bekräftar att kravet uppfylles. (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej 5.6 Ohyra Leverantören ska hålla anläggningen fri från ohyra och andra skadedjur. Leverantören är skyldig att vidta lämpliga åtgärder för att utrota ohyra på anläggningen/boendet. Migrationsverket är skyldigt att ersätta leverantören för kostnader för att utrota ohyra om det kan visas att verket är vållande eller om det kan visas att förekomsten av ohyra uppkommit genom vållande eller vårdslöshet av någon asylsökande som bor på anläggningen/boendet. Leverantören bekräftar att kravet uppfylles. (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej 5.7 Kontor för Migrationsverkets personal Leverantören ska tillhandahålla ett rum på minst 12 kvm som kan disponeras av Migrationsverket som kontorslokal. I anslutning till detta rum ska leverantören tillhandahålla personaltoalett (utöver kravet på kontorsyta). Migrationsverket kommer att på egen bekostnad inreda och utrusta denna kontorslokal för att uppnå Migrationsverkets krav på arbetsmiljö och säkerhet för anställda. Leverantören bekräftar att kravet uppfylles. (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej 5.8 Snöröjning Leverantören svarar för att fullgod snöröjning och halkbekämpning sker. Kostnader ska inkluderas i avtalat pris. Leverantören bekräftar att kravet uppfylles. (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej 5.9 Nycklar Leverantören ska tillhandahålla det antal nycklar som motsvarar antalet platser i respektive rum samt ytterligare en nyckel för Migrationsverkets räkning. Leverantören ska, om behov uppstår, ombesörja beställning av nya nycklar. Migrationsverket står för kostnaden av nya nycklar. Leverantören bekräftar att kravet uppfylles. (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej 5.10 Gemensamma utrymmen Anläggningen ska ha gemensamma utrymmen för de boende. Med gemensamma utrymmen avses TV-rum, vardagsrum, samlingsrum – ej korridorer. Det ska finnas fungerande lämplig TV-utrustning för avsedd lokal med utbud omfattande SVT och TV4 samt minst ytterligare fem (5) lämpliga kanaler. De gemensamma utrymmena ska vara på minst 0,5 kvm per Utskrivet: 2015-06-03 16:03 Sida 13 av 33 Refnr.: 3.2.2-2015-31906 boende. Lekrum/lekhörna och säkra, lämpliga och CE-märkta leksaker anpassade för barn i olika åldrar ska tillhandahållas. Gemensamma utrymmen ska vara åtskilda från matsal/matplats. Matsal/matplats räknas inte som gemensamt utrymme. För anläggningens gemsamhetsutrymme(n) ska dimensionerad Wi-Fi finnas tillgängligt. Lämplig möblering med sittplats för det antal personer som utrymmet är avsett för ska finnas. Leverantören bekräftar att kravet uppfylles. (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej 5.11 Utemiljö Vid anläggningen ska det finnas en trygg, säker och stimulerande utemiljö. Gungor och sandlåda eller liknande lekmiljö ska tillhandahållas för barn. Monterad lekutrustning/lekmiljö ska vara godkänd för användning enligt SS-EN 1176 och 1177. Protokoll över godkänd säkerhetsbesiktning som visar att kravet i denna punkt uppfylls ska bifogas anbudet som bifogad fil i Tendsign alternativt skickas via e-post till [email protected] inom 30 dagar från första underrättelse om beslut. Lekmiljö ska finnas på anläggningen eller i anläggningens närhet med ett gångavstånd om max 500 meter med en betryggande färdväg. Lekmiljön ska kunna disponeras av de asylsökande. Leverantören bekräftar att kravet uppfylles. (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej Bifogas protokoll över godkänd säkerhetsbesiktning som visaratt kravet uppfylls med anbudet eller inom 30 dagar efter första underrättelse om beslut? (Fritextsvar) 5.12 Rum/sovplatser/inredning Boenderummen ska innebära ett värdigt boende. Leverantören ska tillhandahålla möblerade och låsbara rum. Takhöjd ska vara minst 2 meter. Rumsutrustningen ska, som lägsta godtagbara standard, bestå av enkel- eller våningssängar med skummadrasser på minst 10 cm (ska bytas minst en gång per år eller tätare vid behov). Rummen ska ha gardiner som kan dras för fönster och mörklägga rummet alternativt fungerande persienner. Migrationsverket tillhandahåller täcke, kudde, påslakan och handdukar för de asylsökande. För det fall våningssäng tillhandahålls ska sittmöbel finnas i rummet. I flerbäddsrum får maximalt fyra (4) bäddar för vuxna inrymmas. Varje person (inkluderar barn) ska ha minst 5 kvm bostadsyta i sovrummet. Det ska finnas möjlighet att förvara kläder hängande i garderober/högskåp/klädskåp med en minsta bredd av 30 cm. Dessutom ska övrig lämplig förvaring tillhandahållas, tex byrålådor. Galgar till garderober ska också tillhandahållas. Det ska för varje boende finnas möjlighet till låst förvaringsutrymme i rummet. Det låsta förvaringsutrymmet ska ha en minsta volym av 35x25x25 cm. Leverantören bekräftar att kraven uppfylles. (Ja/Nej svar) Kravgräns Utskrivet: 2015-06-03 16:03 Ja Sida 14 av 33 Refnr.: 3.2.2-2015-31906 Nej 5.13 Anläggningens geografiska läge Den asylsökande ska med väg-, vatten- eller spårbunden kollektivtrafik kunna ta sig tur och retur mellan anläggningen och ett av Migrationsverkets mottagningskontor (se bilagd karta, bilaga 1). Från dörr till dörr får resan totalt ta upp till fyra (4) timmar enkel resväg och ska kunna utföras under tiden 06.00-20.00. Asylsökande ska inte behöva gå mer än 2 km från entrén på boendebyggnaden för att komma till hållplats för kollektivtrafik. Den asylsökande ska kunna färdas från boendet till allmänna serviceinrättningar, såsom förskola, skola, tandläkare, vårdcentral, bibliotek, affär etc i den omfattning som behövs antingen via kollektivtrafik eller via leverantörens försorg. Alternativt kan transport som leverantören svarar för ersätta kollektivtrafik. För det fall att leverantören svarar för transporten ska leverantören inneha erforderliga tillstånd för transport samt lämpliga och säkra fordon. Observera att ingen särskild ersättning utgår för transport. Transport med leverantör ska ske med minst samma frekvens som motsvarar kollektivtrafiken. Restiden får maximalt vara fyra (4) timmar per resa. Finns inte möjlighet till kollektivtrafik ska leverantör tillse att de boende utöver ovanstående får minst en inköpsresa per vecka med vistelsetid tre (3) timmar till ort där det finns ett lämpligt utbud såsom större mataffär, apotek osv. Leverantören bekräftar att kravet uppfylles. (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej Ange adressen för anläggningen. (Fritextsvar) 5.14 Kontakter i närområdet Leverantören ska ha eller förbereda förankring i närområdet, såsom exempelvis kontakter med föreningslivet och frivilligorganisationer. Förankringen bör vara särskilt inriktad på leverantörens möjligheter och tankar kring tänkbara aktiviteter för de boende på anläggningen genom leverantören själv och/eller dennes eventuella samarbetspartners. Det ska i detta sammanhang nämnas att dylika aktiviteter inte får vara ägnade att påverka