SIDAN 1 AV 3 SKALL- OCH BÖRKRAV FÖR UPPHANDLING AV DOKUMENTOCH ÄRENDEHANTERINGSSYSTEM 1. FÖRSTÅELSE FÖR DIN VERKSAMHET, DINA BEHOV Att leverantören förstår din verksamhet är bland de viktigaste aspekterna när det kommer till att välja leverantör av ett dokument- och ärendehanteringssystem. Eftersom dokumentoch ärendehanteringssystem oftast är ett övergripande system som täcker stora delar av organisationen är det oerhört viktigt att de vet vad ni behöver i de olika delarna av organisationen. Det är både tidskrävande och frustrerande att alltid behöva förklara vad man vill åstadkomma och varför man vill ha det på ett visst sätt. En leverantör som kan din verksamhet och bransch vet varför ni vill ha det på ett visst sätt och kan dessutom komma med värdefulla tips om hur man kan lösa problem på ett kanske ännu bättre sätt. 2. HÖG SERVICENIVÅ/VÄLJ EN LEVERANTÖR, INTE EN PRODUKT Det är viktig att ställa krav på service. Att investera i ett dokument- och ärendehanteringssystem är dyrt och det är inget man byter ofta. Det är därför viktigt att ni som kund trivs tillsammans med leverantören. Istället för att se leverantören enbart som en part som levererar ett system se det som en partner som hjälper att utveckla er verksamhet. 3. KOMPENTENS OCH ERFARENHET Att välja en leverantör med stor erfarenhet är oftast en viktig grundförutsättning för att leveransen ska vara lyckad. Ett företag som har stor erfarenhet av tidigare leveranser vet hur de ska hantera problem som kan uppstå längs med vägen. En stor erfarenhet betyder allt som oftast att företaget har byggt upp ett gediget kontaktnät. I dagsläget finns det en djungel av företag som sysslar med IT och det kan vara svårt att hitta rätt. Ett företag med bra kontaktnät vet vart de ska leta och har kanske redan de kontakter som behövs för att kunna leverera en komplett lösning efter dina önskemål. 4. TILLÄGGSTJÄNSTER – FASTNA INTE I DEN PRODUKT NI HAR KÖPT Se till att det är ett system som organisationen kan växa i. Alla vet att det är tidkrävande att byta system. Se därför till att det finns möjlighet till tilläggstjänster som kan bygga ut systemet. ESSVISION AB SIDAN 2 AV 3 5. FÖRETAG MED KUNDANSVAR Leverantören bör ha resurser i sin kundtjänst som blir ”expert” på just din organisation och era behov och som kan se till att uppdateringar av information överförs på ett effektivt sätt här och nu, liksom över tiden. Till skillnad från säljaren, som är ansvarig kontakt vid upphandlingens start och avtalsskrivande, är en kundansvarig eller liknande, expert på att vårda relationen med er över tiden och kan hantera betydligt mer komplexitet än vanlig ”first line support”. 6. PROJEKT Ställ som krav att leverantören har erfarenhet och kompetens inom projektledning och kunskapsöverföring för att säkerställa ett bra införande och en bra driftstart. Leverantören bör tillhandahålla en erfaren projektledare, en tydlig process, samt slutligen erbjuda en möjlighet för er att utvärdera projektet. Detta sammantaget hjälper er att lägga grunden för ett bra samarbete. 7. SUND EKONOMI Säkerställ att leverantören har en sund och stabil ekonomi utan betalningsanmärkningar. Likaså att det finns en långsiktighet i ägarförhållandena och att man följer gällande lagar och regelverk. Ett mått att beakta kan vara kreditvärdering. Det högsta kreditbetyg ett aktiebolag kan få enligt t ex Soliditets kreditvärderingssystem är AAA (Triple - A). Bland annat krävs att företaget omsätter mer än 2 miljoner, har varit verksamt i minst 10 år och har nyckeltal som är väsentligt över branschens genomsnitt. De leverantörer som uppfyller dessa krav har också rätt att använda denna logotyp i sin kommunikation under det år då kreditbetyget utfärdats. 8. MILJÖPOLICY Leverantören bör ha en tydlig policy för hur man bedriver ett kontinuerligt miljöarbete från inventering av miljöpåverkan till handlingsplan och åtgärder för att förbättra densamma som är i linje med gängse miljöledningssystem (ISO 14001:2004). 9. REFERENSER Begär två-tre referenser på kunder med liknande uppdrag och som kan ge feedback på olika dimensioner av uppdraget. Ett bra tips är att ringa upp deras organisationer och lyssna på deras erfarenhet av leverantören. Det är oftast så man får den ärliga sanningen om produkten, och leverantören. 10. TYDLIGA KRAV Övergripande för både skall- och börkrav är att dessa måste vara tydliga så att de inte kan tolkas på mer än ett sätt. Låt flera olika personer inom organisationen läsa igenom den kompletta kravlistan för att säkerställa att kraven är tydliga. ESSVISION AB SIDAN 3 AV 3 11. BEHOVSSTYRDA KRAV Vår erfarenhet visar att krav som är behovsstyrda ger bättre och mer kostnadseffektiva lösningar för kunden. Om kraven istället utgår från funktion riskerar man att missa lösningar som uppfyller samma behov på ett annat, och kanske ännu bättre sätt. 12. FÖRHÅLLANDET MELLAN SKALL- OCH BÖRKRAV Skallkraven ska tydligt visa de behov som verksamheten måste få uppfyllda för att lösningen ska fungera ex kan det handla om att lagkrav ska uppfyllas, att lösningen ska fungera på befintlig teknisk plattform eller vara framtidsäkrad för att möta IT-strategin. Börkraven ska vara underlag för att kunna utvärdera vilket alternativ som möter verksamhetens behov bäst. Det kan därför vara viktigt att ge möjlighet till tydliga beskrivningar av börkrav som är av stor vikt för verksamheten. 13. ANBUDSPRESENTATION Bjud in leverantörer till att presentera sin lösning. Fokusera på en eller flera processer som ska stödjas och de moment i processen som hanteras frekvent av era användare. Ett körschema är bra för att alla leverantörer ska få möjlighet att visa samma delar. Om körschemat blir för detaljerat riskerar ni att inte få den enklaste hanteringen visad, utan enbart enskilda funktioner. 14. LYCKADE UPPHANDLINGAR Av erfarenhet så har vi sett att de mest kvalitativa och över tiden bästa upphandlingarna för såväl kund som leverantör har varit upphandlingar som innehållit en eller flera av nedanstående faktorer:  Kvalitetsparametrarna utgör 50 % eller mer vid utvärderingen. T ex kvalitet, leverans- eller genomförandetid och kostnadseffektivitet  Upphandlingsprocessen har innefattat en anbudspresentation  Förhållandet mellan skall- och börkrav är rimlig  Kravspecifikationen är behovsstyrd ESSVISION AB