deltagarna politiskt och/eller religiöst. Leverantören ska ha en plan med förslag på samarbetsformer och aktiviteter för de asylsökande. Alla asylsökande ska erbjudas lämpliga aktiviteter i tillräcklig omfattning. Leverantören bekräftar att kravet uppfylls. (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej 6 Krav på tjänstens innehåll 6.1 Beskrivning av processen kring placering på ABT-boendet När en person söker asyl i Sverige sker det på fyra orter – Malmö, Göteborg, Stockholm och Gävle. De asylsökande bor under några dagar på ett så kallat ankomstboende på dessa orter innan de placeras ut i av Migrationsverket förhyrda lägenheter eller på ett ABT-boende, vilka förvaltas av en mottagningsenhet. Utskrivet: 2015-06-03 16:03 Sida 15 av 33 Refnr.: 3.2.2-2015-31906 När de asylsökande ska flytta från ett ankomstboende till ett ABT-boende, så är det den ansvariga mottagningsenheten som har kontakten med ABT-anläggningens personal för att informera om tidpunkt när de anländer och hur många som kommer. Avvikelse kan förekomma. Mottagningsenhetens personal ansvarar för rumsfördelning. Migrationsverket tillhandahåller aktuella listor över boende på ABT. Leverantören ansvarar för kontrollen att inte obehöriga tar upp platser. Inga omflyttningar av boende inom anläggningen får ske utan samråd med Migrationsverket. Då leverantören tillhandahåller helpension utgår ersättning för det antal måltider som serveras till de inskrivna asylsökande. Det ankommer på leverantören att redovisa antalet inskrivna matgäster dag för dag. Då självhushåll erbjuds ska det finnas köksutrustning för att laga mat. Det finns alltid en utsedd mottagningsenhet som ansvarar för anläggningen. De flesta kontakterna med Leverantören sker via den mottagningsenheten. Migrationsverkets personal utför arbetsuppgifter som definieras som myndighetsutövning. I det begreppet ingår, förutom ärenderelaterade samtal med de asylsökande, även beslut om inkvartering (dvs vilket rum den asylsökande ska bo i) vilket även gäller omflyttning inom anläggningen samt utdelning av LMA-kort (styrka att personen är asylsökande). Leverantören ska ha en ansvarig kontaktperson på anläggningen som är tillgänglig för mottagningsenhetens information. Kontaktpersonens namn, telefonnummer och E-postadress ska anges. Leverantören bekräftar att kraven uppfylles. (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej 6.2 Leverantörens arbetsuppgifter Leverantören ska bemanna anläggningen med minst en tjänst som platsansvarig utöver eventuell städ- och måltidspersonal 8 timmar per dag (alla dagar i veckan) under dagtid 07.00-16.00. Under övrig tid ska leverantören ha personal tillgänglig som kan komma till anläggningen för att åtgärda fel eller brister samt ta emot och inkvartera asylsökande efter anvisning från Migrationsverket, även på obekväm arbetstid (ingen särskild ersättning utgår för detta). Över 200 platser ska anläggningen bemannas dygnet runt. Leverantörens personal ska kunna kommunicera på svenska. Inställelsetid är maximalt 4 timmar från det att Migrationsverket kontaktar Leverantören. Utöver platsansvarig samt städ- och måltidspersonal ska anläggningen bemannas enligt följande: Leverantören ska bemanna anläggningen med minst en (1) person mellan 07.00-16.00 till och med 100 platser. Leverantören ska bemanna anläggningen med minst en person mellan kl 07.00-16.00 samt ytterligare en person under fyra (4) timmar mellan 07.00-16.00 till och med 150 platser. Leverantören ska bemanna anläggningen med minst två (2) personer mellan kl 07.00-16.00 till och med 200 platser. Leverantören ska bemanna anläggningen med minst två personer mellan kl 07.00-16.00 samt ytterligare en person under fyra (4) timmar mellan 07.00-16.00 till och med 250 platser. Leverantören ska bemanna anläggningen med minst tre (3) personer mellan kl 07.00-16.00 till och med 300 platser. Leverantören ska bemanna anläggningen med minst tre personer mellan kl 07.00-16.00 samt ytterligare en person under fyra (4) timmar mellan 07.00-16.00 till och med 350 Utskrivet: 2015-06-03 16:03 Sida 16 av 33 Refnr.: 3.2.2-2015-31906 platser. Överstigande 350 platser ska bemannas, utöver grundbemanning, med minst en person fyra (4) timmar mellan 07.00-16.00 per påbörjat femtiotal platser. Leverantören ska omedelbart åtgärda fel eller brister som uppstår på anläggningen. Leverantören ska informera de boende om brandskyddet i samband med inkvarteringen. Leverantören ska sköta bokningsschema för tvättstuga och övriga praktiska uppgifter som rör skötsel av anläggningen. Under dagtid skall leverantören ha ansvarig person för arbetsmiljö, denna person skall ha goda kunskaper om arbetsmiljö samt ha befogenheter för ledning, samordning och planering av leverantörens uppdrag gentemot Migrationsverket. Leverantörens ansvariga person skall leda, samordna och planera arbetet för leverantörens drift av anläggningen. Leverantören ska se till att personalen får information om och utbildning för arbetsuppgifterna. Leverantörens ansvariga person ska ha en relevant budget för underhåll/inköp av städning, utrustning, möbler el, VVS, tvättstuga, utemiljö osv och kunna fatta avgörande beslut som behövs för att hålla anläggningen i det skick som är avtalat samt uppfylla de krav som Migrationsverket ställer. Leverantören ska genomföra löpande underhåll av anläggningen. Om boenderum ej uppfyller enligt förfrågningsunderlaget ställda krav har leverantören ej rätt till dygnsersättning. Leverantören bekräftar att kraven uppfylles. (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej 6.3 Störningar i ordning och säkerhet Leverantören ska vid vissa förutsättningar som anges nedan tillkalla vakt från bevakningsbolag vid störningar. För bevakningstjänster gäller följande: Om ordningen på anläggningen störs ska i första hand polis tillkallas. Om det efter polisens ingripande konstateras ett behov av bevakningstjänst ska Migrationsverket anlita den tjänsten. Uppstår behovet utanför ordinarie arbetstid och bevakningstjänsten inte kan anstå till påföljande arbetsdag äger leverantören rätt att anlita sådan tjänst. Leverantören ska i sådant fall anlita av Migrationsverket anvisad leverantör av tjänsten. Leverantören ska påföljande arbetsdag meddela Migrationsverket att bevakningstjänst anlitats och skälen härför. Migrationsverket ska därvid ta ställning till om bevakningstjänsten ska fortgå eller upphöra. Migrationsverket ska stå för bevakningskostnader som uppstår av ordningsskäl. Leverantören ska stå för eventuella bevakningskostnader som uppstår på grund av andra orsaker, t.ex. brist i brandskyddet som uppstår under avtalstiden. Leverantören bekräftar att kravet uppfylles. (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej 6.4 Boendeform 1: Kök/matlagning vid självhushåll Vid självhushåll gäller följande: Varje köksenhet ska vara dimensionerad för maximalt åtta (8) personer. Antalet köksenheter ska vara minst antalet offererade platser dividerat med 8 personer. Köksutrustning såsom kyl/frys/spis/ugn samt antal uppsättningar av samtlig Utskrivet: 2015-06-03 16:03 Sida 17 av 33 Refnr.: 3.2.2-2015-31906 köksutrustning ska vara dimensionerad så att åtta (8) personer kan laga sin mat samtidigt. Nedan redovisad köksutrustning ska tillhandahållas i erforderlig mängd; · Diskmedel/disktrasa/diskborste · Glas/tallrikar/bestick · Kastruller/stekpannor · Slevar/potatisskalare mm. · Mikrovågsugn Det åligger leverantören att kostnadsfritt komplettera köksutrustningen vid behov. Det ska finnas plats att sitta och äta i nära anslutning till köket, såsom matsal/matplats. Leverantören bekräftar att kravet uppfylls. (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej 6.5 Boendeform 2: Tillhandahålla kost I tjänsten ska ingå helpension. Med helpension avses tre mål mat om dagen, frukost, lunch samt middag som ska serveras av leverantören och vara varierande. Meny för lunch och middag ska bytas minst var tredje vecka. Meny för nästkommande vecka ska anslås på anläggningen minst 7 dagar i förväg. Servering av frukost, lunch och middag ska ske i matsal/matplats inom anläggningen eller i omedelbar närhet till anläggningen, maximalt 500 meters gångavstånd från boenderummet. Vid längre avstånd får transport av boende till matplats ske under förutsättning av att erforderliga tillstånd finns. Öppettider för matsalen ska vara: Frukost: kl 07.00 - 09.00 Lunch: kl 11.00 - 13.00 Middag: kl 17.00 - 19.00 Det får vara högst fyra (4) sittningar per måltid. Lokal för måltid ska vara lämpligt utformad för ändamålet. Leverantören ska tillhandahålla porslin (såsom tallrikar, glas av glas och bestick av metall) vid servering av respektive måltid. Engångsmaterial ska endast i undantagsfall användas. Frukost Frukost ska innehålla: · Mejeriprodukter – mjölk, fil och yoghurt. · Frukostflingor av varierande sorter, sylt, socker och russin. · Bröd, margarin, marmelad, hårdost. · Kaffe och the. Lunch och middag Lunch och middag ska bestå av färdiglagad varm mat (ej portionsförpackad), vara varierande och innehålla protein, kolhydrater, vitaminer (vedertaget vitaminbehov) och mineraler. Lunch och middag ska innehålla: · Proteinkälla – fisk, kyckling, lamm, nötkött eller bönor. Inget fläskkött får serveras. Utskrivet: 2015-06-03 16:03 Sida 18 av 33 Refnr.: 3.2.2-2015-31906 · Kolhydrater – pasta, potatis, ris eller couscous eller liknande. · Vitaminer och mineraler – grönsaksrätter både tillagade och råa. · Bröd. · Senap och ketchup. · Dryck – vatten, saft, kaffe och te. · En färsk frukt av varierande slag per person. (En frukt till lunch och en till middag, dvs 2 st totalt per dag per person) Specialkost Specialkost omfattar frukost, lunch och middag enligt ovan. Avser särskild mat för diabetiker, glutenintoleranta mm. Specialkost ska levereras vid beställning av respektive mottagningsenhet. Respektive mottagningsenhet bedömer behov efter den asylsökandes önskan. Mat till barn Mat till barn omfattar frukost, lunch och middag enligt ovan. Mat till barn ska beredas med hänsyn tagen till såväl livsmedelskvalitet som konsistens passande för barn. Vällingpulver och barnmat på burk ska ingå. Mat till barn ska levereras vid beställning av respektive enhet. Portionsförpackad mat Hänsyn ska tas till Ramadan, muslimernas fastemånad, då man äter mat endast efter solens nedgång och före dess uppgång. Leverantören ska tillhandahålla lunch och middag portionsförpackade, till de asylsökande som har fastemånad, vid beställning av respektive enhet. Smörgåspaket För de dagar den asylsökande måste vara borta över frukost/lunch/middag så ska smörgåspaket tillhandahållas. Vid längre perioder som den sökande har sysselsättning utanför anläggningen, ska leverantören tillhandahålla lunchlåda (se krav på lunch ovan). Avseende portionsstorlek ska minst Livsmedelsverkets rekommendationer följas och i övrigt anpassas efter individens behov. Leverantören bekräftar att kraven uppfylles. (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej 6.6 Egenkontrollprogram Den som bedriver en verksamhet ska enligt miljöbalken planera och kontrollera sin verksamhet för att förebygga eller motverka olägenheter för människors hälsa eller miljön. I ansvaret ingår en skyldighet att skaffa sig den kunskap som behövs med hänsyn till verksamhetens art och omfattning för att skydda omgivningen. Detta är ett generellt krav, som gäller alla verksamheter. Egenkontrollen ska anpassas till verksamheten. Det är leverantören som på eget initiativ ska bedriva egenkontroll utan att tillsynsmyndigheten begär det. Leverantören ska på begäran av Migrationsverket kunna uppvisa en egenkontrollplan. De kontrollområden som Migrationsverket kommer att följa upp framgår av bilaga 2. Accepteras Migrationsverkets kontrollpunkter enligt bilaga 2? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej Utskrivet: 2015-06-03 16:03 Sida 19 av 33 Refnr.: 3.2.2-2015-31906 6.7 Socialstyrelsens handbok "Hälsoskydd vid tillfälligt boende" Socialstyrelsens handbok "Hälsoskydd vid tillfälligt boende", bilaga 3, bifogas förfrågningsunderlaget för kännedom. 7 Tekniska krav på anläggningen Samtliga tekniska krav på anläggningen ska vara uppfyllda senast vid anbudstidens utgång om ej annat anges i förfrågningsunderlaget. Migrationsverket kommer kontrollera att kraven är uppfyllda genom besiktning. Placering av asylsökande på anläggningen kan komma ifråga först efter att anläggningen är kontrollerad/besiktigad av Migrationsverket och kraven på anläggningen är uppfyllda. 7.1 Boendemiljö Anläggningen ska ge betryggande skydd för den boende mot värme, kyla, fukt, buller, miljögifter, luftföroreningar och andra liknande störningar samt i övrigt vara fri från sådana omständigheter som kan vara risk för liv och hälsa. Anläggningen ska vara ett lämpligt och värdigt utformat boende förenligt med vad som är sedvanligt i närmast liknande bransch (exempelvis hotell, pensionat, vandrarhem). Anläggningen ska ha tillgång till rinnande varmt och kallt vatten i erforderlig mängd och av godtagbar beskaffenhet till dryck, matlagning, personlig hygien och andra hushållsgöromål. Anläggningen ska medge tillräckligt dagsljus för att vara lämpligt som boende. Boende i källare accepteras ej. Leverantören bekräftar att kraven uppfylles. (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej 7.2 Ventilation Lukter, fukt, koldioxid och smittämnen ska ventileras bort. Anläggningen ska ha tillfredsställande luftväxling för det antal människor som är avsett att vistas i aktuella lokaler/rum och det ändamål som aktuella lokaler/rum är avsedda för. Luftväxling ska ske genom anordning för ventilation eller på annat sätt och ska vara avsedd för människor i boendemiljö. OVK-protokoll och protokoll om luftväxling som visar att kravet i denna punkt uppfylls ska bifogas anbudet som bifogad fil i Tendsign alternativt skickas via e-post till [email protected] inom 30 dagar från första underrättelse om beslut. Leverantören bekräftar att kravet uppfylles. (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej Bifogas OVK-protokoll och protokoll om luftväxling som visar att kravet uppfylls med anbudet eller inom 30 dagar efter första underrättelse om beslut? (Fritextsvar) 7.3 Innetemperatur Anläggningen ska vara uppvärmd till minst 21 ± 2° C året om. Leverantören bekräftar att kravet uppfylles. (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej 8 Brandskydd 8.1 Krav avseende brandskydd Utskrivet: 2015-06-03 16:03 Sida 20 av 33 Refnr.: 3.2.2-2015-31906 Brandskyddet ska vara anpassat för den verksamhet som ska bedrivas. Leverantören ska visa att de krav på brandskydd som gäller för den efterfrågade verksamheten är uppfyllda genom att redovisa en beskrivning av det byggnadstekniska brandskyddet och en beskrivning av det systematiska brandskyddsarbetet. Detta kapitel ger vägledning till vad som ska redovisas. Beskrivning och värdering av brandskyddet Den kommunala räddningstjänstens tillsyn enligt Lagen (2003:778) om skydd mot olyckor är en fristående prövning och motsvarar inte en värdering av brandskyddet enligt nedan. Alternativ 1. Fortsatt verksamhet (befintliga hotell och liknande anläggningar) I byggnader där det idag bedrivs hotellverksamhet eller andra tillfälliga boenden ska byggnadens helhetsbrandskydd kontrolleras på plats av en brandkonsult eller annan brandsakkunnig i enlighet med branschpraxis. Brandskyddet ska utvärderas enligt Boverkets gällande Byggregler, BBR, verksamhetsklass 4, Vk4. Om brandskyddet avviker från kraven för Vk4 ska avvikelsen bedömas och värderas med hänsyn till verksamhetens skyddsbehov, MSB:s allmänna råd SRVFS 2008:3 samt de äldre byggregler som gällde vid senaste ändring (nybyggnation, ändring av befintlig byggnad eller ändrad verksamhet) alternativt vid byggnadens uppförande. I undantagsfall kan Migrationsverket komma att teckna avtal avseende anläggningar som motsvarar bostäder i form av gemensamhetsboende, verksamhetsklass 3B, Vk3B. I dessa anläggningar kommer boendet inte att betraktas som tillfälligt. Brandskyddet utvärderas efter Vk3B. Avvikelser bedöms och värderas enligt ovan. Leverantören ska tydligt redovisa vilken verksamhetsklass som erbjuds i anbudet. Brandskyddskontrollen ska dokumenteras tydligt med ett textdokument och på ritning. Textdokumentet ska minst innehålla följande information: * Datum för platsbesök. * Beskrivning av byggnaden. * Byggnadens brandavskiljande konstruktioner med brandteknisk klass: - Väggar - Bjälklag - Dörrar - Fönster * Beskrivning av byggnadens utrymningsvägar. * Brandklass på ytskikt i olika delar av byggnaden. - Invändigt, tak och väggar - Utvändigt, fasad och yttertak * Bedömning av byggnadens bärförmåga vid brand. * Ventilationssystemets funktion vid brand. - Skydd mot brandgasspridning (skyddsmetod) - Skydd mot brandspridning (isolering) * Beskrivning av brandtekniska installationer och deras funktion. - Brand- och utrymningslarm - Nödbelysning - Vägledande markeringar - Släckutrustning - Sprinkler - Brandgasventilation (trapphus, källare, vind) * Räddningstjänstens insatsmöjligheter. * Placering av utrymningsplaner. Utskrivet: 2015-06-03 16:03 Sida 21 av 33 Refnr.: 3.2.2-2015-31906 * Utformning av eldstäder (öppen spis, kakelugn m.m.) Ritningar ska redovisa: * Brandcellsindelning, inklusive brandteknisk klass på avskiljande byggnadsdelar såsom väggar, bjälklag, dörrar och fönster. * Placering av utrymningsvägar. * Placering av släckutrustning. * Placering av vägledande markeringar (utrymningsskyltar). * Ytor som är försedda med nödbelysning. Textdokument samt ritningar ska bifogas anbudet. Alternativ 2. Nybyggnation, ändring av befintlig byggnad eller ändrad verksamhet För nybyggda anläggningar och byggnader där ändring gjorts ska brandskyddsnivån motsvara Vk4 i gällande byggregler. För ändrad del gäller ändringsreglerna i BBR. I undantagsfall kan Migrationsverket komma att teckna avtal avseende boende som motsvarar bostäder i form av gemensamhetsboende, Vk3B. Brandskyddet ska då vara projekterat och utfört enligt BBR, Vk3B. Avvikelser bedöms och värderas enligt ovan. Leverantören ska tydligt redovisa vilken verksamhetsklass som erbjuds i anbudet. En relationshandling av Brandskyddsdokumentation tillsammans med brandritningar/brandskisser samt utförandekontroll av brandskyddet efter slutfört arbete ska bifogas anbudet. Verifiering att det bedrivs ett systematiskt brandskyddsarbete Leverantören ska enligt Lag (2003:778) om skydd mot olyckor (LSO) svara för att brandskyddet vidmakthålls över tid. Leverantören ska ha helhetsansvaret för hela anläggningens brandskydd genom en tydlig brandskyddsorganisation, utbildning av personal, information till boende, tillsyn, skötsel och felavhjälpande åtgärder. Leverantören ska visa att det bedrivs ett Systematiskt brandskyddsarbete enligt de föreskrifter och allmänna råd (SVRFS 2004:3) om Systematiskt brandskyddsarbete (SBA) som dåvarande Räddningsverket, nuvarande Myndigheten för Samhällsskydd och Beredskap (MSB), gett ut. Följande frågor behöver besvaras med fritext: * Hur sker kontroll av brandskyddet? * Hur ser brandskyddsorganisationen ut för löpande kontroll, felrapportering och åtgärd av brister? * Vilka uppgifter har personal vid brand? * Hur är brandskyddsinformationen till boende utformad? All dokumentation ska godkännas av Migrationsverket. Leverans av dokumentation Dokumentationen får inte vara äldre än maximalt sex (6) månader gammal from sista anbudsdag, samt ska avse aktuell verksamhet. Migrationsverket ser helst att handlingar bifogas anbudet eftersom granskningsprocessen erfarenhetsmässigt är tidskrävande. Om dokumentationen enligt ovan inte bifogats anbudet ska den vara Migrationsverket tillhanda senast 2015-06-22. För det fall handlingarna ej bifogas anbudet ska de skickas via e-post till följande adress: Utskrivet: 2015-06-03 16:03 Sida 22 av 33 Refnr.: 3.2.2-2015-31906 [email protected] . Ange kommun samt fastighetsbeteckning i ämnesraden. För det fall att handlingar enligt ovan inte godkänns av Migrationsverket har leverantören möjlighet att ytterligare en gång insända kompletterande handlingar för godkännande. Dessa handlingar ska vara Migrationsverket tillhanda senast 2015-07-05. Om Migrationsverket ej godkänner dessa handlingar kommer avtalet med leverantören att avslutas. Ange verksamhetsklass för erbjuden anläggning. (Fasta svarsalternativ) Vk 3B enligt BBR 21 Vk 4 enligt BBR 21 Hotell eller motsvarande tillfälligt boende enligt äldre byggregler Brandskyddet har kontrollerats av en oberoende brandsakkunnig (utöver tillsyn från Räddningstjänsten). (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej Leverantören bedriver ett systematiskt brandskyddsarbete. (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej Brandskyddsdokumentation enligt förfrågningsunderlaget bifogas anbudet? (Bifogat dokument) 9 Kvalificering, prövning och utvärdering Migrationsverket vill betona vikten av att följande förutsättningar följs: En grundförutsättning för att ett lämnat anbud ska kunna beaktas vid utvärderingen är att leverantören uppfyller samtliga ska-krav – oavsett om kravet avser krav på leverantören, efterfrågade tjänster eller avtalsvillkoren. Anbud som inte uppfyller ska-kraven eller innehåller reservationer kommer att förkastas/uteslutas. Prövning av anbud kommer att genomföras i tre (3) på varandra följande steg: Steg I Krav på leverantören Syftar till att klarlägga att anbudet uppfyller de ställda kraven på leverantören. De anbud som uppfyller dessa krav går vidare till steg II. Steg II Krav på tjänsten samt kommersiella villkor och allmänna avtalsvillkor. Syftar till att klarlägga att anbudet uppfyller de ställda kraven på tjänsten samt att de kommersiella villkoren och de allmänna avtalsvillkoren uppfylls. Utskrivet: 2015-06-03 16:03 Sida 23 av 33 Refnr.: 3.2.2-2015-31906 Steg III Utvärdering Utvärderingen sker enligt principen ekonomiskt mest fördelaktiga anbud per boendeform och grundutförande för aktuellt område där två utvärderingskriterier kommer att beaktas: Utvärderingskriterium 1 är Pris (anbudssumma) Utvärderingskriterium 2 är Antal platser Utvärdering sker enligt följande formel: Anbudssumma - eventuellt mervärde = Jämförelsetal Avtal kommer tecknas med det anbud som har lägst jämförelsetal. Utvärderingskriterium 1: Anbudssumma Det pris som ska offereras i denna upphandling är för respektive boendeform följande: Boendeform 1 Grundutförande: Pris per plats och dygn för logi för boendeform 1 (minst 50 platser, maximalt 350 platser) Utvärdering sker endast för grundutförande. Eventuella optionsplatser erhåller samma ekonomiska ersättning som angiven anbudssumma i grundutförande över 200 platser. Boendeform 2 Grundutförande: Pris per plats och dygn uppdelat på logi och kost för boendeform 2 (minst 50 platser, maximalt 350 platser) Utvärdering sker endast för grundutförande. Eventuella optionsplatser erhåller samma ekonomiska ersättning som angiven anbudssumma i grundutförande över 200 platser. Dessa priser utgör "Anbudssumma". Utvärderingskriterium 2: Antal platser Om anläggningen har mellan 50 tom 99 platser ges inget mervärde. Om anläggningen har mellan 100 tom 149 platser ges mervärde 10 kr avdrag. Om anläggningen har mellan 150 tom 350 platser ges mervärde 15 kr avdrag. 10 Kommersiella villkor 10.1 Ersättning För logi utgår ersättningen för inskriven boende och dygn. Inskriven boende räknas från och med den dag asylsökande anländer till boendet och till och med dagen innan asylsökande flyttar. För kost i boendeform 2 ersätts för antal inskrivna i boendet. Det ankommer på leverantören att redovisa antalet inskrivna matgäster dag för dag. 10.2 Garantiersättning Garantiersättning utgår endast under den tid som det bor minst en asylsökande på anläggningen. Om det inte bor någon asylsökande på anläggningen utgår således inte någon ersättning över huvud taget. För det fall garantiersättning ska utgå uppgår denna till dygnsersättningen exklusive ersättning för kost för 50 % av antalet avtalade och vid besiktning godkända boendeplatser på anläggningen. Utskrivet: 2015-06-03 16:03 Sida 24 av 33 Refnr.: 3.2.2-2015-31906 10.3 Beläggningsgrad Beroende på in- och utflyttning samt fördelning av platser med hänsyn till familjeskäl och dylikt kommer beläggningsgraden normalt sett understiga antal avtalade platser. 10.4 Avtal Innan avtalet påbörjas ska kraven på anläggningen vara uppfyllda. Ett avtal ska upprättas, baserat på villkoren i detta förfrågningsunderlag, innan Migrationsverket flyttar in i anläggningen. Avtal ska vara skriftligt och alltid träffas för bestämd tid. Av avtalet ska avtalstiden och avtalsobjektet framgå. För det fall behovet av boendeplatser upphör inom tidsramen för avtalet så äger Migrationsverket rätt att säga upp det aktuella avtalet för att upphöra två veckor efter uppsägningen. Så snart Migrationsverket har ett tillräckligt antal ramavtalsplatser eller interimistiska beslut har upphört att gälla äger Migrationsverket rätt att säga upp avtalet med två veckors uppsägningstid. Uppsägning ska ske genom skriftligt meddelande för att vara giltig. 10.5 Avtalsförutsättningar För det fall att det finns flera avtalade leverantörer i en viss region kommer Migrationsverket i första hand välja att placera nyanlända asylsökande hos den leverantör som lämnat det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. Vid varje förfrågan kommer Migrationsverket att tillfråga lämplig avtalad leverantör om möjligheten att tillhandahålla tillfälliga boendeplatser, dock högst avtalat antal platser. Om leverantören därvid inte har möjlighet att erbjuda Migrationsverket tillträde till det antal platser som Migrationsverket efterfrågar inom 48 timmar och under minst två (2) månader, ska leverantören anses ha avböjt förfrågan om inte Migrationsverket medger annat. Svar på förfrågan ska avges skriftligen inom sex (6) timmar. Om svar inte inkommer inom denna tid kommer Migrationsverket vända sig till en annan leverantör. Tidsramen sex (6) timmar gäller mellan kl. 08-22. Om förfrågan exempelvis inkommer kl. 21.00 så ska svaret vara inkommet senast kl. 13.00 påföljande dag. 10.6 Försäkring Leverantören ska teckna och under avtalstiden vidmakthålla ansvarsförsäkring som omfattar avtalets åtagande. Leverantören ska uppvisa kopia på försäkringsbrev på begäran av Migrationsverket. 10.7 Inflyttningsbesiktning Innan Migrationsverket flyttar in i anläggningen ska en hos Migrationsverket auktoriserad besiktningsman genomföra en teknisk (T-del) statuskontroll/besiktning. Samtidigt genomförs en verksamhetsbesiktning (V-del) av Migrationsverkets mottagningsenhet. Båda besiktningarna sker i närvaro av leverantören/dennes ställföreträdare. Besiktningarna sker för att fastställa omfattningen på anläggningens slitage och skador. Den auktoriserade besiktningsmannen ska upprätta/sammanställa V-del och T-del i ett protokoll som denne undertecknar. 10.8 Underleverantörer Leverantören svarar för underleverantörs arbete såsom för eget arbete. Utskrivet: 2015-06-03 16:03 Sida 25 av 33 Refnr.: 3.2.2-2015-31906 Leverantören får anlita underleverantör som inte redovisats i anbudet endast efter skriftligt medgivande av Migrationsverket. 10.9 Uppföljning Migrationsverket kommer att ha kontinuerliga uppföljningar vad gäller rutiner och information om sådant som kan påverka avtalet. Leverantören ska utan särskild kostnad medverka i uppföljningsmöten, medverka i utvärdering av verksamheten samt medverka i en kvalitativ utveckling av densamma. Migrationsverket kan komma att utföra revisionsbesiktningar i form av oanmälda besök. 10.10 Arbetsgivaransvar Leverantören ska vid utförandet av sina åtaganden enligt avtalet använda personal med för ändamålet erforderlig kompetens. Migrationsverket kommer, efter avtalstecknande, anordna introduktion för leverantören och leverantörens anställda om de asylsökandes förutsättningar och samhällets ansvar gällande asylsökande. Migrationsverket kommer att till leverantören lämna råd om vilken erforderlig kompetens som är nödvändig. Leverantören är skyldig att utan dröjsmål byta ut sådan personal, vilken Migrationsverket anser sakna erforderlig kompetens eller saknar förtroende för. Exempelvis bör leverantören inte anställa asylsökande som samtidigt är boende på anläggningen. Leverantören ska anställa och ansvara för personal i egenskap av arbetsgivare med beaktande av vid var tid gällande lagar och avtal. Leverantören svarar för löner, arbetsgivaravgifter och andra avtalsenliga och lagstadgade kostnader för sig och sin personal. Leverantören är ensam ansvarig arbetsgivare för den egna personalen och är ensam bärare av arbetsgivaransvar i förhållande till denna personal. För det fall leverantören saknar kollektivavtal om allmänna löne- och anställningsvillkor ska leverantören söka tillämpa gällande villkor eller praxis inom branschen. Leverantören ska inte vidta åtgärd som kan väntas medföra åsidosättande av lagar eller annars strida mot vad som är allmänt godtaget inom leverantörens verksamhetsområde. Leverantören ska informera om brandskydd på ett sådant sätt att de boende förstår brandskyddsinformation och annan information. 10.11 Antidiskrimineringsklausul Enligt förordning (2006:260) om antidiskrimineringsvillkor i upphandlingskontrakt skall, vid kontrakt som tilldelas en leverantör av en tjänst eller byggentreprenad, Migrationsverket ställa villkor som skall ha till ändamål att motverka diskriminering hos leverantören. Migrationsverket skall enligt samma förordning förena villkoren med en sanktion och kontrollera att leverantören efterlever villkoren. Med anledning av ovanstående har Migrationsverket infört ett särskilt kontraktsvillkor avseende antidiskriminering som anbudsgivaren ska acceptera. Särskilt kontraktsvillkor §1 Leverantören förbinder sig att vid utförande av tjänste- eller byggentreprenadkontraktet i Sverige följa alla svenska lagar mot diskriminering som gäller för denne under avtalstiden. De lagar som gäller vid avtalstidens början är diskrimineringslagen (2008:567) och bestämmelserna i 16 kap. 8 och 9 §§ brottsbalken. Utskrivet: 2015-06-03 16:03 Sida 26 av 33 Refnr.: 3.2.2-2015-31906 En svensk lag som träder i kraft under avtalstiden ska gälla i avtalsförhållandet när den angetts i Konkurrensverkets allmänna råd (KKVFS 2010:2) för tillämpningen av förordningen (2006:260) om antidiskrimineringsvillkor i upphandlingskontrakt. §2 Om inte annat uttryckligen angetts ska förbindelsen enligt § 1 inte omfatta den del av tjänste- eller byggentreprenadkontraktet som avser varor. §3 Leverantören ska senast den 20/5 varje år med början 2016 till myndigheten inkomma med följande uppgifter och handlingar som följer av leverantörens förbindelse enligt § 1: a) Jämställdhetsplan enligt 3 kap. 13 § diskrimineringslagen, alternativt uppgift om antalet sysselsatta vid senaste årsskiftet till styrkande av att planen inte behöver upprättas. b) Dokumenterat arbete mot religiös eller etnisk diskriminering enligt 3 kap. 3-9 §§ diskrimineringslagen. c) Sanningsförsäkran som anger om leverantören eller anställd som leverantören svarar för, vid utförandet av kontraktet, enligt lagakraftvunnen dom brutit mot en straffbestämmelse eller ett förbud mot diskriminering enligt de lagar som angetts i § 1. Leverantören är dessutom skyldig att på myndighetens begäran inkomma med den ytterligare information som är nödvändig för att följa upp leverantörens verksamhet enligt § 1. Informationen ska redovisas till myndigheten senast en (1) vecka efter begäran därom såvida inte längre tid överenskommits i det enskilda fallet. §4 Om leverantören inte inom föreskriven tid lämnar sådan information som denne är skyldig att förete enligt § 3 eller om leverantören vid utförandet av kontraktet inte uppfyllt sina skyldigheter avseende aktiva åtgärder enligt de lagar mot diskriminering som angetts i § 1, ska avtalsvite utgå till myndigheten med 1000 kronor per varje kalendervecka som påbörjas från det att sju dagar förflutit sedan leverantören mottog myndighetens underrättelse angående detta avtalsbrott till det att rättelse vidtagits. §5 Om leverantören eller anställd som leverantören svarar för, vid utförandet av kontraktet, enligt lagakraftvunnen dom brutit mot en straffbestämmelse eller ett förbud mot diskriminering enligt de lagar som angetts i § 1, ska avtalsvite utgå till myndigheten för varje överträdelse med 10000 kronor. §6 Om leverantören i en sanningsförsäkran enligt § 3 uppsåtligen förtigit en lagakraftvunnen dom enligt § 5, har myndigheten dessutom rätt att häva kontraktet eller att säga upp kontraktet att upphöra efter 3 månaders uppsägningstid. Uppsägningstiden börjar löpa när leverantören mottog myndighetens uppsägning. § 7 Leverantören ska ålägga underleverantör den skyldighet som anges i §§ 1-6, under förutsättning att underleverantören i Sverige kommer att utföra en väsentlig del av upphandlingskontraktet. Underleverantören ska anses utföra en väsentlig del av kontraktet om delen, exklusive varor, utgör minst 40 procent av det totala kontraktsvärdet. Utskrivet: 2015-06-03 16:03 Sida 27 av 33 Refnr.: 3.2.2-2015-31906 § 8 Förpliktelsen enligt § 7 gäller endast i den utsträckning som leverantören enligt branschpraxis eller av annan anledning har faktisk möjlighet att införa dessa skyldigheter i sitt avtal med underleverantören. § 9 Denna antidiskrimineringsklausul ska tolkas och tillämpas i enlighet med Konkurrensverkets allmänna råd (KKVFS 2010:2) för tillämpningen av förordningen (2006:260) om antidiskrimineringsvillkor i upphandlingskontrakt. 10.12 Kontaktpersoner Leverantören ska anmäla kontaktperson för verksamhetsfrågor. Namn, telefonnummer och E-postadress ska anges under fritextsvar. Parterna har gemensamt ansvar för att hålla varandra underrättade om vem som är kontaktperson eller dennes ersättare. Ange namn till kontaktperson för verksamhetsfrågor. (Fritextsvar) Ange telefonnummer till kontaktperson för verksamhetsfrågor. (Fritextsvar) Ange e-postadress till kontaktperson för verksamhetsfrågor. (Fritextsvar) 10.13 Återställningskostnader och övriga kostnader Återställningsbehov fastslås vid avflyttningsbesiktning. Migrationsverket ska ersätta leverantören för eventuella återställningskostnader (dvs. för slitage utöver vad som anses vara normalt för denna verksamhet) med anledning av Migrationsverkets nyttjande av boendeplatser. Avflyttningsbesiktningen ska dokumenteras i ett besiktnings- och åtgärdsprotokoll. Därvid ska de åtgärder som ska utföras enligt protokollet prissättas med tillämpning av REPAB Fakta Underhållskostnader (Riktvärde för typfastighet NORMAL avseende ”Planerat underhåll, byggnad invändigt”). Migrationsverket ersätter all skada som uppkommer genom verkets vållande eller genom vårdslöshet eller försummelse av någon asylsökande som bor på anläggningen/boendet. För brandskada som Migrationsverket själv icke vållat är verket dock ansvarigt endast om verket brustit i den omsorg och tillsyn som verket bort iaktta. (Jmf 24 § hyreslagen; dvs 12 kap. JB) Migrationsverket ersätter leverantörens kostnader för falsklarm som orsakats av någon asylsökande som bor på anläggningen/boendet. Det ankommer dock på leverantören att vidta erforderliga åtgärder för att så långt möjligt undvika falsklarm. Om så inte skett utgår inte någon ersättning från Migrationsverket. 10.14 Anläggningens driftkostnader Leverantören svarar för samtliga löpande driftskostnader knutna till anläggningen samt svarar för yttre och inre underhåll. 10.15 Aktiviteter för asylsökande Leverantören ska tillse att alla asylsökande erbjuds lämpliga aktiviteter avseende omfattning och innehåll. 10.16 Skadestånd Part har rätt till ersättning för den direkta skada part lider genom att motparten brister i sina åligganden om inte motparten visar att bristen beror på sådana omständigheter som anges i punkten 11.4. Häver Migrationsverket avtalet enligt punkten 10.17 äger verket rätt till skadestånd Utskrivet: 2015-06-03 16:03 Sida 28 av 33 Refnr.: 3.2.2-2015-31906 motsvarande samtliga kostnader som åsamkas Migrationsverket i samband med avveckling av avtalet, byte av leverantör samt för alla merkostnader och all övrig skada. Föreligger ersättningsgill skada är part skyldig att vidta åtgärder för att begränsa skadan, såvida dessa åtgärder inte orsakar oskälig kostnad, eller eljest är oskäligt betungande. 10.17 Hävning Endera parten har rätt att häva avtalet med omedelbar verkan om motparten i väsentligt hänseende brister i sina åligganden och underlåter att vidta rättelse inom tio dagar efter skriftlig anmodan därom. Migrationsverket äger rätt att, helt eller delvis, häva avtalet med omedelbar verkan eller till den dag Migrationsverket anger, om - leverantören felaktigt intygat att kraven enligt punkten 3.1 är uppfyllda - leverantören lämnat en oriktig uppgift i anbudet som inte är oväsentlig - leverantören inte har erforderliga tillstånd för verksamheten - leverantören inte uppfyller kraven enligt avsnitten 5 och 7 - leverantören vid upprepade tillfällen gör sig skyldig till sådana förseelser som avses i punkten 10.18 första stycket som sammantaget är av väsentlig betydelse för verket, eller om - leverantören i övrigt underlåter att fullgöra sina förpliktelser enligt avtalet som är av väsentlig betydelse för verket, eller om - leverantören enligt lagakraftvunnen dom är dömd för brott som avses i LOU 10 kap. 1 §, eller om - leverantören försatts i konkurs eller likvidation, satts under tvångsförvaltning, är föremål för ackord, har inställt betalningar, är underkastad näringsförbud, är föremål för ansökan om konkurs, ackord eller liknande förfarande, har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen genom lagakraftvunnen dom, underlåtit att fullgöra sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter och skatter, har lämnat felaktig information i delar som berör denna punkt. Hävning ska ske genom skriftligt meddelande för att vara giltig. 10.18 Uppsägning Anser part att motparten inte tillfredsställande fullgör sina åtaganden enligt avtalet ska detta meddelas skriftligen. Av meddelandet ska framgå på vilket/vilka sätt part anser att motparten inte fullgjort sina åligganden. Motpart ska snarast vidta rättelse. Har rättelse inte vidtagits inom tio dagar från det att meddelandet mottogs äger den part som sänt meddelandet rätt att säga upp avtalet med en månads uppsägningstid. Migrationsverket äger rätt att omedelbart säga upp avtalet med en månads uppsägningstid om en väsentlig förändring av Migrationsverkets organisation vidtagits eller kommer att vidtas och detta väsentligen påverkar förutsättningarna för detta avtal. Migrationsverket äger även rätt att säga upp avtalet till omedelbart upphörande om det under avtalstiden framkommer att de ska-krav som ställts på leverantören i förfrågningsunderlaget inte längre uppfylls. Uppsägning ska ske genom skriftligt meddelande för att vara giltig. 10.19 Uppfyllnad av krav Leverantören ska uppfylla samtliga ställda krav under hela avtalstiden om inte annat är särskilt angivet i förfrågningsunderlaget. Utskrivet: 2015-06-03 16:03 Sida 29 av 33 Refnr.: 3.2.2-2015-31906 10.20 Accept av de kommersiella villkoren Leverantören accepterar de kommersiella villkoren enligt ovan. (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej 11 Allmänna avtalsvillkor 11.1 Ersättningens omfattning Ersättningen innefattar samtliga kostnader som kan föranledas av Avtalet. Migrationsverket har sålunda inget ansvar för eventuella socialförsäkringskostnader eller liknande kostnader som kan ankomma på leverantören. 11.2 Betalningsvillkor Betalning ska ske 30 dagar efter det att av Migrationsverket godkänd faktura inkommit till Migrationsverket. Fakturering ska ske månadsvis i efterskott. Leverantören har inte rätt att uttaga faktureringsavgift, expeditionsavgift eller annan avgift vilken inte följer av lag. Fakturaadress är: Migrationsverkets fakturacentral Box 50734 202 70 Malmö Av fakturan ska framgå - antal inskrivna boende per dygn för logi - antal serverade portioner per dygn till inskrivna boende - vilket avtal/beställning fakturan hänför sig till samt referensnummer, - uppdragstagarens organisations- och momsregistreringsnummer, bolagets säte samt uppgift om att F-skattsedel innehas, samt - uppdragstagarens plusgiro, bankgiro eller betalningsadress. Faktura som inte innehåller ovanstående uppgifter kommer inte att godkännas av Migrationsverket och kommer att returneras utan betalning. 11.3 Sekretess Leverantören ska tillse att ingen ur dennes personal eller underleverantör som denne anlitar för utförande av uppdraget under eller efter uppdragets utförande till utomstående yppar eller annorledes använder information om Migrationsverket, dess anställda, dess verksamhet eller om fysiska och juridiska personer som står eller har stått i kontakt med Migrationsverket. Denna sekretesskyldighet gäller inte för sådan information som leverantören, eller i förekommande fall den enskilde arbetstagaren, kan visa har blivit känd för denne på annat sätt än genom utförande av uppdraget eller som är allmänt känd. Sekretess gäller heller inte för information som leverantören, eller i förekommande fall den enskilde arbetstagaren, är skyldig att lämna ut enligt lag eller annan författning. Leverantören ska, på Migrationsverkets begäran, tillse att varje fysisk person som vistas i Migrationsverkets lokaler eller tar befattning med information som nämns i första stycket först har ingått separat sekretessförbindelse med Migrationsverket. Denna skyldighet ska gälla oberoende av om den fysiska personen är anställd hos leverantören eller eventuell underleverantör till denne. Migrationsverket ska tillhandahålla sådan sekretessförbindelse. Om leverantören inom ramen för sitt uppdrag skulle anförtros handlingar innehållande sådan Utskrivet: 2015-06-03 16:03 Sida 30 av 33 Refnr.: 3.2.2-2015-31906 information som nämns i första stycket ska leverantören tillse att erhållen information hanteras med försiktighet så att den ej på grund av vårdslöst handlande förkommer eller kommer till utomståendes kännedom. Sekretesskyldigheten gäller för leverantören och leverantörens anställda även efter att Avtalet i övrigt har upphört att gälla. 11.4 Befrielsegrunder (force majeure) Arbetskonflikt och varje annan omständighet som part inte kan råda över såsom krig, mobilisering, rekvisition samt naturkatastrof ska anses utgöra befrielsegrunder om de inträffar efter avtalsdagen - eller om omständigheterna inträffar dessförinnan och om följderna härav inte kunde förutses före avtalsdagen och Avtalets fullgörande därigenom hindras. För att part ska ha rätt att göra gällande sådan befrielsegrund ska part utan dröjsmål skriftligen underrätta den andra parten dels om skäl för att befrielsegrund anses föreligga, dels när hinder inte längre föreligger. Om Avtalets fullgörande till väsentlig del förhindras för längre tid än tre (3) månader på grund av ovan angiven omständighet får vardera part, utan ersättningsskyldighet, skriftligen frånträda Avtalet. 11.5 Ändringar, tillägg Samtliga överenskommelser om ändring av, komplement eller tolkning liksom tillägg till Avtalet ska för sin giltighet vara skriftliga och undertecknade av för parterna behöriga ställföreträdare. Detta krav gäller dock ej när avtalsvillkoren medger särskilda medgivanden eller överenskommelser utan detta formkrav. 11.6 Rapportering och uppföljning Leverantören ska rapportera om verksamheten enligt de rutiner som Migrationsverket närmare bestämmer. Migrationsverket har rätt att utföra oanmälda revisionsbesiktningar under avtalstiden. Leverantören förbinder sig att vara Migrationsverket behjälplig i revisionen genom att lämna ut relevanta handlingar, ställa personal till förfogande för frågor etc. Leverantören ska kostnadsfritt vara Migrationsverket behjälplig med att tillhandahålla statistik över fakturerat belopp och antal uppdrag en (1) gång per år. Statistik ska redovisas enligt de rutiner som Migrationsverket närmare bestämmer. 11.7 Överlåtelse av Avtalet Överlåtelse eller pantförskrivning av Avtalet helt eller delvis får ej göras utan Migrationsverkets medgivande. Fordringar som leverantören har på Migrationsverket får inte utan skriftligt godkännande överlåtas på annan genom factoring eller liknande transaktion. 11.8 Rangordning av dokument Vid motstridiga bestämmelser och uppgifter i följande dokument gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder annat, inbördes i följande angivna ordning. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Ändringar och tillägg till Avtalet Avtalet Bilagorna till Avtalet i fallande nummerordning, inkl. Allmänna Avtalsvillkor Förfrågningsunderlaget, inkl. annonserade kompletteringar och förtydliganden Bilagorna till anbudsinbjudan/förfrågningsunderlaget i fallande nummerordning Leverantörens anbud Övriga dokument Utskrivet: 2015-06-03 16:03 Sida 31 av 33 Refnr.: 3.2.2-2015-31906 11.9 Lagval och tvister Eventuella tvister rörande tolkningar eller tillämpningar av Avtalet ska så långt som möjligt lösas genom förhandling mellan parterna och i andra hand avgöras av svensk domstol med tillämpning av svensk rätt. 11.10 Underskrift av avtal Avtal (se bilaga 4) ska skrivas ut, undertecknas och scannas in och bifogas anbudet. Undertecknade original ska också skickas till Migrationsverket per post i två exemplar på adress: Migrationsverket, Upphandlings- och inköpsenheten, 601 70 Norrköping snarast möjligt. Märk kuvertet med diarienummer på upphandlingen samt leverantör och anläggningsnamn. Om inte ett undertecknat och fullständigt ifyllt avtal bifogas anbudet kan anbudet komma att förkastas. Bifogas undertecknat och fullständigt ifyllt avtal med anbudet? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej Bifoga undertecknat avtal med anbudet. (Bifogat dokument) Har undertecknat avtal skickats i två exemplar till Migrationsverket i Norrköping enligt ovan nämnda adress? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej 11.11 Accept av de allmänna avtalsvillkoren Leverantören accepterar de allmänna avtalsvillkoren enligt ovan. (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej 12 Priser 12.1 Erbjudna priser för respektive offererad boendeform Pris ska lämnas per plats och dygn på logi för boendeform 1. Pris ska lämnas per plats och dygn uppdelat på logi och kost för boendeform 2. Pris för kost avser helpension per dygn. Priserna ska anges i SEK exkl. moms. Observera att anbudspriset ska inkludera samtliga driftskostnader, yttre och inre underhåll samt övriga kostnader som är förenade med att utföra uppdraget. Anbudspriset får ej överstiga följande takpriser: För boendeform 1 och 2: Logi: 200:- per person och dygn För boendeform 2: Kost: 150:- per person och dygn tom maximalt 200 platser. From 201 platser och uppåt är takpris för kost 125:- per person och dygn. Detta gäller oavsett om totala antalet platser överstiger 200 platser i grundutförandet eller med hjälp av optioner. För det fall att fält inte är aktuellt att fylla i i prismatrisen ska siffran "0", dvs Utskrivet: 2015-06-03 16:03 Sida 32 av 33 Refnr.: 3.2.2-2015-31906 noll, skrivas i aktuellt fält i prismatrisen. Tendsign summerar pris på ett felaktigt sätt på grund av tekniska felaktigheter i systemet. Vad gäller grundutförande utöver 200 platser avseende kost för boendeform 2 kan det som visas i Tendsign följaktligen ignoreras. Utvärdering kommer dock att ske enligt förfrågningsunderlagets punkt 9. Migrationsverket kommer att göra korrigering av ovanstående systemfel i efterhand manuellt enligt följande: Ett genomsnittsvärde kommer beräknas för kost enligt nedan för det totala antalet erbjudna platser i grundutförandet. ((((Totalt antal platser i grundutförande – 200)*priset för kost fr.o.m 201)+(200*pris för kost t.o.m 200 platser))/totalt antal platser i grundutförande) Räkneexempel: Totalt antal platser i grundutförandet: 330 Pris för kost tom 200 platser: 150 Pris för kost from 201 platser: 125 ((((330-200)*125)+(200*150))/330) Genomsnittsvärde för kost i grundutförande blir då 140,15 SEK. Eventuella optionsplatser erhåller samma ekonomiska ersättning som angivna priser i grundutförande över 200 platser. Boendeform 1: Anläggningens namn (Fritextsvar) Boendeform 1: Ange pris för logi (Prismatris) Specifikation Grundutförande: Pris för logi Kvantitet Enhet 1,00 st Boendeform 2: Ange anläggningens namn (Fritextsvar) Boendeform 2: Ange pris för logi och kost. (Prismatris) Specifikation Grundutförande: Ange pris för logi Kvantitet Enhet 1,00 st Grundutförande: Ange pris för kost till och med maximalt 200 platser (takpris 150 kr) 1,00 st Grundutförande: Ange pris för kost från och med 201 platser och uppåt (takpris 125 kr) 1,00 st Utskrivet: 2015-06-03 16:03 Sida 33 av 33 Refnr.: 3.2.2-2015-31906
© Copyright 2024